Lihula Vallavolikogu — Lihula valla asutuste ühtse asjaajamiskorra muutmine — KO, 143, 2205

Võttes aluseks kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 ja 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141) § 22 lõike 1 punkti 37, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsete aluste» (RT I 2001, 20, 112; 99, 625) § 53 lõike 4, digitaalallkirja seaduse (RT I 2000, 26, 150; 92, 597; 2001, 56, 338; 2002, 53, 336; 61, 375) § 43 lõiked 2 ja 3, «Arhiiviregistri» pidamise põhimääruse (RT I 2000, 33, 205) § 4 lõike 1 ja § 11 lõike 1, Lihula Vallavolikogu määrab: 1. Muuta Lihula Vallavolikogu 28. mai 2002. a määrusega nr 11 kinnitatud «Lihula valla asutuste ühtne asjaajamiskord» alljärgnevalt: 1.1. Muuta punkti 13, lisades järgmise teksti: «Paberil saabunud dokumendid lülituvad asjaajamissüsteemi samal põhimõttel ning sama korra kohaselt nagu elektroonilised dokumendid. Paberkandjal dokumente võib skaneerida ning säilitada ka elektrooniliselt, sel juhul ei ole tegemist dokumendi, vaid selle koopia säilitamisega. Kui kirjutatakse alla elektroonilisele dokumendile, on tekitatud dokumendi originaal. Kui sama kirjutatakse alla veel kord paberil, tekib dokumendi võrdväärne eksemplar.» 1.2. Muuta punkti 23, lisades järgmise teksti: «Dokumendiplankide tiraa� nummerdatakse ja hallatavate asutuste juhtidele antakse plangid allkirja vastu, registreerides neile antud plankide järjekorranumbrid plankide arvestuse registris.» 1.3. Muuta punkti 25. lisades esimese lause lõppu: «, vähemalt koopiapaberi kvaliteediga 80 g/m2» 1.4. Muuta punkti 30, lisades järgmise teksti: «Dokumentide vormistamisel arvutil kasutatakse püsikirja šriftiga Helvetica, Times, Times New Roman, Arial või Courier suurusega 10 kuni 14. Ametidokumendi kirja suuruseks on 12 punkti, 14-punkti suurust kirja võib kasutada pealkirjades, 10-punkti suurust kirja märkuste kirjutamiseks.» 1.5. Muuta punkti 33 alapunkti 2 viimast lõiku ja sõnastada see järgmiselt: «Algatus- ja vastuskirja kuupäeva eristatakse sõnade «Teie» ja «Meie» abil. Vastuskirjadel tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel plangi ülaservast 55 mm ja paremas veerus plangi vasakust servast 122 mm viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile, kasutades kuupäeva ees sõna «Teie» ning adressaadi kolmanda rea kõrgusel plangi ülaservast 63 mm ja paremast servast 122 mm viidata väljamineva vastuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile, kasutades kuupäeva ees sõna «Meie». Näide: Teie 15.12.2001 nr 2-1/112 Meie 05.01 2002 nr 1.2-13/10» 1.6. Muuta punkti 33 alapunkti 3, lisades esimese lõigu ette teksti: «Dokumendi tekst trükitakse 2 rida allpool pöördumist (või selle puudumisel allpool pealkirja). Kõige tähtsam informatsioon paigutatakse kirja etteotsa ja hakatakse seda siis detailidega täiendama.» 1.7. Muuta punkti 33 alapunkti 4, lisades esimese lõigu lõppu teksti: «Isiklik allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale.» 1.8. Muuta punkti 34 alapunkti 4 lisades esimese lõigu lõppu teksti: «Märke tegemise otsustab allakirjutaja, ettepaneku selle kohta teeb dokumendi koostaja. Sama märge tehakse ka ümbrikule, kui dokument edastatakse postiga.» 1.9. Muuta punkti 34 alapunkti 8 ja sõnastada see järgmiselt: «34.8 Kinnitusmärge. Dokumendi kinnitamiseks antakse välja korraldav dokument, kui kinnitamisele peab järgnema rida protseduure (tutvustamine, täitmise järelevalve korraldamine, vastutus täitmise tagamise eest jms) või tunnistatakse kehtetuks samas küsimuses varem välja antud dokument. Kinnitaval dokumendil peavad olema kõik vajalikud rekvisiidid (pealkiri, allkiri, viisad, kooskõlastusmärge jms). Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, sisekorraeeskiri, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITATUD Lihula Vallavalitsuse 20. oktoobri 2001. a määrusega nr 12 Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITATUD Lihula Gümnaasiumi direktori 20. oktoobri 2001. a käskkirjaga nr 12 Lisa 2 Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumendi hävitamise akt jm) vormistatakse üldplangile dokumendiliigi nimetusest allpool, nn kuupäeva ja dokumendiregistri numbri väljal (6,3 cm plangi ülaservast ja 9,2 cm plangi vasakust veerisest) ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITAN . . ( allkiri) . Jaan Tamm Vallavanem 20.10.2001 Kinnitusmärke ja pitseriga tuleb kinnitada dokumendi ärakirjad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte. Ärakirja esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» ning tehakse viimasele lehele kinnitusmärge. Näide: ÄRAKIRI ÕIGE . . ( allkiri) . Leida Kask Vallasekretär 20.10.2001 Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse asutuse plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust tuleb kinnitada kinnitusmärke ja pitseriga analoogiliselt «ÄRAKIRI ÕIGE» kinnitusmärkele.» 1.10. Muuta punkti 34 alapunkti 9 ja sõnastada see järgmiselt: «34.9 Pealkiri. Kõigile dokumentidele pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna ka alapealkirjad. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Ametikirja pealkiri trükitakse plangi ülaservast 9,7 cm kaugusel, üldplangile vormistatud dokumendi pealkiri 8,5 cm kaugusel plangi ülaservast. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes. Pealkirja reapikkus ei tohiks ületada 30 tähemärki. Kui dokumendi pealkiri on pikem kui 30 tähemärki, tuleb pealkirja jätkata järgmiselt realt.» 1.11. Muuta punkti 34 alapunkti 10, lisades esimese lõigu ette järgmise teksti: «Pöördumine vormistatakse 2 (ka 3–4) rida pealkirjast allpool (ühe dokumendi puhul peab kõikide naaberrekvisiitide vahekaugus olema ühesugune, s.t pika teksti korral on rekvisiitide vahekauguseks 2 rida, lühikese dokumendi puhul maksimaalselt 4 rida. Valik otsustatakse enne rekvisiidi PÖÖRDUMINE vormistamist).» 1.12. Muuta punkti 34 alapunkti 11, lisades esimese lõigu ette järgmise teksti: «Tervitusvormel trükitakse 2–4 rida allpool ametikirja teksti. Mida ametlikumad on suhted, seda lühem on tervitusvormel.» 1.13. Muuta punkti 34 alapunkti 12, lisades esimese lõigu ette järgmise lause: «Ametikirja (ka akti) lisa kohta tehakse märge 2–4 rida allkirjast allpool» 1.14. Muuta punkti 34 alapunkti 13, lisades lõppu järgmise teksti: «Kui sama tekstiga kiri saadetakse mitmele adressaadile, vormistatakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud kirjutatakse lisaadressaatide reale, s.o 2–4 rida allpool allkirja (kui kirjale on märgitud märkus lisade kohta, siis vormistatakse lisaadressaadid 2 rida allpool lisade rida), kasutades seejuures saatmise eesmärki selgitavaid sõnu Sama, Teadmiseks või Koopia. Näide: Sama: Hansapank (Hansapank peab dokumendi lahendama, vastama jms) Teadmiseks: Eesti Pank (Eesti Pank on informeeritav, mitte lahendaja) Kui kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest sama kirja saajatest, võib märke tegemata jätta. Käskkirja, protokolli jt sisedokumentide puhul vormistatakse samale lisaadressaatide reale, s.t. 2–4 rida allkirjast allpool dokumendi jaotuskava – märgitakse, kes saavad dokumendist koopia või väljavõtte. Näide: Koopiad: kõik allüksused» 1.15. Muuta punkti 34 alapunkti 14, lisades lõppu järgmise lause: «Suurema hulga kooskõlastuste puhul kasutatakse kooskõlastuslehte, mis lisatakse dokumendile.» 1.16. Muuta punkti 34 alapunkti 18, lisades lõigu algusesse järgmise teksti: «Vormistatakse kõigile väljasaadetavatele ametikirjadele kontaktandmete välja kohale vasakul, kui allakirjutaja ja kirja koostaja on erinevad isikud.» 1.17. Muuta punkti 102 ja sõnastada see järgmiselt: «102. Iga aasta 01. aprilliks antakse asutuse arhiivi üle eelmise asjaajamisperioodi jooksul tekkinud lühiajalise, alatise ja pikaajalise säilitusväärtusega arhivaalid.» 1.18. Muuta punkti 109, lisades lõppu järgmise lause: «Akt vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja vajadusel kolmas ka asutusele.» 2. Määrus avaldada elektroonilises Riigi Teatajas. 3. Määrus jõustub 1. septembril 2003. a. Volikogu esimees Jaak KASTEPÕLD