Sillamäe Linnavalitsus — Sillamäe Linnavalitsuse sisekontrolli eeskirja kinnitamine — KO, 129, 1150

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 ja 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141; 88, 588) § 30 lõike 1 punkti 2 ja Sillamäe Linnavolikogu 30. septembri 2003. a määrusega nr 14/27-m kinnitatud «Sillamäe linna põhimääruse» (KO 2003, 150, 2254) § 84 lõike 2 alusel, linnavalitsus määrab: 1. Kinnitada Sillamäe Linnavalitsuse sisekontrolli eeskiri vastavalt lisale. 2. Tunnistada kehtetuks Sillamäe Linnavalitsuse 7. juuni 2000. a määrus nr 452-m «Sillamäe Linnavalitsuse ja linnavalitsuse hallatavate asutuste sisekontrolli eeskirja kinnitamine» ja Sillamäe Linnavalitsuse 20. veebruari 2002. a määrus nr 2-m «Sillamäe Linnavalitsuse ja linnavalitsuse hallatavate asutuste sisekontrolli eeskirja muutmine» (KO 2002, 30, 726). 3. Määrus jõustub 5. aprillil 2004. a. Linnapea Ain KIVIORG Linnasekretär Tõnu UUSTALU Sillamäe Linnavalitsuse 1. aprilli 2004. a määruse nr 3 lisa Sillamäe Linnavalitsuse sisekontrolli eeskiri 1. Üldsätted 1.1. Sisekontrolliga Sillamäe Linnavalitsus: 1.1.1. teostab teenistuslikku järelevalvet linnavalitsuse struktuuriüksuste ja nende teenistujate ning linnavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi asutused) ja nende juhtide tegevuse seaduslikkuse ja otstarbekuse üle; 1.1.2. kontrollib muude juriidiliste isikute tegevuseks linnaeelarvest sihtotstarbeliselt eraldatud vahendite ja kasutusse antud linnavara sihipärast kasutamist ning finantseerimis-, rendi- ja muude lepingute täitmist. 1.2. Sisekontroll viiakse läbi linnapea kinnitatud sisekontrolli aastaplaani ja linnapea käskkirja või suulise korralduse alusel. 1.3. Sisekontrolli läbiviimist koordineerib ja korraldab linnavalitsuse sisekontrolli peaspetsialist. Sisekontrolli teostavad linnavalitsuse sisekontrolli peaspetsialist, personali peaspetsialist, Linna Raamatupidamine ja teised linnavalitsuse teenistujad ning asutuste töötajad vastavalt linnapea käskkirjale (edaspidi sisekontrolli läbiviijad). 1.4. Sisekontrolli läbiviijad on aruandekohustuslikud linnapea ees. 1.5. Oma tegevuses juhinduvad sisekontrolli läbiviijad Eesti Vabariigi ja Sillamäe linna õigusaktidest, käesolevast eeskirjast, linnapea käskkirjadest ning teistest õigus- ja haldusaktidest. 1.6. Oma tegevuse spetsiifikas lähtuvad sisekontrolli läbiviijad Kõrgemate Kontrollimisasutuste Rahvusvahelise Organisatsiooni (INTOSAI), Rahvusvahelise Audiitorite Assotsiatsiooni (IAA) ja Rahvusvahelise Siseaudiitorite Instituudi (IIA) standarditest. 2. Põhiülesanded 2. l. Sisekontrolli põhiülesanded on: 2.1.1. linnavalitsuse struktuuriüksuste ja nende teenistujate ning asutuste ja nende juhtide tegevuse kehtivatele Eesti Vabariigi ja Sillamäe linna õigusaktidele vastavuse kontrollimine; 2.1.2. linnavalitsuses ja asutustes eelarvete täitmise ja raamatupidamise õigsuse siseauditi läbiviimine; finantsdistsipliinist kinnipidamise, eelarveliste ja eelarveväliste vahendite õige ja sihipärase kasutamise, arvepidamise seisukorra õigsuse, vahendite kasutamise põhjendatuse, raamatupidamisarvestuse ja aruandluse õigsuse kontrollimine; 2.1.3. materiaalsete väärtuste ja rahaliste vahendite kasutamise seaduslikkuse, otstarbekuse ja efektiivsuse kontrollimine; 2.1.4. linnavalitsuse struktuuriüksuste ja asutuste poolt sõlmitud lepingute ja teiste tehingute seaduslikkuse, majandusliku otstarbekuse ja täitmise õigsuse kontrollimine; 2.1.5. asutuste struktuuri ja personali koosseisu analüüsimine ja hindamine lähtudes asutuste ülesannetest ja eesmärkidest; 2.1.6. juhtimis- ning kontrollmeetmete tulemuslikkuse, säästlikkuse ja efektiivsuse tuvastamine ja hindamine; 2.1.7. linnavalitsuses ja asutustes esinevate riskide tuvastamine ja hindamine; 2.1.8. kontrollimise käigus tehtud tähelepanekutest ja järeldustest linnapea ja linnavalitsuse liikmete informeerimine, ettepanekute väljatöötamine avastatud puuduste kõrvaldamiseks ning nende esitamine linnapeale; 2.1.9. usaldusväärse, õige ja õigeaegse finants- ja juhtimisinfo kogumine ja säilitamine. 3. Õigused ja kohustused 3.1. Sisekontrolli läbiviijatel on neile pandud ülesannete täitmiseks õigus: 3.1.1. saada kontrollitavalt linnavalitsuse struktuuriüksuselt või asutuselt kontrollimise käigus teavet, tutvuda kõigi vajalike dokumentidega ja saada nende koopiaid ning vajadusel nõuda teenistujatelt ja töötajatelt kirjalikke seletusi; 3.1.2. pääseda koos kontrollitava linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse teenistujaga kontrollimise eesmärgil kõikidesse kontrollitava struktuuriüksuse või asutuse ruumidesse, objektidele ja materiaalsete väärtuste hoidlatesse; 3.1.3. saada kontrolli läbiviimisel linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juhilt organisatsioonilist ja tehnilist abi; 3.1.4. teha koostööd teiste asutuste ja organisatsioonide ning muude isikutega käesolevast eeskirjast tulenevate ülesannete täitmiseks; 3.1.5. kasutada vajadusel ja kokkuleppel linnapeaga linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse teenistujate, ekspertide ja välisaudiitorite abi; 3.1.6. esitada ettepanekuid Eesti Vabariigi või Sillamäe linna õigusaktidega vastuolus olevate linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuste dokumentide muutmiseks või kehtetuks tunnistamiseks; 3.1.7. esitada linnavalitsusele Sillamäe linna õigusaktide eelnõusid teenistuse pädevusse kuuluvates küsimustes; 3.1.8. esitada linnavalitsusele ettepanekuid sisekontrolli süsteemi töö paremaks korraldamiseks. 3.2. Sisekontrolli läbiviijad on kohustatud: 3.2.1. täitma neile pandud ülesanded õiguspäraselt, täpselt ja õigeaegselt; 3.2.2. avalikustama kontrollimise käigus tekkivat informatsiooni ainult linnapea volitusel või linnapea kaudu. 4. Kontrollimise etapid, dokumentatsioon ja informatsiooni liikumine 4.1. Kontrollimise etapid on: 4.1.1. sisekontrolli aastaplaani koostamine; 4.1.2. sisekontrolli läbiviimise kohta linnapea käskkirja vormistamine; 4.1.3. kontrollitava linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juhi teavitamine; 4.1.4. kontrollimise käigus informatsiooni kogumine, analüüsimine ja dokumenteerimine. Kontrollimisel kasutatakse erinevaid meetodeid, mis on toodud eeskirja punktis 5; 4.1.5. aruannete ja/või koondaruande vormistamine ning ettepanekute tegemine; 4.1.6. aruannete ja/või koondaruande tutvustamine kontrollitud linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juhile, kontrollimise tulemuste läbiarutamine, aruannete ja/või koondaruande allkirjastamine; 4.1.7. kontrollimise tulemusest linnapea ja linnavalitsuse liikmete informeerimine; 4.1.8. vajadusel järelkontrolli teostamine. 4.2. Kontrollimise dokumentatsioon ja info liikumine: 4.2.1. kontrollimiste aluseks on sisekontrolli aastaplaan ja linnapea käskkiri sisekontrolli läbiviimise kohta; 4.2.2. sisekontrolli aastaplaan koostatakse linnavalitsuse liikmete ettepanekuid arvestades ja esitatakse kinnitamiseks linnapeale; 4.2.3. sisekontrolli aastaplaanis on ära näidatud kontrollitava objekti nimetus, kontrolli eesmärk, kontrollitavad küsimused, kontrollimise aeg, kontrollitav periood, sisekontrolli läbiviijad ja ülesannete jaotus; 4.2.4. kiireloomuliste ülesannete täitmisel viiakse plaaniväline sisekontroll läbi linnapea käskkirja või suulise korralduse alusel; 4.2.5. kontrollitava linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juhti teavitatakse kontrollimisest vähemalt üks nädal enne kontrollimise algust; 4.2.6. tehtud kontrollimise kohta vormistatakse ja allkirjastatakse sisekontrolli läbiviija poolt vastav aruanne, kus tuuakse välja kontrollimise jooksul tehtud tähelepanekud ja ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks. Aruandele lisatakse aruannet toetavad ja selgitavad dokumendid; 4.2.7. juhul kui kontrollimisest võtab osa mitu sisekontrolli läbiviijat, kontrollimise lõppetapis vormistab ja allkirjastab sisekontrolli peaspetsialist koondaruande, kus tuuakse välja kontrollimise käigus tehtud tähelepanekud ja ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks. Koondaruandele lisatakse sisekontrolli läbiviijate vormistatud ja allkirjastatud vastavad aruanded; 4.2.8. aruannet ja/või lõpparuannet tutvustatakse kontrollitud struktuuriüksuse või asutuse juhile, kellega arutatakse läbi kontrollimise tulemused ning kellel on õigus anda selgitusi ja esitada vastulauseid; 4.2.9. vajadusel teostatakse järelkontroll veendumaks, et kontrollimise tulemustest lähtudes on võetud tarvitusele vajalikud meetmed; 4.2.10. kontrollimise kohta avatakse toimik, kuhu kogutakse kontrollimise käigus hangitud ja koostatud dokumentatsioon. 5. Kontrollimise meetodid 5.1. Sisekontrolli läbiviimisel võivad läbiviijad valida kontrollimiseks mõne järgnevatest meetoditest või kasutada vajadusel meetodite kompleksi: 5.1.1. tegevuse taasesitus – tegevuse või arvutuse kordamisega saab hinnata tehingu töötlemise täpsust ja korrektsust ning tulemuse usaldusväärsust; 5.1.2. analüütiline ülevaade – hõlmab teatud andmete võrdlemist, eesmärgiga tuvastada ebanormaalsed või selgitamist vajavad ja seega huvipakkuvad valdkonnad; 5.1.3. inventeerimine – teostatakse mingi varalise objekti olemasolul, kaasates vajadusel spetsialiste objekti olemuse tuvastamiseks; 5.1.4. kokkuviimine (vastukontroll) – seisneb kahe erineva andmebaasi andmete võrdlemises; 5.1.5. intervjueerimine – parim meetod hoidmaks kokku kontrollimisele kuluvat aega ja saamaks vahetut informatsiooni; 5.1.6. aruannete ja uurimuste lugemine – kõikvõimalike aruannete lugemine, mis uuritavat objekti ja selle probleeme võiksid iseloomustada; 5.1.7. sõltumatu osapoole kinnitus – kasutatakse selleks, et saada vastava ala spetsialistilt kinnitust teatud faktide kohta; 5.1.8. küsimustike kasutamine – efektiivne meetod olukordades, kus teatud tegevus on sarnane ja korduv organisatsiooni erinevates osades; 5.1.9. võrdlemine – teatud tehingu andmete võrdlemine algdokumendiga; 5.1.10. kaardistamine – kasutatakse protsessi piltlikuks kujundamiseks graafilisel teel; 5.1.11. läbijalutamine – toimub konkreetsete tehingute jälgimine läbi süsteemi algusest lõpuni. Linnapea Ain KIVIORG Linnasekretär Tõnu UUSTALU