Vabariigi Valitsus — Riikliku pagulaste registri asutamine — RT I, 78, 726

Andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155) paragrahvi 32 lõike 1 alusel ja kooskõlas pagulaste seaduse (RT I 1997, 19, 306; 1999, 18, 301; 25, 365) paragrahviga 231 Vabariigi Valitsus määrab: 1. Asutada riiklik register ametliku nimega «Riiklik pagulaste register». 2. Nimetada «Riikliku pagulaste registri» vastutavaks töötlejaks Siseministeerium ja volitatud töötlejaks Kodakondsus- ja Migratsiooniamet. 3. Kinnitada «Riikliku pagulaste registri» pidamise põhimäärus (juurde lisatud). 4. Kodakondsus- ja Migratsiooniametil kanda ühe kuu jooksul käesoleva määruse jõustumisest arvates Kodakondsus- ja Migratsiooniameti peadirektori 22. aprilli 1999. a käskkirjaga nr 76 «Varjupaigataotlejate ja pagulaste andmekogu asutamine» asutatud andmekogust andmed üle «Riiklikku pagulaste registrisse». 5. Teostada «Riikliku pagulaste registri» projekteerimine aprilliks 2003. a ja registri kasutuselevõtuks vajalike tööde tegemine detsembriks 2003. a. 6. Finantseerida «Riikliku pagulaste registri» kasutuselevõtmist ja iga-aastast pidamist riigieelarvest Siseministeeriumile selleks otstarbeks eraldatud vahenditest. Peaminister Mart LAAR Siseminister Jüri MÕIS Riigisekretär Aino LEPIK von WIRÉN Kinnitatud Vabariigi Valitsuse 14. oktoobri 1999. a määrusega nr 309 «RIIKLIKU PAGULASTE REGISTRI» PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS I. ÜLDSÄTTED 1. «Riikliku pagulaste registri» (edaspidi register) asutamise ja kasutuselevõtmise eesmärk on Eestis varjupaigataotluse esitanud isikute ja pagulaste isikuandmete ning varjupaigataotluse menetlemisega seotud andmete töötlemine, tagamaks õigusaktides sätestatud ülesannete täitmine. 2. Registri ametlik nimi on «Riiklik pagulaste register». 3. Register on ühetasandiline ja koosneb: 3.1. digitaalsetest registrikaartidest (edaspidi registrikaart); 3.2. paberkandjal registritoimikutest (edaspidi registritoimik); 3.3. registriarhiivist (edaspidi arhiiv). 4. Registri vastutav töötleja on Siseministeerium (edaspidi vastutav töötleja) ja volitatud töötleja on Kodakondsus- ja Migratsiooniamet (edaspidi volitatud töötleja). 5. Registrisse kantud andmed ei oma õiguslikku tähendust. 6. Registri vastutav töötleja ja volitatud töötleja on kohustatud tagama registri andmete töötlemise vastavalt andmekogude seadusele (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155), isikuandmete kaitse seadusele (RT I 1996, 48, 944; 1998, 59, 941; 111, 1833) ja käesolevale põhimäärusele (edaspidi põhimäärus). II. REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED NING NENDE ESITAMINE JA REGISTRISSE KANDMINE 7. Registrisse kantakse Eestis varjupaigataotluse esitanud isikute (edaspidi taotleja) ja pagulaste isikuandmed ning varjupaigataotluse menetlemisega seotud andmed. 8. Andmete registreerimise aluseks olevad alusdokumendid on: 8.1. varjupaigataotluse (edaspidi taotlus) menetlemisega seonduvad dokumendid või nende kinnitatud koopiad: 8.1.1. välismaalase esmase küsitluse protokoll; 8.1.2. taotlus; 8.1.3. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti või Piirivalveameti tõend taotlejalt hoiule võetud, isikut tõendava dokumendi kohta; 8.1.4. taotluse kiirmenetluse käigus läbiviidud, taotleja täiendava küsitluse protokoll; 8.1.5. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti või Piirivalveameti otsus lõpetada kiirmenetlus ja läbi viia taotleja põhjalik küsitlus või jätta taotlus rahuldamata; 8.1.6. koos otsusega taotluse rahuldamata jätmise kohta kiirmenetluses Kodakondsus- ja Migratsiooniameti tehtud ettekirjutus välismaalase Eestist lahkumise või Piirivalveameti otsus piirilt tagasisaatmise kohta; 8.1.7. taotleja tunnistus(ed); 8.1.8. taotleja põhjaliku küsitluse protokoll; 8.1.9. taotleja täiendava küsitluse protokoll; 8.1.10. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti otsus varjupaiga andmise või sellest keeldumise kohta; 8.1.11. dokumendid keelduva otsuse edasikaebamise ja selle tulemuste kohta; 8.1.12. ärakiri keelduva otsuse edasikaebuse osas jõustunud kohtuotsusest; 8.1.13. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti ettekirjutus välismaalase, kellele keelduti varjupaiga andmisest või kelle pagulasseisund on lõppenud, Eestist lahkumise kohta; 8.1.14. väljasõiduleht; 8.2. pagulase staatuse saanud isikuga seonduvad dokumendid või nende kinnitatud koopiad: 8.2.1. Sotsiaalministeeriumi ja kohaliku omavalitsusüksuse leping pagulase kohalikku omavalitsusüksusesse elama asumise kohta; 8.2.2. pagulase reisidokument; 8.2.3. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti otsus pagulasseisundi lõppemise tuvastamise kohta; 8.2.4. ärakiri jõustunud kohtuotsusest pagulasseisundi lõppemise otsuse edasikaebuse osas. 9. Registrisse kantavate andmete esitajad on: 9.1. Kodakondsus- ja Migratsiooniamet käesoleva põhimääruse punktides 12 ja 13 loetletud andmete osas; 9.2. Piirivalveamet käesoleva põhimääruse punktis 12 ja punktides 13.1–13.3 ning 13.7 loetletud andmete osas. 10. Piirivalveamet on kohustatud kiirmenetluses tehtud varjupaigataotluse rahuldamata jätmise otsuse korral edastama registri volitatud töötlejale viie tööpäeva jooksul käesoleva põhimääruse punktides 8.1.1–8.1.5 nimetatud dokumendid käsiposti või tähitud kirjaga. 11. Volitatud töötleja registreerib andmete saamise aja ja alusdokumentide loetelu vastavalt registri volitatud töötleja asjaajamiskorrale. 12. Registrikaardile kantakse taotleja ja pagulase kohta põhimääruse punktis 8.1 loetletud dokumentide alusel järgmised andmed või märkused andmete puudumise kohta: 12.1. perekonnanimi (-nimed); 12.2. eesnimi (-nimed); 12.3. muud nimed, mida isik on kandnud või kasutanud; 12.4. sugu; 12.5. sünniaeg; 12.6. sünnikoht; 12.7. rahvus; 12.8. kodakondsus; 12.9. usk; 12.10. emakeel; 12.11. võõrkeelte oskus; 12.12. haridus; 12.13. elukutse; 12.14. Eestisse saabumise aeg; 12.15. elukoht Eestis; 12.16. perekonnaseis; 12.17. abikaasa ees- ja perekonnanimi (-nimed); 12.18. perekonnaliikmed, kes samuti taotlevad Eestis varjupaika. 13. Registrikaardile lisatakse taotluse menetluse kohta põhimääruse punktis 8.1 loetletud dokumentide alusel: 13.1. esmase küsitluse läbiviimise kuupäev ja protokolli number; 13.2. taotluse esitamise kuupäev; 13.3. taotluse registreerimisnumber; 13.4. taotleja tunnistuse number; 13.5. tunnistuse kehtivusaeg; 13.6. vastuvõtukeskus või elukoht Eestis; 13.7. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti või Piirivalveameti kiirmenetluse lõpetamise ja taotleja põhjaliku küsitluse läbiviimise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse kuupäev ja number; 13.8. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti või Piirivalveameti otsuse jätta taotlus rahuldamata edasikaebamine ja selle tulemused; 13.9. andmed kiirmenetluses tehtud, varjupaigataotluse rahuldamata jätmise otsuse edasikaebamise osas jõustunud kohtuotsuse kohta; 13.10. põhjaliku ja täiendava küsitluse läbiviimise kuupäev(ad) ja protokolli number; 13.11. Kodakondsus- ja Migratsiooniameti varjupaiga andmise või sellest keeldumise otsuse kuupäev ja number; 13.12. varjupaiga andmise või sellest keeldumise otsuse taotlejale kätteandmise kuupäev; 13.13. varjupaiga andmisest keeldumise otsuse edasikaebamine ja selle tulemused; 13.14. andmed välismaalase, kellele keelduti varjupaiga andmisest, Eestist lahkumise kohta. 14. Registrikaardile lisatakse pagulase kohta käesoleva põhimääruse punktis 8.2 loetletud dokumentide alusel: 14.1. andmed kohaliku omavalitsusüksuse kohta, kuhu pagulane suunatakse, ja suunamise aeg; 14.2. pagulase reisidokumendi number ja kehtivuse aeg; 14.3. andmed pagulasseisundi lõppemise kohta. 15. Registritoimik sisaldab: 15.1. andmete registreerimise aluseks olevaid alusdokumente; 15.2. registri andmete paranduste aluseks olevaid dokumente või nende kinnitatud koopiaid; 15.3. andmete väljastamiseks esitatud kirjalikke avaldusi. 16. Volitatud töötleja korraldab kolme tööpäeva jooksul pärast andmete saamist nende kandmise registrikaardile. 17. Volitatud töötleja vastutab registrikaardile kantud andmete vastavuse eest käesoleva põhimääruse punktis 8 loetletud dokumentidel esitatud andmetele. III. REGISTRISSE KANTUD ANDMETE PARANDAMINE JA MUUTMINE 18. Kui volitatud töötleja avastab registris ebaõiged andmed, on ta kohustatud parandama need kolme tööpäeva jooksul õigete andmete teadasaamisest arvates, lisades registritoimikule õigeid andmeid tõendava dokumendi või selle kinnitatud koopia ja tehes registrikaardil märke paranduse tegemise aluseks oleva dokumendi, paranduse tegemise aja ja paranduse teinud ametniku kohta. 19. Registris ebaõigete andmete avastamisel teeb registri volitatud töötleja põhimääruse punktis 12 ja punktides 13.1–13.3 ning 13.7 andmete osas järelepärimisi Piirivalveametile, kes on kohustatud kolme tööpäeva jooksul päringu saamisest arvates informeerima volitatud töötlejat õigetest andmetest ja vajadusel esitama õigeid andmeid tõendava dokumendi või selle kinnitatud koopia. IV. ANDMETE REGISTRIST VÄLJASTAMINE 20. Register ei sisalda avalikuks kasutamiseks ettenähtud andmeid, välja arvatud statistiline informatsioon taotlejate ja pagulaste arvu, soo, vanuse ning päritoluriikide kohta. 21. Registrisse kantud andmed on vastavalt isikuandmete kaitse seadusele piiratud juurdepääsuga ning registrist väljastatakse andmeid: 21.1. volitatud töötleja teenistujatele, kellele on antud vastav õigus ametijuhendis olevate tööülesannete alusel antud kontokaardiga; 21.2. teistele valitsusasutustele nende volitatud isikute kaudu kirjaliku avalduse alusel, kui see on vajalik neile seadusega või seaduse alusel pandud ülesannete täitmiseks. Andmete väljastamise kohta sõlmitakse vajadusel andmete kaitset tagavad lepingud, kus sätestatakse väljastatavate andmete loetelu ja väljastamise kord. 22. Registrist väljastatakse andmeid: 22.1. digitaalsel kujul käesoleva põhimääruse punktis 21.1 loetletud isikutele; 22.2. kirjaliku avalduse alusel paberkandjal käesoleva põhimääruse punktis 21.2 nimetatud isikutele. 23. Taotleja ja pagulase kirjaliku avalduse alusel teavitab registri volitatud töötleja nimetatud isikut tema kohta registris sisalduvatest isikuandmetest ja nende töötlemisest kirjalikult, järgides isikuandmete kaitse seadust. 24. Põhimääruse punktis 21.2 nimetatud juhul peavad andmete saamiseks esitatud kirjalikus avalduses olema märgitud: 24.1. ülesanded, mille täitmiseks registri andmeid vajatakse; 24.2. isiku (isikute) ees- ja perekonnanimi, kelle andmeid soovitakse; 24.3. milliseid põhimääruse punktides 12, 13 ja 14 loetletud andmeid vajatakse. 25. Volitatud töötleja peab registrikaardil digitaalset arvestust registrist andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu ja andmete saajate üle. 26. Põhimääruse punktis 21 loetletud andmete kasutajatel on keelatud andmete edastamine kolmandatele isikutele. 27. Registrist andmete väljastamise eest tasu ei võeta. 28. Andmete töötlemises osalevad isikud on kohustatud hoidma saladuses neile registri töötlemisel teatavaks saanud isikuandmeid. See kohustus jätkub pärast teenistussuhte lõppemist. V. ANDMETELE JUURDEPÄÄSU SULGEMINE 29. Volitatud töötleja tagab tehniliste ja organisatsiooniliste vahenditega andmete töötlemise ja konfidentsiaalsuse nõuete täitmise. 30. Registri töötlemise seadmeid hoitakse lukustatud ruumides, kuhu on sissepääs ainult selleks volitatud isikutel. 31. Vastavalt volitatud töötleja sisekorraeeskirjale kehtib töötajate ruumides viibimise ja külastajate vastuvõtu kord, mis välistab kõrvaliste isikute pääsemise ruumidesse, kus hoitakse andmeid ja neid töötlevaid seadmeid. VI. ARHIVEERIMINE 32. Arhiiv koosneb: 32.1. digitaalsest arhiivist; 32.2. paberkandjal arhiivist. 33. Arhiivi peetakse volitatud töötleja juures. Arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271) ja volitatud töötleja kehtestatud arhiveerimiskorrast. 34. Volitatud töötleja kannab arhiivi nii registrikaardid kui ka registritoimikud: 34.1. ühe aasta möödumisel varjupaiga andmisest keeldumise osas jõustunud kohtuotsusest; 34.2. ühe aasta möödumisel varjupaiga andmisest keeldumise otsusest, mida ei ole edasi kaevatud; 34.3. ühe aasta möödumisel varjupaigataotluse menetlemise lõpetamisest; 34.4. kolme aasta möödumisel pagulasseisundi lõppemisest või varjupaiga äravõtmisest. VII. JÄRELEVALVE REGISTRI PIDAMISE ÜLE 35. Registri pidamise seaduslikkuse üle teostab järelevalvet Andmekaitse Inspektsioon. Registri pidamise üle teostab järelevalvet registri vastutav töötleja. 36. Registri üle järelevalvet teostama volitatud isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ja saada volitatud töötlejalt teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta. 37. Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses toodud puudused määratud tähtajaks. VIII. REGISTRI PIDAMISE FINANTSEERIMINE 38. Registri pidamist finantseeritakse riigieelarvest registri vastutavale töötlejale selleks otstarbeks eraldatud vahenditest. IX. REGISTRI LIKVIDEERIMISE KORD 39. Registri likvideerimisel otsustatakse andmete teise registrisse või riiklikku arhiivi üleandmine või nende kuulumine hävitamisele ja üleandmise või hävitamise tähtaeg. Siseminister Jüri MÕIS