Viiratsi Vallavolikogu — Viiratsi valla asjaajamiskorra kinnitamine — KO, 144, 1359

Võttes aluseks Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kinnitatud asjaajamiskorra ühtsete aluste (RT I 2001, 20, 112; 99, 625) § 53 lõike 4, Viiratsi Vallavolikogu määrab: 1. Kinnitada Viiratsi valla asjaajamiskord vastavalt lisale. 2. Määrus jõustub valla põhimääruses sätestatud korras. Volikogu esimees Leemet LÕO Lisa Kinnitatud Viiratsi Vallavolikogu 29. aprilli 2004. a määrusega nr 5 VIIRATSI VALLA ASJAAJAMISKORD I. ÜLDALUSED 1. Valla asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded vallavalitsuses ja vallavolikogus. Asjaajamise erisused volikogus, volikogu komisjonides ja valitsuses on fikseeritud valla põhimääruses. 2. Asjaajamine korra mõttes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni avalikku arhiivi. 3. Korras reguleeritakse: 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmis-vastuvõtmist teenistuja teenistusest või ametniku töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral; 7) dokumentide hoidmist ja säilitamist. 4. Asjaajamine peab tagama: 1) vallale pandud ülesannete täitmise ja küllaldase dokumenteerimise; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ja asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise vastavalt dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadele. 5. Dokumendid korra mõttes on jäädvustatud mis tahes teabekandjale ja koostatakse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks (näiteks korraldused, protokollid, aktid, analüüsid, arvamused, avaldused, esildised, kirjad, märgukirjad, teatised, tõendid jm). 6. Töös salastatud dokumentidega juhindutakse käesolevast korrast, rakendades erisusi tulenevalt riigisaladuse seadusest (RT I 1999, 16, 271; 1999, 82, 752; 2001, 7, 17; 93, 565; 100, 643; 2002, 53, 336; 57, 354; 63, 387; 2003, 13, 67; 23, 147; 2004, 2, 7) ja selle alusel antud õigusaktidest. 7. Kui õigusakt dokumendi koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. Sel juhul tehakse dokumendiregistris vastav täitmismärge, kus näidatakse kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. 8. Valla asjaajamise korraldamise tagab vallasekretär. 9. Vallavalitsuse ja volikogu asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamise ning arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest vastutab arhiivitöö spetsialist. 10. Dokumentide registreerimise ja ringluse korraldamise ning dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli eest vastutab sekretär-asjaajaja. 11. Töö avalikustamine ja dokumentidele juurdepääsupiirangu tagamine on reguleeritud vastavate seadustega. 12. Asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. Töörühmade või komisjonide asjaajamisperioodiks võib olla nende tegevusperiood. 13. Valla ametlikuks elektronposti aadressiks on viiratsi@viiratsi.ee. 14. Juhul kui sideandmed muutuvad, tuleb need avalikustada vähemalt kümme tööpäeva enne nende muutumist. Vastutab sekretär-asjaajaja. 15. Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuus kuud pärast aadressi muutmist. II. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED Üldnõuded dokumentidele 16. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ettenähtud nõuetele. 17. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ning võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus (näiteks: vald teatab, tõendab, esitab või teatame teile, kooskõlastame, esitame). 18. Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti «allkiri» ühe rea võrra allapoole. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega isikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele perekonnanime tähestikulises järjekorras. 19. Kui dokumendi projektis või eelnõus märgitud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allakirjutaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus ümber vormistada. 20. Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. 21. Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv (näiteks: Lisa 9 lehel 2 eks). Kui dokumendil on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede arv ja eksemplarid (näiteks: Lisa Viiratsi valla asjaajamiskord 10 lehel 2 eks). 22. Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt: Lisa: Riigiarhiiviteatis 15.05.2004 nr.1.17/1001 2 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 5 lehel 2 eks. 23. Õigusaktide (vallavanema käskkiri, vallavalitsuse korraldus) ja protokollide puhul märgitakse lisa pealkiri dokumendi tekstis. 24. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Igal lisal peab olema pealkiri. Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. 25. Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Viiratsi Vallavalitsuse 15. mai 2004 korraldusega nr 10 LISA 26. Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Viiratsi Vallavalitsuse 15. mai 2004 korraldusega nr 10 LISA 2 27. Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise ja varade üleandmis-vastuvõtmisakt, riikliku järelevalve akt jm) vormistatakse üldplangile ja tehakse vajadusel kinnitusmärge järgmiselt: KINNITAN /allkiri/ Vallavanem 15.05.2004 28. Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe parempoolsesse nurka. 29. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi sisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas käändes. 30. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Kasutatakse sinist pitserit. 31. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 32. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast (dokumendid, mille säilitustähtaeg on üle kümne aasta, säilitatakse paberkandjal); 3) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 33. Kõik dokumendid, mis on loodud või saadud ühe küsimuse ehk asja lahendamisel, peavad olema koos, et tagada asjaajamise terviklikkus. 34. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 35. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 36. Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. 37. Valla ametnikud suhtlevad (kirjalikult) Vabariigi Valitsuse, ministeeriumide ja teiste valitsusasutustega vallavanema kaudu. Volikogu liikmed informeerivad oma kirjalikust suhtlemisest Vabariigi Valitsuse, ministeeriumide ja teiste valitsusasutustega ning valla asutustega teisi volikogu liikmeid ja vallavanemat. Volikogu liikmete suhtlemist erakondade ja valimisnimekirjadega antud asjaajamiskord ei reguleeri. 38. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 39. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber. 40. Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8:2000 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas». 41. Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutamisviisi. Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Näiteks: 15.05.2004 (kuupäev, kuu, aasta). 15.05.04 15. august 2004. a 15. aug 2004. a 15. august 2004. aasta 42. Õigusaktides ja kirjavahetuses eelistatakse sõnalis-numbrilist märkimisviisi (15. august 2004. a). 43. Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 44. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. 45. Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg. 46. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev ja kellaaeg. 47. Kellaaja märkimisel eraldatakse tunnid, minutid ja sekundid üksteisest punktiga. Näide: 15.30.40 48. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial ja väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. 49. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest kas ülal või all lehe keskel. Dokumendi läbivaatamine 50. Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse läbivaatamiseks vallavanemale või tema asetäitjale dokumendi saabumise päeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», esitatakse dokument läbivaatamiseks viivitamata. Kui vallavanemat või tema asetäitjat ei ole kohal, edastab sekretär-asjaajaja dokumendi kohe vallasekretärile või ametnikule täitmiseks, informeerides sellest vallavanemat või tema asetäitjat. 51. Vallavanem saadab dokumendi lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning muud asjaolud. Vallavanem kirjutab resolutsiooni dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale. Kui vallavanemal või tema asetäitjal on jäänud resolutsioonis oluline ametnik märkimata, kelle kaasamine antud dokumendi täitmisel oleks vajalik, siis pöördub vallavanemalt ülesande saanud ametnik vallavanema, tema puudumisel vallasekretäri poole täiendava resolutsiooni saamiseks. Vallasekretär kirjutab esmasele dokumendile juurde lisaresolutsiooni (ametniku nime, keda on vaja kaasata) ja suunab dokumendi asjaajamistalituse kaudu vastavale ametnikule täitmiseks. Dokumendi täitmise eest vastutab ametnik, kellele vallavanem oli dokumendi suunanud. 52. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi koopiad igale täitjale. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud isik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik. 53. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Vallavanem või tema asetäitja võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. 54. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise vallavanem või tema asetäitja. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale või saajale enne tähtaja saabumist. 55. Kui asja lahendamine ei kuulu valla pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Kui aga lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust, märgukirja või pöördumist kohtule edastamata. 56. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi edastamine faksi või e-posti teel. 57. Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Kui dokumendi tähtajaline täitmine ei ole võimalik, esitab täitja vallavanemale kirjaliku taotluse (võib ka e-posti teel) tähtaja pikendamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne tähtaja saabumist. Kui dokument on tähtajaks täitmata ja tähtaja pikendamiseks ei ole taotlust esitatud, informeerib dokumendiregistripidaja sellest vallavanemat. 58. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud (sh teatamine asjaomastele isikutele ja asutustele) on sooritatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Dokumendiregistrisse tehakse vastav täitmismärge, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. Näiteks: Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) ametnik (nimi). ( allkiri) /nimi/ Maakorraldaja 15.05.2004 III. DOKUMENTIDE VORMINÕUDED Dokumendiplangid ja nende vorminõuded 59. Dokumendid vormistatakse plankidele. 60. Vallasiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal. Dokumendi töövariandid (projektid, eelnõud) vormistatakse valgele paberile. 61. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. 62. Vallal on valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste registris registreeritud valla vapi kujutisega üldplank, kirjaplank. Korraldused, käskkirjad, protokollid, aktid vormistatakse üldplangile. Vallasiseste dokumentide plankide näidised on kinnitatud vastavate käskkirjadega (lähetuskulude aruanne, koolituse leht, materiaalsete väärtuste mahakandmise akt, tööajagraafik, suuliselt esitatud teabenõuete protokollimise vorm jne) Vallavolikogu, vallavalitsus ja ametnikud kasutavad valla üld- ja kirjaplanki, lisades valla nimele volikogu, valitsuse või ametikoha nime. 63. Komisjonid kasutavad neid moodustanud volikogu või valitsuse dokumendiplanke, lisades komisjoni nime, juhul kui see ei ole sätestatud teisiti. 64. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paberi formaati – A4 (210 x 297 mm). Õigusaktid ja mitteadresseeritavad dokumendid vormistatakse üldplangile näidisvormingu alusel kehtestatud vormi kohaselt, väljasaadetavate kirjade originaalid aga kirjaplangile. Dokumendi töövariandid vormistatakse valgele paberile. 65. Dokumendi veeriste laiused on: Vasak 30 mm Ülemine 8 mm Parem 12 mm Alumine 9 mm 66. Dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks tuleb kasutada trükikirja suurusega 12 kuni 24 punkti, kontaktandmete trükkimiseks 8 kuni 10 punkti. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust. 67. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. Dokumendi rekvisiidid 68. Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on: 1) dokumendi väljaandja nimi; 2) dokumendi kuupäev; 3) tekst; 4) allkiri või allkirjad. 69. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite: 1) valla vapp; 2) valla registrikood; 3) väljaandmise koht (Viiratsi); 4) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «KIIRE», «AK» (asutusesiseseks kasutamiseks), AKEA (asutusesiseseks kasutamiseks sisaldab eraelulisi andmeid); 5) adressaat; 6) registreerimise indeks; 7) dokumendiliigi nimetus (akt, protokoll, volikiri, õiend jt); 8) kinnitusmärge; 9) pöördumine; 10) märkus lisade kohta; 11) lisaadressaadid; 12) kooskõlastusmärge; 13) viisa; 14) pitser; 15) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral; 16) dokumendi koostaja või vastutava täitja ees- perekonnanimi ning tema sideandmed; 17) dokumendi arvutifaili tähis. 70. Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord dokumendil peab olema püsiv. 71. Plankidele trükitakse vajalikud rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad. Rekvisiitide vormistamise nõuded 72. Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva(d) ja numbrit(d) eristatakse sõnade «Teie» või «Viide (Viited)» ja «Meie» abil. 73. Üldplangile koostatavatel dokumentidel (akt, protokoll) märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes. 74. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge («KIIRE», «VALLASISESEKS KASUTAMISEKS») suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule. 75. Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond. Näiteks: Hr /nimi/ N. ministeerium N. ministeerium personaliosakond Kase 37 20100 TALLINN 76. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. 77. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kuid sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. 78. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt: 1) Riigikogule, Presidendile ja Vabariigi Valitsusele (või peaministrile) adresseeritud kirjadel märgitakse adressaadid esitatud järjekorras. Üldjuhul ei saadeta samasisulist kirja Vabariigi Valitsusele või peaministrile ja ühele ministeeriumile. 2) Saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla (näide 1). 3) Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «Sama», «Teadmiseks» või «Koopia(d)» (näide 2). Näide 1: Adressaadiväljal Lisaadressaatide real L. minister /nimi/ M. minister /nimi/ Koopia: Eesti Linnade Liit N. minister /nimi/ Näide 2 : J. minister /nimi/ Sama: L. minister /nimi/ M. minister /nimi/ N. minister /nimi/ Teadmiseks: R. vallavanem /nimi/ S. vallavanem /nimi/ Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla; 4) valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita. Näide: Adressaadiväljal: Lisaadressaatide real: Pärnu Linnavalitsus Sama: Narva Linnavalitsus Uus 4 Tartu Linnavalitsus 23600 PÄRNU 5) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja; 6) valla poolt üheliigiliste asutuste või isikute grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi (näiteks: volikogu liikmed, koolid). Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, vallale jääb originaal; 7) paljude eri adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja valda jääva ärakirja adressaadiväljale märkus «Vastavalt nimekirjale», väljasaadetavale kirjale märgitakse iga adressaat eraldi. 79. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. 80. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1). 81. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide 2). Näide 1: Näide 2: 1. Peatükk (osa ) I Osa 1.1 Jagu (alaosa) 1. Punkt 1.2. . . . . . . . . . . . . 2. . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Punkt 1) Alapunkt 1.2.2 . . . . . . . . . . . . 2) . . . . . . . . . . . . 1.1.2.2.1 Alapunkt 3) . . . . . . . . . . . . 82. Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametiasutusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm kuni viis rida. Näide: (allkiri) . . . /nimi/ Vallavanem 83. Komisjoni nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis. Näide: vallasekretär, valla valimiskomisjoni esimees 84. Dokumendi jaotuskava märgitakse dokumendi kooskõlastuslehele või eraldi lehele. Näiteks: Koopiad: personaliosakond, raamatupidamine 85. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. 86. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Kasutada sinist pitserit. 87. Dokumendi töövariandi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas peab olema märge. Näiteks «EELNÕU» (vallavalitsuse korraldusel) või «PROJEKT» (muul dokumendil) koos vastava variandi koostamise kuupäevaga ja koostaja nimega. Kuupäev ja koostaja nimi võivad olla ka dokumendi kooskõlastuslehel. Koopiad, ärakirjad ja väljavõtted 88. Vallasiseselt võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiaid. Dokumendi ärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» («KOOPIA») ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge. Näiteks: ÄRAKIRI ÕIGE (KOOPIA ÕIGE) . . (allkiri) . /nimi/ Vallasekretär 15.05.2004 89. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse valla plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga analoogiliselt punktis 87 märgitule. Vallasiseselt võib dokumentide väljavõtted tõestada ainult pitseriga. 90. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema või volikogu esimehe poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial või väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. Dokumendi vormistamine arvutil ja kirjutusmasinal 91. Dokumentide vormistamisel kasutatakse soovitavalt järgmisi kirjasamme, kirjasuurusi ja šrifte: 1) kirjutusmasinal kirjasammu 2,54 mm või 2,117 mm; 2) arvutil püstkirja šriftiga Times New Roman suurusega 12 kuni 18. 92. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. 93. Dokumentide vormistamisel kasutatakse järgmisi reavahesid: 1) kirjutusmasinal 1 või 1,5; 2) arvutil üks reavahe (automaatne reavahe). 94. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel. Sama teksti eri lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega. 95. Õigusaktidel (korraldused) ja teistel mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu (näiteks 3 (7)). 96. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. 97. Arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka märkida arvutifaili tähis. IV. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokumentide registreerimise üldnõuded 98. Dokumendiregistrit peab sekretär-asjaajaja. 99. Dokumentide registreerimine on vallas ühekordne. 100. Registreerimisele kuuluvad: 1) õigusaktid (käskkirjad, korraldused, määrused jm); 2) protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) arved; 5) saabunud ja väljasaadetavad kirjad, tõendid, teatised, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm; 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 7) kõik e-postiga saabunud või väljasaadetud dokumendid; 8) faksi või e-postiga saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle faksile või e-posti aadressile dokument saabus või välja saadeti; 9) käsipostiga valda saabunud või ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse ametnikule üleandmise päeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik. 101. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile number, mis koosneb: 1) toimiku indeksist, mis koosneb selle funktsiooni tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks või lahendamiseks saadeti, ja dokumentide loetelu järgsest järjekorranumbrist; 2) küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel kasutatakse viiteid eelnevale kirjavahetusele; 3) registri järjekorranumbrist. Näiteks: väljasaadetud kirja indeks on 10-12/267, kus 10 on funktsiooni tähis, 12 dokumentide loetelujärgne number ja 267 järjekorranumber registris. 102. Dokumendi järjekorranumbrid algavad uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesande või tähtajaga loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 103. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid, samuti korduvalt saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse esmase dokumendi numbri all. 104. Registreerimisele ei kuulu: 1) kutsekaardid, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 2) reklaamtrükised; 3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad); 4) informatiivse sisuga trükised; 5) kirjad märkega «ISIKLIK»; 6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. 105. Märkega AK (asutusesiseseks kasutamiseks) dokumendid peab ametnik kohale viima isiklikult. Dokumendiregister 106. Dokumendiregister peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registri pidamine peab vastama andmekaitse nõuetele. 107. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse seadusest (RT I 1999, 16, 271; 1999, 82, 752; 2001, 7, 17; 93, 565; 100, 643; 2002, 53, 336; 57, 354; 63, 387; 2003, 13, 67; 23, 147; 2004, 2, 7) ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest. 108. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. Väljatrükk registrist tehakse kord nädalas. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. 109. Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, peab dokumendiregister sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 110. Õigusaktide (määrused, otsused, korraldused ja käskkirjad) kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) õigusaktide andja nimetus; 2) õigusakti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed õigusakti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 111. Kui õigusakti jõustumine on seotud selle teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. 112. Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangute kehtestamise aeg, alus, tähtaeg; juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 6) protokollile allakirjutanud isikud. 113. Lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused, füüsilise isiku puhul sünniaeg, juriidilise isiku puhul registrikood; 2) lepingu liik; 3) number; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 114. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja nimi või nimetus; 2) saabumise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, kiri, teabenõue, tõend jm); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 9) dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number; 10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 11) sarja tähis; 12) allasutuse nimetus või ametniku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 13) lahendamise tähtaeg; 14) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). Dokumendi registreerimine 115. Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib sekretär-asjaajaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. 116. Isiklikud ja valele aadressile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asjaajamistalituses registreerimata. 117. Kui dokument ei vasta punktis 114 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumise korral tehakse dokumendi registrisse vastav märge ja teatatakse sellest saatjale. 118. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi. 119. Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud punkti 113 lõigetes 1–9 nimetatud andmed. 120. Saabunud dokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab valla nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. 121. Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab üldjuhul igal asjaajamisaastal numbrist 1. Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud komisjonide või töörühmade protokollid võib motiveerida läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 122. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 123. Õigusakti, protokolli, akti, avalduse või lepingu numbrile lisatakse sarja tähis või liigi tunnus. Tähistena võib kasutada araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. 124. Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. 125. Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe kalendriaasta piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. 126. Dokumendid, mis on esitatud registripidajale kella 13-ks ning sisult ja vormilt korrektsed, esitatakse vallavanemale allakirjutamiseks ja saadetakse üldjuhul välja samal päeval. 127. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid (aktid, protokollid) saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga. Saabunud dokumentide registreerimine 128. Esmased andmed dokumendi kohta kantakse dokumendiregistrisse dokumendi saabumise päeval. 129. Saabunud kirja esimesele lehekülje vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge. 130. Faksiga või elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asjaajamiskorra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumise kuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale ametnikule ja tehakse dokumendiregistrisse (lahtrisse kommentaar) täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksi või elektronpostiga saabumise kuupäevast. Faksi või elektronpostiga saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle faksile või elektronposti aadressile dokument saabus. Kõik käsipostiga ja valla ametnikele isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras sekretär-asjaajajale üleandmise päeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtja. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud. Väljasaadetavate dokumentide registreerimine 131. Postiga saadetavad dokumendid tuuakse väljasaatmiseks ümbrikuta või masinakirjas vormistatud lahtise ümbrikuga. Suletud ümbrikus võivad olla juurdepääsupiiranguga dokumendid, kutsed ja pühade- või õnnitluskaardid. Juurdepääsupiirangu märge tehakse ka ümbrikule. 132. Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab registripidaja dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. 133. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokumendid märkega «KIIRE» saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata. 134. Dokumendi menetluse lõppedes kantakse registrisse täitmise kuupäev ja toimiku number. V. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLAKIRJUTAMINE Dokumendi koostamine 135. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest ning käesolevast asjaajamiskorrast. Soovitatav on kirjas käsitleda üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitletavatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad. 136. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus (näiteks: Viiratsi vald teatab, tõendab, esitab või teatame Teile, kooskõlastame, esitame). 137. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. Dokumendi kooskõlastamine 138. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. 139. Dokumendi asutusesise kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu (projekti) viseerimine. Dokumendi eelnõu (projekt) viseeritakse asjaomaste ametnike poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest ning kuupäevast. Viisa paigutatakse dokumendi kooskõlastuslehele (lisa …) või dokumendi projekti esikülje parempoolsele nurgale (nii paberkandjal kui e-posti teel esitatud). E-posti kaudu esitatud dokumendi eelnõul (projektil) märgitakse viseerija ees- ja perekonnanimi, ametinimetus ja kuupäev. 140. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu (projekti) kõigepealt oma vahetu ülemusega ning seejärel vastavalt vajadusele kõigi asjaosalistega. Dokumentide eelnõud (projektid), mis käsitlevad finantsküsimusi, kooskõlastatakse pearaamatupidajaga, dokumentide eelnõud (projektid), mis käsitlevad personalitööd, kooskõlastatakse personali- ja arhiivitöö spetsialistiga. Enne allakirjutamist kooskõlastab dokumendi vallasekretär. 141. Vallasisesed dokumendid kooskõlastatakse kolme tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võivad dokumentide kooskõlastajad kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. 142. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. Kui dokumendi jõustumine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega vallavanema või valla ametnikuga, vormistatakse see kooskõlastusmärke abil. Õigusakti eelnõu kooskõlastatakse kirjaga, kus esitatakse ettepanekud ja märkused eelnõu kohta. 143. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse kümne tööpäeva jooksul, kui dokumendis ei ole teist tähtaega. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. 144. Käesolevas korras sätestatud dokumendi kooskõlastamise tähtajad kehtivad nii, kuivõrd seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest ei tulene teisiti. 145. Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt. 146. Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega. Dokumendi lisadele kirjutab alla vastav ametnik. 147. Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule. 148. Väljasaadetavad kirjad kirjutatakse alla kahes eksemplaris. 149. Dokumendi õige menetlemise eest vastutab dokumendi koostaja. Vallavanema käskkiri 150. Vallavanema käskkirja eelnõu esitatakse koostaja poolt kooskõlastamiseks vastavale ametnikule. Juurde lisab koostaja õigusaktide andmebaasis avaldamisele mittekuuluvate õigusaktide tekstid ja teised dokumendid, mille alusel on eelnõu koostatud, ja korralduse (või muu õigusakti) koopiad, mis eelnõu alusel muudetakse või tühistatakse. Regulaarsete käskkirjade puhul lisatakse eelmise kooskõlastatud ja allakirjutatud käskkirja koopia. 151. Käskkirja tekstis peab olema märgitud aluseks olevate õigusaktide nimetus, vastuvõtmise kuupäev ja number (välja arvatud seadustel), pealkiri ja sätted, millest tuleneb vallavanema õigus käskkirja välja anda ja mis antud küsimust reguleerivad. Vajadusel tagastatakse eelnõule lisatud materjalid koostajale pärast käskkirjale allakirjutamist. 152. Käskkirjas esitatud andmete õigsuse eest vastutab käskkirja projekti esitaja. 153. Komisjoni moodustamise käskkiri peab sätestama komisjoni tegevuse õiguslikud alused, töö- ja asjaajamise korra. 154. Käskkirjale kirjutab alla vallavanem, lisale selle esitaja. 155. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. 156. Käskkirjad tehakse viivitamata teatavaks asjaosalistele, kui seadusega ei ole sätestatud teistsugune teatavakstegemine. Käskkirjad, millel on üldine tähtsus, avalikustatakse käskkirjas sätestatud korras ja tähtajal. 157. Käskkirjad registreeritakse eraldi registris, neile antakse järjekorranumber ja kuupäev. Dokumentide loetelu koostamine ja toimikute moodustamine 158. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks valla asjaajamises on dokumentide loetelu. 159. Valla dokumentide loetelu koostab ja muudab personali- ja arhiivitöö spetsialist ametnike ja volikogu komisjonide esitatud ettepanekute põhjal. Dokumentide loetelu on tähtajatu. 160. Juhul kui valla struktuuri või ülesandeid muudetakse aasta kestel, viiakse dokumentide loetelu kooskõlla valla uue struktuuri ja ülesannetega. Teisest asutusest selle ümberkorraldamisel või lõpetamisel ülevõetud toimikud, mille pidamine asjaajamises jätkub, kantakse dokumentide loetelusse. Koos toimikutega tuleb üle anda ümberkorraldatava või lõpetatava asutuse dokumendiregister. 161. Dokumentide loetelusse ei kanta riiklikke registreid ja teisi registreid, millel on oma põhimäärus. Kui toimikute loetelu kasutatakse ajutise säilitustähtajaga toimikute nimistuna. 162. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitusajaga dokumente. 163. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks dokumentide loetelu järgi ning aastaarv. 164. Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. 165. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab peale dokumendi liigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on sisu tunnus. 166. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näiteks: teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm). 167. Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostajale. 168. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus järjestuses. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. Toimikute (dokumentide) säilitamine, kasutamine ja hävitamine 169. Ametnikud peavad tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. 170. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse lukustatavates ruumides. 171. Kõik ametnikud võtavad asjaajamisaasta jooksul oma töö käigus saadud või loodud arhivaalid arvele ühe kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu, arhivaalide loetelu koostamiseks. 172. Kõik arhivaalid (ka lühiajalise säilitusväärtusega) antakse valla arhiivi üks aasta pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Täitmise eest vastutavad ametnikud. 173. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid süstematiseeritakse valla arhiivis ja koostatakse nimistu. 174. Nimistu kooskõlastatakse Viljandi Maa-Arhiiviga hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab vallasekretär. 175. Vald väljastab valla arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. 176. Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis. 177. Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud arhiivieeskirjale (RT I 1998, 118–120, 1904). VI. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 178. Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. 179. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseaktiga juhul, kui lahkub asutuse juht või seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. 180. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama: 1) üleandja täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleliolevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) ametniku või allasutuse juhi lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 5) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule. Alapunktides 1–4 nimetatud dokumentide loetelud märgitakse üleandmise-vastuvõtmise akti juhul, kui vastavate toimingute tähtaeg langeb ametniku ajutise äraoleku ajale. 181. Vallavanema ameti üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama peale käesoleva korra punktis 179 nimetatud andmete valla kohta tervikuna järgmisi andmeid: 1) koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) valla eelarvevahendite seis; 3) pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava ametniku kohta; 4) vallavanema poolt allakirjutatud viimase õigusakti, lepingu ja kirja indeks või number; 5) muud olulised andmed valla asjaajamise kohta; 6) üldandmed valla arhiivi kohta. 182. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga vastavalt põhimäärusele, kus on reguleeritud vallavara kasutamise kord. 183. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse kolmes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja kolmas vallale ning sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab vahetu ülemus. 184. Vallasekretäri vahetumise korral koostatava akti kinnitab vallavanem. Vallavanema ja volikogu komisjonide esimeeste vahetumise korral koostatava akti kinnitab volikogu esimees. Volikogu esimehe vahetumise korral koostatava akti kinnitab valimiskomisjoni esimees. 185. Vallavanema ja volikogu esimehe vahetumisel koostatavad aktid avalikustatakse valla koduleheküljel. 186. Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. 187. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vallasekretäri või vallavanema juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti vastav märge.