Riigikogu — Ülemaailmse Postiliidu üldeeskirjad — RT II, 2001, 32, 162

Ülemaailmse Postiliidu kongresside lõppaktide ratifitseerimise seadus Ülemaailmse Postiliidu 25. kongressi lõppaktide ratifitseerimise seadus (ratifitseerimine kehtetuks tunnistatud) Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise (01.01.2001) ja lõppemise (01.01.2006) kohta Ülemaailmse Postiliidu liikmesriikide valitsuste täievolilised allakirjutanud esindajad, võttes arvesse 10. juulil 1964. aastal Viinis vastu võetud Ülemaailmse Postiliidu põhikirja artikli 22 lõiget 2, on kooskõlas põhikirja artikli 25 lõikega 4 ühisel nõusolekul sätestanud käesolevates üldeeskirjades järgmised sätted selleks, et tagada põhikirja kohaldamine ja Postiliidu toimimine. I peatükk POSTILIIDU ORGANITE TOIMIMINE Artikkel 101. Kongresside ja erakorraliste kongresside korraldamine ja kokkukutsumine 1. Liikmesriikide esindajate kongress kutsutakse kokku hiljemalt viis aastat pärast eelmise kongressi aktide jõustumise kuupäeva. 2. Iga liikmesriiki esindab kongressil üks või mitu täievolilist esindajat, kellel on oma riigi valitsuse asjakohased volitused. Riiki võib vajaduse korral esindada ka mõne teise riigi delegatsioon. Üks delegatsioon võib peale oma riigi esindada lisaks siiski ainult üht riiki. 3. Aruteludes on igal riigil üks hääl kooskõlas artiklis 126 sätestatud sanktsioonidega. 4. Iga kongress määrab riigi, kus toimub järgmine kongress. Kui seda korda ei saa rakendada, võib Administratsiooninõukogu määrata pärast asjaomase riigiga konsulteerimist uue riigi, kus kongress peetakse. 5. Vastuvõtva riigi valitsus määrab pärast Rahvusvahelise Bürooga konsulteerimist kindlaks kongressi toimumise täpse kuupäeva ja koha. Üldjuhul üks aasta enne seda kuupäeva saadab vastuvõtva riigi valitsus kutsed kõikidele Postiliidu liikmesriikidele. Kutse võib saata otse või mõne teise riigi valitsuse või Rahvusvahelise Büroo peadirektori vahendusel. 6. Kui kongress tuleb kokku kutsuda ilma vastuvõtva riigi valitsuseta, võtab Rahvusvaheline Büroo kokkuleppel Administratsiooninõukoguga ja pärast Šveitsi Konföderatsiooniga konsulteerimist vajalikud meetmed selleks, et kutsuda kongress kokku Postiliidu asukohariigis. Sel juhul täidab Rahvusvaheline Büroo vastuvõtva riigi valitsuse ülesandeid. 7. Erakorralise kongressi toimumise koha määravad kindlaks kongressi algatanud liikmesriigid pärast konsulteerimist Rahvusvahelise Bürooga. 8. Lõikeid 2–6 kohaldatakse erakorraliste kongresside suhtes analoogia põhjal. Artikkel 102. Administratsiooninõukogu koosseis, toimimine ja koosolekud 1. Administratsiooninõukogu koosneb 41 liikmest, kes täidavad oma ülesandeid kahe järjestikuse kongressi vahelisel perioodil. 2. Eesistuja ülesannete täitmise õigus on riigil, kus kongress toimub. Kui kõnealune vastuvõttev riik sellest õigusest loobub, käsitatakse teda de jure liikmena ning selle tulemusel antakse üks lisakoht sellele geograafilisele rühmale, kuhu kõnealune riik kuulub. Lisakoha suhtes ei kohaldata lõike 3 piiravaid sätteid. Sel juhul valib Administratsiooninõukogu eesistujaks vastuvõtva riigiga samasse geograafilisse rühma kuuluva liikmesriigi. 3. Administratsiooninõukogu ülejäänud 40 liiget valib kongress lähtuvalt tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõttest. Igal kongressil vahetatakse välja vähemalt pooled liikmed; ühtki liiget ei saa valida kolmel järjestikusel kongressil. 4. Iga Administratsiooninõukogu liige määrab oma esindaja, kes on pädev postivaldkonnaga seotud küsimustes. 5. Administratsiooninõukogu liikmetele töötasu ei maksta. Nõukogu tegevuskulud kannab Postiliit. 6. Administratsiooninõukogul tuleb täita järgmisi ülesandeid: 6.1. kontrollida Postiliidu tegevust kongressidevahelisel perioodil, tagades kongressi otsuste täitmise, käsitledes küsimusi valitsuse postivaldkonnaga seotud tegevuspõhimõtteid silmas pidades, ning võttes arvesse näiteks teenuskaubandust ja konkurentsi käsitlevate rahvusvaheliste õigusnormide arengut; 6.2. analüüsida ja oma pädevuse piires heaks kiita meetmed, mida peetakse vajalikuks selleks, et kindlustada ja tõsta rahvusvaheliste postiteenuste kvaliteeti ning neid teenuseid ajakohastada; 6.3. edendada, kooskõlastada ja kontrollida rahvusvahelise tehnikaalase koostöö raames kõiki postiteenustega seotud tehnilise abi vorme; 6.4. vaadata läbi ja kinnitada Postiliidu aastaeelarve ja raamatupidamise aastaaruande; 6.5. anda vajaduse korral luba ületada kulutuste ülemmäära vastavalt artikli 125 lõigetele 3, 4 ja 5; 6.6. sätestada Ülemaailmse Postiliidu finantsmäärused; 6.7. sätestada reservfondi tegevust reguleerivad eeskirjad; 6.8. sätestada erifondi tegevust reguleerivad eeskirjad; 6.9. sätestada eritoimingute fondi tegevust reguleerivad eeskirjad; 6.10. sätestada vabatahtliku fondi tegevust reguleerivad eeskirjad; 6.11. näha ette Rahvusvahelise Büroo tegevuse kontrollimise kord; 6.12. lubada taotluse korral valida madalama osamaksude klassi artikli 127 lõikes 6 sätestatud tingimustel; 6.13. lubada taotluse korral vahetada geograafilist rühma, võttes arvesse asjaomastesse geograafilistesse rühmadesse kuuluvate riikide avaldatud arvamusi; 6.14. sätestada personalieeskirjad ja valitavate ametnike teenistustingimused; 6.15. luua ja likvideerida ametikohti Rahvusvahelises Büroos, pidades silmas kindlaksmääratud kulutuste ülemmäärast tulenevaid piiranguid; 6.16. sätestada sotsiaalfondi eeskirjad; 6.17. kiita heaks Rahvusvahelise Büroo poolt ette valmistatud liidu tegevuse aastaaruanne ja finantstegevuse aruanne ning esitada vajaduse korral nende kohta märkusi; 6.18. teha otsuseid postiadministratsioonidega loodavate sidemete kohta, mida on vaja tema ülesannete täitmiseks; 6.19. teha pärast Postinõukoguga konsulteerimist otsuseid sidemete loomiseks selliste organisatsioonidega, keda de jure ei käsitleta vaatlejatena; analüüsida ja kiita heaks Rahvusvahelise Büroo aruanded Ülemaailmse Postiliidu suhete kohta teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega ning teha vajalikke otsuseid suhete korraldamise ja nendega seoses võetavate meetmete kohta; määrata vajaduse korral kindlaks valitsustevahelised ja valitsusvälised rahvusvahelised organisatsioonid, kes peaksid olema kongressil esindatud, ning anda peadirektorile juhiseid kutsete väljastamiseks; 6.20. kehtestada vajaduse korral põhimõtted, mida Postinõukogu peab silmas pidama märkimisväärse finantsmõjuga küsimuste käsitlemisel (maksud, lõppmaksed, transiidilõivud, põhilised lennupostitariifid ja kirikorrespondetssaadetiste postitamine välismaal); kontrollida tähelepanelikult kõnealuste küsimuste käsitlemist ning, eespool nimetatud põhimõtete järgmise tagamiseks, vaadata läbi ja kiita heaks Postinõukogu ettepanekud nende küsimuste kohta; 6.21. käsitleda kongressi, Postinõukogu või postiadministratsioonide taotluse korral Postiliidu või rahvusvahelise postiteenistusega seotud seadusandlikke, juriidilisi ja haldusküsimusi. Eespool nimetatud valdkondades otsustab Administratsiooninõukogu, kas postiadministratsioonide poolt taotletavate uuringute läbiviimine kongresside vahelisel perioodil on otstarbekas; 6.22. koostada ettepanekuid, mis esitatakse kinnitamiseks kongressile või postiadministratsioonidele vastavalt artiklile 122; 6.23. kinnitada oma pädevuse piires ning kuni kongressi vastavasisulise otsuse vastuvõtmiseni Postinõukogu poolt vajaduse korral esitatud ettepanekud määruste või uue korra vastuvõtmiseks; 6.24. vaadata läbi Postinõukogu koostatud aastaaruanne ning võimalikud ettepanekud; 6.25. esitada Postinõukogule küsimusi läbivaatamiseks vastavalt artikli 104 lõikele 9.16; 6.26. määrata artikli 101 lõikes 4 sätestatud juhul riik, kus toimub järgmine kongress; 6.27. määrata õigeaegselt ja pärast Postinõukoguga konsulteerimist kindlaks kongressi tegevuse elluviimiseks vajalike komiteede arv ning määratleda nende ülesanded; 6.28. määrata pärast Postinõukoguga konsulteerimist ning kongressi heakskiidu saamist liikmesriigid, kes on valmis: – täitma kongressi ase-eesistuja ning komiteede eesistujate ja ase-eesistujate ülesandeid, võttes võimalikult palju arvesse liikmesriikide tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõtet; ning – osalema kongressi piirkondlike komiteede tegevuses; 6.29. vaadata läbi ja heaks kiita strateegilise tegevuskava eelnõu, mille Postinõukogu koostöös Rahvusvahelise Bürooga on koostanud kongressile esitamiseks; vaadata läbi ja kiita heaks igal aastal tehtavad muudatused tegevuskavas, mille kongress on Postinõukogu soovituse põhjal heaks kiitnud, ning konsulteerida Postinõukoguga tegevuskava väljatöötamise ja iga-aastase ajakohastamise osas. 7. Administratsiooninõukogu esimesel koosolekul, mille kutsub kokku kongressi eesistuja, valib Administratsiooninõukogu oma liikmete hulgast neli ase-eesistujat ning koostab oma töökorra. 8. Administratsiooninõukogu koguneb oma eesistuja kutsel Postiliidu peakorteris üldjuhul üks kord aastas. 9. Administratsiooninõukogu eesistuja, ase-eesistujad ja komitee eesistujad ning strateegilise planeerimise töörühma eesistuja moodustavad korralduskomitee. Korralduskomitee valmistab ette ja juhib kõigi Administratsiooninõukogu istungite tööd. Ta kiidab Administratsiooninõukogu nimel heaks Rahvusvahelise Büroo koostatud liidu tegevuse aruande ning täidab kõiki muid ülesandeid, mis Administratsiooninõukogu talle annab või mille täitmine osutub strateegilise planeerimise käigus vajalikuks. 10. Igal Administratsiooninõukogu liikme esindajal, kes osaleb Administratsiooninõukogu koosolekutel, välja arvatud kongressi ajal toimuvatel koosolekutel, on õigus saada hüvitist turistiklassi (economy class) edasi-tagasi lennukipileti või esimese klassi edasi-tagasi rongipileti maksumuse ulatuses või muude sõidukulude eest, tingimusel et hüvitatav summa ei ületa turistiklassi edasi-tagasipileti hinda. Sama õigus on ka kõigil Administratsiooninõukogu komiteede, töörühmade ja muude organite liikmetel, kelle koosolekud toimuvad väljaspool kongressi või nõukogu istungeid. 11. Postinõukogu esimees on nõukogu esindajaks sellistel Administratsiooninõukogu koosolekutel, mille päevakorras on tema poolt juhitavale organile huvipakkuvad küsimused. 12. Postinõukogu ja Administratsiooninõukogu tõhusate kontaktide tagamiseks võib Postinõukogu esimees määrata Administratsiooninõukogu koosolekutele vaatlejana osalema oma esindaja. 13. Kui riik, kus Administratsiooninõukogu istung toimub, ei ole Administratsiooninõukogu liige, kutsutakse kõnealuse riigi esindaja vaatlejana koosolekust osa võtma. 14. Administratsiooninõukogu võib kutsuda oma koosolekutele hääleõiguseta osalema rahvusvahelisi organeid, assotsiatsioonide või ettevõtete esindajaid või muid pädevaid isikuid, keda ta soovib oma tööst teavitada. Samadel tingimustel võib Administratsiooninõukogu kutsuda osalema ühe või mitu postiadministratsiooni sellistest liikmesriikidest, keda päevakorraküsimused puudutavad. 15. Administratsiooninõukogu liikmed osalevad aktiivselt nõukogu töös. Liikmesriigid, kes Administratsiooninõukogusse ei kuulu, võivad taotluse korral osaleda uuringutes tingimustel, mille nõukogu võib kehtestada oma töö tõhususe ja tulemuslikkuse tagamiseks. Peale selle võivad sellised liikmesriigid olla töörühmade eesistujaks, kui see on nende teadmiste ja kogemuste seisukohalt põhjendatud. Selliste liikmesriikide osalemine, kes ei kuulu Administratsiooninõukogusse, ei too Postiliidule kaasa lisakulusid. Artikkel 103. Administratsiooninõukogu tegevust käsitlevad dokumendid 1. Administratsiooninõukogu teavitab pärast iga oma istungit Postiliidu liikmesriike ja piirkondlike postiliitude liikmesriike oma tegevusest ning saadab neile muu hulgas protokolli kokkuvõtte koos resolutsioonide ja otsustega. 2. Administratsiooninõukogu esitab kongressile oma tegevuse üksikasjaliku aruande ning saadab selle postiadministratsioonidele vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist. Artikkel 104. Postinõukogu koosseis, toimimine ja koosolekud 1. Postinõukogu koosneb 40 liikmest, kes täidavad oma ülesandeid kahe järjestikuse kongressi vahelisel perioodil. 2. Postinõukogu liikmed valib kongress lähtuvalt kvalifitseeritud geograafilise jaotuse põhimõttest. 24 kohta on eraldatud arenguriikidele ning 16 kohta arenenud riikidele. Igal kongressil vahetatakse välja vähemalt üks kolmandik liikmetest. 3. Postinõukogu iga liikme esindaja määrab vastava riigi postiadministratsioon. See esindaja peab olema postiadministratsiooni kvalifitseeritud ametnik. 4. Postinõukogu tegevuskulud kannab Postiliit. Nõukogu liikmetele töötasu ei maksta. Postinõukogu tegevuses osalevate postiadministratsioonide esindajate sõidu- ja elamiskulud kannavad nimetatud talitused. Selliste riikide esindajatel, keda peetakse Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni koostatud loetelude alusel ebasoodsamas olukorras riigiks, on siiski õigus saada hüvitist turistiklassi (economy class) edasi-tagasi lennukipileti või esimese klassi edasi-tagasi rongipileti maksumuse ulatuses või muude sõidukulude eest tingimusel, et hüvitatav summa ei ületa turistiklassi edasi-tagasi lennukipileti hinda. 5. Postinõukogu esimesel koosolekul, mille kutsub kokku ja avab kongressi eesistuja, valib nõukogu oma liikmete hulgast eesistuja, ase-eesistuja, komitee eesistuja ning strateegilise planeerimise töörühma eesistuja. 6. Postinõukogu koostab oma töökorra. 7. Postinõukogu koguneb Postiliidu peakorteris üldjuhul üks kord aastas. Koosoleku toimumise kuupäeva ja koha määrab nõukogu eesistuja kokkuleppel Administratsiooninõukogu eesistujaga ja Rahvusvahelise Büroo peadirektoriga. 8. Postinõukogu eesistuja, ase-eesistuja ja komitee eesistujad ning strateegilise planeerimise töörühma eesistuja moodustavad korralduskomitee. Korralduskomitee valmistab ette ja juhib kõigi Postinõukogu koosolekute tööd ning kohustub täitma kõiki ülesandeid, mis Postinõukogu talle annab või mille täitmine osutub strateegilise planeerimise käigus vajalikuks. 9. Postinõukogul tuleb täita järgmisi ülesandeid: 9.1. käsitleda olulisimaid tegevusega seotud küsimusi ning ärilist, tehnilist ja majanduslikku laadi ja tehnikaalase koostööga seonduvaid probleeme, mis pakuvad huvi kõikide liikmesriikide postiadministratsioonidele, sealhulgas märkimisväärse finantsmõjuga küsimusi (maksud, lõppmaksed, transiidilõivud, lennupostitariifid, postipakkide tariifid ja kirikorrespondentssaadetiste postitamine välismaal), ning valmistada ette neid küsimusi käsitlevat teavet, arvamusi ja tegevussuuniseid; 9.2. vaadata läbi Postiliidu eeskirjad kuue kuu jooksul pärast kongressi lõppu, kui kongress ei otsusta teisiti. Kiireloomulistel juhtudel võib Postinõukogu kõnealuseid eeskirju muuta ka muudel istungitel. Mõlemal juhul lähtub Postinõukogu põhiprintsiipe käsitlevate küsimuste puhul Administratsiooninõukogu juhistest; 9.3. kooskõlastada asjakohaseid meetmeid, mida on vaja rahvusvaheliste postiteenuste arendamiseks ja tõhustamiseks; 9.4. võtta kõik Administratsiooninõukogu poolt viimase pädevuse piires heakskiidetud meetmed, mida peetakse vajalikuks selleks, et kindlustada ja tõsta rahvusvaheliste postiteenuste kvaliteeti ning neid teenuseid ajakohastada; 9.5. sõnastada ettepanekuid, mis esitatakse kinnitamiseks kongressile või postiadministratsioonidele artiklis 122 sätestatud korras; Administratsiooninõukogu pädevuses olevaid küsimusi käsitlevad ettepanekud peavad saama Administratsiooninõukogu kinnituse; 9.6. vaadata liikmesriigi postiadministratsiooni taotluse korral läbi selle talituse poolt artikli 121 alusel Rahvusvahelisele Büroole edastatud ettepanekud, et esitada nende kohta märkusi ning anda Rahvusvahelisele Büroole soovitusi nende märkuste lisamiseks ettepanekule enne, kui see esitatakse liikmesriikide postiadministratsioonidele kinnitamiseks; 9.7. esitada vajaduse korral ning kui see on asjakohane, pärast Administratsiooninõukogu heakskiitu ja kõigi postiadministratsioonidega konsulteerimist, soovitusi määruste või uue korra vastuvõtmiseks kuni kongressi vastavasisulise otsuse langetamiseni; 9.8. ette valmistada ja postiadministratsioonidele suunatud soovituste vormis välja anda tehnoloogiat, tegevust ja muid tema pädevusse kuuluvaid menetlusi puudutavad standardid, kui see on tegevuse ühtsuse seisukohalt oluline. Samal viisil teeb Postinõukogu vajaduse korral muudatusi tema poolt juba kehtestatud standardites; 9.9. vaadata pärast Administratsiooninõukoguga konsulteerimist ja viimase heakskiidul läbi Rahvusvahelise Büroo koostatud ja kongressile esitatava strateegilise tegevuskava eelnõu; vaadata igal aastal koostöös strateegilise planeerimise töörühma ja Rahvusvahelise Bürooga ning Administratsiooninõukogu heakskiidul läbi kongressi poolt heaks kiidetud tegevuskava; 9.10. kiita heaks Rahvusvahelise Büroo poolt ette valmistatud Postiliidu tegevuse aastaaruande need osad, mis käsitlevad Postinõukogu kohustusi ja ülesandeid; 9.11. teha otsuseid postiadministratsioonidega loodavate sidemete kohta, mida on vaja tema ülesannete täitmiseks; 9.12. käsitleda uutele riikidele ja arenguriikidele huvi pakkuvaid õpetamise ja kutseõppega seotud probleeme; 9.13. võtta vajalikke meetmeid selleks, et käsitleda ja avalikustada teatavate riikide tehtud katseid ja edusamme tehnika, muu tegevuse, majanduse ja kutseõppe valdkonnas, mis on postiteenuste seisukohalt huvipakkuvad; 9.14. käsitleda postiteenuste olukorda ja vajadusi uutes riikides ja arenguriikides ning koostada neile asjakohased soovitused postiteenuste tõhustamiseks; 9.15. võtta pärast Administratsiooninõukoguga konsulteerimist asjakohaseid tehnikaalase koostöö meetmeid koos kõikide Postiliidu liikmesriikidega ning eelkõige uute riikide ja arenguriikidega; 9.16. vaadata läbi kõik muud küsimused, mille on talle esitanud Postinõukogu või Administratsiooninõukogu liikmed või mõne liikmesriigi postiadministratsioon. 10. Postinõukogu liikmed osalevad aktiivselt nõukogu töös. Nende liikmesriikide postiadministratsioonid, kes Postinõukogusse ei kuulu, võivad taotluse korral osaleda uuringutes tingimustel, mille nõukogu võib kehtestada oma töö tõhususe ja tulemuslikkuse tagamiseks. Peale selle võivad sellised postiadministratsioonid olla töörühmade eesistujaks, kui see on nende teadmiste ja kogemuste seisukohalt põhjendatud. 11. Postinõukogu koostab kongressi poolt vastu võetud Ülemaailmse Postiliidu strateegilise tegevuskava alusel ning eelkõige selles sisalduvate Postiliidu alaliselt tegutsevate organite tegevust käsitlevate osade alusel oma esimesel kongressijärgsel istungil põhitööprogrammi eelnõu, mis sisaldab rakendusstrateegiatega seotud taktikaid. See põhiprogramm, mis sisaldab piiratud arvu ühist huvi pakkuvate teemadega seotud projekte, vaadatakse igal aastal uuesti läbi, pidades silmas uusi asjaolusid ja prioriteete ning strateegilises tegevuskavas tehtud muudatusi. 12. Administratsiooninõukogu ja Postinõukogu tõhusate kontaktide tagamiseks võib Administratsiooninõukogu esimees määrata Postinõukogu koosolekutele vaatlejana osalema oma esindaja. 13. Postinõukogu võib kutsuda oma koosolekutele hääleõiguseta osalema: 13.1. rahvusvahelisi organeid või muid pädevaid isikuid, keda ta soovib oma tööst teavitada; 13.2. nende liikmesriikide postiadministratsioone, kes ei kuulu Postinõukogusse; 13.3. assotsiatsioone ja ettevõtteid, kellega ta soovib oma tegevuse suhtes konsulteerida. Artikkel 105. Postinõukogu tegevust käsitlevad dokumendid 1. Postinõukogu teavitab pärast iga oma istungit Postiliidu liikmesriike ja piirkondlike postiliitude liikmesriike oma tegevusest ning saadab neile muu hulgas protokolli kokkuvõtte koos resolutsioonide ja otsustega. 2. Postinõukogu esitab Administratsiooninõukogule oma tegevuse aastaaruande. 3. Postinõukogu esitab kongressile oma tegevuse üksikasjaliku aruande ning saadab selle liikmesriikide postiadministratsioonidele vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist. Artikkel 106. Kongresside protseduurireeglid 1. Kongressi tegevuse korraldamisel ja arutelude läbiviimisel kohaldatakse kongresside protseduurireegleid. 2. Iga kongress võib neid eeskirju muuta kõnealustes protseduurireeglites sätestatud tingimustel. Artikkel 107. Rahvusvahelise Büroo töökeeled Rahvusvahelise Büroo töökeeled on prantsuse ja inglise keel. Artikkel 108. Dokumentides, aruteludel ja ametlikus kirjavahetuses kasutatavad keeled 1. Postiliidu dokumentides kasutatakse prantsuse, inglise, araabia ja hispaania keelt. Kasutatakse ka hiina, saksa, portugali ja vene keelt, tingimusel et nendes keeltes esitatakse ainult kõige olulisemad dokumendid. Muid keeli võib kasutada tingimusel, et vastava taotluse esitanud liikmesriigid tasuvad kõik kaasnevad kulud. 2. Liikmesriik või liikmesriigid, kes on taotlenud mõne mitteametliku keele kasutamist, moodustavad ühe keelerühma. 3. Dokumendid avaldab Rahvusvaheline Büroo ametlikus keeles ja nõuetele vastavate keelerühmade keeltes kas vahetult või nende keelerühmade piirkondlike kontorite kaudu Rahvusvahelise Büroo poolt kinnitatud korras. Dokumentide avaldamisel eri keeltes lähtutakse ühistest standarditest. 4. Vahetult Rahvusvahelise Büroo poolt avaldatavad dokumendid jaotatakse võimaluse korral kõikides taotletud keeltes samaaegselt. 5. Postiadministratsioonide ja Rahvusvahelise Büroo kirjavahetus ning büroo ja liiduväliste üksuste kirjavahetus võib toimuda igas keeles, mille jaoks Rahvusvaheline Büroo pakub tõlketeenust. 6. Kulud, mis kaasnevad tõlkimisega mis tahes keelde, sealhulgas lõike 5 kohaldamisega kaasnevad kulud, tasub vastava keele kasutamist taotlenud keelerühm. Ametlikku keelt kasutavad liikmesriigid teevad mitteametlike dokumentide tõlkimise eest ühekordse makse, mille suurus makseühiku kohta on sama, mida maksavad need liikmesriigid, kes kasutavad Rahvusvahelise Büroo teist töökeelt. Kõik ülejäänud dokumentide esitamise kulud kannab Postiliit. Nende Postiliidu poolt kantavate kulutuste ülemmäär, mis tehakse dokumentide esitamiseks hiina, saksa, portugali ja vene keeles, määrab kindlaks kongress oma resolutsiooniga. 7. Keelerühma poolt tasutavad kulud jagatakse selle rühma liikmete vahel vastavalt nende osalusele Postiliidu kulutuste katmisel. Kulud võib keelerühma liikmete vahel jagada ka teistsuguse süsteemi kohaselt, kui asjaomased riigid on sellega nõus ning teatavad Rahvusvahelisele Büroole oma otsusest rühma esindaja kaudu. 8. Rahvusvaheline Büroo jõustab kõik muudatused liikmesriigi poolt tehtud keelevalikus ajavahemiku jooksul, mis ei ületa kahte aastat. 9. Postiliidu organite koosolekutel toimuvatel aruteludel võib tõlkesüsteemi vahendusel (elektrooniliste seadmete abil või ilma) kasutada prantsuse, inglise, hispaania ja vene keelt, kusjuures valiku teevad koosoleku korraldajad pärast konsulteerimist Rahvusvahelise Büroo peadirektori ning asjaomaste liikmesriikidega. 10. Sama korra kohaselt võib lõikes 9 nimetatud aruteludel ja koosolekutel kasutada ka teisi keeli. 11. Teisi keeli kasutavad delegatsioonid tagavad sünkroontõlke ühte lõikes 9 nimetatud keelde kas samas lõikes nimetatud süsteemi kaudu, mille korral võib teha vajalikke tehnilisi kohandusi, või tõlkide vahendusel. 12. Tõlketeenuste kulud jagatakse sama keelt kasutavate liikmesriikide vahel vastavalt nende osalusele Postiliidu kulutuste katmisel. Tehniliste seadmete paigaldamis- ja hoolduskulud kannab Postiliit. 13. Postiadministratsioonid võivad nendevahelise ametliku kirjavahetuse keele omavahel kokku leppida. Sellise kokkuleppe puudumise korral kasutatakse prantsuse keelt. II peatükk RAHVUSVAHELINE BÜROO Artikkel 109. Rahvusvahelise Büroo peadirektori ja asepeadirektori valimine 1. Rahvusvahelise Büroo peadirektori ja asepeadirektori valib kongress kahe järjestikuse kongressi vaheliseks perioodiks, kusjuures nende ametiaeg kestab vähemalt viis aastat. Ametiaega saab pikendada ainult üks kord. Kui kongress ei otsusta teisiti, asuvad peadirektor ja asepeadirektor oma ülesandeid täitma kongressi toimumisele järgneva aasta 1. jaanuaril. 2. Vähemalt seitse kuud enne kongressi avamist saadab Rahvusvahelise Büroo peadirektor liikmesriikide valitsustele märgukirja, palub neil esitada võimalikud taotlused peadirektori ja asepeadirektori ametikohale ning teatab ühtlasi, kas ametis olev peadirektor või asepeadirektor soovib oma esialgset ametiaega pikendada. Taotlused koos elulookirjeldusega tuleb Rahvusvahelisele Büroole esitada vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist. Kandidaadid peavad olema neid esitanud liikmesriikide kodanikud. Rahvusvaheline Büroo valmistab valimisdokumendid ette kongressi ajaks. Peadirektor ja asepeadirektor valitakse salajase hääletuse teel, kusjuures esimesena valitakse peadirektor. 3. Kui peadirektori ametikoht jääb vabaks, võtab asepeadirektor tema kohustused üle kuni oma ametiaja lõppemiseni; asepeadirektori võib valida peadirektori ametikohale ning ta arvatakse automaatselt kandidaatide hulka, kui eelmine kongress ei ole tema esialgset asepeadirektori ametiaega juba üks kord pikendanud ning kui ta avaldab soovi kandideerida peadirektori ametikohale. 4. Kui peadirektori ja asepeadirektori koht jäävad vabaks samaaegselt, valib Administratsiooninõukogu pärast vabaks jäänud ametikohtadest teatamist laekunud taotluste alusel asepeadirektori kuni järgmise kongressi toimumiseni. Taotluste esitamise suhtes kohaldatakse analoogia alusel lõiget 2. 5. Kui asepeadirektori koht jääb vabaks, määrab Administratsiooninõukogu peadirektori ettepanekul asepeadirektori ülesannete täitjaks Rahvusvahelise Büroo peadirektori ühe asetäitja kuni järgmise kongressi toimumiseni. Artikkel 110. Peadirektori ülesanded 1. Peadirektor korraldab, haldab ja juhib Rahvusvahelise Büroo tööd ning on selle seaduslik esindaja. Tal on õigus liigitada ametikohti astmetel G1 kuni D2 ning määrata ametisse ja edutada nende astmete ametnikke. Töötajate ametissemääramisel astmetele P1 kuni D2 võtab peadirektor arvesse nende liikmesriikide postiadministratsioonide soovitatud kandidaatide erialast kvalifikatsiooni, kelle kodanikud need kandidaadid on või kus nad ametialaselt tegutsevad, pidades mandrite ja keelte seisukohalt silmas tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõtet. Peadirektori asetäitja ametikohtadele valitakse võimaluse korral eri piirkondadest pärit kandidaadid, kes ei ole peadirektori või asepeadirektoriga samast piirkonnast, pidades eelkõige silmas Rahvusvahelise Büroo tegevuse tõhusust. Spetsiaalset kvalifikatsiooni eeldavate ametikohtade puhul võib peadirektor nõuda väljastpoolt esitatavaid taotlusi. Uue ametniku määramisel võtab peadirektor ühtlasi arvesse, et astmetel D2, D1 ja P5 töötavad ametnikud peavad põhimõtteliselt olema pärit Postiliidu erinevatest liikmesriikidest. Seda põhimõtet ei pea järgima Rahvusvahelise Büroo ametniku edutamisel astmele D2, D1 või P5. Töölevõtmisel peetakse töötaja omadusi tähtsamaks kui geograafilist või keelerühmade tasakaalustatud jaotust. Üks kord aastas teatab peadirektor Administratsiooninõukogule ametissemääramistest ja edutamistest astmetele P4 kuni D2. 2. Peadirektoril tuleb täita järgmisi ülesandeid: 2.1. olla Postiliidu aktide hoiulevõtja ning täita vahendaja ülesandeid Postiliiduga ühinemisel, Postiliitu vastuvõtmisel ja Postiliidust lahkumisel; 2.2. teatada kongressi otsustest kõikide liikmesriikide valitsustele; 2.3. teavitada kõiki talitusi Postinõukogu poolt koostatud või läbi vaadatud eeskirjadest; 2.4. koostada vastavalt Postiliidu nõuetele võimalikult väiksemahuline Postiliidu aastaeelarve projekt ning esitada see õigeaegselt Administratsiooninõukogule läbivaatamiseks; esitada eelarve pärast Administratsiooninõukogu heakskiitu Postiliidu liikmesriikidele ning täita eelarve; 2.5. täita Postiliidu organite poolt esitatud või aktidega peadirektorile määratud eriülesandeid; 2.6. võtta kehtestatud poliitika ja kättesaadavate vahendite piires meetmeid Postiliidu organite püstitatud eesmärkide saavutamiseks; 2.7. teha Administratsiooninõukogule või Postinõukogule soovitusi ja ettepanekuid; 2.8. koostada Postinõukogu jaoks viimase poolt välja antud direktiivide alusel kongressile esitamiseks strateegilise tegevuskava eelnõu ning iga-aastase läbivaatuse eelnõu; 2.9. tagada Postiliidu esindamine; 2.10. olla vahendajaks järgmiste organite vahel: – Ülemaailmne Postiliit ja piirkondlikud postiliidud; – Ülemaailmne Postiliit ja Ühinenud Rahvaste Organisatsioon; – Ülemaailmne Postiliit ja rahvusvahelised organisatsioonid, kelle tegevus on Postiliidule huvipakkuv; – Ülemaailmne Postiliit ja rahvusvahelised organisatsioonid, assotsiatsioonid või ettevõtted, kellega Postiliidu organid soovivad konsulteerida või keda nad soovivad oma tööst teavitada; 2.11. täita Postiliidu organite peasekretäri ülesandeid ning kontrollida peasekretäri pädevuse piires ja käesolevate üldeeskirjade erisätteid silmas pidades eelkõige: – Postiliidu organite tegevuse ettevalmistamist ja korraldamist; – dokumentide, aruannete ja protokollide koostamist, esitamist ja levitamist; – sekretariaadi toimimist Postiliidu organite koosolekutel; 2.12. osaleda hääleõiguseta Postiliidu organite koosolekutel ning aruteludel või saata sinna oma esindaja. Artikkel 111. Asepeadirektori ülesanded 1. Asepeadirektor abistab peadirektorit ja allub peadirektorile. 2. Peadirektori puudumise korral või juhul, kui viimane ei saa oma ametikohustusi täita, täidab asepeadirektor tema ülesandeid. Sama kord kehtib ka siis, kui peadirektori ametikoht jääb vabaks, nagu on nimetatud artikli 109 lõikes 3. Artikkel 112. Postiliidu organite sekretariaat Postiliidu organite sekretariaadi tagab Rahvusvaheline Büroo peadirektori vastutusel. Ta saadab kõik istungiga seoses välja antud dokumendid organi liikmete postiadministratsioonidele, nende riikide postiadministratsioonidele, kes ei ole organi liikmed, kuid osalevad uuringutes, piirkondlikele postiliitudele ja teiste liikmesriikide postiadministratsioonidele, kes neid dokumente taotlevad. Artikkel 113. Liikmesriikide loetelu Rahvusvaheline Büroo koostab ja ajakohastab Postiliidu liikmesriikide loetelu, milles on iga riigi kohta esitatud osamaksude suurusklass, geograafiline rühm ja riigi olukord Postiliidu aktide seisukohalt. Artikkel 114. Informatsioon. Arvamused. Taotlused aktide tõlgendamiseks ja muutmiseks. Järelepärimised. Kontode sulgemisega seotud ülesanded 1. Rahvusvaheline Büroo on alati administratsiooninõukogu, Postinõukogu ja postiadministratsioonide käsutuses, et anda neile igasugust vajalikku informatsiooni teenistusega seotud küsimustes. 2. Rahvusvahelise Büroo ülesanne on eelkõige koguda, võrrelda, avaldada ja levitada igasugust rahvusvahelisele postiteenistusele huvipakkuvat informatsiooni, avaldada asjaomaste poolte taotluse korral arvamust vaidlusaluste küsimuste kohta, täita taotlusi Postiliidu aktide tõlgendamiseks ja muutmiseks ning teha selliseid uuringuid ja sisulist või dokumentidega seotud tööd, mis on talle aktide alusel määratud või Postiliidu huvides ülesandeks tehtud. 3. Postiadministratsioonide taotluse korral teeb Rahvusvaheline Büroo ka järelepärimisi, et küsida teiste talituste seisukohta teatavas küsimuses. Järelepärimise tulemust ei käsitata häälena ning see ei ole ametlikult siduv. 4. Rahvusvaheline Büroo võib täita arvelduskoja ülesandeid rahvusvahelise postiteenistuse igat liiki kontode sulgemisel. Artikkel 115. Tehnikaalane koostöö Rahvusvaheline Büroo kavandab rahvusvahelise tehnikaalase koostöö raames igasugust postivaldkonnas osutatavat tehnikaalast abi. Artikkel 116. Rahvusvahelises Büroos saadaval olevad vormid Rahvusvaheline Büroo vastutab rahvusvaheliste vastusekupongide tootmise korraldamise eest ja nende omahinnaga tarnimise eest blankette tellivatele postiadministratsioonidele. Artikkel 117. Piirkondlike postiliitude aktid ja erikokkulepped 1. Piirkondliku postiliidu asutus või selle puudumise korral üks lepinguosalistest saadab Rahvusvahelisele Büroole kaks eksemplari piirkondliku postiliidu aktidest ning põhikirja artikli 8 alusel sõlmitud erikokkulepetest. 2. Rahvusvaheline Büroo hoolitseb selle eest, et piirkondliku postiliidu aktid ja erikokkulepped ei sisalda avalikkusele Postiliidu aktides sätestatud tingimustest vähem soodsaid tingimusi ning teavitab postiadministratsioone selliste liitude ja kokkulepete olemasolust. Rahvusvaheline Büroo teatab Administratsiooninõukogule kõikidest eeskirjade eiramistest, mis käesoleva sätte kohaldamise käigus avastatakse. Artikkel 118. Postiliidu perioodiline väljaanne Rahvusvaheline Büroo annab talle kättesaadavaks tehtavatele dokumentidele tuginedes välja araabia-, hiina-, inglis-, prantsus-, saksa-, vene- ja hispaaniakeelset perioodilist väljaannet. Artikkel 119. Postiliidu tegevuse aastaaruanne Rahvusvaheline Büroo koostab Postiliidu tegevuse aastaaruande, mis saadetakse pärast Administratsiooninõukogu heakskiitu postiadministratsioonidele, piirkondlikele postiliitudele ja Ühinenud Rahvaste Organisatsioonile. III peatükk ETTEPANEKUTE ESITAMISE JA LÄBIVAATAMISE KORD Artikkel 120. Kongressile ettepanekute esitamise kord 1. Olenevalt lõigetes 2 ja 6 sätestatud eranditest kehtib liikmesriikide postiadministratsioonide poolt kongressile esitatavate igat liiki ettepanekute suhtes järgmine kord: a. vastu võetakse ettepanekud, mille Rahvusvaheline Büroo saab kätte vähemalt kuus kuud enne kongressi toimumisaega; b. kuue kuu jooksul enne kongressi toimumisaega ei võeta vastu ettepanekuid eelnõude kohta; c. vastu ei võeta sisulisi ettepanekuid, mille Rahvusvaheline Büroo saab kätte kuus kuni neli kuud enne kongressi toimumisaega, välja arvatud juhul, kui neid toetab vähemalt kaks postiadministratsiooni; d. vastu ei võeta sisulisi ettepanekuid, mille Rahvusvaheline Büroo saab kätte neli kuni kaks kuud enne kongressi toimumisaega, välja arvatud juhul, kui neid toetab vähemalt kaheksa postiadministratsiooni. Pärast seda tähtaega laekuvaid ettepanekuid enam vastu ei võeta; e. toetusavaldused peavad Rahvusvahelisse Büroosse jõudma koos ettepanekutega, mille kohta need on esitatud. 2. Põhikirja või üldeeskirju käsitlevad ettepanekud peab Rahvusvaheline Büroo kätte saama hiljemalt kuus kuud enne kongressi avamist; pärast seda tähtaega, kuid enne kongressi avamist laekunud ettepanekuid ei kaaluta, välja arvatud juhul, kui kongress teeb osalevate riikide kahekolmandikulise häälteenamusega vastava otsuse ja kui lõikes 1 sätestatud tingimused on täidetud. 3 .Igas ettepanekus tohib üldjuhul olla ainult üks taotlus ning see võib sisaldada ainult sellest taotlusest lähtuvaid muudatusi. 4. Eelnõusid käsitlevatele ettepanekutele panevad need ettepanekud esitanud postiadministratsioonid pealkirjaks «Ettepanek eelnõu kohta» ning Rahvusvaheline Büroo avaldab need nummerdatult koos tähega R. Ilma sellise tähistuseta ettepanekud, mis Rahvusvahelise Büroo arvates käsitlevad ainult eelnõusid, avaldatakse koos asjakohase märkega; Rahvusvaheline Büroo koostab kongressile nende ettepanekute loetelu. 5. Lõigetes 1 ja 4 nimetatud menetlust ei kohaldata kongresside töökorda käsitlevate ettepanekute suhtes ning juba esitatud ettepanekutesse tehtavate muudatuste suhtes. Artikkel 121. Ettepanekute esitamise kord kongressidevahelisel ajal 1. Selleks, et ettepanek oleks läbivaatamiseks kõlblik, peab postiadministratsiooni poolt kongressidevahelisel ajal esitatud konventsiooni või kokkuleppeid käsitlevat ettepanekut toetama veel vähemalt kaks muud postiadministratsiooni. Kui Rahvusvaheline Büroo ei saa ettepanekuga koos vajalikku arvu toetusavaldusi, muutub ettepanek kehtetuks. 2. Need ettepanekud saadetakse teistele postiadministratsioonidele Rahvusvahelise Büroo kaudu. 3. Eeskirju käsitlevatele ettepanekutele ei pea toetusavaldusi lisama, kuid Postinõukogu vaatab sellised ettepanekud läbi üksnes juhul, kui ta peab seda hädavajalikuks. Artikkel 122. Ettepanekute läbivaatamise kord kongressidevahelisel ajal 1. Kõigi konventsiooni, kokkuleppeid ja nende lõpp-protokolle käsitlevate ettepanekute suhtes kehtib järgmine kord: liikmesriikide postiadministratsioonidel on kaks kuud Rahvusvahelise Büroo ringkirjas teatatud ettepaneku läbivaatamiseks ja võimalike tähelepanekute edastamiseks büroole. Muudatuste tegemine ei ole lubatud. Rahvusvaheline Büroo kogub vastused ja esitab need postiadministratsioonidele koos soovitusega hääletada ettepaneku poolt või vastu. Kui talitus ei ole oma häält saatnud kahe kuu jooksul, loetakse, et ta on hääletamisest keeldunud. Eespool nimetatud ajavahemikke arvestatakse Rahvusvahelise Büroo ringkirjade avaldamise kuupäevadest. 2. Eeskirjade muudatusettepanekuid käsitleb Postinõukogu. 3. Kui ettepanek käsitleb kokkulepet või selle lõpp-protokolli, võivad lõikes 1 kirjeldatud menetluses osaleda ainult nende liikmesriikide postiadministratsioonid, kes on kõnealuse kokkuleppe pooled. Artikkel 123. Kongressidevahelisel ajal vastu võetud otsustest teatamise kord 1. Konventsioonis, kokkulepetes ja nende aktide lõpp-protokollides tehtavad muudatused saavad kinnituse, kui Rahvusvahelise Büroo peadirektor teatab nendest liikmesriikide valitsustele. 2. Rahvusvaheline Büroo teatab postiadministratsioonidele Postinõukogu poolt eeskirjades ja nende lõpp-protokollides tehtud muudatustest. Sama kord kehtib ka tõlgenduste suhtes, millele on osutatud konventsiooni artikli 64 lõike 3 punkti 2 ning kokkulepete vastavasisulistes sätetes. Artikkel 124. Eeskirjade ja muude kongresside poolt vastu võetud otsuste jõustumine 1. Eeskirjad jõustuvad samal kuupäeval ja on sama kehtivusajaga nagu ka kongressi poolt sätestatud aktid. 2. Vastavalt lõikele 1 jõustuvad kongressidevahelisel ajal Postiliidu aktide muutmise kohta vastu võetud otsused alles kolme kuu möödumisel nende teatavakstegemisest. IV peatükk FINANTSEERIMINE Artikkel 125. Postiliidu tegevuskulude kindlaksmääramine ja reguleerimine 1. Vastavalt lõigete 2 kuni 6 sätetele ei tohi Postiliidu organite aastased tegevuskulud 2000. aastal ja järgnevatel aastatel ületada järgmisi summasid: 36 680 816 Šveitsi franki 2000. aastal; 37 000 000 Šveitsi franki aastatel 2001 kuni 2004. 2. Järgmise kongressi kokkukutsumisega seotud kulud (sekretariaadi sõidukulud, transpordikulud, sünkroontõlkeseadmete paigaldamiskulud, dokumentide kopeerimiskulud kongressi ajal jne) ei tohi ületada 2 948 000 Šveitsi franki. 3. Administratsiooninõukogul on õigus ületada lõigetes 1 ja 2 sätestatud ülemmäärasid, et võtta arvesse astmepalkade tõstmist, pensionimakseid ja hüvitisi, sealhulgas elatusmiinimumi indeksilisasid, mille Ühinenud Rahvaste Organisatsioon on heaks kiitnud ja mida kohaldab ÜRO omatöötajate suhtes Genfis. 4. Lisaks sellele on Administratsiooninõukogul õigus igal aastal korrigeerida Šveitsi tarbijahinnaindeksi alusel lisaks personalikulutustele tehtavate kulutuste määra. 5. Olenemata lõikest 1 võib Administratsiooninõukogu või, äärmiselt pakilistel juhtudel, peadirektor, anda loa kindlaksmääratud ülemmäärade ületamiseks, et katta Rahvusvahelise Büroo hoone mahukatele ja planeerimata parandustöödele tehtavad kulutused, tingimusel, et ülekulu ei ole suurem kui 125 000 Šveitsi franki aastas. 6. Kui lõigetes 1 ja 2 nimetatud krediidid ei ole Postiliidu tõrgeteta toimimiseks piisavad, võib neid määrasid ületada ainult Postiliidu liikmesriikide enamuse heakskiidul. Konsulteerimisel tuleb esitada taotlust põhjendavate asjaolude täielik kirjeldus. 7. Postiliiduga ühinevad riigid, Postiliidu liikmeks võetavad riigid ning Postiliidust välja astuvad riigid maksavad osamaksu terve selle aasta eest, mille jooksul nende vastuvõtmine või väljaastumine jõustub. 8. Liikmesriigid tasuvad oma osamaksud Postiliidu aastaste kulutuste katteks ettemaksena Administratsiooninõukogu poolt sätestatud eelarve alusel. Osamaksud tuleb tasuda hiljemalt selle eelarveaasta esimeseks päevaks, millele eelarves on viidatud. Pärast seda tähtaega arvestatakse maksmisele kuuluvatelt summadelt Postiliidu kasuks viivist kolm protsenti aastas esimesel kuuel kuul ning kuus protsenti alates seitsmendast kuust. 9. Kui liikmesriigi kohustuslike osamaksude intressivaba võlgnevus Postiliidule on võrdne kõnealuse liikmesriigi eelmise kahe rahandusaasta osamaksude summaga või ületab selle, võib see liikmesriik loovutada Postiliidule tagastamatult osad või kõik talle teiste liikmesriikide poolt võlgnetavad summad Administratsiooninõukogu poolt sätestatud korras. Laenusummade loovutamistingimused määratakse kindlaks liikmesriigi, selle deebitoride/kreeditoride ja Postiliidu kokkuleppel. 10. Liikmesriik, kes ei saa õiguslikel või muudel põhjustel sellist loovutust teha, kohustub koostama oma võlgnevuste amortisatsiooniplaani. 11. Postiliidule võlgnetavate kohustuslike osamaksude hüvitamine ei tohi kesta kauem kui kümme aastat, välja arvatud erandlikel asjaoludel. 12. Erandlike asjaolude korral võib Administratsiooninõukogu vabastada liikmesriigi osaliselt või täielikult maksmisele kuuluvast viivisest, kui kõnealune riik on tasunud kogu võla põhisumma. 13. Peale selle võib liikmesriigi osaliselt või täielikult vabastada kogunenud või kumuleeruva intressi maksmisest Administratsiooninõukogu poolt selle liikmesriigi võlgnevuste osas heaks kiidetud amortisatsiooniplaani alusel; see vabastamine eeldab siiski amortisatsiooniplaani täielikku ja nõuetekohast täitmist kokkulepitud, maksimaalselt kümne aasta pikkuse ajavahemiku jooksul. 14. Puudujääkide katmiseks Postiliidu tegevuse finantseerimisel luuakse reservfond, mille mahu määrab kindlaks Administratsiooninõukogu. Seda fondi peetakse ülal peamiselt eelarve ülejääkide abil. Kõnealust fondi võib kasutada ka eelarve tasakaalustamiseks või liikmesriikide osamaksude vähendamiseks. 15. Ajutiste finantspuudujääkide korral teeb Šveitsi Konföderatsiooni valitsus vajalikud lühiajalised ettemaksed vastastikusel kokkuleppel kindlaksmääratavas korras. Valitsus kontrollib kongressi poolt kindlaks määratud volituste piires ja tasu nõudmata Rahvusvahelise Büroo raamatupidamisarvestust ja -aruandlust. Artikkel 126. Automaatsed sanktsioonid 1. Iga liikmesriik, kes ei saa teha artikli 125 lõikes 9 sätestatud loovutust ja ei ole nõus esitama kooskõlas artikli 125 lõikega 10 Rahvusvahelise Büroo poolt nõutavat amortisatsiooniplaani või ei järgi kõnealust plaani, kaotab automaatselt oma hääleõiguse kongressil ning Administratsiooninõukogu ja Postinõukogu koosolekutel ega saa enam olla nende kahe nõukogu liige. 2. Automaatsed sanktsioonid tühistatakse endastmõistetavalt ja kohe, kui asjaomane liikmesriik on tasunud Postiliidule oma kohustuslike osamaksude võla põhisumma ja intressid või nõustub koostama võlgnevuste amortisatsiooniplaani. Artikkel 127. Osamaksude suurusklassid 1. Liikmesriigid osalevad Postiliidu tegevuskulude katmisel vastavalt osamaksude suurusklassile, kuhu nad kuuluvad. Suurusklassid on järgmised: 50 ühikut; 40 ühikut; 35 ühikut; 25 ühikut; 20 ühikut; 15 ühikut; 10 ühikut; 5 ühikut; 3 ühikut; 1 ühik; 0,5 ühikut; sellesse klassi kuuluvad Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni poolt loetletud vähim arenenud riigid ja teised Administratsiooninõukogu nimetatud riigid. 2. Olenemata lõikes 1 loetletud suurusklassidest võib iga riik vabatahtlikult maksta rohkem kui 50 ühikut. 3. Liikmesriigid jaotatakse eespool nimetatud suurusklassidesse nende ühinemisel Postiliiduga või Postiliitu vastuvõtmisel põhikirja artikli 21 lõikes 4 sätestatud korras. 4. Liikmesriigid võivad suurusklassi hiljem vahetada, tingimusel, et sellest teatatakse Rahvusvahelisele Büroole vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist. See teade, mis kongressile edastatakse, jõustub kongressi koostatud finantssätete jõustumise kuupäeval. Liikmesriigid, kes ei ole oma suurusklassi vahetamise soovist ettenähtud ajaks teatanud, jäävad samasse suurusklassi, kuhu nad seni kuulusid. 5. Liikmesriik saab korraga nõuda enda ümberpaigutamist ainult ühe suurusklassi võrra madalamasse klassi. 6. Erandlikel asjaoludel, nagu näiteks loodusõnnetuste korral, millega seoses on vaja käivitada rahvusvahelisi abiprogramme, võib Administratsiooninõukogu lubada liikmesriigi taotluse korral üks kord kahe kongressi vahelisel ajal ajutist suurusklassi vähendamist, kui kõnealune liikmesriik tõendab, et ta ei suuda enam maksta esialgsele suurusklassile vastavat osamaksu. Samadel asjaoludel võib Administratsiooninõukogu lubada ajutist suurusklassi vähendamist 1-ühikulisse suurusklassi kuuluvatele riikidele, kes ei kuulu vähim arenenud riikide hulka, ning viia nad üle 0,5-ühikulisse suurusklassi. 7. Administratsiooninõukogu võib lõike 6 kohaldamisel lubada ajutist suurusklassi vähendamist kõige rohkem kaheks aastaks või kuni järgmise kongressi toimumiseni, olenevalt sellest, kumb neist tähtaegadest on varasem. Kindlaksmääratud ajavahemiku lõppemisel viiakse asjaomane riik tagasi oma esialgsesse suurusklassi. 8. Olenemata lõigetest 4 ja 5 ei kohaldata mingisuguseid piiranguid ümberpaigutamisel kõrgematesse suurusklassidesse. Artikkel 128. Tasumine Rahvusvahelisest Büroost saadavate materjalide eest Tasuliste materjalide eest, mis postiadministratsioonid saavad Rahvusvahelisest Büroost, tuleb maksta võimalikult kiiresti ning hiljemalt kuus kuud pärast selle kuu esimest päeva, mis järgneb kuule, mil Rahvusvaheline Büroo on esitanud arve. Pärast seda tähtaega arvestatakse maksmisele kuuluvatelt summadelt Postiliidu kasuks viivist viis protsenti aastas alates kõnealuse tähtaja möödumisest. V peatükk VAHEKOHUS Artikkel 129. Vahekohtumenetlus 1. Kui vaidlus tuleb lahendada vahekohtumenetluse korras, nimetab iga kohtuasjas osalev postiadministratsioon ühe sellise liikmesriigi postiadministratsiooni, kes ei ole vaidlusega otseselt seotud. Kui mitu postiadministratsiooni algatavad ühise kohtuasja, käsitatakse neid käesoleva sätte kohaldamisel ühe postiadministratsioonina. 2. Kui üks kohtuasjas osalev postiadministratsioon ei tee vahekohtumenetlust puudutava ettepaneku kohta otsust kuue kuu jooksul, nõuab Rahvusvaheline Büroo kohustuse täitmata jätnud postiadministratsioonilt taotluse korral, et viimane määraks vahekohtuniku või määrab selle ise ex officio. 3. Kohtuasja pooled võivad ühisel kokkuleppel esitada üheainsa vahekohtuniku, kelleks võib olla Rahvusvaheline Büroo. 4. Vahekohtunike otsus tehakse häälteenamusega. 5. Häälte võrdse jagunemise korral valivad vahekohtunikud veel ühe vaidluses mitteosaleva postiadministratsiooni, kes peab küsimuse lahendama. Kui nad ei suuda valikus kokku leppida, määrab Rahvusvaheline Büroo kõnealuse postiadministratsiooni selliste postiadministratsioonide hulgast, kelle kohta vahekohtunikud ei ole ettepanekut teinud. 6. Kui vaidlus on seotud mõne kokkuleppega, võib vahekohtunikud nimetada ainult selles kokkuleppes osalevate postiadministratsioonide hulgast. VI peatükk LÕPPSÄTTED Artikkel 130. Üldeeskirju käsitlevate ettepanekute heakskiitmise tingimused Käesolevaid üldeeskirju käsitlevad ettepanekud, mis kongressile esitatakse, jõustuvad pärast seda, kui need on kongressil esindatud liikmesriikide häälteenamusega heaks kiidetud. Hääletuse ajal peab kohal viibima vähemalt kaks kolmandikku Postiliidu liikmesriikidest. Artikkel 131. Ettepanekud Ühinenud Rahvaste Organisatsiooniga sõlmitud lepingute kohta Artiklis 130 osutatud heakskiitmise tingimusi kohaldatakse samamoodi ka selliste ettepanekute suhtes, mis tehakse Ülemaailmse Postiliidu ja Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni vahel sõlmitud lepingute muutmiseks, kui kõnealustes lepingutes ei ole ette nähtud neis sisalduvate sätete muutmise tingimusi. Artikkel 132. Üldeeskirjade jõustumine ja kehtivus Käesolevad üldeeskirjad jõustuvad 1. jaanuaril 2001 ning kehtivad kuni järgmise kongressi aktide jõustumiseni. Käesoleva tõenduseks on liikmesriikide valitsuste täievolilised esindajad alla kirjutanud käesolevate üldeeskirjade originaalile, mis antakse hoiule Rahvusvahelise Büroo peadirektori kätte. Selle riigi valitsus, kus kongress toimub, esitab kõikidele osapooltele ühe koopia üldeeskirjadest. GENERAL REGULATIONS OF THE UNIVERSAL POSTAL UNION Done at Beijing, 15 September 1999 The undersigned plenipotentiaries of the Governments of member countries of the Union, having regard to article 22, paragraph 2, of the Constitution of the Universal Postal Union, concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent, and subject to article 25, paragraph 4, of the Constitution, drawn up in these General Regulations the following provisions securing the application of the Constitution and the functioning of the Union. Chapter I FUNCTIONING OF THE UNION’S BODIES Article 101. Organization and convening of Congresses and Extraordinary Congresses 1. The representatives of member countries shall meet in Congress not later than five years after the date on which the Acts of the preceding Congress come into operation. 2. Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own. 3. In debates, each country shall be entitled to one vote, subject to the sanctions provided for in article 126. 4. In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country. 5. After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director-General of the International Bureau. 6. When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event the International Bureau shall perform the functions of the host Government. 7. The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress. 8. Paragraphs 2 to 6 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses. Article 102. Composition, functioning and meetings of the Council of Administration 1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses. 2. The chairmanship shall devolve by right on the host country of Congress. If that country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the member countries belonging to the geographical group of the host country. 3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership shall be renewed at each Congress; no member may be chosen by three successive Congresses. 4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters. 5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union. 6. The Council of Administration shall have the following functions: 6.1. to supervise the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition; 6.2. to consider and approve, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service; 6.3. to promote, coordinate and supervise all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation; 6.4. to consider and approve the annual budget and accounts of the Union; 6.5. to authorize the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 125, paragraphs 3, 4 and 5; 6.6. to lay down the Financial Regulations of the UPU; 6.7. to lay down the rules governing the Reserve Fund; 6.8. to lay down the rules governing the Special Fund; 6.9. to lay down the rules governing the Special Activities Fund; 6.10. to lay down the rules governing the Voluntary Fund; 6.11. to provide control over the activities of the International Bureau; 6.12. to authorize election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 127, paragraph 6; 6.13. to authorize a change of geographical group if it is so requested, taking into account the views expressed by the countries which are members of the geographical groups concerned; 6.14. to lay down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials; 6.15. to create or abolish International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed; 6.16. to lay down the Regulations of the Social Fund; 6.17. to approve the annual report and the Financial Operating Report on the work of the Union prepared by the International Bureau and where appropriate to furnish observations on them; 6.18. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions; 6.19. after consulting the Postal Operations Council, to decide on the contacts to be established with the organizations which are not de jure observers, to consider and approve the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and to take the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them; to designate in due course the intergovernmental and non-governmental international organizations which should be invited to be represented at a Congress and to instruct the Director-General to issue the necessary invitations; 6.20. to establish principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), to follow closely the study of these questions, and to review and approve, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions; 6.21. to study, at the request of Congress, the Postal Operations Council or postal administrations, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by postal administrations between Congresses; 6.22. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122; 6.23. to approve, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter; 6.24. to consider the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council; 6.25. to submit subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 104, paragraph 9.16; 6.26. to designate the country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101, paragraph 4; 6.27. to determine in due course and after consulting the Postal Operations Council, the number of Committees required to carry out the work of Congress and to specify their functions; 6.28. to designate, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared: – to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and – to sit on the restricted Committees of Congress; 6.29. to review and approve the draft Strategic Plan for presentation to Congress developed by the Postal Operations Council with the support of the International Bureau; to review and approve annual revisions of the Plan approved by Congress on the basis of recommendations from the Postal Operations Council, and to consult with the Postal Operations Council on the development and annual updating of the Plan. 7. At its first meeting, which shall be convened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure. 8. On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters. 9. The Chairman, the Vice-Chairmen and the Committee Chairmen of the Council of Administration and the Chairman of the Strategic Planning Working Party shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process. 10. The representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings, except for meetings which take place during Congress, shall be entitled to reimbursement of the cost of either an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council. 11. The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration on the agenda of which there are questions of interest to the body which he directs. 12. To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers. 13. The postal administration of the country in which the Council of Administration meets shall be invited to take part in the meetings in the capacity of observer, if that country is not a member of the Council of Administration. 14. The Council of Administration may invite any international body, any representative of an association or enterprise, or any qualified person whom it wishes to associate with its work to its meetings, without the right to vote. It may also invite, under the same conditions, one or more postal administrations of member countries concerned with questions on its agenda. 15. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work. Member countries not belonging to the Council of Administration may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties when their experience or expertise justifies it. The participation of member countries not belonging to the Council of Administration shall be carried out without additional expense for the Union. Article 103. Documentation on the activities of the Council of Administration 1. After each session, the Council of Administration shall inform the member countries of the Union and the Restricted Unions about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions. 2. The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations at least two months before the opening of Congress. Article 104. Composition, functioning and meetings of the Postal Operations Council 1. The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses. 2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing countries and sixteen seats for developed countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress. 3. The representative of each of the members of the Postal Operations Council shall be appointed by the postal administration of his country. This representative shall be a qualified official of the postal administration. 4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment. Travelling and living expenses incurred by representatives of postal administrations participating in the Postal Operations Council shall be borne by those administrations. However, the representative of each of the countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. 5. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party. 6. The Postal Operations Council shall draw up its Rules of Procedure. 7. In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fixed by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director-General of the International Bureau. 8. The Chairman, the Vice-Chairman and the Committee Chairmen of the Postal Operations Council and the Chairman of the Strategic Planning Working Party shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process. 9. The functions of the Postal Operations Council shall be the following: 9.1. to conduct the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to postal administrations of all member countries, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and to prepare information, opinions and recommendations for action on them; 9.2. to revise the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle; 9.3. to coordinate practical measures for the development and improvement of international postal services; 9.4. to take, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service; 9.5. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence; 9.6. to examine, at the request of the postal administration of a member country, any proposal which that postal administration forwards to the International Bureau under article 121, to prepare observations on it and to instruct the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the postal administrations of member countries; 9.7. to recommend, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the postal administrations, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter; 9.8. to prepare and issue, in the form of recommendations to postal administrations, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set; 9.9. to examine in consultation with and with the approval of the Council of Administration, the draft Strategic Plan drawn up by the International Bureau for consideration by Congress; to revise each year the Plan approved by Congress with the assistance of the Strategic Planning Working Party and of the International Bureau as well as with the approval of the Council of Administration; 9.10. to approve those parts of the annual report on the work of the Union prepared by the International Bureau which concern the responsibilities and functions of the Postal Operations Council; 9.11. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions; 9.12. to study teaching and vocational training problems of interest to the new and developing countries; 9.13. to take the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain countries in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services; 9.14. to study the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and to prepare appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries; 9.15. to take, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and in particular with the new and developing countries; 9.16. to examine any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any postal administration of a member country. 10. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work. The postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. Such postal administrations may also be requested to chair Working Parties where their expertise or experience justify it. 11. On the basis of the UPU Strategic Plan adopted by Congress and, in particular the part relating to the strategies of the Permanent Bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its first session after Congress, prepare a draft basic work programme, containing a number of tactics aimed at implementing strategies. This basic programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities, as well as of changes made to the Strategic Plan. 12. In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers. 13. The Postal Operations Council may invite the following to take part in its meetings without the right to vote: 13.1. any international body or any qualified person whom it wishes to associate with its work; 13.2. postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council; 13.3. any association or enterprise that it wishes to consult with respect to its work. Article 105. Documentation on the activities of the Postal Operations Council 1. After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries of the Union and the Restricted Unions about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions. 2. The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work. 3. The Postal Operations Council shall prepare for Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations of member countries at least two months before the opening of Congress. Article 106. Rules of Procedure of Congresses 1. For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply the Rules of Procedure of Congresses. 2. Each Congress may amend these Rules under the conditions laid down in the Rules of Procedure themselves. Article 107. Working languages of the International Bureau The working languages of the International Bureau shall be French and English. Article 108. Languages used for documentation, for debates and for official correspondence 1. For the documentation of the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request shall bear all of the costs involved. 2. The member country or countries which have requested a language other than the official language constitute a language group. 3. Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard. 4. Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested. 5. Correspondence between the postal administrations and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service. 6. The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lump-sum contribution, the amount of which per contribution unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution. 7. The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group. 8. The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years. 9. For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish and Russian languages shall be admissible, by means of a system of interpretation – with or without electronic equipment – the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director-General of the International Bureau and the member countries concerned. 10. Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9. 11. Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters. 12. The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union. 13. Postal administrations may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding the language to be used shall be French. Chapter II INTERNATIONAL BUREAU Article 109. Election of the Director-General and Deputy Director-General of the International Bureau 1. The Director-General and the Deputy Director-General of the International Bureau shall be elected by Congress for the period between two successive Congresses, the minimum duration of their term of office being five years. Their term of office shall be renewable once only. Unless Congress decides otherwise, the date on which they take up their duties shall be fixed at 1 January of the year following that in which Congress is held. 2. At least seven months before the opening of Congress, the Director-General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director-General and Deputy Director-General and indicating at the same time whether the Director-General and Deputy Director-General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director-General and that of the Deputy Director-General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director-General. 3. If the post of Director-General falls vacant, the Deputy Director-General shall take over the functions of Director-General until the expiry of the latter’s term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director-General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director-General. 4. If the posts of Director-General and Deputy Director-General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director-General for the period extending up to the next Congress. With regard to the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy. 5. If the post of Deputy Director-General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director-General, instruct one of the Assistant Directors-General at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director-General until the following Congress. Article 110. Duties of the Director-General 1. The Director-General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative. He shall be empowered to classify posts in grades G1 to D2 and to appoint and promote officials in those grades. For appointments in grades P1 to D2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the postal administrations of the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. The posts of Assistant Director-General shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director-General and Deputy Director-General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director-General may seek applications from outside. He shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D2, D1 and P5 posts must be nationals of different member countries of the Union. For the promotion of an official of the International Bureau to grades D2, D1 and P5, he shall not be bound to apply that principle. Moreover, the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process. The Director-General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P4 to D2. 2. The Director-General shall have the following duties: 2.1. to act as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union; 2.2. to notify the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries; 2.3. to notify all postal administrations of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council; 2.4. to prepare the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and to submit it in due course to the Council of Administration for consideration; to communicate the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and to execute it; 2.5. to execute the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts; 2.6. to take action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available; 2.7. to submit suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council; 2.8. to prepare, for the Postal Operations Council and on the basis of directives issued by the latter, the draft Strategic Plan to be submitted to Congress and the draft annual revision; 2.9. to ensure the representation of the Union; 2.10. to act as an intermediary in relations between: – the UPU and the Restricted Unions; – the UPU and the United Nations; – the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union; – the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work; 2.11. to assume the duties of Secretary-General of the bodies of the Union and supervise in this capacity and taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular: – the preparation and organization of the work of the Union’s bodies; – the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes; – the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies; 2.12. to attend the meetings of the bodies of the Union and take part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented. Article 111. Duties of the Deputy Director-General 1. The Deputy Director-General shall assist the Director-General and shall be responsible to him. 2. If the Director-General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director-General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director-General as mentioned in article 109, paragraph 3. Article 112. Secretariat of the Union’s bodies The secretariat of the Union’s bodies shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director-General. It shall send all the documents published on the occasion of each session to the postal administrations of the members of the body, to the postal administrations of countries which, while not members of the body, cooperate in the studies undertaken, to the Restricted Unions and to postal administrations of other member countries which ask for them. Article 113. List of member countries The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union. Article 114. Information. Opinions. Requests for interpretation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts 1. The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and postal administrations for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service. 2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for interpretation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union. 3. It shall also conduct inquiries requested by postal administrations to obtain the views of other postal administrations on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding. 4. It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service. Article 115. Technical cooperation The International Bureau shall develop postal technical assistance in all its forms within the framework of international technical cooperation. Article 116. Forms supplied by the International Bureau The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to postal administrations ordering them. Article 117. Acts of Restricted Unions and Special Agreements 1. Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties. 2. The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union and shall inform postal administrations of the existence of such Unions and Agreements. The International Bureau shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision. Article 118. Union periodical The International Bureau shall publish, with the aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish. Article 119. Annual report on the work of the Union The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Council of Administration, to postal administrations, the Restricted Unions and the United Nations. Chapter III PROCEDURE FOR THE SUBMISSION AND CONSIDERATION OF PROPOSALS Article 120. Procedure for submitting proposals to Congress 1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by postal administrations of member countries: a. proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted; b. no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress; c. proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two postal administrations; d. proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight postal administrations; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted; e. declarations of support shall reach the International Bureau within the same period as the proposals to which they refer. 2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled. 3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. 4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the postal administrations which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress. 5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made. Article 121. Procedure for submitting proposals between Congresses 1. To be eligible for consideration every proposal concerning the Convention or the Agreements submitted by a postal administration between Congresses shall be supported by at least two other postal administrations. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time, the necessary number of declarations of support. 2. These proposals shall be sent to other postal administrations through the intermediary of the International Bureau. 3. Proposals concerning the Regulations shall not require support but shall not be considered by the Postal Operations Council unless the latter agrees to the urgent necessity. Article 122. Consideration of proposals between Congresses 1. Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: a period of two months shall be allowed to postal administrations of member countries for consideration of the proposal notified by an International Bureau circular and for forwarding their observations, if any, to the Bureau. Amendments shall not be admissible. The replies shall be collected by the International Bureau and communicated to postal administrations with an invitation to vote for or against the proposal. Those which have not sent in their vote within a period of two months shall be considered as abstaining. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars. 2. Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council. 3. If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the postal administrations of member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1. Article 123. Notification of decisions adopted between Congresses 1. Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the Governments of member countries by the Director-General of the International Bureau. 2. Amendments made to the Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to postal administrations by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 64.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements. Article 124. Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses 1. The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress. 2. Subject to paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification. Chapter IV FINANCE Article 125. Fixing and regulation of the expenditure of the Union 1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed the following sums for 2000 and subsequent years: 36 680 816 Swiss francs for 2000; 37 000 000 Swiss francs for the years 2001 to 2004. The basic limit for 2004 shall also apply to the following years in case the Congress scheduled for 2004 is postponed. 2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc) shall not exceed the limit of 2 948 000 Swiss francs. 3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva. 4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index. 5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director-General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125 000 Swiss francs per annum. 6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request. 7. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective. 8. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 3 percent per annum for the first six months and of 6 percent per annum from the seventh month. 9. Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union. 10. A member country which, for legal or other reasons, cannot make such assignment shall undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears. 11. Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years. 12. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears. 13. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most. 14. To cover shortfalls in Union financing, a Reserve Fund shall be established the amount of which shall be fixed by the Council of Administration. This Fund shall be maintained primarily from budget surpluses. It may also be used to balance the budget or to reduce the amount of member countries’ contributions. 15. As regards temporary financing shortfalls, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances, on conditions which are to be fixed by mutual agreement. That Government shall supervise, without charge, book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress. Article 126. Automatic sanctions 1. Any member country unable to make the assignment provided for in paragraph 9 of article 125 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 125, paragraph 10, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils. 2. Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed to submit to a schedule for the amortization of the arrears. Article 127. Contribution classes 1. Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following: class of 50 units; class of 40 units; class of 35 units; class of 25 units; class of 20 units; class of 15 units; class of 10 units; class of 5 units; class of 3 units; class of 1 unit; class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration. 2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute more than 50 units. 3. Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union in accordance with the procedure laid down in article 21, paragraph 4, of the Constitution. 4. Member countries may subsequently change contribution class on condition that this change is communicated to the International Bureau at least two months before the opening of Congress. This notification, which shall be brought to the attention of Congress, shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time. 5. Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time. 6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 unit. 7. The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class. 8. Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction. Article 128. Payment for supplies from the International Bureau Supplies provided by the International Bureau to postal administrations against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5 percent per annum reckoned from the date of expiry of that period. Chapter V ARBITRATION Article 129. Arbitration procedure 1. If a dispute has to be settled by arbitration, each of the postal administrations party to the case shall select a postal administration of a member country not directly involved in the dispute. When several postal administrations make common cause, they shall count only as a single administration for the purposes of this provision. 2. If one of the postal administrations party to the case does not act on a proposal for arbitration within a period of six months, the International Bureau, if so requested, shall itself call upon the defaulting postal administration to appoint an arbitrator or shall itself appoint one ex officio. 3. The parties to the case may agree to appoint a single arbitrator which may be the International Bureau. 4. The decision of the arbitrators shall be taken by a majority of votes. 5. In the event of a tie the arbitrators shall select another postal administration, not involved in the dispute either, to settle the matter. Should they fail to agree on the choice, this postal administration shall be appointed by the International Bureau from among postal administrations not proposed by the arbitrators. 6. If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the postal administrations that are parties to that Agreement. Chapter VI FINAL PROVISIONS Article 130. Conditions for approval of proposals concerning the General Regulations To become effective, proposals submitted to Congress relating to these General Regulations shall be approved by a majority of the member countries represented at Congress. At least two thirds of the member countries of the Union shall be present at the time of voting. Article 131. Proposals concerning the Agreements with the United Nations The conditions of approval referred to in article 130 shall apply equally to proposals designed to amend the Agreements concluded between the Universal Postal Union and the United Nations, in so far as those Agreements do not lay down conditions for the amendment of the provisions they contain. Article 132. Entry into force and duration of the General Regulations These General Regulations shall come into force on 1 January 2001 and shall remain in operation until the entry into force of the Acts of the next Congress. In witness whereof the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director-General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the Government of the country in which Congress is held. Done at Beijing, 15 September 1999. * The characters printed in italic in the texts show the changes compared with the texts as recast by the CA and submitted to the Beijing Congress as Congrés–Doc36.Add 1.