Riigikogu — Endisest Nõukogude Liidust Tekkinud Uute Sõltumatute Riikide Teadlastega Koostöö Edendamise Rahvusvahelise Ühingu (INTAS) põhikiri — RT II, 2000, 19, 110 (intas)

(õ) 10.08.09 17:00 Põhikirja ratifitseerimise seadus GA-288 INTASi põhikiri, mis on vastu võetud 5. mail 1993. a (Annexe au Moniteur belge 9.12.1993, lk 9581) ning muudetud peaassamblee 9. detsembri 1994. a otsusega (GA-99 rev.1, Annexe au Moniteur belge 19.10.1995, lk 9557), 14. novembri 1995. a otsusega (GA-154/1, Annexes au Moniteur belge 01.08.1996, lk 9891), 12. novembri 1996. a otsusega (GA-215, Annexes au Moniteur belge 26.06.1997, lk 5406), 31. jaanuari 1997. a otsusega (GA-223) ja 20. novembri 1998. a otsusega. Artikkel 1. INTASi staatus, nimi, asupaik ja tema tegevuse kestus 1. Selle dokumendiga luuakse rahvusvaheline mittetulundusühing, et edendada koostööd endisest Nõukogude Liidust tekkinud uute sõltumatute riikide (edaspidi uued sõltumatud riigid) teadlastega nende riikide teaduspotentsiaali säilitamiseks. 2. Uute sõltumatute riikidena käsitatakse Armeeniat, Aserbaidžaani, Valgevenet, Gruusiat, Kasahstani, Kõrgõzstani, Moldovat, Venemaad, Tadžikistani, Türkmenistani, Ukrainat ja Usbekistani. 3. Kõnealuse ühingu nimi on Endisest Nõukogude Liidust Tekkinud Uute Sõltumatute Riikide Teadlastega Koostöö Edendamise Rahvusvaheline Ühing (lühendatult INTAS; edaspidi INTAS). 4. INTAS on asutatud tähtajaks, mis kestab kuni 31. detsembrini 2002. Enne selle tähtaja lõppu ja pärast INTASi tegevuse läbivaatamist teevad artiklis 4 määratletud INTASi liikmed selle tuleviku kohta ühehäälse otsuse. 5. INTASi aadress on 58, Avenue des Arts, 1000 Brussels, Belgium. Peakorteri võib üle viia mõnda teise asukohta Brüsselis peaassamblee otsuse alusel, mis avaldatakse selle otsuse vastuvõtmise kuu jooksul Moniteur belge’i lisades. 6. INTASi tegevust reguleeritakse 25. oktoobril 1919. a vastu võetud Belgia seadusega, mida on muudetud 6. detsembri 1954. a seadusega. INTAS ei ole Euroopa Ühenduse allasutus ega toimi sellena. Artikkel 2. INTASi eesmärgid 1. INTASi eesmärk on rahvusvaheliste jõupingutuste abil edendada: – teaduslikku uurimistööd uutes sõltumatutes riikides, pidades seda nende riikide sotsiaalse ja majandusliku arengu ning demokraatia tagamise oluliseks koostisosaks, ning – teaduskoostööd nende riikide teadlaste ja rahvusvahelise teadlaskonna vahel. 2. INTASi vahendeid kasutatakse üksnes selles artiklis sätestatud eesmärkide saavutamiseks. 3. INTAS hoidub sõjalisest uurimistööst ning mis tahes poliitilisest ja ärilisest tegevusest. Artikkel 3. INTASi tegevus 1. INTAS juhib ja kontrollib järgmisi tegevusi: a) nende uurimisprojektide finantseerimine, milles osalevad ühiselt nii uute sõltumatute riikide kui ka INTASi liikmete uurimisgrupid; vahendid tuleks suunata peamiselt uute sõltumatute riikide uurimisgruppidele; b) stipendiumide andmine selleks, et soodustada uurijate liikumist nii uutesse sõltumatutesse riikidesse kui ka nendest riikidest välja; c) koolituse ja seminaride korraldamine või nende korraldamisele kaasaaitamine ning teadusinformatsioonile juurdepääsu lihtsustamine; d) toetab uute sõltumatute riikide institutsioonide ja teadlaste rahvusvahelist koostööd; e) teadustöö tulemuste levitamise ja kasutamise lihtsustamine; f) muu INTASi eesmärkide saavutamiseks vajalik tegevus. 2. Tegutsedes nendes valdkondades, peab INTAS esmatähtsaks uurimistööde teaduslikku väärtust ja rahvusvahelist koostööd ning arvestab INTASi liikmete senist tegevust. Artikkel 4. Liikmesus ja vastuvõtmine 1. INTASisse kuuluvad Euroopa Ühendus ning kõik riigid ja riiklikud või rahvusvahelised mittetulundusorganisatsioonid, kes on võetud liikmeks selle artikli kohaselt (edaspidi INTASi liige). 2. Praegu on INTASi liikmed Euroopa Ühendus, Austria, Belgia, Taani, Soome, Prantsusmaa, Saksamaa, Kreeka, Island, Iirimaa, Itaalia, Iisrael, Luksemburg, Madalmaad, Norra, Portugal, Hispaania, Rootsi, Šveits ja Ühendkuningriik. 3. Huvitatud riik või riiklik või rahvusvaheline mittetulundusorganisatsioon võib taotleda enda vastuvõtmist INTASi liikmeks eeldusel, et ta kavatseb anda olulise panuse INTASi eelarvesse. Taotleja võetakse vastu peaassambleel kõigi INTASi liikmete ühehäälse otsuse alusel pärast arutelu, arvestades eriti seda, mil määral taotleja INTASi tegevust rahaliselt toetab. 4. Liikmesus tunnistatakse lõppenuks järgmistel asjaoludel: a) liikme väljaastumine kahekuulise kirjaliku etteteatamisega; b) liikme väljaarvamine, mille on otsustanud INTASi peaassamblee kahekolmandikulise häälteenamusega sel põhjusel, et liikme tegevus võib tõenäoliselt kas materiaalselt või moraalselt takistada INTASi eesmärkide saavutamist. Artikkel 5. INTASi organid INTASi organid on: – peaassamblee, – sekretariaat; – teadlaste nõukogu. Artikkel 6. Peaassamblee 1. Peaassamblee vastutab INTASi tegevuse ja selle juhtimise üldpoliitika eest. 2. Peaassamblee koosneb INTASi liikmete esindajatest. Iga INTASi liige nimetab peaassambleesse kaks esindajat. 3. Peaassamblee liikmed valivad üheks aastaks esimehe ja kaks aseesimeest. Euroopa Ühenduse esindajana on peaassamblee eesistujaks Euroopa Komisjon. Peaassamblee istungeid juhatab esimees ning tema äraolekul üks aseesimeestest. 4. Peaassamblee tuleb kokku vähemalt kaks korda aastas. Vajaduse korral võib erakorralise istungi kutsuda kokku esimehe või vähemalt ühe viiendiku peaassamblee liikmete nõudmisel. Tavaliselt tuleb liikmetele istungi toimumisest teatada kirjalikult kas posti või faksi teel või muul viisil vähemalt kolmkümmend päeva ette. 5. Pidades silmas ka mujal sätestatut, on peaassambleel järgmised kohustused ja volitused: a) vajaduse korral INTASi poliitika uuesti läbi vaadata ja seda muuta ning INTASi protseduurid heaks kiita; b) heaks kiita majandusaasta tegevusplaan ja eelarveprojekt, sealhulgas revideerimisplaan ja tuluallikate projekt; c) heaks kiita lõppenud majandusaasta tegevus- ja finantsaruanne; d) arvestades teadlaste nõukogu soovitusi ja INTASI liikmete senist tegevust, võtta vastu otsuseid esmatähtsate uurimisvaldkondade ja INTASi eelseisva tegevuse kohta; e) võtta vastu otsuseid projektiga seotud ettepanekute kohta; positiivne otsus tuleks teha alles pärast teadlaste nõukogult heakskiitva arvamuse saamist; f) teha otsuseid INTASi uute liikmete vastuvõtmise kohta; g) INTASi liikmete ettepanekul ja teadlaste nõukogu soovitusi arvestades nimetada teadlaste nõukogu liikmed ja need vabastada; h) teadlaste nõukogu soovitusi arvestades määrata kindlaks abinõud, mis tuleb rakendada töö tulemuste ja tegevuse juhtimise tõhususe sõltumatuks hindamiseks; i) artikli 9 kohaselt ametisse määrata ja vabastada üks audiitor; j) arutada ja otsustada muid INTASi juhtimise põhiküsimusi. 6. Tavaliselt võetakse otsused vastu kahekolmandikulise häälteenamusega, kusjuures otsuse poolt peab hääletama ka Euroopa Ühendust esindav Euroopa Komisjon. Erandina on nõutav kõigi INTASi liikmete ühehäälne otsus järgmistel juhtudel: – artikli 4 lõike 3 kohaselt uute INTASi liikmete vastuvõtmine; – käesoleva artikli lõike 5 punkti b kohaselt eelarveküsimuste otsustamine; – artikli 1 lõike 4 kohaselt INTASi tuleviku üle otsustamine; – artikli 12 lõike 1 kohaselt põhikirja muutmine; – artikli 12 lõike 1 kohaselt INTASi tegevuse lõpetamine; – artikli 12 lõike 3 kohaselt INTASi tegevuse lõpetamise järel omandikuuluvuse üle otsustamine. Istung on otsustusvõimeline, kui sellest võtab osa vähemalt kaks kolmandikku INTASi liikmetest. Peaassamblee liige võib delegeerida oma hääleõiguse asjaomaselt esindajalt INTASis oma volinikule, teatades sellest INTASile kirjalikult posti või faksi teel või muul viisil enne peaassamblee istungit. Istungi eesistujal on samuti hääleõigus. 6. Otsuseid tehes on igal INTASi liikmel üks hääl. Artikkel 7. Sekretariaat 1. Sekretariaat vastutab INTASi üldjuhtimise eest. Ta tagab, et iga vastuvõetud otsus vastaks INTASi eesmärkidele ja huvidele. 2. Sekretariaadi tööd korraldab Euroopa Ühenduste Komisjon. Euroopa Ühenduse eelarve täitmist korraldavate asutuste otsuste kohaselt kuuluvad sekretariaati sekretär ja abipersonal. 3. Sekretärikandidaadi paneb ette Euroopa Ühenduste Komisjon.Sekretäri määrab ametisse ja vabastab ametist peaassamblee. 4. Sekretär annab loa kulutuste tegemiseks ning esindab INTASi kohtus ja kõigi õigustoimingute korral. Kulutusi tehakse majanduskäibe prognoosi põhjal tegevusalade kaupa. 5. Sekretär juhib sekretariaati ja vastutab selle eest, et INTASi tegevus oleks kooskõlas peaassamblee ja teadlaste nõukogu otsustega, mille need on vastu võtnud oma kohustuste ja volituste kohaselt. 6. Pidades silmas ka mujal sätestatut, on sekretariaadil järgmised kohustused: – koostada majandusaastaks tegevusplaan ja eelarveprojekt, sealhulgas revideerimisplaan ja tuluallikate projekt; – koostada lõppenud majandusaasta kohta tegevus- ja finantsaruanne; – tagada side kõigi INTASi liikmete vahel; – valmistada ette peaassamblee istungite päevakord; – esitada ettepanekud INTASi protseduuride ning nende protseduuride või poliitika muutmise kohta peaassambleele heakskiitmiseks; – varustada peaassambleed ja teadlaste nõukogu taustdokumentidega ja osutada nendele organitele abi; – esitada taotlusi uurimisprojektide finantseerimiseks, stipendiumide saamiseks, koolituse ja seminaride korraldamiseks ning koostöövõrkude toetamiseks; – vastutada hindamismenetluste korraldamise eest, mis hõlmab: – taotluste saatmise asjaomastele retsensentidele teadlaste nõukogu juhendamisel; – hindamiskomisjonide koosolekute korraldamise ja teadlaste nõukogule koosoleku aruannete edastamise; – teadlaste nõukogu koosolekute õigeaegse korraldamise; – taotlejatele hindamismenetluse tulemuste teatavaks tegemise. Artikkel 8. Teadlaste nõukogu 1. Teadlaste nõukogus on kuni nelikümmend liiget, kelleks on INTASi liikmesriikide ja ka uute sõltumatute riikide teadlased. Nõukogu liikmed määrab peaassamblee kolmeks aastaks. Kandidaatide ülesseadmisest võtavad osa INTASi liikmete teadusasutused. 2. Teadlaste nõukogu arutab INTASi tegevusega seotud teadusküsimusi. 3. Esimehe ja aseesimehe valivad liikmed nõukogu liikmete hulgast. 4. Esimees kutsub vähemalt kaks korda aastas kokku korralise koosoleku ja võib vajaduse korral kutsuda kokku ka erakorralise koosoleku. Kutse saadetakse liikmetele posti või faksi teel või muul kirjalikul viisil vähemalt kolmkümmend päeva enne koosolekut. 5. Pidades silmas ka mujal sätestatut, on teadlaste nõukogul järgmisedkohustused ja volitused: a) anda peaassambleele soovitusi, mis on vajalikud taotluste läbivaatamise ja toetuse saajate väljavalimisega seotud otsuste vastuvõtmiseks (hindamissüsteem, -menetlus ja -kriteeriumid; toetuse suurus ja tingimused jne); b) arutada läbi uurimisvaldkonnad ja esitada esmatähtsate uurimisvaldkondade nimekirjad peaassambleele heakskiitmiseks; c) hinnata INTASi tegevuse teaduslikke tulemusi ja anda peaassambleele asjakohaseid soovitusi; d) anda peaassambleele soovitusi nõukogu liikmete määramise ja vabastamise kohta. 6. Hindamiskomisjonid moodustatakse ning nende kohustused ja volitused taotluste läbivaatamise ja toetuse saajate väljavalimise korral kehtestatakse teadlaste nõukogu otsuse alusel. Hindamiskomisjonid töötavad teadlaste nõukogu juhtimisel ja annavad sellele aru. 7. Teadlaste nõukogu koosolek on otsustusvõimeline, kui sellest võtab osa kaks kolmandikku nõukogu liikmetest; hääletatava otsuse vastuvõtmiseks on vaja kahe kolmandiku koosolekust osavõtjate häälteenamust. Artikkel 9. Audiitorid 1. Ühingusiseselt kontrollivad INTASi finantsolukorda ja tegevust a posteriori kaks sõltumatut audiitorit ning esitavad peaassambleele ühise aruande. 2. Ühe audiitori määrab ametisse Euroopa Ühenduste Komisjon ja teise peaassamblee. Nad jäävad ametisse kuni 31. detsembrini 2002. 3. INTASi liikmetelt laekunud osamaksude kasutamist võivad kontrollida asjaomased asutused, vajaduse korral ka kohapeal. Ühenduse osamaksu kasutamist kontrollivad komisjoni asjaomased osakonnad ja Euroopa Kontrollikoda. Artikkel 10. Rahalised vahendid ja aruandlus 1. INTASi rahalised vahendid on: – Euroopa Ühenduse osamaksud ja toetused, mis on kooskõlas tema eelarve ja õiguslike toimingutega; – Euroopa Liidu liikmesriikide ja INTASi liikmete vabatahtlikud lisamaksed ja -toetused, mis on seotud Euroopa Ühenduse asjakohase teadusuuringute, tehnoloogia arenduse ja tutvustustegevuse eriprogrammi ellurakendamisega; – muud INTASi liikmete osamaksud ja toetused; – muudelt füüsilistelt või juriidilistelt isikutelt saadavad toetused, kingitused ja annetused, kui peaassamblee on andnud nõusoleku need vastu võtta. 2. Sekretariaat esitab korralisi finantsaruandeid, märkides nendesse INTASi tulud ja kulud ning olemasolevate fondide kasutusviisi. Artikkel 11. Majandusaasta INTASi majandusaasta algab kalendriaasta 1. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril. Artikkel 12. Põhikirja muutmine ja ühingu likvideerimine 1. 25. oktoobril 1919. a vastuvõetud seaduse artikliga 5 ei ole vastuolus selle põhikirja säte, mille kohaselt tuleb peaassambleel teha INTASi põhikirja muutmise või INTASi tegevuse lõpetamise ettepanek ühe INTASi liikme ettepanekul ja kõigi INTASi liikmete ühehäälse otsuse põhjal. 2. Peaassamblee esimees peab INTASi liikmetele sellest ettepanekust ja seda küsimust käsitleva koosoleku kuupäevast teatama vähemalt ükskuu ette. 3. Kui pärast INTASi likvideerimist ning kõigi võlgade ja võlakohustuste rahuldamist jääb järele mis tahes omand, tuleb toimida vastavalt peaassamblee otsusele, mis on vastu võetud kõigi INTASi liikmete ühehäälse otsuse alusel ja INTASi eesmärkide kohaselt. 4. Põhikirja muudatused jõustuvad pärast seda, kui need on kuningliku dekreediga heaks kiidetud ja kui on täidetud 25. oktoobril 1919. a vastuvõetud seaduse artiklis 3 esitatud avaldamisnõuded. Artikkel 13. INTASi eeskirjad INTASi tegevuseeskirjad koostab sekretariaat ja kiidab heaks peaassamblee. Artikkel 14. Põhikirja tõlgendamine Autentne on ainult põhikirja prantsuskeelne tekst, mis on avaldatud väljaandes Moniteur belge. Artikkel 15. Muudetud põhikirja vastuvõtmine Käesolev muudetud põhikiri on vastu võetud 20. novembril 1998. a Brüsselis. III lisa Ühinemisdokumendi näidis ÜHINEMISDOKUMENT Silmas pidades INTASi – Endisest Nõukogude Liidust Tekkinud UuteSõltumatute Riikide Teadlastega Koostöö Edendamise Rahvusvahelise Ühingu –põhikirja (vastu võetud Brüsselis 5. mail 1993. a ning muudetud9. detsembril 1994. a, 14. novembril 1995. a, 12. novembril 1996. a, 31. jaanuaril1997. a ja 20. novembril 1998. a), Eesti Vabariigi Valitsus, kaalunud nimetatud põhikirja, tunnustab seda põhikirja ja ühineb sellega ning kohustub usaldusväärselt täitma kõiki selles sisalduvaidtingimusi ja toimima vastavalt neile. Ühinemisdokument on selle tõenduseks alla kirjutatud ja pitseriga kinnitatud. ................................................. [Koht] ............... [Kuupäev] ................................................ [Nimi ja ametinimetus] (kirjutab alla Eesti Vabariigi valitsuse volitatudesindaja) Pitser GA – 288 Revision of INTAS Statutes (Final) INTAS – THE INTERNATIONAL ASSOCIATION FOR THE PROMOTION OF COOPERATION WITH SCIENTISTS FROM THE NEW INDEPENDENT STATES OF THE FORMER SOVIET UNION STATUTES Statutes of INTAS adopted on the 5 May 1993 (Annexe au Moniteur belge, 9.12.1993, p. 9581), revised by decision of the General Assembly on the 9 December 1994 (GA-99 rev.1; Annexe au Moniteur belge, 19.10.1995, p. 9557) on the 14 November 1995 (GA-154/1; Annexes au Moniteur belge, 1.8.1996, p. 9891); on the 12 November 1996 (GA-215, Annexes au Moniteur beige, 26.6.1997, p. 5406), on the 31 January 1997 (GA-223) and on the 20 November 1998. Article 1. Status, Name, Duration and Domicile 1. There is created by this document an international non-profit association devoted to the promotion of cooperation with scientists from the New Independent States of the former Soviet Union (hereinafter referred to as “New Independent States”) in order to preserve the scientific potential of those countries. 2. The New Independent States consist of Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Georgia, Kazakhstan, Kyrgystan, Moldova, Russia, Tajikistan, Turkmenistan, Ukraine and Uzbekistan. 3. The name of the association is “INTAS – International Association for the promotion of cooperation with scientists from the New Independent States of the former Soviet Union”, abbreviated INTAS (hereinafter referred to as “INTAS”). 4. INTAS is established for a period lasting until 31 December 2002. Before the end of the period and after a review of the activities of INTAS, the Members of INTAS as defined in Article 4, will decide on the future of INTAS by unanimity. 5. The seat of INTAS is located in 58, avenue des Arts, 1000 Brussels, Belgium. The headquarters may be transferred to any other location in Brussels by decision of the General Assembly published in the annexes of the Moniteur belge in the month of its adoption. 6. INTAS is governed by the Belgian law of 25 October 1919, modified by the law of 6 December 1954. INTAS does not constitute an agency of the European Community and shall not operate as such. Article 2. Objectives of INTAS 1. The objectives of INTAS are to promote by an international effort: – the scientific research activities in the New Independent States as an essential element for social and economic progress and consolidation of democracy in those countries, and – the scientific cooperation between scientists in these countries and the international scientific community. 2. The resources of INTAS shall be used solely to achieve the objectives set out in this Article. 3. INTAS shall abstain from military research and from any political and commercial activities. Article 3. Activities of INTAS 1. INTAS conducts and monitors the following activities : a. to provide funding to research projects jointly performed between research teams from the New Independent States and the Members of INTAS; resources should primarily be devoted to research teams of the New Independent States; b. to provide fellowships in order to increase the mobility of researchers from and to the New Independent States; c. to organise and/or support workshops and seminars and to facilitate access to scientific information; d. to support networks between institutions and scientists from the New Independent States and the international scientific community; e. to facilitate the dissemination and exploitation of scientific results; f. any other activities necessary to achieve the objectives of INTAS. 2. In implementing these activities, INTAS shall give priority to the scientific merit and the internationality of the research activities envisaged, taking into account any activities undertaken by the Members of INTAS. Article 4. Membership 1. INTAS is composed of the European Community and any country, or national or international non profit organisation admitted as a Member in accordance with this Article (hereinafter referred to as “the Members of INTAS”). 2. At present the Members of INTAS are the European Community, Austria, Belgium, Denmark, Finland, France, Germany, Greece, Iceland, Ireland, Italy, Israel, Luxembourg, the Netherlands, Norway, Portugal, Spain, Sweden, Switzerland and the United Kingdom. 3. Any interested country or national or international non profit organisation may apply for membership provided that it intends to contribute substantially to the budget of INTAS. The General Assembly of INTAS shall decide by unanimity of the Members of INTAS as to the acceptance of those desiring to join the Members of INTAS after deliberation taking into account in particular the degree of financial support to the activities of INTAS. 4. Membership is lost under the following circumstances: a. resignation by giving two months notice in writing; b. exclusion pronounced by the General Assembly of INTAS by a two-thirds majority vote and motivated by an act likely to affect materially or morally the objectives of INTAS. Article 5. Organs of INTAS The organs of INTAS are: – The General Assembly – The Secretariat – The Council of Scientists. Article 6. General Assembly 1. The General Assembly is responsible for the overall policy concerning the conduct and operation of the activities of INTAS. 2. The General Assembly is composed of the representatives of the Members of INTAS. Two persons will be nominated by each Member of INTAS as members of the General Assembly. 3. A Chairman and two Vice-Chairmen will be elected by the members of the General Assembly for a period of one year. The European Commission, as representative of the European Community, will assume the chair of the General Assembly. The Chairman, or in his/her absence one of the Vice-Chairmen, will chair the meetings of the General Assembly. 4. The General Assembly shall meet at least twice a year. Extraordinary meetings may be convened if necessary at the request of the Chairman or of at least one fifth of the members of the General Assembly. Members must be given written notification of meetings by mail, fax or other means normally at least thirty days in advance. 5. Duties and authorities of the General Assembly, in addition to those specified elsewhere, consist of the following: a) To review and revise, as appropriate, policies and approve procedures of INTAS; b) To approve the activity plan as well as the budget proposal for each fiscal year including revisions and the sources of revenues; c) To approve the annual activity report and the financial statement for each completed fiscal year; d) To decide on the priority research areas and the activities to be undertaken by INTAS taking into account the recommendations of the Council of Scientists and any activities undertaken by the Members of INTAS; e) To decide on project proposals; decisions should only be taken after a positive opinion of the Council of Scientists; f) To decide on the acceptance of new Members of INTAS; g) To appoint and dismiss members of the Council of Scientists on proposal of the Members of INTAS giving consideration to the recommendations from the Council of Scientists; h) To determine, taking into account the recommendation of the Council of Scientists, the arrangements to be followed for the independent evaluation of the achievements and management effectiveness of the activities; i) To appoint and dismiss one Auditor according to Article 9; and j) To deliberate and decide other basic matters regarding the management of the activities of INTAS. 6. Decisions are normally made by a two-thirds majority vote which has to include the vote of the European Community as expressed by the European Commission. As an exception decisions by unanimity of the Members of INTAS are taken on the: – acceptance of new Members of INTAS in accordance with article 4, paragraph 3; – budgetary matters in accordance with paragraph 5, item (b) of this article; – future of INTAS in accordance with article 1, paragraph 4; – amendment of the statutes in accordance with article 12, paragraph 1; – winding up of INTAS in accordance with article 12 paragraph 1; – decisions on any property after winding up of INTAS in accordance with article 12, paragraph 3. The quorum requires that two-thirds of the Members of INTAS are represented at the meetings. The members of the General Assembly may delegate their rights to vote to their proxies from their respective Members of INTAS by giving written notification by mail, fax or other means to INTAS in advance of the meeting of the General Assembly. The chairman of the meetings also has the right to vote. 7. When decisions are to be made, each Member of INTAS has one vote. Article 7. Secretariat 1. The Secretariat is responsible for the general administration of INTAS. It ensures that any decisions taken are in conformity with the objectives and the interests of INTAS. 2. The Secretariat is provided by the Commission of the European Communities and consists of the Secretary and the support staff, subject to the decisions of the budgetary authorities of the European Community. 3. The Secretary will be proposed by the Commission of the European Communities and appointed and dismissed by the General Assembly. 4. The Secretary authorises any disbursement and represents INTAS in court and on every legal occasion. Disbursements will be made on the basis of appropriate cash-flow projections at the level of individual activities. 5. The Secretary supervises the Secretariat and is responsible for the execution of the activities of INTAS in accordance with the decisions of the General Assembly and the Council of Scientists according to their respective duties and authorities. 6. Among the responsibilities of the Secretariat are in addition to those specified elsewhere: – to draw up the activity plan, as well as the budget proposal for each fiscal year including revisions and die sources of revenues; – to draw up the annual activity report and the financial statement for each completed fiscal year; – to ensure general liaison with the Members of INTAS; – lo prepare the agenda of the meetings of the General Assembly; – to propose for the approval by the General Assembly the procedures and any amendment to those procedures and the policies of INTAS; – to provide the General Assembly and the Council of Scientists with background documentation and logistic support; – to solicit applications for research projects, fellowships, workshops and seminars and networks; – to be responsible for arranging all administrative aspects of the review procedures, that is: – sending proposals to appropriate reviewers under the guidance of the Council of Scientists, – organising meetings of the various Review Committees and transmitting their reports to the Council of Scientists, – arranging in a timely manner the meetings of the Council of Scientists, and – notifying applicants of the results of the review procedures. Articles 8. Council of Scientists 1. The Council of Scientists consists of no more than forty members who are scientists from all member states of INTAS and will include scientists from the New Independent States. Council members will be appointed for a term lasting three years by the General Assembly. Scientific organisations of the Members of INTAS will be included in the nomination process. 2. The Council of Scientists deliberates on scientific matters relating to the activities of INTAS. 3. A Chairman and a Vice-Chairman will be elected by the members from among the Council members. 4. The Chairman will convene regular meetings at least twice a year and may convene extraordinary meetings if necessary. Members must be given written notification to attend the meeting by mail, fax or other means normally at least thirty days in advance. 5. Duties and authorities of the Council of Scientists, in addition to those specified elsewhere, consist of the following: a) to recommend to the General Assembly decisions relating to the screening of the applications and selection of awardees (review system, review procedure, review criteria, size and term of awards, etc.); b) to deliberate on matters relating to research areas and submit to the approval of the General Assembly a list of priority research areas; c) to review the scientific achievements of the activities and to advise the General Assembly accordingly; d) to give recommendations to the General Assembly on the appointment and dismissal of Council members. 6. The Council of Scientists decides on the establishment of Review Committees and the duties and authorities of those Committees regarding the screening of the applications and the selection of awardees. The Review Committees will operate under the authority of Council of Scientists and report to it. 7. For a quorum, a meeting of the Council of Scientists requires the attendance of two-thirds of the Council’s membership, and any decisions by vote at the meeting will require a two-thirds majority of those present. Article 9. Auditors 1. Two independent Auditors will conduct a posteriori the internal auditing on the financial status and activities of INTAS and report jointly to the General Assembly. 2. One Auditor will be appointed by the Commission of the European Communities and one by the General Assembly. They will remain in office until 31 December 2002. 3. Controls concerning the use of the financial contribution from the Members of INTAS may be carried out by their relevant bodies, on the spot if necessary. The use of the Community contribution will be controlled by the relevant Commission departments and the European Court of Auditors. Article 10. Resources and Accounts 1. Resources of INTAS consist of: – any contribution and/or support from the European Community consistent with its budgetary and legal procedures; – additional voluntary contribution and/or support from the Member States of the European Union and from Members of INTAS associated with and contributing financially to the implementation of the relevant specific European Community Programme in the field of research, technological development and demonstration; – contributions and/or support from the other Members of INTAS; – subsidies, gifts and donations from any natural or legal persons after acceptance by the General Assembly. 2. Regular accounts are kept by the Secretariat, stating receipts and disbursements and the modalities of the utilisation of the available funds. Article 11. Fiscal Year The fiscal year of INTAS starts on 1st January and ends on 31 December of the calendar year. Article 12. Amendment of the statutes and winding-up 1. Without prejudice to Article 5 of the law of 25 October 1919, any proposal to amend the statutes or to wind up INTAS must be made by a decision of the General Assembly by unanimity of the Members of INTAS, upon a proposal of a Member of INTAS. 2. The Chairman of the General Assembly must notify the Members of INTAS, at least one month in advance, of the proposal and of the date of the meeting to decide on it. 3. If, upon winding up of INTAS, there remains, after the satisfaction of all debts and liabilities, any property whatsoever, this shall be dealt with in accordance with the decision of the General Assembly by unanimity of the Members of INTAS and in agreement with the objectives of INTAS. 4. Amendments to the statutes shall enter into force only after approval thereof by Royal Decree and after compliance with the publication conditions laid down by Article 3 of the Law of 25 October 1919. Article 13. By-Laws By-Laws concerning the modalities of functioning of INTAS are drawn up by the Secretariat and approved by the General Assembly. Article 14. Interpretation of the Statutes Only the French text so as published in the Moniteur belge should be authentic. Article 15. Adoption of the revised Statutes The present revised Statutes have been adopted on 20 November 1998 in Brussels. Annex III Model Instrument of accession INSTRUMENT OF ACCESSION Whereas the Statutes of INTAS – International Association for the Promotion of Co-operation with Scientists from the New Independent States of the Former Soviet Union were adopted in Brussels on 5 May 1993 and amended on 9 December 1994, 14 November 1995, 12 November 1996, 31 January 1997 and 20 November 1998. The Government of Estonia, having considered the aforesaid Statutes hereby confirms and accedes to the same and undertakes faithfully to perform and carry out all the stipulations therein contained. In witness whereof this Instrument of Accession is signed and sealed. ........................................................... Done at ............................................................... On the ........................................................... [Name and Title] (to be signed by the authorised representative of the Government of Estonia ) Seal Õiend Akt tehniliselt korrastatud, lisatud seosed ja ingliskeelne tekst.