Tallinna Linnavolikogu — Tallinna õigusaktide registri põhimääruse kinnitamine — KO, 6, 111

Juhindudes andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597) paragrahvist 44 ja Tallinna Linnavolikogu 14. detsembri 2000. a otsusest nr 416 ning tulenevalt linnavalitsuse ettepanekust, Tallinna Linnavolikogu määrab: 1. Kinnitada juurdelisatud Tallinna õigusaktide registri põhimäärus. 2. Määrus jõustub 21. detsembril 2000. a. Volikogu esimees Rein VOOG Kinnitatud Tallinna Linnavolikogu 14. detsembri 2000. a määrusega nr 60 TALLINNA ÕIGUSAKTIDE REGISTRI PÕHIMÄÄRUS 1. Üldsätted 1.1. Tallinna linna õigusaktide register (edaspidi register) on linna register, mille asutamise ja kasutusele võtmise eesmärgiks on Tallinna õigusaktide avalikustamine, nende üle arvestuse pidamine ning nende kohta informatsiooni kogumine ja haldamine. 1.2. Registri ametlik nimi on Tallinna õigusaktide register. 1.3. Registri vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei). 1.4. Registri volitatud töötlejaks määrab vastutav töötleja andmekogude seaduses sätestatud nõuetele linnakantselei vastava osakonna või eraõigusliku juriidilise isiku. 1.5. Registrit peetakse vastavalt andmekogude seaduse, muude riigi ja Tallinna õigusaktide ning registri põhimääruse nõuetele. 2. Registri ülesehitus 2.1. Register jaguneb kolme ossa: 2.1.1. aktuaalsed andmed; 2.1.2. registri pidamist abistavad andmed; 2.1.3. registri arhiiv. 2.2. Aktuaalsed andmed on: 2.2.1. akti vastuvõtja; 2.2.2. akti liik; 2.2.3. akti vastuvõtmise kuupäev; 2.2.4. akti number; 2.2.5. lisanumber; 2.2.6. akti pealkiri; 2.2.7. akti jõustumise kuupäev; 2.2.8. eelnõu esitaja; 2.2.9. eelnõu koostaja; 2.2.10. akti teemakoodid; 2.2.11. akti seosed (viitab, muudab, tunnistab kehtetuks) teiste registris sisalduvate aktidega); 2.2.12. akti terviktekst; 2.2.13. tervikteksti jõustumise kuupäev; 2.2.14. tervikteksti kehtetuks muutumise kuupäev; 2.2.15. akti kehtetuks tunnistamise kuupäev. 2.3. Registri pidamist abistavad andmed on: 2.3.1. märkus objekti nende omaduste kohta, mis ei kajastu aktuaalsetes andmetes; 2.3.2. objekti lisaja kasutajanimi; 2.3.3. objekti lisamise aeg; 2.3.4. viimase muudatuse tegija kasutajanimi; 2.3.5. viimase muudatuse tegemise aeg. 2.4. Registri arhiivis säilitatavad andmed on kehtetuks tunnistatud õigusaktide andmed ja kehtetuks muutunud õigusaktide redaktsioonide andmed. Arhiivis säilitatavad andmed on andmekoosseisult samad kui aktuaalsed andmed ja pidamist abistavad andmed. 3. Registri pidamise organisatsiooniline struktuur, registriandmete esitajad 3.1. Registri pidamise viisiks on elektrooniline infotehnoloogiline andmebaas. 3.2. Registrile andmete esitajateks (andmeandjateks) on Tallinna Linnavolikogu Kantselei (edaspidi linnavolikogu kantselei) ja linnakantselei. 3.3. Linnavolikogu kantselei ja linnakantselei määravad andmete esitamiseks ja töötlemiseks ametnikud ning nende volitused, õigused ja kohustused. 3.4. Linnakantselei sõlmib linnavolikogu poolt kinnitatud volitatud töötlejaga registri pidamise lepingu, milles sätestatakse: 3.4.1. registri pidamise nõuded ja meetodid; 3.4.2. andmete töötlemise maht, ulatus, tähtajad ja tingimused; 3.4.3. andmete kaitse kord ja nõuded; 3.4.4. registri pidamise ja arendustööde finantseerimise kord ja tähtajad; 3.4.5. volitatud töötleja poolt registri pidamisel tehtud tööde kohta aruannete esitamise kord ja tähtajad; 3.4.6. andmete töötlemise tellimise tingimused ja kord; 3.4.7. registri pidamiseks ja andmete töötlemiseks vajalike projekteerimis- ja kasutuselevõtmist tagavate tööde ning arendustööde tegemise kord; 3.4.8. lepingu lõpetamisel registri pidamise uuele volitatud töötlejale üleandmise kord ja muud kasutuselevõetavad abinõud registri pidamise järjepidevuse tagamiseks. 4. Andmete registrisse kandmise kord 4.1. Registrisse kantakse punktis 2 toodud andmed linnavolikogu otsuste ja määruste, linnavalitsuse määruste, korralduste ja istungi protokollide väljavõtete kohta. 4.2. Registrisse kantud õigusakti algtekstil on õiguslik tähendus, terviktekstil (redaktsioon, milles esitatakse õigusakti algteksti läbivalt kõik tehtud muudatused) on informatiivne tähendus. 4.3. Andmeandjad annavad andmed volitatud töötlejale üle andmete kandmisega registrisse, andmete edastamisega andmesidevõrgu kaudu või erandina dokumendi koopiana. 4.4. Linnakantselei edastab linnavalitsuse istungil vastuvõetud määrused ja istungi protokolli väljavõtted nelja tööpäeva jooksul pärast istungi toimumist. Korralduste tekstid edastatakse kümne tööpäeva jooksul. Linnavolikogu kantselei edastab linnavolikogu istungil vastuvõetud määrused ja otsused nelja tööpäeva jooksul pärast istungi toimumist. 4.5. Volitatud töötleja kannab kahe tööpäeva jooksul pärast aktide saamist registrisse punktis 2 toodud andmed. 4.6. Registri vastutava töötleja ja volitatud töötleja tööjaotus andmete registrisse kandmisel ja kasutatavad tekstiformaadid sätestatakse registri pidamise lepingus. 4.7. Andmeandja on kohustatud: 4.7.1. tagama üleantavate andmete vastavuse alusdokumendile kantud andmetega; 4.7.2. tagama, et registri andmete töötlemise ja kaitse abinõud ei satuks isikute kätte, kellel ei ole õigust neile juurde pääseda. 4.8. Volitatud töötleja on kohustatud: 4.8.1. pidama registrit vastavuses käesoleva põhimäärusega, registri pidamise lepinguga ning vastutava töötleja poolt antud korraldustega; 4.8.2. töötlema registri andmeid käesoleva põhimäärusega ja vastutava töötlejaga sõlmitud registri pidamise lepinguga ettenähtud juhtudel, ulatuses ja korras; 4.8.3. tagama registrisse kantud andmete säilimise. 4.9. Registri andmed säilitatakse tähtajatult. Andmeid säilitatakse nii, et oleks võimalik väljastada iga ajahetke registri andmeid ning kõikide andmete muudetud kujud ajalises järgnevuses. Registri andmete muutmisel asendatakse eelmine andmekuju uuega ning eelmine andmekuju säilitatakse registri arhiivis koos tema arhiivi kandmise aluse ja aja andmetega. Registri arhiivi kantud andmeid on võimalik tagasi viia aktuaalsesse seisu. 4.10. Registri arhiivi andmete kandmise aluseks on: 4.10.1. varasemat õigusakti muutva õigusakti registrisse kandmine: 4.10.1.1. arhiivi kantakse viimati kehtinud terviktekst ja lisatakse selle kehtetuks muutumise kuupäev; 4.10.1.2. viimati kehtinud tervikteksti ja muutva õigusakti alusel koostatakse aktuaalne terviktekst; 4.10.1.3. objektile lisatakse tarkvaraliselt andmed viimase muudatuse tegija ja muudatuse tegemise kuupäeva kohta; 4.10.2. varasemat õigusakti kehtetuks tunnistava õigusakti registrisse kandmine: 4.10.2.1. viimati kehtinud terviktekst kantakse arhiivi, lisades märke akti kehtetuse kohta; 4.10.2.2. lisatakse akti kehtetuks tunnistamise kuupäev; 4.10.2.3. objektile lisatakse tarkvaraliselt märge viimase muudatuse tegija ja muudatuse tegemise kuupäeva kohta. 5. Andmete õigsuse tagamine 5.1. Registrisse kantud andmete õigsus tagatakse tarkvara abil, tõkestades vastuoluliste ja ilmselt ebaõigete andmete kandmist registrisse ning andmete seoste võrdlemisega registrisse uute andmete kandmisel ja andmete muutmisel. 5.2. Andmeandjad on kohustatud tagama registrisse kandmiseks üle antavate andmete samasuse andmete registrisse kandmise alusdokumentidele kantud andmetega. Kui andmeandja avastab registrisse kantud ebaõiged andmed, parandab ta need talle antud andmete töötlemise õiguse ulatuses ühe tööpäeva jooksul pärast vea ilmsiks tulekut. Kui andmeandjal puudub õigus parandada ebaõigeid andmeid, teatab ta viivitamata volitatud töötlejale registrisse kantud ebaõigetest andmetest. 5.3. Volitatud töötleja on kohustatud tegema andmeandjale andmete õigsuse kohta järelepärimise juhul, kui: 5.3.1. andmesaaja on vaidlustanud registrisse kantud andmete õigsuse; 5.3.2. samade andmete kohta esitatakse mitmed andmekujud. Kui registrisse kandmiseks esitatakse rohkem kui üks samade ühest identifitseerimist võimaldavate andmetega akti, siis loetakse neist õigeks esimesena esitatu ja teis(t)e kohta edastatakse viivitamatult teade andmeandjale; 5.3.3. esitatud andmed ei ole loogiliselt seotud teiste andmetega; 5.3.4. andmekuju on ilmselt ebaõige. 5.4. Volitatud töötleja on kohustatud ebaõiged andmed parandama. 6. Andmete töötlemise, säilitamise ja kaitsmise nõuded 6.1. Registrisse kantud andmeid töödeldakse ainult käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ning tingimustel. 6.2. Registri andmete säilimiseks kopeerib volitatud töötleja andmed ja korraldab turvakoopiate säilitamise. Turvakoopia salvestatakse korduvkasutatavale andmekandjale ja säilitatakse vähemalt neli perioodi. 6.3. Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 1. jaanuar ühekordselt kirjutatavale andmekandjale, mida säilitatakse volitatud töötleja juures. 6.4. Turvakoopia ja arhiivikoopia tegemine fikseeritakse turvapäevikus, mida peab volitatud töötleja. 6.5. Volitatud töötleja koostab ja kooskõlastab vastutava töötlejaga andmete kaitse tehniliste ja organisatsiooniliste abinõude kava, millega tagatakse registri kaitsmise abinõud selliselt, et oleks välditud: 6.5.1. kõrvaliste isikute juurdepääs andmete töötlemiseks kasutatavatele seadmetele; 6.5.2. andmekandjate omavoliline lugemine, kopeerimine või kustutamine; 6.5.3. andmete omavoliline salvestamine ja nende muutmine või kustutamine; 6.5.4. andmetöötlussüsteemi omavoliline kasutamine andmete ülekandmiseks andmesidevahendite abil; 6.5.5. andmesaajate juurdepääs neile mittelubatud (väljaandmiseks ja kasutamiseks mitteettenähtud) andmetele; 6.5.6. andmete töötlemine mittesihipäraselt (mitte tööülesande kohaselt); 6.5.7. andmete edastamisel andmesidevahenditega ja andmekandjate transportimisel andmete omavoliline lugemine, kopeerimine, muutmine ning kustutamine. 7. Andmete registrist väljastamise kord 7.1. Register on avalik ja selle kasutamine on tasuta. Registri aktuaalsetele andmetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, välja arvatud juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või need on ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks. 7.2. Registri pidamist abistavatele andmetele on juurdepääsuõigus ainult vastutaval töötlejal, volitatud töötlejal ja andmeandjatel. 8. Järelevalve registri pidamise üle 8.1. Järelevalvet teostavad Andmekaitse Inspektsiooni selleks volitatud ametnik andmekogude seaduse järgimise osas ja vastutava töötleja selleks volitatud ametnik registri pidamise korra või lepingu ja andmete töötlemise lepingu ning vastutava töötleja korralduste täitmise üle. 8.2. Vastutav töötleja on kohustatud lahendama järelevalve korras kaebusi registri pidamise ja andmete töötlemise ning kasutamise kohta. Järelevalve tulemustest teatatakse kaebuse esitajale ühe kuu jooksul kaebuse saamisest. 9. Lõppsätted 9.1. Registri pidamist finantseeritakse linnaeelarvest. 9.2. Registri likvideerimise otsustab linnavolikogu. 9.3. Registri likvideerimine toimub seaduses sätestatud korras.