Laekvere Vallavolikogu — Laekvere valla ametiasutuse dokumendiregistri pidamise põhimäärus — KO, 88, 819

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 ja 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141) § 6 lõike 3 punkti 1 ja § 22 lõike 2, andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77; 2002, 61, 375; 63, 387; 2003, 18, 107; 26, 158) § 43 lõike 1 ja § 44, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387; 2003, 25, 153; 26, 158) § 11 alusel ning lähtudes Laekvere Vallavolikogu 27. veebruari 2004. a määrusest nr 20 «Laekvere valla andmekogude esitamise kord» ning 2. märtsi 2004. a otsusest nr 27 «Laekvere valla ametiasutuse dokumendiregistri asutamine» ning arvestades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused». 1. Üldsätted 1.1. Laekvere valla ametiasutuse dokumendiregister on andmekogu, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning mida peetakse andmekogude seaduse ja avaliku teabe seaduse alusel valla ametiasutusele (edaspidi asutus ) saabunud ning tema koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks. 1.2. Registri ametlik nimi on Laekvere valla ametiasutuse dokumendiregister (edaspidi register). 1.3. Registris kuuluvad registreerimisele: 1.3.1. vastuvõetud ja allkirjastatud õigusaktid; 1.3.2. koostatud protokollid ja aktid; 1.3.3. lepingud; 1.3.4. saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jms); 1.3.5. suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 1.3.6. valla ametiasutuse või selle struktuuriüksuse, ametniku või ametiasutuse hallatava asutuse töötaja esitatatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 1.3.7. muud õigusaktide ja valla asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. 2. Registri ülesehitus 2.1. Register jaguneb kahte ossa: 2.1.1. aktuaalsed andmed; 2.1.2. registri arhiiv. 2.2. Aktuaalsete andmetena käsitletakse kõiki andmeid, mis käesoleva põhimääruse kohaselt kuuluvad registris registreerimisele ja mida ei ole kantud registri arhiivi. 2.3. Registrisse kantud aktuaalsed andmed kantakse iga aasta 31. detsembri seisuga arhiivi. 3. Registrisse kantavad andmed 3.1. Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.1.1. akti andja nimetus; 3.1.2. akti liik; 3.1.3. pealkiri; 3.1.4. number; 3.1.5. kuupäev; 3.1.6. jõustumise kuupäev (v.a alapunktis 3.2 sätestatud erand); 3.1.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.1.8. andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 3.1.9. andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 3.2. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kupäeva registrisse ei kanta. 3.3. Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.3.1. organi nimetus (protokollide korral); 3.3.2. number; 3.3.3. kuupäev; 3.3.4. päevakord, teema või pealkiri; 3.3.5. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.3.6. muud andmed vastavalt valla asjaajamiskorrale. 3.4. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. 3.5. Asutuses sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.5.1. lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood, isikukood või sünniaeg; 3.5.2. lepingu liik; 3.5.3. number või tähis; 3.5.4. kuupäev; 3.5.5. lepingu objekt; 3.5.6. jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 3.5.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 3.6. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse käesoleva põhimääruse punktides 1.3.4 kuni 1.3.6 nimetatud dokumendid koos kõigi lisadega. 3.7. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.7.1. saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 3.7.2. saabumise või saatmise kuupäev; 3.7.3. saatja posti- või elektronpostiaadress või muud sideandmed; 3.7.4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 3.7.5. pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 3.7.6. dokumendi lisade nimetused ja arv; 3.7.7. dokumendi kuupäev; 3.7.8. vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 3.7.9. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi, kulleriga, anti isiklikult üle); 3.7.10. dokumendi saatja märgitud indeks või number; 3.7.11. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.7.12. sarja tähis; 3.7.13. struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 3.7.14. lahendamise tähtaeg: 3.7.15. täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 3.7.16. muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. 3.8. Registreerimisel antakse igale dokumendile indeks. 3.9. Registri infosüsteem tagab igale registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile juurdepääsu ning sisaldab iga paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviita. 4. Registriandmete esitajad ja dokumentide registreerimine 4.1. Registrisse kandmiseks võivad andmeid esitada kõik vallavolikogu ja vallavalitsuse liikmed ja vallavalitsuse ametnikud. 4.2. Andmete kandmist registrisse ja nende töötlemist korraldab vallavanema käskkirjaga määratud registreerimise pädevust omav ametnik (edaspidi volitatud töötleja). 4.3. Enne andmete registrisse kandmist kontrollib volitatud töötleja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. 4.4. Isiklikud ja valele aadressile või dokumendis mitte märgitud aadressile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata. 4.5. Kui dokument ei vasta sätestatud nõutele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud, v.a juhul, kui valla asjaajamiskorras nähakse ette teisiti, kui dokument sisaldab olulist teavet. 4.6. Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse registris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud käesoleva põhimääruse punktides 3.7.1 kuni 3.7.9 nimetatud andmed. 4.7. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt registreerimise korraldanud valla ametiasutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. Elektronpostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Elektronpostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Elektronpostiga saabunud dokumendi registreerimiseks kohustub isik, kelle elektronposti aadressile dokument saabus, selle edastama volitatud töötlejale. 4.8. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 4.9. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse dokument läbivaatamiseks viivitamata. 5. Andmete õigsuse tagamine, ebaõigete andmete parandamine ja sellest informeerimise kord 5.1. Registrisse kantud andmete õigsus tagatakse tarkvara abil, tõkestades vastuoluliste ja ilmselt ebaõigete andmete kandmist registrisse ning andmete seoste võrdlemisega andmete kandmisel registrisse ja andmete registris muutmisel. 5.2. Registriandmete esitaja on kohustatud tagama registrisse kandmiseks üleantavate andmete samasuse andmete registrisse kandmise alusdokumentidele kantud andmetega. 5.3. Vea ilmnemisel registrisse kantud andmetes on vea avastaja kohustatud sellest kohe teavitama volitatud töötlejat, kes on kohustatud kontrollima andmete õigsust ja vajadusel vea parandama vastava teate saamise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 5.4. Volitatud töötleja on kohustatud tegema registriandmete esitajale andmete õigsuse kohta järelepärimise juhul, kui: 5.4.1. andmesaaja on vaidlustanud registrisse kantud andmete õigsuse; 5.4.2. samade andmete kohta esitatakse mitmed andmekujud. Kui registrisse kandmiseks esitatakse rohkem kui üks samade ühest identifitseerimist võimaldavate andmetega dokumenti, loetakse neist õigeks esimesena esitatu ja teis(t)e kohta edastatakse viivitamatult teade registriandmete esitajale; 5.4.3. esitatud andmed ei ole loogiliselt seotud teiste andmetega; 5.4.4. andmekuju on ilmselt ebaõige. 5.5. Ilmnenud vea parandamisest annab volitatud töötleja viivitamatult teada isikule, kes on saanud valesid andmeid vale kande avastamisele eelnenud kuu jooksul, v.a kui kanne andmete andmise ajal oli õige. 6. Juurdepääs registrisse kantud andmetele 6.1. Registri kasutamine on tasuta, v.a kui seaduses on sätestatud teisiti. Register on avalik ning registri aktuaalsetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, v.a juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks. 6.2. Juurdepääs registrile on võimalik Laekvere valla veebilehe kaudu aadressil www.laekvere.ee. 7. Andmetele juurdepääsu sulgemine ja kord 7.1. Juurdepääsu registrile saab sulgeda vallasekretär või tema volitatud ametiisik. Ettepaneku registri või selle osa sulgemiseks teeb volitatud töötleja või muu isik, kui: 7.1.1. ilmneb oluline kuritarvitus; 7.1.2. ilmneb oht andmete hävimiseks; 7.1.3. ilmneb oluline andmekogu pidamist reguleeriva õigusakti normi rikkumine; 7.1.4. registrisse sisestatud andmed on valed. 7.2. Punktis 7.1 nimetatud ametnik taastab juurdepääsu registrile pärast sulgemise aluseks olnud asjaolude äralangemist. 8. Järelevalve registri pidamise üle 8.1. Registri pidamise üle teostab järelevalvet vallavalitsuse kantselei ja andmekaitse järelevalveasutus. 8.2. Järelevalve teostajal on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta. 8.3. Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalve teostaja ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks. 9. Registri finantseerimine Registrit finantseeritakse Laekvere valla eelarvest. 10. Registri likvideerimine 10.1. Registri likvideerimise otsustab Laekvere Vallavolikogu. 10.2. Registri likvideerimine toimub seaduses sätestatud korras. 11. Rakendussätted Käesolev määrus jõustub 10. märtsil 2004. a. Volikogu esimees Margo KLAASMÄGI