Vabariigi Valitsus — Arhiiviregistri asutamine ja arhiiviregistri pidamise põhimäärus — RT I, 2000, 33, 205

Arhiiviregister asutatakse ja arhiiviregistri pidamise põhimäärus kinnitatakse «Arhiiviseaduse» (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271) § 8 lõike 1 ning «Andmekogude seaduse» (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155) § 32 lõike 1 alusel. 1. peatükk REGISTRI ASUTAMINE § 1. Arhiiviregistri nimi Asutada riiklik register ametliku nimega «Arhiiviregister». § 2. Registri vastutav ja volitatud töötleja «Arhiiviregistri» (edaspidi register) vastutav töötleja on Riigikantselei ja volitatud töötleja Rahvusarhiiv. § 3. Registri pidamise eesmärk Registri pidamise eesmärk on avalike arhivaalide ja kultuuri-, ajaloolise või praktilise väärtusega eraarhivaalide kohta käivate andmete kogumine ja töötlemine arhivaalide kaitse korraldamiseks, neile juurdepääsu tagamiseks, nende üle arhiivijärelevalve teostamiseks ning muude avalikele arhiividele «Arhiiviseaduse» ja teiste õigusaktidega pandud ülesannete täitmiseks. 2. peatükk «ARHIIVIREGISTRI» PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS 1. jagu Andmete esitajad § 4. Andmete esitajad (1) Registrisse esitavad andmeid avalikud arhiivid, riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, juriidilised ja füüsilised isikud, kes valdavad avalikke arhivaale, samuti registrisse kantud eraarhivaalide omanikud ja valdajad (edaspidi andmeandjad). (2) Eraarhivaalide registrisse kandmise otsustab riigiarhivaar omaniku taotlusel või nõusolekul. 2. jagu Registri ülesehitus ja andmete koosseis § 5. Registri ülesehitus (1) Registrit peetakse elektroonilisel kujul ühetasandilise andmekoguna. (2) Registrit peetakse aktuaalsel ja mitteaktuaalsel kujul. (3) Mitteaktuaalsena hoitakse registri andmete muutmisel aktuaalsest registrist kustutatud andmeid, mille kohta säilitatakse viide registri aktuaalses osas. § 6. Registri objektid (1) Andmed arhivaalide ja arhivaalide kogumite kohta kantakse registrisse arhiivide või kollektsioonide (edaspidi arhiivid) kaupa. (2) Registrisse võib kanda andmeid arhiivi koostisosade (arhivaal, sari) kaupa, kui see on vajalik Eesti riigi, ajaloo ja kultuuri seisukohalt väärtuslike arhivaalide, samuti eraõiguslike juriidiliste ja füüsiliste isikute poolt avalike ülesannete täitmisel loodud või saadud arhivaalide üle arvestuse pidamiseks ja nende kaitse tagamiseks. § 7. Registri andmete koosseis (1) Registrisse kantakse andmed arhiivi (arhiivi koostisosade), arhiivimoodustaja, omaniku ja valdaja kohta. (2) Arhiivi (arhiivi koostisosade) kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) tähis (arhiiviviit); 2) nimetus (pealkiri); 3) piirdaatumid; 4) arhiiviväärtusega arhiivi osa piirdaatumid; 5) kogus; 6) arhiiviväärtusega arhiivi osa kogus; 7) märge juurdepääsupiirangu kohta; 8) riigiarhivaari otsuse number ja kuupäev (eraarhivaalide puhul). (3) Arhiivimoodustaja kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) nimevormid kronoloogilises järjekorras; 2) nimevormi kehtimisaeg. (4) Arhivaalide omaniku kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) nimi; 2) kontaktandmed. (5) Arhivaalide valdaja ja asukoha kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) nimi; 2) kontaktandmed; 3) arhivaalidele juurdepääsu korraldava asutuse või selle struktuuriüksuse või isiku nimi ja kontaktandmed, kui need erinevad valdaja andmetest. (6) Arhivaalide koguse mõõtühikud määrab kindlaks registri volitatud töötleja. § 8. Registri pidamiseks vajalikud andmed Registri volitatud töötleja võib registrisse kanda registri pidamiseks ja registri andmete mõistmiseks vajalikke andmeid registri objekti, registri kannete ajakohasuse, andmeandja ja andmete registrisse kandmise ning muutmise asjaolude kohta. Registri pidamiseks vajalikel andmetel on informatiivne tähendus. 3. jagu Andmete alusdokumendid. Andmete registri volitatud töötlejale üleandmise kord ja tähtajad § 9. Andmete alusdokumendid (1) Andmed avalike arhivaalide kohta esitab andmeandja registri volitatud töötlejale «Arhiiviseaduses» ja Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud «Arhiivieeskirjas» (RT I 1998, 118–120, 1904; 1999, 2, õiend) sätestatud loetelude ja kirjelduste (dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu ja arhiivinimistu) alusel. (2) Andmed eraarhivaalide kohta kantakse registrisse omaniku taotluse või nõusoleku ja riigiarhivaari otsusele lisatud loetelude ja nimistute alusel. (3) Registri volitatud töötleja nõusolekul võivad andmete esitamise aluseks olla muud andmeandja asjaajamist ja arhiivi kajastavad arvestusdokumendid (arhiivipassid, toimikute nomenklatuurid jm). § 10. Andmete esitamise kord (1) Andmeandja esitab andmed registri volitatud töötleja poolt kinnitatud vormide ja juhiste kohaselt. (2) Andmed esitatakse andmeandja ja registri volitatud töötleja kokkuleppel kas paberkandjal, andmesidevõrgu kaudu, kaasa arvatud siduspöördumise korras, või andmeandja poolt andmekandjale kopeerituna või sisestatuna. § 11. Andmete esitamise tähtajad (1) Andmed avalike arhivaalide kohta esitab andmeandja iga aasta 1. jaanuari seisuga sama aasta 1. aprilliks. (2) Andmeandja teatab registrisse kantud arhivaalide võõrandamisest ja valduse üleminekust registri volitatud töötlejale 15 päeva jooksul sündmuse toimumisest. § 12. Registri andmete õigsus (1) Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmeandja. (2) Registri volitatud töötleja võib andmeandjalt andmete võrdlemiseks taotleda määruse §-s 9 sätestatud loetelusid ja kirjeldusi. 4. jagu Juurdepääs registri andmetele § 13. Registri andmete avalikkus (1) Registrisse kantud andmed on avalikud, kui seadus ei sätesta teisiti. (2) Registrisse kantud eraarhivaalide omanik või valdaja võib seada piiranguid eraarhivaalide omaniku ja valdaja ning asukoha andmete avalikustamisele. (3) Eraarhivaalide omanik või valdaja teatab oma soovist seada piiranguid tema poolt registrisse antud andmete avalikustamisele riigiarhivaarile kirjalikult. § 14. Registri andmetele juurdepääsu korraldamine (1) Registri andmed avalikustatakse Internetis registri volitatud töötleja koduleheküljel. (2) Registri volitatud töötleja väljastab päringu täitmiseks registri andmetest digitaalseid või paberkandjal ärakirju ja väljavõtteid. Päringu täitmise tähtaeg on 10 päeva. (3) Registriandmete taotleja kannab digitaalselt või paberkandjal väljastatavate ärakirjade ja väljavõtete valmistamise ning kopeerimise kulud riigiarhivaari kehtestatud üldiste kulunormide alusel. 5. jagu Registri volitatud töötleja õigused ja kohustused § 15. Registri volitatud töötleja õigused «Arhiiviseadusest», käesolevast määrusest ja teistest õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks on registri volitatud töötlejal õigus: 1) pöörduda päringutega andmeandjate poole registriandmete saamiseks, täiendamiseks ja parandamiseks; 2) kontrollida andmeandja juures kohapeal registriandmete vastavust alusdokumentidele; 3) kanda registrisse andmeid ja muuta neid määruse §-des 9–11 ettenähtud korras. § 16. Registri volitatud töötleja kohustused (1) Registri volitatud töötleja on kohustatud: 1) hoidma korras registri andmed; 2) väljastama ärakirju ja väljavõtteid registri andmetest; 3) vajadusel andma selgitusi registri pidamise kohta; 4) kaitsma andmeid vastavalt «Andmekogude seaduses» ja «Isikuandmete kaitse seaduses» (RT I 1996, 48, 944; 1998, 59, 941; 111, 1833) sätestatud nõuetele; 5) täiustama registri pidamise ja andmete töötlemise süsteemi; 6) kinni pidama eraarhivaalide omaniku või valdaja poolt käesoleva määruse § 13 lõike 2 alusel seatud piirangutest. (2) Kui registri volitatud töötleja tuvastab ebaõigete andmete registrisse edastamise, saadab ta andmeandjale kohe järelepärimise. § 17. Registri pidamise dokumenteerimine Registri volitatud töötleja dokumenteerib andmete esitamise, andmete registrisse kandmise, nende muutmise ja kustutamise ning andmete registri mitteaktuaalsesse ossa kandmisega seotud toimingud. Dokumenteeritakse vähemalt järgmised andmed: 1) andmeandja nimi; 2) alusdokumendi nimetus; 3) andmete registrisse kandmise, muutmise või muu toimingu teostaja nimi; 4) toimingu teostamise aeg. 6. jagu Andmeandja õigused ja kohustused § 18. Andmeandja õigused Andmeandjal on õigus: 1) kontrollida tema poolt esitatud andmete alusel registrisse tehtud kandeid; 2) kontrollida andmete esitamise, andmete registrisse kandmise, nende muutmise ja kustutamise ning andmete registri mitteaktuaalsesse ossa kandmisega seotud toimingute dokumenteerimist registri volitatud töötleja poolt. § 19. Andmeandja kohustused (1) Andmeandja on kohustatud: 1) esitama registri volitatud töötlejale registrisse kandmiseks andmed tema poolt hoitavate avalike arhivaalide kohta määruse §-s 7 toodud mahus; 2) vastama registri volitatud töötleja järelepärimistele andmete täpsustamise ja parandamise kohta 15 päeva jooksul, arvates järelepärimise saabumisest, ning esitama vajadusel õiged andmed; 3) võimaldama registri volitatud töötlejal kontrollida esitatud andmete vastavust alusdokumentidele. (2) Kui andmeandja tuvastab ebaõigete andmete registrisse edastamise, teavitab ta sellest kohe registri volitatud töötlejat ning esitab 15 päeva jooksul täpsustatud ja parandatud andmed. 7. jagu Järelevalve, kontroll, finantseerimine ja likvideerimine § 20. Järelevalve ja kontrolli teostamine (1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostab andmekaitse järelevalveasutus. (2) Kontrolli registri volitatud töötleja tegevuse üle registri pidamisel teostab registri vastutav töötleja teenistusliku järelevalve korras. § 21. Finantseerimine Registri pidamist finantseeritakse sihtotstarbeliselt registri vastutava töötleja eelarverealt. § 22. Likvideerimine Registri ümberkorraldamise või likvideerimise otsustab Vabariigi Valitsus seaduse alusel, nähes ette andmete üleandmise teise registrisse või säilitamiseks Rahvusarhiivi või nende kustutamise. 8. jagu Registri kasutusele võtmine § 23. Andmete registrisse kandmise tähtajad Registri volitatud töötleja kannab andmed avalike arhivaalide kohta registrisse järgmisteks tähtaegadeks: 1) avalikes arhiivides säilitatavate arhivaalide kohta 1. maiks 2000. a; 2) riigiasutuste ja avalik-õiguslike isikute valduses olevate arhivaalide kohta 1. septembriks 2001. a; 3) kohaliku omavalitsuse ning eraõiguslike juriidiliste ja füüsiliste isikute valduses olevate avalike arhivaalide kohta 1. septembriks 2002. a. § 24. Registri avalikus andmesidevõrgus avalikustamise tähtaeg Registri volitatud töötleja võimaldab registrile juurdepääsu Internetis 1. juuliks 2001. a. Peaminister Mart LAAR Kultuuriminister Signe KIVI Riigisekretär Aino LEPIK von WIRÉN