Sillamäe Linnavalitsus — Sillamäe linna asutuste ühtse asjaajamiskorra kinnitamine [määrus nr 403-m] — KO, 61, 1174

Sillamäe linna asutuste ühtse asjaajamiskorra kinnitamine Sillamäe Linnavalitsuse 19. juuni 2001. a määrus nr 403-m Digitaalallkirja seaduse (RT I 2000, 26, 150; 92, 597) paragrahvi 43 lõike 3, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) paragrahvi 58 lõike 2, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322) paragrahvi 30 lõike 1 punkti 3, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsete aluste» (RT I 2001, 20, 112) paragrahvi 53 lõike 4 ja Sillamäe Linnavolikogu 28. detsembri 1999. a määruse nr 5/3-m «Linnavalitsusele volituste andmine» (KO 2000, 81, 1151) alusel Sillamäe Linnavalitsus määrab: 1. Kinnitada juurdelisatud Sillamäe linna asutuste ühtne asjaajamiskord. 2. Sillamäe Linnvalitsuse hallatavatel asutustel ja linnavalitsuse kantseleil: 2.1. kuni uute standardite kehtestamiseni juhinduda dokumentide vormistamise ja rekvisiitide paigutuse osas kehtivatest standarditest ja Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 kinnitatud valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega sätestatud näidisvormingutest; 2.2. korraldada asjaajamine lähtudes kinnitatud ühtsest asjaajamiskorrast; 2.3. alustada digitaalse dokumendiregistri pidamist ja digitaalallkirja kasutamist tehniliste võimaluste loomisel. 3. Digitaalallkirja kasutamise kord kinnitatakse eraldi määrusega. 4. Määrus jõustub 25. juunil 2001. aastal. Linnapea Ain KIVIORG Linnasekretär Tõnu UUSTALU Kinnitatud Sillamäe Linnavalitsuse 19. juuni 2001. a määrusega nr 403-m SILLAMÄE LINNA ASUTUSTE ÜHTNE ASJAAJAMISKORD 1. Üldalused 1.1. Sillamäe linna asutuste ühtne asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Sillamäe Linnavalitsuses ja linnavalitsuse hallatavates asutustes (edaspidi asutus). Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded kehtestab vajadusel asutuse juht. Sillamäe Linnavalitsuses kehtestab asjaajamise täpsustatud nõuded Sillamäe linnapea (edaspidi linnapea). 1.2. Dokument käesolevate aluste mõistes on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 1.3. Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Sillamäe Linnavalitsuse asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. 1.4. Asutus määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadressi ning tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise, sealhulgas veebilehel. Sideandmete muutumisest tuleb avalikkust teavitada vähemalt kümne tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuue kuu jooksul muutumisest. Sillamäe Linnavalitsuse aadress on Sillamäe, Kesk 27, postiindeks 40231, elektronposti aadress on linnavalitsus@sillamaelv.ee, veebilehe aadress www.sillamaelv.ee, infotelefoni number 039 25 700, faksinumber 039 25 701. 1.5. Asutuse asjaajamise eest vastutava struktuuriüksuse või isiku määrab asutuse juht. Sillamäe Linnavalitsuse asjaajamise eest vastutab Sillamäe Linnavalitsuse kantselei (edaspidi linnakantselei). 1.6. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 1.7. Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. 1.8. Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. 2. Dokumentide koostamine ja vormistamine 2.1. Üldnõuded. 2.1.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. 2.1.2. Dokumendi võib vormistada paberil või elektrooniliselt. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi liigist, säilitustähtajast, tõestusväärtuse nõudest ja arhiveerimise võimalusest. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, tagatakse nende identsus. 2.1.3. Sillamäe Linnavalitsuse õigusaktid, haldusaktid ja kirjad vormistatakse elektroonilisele dokumendipõhjale (mallile). Mallil vaikimisi etteantud määrangud kirja tüübi, suuruse, reavahe, tekstilõikude vahe ja numeratsiooni kohta on üldjuhul kohustuslikud. Paberkandjal dokumendi saamiseks tehakse dokumendipõhjalt väljatrükk. 2.2. Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord. 2.2.1. Kirjad, protokollid ja aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi, vormistatakse dokumendiplankidele (edaspidi plank). Plank on elektroonilisel kujul. Elektroonilisel kujul dokumendiplangist või dokumendist tehtud väljatrükk peab vastama standardites ettenähtud nõuetele. 2.2.2. Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellele see õigus on antud seadusega või asutuse juhi poolt. Asutuse plankide näidised kinnitab asutuse juht. Sillamäe Linnavalitsusel on üldplank ja selle alusel moodustatud määruse, korralduse, istungi protokolli, kirja, linnapea käskkirja plangid elektroonilisel kujul. Sillamäe Linnavalitsuse plankide näidised kinnitab linnapea. 2.2.3. Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus nimetavas käändes ning vapi või muu kinnitatud asutuse sümboli kujutis. Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid. Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised andmed (registrikood, pangakonto number vms). Sillamäe Linnavalitsuse plankidel kasutatakse Sillamäe linna vapi kujutist. 2.2.4. Plangid on eesti keeles. Vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes keeles plankidel paigutatakse esikohale nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeles. 2.2.5. Asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. 2.2.6. Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. 2.2.7. Asutusesiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides. 2.2.8. Juurdepääsupiirangud elektroonilistele dokumendiplankidele tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega. Elektroonilistele dokumendiplankidele juurdepääsupiirangute kehtestamise eest vastutab asutuse juht. Sillamäe Linnavalitsuses vastutab elektroonilistele dokumendiplankidele juurdepääsupiirangute kehtestamise eest Sillamäe linnasekretär. 2.3. Dokumendi rekvisiidid ja nende vormistamise nõuded. Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid. 2.3.1. Kohustuslikud rekvisiidid. 2.3.1.1. Dokumendi väljaandja nimi või nimetus. Dokumentides kasutatakse asutuse ametlikku nime nimetavas käändes. 2.3.1.2. Kuupäev ja kellaaeg. Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8:2000 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas» (kujul pp.kk.aaaa.) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes. Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna «aasta» vajalikus käändes või lühendi «a». Dokumendi kuupäevaks on: – õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; – protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; – lepingu allkirjastamise kuupäev; – väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev; – saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. Kellaaeg lisatakse dokumendile vaid siis, kui see õigusaktis on ette nähtud või dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks. 2.3.1.3. Tekst. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle kümme lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad pealkirjastatakse. 2.3.1.4. Allkiri või allkirjad. Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest. Allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus peavad kuuluma ühele isikule. Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm rida. Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele. Paberdokumentidele on soovitatav alla kirjutada sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. 2.3.2. Lisarekvisiidid. 2.3.2.1. Asutuse registrikood. Asutuse kood Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris. 2.3.2.2. Väljaandmise koht. Koostamise või väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes. 2.3.2.3. Dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «EELNÕU», «ÄRAKIRI», «VÄLJAVÕTE», «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või «AK» kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka, paberdokumendile võidakse see kanda templijäljendiga. 2.3.2.4. Adresssaat. Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib aadressid üldistada. Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid. 2.3.2.5. Indeks (tähis) või number. Märgitakse registreeritavatele dokumentidele. Tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. Tähistuste (indeksite) süsteem määratakse asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus. Eri liikide dokumendid numereeritakse omaette, üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. 2.3.2.6. Dokumendiliigi nimetus. Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes. Kirjale dokumendiliiki ei märgita. 2.3.2.7. Kinnitusmärge. Kinnitusmärkega kinnitatakse ärakiri, koopia, väljavõte ja väljatrükk. Kinnitusmärkes peab sisalduma: – dokumendi väljaandja; – andmise kuupäev; – kinnituse andnud ametiisiku nimi ja allkiri. Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist. Notariaalne kinnitamine asendab ametlikku kinnitamist. Õigusakti või haldusaktiga kinnitatav dokument (näiteks põhimäärus, kodukord, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge. 2.3.2.8. Pealkiri. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 2.3.2.9. Pöördumine. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. 2.3.2.10. Märkus lisade kohta. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. 2.3.2.11. Lisaadressaadid (jaotuskava). Paljude adressaatide puhul võib koostada adressaatide nimekirja eraldi lehele. Dokumentide jaotuskava märgitakse originaaleksemplari viimase lehe pöördele. 2.3.2.12. Kooskõlastusmärge. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. 2.3.2.13. Viisa. Dokumendi eelnõu viseerivad asjaomased ametiisikud. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele. Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril. 2.3.2.14. Pitser (paberkandjal dokumendil). Sillamäe Linnavalitsuse vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel kasutatakse asutuse või struktuuriüksuse pitsatit. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Ei ole soovitatav kasutada musta pitserit. 2.3.2.15. Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge (paberkandjal dokumendil). Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» (või «KOOPIA» või «VÄLJAVÕTE» või «VÄLJATRÜKK») ning viimasele lehele tehakse kinnitusmärge. 2.3.2.16. Koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed. Märgitakse kirjale. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult sideandmed. 2.3.2.17. Muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud rekvisiidid. Asutuse töö iseärasustest tulenevalt võib dokumentidel kasutada muid rekvisiite, mille vormistamise nõuded kehtestatakse asutuse asjaajamise korras või muus asutuse sisemist töökorraldust reguleerivas dokumendis. 3. Dokumentide registreerimine 3.1. Üldnõuded. Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Alates tehniliste võimaluste loomisest peetakse asutuse juhi otsustusel dokumendiregistrit digitaalselt. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumentide registreerimine asutuses on ühekordne, asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksuses uuesti ei registreerita. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. 3.2. Registreerimisele kuuluvad dokumendid: 3.2.1. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 3.2.2. asutuses koostatud protokollid ja aktid; 3.2.3. lepingud; 3.2.4. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded vms); 3.2.5. suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult; 3.2.6. asutuse haldusalas oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 3.2.7. muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. 3.2.8. Sillamäe Linnavalitsuses registreeritakse: 3.2.8.1. linnavalitsuse määrused; 3.2.8.2. linnavalitsuse korraldused; 3.2.8.3. Sillamäe linna nimel sõlmitud lepingud; 3.2.8.4. linnapea käskkirjad; 3.2.8.5. saabunud ja linnapea või linnavalitsuse liikmete poolt allakirjutatud väljasaadetud dokumendid. 3.3. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid: 3.3.1. akti andja nimetus; 3.3.2. akti liik; 3.3.3. pealkiri; 3.3.4. number; 3.3.5. kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 3.3.6. jõustumise kuupäev; 3.3.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed); 3.3.8. andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 3.3.9. andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. 3.4. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid: 3.4.1. organi nimetus (protokollide korral); 3.4.2. number; 3.4.3. kuupäev; 3.4.4. päevakord, teema või pealkiri; 3.4.5. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed); 3.4.6. muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. 3.5. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid: 3.5.1. lepingupoole nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 3.5.2. lepingu liik; 3.5.3. number või tähis; 3.5.4. kuupäev; 3.5.5. lepingu objekt; 3.5.6. jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 3.5.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed). 3.6. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid: 3.6.1. saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 3.6.2. saabumise või saatmise kuupäev; 3.6.3. saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 3.6.4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 3.6.5. pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 3.6.6. dokumendi lisade nimetused ja arv; 3.6.7. dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 3.6.8. vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 3.6.9. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 3.6.10. dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number; 3.6.11. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed); 3.6.12. sarja tähis; 3.6.13. struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 3.6.14. lahendamise tähtaeg; 3.6.15. täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 3.6.16. muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. Punktis 3.2 nimetamata, sealhulgas asutusesiseste dokumentide registreerimise nõude ja registrisse kantavate andmete koosseisu võib sätestada asutuse asjaajamiskorras. 3.7. Dokumendi registreerimise kord. Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile viie tööpäeva jooksul neid asutuses registreerimata. 3.7.1. Saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimine: 3.7.1.1. dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi; 3.7.1.2. saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit, registrisse kantakse punktis 3.6 loetletud andmed; 3.7.1.3. dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», registreeritakse ja edastatakse dokument pärast registreerimist läbivaatamiseks viivitamata; 3.7.1.4. algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all; 3.7.1.5. sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number. 3.7.1.6. Sillamäe Linnavalitsusele saabunud ja linnavalitsuse liikmete poolt allkirjastatud väljasaadetavad dokumendid registreeritakse linnakantseleis. 3.7.2. Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. 3.7.3. Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib numereerida läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 4. Dokumentide menetlemine 4.1. Dokumendi läbivaatamine. 4.1.1. Dokumendi saadab asutuse juht läbivaatamiseks selle asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud või lahendamiseks vastavale ametnikule või töötajale. 4.1.2. Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale. 4.1.3. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele üldjuhul viie tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale kirjalikult. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata. 4.1.4. Sillamäe Linnavalitsusele saabunud ja linnakantseleis registreeritud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks linnapeale või teda asendavale aselinnapeale. Riigi õigusaktid ning kohtuga seotud dokumendid (hagiavaldused, kohtukutsed jm) esitatakse linnasekretärile. Dokumendi edastamine täitjale või ühelt täitjalt teisele registreeritakse linnakantseleis. 4.2. Dokumendi täitmise tähtajad. 4.2.1. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Riigikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele peab kirjalikult vastama kümne päeva jooksul arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest. Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul saabumisest. Sillamäe Linnavolikogu liikme arupärimisele peab vastama Sillamäe linna põhimääruses ettenähtud tähtaegadel ja korras. 4.2.2. Kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema või pikema tähtaja. Kõrgemalseisva ametniku või töötaja antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev ametnik. 4.2.3. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik. 4.2.4. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. 4.3. Dokumendi kooskõlastamine. 4.3.1. Dokumendid kooskõlastatakse kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. 4.3.2. Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades. 4.3.3. Sillamäe Linnavalitsuse õigusaktide eelnõud kooskõlastatakse viseerimise teel ühe tööpäeva jooksul, Sillamäe Linnavolikogu ja Sillamäe Linnavalitsuse määruste eelnõud ja muud põhjalikumat läbivaatamist nõudvad eelnõud kolme tööpäeva jooksul. 4.3.4. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb esitada kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine. 4.4. Dokumendi allkirjastamine. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadustes ja teistes riigi ja Sillamäe õigusaktides, asutuse põhimääruses või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides. Sillamäe Linnavalitsuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutavad alla linnapea või oma töövaldkonda käsitlevates küsimustes linnavalitsuse liikmed või linnasekretär, muudele plankidele linnavalitsuse ametnikud vastavalt neile antud õigustele ja pädevusele. 4.4.1. Paberdokumendi allkirjastamine. 4.4.1.1. Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. 4.4.1.2. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. 4.4.1.3. Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. 4.4.1.4. Asutus sätestab sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevust omavad ametnikud või töötajad, selle viisid ja korra. Sillamäe Linnavalitsuse määrused ja korraldused väljastatakse linnakantselei pitseriga, kui notariaalne kinnitamine või muu ametliku kinnitamise märge ei ole vajalik. 4.5. Asja lahendatuks lugemine. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: 4.5.1. vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal 4.5.2. või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud 4.5.3. või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates kuidas, millal ja kes asja lahendas. 4.6. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse vastavalt asutuse juhi kehtestatud korras. Sillamäe Linnavalitsuse õigusaktidega ja teiste dokumentidega asutustele, ametnikele ja töötajatele pandud ülesannete, linnavalitsusele saabunud ja linnakantseleis registreeritud dokumentide täitmise järelevalvet peab linnakantselei. 4.7. Dokumentide hoidmine. Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu arhiivieeskirjas sätestatud korras. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas arhiivieeskirjaga. 4.7.1. Asjaajamises lõpetatud paberdokumentide hoidmine asutuses. 4.7.1.1. Asjaajamises lõpetatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. 4.7.1.2. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 4.7.1.3. Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa. 4.7.2.3. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade. 5. Asjaajamise üleandmine Enne teenistus- või töökohalt vabastamist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks, kui seadus ei näe ette teisiti. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. Asjaajamise üleandmise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras. 5.1. Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 5.1.1. täitmisel olevate lepingute loetelu; 5.1.2. pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 5.1.3. lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 5.1.4. üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu. Asutuse juhtimise üleandmisel peab akt sisaldama lisaks punktides 6.1.1.–6.1.4 loetletud andmetele veel: 5.1.5. asutuse koosseisunimestikku ja täidetud kohtade arvu; 5.1.6. asutuse eelarvevahendite seisu; 5.1.7. asutuse pitsatite arvu, liike ja asukohta ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimesid ja ametikohti; 5.1.8. lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indekseid või numbreid vastavalt dokumendiliigile; 5.1.9. üldandmeid asutuse arhiivi kohta. Akti võib kanda muid vajalikke andmeid asutuse asjaajamise kohta. 5.2. Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded. Akti märgitakse asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Asutuse juhi vahetumisel koostatud akti kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse vähemalt selles asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine. 5.3. Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine. Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja, asutuse juhi või tema määratud ametniku või töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge. 5.4. Mittenõustumine akti sisuga. Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. Linnapea Ain KIVIORG Linnasekretär Tõnu UUSTALU