Vabariigi Valitsus — Välisabiprojekti "Integreeruv Eesti 2002-2004" toetuse leping — RT II, 2003, 25, 121

(õ) 26.01.10 16:15 «Välisabiprojekti «Integreeruv Eesti 2002-2004» toetuse lepingu» eelnõu heakskiitmine ja volituste andmine Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta Sõlmitud 27. märtsil 2002. a Tallinnas, jõustunud 27. märtsil 2002. a ( õ ) PROJEKTITOETUSE LEPING Välisabi andjatena, Soome Vabariigi valitsus, mida esindab T.E. hr. Jaakko Blomberg, Norra Kuningriigi valitsus, mida esindab T.E. hr. Per Kristian Pedersen, ja Ühendkuningriigi valitsus, mida esindab T.E. pr. Sarah Squire, Rootsi Kuningriigi valitsus, mida esindab T.E. pr. Elisabet Borsiin Bonnier, (edaspidi Partnerid) ühelt poolt; välisabi taotlejana, Eesti Vabariigi valitsus, mida esindab välisminister Kristiina Ojuland minister Eldar Efendijevi ülesannetes, (edaspidi Rahvastikuminister), välisabi saajana, Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus, mida esindab juhataja Mati Luik, (edaspidi Sihtasutus) teiselt poolt on kokku leppinud alljärgnevas. 1. Kohustus ja kestus 1.1. Partnerid eraldavad Rahvastikuministrile ja Sihtasutusele maksimaalselt 1 097 729 eurot (EUR), et rakendada koostöös Eesti Vabariigi Valitsusega välisabiprojekti «Integreeruv Eesti 2002–2004» (edaspidi Projekt) kogueelarvega ligikaudu 2 132 178 EUR (k.a mitterahaline tehniline ja administratiivne toetus ning abi). 1.2. Toetuse kogusumma suhtes nõusoleku andmiseni kasutatakse planeerimise eesmärgil kogusummat 2 132 178 EUR ning seda tuleks käsitleda vaid indikatiivse arvuna. 1.3. Pooled võtavad omaks, et Projekti ligikaudseks kestuseks on kolm aastat, algusega jaanuaris 2002 ning lõpetamine 31. detsembril 2004. 2. Lühike kirjeldus 2.1. Projekti laiemaks eesmärgiks on edendada Eesti integratsiooni protsessi ühiskonna keelelis-kommunikatiivses, õiguslik-poliitilises ja sotsiaal-majanduslikus põhivaldkonnas. Kõik Projekti tegevused panustavad riiklikku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» (edaspidi riiklik integratsiooniprogramm) pikaajaliste eesmärkide elluviimisse, et luua Eesti mudel mitmekultuurilisest ühiskonnast, mida iseloomustavad kultuurilise pluralismi, tugeva ühisosa ning eesti kultuuriruumi säilitamise ja arendamise põhimõtted. 2.2. Projekt on oma lähenemises multisektoraalne. See käsitleb integratsiooni Eesti ühiskonnas laiaulatuslikult ja interdistsiplinaarselt. Konkreetsetele valdkondadele suunatud tegevuste kaudu üritab Projekt saavutada laiaulatuslikku sotsiaalset mõju erinevatele sihtgruppidele. Muutus ühes kindlas valdkonnas kergendab ning tugevdab muutusi teistes valdkondades, luues seega Eesti ühiskonnas, kui tervikus, sünergistliku efekti. 2.3. Projekti rakendamine põhineb Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000. a määrusel nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord», mis põhineb kokkulepitud programmil, mis on sätestatud Lisas I Välisabiprojekt «Integreeruv Eesti 2002–2004». 3. Rahvastikuministri ja Sihtasutuse kohustused 3.1. Rahvastikuministril on üleüldine vastutus Projekti rakendamise eest vastavalt käesoleva lepingu lahutamatutes osades Lisas I ja Lisas II määratletud eesmärkide ja reeglite kogumile. 3.2. Rahvastikuminister volitab Sihtasutust välisabi saajana kasutama Projekti ressursse vastavalt Lisas I ja Lisas II määratletud eesmärkide ja reeglite kogumile. 3.3. Sihtasutus on vastutav Projekti tegevuste planeerimise ja juhtimise eest vastavalt Lisas I ja Lisas II määratletud eesmärkide ja reeglite kogumile. 3.4. Rahvastikuminister teostab järelevalvet Projekti ressursside kasutamise üle vastavalt Projektitoetuse lepingule. 4. Administratiivne, finants- ja tehniline juhtimine 4.1. Sihtasutuse põhimõtted ja protseduurid Projekti rakendamiseks on ette valmistatud vastavalt Sihtasutuse kohustusele tagada, et ressursse kasutatakse sihtotstarbelisel ja eesmärgipärasel viisil. 4.2. Poolte poolt eraldatud rahalisi vahendeid kasutatakse tegevuste ellu viimiseks, mis on kokkuvõtlikult toodud Lisas I Välisabiprojekt «Integreeruv Eesti 2002–2004» ja vastavalt protseduuridele, mida on kokkuvõtlikult kirjeldatud Lisas II Projekti tegevused. Nende tegevuste rakendamiseks ette nähtud ajavahemik on 36 kuud alates 1. jaanuarist 2002. 4.3. Administratiivne ja finantsjuhtimine hõlmavad pakkumismenetlusi, lepinguid, raamatupidamist, makseid ja finantsaruandlust, samuti kinnitamisele kuuluvate dokumentide esitamist, nagu märgitud Lisas II. 4.4. Tehniline juhtimine ja tehniline rakendamine hõlmavad mis tahes seonduva poliitika toetamist ja strateegiate arendamist; järelevalvet ja hindamist; Projekti tegevuste täideviimist; kasusaajatele küllaldase informatsiooni jagamist; maksmiseks esitatud arvete kontrollimist ja kinnitamist ning aruandlust. 4.5. Sihtasutus alustab ülesannete täitmist käesoleva Lepingu alusel ning selle Lisades sätestatud korras 14 (neljateist) päeva jooksul alates Lepingu jõustumisest. 4.6. Projekti rakendamise protseduurid ja reeglid, mis ei ole sätestatud käesolevas Projektitoetuse lepingus, mille koosseisu kuuluvad ka Lisad, kiidab heaks Projekti juhtkomitee. 5. Eelarve 5.1. Projekti kogueelarve summas 2 132 178 EUR on planeeritud tuginedes asjakohaste Partnerite esindajate ja Rahvastikuministri vahel toimunud arutlustele. 5.2. Partnerid ja Rahvastikuminister on kavandanud projektile kolmeks aastaks 2 132 178 EUR suuruse toetuse, mis sõltub vastavate valitsuste tulevasest heakskiidust. 5.3. Toetuse kogusumma suhtes nõusoleku andmiseni kasutatakse planeerimise eesmärgil kogusummat 2 132 178 EUR ning seda tuleks käsitleda vaid indikatiivse arvuna. 5.4. Vahendite koondamiseks moodustatakse Projektifond ja kasutatakse eraldi pangakontot vastavalt Lisas II toodud protseduuridele. Partnerite huvide arvestamiseks kantakse Projekti rahalised panused läbi Projektifondi või siis läbi eraldi sõlmitavate projektitoetuse lepingute, mis sõlmitakse välisabi andja, Eesti Vabariigi valitsuse ja Sihtasutuse vahel. 5.5. Ühinedes käesoleva lepinguga, on Soome Vabariigi valitsusel kavatsus sõlmida Projekti tegevuste osas eraldi projektitoetuse leping koolieelse ja alushariduse komponendi suhtes, nagu on kirjeldatud Lisas I. 5.6. Tulles vastu Partnerite huvidele ja protseduuridele, on panused Projektifondile kas sihtotstarbelised või mitte sihtotstarbelised. 5.7. Mis tahes kulud üle punktis 1.1 kokku lepitud toetuse maksimaalse summa katab Rahvastikuminister. 5.8. Hetkel on Partnerid kavandanud panuseid projektile järgmiselt: Soome Vabariigi valitsus 67 275 EUR aastaks 2002 Norra Kuningriigi valitsus 360 000 EUR aastateks 2002–2004 Ühendkuningriigi valitsus 162 008 EUR aastateks 2002–2004 Rootsi Kuningriigi valitsus 176 214 EUR aastateks 2002–2003 KOKKU 765 497 EUR aastateks 2002–2004 6. Toetatavad tegevused ja lepingu muutmine 6.1. Tegevused, mida finantseeritakse Projekti kaudu, on määratletud Välisabi projektis «Integreeruv Eesti 2002–2004» (Lisa I). 6.2. Kokkulepitud norme mõjutavaid kogueelarvet või Projekti kestvust puudutavaid muudatusi, millel on mõju finantseeritavate tegevuste ülesehitusele, saab vormistada ainult Projektitoetuse lepingu muudatuste kaudu, mis allkirjastatakse kõikide Projektitoetuse lepingu allkirjaandjate poolt. 6.3. Projektitoetuse lepingu muutmine ei tohi toimuda automaatselt. Enne võimalikke muudatusi, mis puudutavad Projekti tegevuste lisamist või tühistamist ning nende rahastamist, peab riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» juhtkomitee tegema vastavad muudatused riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavadesse aastateks 2000–2003, mis on heaks kiidetud Vabariigi Valitsuse poolt 27. veebruaril 2001. a. 7. Hanked 7.1. Hanked teostatakse vastavalt Lisale II, tagades vaba ligipääsu, õiglase konkurentsi ja läbipaistvuse. 7.2. Sihtasutus tagab, et tema tegevuses järgitakse asjakohaseid reegleid ja protseduure. Juhtkomitee võib heaks kiita mööndused Lisas II sätestatud protseduuride ja Lisas II mitte määratletud protseduuride kasutamisele igal juhul eraldi. 7.3. Hankelepingute sõlmimine, et viia Projekti täideviimiseks ellu spetsiifilisi tegevusi, tuleb teostada vähemalt kolmeliikmelise komisjoni (sh vähemalt üks liige ei ole Sihtasutuse töötaja ega riigiteenistuja) poolt eelnevalt määratletud kriteeriumide kohaselt ja vähemalt kolmeliikmelise komisjoni poolt. 8. Maksed 8.1. Sihtasutusele tehtavad ettemaksed, perioodilised ja lõppmaksed tehakse vastavalt Lisale II. 8.2. Vahendite koondamiseks asutatakse Projektifond. 8.3. Projektifondi rakendamine algab Projektitoetuse lepingu kui õigusakti, mis kehtestab Sihtasutuse käsutusse usaldatud toetuste (rahalised vahendid) ülekannete ja kasutamise tingimused, allkirjastamisega. 8.4. Sihtasutus rakendab Projektifondi arveldustes kahe allkirja süsteemi. 9. Järelevalve 9.1. Järelevalve järgib Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000. a määruses nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord», Lisas II ja teistes Projekti juhtkomitee poolt välja antud juhtnöörides sätestatud protseduure. Rahvastikuminister moodustab Projekti juhtkomitee ja juhatab selle tööd. Sihtasutuse Projektibüroo täidab Sekretariaadi ülesandeid Projekti juhtkomitee koosolekute ettevalmistamisel ja korraldamisel. 9.2. Sihtasutus tagab Projekti juhtkomitee ja Pooltele varustatuse kogu asjakohase informatsiooniga, mida nad võivad nõuda. 9.3. Rahvastikuminister teostab järelevalvet Projekti ressursside kasutamise üle vastavalt Projektitoetuse lepingule. Sihtasutuse kohustuseks on Partnereid aegsalt teavitada arengu või selle puudumise kohta Projekti eesmärkide saavutamisel. Partnerid osalevad Sihtasutuse või tema töövõtjate poolt juhitud Projekti ja alaprojektide (kui see on asjakohane) järelevalves. 10. Aruandlus 10.1. Sihtasutus tagab Projektifondi jaoks kogu vajaliku informatsiooni ja kindlustab toimiva tehnilise ja finantsaruandluse süsteemi vastavalt Lisale II. 10.2. Aruanded esitatakse kõikidele Pooltele. Projekti läbiviimise ja rakendamise jooksul esitatakse Pooltele kvartaalseid arengu- ja finantsaruandeid, lõpparuanne esitatakse Projekti lõppemisel ning Projekti aastaaruanded esitatakse aruandlusaasta lõppemisel. Aruandlusaasta on kalendriaasta 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini. 10.3. Aruanded kinnitatakse Projekti juhtkomitee poolt ning sellekohane märge tehakse Projekti juhtkomitee koosoleku protokolli. Projekti juhtkomitee esitab aruanded kõikidele Pooltele. 11. Läbipaistvus 11.1. Sihtasutus on vastutav selle eest, et võetakse kasutusele kõik meetmed, et tagada asjakohane kajastatus ja informatsioon kõikide Sihtasutuse poolt juhitud tegevuste kohta. 12. Asukoht, sisseseade 12.1. Sihtasutus tagab ülesannete täideviimiseks vajalikud ruumid ja büroo sisseseade alljärgnevatel aadressidel: Kontor Tallinnas Keelekümbluskeskus Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus Liimi 1, 10621 Tallinn Kihnu 1, 13931 Tallinn 13. Pangakontod 13.1. Sihtasutus avab Projektifondi jaoks eraldi pangakonto. Nimetatud pangakontole ei ole lubatud teha sissemakseid, mis ei ole seotud Projektifondi ressurssidega. Samuti ei ole lubatud teha Projektifondi ressurssidest ja selle pangakontolt väljamakseid, mis ei ole seotud Projekti tegevustega. 13.2. Partnerid teostavad sissemaksed järgmisele pangakontole (Projektifond): Konto nr: 221018343732 Panga nimi: Hansapank Aadress: Liivalaia 8, 15040 Tallinn S.W.I.F.T. HABA EE2X 13.3. Projektifondi kontol olevatelt ettemaksetelt teenitud intressid registreeritakse muu tuluna ning suunatakse tagasi Projektifondi. Vastavalt Projekti juhtkomitee ettepanekule suunatakse intressid tagasi Projekti. 13.4. Sihtasutus esitab Projekti juhtkomiteele kogu konto kohta käiva olulise informatsiooni. Oluline informatsioon hõlmab muuhulgas panga nime ja aadressi, konto numbrit, kontohaldaja nime, intressimäärasid ja mis tahes muud informatsiooni, mida Projekti juhtkomitee peab vajalikuks. Sihtasutus esitab iga ettemaksenõude korral Projekti juhtkomiteele finantsaruande. 14. Raamatupidamine ja auditid 14.1. Sihtasutus kasutab kas kahekordse kirjendamise või analüütilisel arvestusel põhinevat raamatupidamissüsteemi kattes kõik Projekti juurde kuuluvad lepingulised ja muud finantsoperatsioonid. Raamatupidamissüsteem peab sisaldama ammendavaid kirjeid kõikide maksete kohta, mis on tehtud Projekti poolt või selle all-lepingutele. 14.2. Projekti aastaaudit tellitakse kord aastas vastavalt Lisale II. Sihtasutus sõlmib lepingu sertifitseeritud audiitoriga. Enne lepingu sõlmimist peab Sihtasutus saama Projekti juhtkomitee kirjaliku nõusoleku valitud audiitoriga lepingu allkirjastamiseks. 14.3. Partneritel on õigus saata oma töötajad või korraliselt volitatud esindajad teostama tehnilisi ja finantsülesandeid või auditeerimist, mida nad peavad Projekti teostamise jälgimise seisukohalt vajalikuks. Sellisest missioonist peavad Partnerid Sihtasutust eelnevalt teavitama. 14.4. Finantsjuhtimise, pakkumiste ja lepingute kirjalikke materjale säilitatakse vähemalt viis aastat pärast Projekti lõppemist. 15. Informatsioonivahetus ja aadressid 15.1. Mis tahes lepingupoolte vaheline infovahetus, mis on seotud käesoleva Lepinguga, peab sisaldama Projekti nimetust ning peab olema saadetud tähitud posti, faksi, e-posti teel või käsipostiga järgmistel aadressidel. Minister Eldar Efendijev Rahukohtu 3, 15161 Tallinn, tel: (+372) 693 57 09, faks: (+372) 693 59 04, e-post: rahmin@rk.ee Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus Liimi 1, 10621 Tallinn, tel: (+372) 659 90 21, faks: (+372) 659 90 22, e-post: meis@meis.ee Soome Suursaatkond Kohtu 4, 15180 Tallinn, tel: (+372) 610 32 00, faks: (+372) 610 32 81, e-post: sanomat.tal@formin.fi Norra Suursaatkond Harju 6, 15054 Tallinn, tel: (+372) 627 10 00, faks (+372) 627 10 01, e-post: emb.tallinn@mfa.no Ühendkuningriigi Suursaatkond Wismari 6, 10136 Tallinn, tel: (+372) 667 47 00, faks (+372) 667 47 55, e-post: information@britishembassy.ee Rootsi Suursaatkond Pikk 28, 15055 Tallinn, tel: (+372) 640 56 00, faks (+372) 640 56 95, e-post: swedemb@estpak.ee 16. Konsultatsioonid, vaidluste lahendamine 16.1. Mis tahes Partnerite ja Sihtasutuse vahelised küsimused, mis on seotud käesoleva Lepingu läbiviimise ja rakendamisega, kuuluvad konsulteerimisele Partnerite, Rahvastikuministri ja Sihtasutuse vahel ning viies, kui vajalik, Lepingu muutmiseni. 16.2. Mis tahes erimeelsused lahendatakse eelkõige kompromissi ja dialoogi teel. 16.3. Kõik käesoleva Lepingu täitmisest tulenevad erimeelsused, millele ei suudeta leida lahendust üksteisemõistmise õhkkonnas, lahendatakse lõplikult vastavalt Rahvusvahelise Kaubanduskoja (Pariis) lepitus- ja arbitraaži reeglitele ühe või enama vahekohtuniku poolt, kes on nimetatud vastavalt nimetatud reeglitele. Arbitraaž leiab aset Stockholmis ning toimub inglise keeles. 17. Maksundus ja toll 17.1. Makse (käibemaks), tolle ja imporditollimakse ei finantseerita välismaiste Partnerite poolt Projekti rakendamiseks tehtud panustest. 18. Lisad 18.1. Käesolevale Lepingule on lisatud järgmised dokumendid, mis on selle lahutamatuteks osadeks: Lisa I. Välisabi Projekt «Integreeruv Eesti 2002–2004», 28 leheküljel; Lisa II. Projekti tegevused (Integratsiooni Sihtasutuse tegevuste kokkuvõte), 16 leheküljel. 19. Lõppsätted 19.1. Käesolevat lepingut võib muuta ainult osapoolte kirjalikul ühisel nõusolekul. 19.2. Käesolev leping jõustub kõikide osapoolte poolt allkirjastamise kuupäeval ning jääb kehtima Projekti rakendamise ajaks. Käesolev leping jääb avatuks uutele täiendavaid toetusi teha soovivatele osapooltele. 19.3. Projekti rakendusperiood on 1. jaanuar 2002 – 31. detsember 2004. 19.4. Käesolev leping on sõlmitud inglise keeles kuuel leheküljel ning allkirjastatud kuues võrdset õigust omavas eksemplaris. Kelle poolt kokku lepitud Allkiri Kuupäev Nimi/nimetus Eesti Vabariigi valitsus 27.03.2002 välisminister Kristiina Ojuland minister Eldar Efendijevi ülesannetes Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus 27.03.2002 Mati Luik, Sihtasutuse juhataja Allakirjutanud Partnerid toetavad Projekti (Ei sisalda endas õiguslikku kohustust) Soome Vabariigi valitsus 27.03.2002 T.E. hr. Jaakko Blomberg Norra Kuningriigi valitsus 27.03.2002 T.E. hr. Per Kristian Pedersen Ühendkuningriigi valitsus 27.03.2002 T.E. pr. Sarah Squire Rootsi Kuningriigi valitsus 27.03.2002 T.E. pr. Elisabet Borsiin Bonnier Projektitoetuse lepingu lisa I VÄLISABIPROJEKT «INTEGREERUV EESTI 2002–2004» Kontaktisikud Välisabi taotleja: Minister Eldar Efendijev Kontaktisik: Mihkel Liivo, ministri nõunik Kontaktaadress: Minister Eldar Efendijevi büroo, Stenbocki maja, Rahukohtu 3, 15161 Tallinn; tel 6935 709, faks 6935 904; e-post: mihkel.liivo@rk.ee; URL http://www.riigikantselei.ee/index.html?id=431 Välisabi saaja: Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus Kontaktisik: Mati Luik, Sihtasutuse juhataja Kontaktaadress: Liimi 1, 10621 Tallinn; tel 6599 021, faks 6599 022; e-post: mati.luik@meis.ee; URL http://www.meis.ee/ Sisukord 1. Eesmärgid 2. Taust ja põhjendus 3. Oodatud tulemused 4. Kasusaajate sihtrühmad 5. Projekti tegevused: komponendid, tulemused ja tegevused 6. Institutsiooniline raamistik 7. Täideviimise, rakendamise, juhendamise ja järelevalve korraldamine 8. Projekti analüüs, aruandlus ja hindamine 9. Projekti eelarve 2002–2004 (eurodes) 10. Projekti eelarve 2002–2004 (kroonides) 11. Sisendid 12. Raamatupidamine ja finantsaruandlus 13. Eeldused ja riskid 14. Loogiline maatriks 15. Projekti rakendamise, järelevalve ja hindamise skeem 1. Eesmärgid Laiem eesmärk: Välisabiprojekti «Integreeruv Eesti 2002–2004» (edaspidi Projekt) laiem eesmärk on edendada Eesti integratsiooniprotsessi ühiskonna keelelis-kommunikatiivses, õiguslik-poliitilises ja sotsiaal-majanduslikus põhivaldkonnas. Kõik Projekti tegevused panustavad riiklikku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» (edaspidi riiklik integratsiooniprogramm)1 pikaajaliste eesmärkide elluviimisse, et luua Eesti mudel mitmekultuurilisest ühiskonnast, mida iseloomustavad kultuurilise pluralismi, tugeva ühisosa ning eesti kultuuriruumi säilitamise ja arendamise põhimõtted. See pole oluline ainult Eesti kontekstis, vaid on ka osa kandidaatriikide meetmetest, mis on suunatud Euroopa Liidu ühinemispartnerluse prioriteetide, eelkõige Eesti ühinemiseks vajaliku poliitilise kriteeriumi, saavutamisele. Otsesed eesmärgid: Toetada aastail 2002–2004 mitmeid integratsiooniga seotud tegevusi, mis on määratletud riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavades aastateks 2000–2003, mis on heaks kiidetud Vabariigi Valitsuse poolt 27. veebruaril 2001.2 Projekt on oma lähenemises multisektoraalne. See käsitleb integratsiooni Eesti ühiskonnas laiaulatuslikult ja interdistsiplinaarselt. Konkreetsetele valdkondadele suunatud tegevuste kaudu üritab Projekt saavutada laiaulatuslikku sotsiaalset mõju erinevatele sihtgruppidele. Muutus ühes kindlas valdkonnas kergendab ning tugevdab muutusi teistes valdkondades, luues seega Eesti ühiskonnas, kui tervikus, sünergistliku efekti. Projekti sooviks on tagada, et inimesed on kaasatud kõigil Eesti ühiskonna tasanditel edendades eesti keele õpet koolieelse ning alghariduse tasemel, suurendades eesti ja vene keelt kõnelevate noorte vahelisi mitteametlikke kontakte, tugevdades eesti ja vene õppekeelega koolide koostööd, parandades mitte-eestlaste keelelist ja professionaalset konkurentsivõimet tööjõuturul ja kutsekoolides, toetades eesti ja vene noorte organisatsioonide vahelist koostööd, kaasates mitte-eestlasi Eesti meedia valdkonnas, suurendades mitte-eestlaste teadmisi ning motivatsiooni kodakondsuse taotlemisel, tugevdades integratsiooniga seotud asutuste suutlikkust. Projekti kava: Projekt kujutab endast integratsiooniga seotud tegevuste praktilist raamistikku, mida rahastavad ühiselt välisabi andjad, Projektitoetuse lepingu allkirjaandjad (edaspidi Partnerid) ja Eesti Vabariik. See on avatud kõikidele huvitatud partnereile. Koondprojektina aitab ta Eestis selliseid ressursse ka koordineerida. Projekti üldine struktuur ja loogika põhineb Põhjamaade (Taani, Soome, Norra, Rootsi) / Ühendkuningriigi / Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni Arenguprogrammi projektil «Toetus riiklikule integratsiooniprogrammile»3, mis viidi ellu aastail 1998–2001. Projekti tegevused ja eelarve tulenevad riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavadest, keskendudes mitmele prioriteetseimale valdkonnale. Projekt täiendab ning toetab seotud ministeeriumide (st Haridus-, Kultuuri-, Põllumajandus-, Sise- ja Sotsiaalministeeriumi) ning Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutuse (edaspidi Sihtasutus) plaanitud tegevusi riikliku integratsiooniprogrammi raames. Sarnaselt Põhjamaade / Ühendkuningriigi / ÜRO Arenguprogrammi projektiga 1998–2001 hõlmab Projekt oma mitme komponendi näol pilootprojekte, mis toovad riiklikku integratsiooniprogrammi uusi piloottegevusi4. Eeldatakse, et pärast Projekti lõppu jätkab Eesti riik nende tegevuste finantseerimist riigieelarvest, nagu see on toimunud paljude käigusolevate välisabiprojektide5 tegevuste puhul. Seega peaks Partnerite panus riikliku integratsiooniprogrammi (2000–2007) ajakavas riiklikku integratsiooniprogrammi kahanema ning Eesti riigi panus kasvama. 2. Taust ja põhjendus Olukord ühiskonnas Nõukogude okupatsiooni aegse ulatusliku immigratsiooni tulemusena on Eestis tekkinud üsna suur vene keelt emakeelena kõnelev kogukond. 2000. aastal moodustasid eestlased 67,9% Eesti rahvastikust ning mitte-eestlastest vähemusrahvuste osa oli 32,1%. Paljudel vene keelt kõnelevatel inimestel puudub piisav väljund Eesti ühiskonda nõrga eesti keele oskuse tõttu. Eesti keele mitterääkimine on põhiline takistus mitte-eestlaste integreerimisel tööhõivesse, kultuuri, poliitikasse jne. Vene keelt kõneleva kogukonna isoleeritus võib ohustada nii Eesti sotsiaalset stabiilsust kui ka rahvuslikku julgeolekut. Põhjendus Viimasel ajal on etnilised ja rahvusvähemused muutunud altimaks integratsiooni vajadusele ning eestlased on muutumas tolerantsemaks integratsiooni suhtes. Sellele vaatamata on integratsioon pikaajaline protsess, mis vajab pikaajalist ja süstemaatilist finantsabi Eesti riigilt ning eriti algfaasides ka välisabi andjailt. Sotsiaalne integratsioon on Eesti Euroopa Liiduga ühinemise kontekstis prioriteetne arendusvaldkond. «Liitumiseelses raamistikus 2000» märgitakse, et «Eesti peaks jätkama oma praegusi jõupingutusi mitte-kodanike integreerimisel ning tugevdama mitte-kodanike eesti keele õpet, laiendades keeleprogrammide ulatust, eriti, mis puudutab laste ja noorte osalust. Need jõupingutused on eriti olulised sellistes piirkondades nagu Ida-Virumaa, kus põhilise elanikkonna moodustavad eesti keelt mittekõnelevad inimesed ning kus tuleb läbi viia tööstuse restruktureerimise protsess, millel on tugevad sotsiaalsed ja majanduslikud mõjud». Vastavalt Euroopa Komisjoni poolt 13. novembril esitletud Regulaarsele aruandele Eesti edusammudest 2001. aastal: … Eesti edu mitte-kodanike integreerimisel konkreetsete meetmete juurutamisel on jätkunud. Eesti peaks alal hoidma praeguse integratsiooniprotsessi sammu. See hõlmab endas naturalisatsiooniprotsessi efektiivsuse ja keeleõppele juurdepääsu tagamist ning teadlikkuse tõstmist kogu Eesti ühiskonna kogumit puudutavates küsimustes. Eesti on jätkanud tööd nii 1999. aastal ühinemispartnerluses paika pandud lühi- kui keskmise pikkusega prioriteetidega. Eesti juurutab mitte-kodanike integreerimisel konkreetseid meetmeid, mis hõlmavad endas mitte-eestlastele keeleõppe pakkumist. Vaadates tulevikku, eeldab nende prioriteetsete eesmärkide täitmine jätkuvaid pingutusi ja finantsressursside investeerimist, et jätkata positiivseid saavutusi. … Eesti Vabariigi Valitsus peab jätkama piisavate ressursside eraldamist ning pöörama tähelepanu kõikidele integratsiooniprogrammi elementide elluviimisele.6 Astutud sammud 1997. aastast on välja töötatud ja ellu viidud riiklikku integratsioonipoliitikat. Hiljutised õiguslikud sammud: • Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse muutmise seadus, vastu võetud Riigikogu poolt 04.04.2000. Seaduses nähakse ette, et riigi või kohaliku omavalitsuse omanduses olevates Eesti gümnaasiumides on õppekeeleks eesti keel, milles toimuv õpe moodustab vähemalt 60% õppekava mahust. Samuti sätestab seadus, et nendele eesti keelsete koolide õpilastele, kelle emakeel ei ole eesti keel, luuakse võimalused, mis võtavad arvesse regionaalseid tingimusi ja kooli õppekava oma emakeele õppimiseks, eesmärgiga säilitada oma rahvuslik identiteet. • Määrus nr 219 «Kodakondsuse taotleja eesti keele eksami ja eesti keele tasemeeksami ühitamise tingimused ning läbiviimise kord», kehtestatud Vabariigi Valitsuse poolt 30.06.2000. Vastavalt määrusele kombineeritakse eesti keele eksam Eesti kodakondsuse taotlejaile, eesti keele eksam ja eesti keele tasemeeksam. • Keeleseaduse muutmise seadus, vastu võetud Riigikogu poolt 14.06.2000. See seadus reguleerib eesti keele kasutamist erasektoris vastavalt kindlaksmääratud tingimustele – kui see on õigustatud avalikes huvides, mis tähendab ühiskonna turvalisust, avalikku korda, avalikku haldust, rahvatervist, tervisekaitset, tarbijakaitset ja tööohutust. • Kodakondsuse seaduse muutmise seadus, vastu võetud Riigikogu poolt 14.06.2000. Vastavalt seadusele ei rakendata keele ega põhiseaduse tundmise nõuet raske või sügava puudega inimestele ning neile kodakondsuse taotlejatele, kelle puude iseloom (kuulmis- ja/või nägemispuue) takistab neil eespool mainitud eksamite sooritamist, mis on nõutavad naturalisatsiooni korras kodakondsuse taotlemisel. • Välismaalaste seaduse muutmise seadus, vastu võetud Riigikogu poolt 11.04.2000. See seadus vabastab Eesti kodanike abikaasad immigratsioonikvoodist eritingimustel – juhul kui neil on ühine alla 18-aastane laps või kui naine on rase (ja rasedus on kestnud üle 12 nädala). • Riigikogu valimise seaduse ning kohaliku omavalitsuse volikogu valimise seaduse muutmise seadus, vastu võetud Riigikogu poolt 21.11.2001. Seadusega tunnistatakse kehtetuks keeleoskuse nõue kandidaatidele Riigikogu ja kohalike omavalitsuste volikogude valimistel, viies sellega seaduse vastavusse rahvusvaheliste standarditega, eriti poliitiliste ja kodanikuõiguste kohta käiva Ühendatud Rahvaste Organisatsiooni lepingu artikliga 25. Praktilised sammud aastast 1997: • 16. juulil 1997. aastal moodustas Vabariigi Valitsus etniliste vähemuste integreerimiseks Eesti ühiskonda ja Vabariigi Valitsusele integratsiooniga seotud ettepanekute tegemiseks asjatundjate komisjoni, mille esinaiseks valiti minister Andra Veidemann. • 10. veebruaril 1998. aastal kiitis Vabariigi Valitsus heaks asjatundjate komisjoni poolt esitatud dokumendi «Eesti riikliku integratsioonipoliitika lähtekohad mitte-eestlaste integreerimiseks Eesti ühiskonda». • 31. märtsil 1998. aastal asutas Vabariigi Valitsus Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutuse. Sihtasutuse eesmärk on algatada ja toetada integratsiooniprojekte. • Lisaks mitme ministeeriumi olemasolevatele finantsressurssidele alustas Vabariigi Valitsus 1998. aastal integratsiooniprojektide rahastamist riigieelarvest Sihtasutuse kaudu (1998. aastal 6 miljonit Eesti krooni, 1999. aastal 5,7 miljonit Eesti krooni, 2000. aastal 5,7 miljonit Eesti krooni ja 2001. aastal 8 miljonit Eesti krooni). • 27. augustil 1998. aastal kirjutasid Vabariigi Valituse ning Soome, Rootsi, Taani, Norra ja ÜRO Arenguprogrammi esindajad alla lepingule projekti «Toetus riiklikule programmile mitte-eestlaste integreerumiseks Eesti ühiskonda» täideviimiseks. Projekti kogumaht on 1,68 miljonit USA dollarit ning selle kestuseks 2,5 aastat (lõpeb aastal 2001). • 1998. aasta septembris kirjutasid Vabariigi Valitsuse, Euroopa Liidu ja ÜRO Arenguprogrammi esindajad alla lepingule projekti Euroopa Liidu Phare «Eesti keele õppe programmi» täideviimiseks. Projekti kogumaht oli 1,4 miljonit eurot ja selle kestuseks kaks aastat (lõppes aastal 2000). • 1999. aastal käivitati koostöös CIDA ja Toronto Koolivalitsusega projekt «Keelekümblus Eesti koolides». Projekti kogumaksumus on 3,624 miljonit Kanada dollarit, sellest 1,86 miljonit Kanada dollarit on CIDA ja Toronto Koolivalitsuse panus ning 1,764 miljonit Kanada dollarit Eesti riigi panus. Samuti toetab seda projekti Soome 47 600 Kanada dollariga ja Euroopa Nõukogu. • 14. märtsil 2000. aastal kiitis Vabariigi Valitsus heaks riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007». Riiklik integratsiooniprogramm on raamkava valitsusasutustele ja muudele institutsioonidele aastateks 2000–2007. Vabariigi Valitsus määras riikliku integratsiooniprogrammi käivitamise Haridus-, Kultuuri-, Sise- ja Sotsiaalministeeriumi ning Sihtasutuse pädevusse. • 12. aprillil 2000. aastal ühines Ühendkuningriik Põhjamaade / ÜRO Arenguprogrammi projektiga «Toetus riiklikule integratsiooniprogrammile», suurendades märkimisväärselt projekti mahtu. • 2000. aasta augustis otsustas Euroopa Komisjon toetada integratsiooni Eestis uue EL Phare «Sotsiaalse integratsiooni ja eesti keele õppe programmi» kaudu, mille kestuseks on kolm aastat (2001–2003) ning mis hõlmab abi 3,14 miljoni euro ulatuses (lisaks Eesti riigi 1,4 miljoni euro suurusele panusele Phare programmi). See iseloomustab EL Phare «Eesti keele õppe programmi 1998–2000» saavutusi. Samuti näitab see vajadust edasise abi järele integratsiooni valdkonnas. • 2000. aasta aprillist detsembrini töötasid vastutavad ministeeriumid (Haridus-, Kultuuri-, Sise- ja Sotsiaalministeerium) ning Sihtasutus välja riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad. Seejärel saadeti tegevuskavad kõikidele asjaomastele institutsioonidele arutamiseks ja paranduste tegemiseks. Vabariigi Valitsus kiitis riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad heaks 27. veebruaril ning määras riikliku integratsiooniprogrammi juhtkomitee ülesandega muuta täideviivate ja finantseerivate partnerite ning sihtrühmade ettepanekute põhjal tegevuskavu. Välisabiprojektide saavutused tänaseni Välisabiprojektid on koos teiste valitsuse algatustega toonud positiivseid muutusi. Märkimisväärsed jõupingutused on suunatud piloottegevustele ja süsteemiarendusele, mis on loonud tugeva aluspõhja edukate tegevuste jätkamiseks ning andnud julgust laiendada tegevusi uutele aladele. Vastavalt «Põhjamaade / Ühendkuningriigi / ÜRO Arenguprogrammi projekti 1998–2001 lõplikule hinnangule», mille andis rahvusvaheline hindamisrühm: ... [Projekt] «saavutas edukalt oma eesmärgid, aidates kaasa Eesti ühiskonna stabiliseerimisele ja riikliku programmi arendamisele. Projekt täitis mitmeid ülesandeid laiaulatuslike multisektoraalsete tegevuste kaudu. See tugevdas integratsiooni eest vastutavate institutsioonide suutlikkust; toetas tegevusi, mis olid suunatud vene põhikoolide valmistamiseks eesti põhikoolideks üleminekuks; arendas mudeleid ja rakendas tegevusi, mis toetasid kultuuridevahelist teadlikkust, riskirühmadesse kuuluvaid noori ning suutlikkuse arendamist Ida-Virumaal; toetas edukaid massikampaaniaid, et suurendada avalikkuse teadlikkust integratsioonist. ... Eestis on praegu olemas hulk efektiivseid organisatsioone, institutsioone ning motiveeritud osalejaid, kes suudavad toetuse olemasolu korral jätkata integratsiooniprotsessi. Projekti vältel saadud teadmised vähendavad samalaadsete tegevuste kulusid tulevikus. Veelgi enam, neid teadmisi saab kasutada teistes Euroopa piirkondades, mille ees seisavad samasugused sotsiaalsed väljakutsed.»7 Kuigi reaalsed tulemused on juba saavutatud, tuleb neid ka säilitada. Loodud programme, nagu keelelaagrid lastele, võib laiendada nii, et need hõlmavad suuremat hulka Eesti rahvastikust (vastavalt kasvavale nõudlusele nende tegevuste järele praegustes programmides). Kuna eesti keele õppimise motivatsioon järk-järgult suureneb ja suhtumine integratsiooni paraneb, tuleb pakkuda lisatoetust uutele või jätkuvatele tegevustele, et tulla vastu kasvavatele ootustele. Vabariigi Valitsuse pühendumus integratsiooniprotsessile on selgelt näha paljudest viimase aasta jooksul tehtud otsustest ja vastu võetud meetmetest. Hoolimata sellest panusest on valitsus vastamisi tõsiste väljakutsetega kõigis valdkondades, kuna Eesti on praegu alles toibumas hiljutistest majandusšokkidest. Eraldised riigieelarvest (aastateks 2000 ja 2001) näitavad selgelt valitsuse jätkuvat ja kasvavat toetust integratsiooniga seotud investeeringutele keeleõppesse ja haridusse. Peamised põhimõtted Toetudes varasemale kogemusele integratsiooniprojektide ja -programmidega Eestis, tuleb Projekti elluviimise ajal tugevdada järgmisi olulisi põhimõtteid. • Sihtrühmakeskne ja praktilis-utilitaarne lähenemine – kliendi kasu peab tegevuste plaanimisel ja juurutamisel olema keskne, tuues esile selle, milline on konkreetne kasu konkreetsel inimesel või rühmal. • Infovahetus projekti personali, Partnerite ja kasusaajate rühmade vahel – peab tagama, et kõigi tegevuste elluviimisel võetakse arvesse olulist tagasisidet kasusaajatelt ja Partneritelt, kes on ka projekti arengust hästi informeeritud. • Tegevuste harmoneerimine – tuleb tagada tegevuste koordineeritus projekti raames ja ka teiste integratsiooniprojektidega Eestis. • Tulemustele suunatud plaanimine, juhtimine ja tegevuste hindamine – kõik tegevused peavad olema ette valmistatud, rakendatud ning hinnatud vastavalt määratletud eesmärkidele, tulemustele, väljunditele ja väljundite indikaatoritele kõigi kolme aasta jooksul. 3. Oodatud tulemused • Paranenud keeleõpe koolieelsetes lasteasutustes ja algkoolides; • paranenud eesti keele oskus mitte-eestlastest noorte hulgas; • tihenenud mitteametlikud kontaktid eestlaste ja mitte-eestlaste vahel; • paranenud kooli õppekavade kvaliteet eesti ja vene õppekeelega põhikoolides; • tihenenud kontaktid eesti ja vene õppekeelega põhikoolide vahel; • paranenud eesti keele oskus ja professionaalsed oskused mitte-eestlaste hulgas; • tihenenud ametlikud kontaktid eestlaste ja mitte-eestlaste vahel; • suurenenud mitte-eestlastest noorsoojuhtide ja õpilaste osavõtt noorsootegevustest; • tihenenud kontaktid eestlastest ja mitte-eestlastest noorte vahel; • suurenenud huvi ja harjumus kasutada Eesti meediat mitte-eestlastest õpilaste hulgas; • suurenenud huvi Eesti raadiojaamade programmide vastu etniliste vähemuste hulgas; • paranenud teadmised olulistes integratsiooniküsimustes etniliste vähemuste hulgas; • suurenenud kodakondsuse taotlejate arv; • suurenenud teadlikkus kodakondsusküsimustes; • suurenenud kompetentsus projektijuhtimise, klienditeeninduse ja avalike suhete valdkonnas integratsiooniga seotud asutuste personali hulgas. 4. Kasusaajate sihtrühmad Strateegilisel tasandil saab projektist kasu Eesti ühiskond tervikuna. Projekti komponentide elluviimise tasandil on otsesteks kasusaajateks järgmised rühmad: 1. Koolieelne ja algharidus • koolieelikud ja algkooliõpilased, nende vanemad • koolieelikute ja algkoolide õpetajad • keeleõpetajad, ülikoolide õppejõud 2. Keeleõpe peredes ja keelelaagrid • vene ja eesti keelt kõnelevad õpilased, nende vanemad • keelelaagrite õpetajad 3. Eesti ja vene õppekeelega koolide koostöö õppekavade arendamisel • venekeelsete põhikoolide õppepersonal • õpetajakoolitajad • teised koolitajate koolitajad 4. Tööjõuvahetus ja kutseharidus • venekeelsete põhikoolide õppepersonal, eriti Ida-Viru maakonnas • riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ametnikud, eriti Ida-Viru maakonnas • politseiametnikud, eriti Ida-Viru maakonnas • vene õppekeelega kutseõppeasutuste õpetajad ja õpilased 5. Noorsootegevus • organiseeritud 15–25aastased mitte-eestlastest ja eestlastest noored • õpilasomavalitsused • noorsootöötajad 6. Meediaharidus • vene põhikoolide õppepersonal • vene põhikoolide õpilased 7. Raadiojaamade saated vähemuste keeltes • kuulajaskond etniliste vähemuste seas 8. Kodakondsusteadlikkus • Eesti kodakondsuseta mitte-eestlased, eriti noored, õpilased 9. Integratsiooniga seotud asutuste suutlikkuse tõstmine • Sihtasutuse personal • asjakohaste ministeeriumide, riigiametite personal • kohalike omavalitsuste personal, eriti Ida-Viru maakonnas • valitsusväliste organisatsioonide personal • avalikkus 5. Projekti tegevused: komponendid, tulemused ja tegevused 1. Koolieelne ja algharidus RIP missioon I.18 Kujundada eesti keele kui teise keele õppesüsteem, kus rakendatakse mitmekesist ja tänapäevast õppematerjali ning keelte koosmõju arvestavaid keele õppimise malle, et muukeelsed lapsed ja noored omandaksid eesti keele motiveeritult ja tulemuslikult. RIP missiooni ala I.1.a Keeledidaktika arendamine, keeleõppe metoodikate, õppekavade ja õppematerjalide väljatöötamine, koolitajate koolitus. Komponendi tulemus Eesti keele õpetamine algharidusasutustes on efektiivne; keeleõppemetoodika arvestab keeleõppijate vanust, samuti arvestab keelte koosmõju ja erinevate keelte mõjutusi. RIP tegevused I.1.a.3 – I.1.a.7 • Umbes 60 koolitaja 3-aastane koolitus, sh – materjalide kasutamine ja kursuste läbi viimine keelte koosmõju, keele kohandamise, koolitaja oskuste, koolituspraktika alal. • Keeledidaktika programmi väljatöötamine koolieelsetele lasteasutustele. • Keelte koosmõju arvestavate keeleõppe metoodikate väljatöötamine ja rakendamine, sh – 3–5 varajase keelekümbluse klassi organiseerimine eelkooliasutustes pilootprojektina, et valmistada lapsi ette algkooli keelekümblusklasside jaoks. • Keeleõppe keskkonna kujundamist soodustavate vahendite soetamine ja õppematerjalide väljatöötamine. • Koolieelse lasteasutuse kui piirkondliku laste keeleõppe keskuse väljaarendamine, nõustamine ja koolitus.9 2. Keeleõpe peredes ja keelelaagrid RIP missioon I.1 Kujundada eesti keele kui teise keele õppesüsteem, kus rakendatakse mitmekesist ja tänapäevast õppematerjali ning keelte koosmõju arvestavaid keele õppimise malle, et muukeelsed lapsed ja noored omandaksid eesti keele motiveeritult ja tulemuslikult. RIP missiooni ala I.1.c Õppetöövälised keeleõppemallid. Komponendi tulemus Keeleõpe peredes ja keelelaagrid on efektiivne viis integreerida vene keelt kõnelevaid lapsi eestikeelsesse keskkonda. Eriti olulised on keelelaagrid lastele, kes tulevad töötute peredest ning teistest sotsiaalselt halvemas seisus olevatest rühmadest. See annab oma osa ka laiemale sotsiaalsele integratsioonile ja Eesti ühiskonna stabiilsusele ning võtab arvesse Kirde-Eestis Ida-Viru maakonna tööstuse restruktureerimist. RIP tegevused I.1.c.19 • Eesti keele laagri- ja pereõppemudeli arendamine ja rakendamine, sellealane koolitus, sh – toetus keelelaagri- ja pereõppeprojektidele (kokku võtab 6000st pereõppepäevast ja 30st keelelaagrist osa umbes 2000 last); – projektijuhtide ja kooliõpetajate koolitus projektide rakendamise ja finantseerimise põhimõtete ning protseduuride alal; – lapsevanemate nõustamine; – avalikkusele informatsiooni jagamine; – rahaline toetus keelelaagri- ja pereõppeprojektides osalevatele riskirühmade lastele. 3. Eesti ja vene õppekeelega koolide koostöö õppekavade arendamisel RIP missioon 1.3 Luua koolides tingimused, mis tagaksid õpperühmade eestikeelse töö ning kooli lõpetajate eesti keele kui teise keele oskuse olme- ja tööalaseks suhtluseks vajalikul tasemel, et õppurid integreeruksid Eesti ühiskonnas. RIP missiooni ala 1.3.b Eesti ja vene õppekeelega koolide õppekava-arenduskoostöö. Komponendi tulemus Õppekavade väljatöötamiseks on laiendatud ning tugevdatud eesti ja vene koolide koostöövõrgustikke. RIP tegevused I.3.b.6 – I.3.b.11 • Avatud õppekava programmi arendamine ja rakendamine. • Kooliarenduslik koolitus, koolitusprotokollide vormistamine ja arhiveerimine, lõputööde analüüs ja üldistamine. • Uute koolitusmudelite ja -sisude, koolitusmaterjali väljatöötamine. • Koolide koostöövõrgustiku tugikeskuste10 väljaarendamine, võrgustiku arendus ning eesti ja vene õppekeelega koolide 100 töörühma (3 inimest rühmas) koolitus. • Võrgustikukoolide arendustegevuse ja õppekavatöö analüüs, hindamiskriteeriumide väljatöötamine, nõustamine. • Koolide arendustööd tutvustavate materjalide koondamine, ettepanekud avalikustamiseks, publitseerimiseks. 4. Tööjõuvahetus ja kutseharidus RIP missioon III.3 Laiendada muukeelsetele täiskasvanutele eesti keele õppimise võimalusi, et tagada eesti keele oskus olme- ja tööalaseks suhtlemiseks vajalikul tasemel. RIP Missioon I.3 Luua kutsekoolides tingimused, mis tagaksid õpperühmade eestikeelse töö ning kutsekooli lõpetajate eesti keele kui teise keele oskuse olme- ja tööalaseks suhtluseks vajalikul tasemel, et õppurid integreeruksid Eesti ühiskonnas. Osa tulemus Mitte-eestlaste konkurentsivõime ja mobiilsus tööturul on suurenenud tänu paremale eesti keele oskusele. RIP tegevus III.3.4 • Tööjõuvahetuse programmi väljatöötamine, rakendamine ja arendamine, sh – toetus tööjõuvahetusprojektidele kokku 400 mitte-eestlase jaoks (sh õpetajad, politseinikud, meditsiinipersonal jne); – tööjõuvahetusprogrammides osalejatele ja nende venelastest kolleegidele spetsiaalsete eesti keele õppe materjalide/vestmike koostamine ning väljaandmine (nt «Eesti keel politseinikele», «Eesti keel meedikutele» jne); – teiste institutsioonidega koostöö jätkamine, et tagada tööjõuvahetusprogrammide keskendatus teatud elukutsetele, kus on kasulikud mobiilsus ja/või professionaalne koostöö. RIP tegevus I.3.c.14 • Eesti keele süvaõppe arendamine ja rakendamine kutseõppeasutustes. RIP tegevus I.3.c.20 • Eesti keele omandamist toetavate metoodiliste materjalide, sh kutseõppeasutuste erialaterminoloogia sõnastike väljatöötamine. 5. Noorsootegevus RIP missioon IV.2 Toetada noorteühingute ja õpilasomavalitsuste arengu järjepidevust, et tagada muukeelsetele noortele enam ühistegevuse võimalusi ning kujundada nende ühiskonnapädevust. Komponendi tulemus Potentsiaalsed homsed juhid on kaasatud integratsiooni nii, et alused eestlastest ja vähemusrahvustest noorte koostööks luuakse varakult. Sotsiaalselt teadlikud ja aktiivsed mitte-eestlastest noorsooliidrid on haritud, aitavad kaasa noorte igapäevaste tegevuste kasvule rohujuuretasemel. RIP tegevused IV.2.1 – IV.2.5 • Noorteühingute ja õpilasomavalitsuste liidrite regulaarne koolitus (projektijuhtimisõpe umbes sajale 15–18-aastasele noorteliidrile vene põhikoolidest ja vähemuste valitsusvälistest organisatsioonidest). • Uute regionaalsete õpilasomavalitsuste alaliitude/noorteühingute moodustamine/tugevdamine, et aktiviseerida noortejuhtidele tegevust koolides. • Noorteühingute ja õpilasomavalitsuste teema sisseviimine koolide juhtkondade ja pedagoogide koolitusprogrammidesse, vastavate materjalide koostamine. • Noorte koostöö ergutamine ja toetamine programmide ja projektitoetusskeemide kaudu, et suurendada noorte vaheliste kontaktide arvu ning suhtlemist, sh noorte- ja nõustamiskeskuste11 loomine, mis pakuksid informatsiooni ja abi noorte tööhõivet, narkomaaniat, AIDSi käsitlevates küsimustes • Omaalgatust toetava teabematerjali mitmekesistamine. • Noorteühingute arengukavade uuring. 6. Meediaharidus RIP missioon IV.4 Suurendada meedia- ja infovaldkonna professionaalide arvu mitte-eestlastest noorte seas; kasvatada uue, regulaarse meediatarbimise harjumusega ja infoühiskonnas orienteerumise oskusega mitte-eestlaste põlvkond. Osa tulemus Märkimisväärne osa mitte-eestlastest noori jälgib regulaarselt Eesti meediat ning orienteerub infoühiskonnas. Osalevad õpilased arendavad (uue) meedia kasutamise huvi ja harjumust ka pärast programmide lõppemist, mõni osaleja läheb edasi õppima Eesti ülikoolidesse (uue) meedia erialadele. Integratsioonialased arutlused meedias stimuleerivad integratsiooniprotsessi ja suurendavad avalikku teadlikkust. RIP tegevus IV.4.4 • Meediahariduse programmi väljatöötamine ja rakendamine venekeelsetele põhi- ja keskkoolidele, sh – meediaharidusprogrammi ja vastavate õpetajate koolitussüsteemi väljatöötamine vene põhikoolidele koostöös Tiigrihüppe Sihtasutuse ning Eesti Meediakoolitajate Liiduga; – 100 vene põhikoolide õpetaja koolitus uue meediaprogrammi järgi; – eesti ja vene põhikoolides pilootprojektide täideviimine. 7. Raadiosaated vähemusrahvuste keeltes RIP missioon IV.3 Arendada mitmekülgsemalt välja integratsioonitemaatika eesti- ja venekeelses meedias; tekitada ja laiendada eesti- ja venekeelse meediasüsteemi ühisosa; suurendada venekeelse meedia interaktiivsust; parandada venekeelse institutsionaalse-utilitaarse info kättesaadavust ja kvaliteeti meedias, soodustamaks venekeelse elanikkonna sotsiaalset osalust. Komponendi tulemus Vähemusrahvuste keeltes olevate raadiokanalite programmide roll integratsioonikanalina etnilistele vähemustele on suurenenud; nende raadiokanalite asjakohaste vähemusrahvuste keelsete programmide kuulajaskond on kasvanud. RIP tegevus IV.3.3 • Raadioprogrammide ühiskonnaelu ja integratsiooniteemaliste saadete toetamine, raadiokanalite programmide levitamine vähemusrahvuste keeltes, sh 200 saatetundi aastas aktuaalsetel, huvitavatel ja praktiliselt kasulikel teemadel. 8. Kodakondsusteadlikkus RIP missioon IV.6 Toetada mitte-eestlaste õiguslik-poliitilist integratsiooni. Komponendi tulemus Mitte-eestlastest noorte ja täiskasvanute õiguslik-poliitiline integratsioon on intensiivistunud, sh aktiivsem osavõtt kodakondsuseksamitest; naturalisatsiooni korras Eesti kodakondsuse saanute arv on suurenenud; selgem arusaam sellest, mida tähendab olla Eesti kodanik; venekeelsed noored on sotsiaalselt aktiivsema suhtumisega. RIP tegevused I.5.a.2; IV.6.1 – IV.6.3; IV.6.5 – IV.6.6 • Kodanikukasvatuse ja Estica õppematerjalide mitmekesistamine. • Kodakondsuseksami sooritamist motiveeriva-julgustava sotsiaalreklaami kampaaniate läbiviimine; saadete ja artiklite tellimine; meediasuhete korraldamine. • Kodakondsuseksami sooritamiseks ning kodakondsuse taotlemiseks vajaliku praktilise informatsiooni kohta teavitamisprogrammi väljatöötamine ja rakendamine elektroonilise ja trükimeedia, voldikute, brošüüride, plakatite, kooliõpetajate koolitamise jne kaudu. • Noortele suunatud ühisürituste, debattide ja teiste tegevuste korraldamine poliitilis-õigusliku integratsiooni teemadel. • Lisamaterjalide koostamine Eesti Vabariigi põhiseaduse ja kodakondsuse seaduse tundmise eksamiks valmistujatele. • KMA WWW-lehekülje toetamine (www.kodanik.ee). 9. Integratsiooniga seotud asutuste suutlikkuse tõstmine RIP missioon V.3 Tõsta integratsiooniga seotud asutuste tegevusvõimet, sh parandada venekeelse institutsionaalse-utilitaarse info kättesaadavust ja kvaliteeti asutustes. Komponendi tulemus Projekt on riikliku integratsiooniprogrammi raames efektiivselt ja tõhusalt rakendatud; on suurenenud läbipaistvus kasusaavatele rühmadele ja doonoritele, riikliku integratsiooniprogrammi, eriti uue projekti, rakendusasutuste vaheline töö on tõhus ja koordineeritud. RIP tegevused V.1.2; V.2.1; V.3.5 • Integratsioonialaste uuringute ja teiste materjalide korraldamine, sh – Projekti ja Sihtasutuse aastaraamatute väljaandmine, et tutvustada riikliku integratsiooniprogrammi üldist arengut ja Projekti arengut, eriti laiemale avalikkusele ning doonoritele; – integratsiooni järelevalve, mis annab integratsiooniküsimustes väärtuslikku tagasisidet kõigile osalistele, Sihtasutuse ja Projekti personalile. • Tehnilise baasi parandamine, sh – Projekti WWW-lehekülje haldamine ja uuendamine Sihtasutuse WWW-leheküljel www.meis.ee (eesti, vene ja inglise keeles), mis sisaldab uuendatud informatsiooni Projekti tegevustest (käimasolevad ja tulevased Projekti kutsed ning konkursid, informatsioon olemasoleva finantseerimise kohta, asjakohased lingid jne); – Projekti tehnilise baasi (IT-süsteemide, Interneti-ühenduse, integratsiooni andmetöötlussüsteemi) uuendamine ja hooldus, mis garanteerib Projekti sujuva ja efektiivse rakendamise riikliku integratsiooniprogrammi raamistikus. • Koolitused (tulemustele suunatud plaanimise, projektijuhtimise, venekeelsete klientide ja meediasuhete alal jne) Sihtasutuse personalile, ministeeriumidele, riigiasutustele ja valitsusvälistele organisatsioonidele, kes on otseselt seotud riikliku integratsiooniprogrammi plaanimise ja elluviimisega. 6. Institutsiooniline raamistik Projekt tugineb arvukatele sotsiaalsetele partneritele, kes toetavad aktiivselt integratsiooniprotsessi. Rahvuslikul tasandil partnerite hulka kuuluvad rahvastikuminister, Haridus-, Kultuuri-, Sise-, Põllumajandusministeerium, Sihtasutus, Kodakondsus- ja Migratsiooniamet, samas kui teiste kaasatud partnerite hulka kuuluvad Ida-Viru Maavalitsus, valitsusvälised organisatsioonid, erafirmad ja muud integratsiooniprotsessi võtmefiguurid. Projekt teeb tihedat koostööd EL Phare «Eesti rahvusvähemuste sotsiaalse integratsiooni ja keeleõppeprogrammi», CIDA/Toronto Koolivalitsuse/Soome/Euroopa Nõukogu projektiga «Keelekümblus Eesti vene õppekeelega põhikoolides» ning Tiigihüppe Sihtasutusega, kelle ekspertiisile ja vastavatele ressurssidele võib toetuda. Kasusaavaks institutsiooniks on Sihtasutus. 7. Täideviimise, rakendamise, juhendamise ja järelevalve korraldamine Eesmärk – tagada Projekti edu ja Projekti eesmärkide täitmine, et toetada riikliku integratsiooniprogrammi täideviimist ja rakendamist; – tagada nõuetekohane Projekti täideviimine ja rakendamine ning õnnestunud väljundid ja säilitada integratsiooniprotsessi kaasajastamine. Täideviimine Projekti täideviimine põhineb Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000. a määrusel nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord»12. Välisabi taotlejana on rahvastikuministril (Vabariigi Valitsuse nimel) järgmised kohustused: • Projektitoetuse lepingu tingimuste alusel tagada Eesti riigi poolsete kohustuste täitmine; • volitada Sihtasutust kasutama välisabi saajana Projekti ressursse; • teostada järelevalvet Projekti ressursside kasutamise üle; • teostada järelevalvet Projekti ressursside kasutamise vastavuse üle Projektitoetuse lepinguga; • Juhtkomitee esimehena rakendada juhtkomitees meetmeid erimeelsuste lahendamiseks, mis on seotud Projektitoetuse lepingu täideviimisega või tõlgendamisega. Välisabi saajana on Sihtasutusel järgmised kohustused: • kasutada Projekti ressursse vastavalt Projektitoetuse lepingule; • tagada planeerimine ja üldine Projekti tegevuste juhtimine, aruandlus, raamatupidamine, järelevalve ja hindamine13; • asutada Projekti juhtkomitee, mis jälgib Projekti täideviimise ja rakendamise vastavust Projektitoetuse lepingule. Projekti juhtkomiteesse kuuluvad: – rahvastikuminister (st välisabi taotleja), – Partnerite esindajad, – Sihtasutuse esindaja (st välisabi saaja), – Eurointegratsiooni Büroo esindaja (st eurointegratsiooniga seotud välisabi koordineerija), – etniliste vähemuste organisatsioonide, valitsusväliste organisatsioonide esindajad (st kasusaajate sihtrühmad), – akadeemiliste institutsioonide ja asjakohaste riigiasutuste, sh Riigikogu, Haridus-, Põllumajandus- ja Siseministeeriumi esindajad (st sotsiaal- ja majanduspartnerid), – Rahandusministeeriumi esindaja (st välisabi taotlemise ja kasutamise koordineerija); • asutada Projektibüroo: valida ja nimetada Projekti koordineerija ning värvata halduspersonal konsulteerides Projekti juhtkomiteega ja juhtkomitee nõusolekul; Projektibüroo organiseerib ja valmistab ette Projekti juhtkomitee koosolekuid (sh valmistab ette otsuste ja ettepanekute kavandeid Projekti eelarvest märkimisväärsete eraldiste tegemiseks kavandatud komponentide tegevusteks) ning toimib Projekti juhtkomitee sekretariaadina. Juhendamine ja järelevalve Projekti juhtiva ja järelevalvet teostava institutsioonina on Projekti juhtkomiteel järgmised kohustused: • pakkuda Projektile üleüldist strateegilist juhtimist; • heaks kiita Sihtasutuse poolt esitatud Projekti rakendamise ajakava; • teostada järelevalvet Projekti täideviimise ja rakendamise vastavuse üle Projektitoetuse lepinguga; • teostada järelevalvet Projekti arengu üle liikmete aruannete alusel nende poolt esindatavatele institutsioonidele; • teha otsuseid kavandatud komponentide tegevuste jaoks Projekti eelarvest tehtavate märkimisväärsete eraldiste kohta; • teha soovitusi, mis puudutavad olulisi muudatusi Projekti eesmärkides, tulemustes, sisendites, väljundites, tegevustes jne. Rakendamine Projekti tegevusi hakkavad ellu viima erinevad riiklikud ja valitsusvälised sotsiaalpartnerid. Valitsusväliste organisatsioonide, eraettevõtete, akadeemiliste institutsioonide ning muude partneritega sõlmitakse lepingud mitmete Projekti tegevuste elluviimiseks konkursside alusel14. 8. Projekti analüüs, aruandlus ja hindamine Eesmärk – tagada, et Vabariigi Valitsus ja Projektitoetuse lepingu Partnerid oleksid informeeritud Projekti arengust; – tagada, et avalikkus oleks informeeritud Partnerite panusest riiklikku integratsiooniprogrammi Projekti kaudu; – garanteerida Projekti sihtrühmade ja muude asjaosaliste piisav panus Projekti juhtkomiteele; – jälgida rahva arvamust Projekti ja riikliku integratsiooniprogrammi edukusest. Projekti analüüs, aruandlus ja hindamine põhinevad Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000. a määrusel nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord»15. Välisabi saajana on Sihtasutusel järgmised kohustused: – esitada Projekti ressursside kasutamise kvartali- ja aastaaruanded (sh Projekti tegevuste tegelik täideviimine ja rakendamine, finantshaldus, lõpuleviidud tegevused ja pakutud abi kvaliteet, Projekti tegevusi puudutavad soovitused ja juhtnöörid) Projekti juhtkomiteele ning seejärel rahandusministrile, Partneritele ja teistele asjakohastele institutsioonidele; – konsulteerides Projekti juhtkomiteega koostada iga-aastane auditiplaan ning tellida Projekti iga-aastane audiitorkontroll; – avalikustada Projekti komponentide tulemuslikkuse kohta käivaid kokkuvõtteid Internetis; saata pressile regulaarselt infot Projekti sisendite ja väljundite kohta. Välisabi taotlejana on rahvastikuministril järgmised kohustused: – vaadata läbi Sihtasutuse poolt esitatud kvartali- ja aastaaruanded Projekti ressursside kasutamise kohta ning tagada nende korrektsus; – hinnata Projekti tulemuste vastavust seatud eesmärkidele, tulemustele ja väljunditele (edaspidi tõhusus ja efektiivsus); – tellida igal aastal Projekti täideviimise tõhususe ja efektiivsuse hinnang kolmandalt osapoolelt, kes ei ole seotud Projekti rakendamisega; – koostada ja esitada Projekti täideviimise tõhususe ja efektiivsuse aastaaruanded Rahandusministeeriumile iga aasta 15. veebruariks, kasutades hindamistulemuste vormi, mis on Vabariigi Valitsuse 29.12.2000 määruse nr 458 lisas. Välisabi taotlemise ja kasutamise koordineerijana on Rahandusministeeriumil järgmised kohustused: – analüüsida ja üldistada Projekti ressursside kasutamise kvartali- ja aastaaruandeid ja Projekti täideviimise tõhususe ja efektiivsuse aastaaruandeid; – edastada kvartali- ja aastaaruanded Partneritele; – esitada välisabi kasutamise tõhususe ja efektiivsuse koondaruanne Vabariigi Valitsusele iga aasta 31. märtsiks. 9. Projekti eelarve 2002–2004 (eurodes) Osad 1–10 Kood RIP tegevuskavas Eelarve Riigi- ja välisabi kokku Multi-2 summa kokku 2002 2003 2004 1. Koolieelne ja -algharidus I.1.a.3– I.1.a.7 HM+IS HM+IS HM+IS Riik 320 211 30 040 30 040 30 040 90 120 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 63 914 102 263 63 914 230 091 2. Keeleõpe peredes ja keelelaagrid I.1.c.19 IS+PM IS+PM IS+PM Riik 709 446 95 871 95 871 95 871 287 613 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 140 611 140 611 140 611 421 833 3. Eesti ja vene õppekeelega koolide koostöö õppekavade arendamisel I.3.b.6– I.3.b.11 HM HM HM Riik 102 902 25 246 16 937 12 783 54 966 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 15 979 19 174 12 783 47 936 4. Tööjõuvahetus ja kutseharidus III. 3.4; I.3.c.14, I.3.c.16, I.3.c.17, I.3.c.20 HM+IS HM+IS HM+IS Riik 271 955 65 512 68 388 67 749 201 649 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 25 566 28 761 15 979 70 306 5. Noorsootegevus IV.2.1– IV.2.5 HM HM HM Riik 119 200 14 381 15 339 14 381 44 101 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 25 246 28 761 21 092 75 099 6. Meediaharidus IV.4.4 IS+HM IS+HM IS+HM Riik 95 873 12 783 12 783 12 783 38 349 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 15 979 25 566 15 979 57 524 7. Raadiojaamade saated vähemuste keeltes IV.3.3 IS IS IS Riik 38 348 4 154 4 474 4 154 12 782 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 8 309 8 948 8 309 25 566 8. Kodakondsus- teadlikkus I.5.a.2; IV.6.1– IV.6.6 IS+KMA IS+KMA IS+KMA Riik 129 105 12 143 12 143 12 143 36 429 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 30 679 31 318 30 679 92 676 9. Integratsiooniga seotud asutuste suutlikkuse tõstmine V.1.2; V.2.1; V.3.3, V.3.5 IS+HM+ KMA IS+HM+ KMA IS+HM+ KMA Riik 115 047 12 783 12 783 12 783 38 349 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 25 566 25 566 25 566 76 698 10. Projekti juhtimine, aruandlus, hindamine V.1.4 IS IS IS Riik 230 091 76 697 76 697 76 697 230 091 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 0 0 0 0 Kokku Allikas 2002 2003 2004 Riigi- ja välisabi kokku Multi-2 summa kokku Riik 349 610 345 455 339 384 1 034 449 2 132 178 Välisabi 351 849 410 968 334 912 1 097 729 10. Projekti eelarve 2002–2004 (kroonides) Osad 1–10 Kood RIP tegevuskavas Eelarve Riigi- ja välisabi kokku Multi-2 summa kokku 2002 2003 2004 1. Koolieelne ja -algharidus I.1.a.3– I.1.a.7 HM+IS HM+IS HM+IS Riik 5 010 000 470 000 470 000 470 000 1 410 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 1 000 000 1 600 000 1 000 000 3 600 000 2. Keeleõpe peredes ja keelelaagrid I.1.c.19 IS+PM IS+PM IS+PM Riik 11 100 000 1 500 000 1 500 000 1 500 000 4 500 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 2 200 000 2 200 000 2 200 000 6 600 000 3. Eesti ja vene õppekeelega koolide koostöö õppekavade arendamisel I.3.b.6– I.3.b.11 HM HM HM Riik 1 610 000 395 000 265 000 200 000 860 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 250 000 300 000 200 000 750 000 4. Tööjõuvahetus ja kutseharidus III.3.4; I.3.c.14, I.3.c.16, I.3.c.17, I.3.c.20 HM+IS HM+IS HM+IS Riik 4 255 000 1 025 000 1 070 000 1 060 000 3 155 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 400 000 450 000 250 000 1 100 000 5. Noorsootegevus IV.2.1– IV.2.5 HM HM HM Riik 1 865 000 225 000 240 000 225 000 690 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 395 000 450 000 330 000 1 175 000 6. Meediaharidus IV.4.4 IS+HM IS+HM IS+HM Riik 1 500 000 200 000 200 000 200 000 600 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 250 000 400 000 250 000 900 000 7. Raadiojaamade saated vähemuste keeltes IV.3.3 IS IS IS Riik 600 000 65 000 70 000 65 000 200 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 130 000 140 000 130 000 400 000 8. Kodakondsus- teadlikkus I.5.a.2; IV.6.1– IV.6.6 IS+KMA IS+KMA IS+KMA Riik 2 020 000 190 000 190 000 190 000 570 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 480 000 490 000 480 000 1 450 000 9. Integratsiooniga seotud asutuste suutlikkuse tõstmine V.1.2; V.2.1; V.3.3, V.3.5 IS+HM+ KMA IS+HM+ KMA IS+HM+ KMA Riik 1 800 000 200 000 200 000 200 000 600000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 400 000 400 000 400 000 1 200 000 10. Projekti juhtimine, aruandlus, hindamine V.1.4 IS IS IS Riik 3 600 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 3 600 000 Välisabi Välisabi Välisabi Välisabi 0 0 0 0 Kokku Allikas 2002 2003 2004 Riigi- ja välisabi kokku Multi-2 summa kokku Riik 5 470 000 5 405 000 5 310 000 16 185 000 33 360 000 Välisabi 5 505 000 6 430 000 5 240 000 17 175 000 Lühendid Tabelites on kasutatud järgmisi lühendeid, et märkida asutusi, kes rahastavad Projekti või teostavad seda: HM – Haridusministeerium PM – Põllumajandusministeerium KMA – Kodakondsus- ja Migratsiooniamet IS – Sihtasutus Välisabi – Projekti Partnerid16 11. Sisendid Riikliku integratsiooniprogrammi eelarve kontekstis Projekti eelarve on osa suuremast riikliku integratsiooniprogrammi eelarvest vastavalt riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavadele. Hinnanguline tegevuskavade nelja aasta (2000–2003) kogumaksumus on umbes 225 miljonit Eesti krooni, millest 115 miljonit krooni peaks assigneerima Eesti riik ning umbes 110 miljonit krooni välisabi andjad17. Alamprogramm Eelarve (tuhandetes kroonides) allikas 2000 2001 2002 2003 I. Haridus riigieelarve 14 276,2 13 126,6 22 891,8 23 432,8 välisabi 12 681,5 10 555,5 18 174,1 7 900,2 KÕIK 26 957,7 23 682,1 41 065,9 31 333 II. Etniliste vähemuste haridus ja kultuur riigieelarve 2 873,7 2 830 3 665 3 515 välisabi 521 1 348 750 750 KÕIK 3 394,7 4 178 4 415 4 265 III. Täiskasvanute eesti keele õpe riigieelarve 1 130,8 1 288 1 125 1 325 välisabi 12 617 5 081,38 11 532,5 4 066,78 KÕIK 13 747,8 6 369,38 12 657,5 5 391,78 IV. Ühiskonnapädevus riigieelarve 1 236,1 1 332,6 2 020 2 035 välisabi 2 172,3 5 871,6 4 531 3 330 KÕIK 3 408,4 7 204,2 6 551 5 365 V. Osa: Riikliku programmi juhtimine, hindamine ja asutuste tegevusvõime tõstmine riigieelarve 3 279,2 4 394,2 4 620 4 610 välisabi 2 454,8 1 973,5 1 970 1 850 KÕIK 5 734 6 367,7 6 590 6 460 KOKKU I–V: riigieelarve 22 796,0 22 971,4 34 321,8 34 917,8 välisabi 30 446,6 24 830,0 36 957,6 17 897,0 KÕIK 53 242,6 47 801,4 71 279,4 52 814,8 Spetsiaalsed tähelepanekud Partnerite panuste kohta Pakutud sisendid on esialgsed, kuna need sõltuvad igal aastal asjakohaste valitsuste heakskiidust. Projekti ulatuslik eelarve katab kõik ettenähtud kulutused. Siiski, teatud komponentide suhtes on Partneritel võimalik määratleda ja suunata oma ressursid vastavasse komponenti, mis peegeldab nende enda finantseerimisprioriteete. Samuti ei tähenda Partnerite osalemine Projektis mitte mingil juhul seda, et nad peavad pakkuma integratsiooniga seotud toetust teistele Eesti projektidele ja programmidele. Võttes arvesse, et Partnerite panuste ulatus ei ole kinnitatud kõigiks kolmeks aastaks (2002–2004), sõltub iga-aastane tegelik Projekti väljundite maht asjakohaste valitsuste poolt igal aastal eraldatud toetusest. Iga-aastase toetuse põhjal teeb Projekti juhtkomitee Projekti eesmärkides, tulemustes, sisendites, väljundites, tegevustes jne vastavaid muudatusi. Sisend Projekti juhtimisse, aruandlusesse ja hindamisse • Sihtasutus pakub lisatoetust oma personali kaudu. • Sihtasutus tagab vajalikud tehnilised vahendid ning kontoripinnad, mis on tarvilikud kohustuste täitmiseks, nimelt tööruumid, sidevahendid, seadmed, kontorirendi ja kommunaalmaksete (küte, vesi, telefon) tasumise. • Sihtasutuse ja Haridusministeeriumi riigieelarvelised ressursid katavad kõik komponendi 10 «Projekti juhtimine, aruandlus ja hindamine» kulud, sh tehnilise baasi hanked. • Samuti eristatakse Projekti kõikide komponentide puhul väike- ja põhivahendeid. Juhul kui vahendeid tarbitakse18 Projekti rakendamise ajal, võib asjakohaseid kulutusi lisaks Eesti riigieelarve ressurssidele katta ka välisabi ressurssidest. Juhul kui kaubad ostetakse, kuid neid ei tarbita täielikult Projekti rakendamise ajal, võib asjakohaseid kulutusi katta ainult Eesti riigieelarve ressurssidest. 12. Raamatupidamine ja finantsaruandlus Sihtasutus kasutab kas kahekordsel kirjeldamisel või analüütilisel arvestusel põhinevat raamatupidamissüsteemi kattes kõik Projekti juurde kuuluvad lepingulised ja muud finantsoperatsioonid. Partneritel on võimalik juhtida rahalisi vahendeid Sihtasutuse kaudu kas ettemakse või otsemakse skeemiga. Ettemakse19 1) Sihtasutus avab Projekti raha saamiseks ja kasutamiseks eraldi pangakonto; 2) Partner eraldab raha Sihtasutuse eraldi pangakontole ettemaksena; 3) ettemaksed Sihtasutuse eraldi pangakontole teeb Partner Sihtasutuse nõudmisel (maksenõue) vastavalt tööplaanile koos vastava eelarvega (ettemaksete ajakava); 4) ettemaksed peaksid olema piisavad, et katta eeldatud rahavajadusi maksimaalselt kuue kuu või pikema perioodi vältel Projekti vajaduste kohaselt; 5) ettemaksed Sihtasutusele tehakse vaid siis, kui on saadud valmis kujul ja allkirjastatud finantsaruanne, mis on heaks kiidetud Sihtasutuse ja Partnerite poolt. Finantsaruanne sisaldab nii varasemate kulutuste põhjendust kui ka uue ettemakse nõuet; 6) Sihtasutus kannab raha üle oma töövõtjatele. Kogu ülekantud raha loetakse kulutuseks, mis kajastatakse vastavatel eelarve alaridadel. Otsemakse 1) pärast Sihtasutuse nõuet ja kaasneva dokumentatsiooni kontrollimist teeb Partner otseülekande eraisikutele või firmadele, kes pakuvad Projekti poolt finantseeritavaid teenuseid või tooteid;20 2) nõudel on märgitud makse saaja, vajalik summa ja valuuta, nõude põhjendus ja maksejuhised koos makse saaja pangarekvisiitide, aadressi ja kontonumbriga; 3) Partneri büroo poolt tehtud makse dokumentatsioon (büroosisesed maksedokumendid, tšekkide koopiad ning muud dokumendid) tehakse Sihtasutusele kättesaadavaks. Igal Partneril on omaenda finantsmääruste ja -eelistuste põhjal õigus valida kas ettemakse- või otsemakseskeem. Kindla skeemi kasutamises lepivad Sihtasutus ja Partner omavahel kokku ning see dokumenteeritakse vastavalt. 13. Eeldused ja riskid • Haridus-, Siseministeeriumi, teiste oluliste riigiasutuste ja Sihtasutuse jätkuvad tegevused mitte-eestlaste integreerimise valdkonnas. • Jätkuvad iga-aastased eraldised riigieelarvest. • Stabiilne seadusandlik keskkond keele- ning kodakondsusküsimustes. Oluline on parandada vastutavate valitsusasutuste ja teiste partnerite (maavalitsused, kohalikud omavalitsused, kolmanda sektori asutused ja organisatsioonid jne) oskusi toimida nii komponentide ettevalmistamisel kui ka rakendamisel ning mõlemapoolse koostöö organiseerimisel. On olemas oht, et Projekti laiaulatuslik lähenemine ja strateegia, mis hõlmavad endas ka mõningaid piloottegevusi, võivad vähendada selle sügavamat mõju teatud alamsektorites. Seega on oluline tagada vajalikud finantssisendid nii riigieelarvest kui ka välisabi ressurssidest selleks, et tagada Projekti mõju sügavuti ning Projekti täielik edu. 14. Loogiline maatriks Projekti nimi: «Integreeruv Eesti 2002–2004» Programmi nimi ja number: Koostamise aeg: 2. jaanuar 2002 Töövõtuperiood lõpeb: Väljamakse- periood lõpeb: Projekti number ES Kogu eelarve: 2 132 178 EUR Välisabi: 1 097 729 EUR Laiem eesmärk Saavutuste indikaatorid* Kuidas indikaatoreid mõõdetakse Eeldused ja riskid •Propageerida integratsiooniprotsessi Eesti ühiskonna keelelis-kommunikatiivses, õiguslik-poliitilises ja sotsiaal-majanduslikus põhivaldkonnas • Mitte-eestlaste teadmised Eestist ja eesti keelest on piisavad igapäeva- ja ärisuhtluseks ning ka edasise hariduse ja Eesti kodakondsuse saamiseks • Kasvanud on mitte-eestlastest kodanike arv • Suurenenud on teadlikkus kodanikuõigustest ja -kohustustest • Suurenenud on teadlikkus tolerantsuse ja etniliste rühmade koostöö tähtsusest • Suurenenud on mitte-eestlaste võimalused ja konkurentsivõime tööturul • Suurenenud on mitte-eestlaste osalus tsiviilühiskonna arendamises • Paranenud on eriliste sotsiaalsete vajadustega rühmade olukord • Keele- ja Eesti kodakondsuseksamite sooritamise määr • Avaliku arvamuse küsitluse tulemused kodakondsuse taotlemise ja keeleõppe, tolerantsuse, riigile lojaalsuse kohta • Mitte-eestlaste töötus regiooniti ja vanuserühmade kaupa • Valitsusvälistes organisatsioonides ja muudes tsiviilühiskonna organisatsioonides osalevate mitte-eestlaste protsent • Eestlaste ja mitte-eestlaste jätkuv toetus integratsioonile • Stabiilne poliitiline ja sotsiaal-majanduslik olukord Eestis Komponentide tulemused Saavutuste indikaatorid* Kuidas indikaatoreid mõõdetakse Eeldused ja riskid • Komponent 1. Koolieelne ja algharidus Eesti keele õpe algharidusasutustes on efektiivne; keeleõppemetoodika arvestab keeleõppijate vanust, samuti arvestab keelte koosmõju ja erinevate keelte mõjutusi • Paranenud on keeleõpe koolieelsetes lasteasutustes ja alghariduskoolides • Iga-aastased HM aruanded ja projekti aruanded • Haridus-, Siseministeeriumi, teiste asjakohaste valitsusasutuste ja Sihtasutuse jätkuv tegevus mitte-eestlastest rahvastiku integreerimisel • Jätkuvad iga-aastased eraldised riigieelarvest • Stabiilne seadusandlik keskkond keele- ning kodakondsusküsimustes • Komponent 2. Keeleõpe peredes ja keelelaagrid Keeleõpe peredes ja keelelaagrid on efektiivne viis integreerida vene keelt kõnelevaid lapsi eestikeelsesse keskkonda • Paranenud on mitte-eestlastest noorte eesti keele oskus • Tihenenud on eestlaste ja mitte-eestlaste mitteametlikud kontaktid • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded • Komponent 3. Eesti ja vene õppekeelega koolide koostöö õppekavade arendamisel Õppekavade väljatöötamiseks on laiendatud ning tugevdatud eesti ja vene koolide koostöövõrgustikke • Paranenud on õppekavade kvaliteet eesti ja vene põhikoolides • Tihenenud on eesti ja vene õppekeelega koolide kontaktid • Iga-aastased HM aruanded ja projekti aruanded • Komponent 4. Tööjõuvahetus Mitte-eestlaste konkurentsivõime ja mobiilsus tööturul on suurenenud tänu paremale keeleoskusele • Paranenud on mitte-eestlaste eesti keele oskus ja professionaalsed oskused • Tihenenud on eestlaste ja mitte-eestlaste ametlikud kontaktid • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded Komponent 5. Noorsootegevus Potentsiaalsed homsed juhid on kaasatud integratsiooni nii, et alused eestlaste ja mitte-eestlaste koostööks luuakse varakult • Suurenenud on mitte-eestlastest noorsoojuhtide ja õpilaste osavõtt noorsootegevustest • Tihenenud on eestlastest ja mitte-eestlastest noorte kontaktid • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded • Komponent 6. Meediaharidus Märkimisväärne osa mitte-eestlastest noori jälgib regulaarselt Eesti meediat ning orienteerub infoühiskonnas • Suurenenud on mitte-eestlastest õpilaste huvi ja harjumus kasutada Eesti meediat • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded • Komponent 7. Raadiojaamade saated vähemuste keeltes Vähemusrahvuste keeles olevate raadiokanalite programmide roll integratsioonikanalina etnilistele vähemustele on suurenenud • Etniliste vähemuste suurenenud huvi raadiokanalite programmide vastu • Etniliste vähemuste suurenenud teadmised olulistes integratsiooniküsimustes • Avaliku arvamuse küsitluse või turu-uuringu firmade poolt korraldatud avaliku arvamuse küsitlused • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded • Komponent 8. Kodakondsusteadlikkus Mitte-eestlastest noorte ja täiskasvanute õiguslik-poliitiline integratsioon on intensiivistunud • Suurenenud on kodakondsuse taotlejate arv • Suurenenud on teadlikkus kodakondsusküsimustes • Iga-aastased Eesti Kodakondsus- ja Migratsiooniameti aruanded • Avaliku arvamuse küsitluse või turu-uuringu firmade poolt korraldatud avaliku arvamuse küsitlused • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded • Komponent 9. Integratsiooniga seotud asutuste suutlikkuse tõstmine Projekt on riikliku integratsiooniprogrammi raames tõhusalt ja efektiivselt rakendatud • Integratsiooniga seotud asutuste personali suurenenud kompetentsus projektijuhtimise, klienditeeninduse ja avalike suhete valdkonnas • Iga-aastased IS aruanded ja projekti aruanded Väljundid Saavutuste indikaatorid* Kuidas indikaatoreid mõõdetakse Eeldused ja riskid • Tegevus 1 Keeledidaktika arendamine, keeleõppe metoodikate ja õppematerjali väljatöötamine, koolitajate koolitus • On avatud viis keeledidaktikakeskust; koolituses on osalenud 60 inimest; on kirjutatud viis väljaannet eesti keele ning eesti keeles õpetamise jaoks; on koostatud kuus õppematerjali keeleõppekeskkonna loomise kohta • HM poolt heaks kiidetud uued õppematerjalid vene põhikoolide jaoks • Vahearuanded komponentide arengust • HM ja muud asjakohased valitsusasutused pakuvad projekti tegevuste jaoks piisavalt toetust • Komponentide elluviimiseks jaoks palgatakse kompetentne meeskond • Projekti juhtkomitee tagab toetuse • Enne iga arengutegevust (õppekavaarendus, vahetusprogrammid jne) toimub lühike vajaduste hindamise täiustamine • Jõus olevate seaduste põhjal on lubatud avaldada kakskeelset infot • Tegevus 2 On toetatud eestlastest ja mitte-eestlastest noorte ühistegevusi • 2000 last on läbinud keeleõppe peredes ja keelelaagrites 6000 pereõppepäeva jooksul ning 30 keelelaagris; 300 õpetajat on läbinud keelelaagri- ning pereõppemudeli koolituse • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 3 Juurutatud on eesti ja vene õppekeelega koolide õppekavade väljatöötamise koostöö • Kooliarenduskoolituses on osalenud 1500 inimest, koolitatute hulgas on 3% eesti koolide õpetajatest; dokumenteeritud on 20 koolitust; on olemas viis tugikeskust; on nõustatud 45 kooli; koolide koostöövõrkude koolituses on osalenud 300 inimest • HM poolt heaks kiidetud koolitusprogrammid • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 4 Tööjõuvahetusprogrammid on rakendunud ning edasi arendatud; toimub intensiivne eesti keele õpe kutsekoolides • Vahetusprogrammis on osalenud 400 inimest, programmiga on seotud 20 kooli, institutsiooni ja firmat; 20 projekti on ellu viidud, 300 osalejat kutsekoolide eesti keele intensiivõppes • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 5 Toetatud on noorsoo-organisatsioonide ja õpilasomavalitsuste arengut • Koolituses on osalenud noorteühingu ja õpilasomavalituste 100 juhti; 16% noortest on organiseerunud noorsoo-organisatsioonidesse; noorsoo-organisatsiooni koolituses on osalenud 400 inimest • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 6 On loodud ja juurutatud meediaharidusprogramm venekeelsetele kesk- ja keskerihariduskoolidele • Ette on valmistatud kuus meediaharidusprogrammi õppematerjali; programmi on läbinud 300 õpilast; meediaharidusprogrammi koolituse on läbinud 100 õpetajat; programm on juurutatud 9 koolis • IS iga-aastased hindamisaruanded • HM poolt heaks kiidetud õppekavad • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 7 Raadiokanalite venekeelsed sotsiaal- ja integratsiooniteemalised programmid on antud eetrisse • Eetrisse on antud 600 programmitundi • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust • Tegevus 8 On toetatud mitte-eestlaste õiguslik-poliitilise integratsiooni tegevusi • Organiseeritud on kuus suunatud reklaamikampaaniat, 50% inimestelt on tulnud kas positiivset või neutraalset tagasisidet kampaania kohta; avaldatud on 10 infomaterjali, organiseeritud on 10 ühisüritust ja debatti • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust • Projektitegevuste jälgimine ja uurimine • Tegevus 9 Integratsiooniga seotud institutsioonide tööviljakus on paranenud • Koolitustes on osalenud 350 inimest • IS iga-aastased hindamisaruanded • Vahearuanded komponentide arengust * Peavad olema kvantitatiivsed ja mõõdetavad. Sisendid • Kogu riigieelarve panus projekti on 1 034 449 EUR • Kogu välisabi panus projekti on 1 097 729 EUR • Projekti juhtimine • Projektdokumentatsioonis kirjeldatud kindlad projektitegevused • Hästi toimivad integratsiooniga seotud asutused hästi määratletud rollidega • Otsustusvõimeline Projekti juhtkomitee • Tehniline abi 15. Projekti rakendamise, järelevalve ja hindamise skeem

1 Vabariigi Valitsus kiitis programmi heaks 14. märtsil 2000. aastal; Internet: http://www.riik.ee/ saks/ikomisjon/programme.html. Riikliku integratsiooniprogrammi kokkuvõte: http://www.riik.ee/ saks/ikomisjon/word/summary.doc 2 Vt riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 3 Nr EST/98/002, Internet: http://www.meis.ee/eng/nordic/index.html 4 Eelkõige pannes aluse uutele tegevustele, mida kirjeldatakse riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavades. Täpsemat infot vt Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 5 Näiteks täpsustati I alamprogrammi «Haridus» tegevust 1.2.b.9 «Teiste ainete õpetajate eesti keele kui teise keele täienduskoolitus» ja käivitati see ühiselt Haridusministeeriumi ning Põhjamaade / Ühendkuningriigi / ÜRO Arenguprogrammi projekti 1998–2001 kaudu. Aastast 2001 jätkab Haridusministeerium antud tegevust vaid oma ressurssidega. Täpsemat infot vt riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 6 Vaata Euroopa Komisjoni Regulaarne aruanne Eesti edusammudest 2001. aastal, 13. november 2001. Lk 23–24. Internet: http://www.europa.eu.int/comm/enlargement/report2001/ee_en.pdf 7 Vt Põhjamaade / Ühendkuningriigi / ÜRO Arenguprogrammi projekti 1998–2001 lõpliku hinnangu aruannet «Toetus riiklikule integratsiooniprogrammile»; Internet: http://www.meis.ee/ trykised/nordicfinalreport.rtf 8 Komponendid järgivad riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskava struktuuri. Seetõttu algab iga komponent vastava tegevuskava missiooni (edaspidi RIP missioon) määratlemisega, millele järgneb selle kood. Täpsemat infot vt Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 9; 10; 11 See võidakse luua koos teiste komponentide ja asjakohaste institutsioonidega multifunktsionaalse keskusena, et säästa halduskulusid ja parandada koostööd integratsioonitegevuste vahel. 12 Vt Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000 määrust nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord»; Internet: http:// www.fin.ee/ link.php3/2 13Täpsemat infot nende protseduuride kohta vt Lisa II «Projekti tegevused (Integratsiooni Sihtasutuse tegevuste kokkuvõte)». 14 Lepinguliste protseduuride kohta vt Lisa II «Projekti tegevused (Integratsiooni Sihtasutuse tegevuste kokkuvõte)». 15 Vt märkus 12. 16 See ei hõlma teisi välisabi andjaid teiste integratsiooniprojektide, nagu EL Phare «Sotsiaalse integratsiooni ja keeleõppeprogramm 2000–2003» raames. Kõiki neid ressursse on kirjeldatud riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavades, mis Vabariigi Valitsus 27.02.2001 heaks kiitis. Täpsemat infot vt riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad; Internet: http:// www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 17 Märkus. Projekti komponentide eelarve järgib riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavade, mis Vabariigi Valitsus 27.02.2001 heaks kiitis, struktuuri. Seega on igale komponendile määratud oma kindel tegevuskavade missiooni kood (e RIP tegevuskava kood). Siiski esineb muudatuste tõttu Projektis pärast tegevuskavade vastuvõtmist 27.02.2001 praeguste projektdokumentide ja tegevuskavade vahel projekti (e Multi-2) summades mõni erinevus. Seega uuendab riikliku integratsiooniprogrammi juhtkomitee tegevuskavu lähitulevikus. Täpsemat infot vt riikliku programmi «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2007» alamprogrammide tegevuskavad; Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 18 St artiklid, mida soovitakse osta, ära kasutada ning seejärel välja vahetada. 19 Täpsemat infot ettemakseskeemi kohta vt Lisa II «Projekti tegevused (Integratsiooni Sihtasutuse tegevuste kokkuvõte)». 20 Osa kavandatavatest tegevustest võib aset leida välisabi andvas riigis. See raha moodustab osa projekti kogueelarvest, kuid seda ei kaasata raha haldamisse projektifondi kaudu. Sellisel juhul kantakse raha üle otse Partneri kontorist töövõtjale selles riigis; kõik asjakohased maksed tehakse ilma Sihtasutuse nõudeta. Samas, vastav Partner esitab Sihtasutusele nendest finantsoperatsioonidest ülevaate kõigi projektiressursside kasutamise kohta käiva finantsaruande jaoks. Projektitoetuse lepingu lisa II PROJEKTI TEGEVUSED Integratsiooni Sihtasutuse tegevuste kokkuvõte I peatükk SISSEJUHATUS Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutuse (edaspidi Sihtasutus) strateegia ja protseduurid on välisabiprojekti «Integreeruv Eesti 2002–2004» (edaspidi Projekt) rakendamiseks ette valmistatud vastavalt Sihtasutuse kohustusele tagada, et ressursse kasutatakse sihtotstarbelisel ja eesmärgipärasel viisil. Projekti täidesaatmine põhineb Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 2000. a määrusel nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord».1 Eelnenud ja praegustest tegevustest õppimine Põhimõtete ja protseduuride kirjeldused rajanevad kogemusel, mis on saadud riigieelarvest finantseeritud tööst ja kahest rahvusvahelisest programmist: Euroopa Liidu Phare «Eesti keele õppe programm» ja Põhjamaade/Ühendkuningriigi/ÜRO Arenguprogrammi projekt «Toetus riiklikule integratsiooniprogrammile». Projektide rakendamise täiustamine saavutatakse mitmel viisil, peamiselt programmide auditite ja regulaarsete hindamiste kaudu. Eesmärkide määratlemine Sihtasutus teeb koostööd Eesti riigiasutuste ning teiste oluliste partneritega, et tuvastada, kuidas saab integratsiooniprotsessile vastavalt riiklikule programmile «Integratsioon Eesti ühiskonnas 2000–2001» (edaspidi riiklik integratsiooniprogramm) kõige tulusamalt kaasa aidata. Seega on eesmärgiks määrata kindlaks kõige selgem ja tulemustele suunatum lähenemine, mis on suunatud riiklikele vajadustele ja eelistustele, võttes arvesse teiste koostööpartnerite tegevusi. Riiklik integratsiooniprogramm kehtestab riigi tasandil olevate tegevuste strateegilise raamistikuna Sihtasutuse peamised funktsioonid integratsiooniga seotud tegevustes. Sihtasutuse tegevused on täpsemalt määratletud konkreetsete programmide ja projektide koostööraamistikes, mis asetuvad riikliku integratsiooniprogrammi pikaajaliste eesmärkide alla. Koostööraamistiku valmistab ette riikliku integratsiooniprogrammi juhtkomitee (edaspidi RIJ) koostöös Sihtasutusega. RIJ on loodud riikliku integratsiooniprogrammi juhtimiseks ja selle rakendamist puudutava tagasiside pakkumiseks ning vajalike muudatuste tegemiseks. Tegevuste teostamine kokkulepitud eesmärkide saavutamiseks RIJ määratleb eesmärgid, mida valitsus loodab riigieelarve ja välisabi toel saavutada. Ta määratleb ka toetuse strateegilised valdkonnad, osutab eesmärkideni jõudmise strateegiad ning otsustab, kuidas saavutatud eesmärke hinnata, võttes arvesse nii protsesse kui ka näitajaid. Kiidetakse heaks aastane riikliku integratsiooniprogrammi täideviimise plaan, eraldatakse ressursid ja formuleeritakse iseseisvad programmid ja projektid. Sihtasutuse sisendid Projekti sisaldavad, kuid ei ole sellega piiratud: (a) jätkuv pühendumus riikliku integratsiooniprogrammi arendamisesse ja rakendamisesse; (b) jätkuv Sihtasutuse personali koostöö riikliku integratsiooniprogrammi rakendamise kohta käiva informatsiooni levitamise ning riikliku integratsiooniprogrammi toetamise osas; (c) jätkuv personali koostöö informatsiooni jagamisel Projekti juhtkomiteele planeerimise ja järelevalve eesmärgil. II peatükk PROJEKTI TEGEVUSED Vastavalt põhikirjale on Sihtasutuse eesmärgiks algatada, toetada ja ellu viia programme ja projekte, mis edendavad integratsiooni. A. Projekti tsükkel Sissejuhatus Käesolev peatükk määratleb Projekti läbiviimise põhimõtted ja protseduurid, mis on kokkuvõtvalt toodud Lisas I. Läbiviimise viisi kohta kasutatakse terminit juhtimise korraldus. Sihtasutus kasutab rahvusvaheliste ressursside paigutamisel oma sisemisi reegleid ja protseduure eeldusel, et need reeglid ja protseduurid on kooskõlas rahvusvahelise partneri põhimõtete ja käesoleva Projektitoetuse lepingu Lisaga II. Kui tuvastatakse, et reeglid ei ole ühilduvad, siis lepivad Sihtasutus ja Projektitoetuse lepingu partnerid (edaspidi Partnerid) ja Projektitoetuse lepingu pooled (edaspidi Pooled) kokku vastuvõetavates protseduurides. Ressursside koondamine (Projektifondi toimingud) 1. Üldine 1.1. Sihtasutus kasutab rahvusvaheliste ressursside paigutamisel oma sisemisi reegleid ja protseduure eeldusel, et need protseduurid on kooskõlas Partneri põhimõtetega. Kui tuvastatakse, et reeglid ei ole ühilduvad, siis lepivad Sihtasutus ja Partnerid kokku vastuvõetavates protseduurides. 1.2. Partnerite huvide arvestamiseks kantakse Projekti rahalised panused läbi Projektifondi või siis läbi eraldi sõlmitavate projektitoetuse lepingute, mis sõlmitakse välisabi andja, Eesti Vabariigi valitsuse ja Sihtasutuse vahel. 1.3. Ressursside koondamiseks asutatakse Projektifond ning kasutatakse eraldi pangakontot. 2. Modaalsused Projektifondi tegevuste jaoks 2.1. Projektifondi ressursid koosnevad: (a) Partnerite poolt tehtud toetustest; (b) Projektifondi ressurssidelt makstavatest intressidest; (c) mis tahes muudest Partneritele vastuvõetavatest ressurssidest. 2.2. Tulles vastu Partnerite huvidele ja protseduuridele on toetused Projektifondi kas sihtotstarbelised või mittesihtotstarbelised. 2.3. Seal on «põhitegevused», mida finantseeritakse Projektifondi mittesihtotstarbelistest toetustest (defineeritud ka kui kulude jagamine). 2.4. Projektifondi makstud sihtotstarbelised toetused paigutatakse Partnerite poolt heakskiidetud konkreetsete eesmärkide ja tegevuste jaoks. Sihtotstarbeliste toetuste kohta käiv aruandlus moodustab Projekti aruandluse lahutamatu osa. Kui Partner on selgesõnaliselt väljendanud toetust Projekti konkreetsetele tegevustele ja võimalikele rakendusasutustele, siis võtab Sihtasutus need huvid arvesse vastavate projekti tegevuste ettevalmistamisel. Kõik Projekti juhtkomitee liikmed peavad nõustuma rahaliste vahendite eraldamisega nendele rakendusasutustele. 2.5. Projektifond toimib ka asjast huvitatud doonorite erinevat tüüpi toetuste koondajana. 2.6. Projektifondi rakendamine allkirjastatud Projektitoetuse lepingu kui õigusaktiga, mis kehtestab Sihtasutuse käsutusse usaldatud toetuste ülekannete ja kasutamise tingimused, allkirjastamisega. 3. Volituse ulatus 3.1. Juriidilised dokumendid allkirjastatakse (ja vajadusel kinnitatakse Sihtasutuse templiga) ainult vastavalt Sihtasutuse nõukogu poolt antud volitustele. 3.2. Sihtasutuse nimel võetakse lepingulisi kohustusi ainult vastavalt Sihtasutuse nõukogu poolt antud volitustele. 4. Pangaoperatsioonide korraldus 4.1. Sihtasutuse pangaoperatsioonide korraldamine otsustatakse juhataja poolt vastavalt Sihtasutuse põhikirjale ning Sihtasutuse nõukogu poolt antud volitustele, kuid peab alati olema allutatud Projekti juhtkomitee heakskiidule. 4.2. Juhataja korraldab kõikide Sihtasutuse poolt administreeritavate rahaliste vahendite jaoks pangakontode avamise ja kasutamise. Projekti käivitamine Pärast Projektitoetuse lepingu allkirjastamist alustab Sihtasutus Projekti käivitamiseks vajalikke järgmiseid tegevusi: 1. Projekti koordinaatori valik Projekti koordinaator (edaspidi PK) valitakse ning nimetatakse ametisse vastavalt standardsele ametijuhendile ning Sihtasutuse reeglitele ja protseduuridele, konsulteerides PJK-ga ja peale PJK-lt nõusoleku saamist. PK vastutab vastavalt Projektile tegevuste kogumi (projektid, lepingud jne) koordineerimise eest. PK on esimene ühenduslüli projekti juhtimise ja Projekti juhtkomitee vahel. Kogu projektibüroo personal esitab arengu ja kavandatud tegevuste aruanded esmalt PK-le. 2. Projektibüroo korraldus Sihtasutus vastutab kogu projekti toetava personali ametijuhendite ettevalmistamise eest vastavalt etteantud põhimõtetele ja tööseadusandlusele. Ametijuhendid on töökohtade täitmise protsessi oluliseks osaks. Ametijuhendeid ajakohastatakse pidevalt ning nad sätestavad selgelt inimeselt oodatavaid töötulemusi. See on ühtlasi tööülesannete täitmise mõõtmise aluseks. PK organiseerib Projektibüroo jaoks personali. Administratiivpersonali värbab Sihtasutus vastavalt Projektitoetuse lepingu sätetele ja Sihtasutuse reeglitele ning protseduuridele. Vajadusel hangitakse kontoritehnika ja -tarvikud ning seadistatakse kommunikatsioonivahendid. Personali värbamine ja hanked Projektibüroo jaoks, mis hõlmavad Projektifondi kasutamist, on määratletud Projektis. Sihtasutus pakub lisatoetust oma personali kaudu. Sihtasutus tagab ka vajalikud tehnilised vahendid ning kontoripinnad, nimelt tööruumid, sidevahendid, kontoritehnika; kontorirendi ja kommunaalmaksete (küte, vesi, telefon) tasumise. 3. Tööplaani ajakohastamine PK viib Projekti tööplaani sisse muudatused või ajakohastab seda, arvestades ajakava muudatusi, mis on toimunud pärast Projektitoetuse lepingu sõlmimist, ning vajadusel lisab täiendavad täpsustused. Olulised muudatused Projektis peavad toimuma vastavalt Projekti parandamise protseduuridele, mida käsitletakse järgmises osas. PK on vastutav Projekti dokumendihalduse sisseseadmise ja pidamise eest. Projektibüroo personal viib ellu kogu vajaliku töö, mis on seotud Projekti komponentide teostamisega, sh valitud rakendusasutustele rahaliste vahendite eraldamise otsuste ettevalmistamine. Projektibüroo personal organiseerib töörühmad Projekti tegevuste kontseptsioonide väljatöötamiseks ja Projekti juhtkomiteele (edaspidi PJK) olulistes küsimustes ettepanekute ettevalmistamiseks, viib läbi Projekti tegevuste pakkumismenetlusi, valib sobivaima kandidaadi nende tegevuste elluviimiseks jne. Projektitoetuse lepingu parandamine 1. Põhimõtted 1.1. Projektitoetuse lepingut võidakse parandada kõikide lepingule allkirjaandjate poolsel kokkuleppel. Paranduste eesmärgiks on teha lepingusse sisulisi või rahalisi täpsustusi ja täiustusi. Rahalisi muudatusi kutsutakse «eelarve muudatusteks». 1.2. Kui eesmärkide saavutamise areng ei ole rahuldav, peab PJK astuma samme probleemide lahendamiseks ning vajadusel muutma Projektitoetuse lepingu ülesehitust. 1.3. Sihtasutus tagab, et eelarve muudatused tehakse vähemalt kord aastas, et hoida eelarve ajakohastatuna. 2. Sisulised muudatused 2.1. Sisulised muudatused tehakse vastukajana arengukontekstis toimunud muudatustele või parandamaks rakendamise käigus ilmnevaid puudusi Projekti ülesehituses. 2.2. Sisulisi muudatusi võidakse sisse viia igal Projekti rakendamise hetkel. Nende ajenditeks võivad olla aruanded, järelevalve, hindamine või tegevuste läbivaatamine. Nendes osades, kus Projekt ei kulge planeeritult, peab Sihtasutus Pooltega arutama, kuidas olukorda parandada ja tõstatama küsimuse PJK-s. Kui muudatus puudutab sisulist osa, tuleb tavaliselt muuta ka sisendeid ja eelarvet. 2.3. Sisulised muudatused tehakse parandusdokumendiga, mis kirjeldab muutusi Projektitoetuse lepingu vastavates lõikudes. Parandusdokumendi allkirjastavad kõik algsele Projektitoetuse lepingu allkirjaandjad. 2.4. Kui Projektitoetuse lepingusse on vaja sisse viia ulatuslikke muudatusi ning on ilmnenud tõsiseid raskusi eesmärkide saavutamises, ei pruugi ülesehituse muutmine püsivat lahendust tuua. Sellistel juhtudel peavad Pooled kaaluma tegevuste peatamise võimalust ja kui võimalik, formuleerima uue Projektitoetuse lepingu. 2.5. Osapooled võivad otsustada pikendada Projektitoetuse lepingu kehtivust, võttes arvesse teatud tegevuste rakendamisel tekkinud viivitusi ja seetõttu edasilükkunud eesmärkide saavutamist. Sellised pikendused ei nõua märkimisväärseid muudatusi eelarves. Kui üks või mitu osapoolt teeb ettepaneku oluliste muudatuste tegemiseks eelarves, on see vihje tõsise vea olemasolule ülesehituses. Sellisel juhul tuleb kasutada muid võimalusi, mis on sätestatud käesolevas alalõigus. 3. Eelarve muudatused 3.1. Usaldusväärse finantsjuhtimise huvides tuleb eelarvet hoida ajakohastatuna, olenemata sellest, kas eesmärkidesse, oodatud sihtidesse, väljunditesse, tegevustesse, indikaatoritesse, sisenditesse või kogueelarvesse on vaja teha muudatusi või ei. 3.2. Kohustuslik muudatus. Iga-aastane eelarve muudatus valmistatakse ette ning kiidetakse heaks igal aastal kindlaksmääratud kuupäevaks, et peegeldada eelneva aasta lõplikke kulutusi ja võimaldada jooksva aasta jaoks realistliku plaani ettevalmistamist. 3.3. Muudatuse võib ette valmistada ka iga aasta oktoobris-novembris, et ajakohastada jooksva aasta kulutuste prognoosi. Selleks esitab Sihtasutus Projektitoetuse lepingu allkirjaandjatele kulutuste aruande iga kuue kuu tagant. 4. Protseduurid 4.1. Muudatusi võib ette valmistada PJK koosolekutel tehtud soovituste või otsuste, tööplaani muudatuste või järelevalvearuannete tulemusena. Sihtasutus algatab muudatuse, kui selgub, et eelarveridade vaheline korrigeerimine viiks paremini Projekti eesmärkide saavutamiseni või kui eelarve pole piisav kokkulepitud sisendite katmiseks. Sisuliste muudatuste puhul peavad Pooled jõudma omavahelisele kokkuleppele. Muudatuse algatajaks võib olla iga Partner. 4.2. Kõik Projektitoetuse lepingu allakirjaandjad peavad kirjutama alla muudatusele, kui see hõlmab eesmärkide või väljundite muutust. 4.3. Projektitoetuse lepingu muudatus sisaldab järgnevat: (a) põhjendust; (b) muudetud väljundit/tegevust/sisendit ja eelarve tabeleid. Projekti peatamine ja ülesütlemine 1. Projekti võib üles öelda, kui ilmnevad asjaolud, mis ohustavad kindlaksmääratud eesmärkide teostamist ja kui ülesehituse muutmine ei too kaasa püsivat lahendust. 2. PJK teeb Pooltele Projekti peatamise või ülesütlemise ettepaneku. Pooled teevad lõpliku Projekti peatamise või ülesütlemise otsuse, konsulteerides rahvastikuküsimuste eest vastutava ministriga. 3. Projektitoetuse lepingu peatamise ja ülesütlemise protseduurid on järgmised: (a) Peatamine. Antud perioodi vältel konsulteerivad Pooled ja proovivad lahendada probleeme kasutades korrigeerivaid meetmeid. Kui probleemid leiavad lahenduse, võivad Projekti tegevused jätkuda. PJK informeerib Pooli tegevuste jätkamise kuupäevast. (Erakorralisel juhul on tihti selge, et meetmeid ei saa kasutusele võtta. Sellisel juhul siirdub PJK ülesütlemisele). (b) Ülesütlemine. Projekti saab üles öelda ainult peatamisperioodi järel. Kui probleeme pole lahendatud mõistliku ajavahemiku jooksul, tuleb Projekt üles öelda. Üles öeldud Projekti kasutamata rahalised vahendid võidakse uuesti kasutusele võtta, arvestades ülesöeldud Projekti täitmata kohustusi. Sihtasutus viib läbi rahaliseks lõpetamiseks ettenähtud tegevused. Projekti lõpetamine 1. Tegevuslik lõpetamine Projekt on tegevuslikult lõppenud, kui viimane Partnerite poolt finantseeritud sisend on eraldatud ning vastavad tegevused lõppenud. Sihtasutus informeerib PJK-d viivitamatult selle toimumisest. 2. Rahaline lõpetamine 2.1. Projekt on rahaliselt lõpetatud, kui: 2.1.1. see on tegevuslikult lõpetatud või üles öeldud; 2.1.2. Sihtasutus on esitanud PJK-le aruanded kõigi finantstehingute kohta. 2.2. PJK on allkirjastanud lõpliku eelarve muudatuse. 2.3. Projekt tuleks rahaliselt lõpetada mitte hiljem kui kolm kuud pärast tegevuslikku lõpetamist või ülesütlemist. Nende kolme kuu jooksul määratleb ja rahuldab Sihtasutus finantskohused ja valmistab ette lõpliku eelarve muudatuse. B. Juhtimiskorraldus See lõik selgitab meetodeid, mida kasutatakse välisabi poolt toetatud tegevuste juhtimiseks. Eesmärgipärane juhtimine Sihtasutus on määratud Projekti juhtima. Tema peamine vastutus on Projekti eesmärkide täitmine efektiivseimal viisil. Sihtasutus kasutab sisemisi mehhanisme ja võtab kasutusele uusi mehhanisme (s.o hindamised, andmebaas jne), et jälgida eesmärkideni jõudmise arengut. Täideviimine Projekti täideviijana ja välisabi saajana on Sihtasutus esmajoones vastutav Projekti tegevuste (Projekti aruandluse, raamatupidamise, järelevalve ja hindamise, rakendusasutuste järelevalve ning Projekti ressursside kasutamise juhtimise ja auditeerimise) planeerimise ja üldise juhtimise eest. Projekti juhtimiskorraldus hõlmab koordineerimismehhanisme, nagu näiteks PJK või teised konsultatiivsed mehhanismid. Projekti juhtkomitee (PJK) 1. Välisabi saajana on Sihtasutusel kohustus asutada Projekti juhtkomitee (PJK). PJK on organ, mis jälgib Programmi juhtimist ja rakendamist. PJK-l on volitused kiita heaks, soovitada ja otsustada Projekti tegevuste arendamise üle käesoleva Lepingu raames. Juhtkomitee peamine kohustus on juhendada nii, et Programm teostuks õigeaegselt ja plaanitud viisil, ning teha otsuseid Programmi tegevuste muutmiseks. 2. PJK koosneb: (a) rahvastikuminister (st välisabi taotleja); (b) Partnerite esindajad; (c) Sihtasutuse esindaja (st välisabi saaja); (d) Eurointegratsiooni Büroo esindaja (st Euroopa integratsiooniga seotud välisabi koordineerija); (e) etniliste vähemuste organisatsioonide, akadeemiliste institutsioonide jne esindajad (st kasusaajate sihtrühm; sotsiaalsed ja majanduslikud partnerid, sh Haridus-, Põllumajandus- ja Siseministeerium); (f) Rahandusministeeriumi esindaja (st välisabi taotlemise ja kasutamise koordineerija). PJK eesistuja on rahvastikuminister. Projektibüroo toimib ka PJK sekretariaadina. 3. Projekti juhtkomitee ülesannete hulka kuuluvad: (a) pakkuda Projektile üleüldist strateegilist juhendamist; (b) heaks kiita Sihtasutuse poolt esitatud Projekti rakendamise ajakava; (c) teostada järelevalvet Projekti täideviimise ja rakendamise vastavuse üle Projektitoetuse lepinguga; (d) teostada järelevalvet Projekti arengu üle, liikmete aruannete alusel nende poolt esindatavatele institutsioonidele; (e) teha otsuseid kavandatud komponentide tegevuste jaoks Projekti eelarvest tehtavate märkimisväärsete eraldiste kohta ja otsuseid eelarveridade vaheliste muudatuste kohta; (f) teha soovitusi, mis puudutavad olulisi muudatusi Projekti eesmärkides, tulemustes, sisendites, väljundites, tegevustes jne, sh Projekti muudatuste heakskiitmine. Koostatakse PJK kodukord. Sisendite juhtimine Kui juhtimiskorraldus on määratletud, korraldab Sihtasutus sisendite hankimise ning võtab need kasutusse. Käesolev lõik selgitab põhimõtteid ja protseduure, mida tuleb jälgida hangete korraldamisel ja sisendite kasutamisel, võttes arvesse soovitud eesmärkide saavutamise. 1. Definitsioonid Sisenditeks on personal, kaubad ja teenused, mis on defineeritud järgmiste eelarvekategooriate järgi: (a) Personal; (b) Lepingud; (c) Koolitus; (d) Seadmed; (e) Muu. 2. Põhimõtted Sisendeid saadakse vastavalt Projekti tööplaanile ja vastavale eelarvele. Sihtasutus võimaldab sisendid, mis on nii vajalikud kui ka piisavad, et saavutada plaanitud väljundid. Kui areng eesmärkide suunas ei vasta ootustele, vaadatakse läbi Projekti strateegia, sh tööplaan, eelarve ja pakutavad sisendid. Vajadusel algatatakse Projekti muudatus. Järgitakse järgmisi põhimõtteid: (a) Konkurents. Sihtasutus kasutab sisendite hankimisel konkureerivat pakkumist. See tähendab, et Sihtasutus korraldab kõige kvalifitseeritumate kandidaatide või tarnijate leidmiseks laiaulatusliku otsingu. Ta värbab kõige paremini sobiva inimese või võtab vastu parima pakkumise ametijuhendis määratletud ülesande täitmiseks. Põhilisteks kaalutlusteks on igal juhul programmi eesmärgid ning kuluefektiivsus. Teenuste ja kaupade hankimine ning soetamine toimub vastavalt kindlaksmääratud põhimõtetele. (b) Läbipaistvus. Valiku protsess on läbipaistev ning avatud, andes täieliku ja võrdse informatsiooni kõikidele kandidaatidele või tarnijatele, selgete valikukriteeriumitega ning leiab aset mitme inimese osalemisel otsustamisprotsessis. Näiteks võidakse sel eesmärgil luua komisjon. Tegevused protokollitakse. Sihtasutus järgib oma sisemisi hankeprotseduure eeldusel, et need on vastavuses rahuvahelise konkureeriva pakkumise praktikaga. Sihtasutuse poolne läbiviimine Sihtasutus võib toimida läbiviijana, st omaenda rakendusasutusena osade Projekti tegevuste puhul, kui: (a) tegevused nõuavad silmapaistvat tehnilise sektori asjatundlikkust või spetsiifilisi juhtimisoskusi ja ligipääsu riiklikele struktuuridele; (b) Partnerid eelistavad Sihtasutuse poolset läbiviimist muudel põhjustel. Lepingud 1. Lepingute sõlmimise põhimõtted Sihtasutus sõlmib lepingud teiste asutustega (rakendusasutused) kindlate ülesannete täitmiseks konkureeriva pakkumise kaudu. Sihtasutus otsib koostöövõimalusi nii kohalike kui ka rahvusvaheliste asutustega (riiklikud ja valitsusvälised sotsiaalsed partnerid, institutsioonid, valitsusvälised organisatsioonid, koolid, keeltekeskused, meediaettevõtted jne), kellel on piisav personal, kogemus välisorganisatsioonidega või välisabiga töötamises, ja oluline on, et neil on vajalik ekspertiis Sihtasutuse nimel tegevuste teostamiseks ning eesmärkide saavutamiseks. Projekti juhtkomitee otsustab, millised on sellistel juhtudel parimad korraldused projektide teostamiseks. Iga projekti puhul sõlmib Sihtasutus kindla asutusega lepingu ning see kujutab endast õiguslikku baaslepingut. 2. Leping Leping on standardne kahe asutuse vaheline Projektileping kindlate tegevuste elluviimiseks või kindlate toodete või teenuste tarnimiseks, nagu projekti sisendite tarne ja kohaletoimetamine ning nende muutmine väljunditeks. Lepingute sõlmimist kasutatakse Projekti täideviimiseks, kus Pooled on nõus, et see oleks soovitud eesmärkide saavutamiseks kõige kuluefektiivsem viis. See võib leida aset näiteks siis, kui teatud tegevuste elluviimiseks on vaja selget lähenemist või kui üks asutus peab teostama komponendi või suure osa Projektist. Projektilepingud võivad hõlmata suurt hulka tegevusi ja hangitavaid tooteid, mis nõuab efektiivset protsessijuhtimist. Sihtasutus on vastutav lepingupartnerite töö järelevalve ja järelevalve eest. Selle jaoks kirjeldab Projektileping arengu vahetulemusi ja indikaatoreid lepingu väljundite mõõtmiseks. Lepinguline asutus vastutab Sihtasutuse ees pakutud teenuse ja elluviidud tegevuse kvaliteedi, õigeaegsuse ning efektiivsuse ja selleks ettenähtud rahaliste vahendite kasutamise eest. Sihtasutus hindab asutuse suutlikkust projekt läbi viia. Projektileping määratleb mis tahes erakordsed toetusmeetmed, mis on vajalikud, et tagada asutuse suutlikkus projekte nõuetekohaselt juhtida. Tavaliselt viib määratud asutus projekti ise ellu, kuid vajadusel võib see ka sõlmida spetsiifiliste tegevuste elluviimiseks all-lepinguid teiste asutustega. See tuleb läbi viia konkursi korras vastavalt Projektilepingus kirjeldatud juhtimiskorraldustele. 3. Lepingute sõlmimise reeglid Lepingute sõlmimisel kehtivad järgmised reeglid: Tarne, ehitus, teenus: Lepingute puhul väärtusega kuni 10 000 EEK otseleping. Kui lepingu väärtus jääb 10 000 EEK ja 100 000 EEK vahele, esitatakse kutse pakkumisele vähemalt kolmele asutusele, millel on vähemalt 15 tööpäeva pakkumiste esitamiseks. Lepingute puhul väärtusega üle 100 000 EEK järgitakse riigihanke eeskirju. Otseleping – erijuhud: Teenuste, tarnete ja ehituse korral, kui lepingu väärtus ei ületa 100 000 EEK ja kui on olemas ainult üks potentsiaalne töövõtja/tarnija (nagu võib olla avalike kommunaalteenuste kasutamisel), sõlmitakse otseleping. Koolitus 1. Strateegia Finantseeritakse Projektifondist, koolitustegevused on kavandatud Projekti eesmärkide ja oodatud sihtide edendamiseks ja riikliku suutlikkuse parandamiseks. Lähtekohad koolituse organiseerimisel on: (a) koolituses osalejateks on Projekti kasusaajad; (b) Konsultandid ei saa osaleda Projekti raames organiseeritaval koolitusel, kuna neid on palgatud spetsiifiliste ülesannete täitmiseks, milleks neil peab juba eelnevalt olema nõutud kvalifikatsioon. Samas võib kogu personal osaleda kohalikus rühmakoolituses. 2. Põhimõtted Mis tahes koolituse organiseerimisel kehtivad järgmised üldpõhimõtted: (a) Planeerimine. Kõik koolitused panustavad otseselt Projekti eesmärkidesse, olles vajalikud väljundite ja eemärkide saavutamisel ning leiavad aset vastavalt Projektitoetuse lepingule ja tööplaanile; (b) Aruandlus. Sihtasutus kontrollib ja hindab regulaarselt koolituse mõju; (c) Valik. Sihtasutus koostab protseduurid, et tagada kvalifitseeritud kandidaatide valik koolitusse. Kandidaatide ja koolituskoha valik põhineb ametikirjeldusel, töö tegelikul teostusel ning kandidaadi kogemusel, oskustel ja akadeemilisel taustal. C. Järelevalve, aruandlus ja hindamine Käesolev lõik kirjeldab järelevalve, aruandluse ja hindamise korraldusi eesmärkideni jõudmise protsessis. Sihtasutus peab arvestust tehtud tegevuste üle, et teostada järelevalvet Projekti strateegia rakendamist üle. Strateegia läbivaatamine on osa iga-aastastest Projekti läbivaatustest ja hindamistest. Aruandekohustus on nii sisuline kui ka rahaline. Sisuline viitab projekti eesmärkide saavutamise kohustusele. Rahaline viitab saadud rahaliste vahendite ja ressursside kasutamise kohustusele. Järelevalve ulatuse strateegia 1. Järelevalve ja hindamine aitavad tagada vastutust Sihtasutuse hoolde usaldatud ressursside kasutamise eest, anda otsuste tegemiseks selge alus ja pakkuda praktilisi õppetunde kogemustest, millest juhinduda edasiste arenguprojektide puhul. 2. Järelevalve ja hindamine on integreeritud Projektitoetuse lepingusse, et täiustada käesoleva Projekti rakendamist ja eesmärkide saavutamist, samuti tulevaste projektide ülesehitust. Järelevalve ja hindamine Projekti tsükli käigus 1. Definitsioonid (a) Järelevalve – on pidev protsess, mis on eelkõige suunatud Pooltele aegsalt tagasiside andmiseks arengu või selle puudumise kohta Projekti eesmärkide saavutamisel. (b) Aruandlus – on süstemaatiline ja õigeaegne olulise informatsiooniga varustamine, mida kasutatakse operatiivsete otsuste tegemiseks vastavatel juhtimistasanditel. See on järelevalvefunktsiooni lahutamatu osa. (c) Hindamine – on ülesanne, mille eesmärgiks on süstemaatiliselt ja objektiivselt hinnata käimasolevate ja lõppenud projektide ning tegevuste asjakohasust, teostust ja edukust. (d) Eesmärgid – lai termin, mida kasutatakse Projekti mõjude väljendamisel. Terminid «väljundid», «tulemused» ja «mõju» kirjeldavad täpsemalt erinevaid eesmärkide tüüpe. 2. Järelevalve Järelevalve ulatuse strateegia Strateegia on alljärgnev: (a) Järelevalve on Sihtasutuse ülesandeks; (b) Partnerid võivad samuti teostada järelevalvet, et tagada Projekti efektiivne ja tõhus rakendamine ning soovitud sihtide saavutamine. Väljasõidud i. Definitsioon ja eesmärk. Väljasõit on Projekti otsene jälgimine selle toimumiskohas. Selle eesmärgiks on võimaldada väljasõidul viibival inimesel saada vahetu ülevaade Projekti arengust tööplaanis ettenähtud eesmärkide saavutamisel. ii. Strateegia. Partneri esindaja peaks Projekti tegevusi külastama vähemalt korra aastas. Soovitatakse korraldada Partnerite esindajate ühiskülastusi, et soodustada kollegiaalset lähenemist sihtrühmadega sarnaste küsimuste arutamisel. Projekti aastaaruanne 1. Definitsioon ja eesmärgid Aastaaruanne on suunatud: 1.1. Projekti arengule hinnangu ja tekstilise hindamise andmine soovitud sihtide saavutamise suhtes; 1.2. Partneritele ülevaate andmine Projekti rakendamist mõjutavate küsimuste ja neid teemasid puudutavate ettepanekute kohta; 1.3. Toimida sisendina Projekti hindamiste jaoks. 2. Sisu ja struktuur Projekti aastaaruande vorm on määratletud. 3. Projekti aastaaruande ettevalmistamise protseduurid Sihtasutus on vastutav Projekti aastaaruande ettevalmistamise eest. 4. Projekti aastaaruandega seotud tegevused Sihtasutus esitab Projekti aastaaruande PJK-le mitte hiljem kui 60 päeva jooksul kalendriaasta lõppemisest. Peale Projekti aastaaruande heakskiitmist edastab PJK aruande Pooltele. Aastaaruanne tuleb läbi vaadata ja edastada 60 päeva jooksul peale selle saamist Sihtasutuselt. Hindamine 1. Põhimõtted Hindamine on tähtis vahend õppimiseks ja vastutuse tagamiseks. Samas ei ole praktiline hinnata kõiki tegevusi, projekte, jne arvestades kaasnevaid kulutusi ja aega. Selleks et hindamine oleks kuluefektiivne, toimub see valikuliselt. Mõned hindamised on kohustuslikud, teised mitte. Kohustuslik hindamine Kohustusliku hindamise metoodika on alljärgnev: (a) Eesmärk. Teatud juhtudel on hindamine kohustuslik, et tagada: i. piisav arv projekte, mille kogemusi saab kasutada organisatoorse suutlikkuse toetuseks; ja ii. märkimisväärne rahaline katvus, st hinnatud projektidele eraldatud rahaliste vahendite suurus, et toetada Sihtasutuse vastutust; (b) Põhjendus kohustusliku hindamise mitteläbiviimiseks. Sihtasutus võib peale Partneritega konsulteerimist otsustada mitte läbi viia hindamist, mis oleks muul juhul kohustuslik. Sellise otsuse korral on õigustavad põhjused järgmised: i. Projekt on ülesöeldud; ii. Projekti hindamine on läbi viidud Partneri poolt ja selle hindamise käigus on olulised küsimused piisavalt läbi vaadatud. Vabatahtlik hindamine Kuigi pole vajalik hinnata kõiki Projekti tegevusi ja projekte, soodustatakse innovaatiliste ja strateegiliste tegevuste ja projektide hindamist, et laiendada teadmiste baasi tulevase arendustegevuse kvaliteedi tõstmiseks. 2. Hindamise planeerimine ja juhtimine Otsustatakse hindamise (eelnev ettevalmistus, lähteülesanne, hindamisaruande põhiosad, hindamise soovituste elluviimise protseduurid jne) planeerimise ja juhtimise põhimõtted. Need põhimõtted peavad tagama, et hindamised: (a) oleksid läbi viidud sobival ajal; (b) järgiksid metoodikat (sh hindamisrühma koosseis), mis tagab, et olulisi küsimusi uuritakse objektiivselt. Finantsjuhtimine ja -aruandlus Käesolev lõik selgitab, kuidas juhtida Projekti ressursse, mida viiakse läbi Sihtasutuse ja mõne teise organisatsiooni poolt. Partneritel on võimalik juhtida rahalisi vahendeid Sihtasutuse kaudu kas ettemakse või otsemakse skeemiga. Igal Partneril on omaenda finantsmääruste ja -eelistuste põhjal õigus valida kas ettemakse- või otsemakseskeem. Kindla skeemi kasutamises lepivad Sihtasutus ja Partner omavahel kokku ning see dokumenteeritakse vastavalt. 1. Rahaline vastutus Stabiilne finantsjuhtimine on Projekti toetuse kaudu eesmärkide saavutamise protsessi lahutamatu osa. See hõlmab endas piisavat aruandlust probleemide määratlemiseks ja vajalike muudatuste tegemiseks. Sihtasutus on vastutav: (a) Projektile eraldatud ressursside juhtimine, et saavutada soovitud eesmärgid, ja maksete planeerimine vastavalt Lisale I, Välisabi projekt «Integreeruv Eesti 2002–2004»; (b) Raamatupidamissüsteemi pidamine, mis sisaldab andmeid ja kontrollimehhanisme, et tagada finantsinformatsiooni ning -aruandluse täpsus ja usaldatavus; (c) Projektifondi sissetulekute ja väljamaksete kirjendamine ning kinnitamine, et väljamaksed ei ületa olemasolevaid rahalisi vahendeid või iga heakskiidetud eelarve kategooria jaoks eraldatud summat. Sihtasutus korraldab Projekti jaoks sisekontrolli süsteemi, mis võimaldab efektiivselt teostada järelevalvet Projekti finantstegevuse üle ja toetada ning teostada järelevalvet eesmärkide saavutamise arengu üle. 2. Projektifondi juhtimine 2.1. Projektifondi juhtimine põhineb ajakohastatud tööplaanil koos vastava eelarvega. See tähendab planeerimist ja kaasatud Partnerite omavahelist tihedat konsulteerimist. Sihtasutus kasutab Projektifondi vastavalt eesmärkide saavutamisele suunatud arengule. 2.2. Partnerid suunavad ressursid Projektifondi ettemaksena. Sihtasutus on seejärel vastutav rahaliste vahendite kulutamise eest eesmärkide saavutamiseks vastavalt kokkuleppele. 2.3. Sihtasutus peab põhjendama ettemaksetest tehtud kulutusi järgnevate ettemaksete saamiseks. 2.4. Sihtasutus teostab pidevalt järelevalvet saavutatud arengu ja tehtud rahaliste vahendite väljamaksete üle ning astub samme probleemide ennetamiseks. 3. Ettemaksed 3.1. Partnerid sooritavad ettemakse Projektifondi vastavalt Sihtasutuse ja Partnerite vahelisele kokkuleppele ainult pärast täieliku ja allkirjastatud finantsaruande saamist. Finantsaruanne sisaldab nii eelnevate kulutuste põhjendust kui ka uue ettemakse nõuet. Ettemakseid tehakse ka eesmärgi saavutamisele suunatud jätkuva arengu põhjal. Sihtasutus loob ettemaksete tegemisel süsteemi, mis võimaldab määratleda taolist arengut. 3.2. Ettemaksenõue põhineb tööplaanil ja vastaval eelarvel (ettemaksete ajakava). See on ära toodud finantsaruandes ja määratleb vajamineva sularaha kahe kirje all järgmiselt: (a) Täitmata kohustused: lepingute maksumus, mille maksed veel ei ole sooritatud. Siia on arvatud ainult järgneva perioodi vältel sooritatavad maksed. (b) Planeeritavad kulutused: uute lepingute või kohustuste maksumus, mille eest tasutakse järgneval perioodil. 3.3. Ettemaksed sooritatakse tavaliselt vastastikku kokku lepitud valuutas. 3.4. Ettemaksed tehakse kuuekuulise või pikema perioodi kohta sõltuvalt Projekti vajadustest. Teistsugune sagedus lepitakse kokku Sihtasutuse ja Partnerite vahel. 3.5. Ettemaksenõude ja tegemise etapid on järgmised: (a) Sihtasutus esitab ettemaksunõude Partneritele finantsaruande vormis. Et tagada ressursside tõhus kasutamine, peab nõue kajastama kooskõlas Projekti tööplaaniga kulutuste realistlikku prognoosi järgnevaks perioodiks; (b) Partnerid kinnitavad, et ressursid on olemas ja kasutavad tööplaani, et kontrollida, kas nõutud summa ei ületa kulutusi, mida võib järgmisel perioodil mõistlikkuse piires eeldada. Partnerid kontrollivad ka eelneval perioodil tehtud kulutusi ja seda, kas on toimunud areng eesmärkide suunas. (c) Partnerid teevad ettemakse Projektifondi (kontole) ja registreerivad selle; (d) Sihtasutus valmistab ette finantsaruande, näidates kulutuste kogusummat perioodi kestel toimunud tehingutelt. Sihtasutus esitab ettemaksenõude järgneva perioodi jaoks, korrates etappi (a). 3.6. Sihtasutus haldab eraldi pangakontot Projektifondi laekumiseks ja väljamakseteks. 3.7. Projekti lõppedes tagastab Sihtasutus vastastikuse kokkuleppe kohaselt Partneritele kõik kasutamata ettemaksed. 3.8. Projektifondi kontolt ettemaksete pealt saadud intressid kirjendatakse kui muu tulu ja suunatakse tagasi Projektifondi. 4. Otsemaksed 4.1. Pärast Sihtasutuse nõuet ja kaasneva dokumentatsiooni kontrollimist teeb Partner otseülekande eraisikutele või firmadele, kes pakuvad Projekti poolt finantseeritavaid teenuseid või tooteid.2 4.2. Nõudel on märgitud makse saaja, vajalik summa ja valuuta, nõude põhjendus ja maksejuhised koos makse saaja pangarekvisiitide, aadressi ja kontonumbriga. 4.3. Partneri poolt tehtud makse dokumentatsioon (büroosisesed maksedokumendid, tšekkide koopiad ning muud dokumendid) tehakse Sihtasutusele kättesaadavaks. 5. Finantsaruandlus 5.1. Finantsaruanne valmistatakse ette Sihtasutuse poolt, et: 5.1.1. kirjendada antud perioodi kulutused, võrreldes neid saadud ettemaksetega; 5.1.2. arvutada välja kahju/kasu seoses valuuta vahetuskursi kõikumistega; 5.1.3. esitada ettemaksenõue järgnevaks perioodiks vastavalt Projekti tööplaanile ja selle eelarvele. 5.2. Sihtasutus esitab finantsaruande Projekti juhtkomiteele kvartaalselt ja iga kord, kui esitatakse ettemaksenõue. 5.3. Finantsaruande läbivaatamine on seotud sisulise aruandlusega Projekti arengu kohta ja järelevalvega. 5.4. Põhisammud finantsaruande töötlemisel: 5.4.1. Sihtasutus saadab allkirjastatud finantsaruande PJK-le mitte hiljem kui 20 päeva pärast kvartali lõppu või viimase ettemakse poolt kaetud perioodi lõppu; 5.4.2. Finantsaruanne tule läbi vaadata ja Pooltele edastada 20 päeva jooksul peale selle saamist Sihtasutuse poolt; 5.4.3. Projekti lõpp-perioodi puhul märgib Sihtasutus finantsaruandele «VIIMANE». 5.5. Finantsaruanne sisaldab ühe tabeli kohalikus valuutas (EEK) ja teise tabeli vastavalt US dollarites või EUROdes. Seda tehakse selleks, et Sihtasutusel ja Partneritel oleks võimalik omavahel kooskõlastada vastavaid arve oma eelarve, väljamaksete ja bilansi jaoks. 5.6. Kõik rahalised vahendid, mis on Sihtasutuse poolt üle kantud tööettevõtjatele, loetakse kulutusteks, mida kirjendatakse vastavatel eelarve alaridadel. Sihtasutus on vastutav oma tööettevõtjate kulutuste ja tegevuste järelevalve eest. 5.7. Kasu ja kahju arvutamine valuutakursilt on osa finantsaruandest. 5.8. Juhul kui finantsaruandes esineb vigu, teeb Sihtasutus PJK-ga konsulteerides parandused. 5.9. PJK peab kontrollima Sihtasutust, kui finantsaruanne ei ole esitatud 20 päeva jooksul pärast aruandeperioodi lõppu või kui Sihtasutus ei kanna ette ettemaksest tehtud kulutusi. Sellisel juhul peab PJK kohe uurima aruandluse, väljamaksete või raamatupidamisega seonduvaid probleeme ja tegema ettepanekud nendest jagusaamise meetmeteks. Auditeerimine Audit on stabiilse finants- ja administratiivjuhtimise ning Sihtasutuse vastutuse lahutamatu osa. Auditeid kasutatakse koos järelevalve ja teiste aruandlusvormidega, et tõsta tegevuste ja juhtimise kvaliteeti. Sihtasutuse kohuseks on pidada piisavalt detailseid ja täpseid finantsilisi ning muid kirjeid Projektitoetuse lepingu raames täideviidud tegevuste kohta. 1. Eesmärk ja ulatus 1.1. Projekti auditeerimise eesmärk on kinnitada Partneritele, et nende ressursside kasutamine on toimunud vastavuses järgnevaga: 1.1.1. Projektile kohaldatavad Sihtasutuse finantsalased juhised, reeglid, strateegiad ja protseduurid; 1.1.2. Projekt ja selle tööplaanid, sh tegevused, juhtimiskorraldus, seatud eesmärgid, järelevalve, hindamine ja aruandlus; ning 1.1.3. juhtimise, administreerimise ja raamatupidamise kõige tähtsamad teemad. 1.2. Projekti auditeerimine katab, kuid ei pea olema sellega piiratud, järgnevat: 1.2.1. Lepingute sõlmimise tase; 1.2.2. Raamatupidamine, järelevalve ja aruandlus; 1.2.3. Kajastamise süsteemid ja ressursside aruandlus; 1.2.4. Seadmete kasutus ja juhtimine; 1.2.5. Juhtimisstruktuur, sh sisekontrolli tõhusus ja dokumendihalduse korraldus. 1.3. Projekti audit peab kinnitama ja tõendama, et: 1.3.1. väljamaksed tehakse vastavalt Projekti tegevustele, tööplaanile ja eelarvele; 1.3.2. väljamaksed on tõendatud asjakohase dokumentatsiooniga; 1.3.3. finantsaruanded on õiglaselt ja täpselt esitatud ning kajastavad finantsolukorda tõeselt; 1.3.4. kasutusel on sobiv juhtimisstruktuur, sisekontroll ja dokumendihaldus; 1.3.5. tegevuste järelevalve ja hindamine ning eesmärgile suunatud areng toimub kooskõlas planeerituga ja vastavuses juhtimise põhimõtetega; 1.3.6. seadmete hankimine, kasutamine ja nende mahakandmine on vastavuses juhtimise põhimõtetega, programmi juhtimisprotseduuridega; ja 1.3.7. Sihtasutus on eelnevate auditite soovitusi rahuldavalt järginud. 2. Audit ja juhtimiskorraldus 2.1. Projekti auditeeritakse regulaarselt. Konsulteerides PJK-ga koostab Sihtasutus aasta auditiplaani iga aasta novembriks. Auditi läbiviijateks on Sihtasutuse audiitorid või selleks välja valitud firma, kes koostab auditiaruande ja kinnitab finantsaruande. Sihtasutus sõlmib lepingu sertifitseeritud audiitoriga. Enne lepingu sõlmimist peab Sihtasutus saama PJK kirjaliku nõusoleku valitud audiitoriga lepingu allkirjastamiseks. 2.2. Projekti võivad auditeerida Partnerite audiitorid ja Partneritel on õigus ligi pääseda Sihtasutuse vastavatele andmetele. Sihtasutus teeb soovi korral Partnerite esindajatele kättesaadavaks kogu vastava finantsinformatsiooni, kaasa arvatud Projekti pangakonto väljavõtted, kui maksed tehti Sihtasutuse või alltöövõtjate pangakontodelt. Sellisest nõudmisest peavad Partnerid Sihtasutust eelnevalt teavitama. 3. Auditeerimise protsess 3.1. Auditi viivad läbi kas Sihtasutuse audiitorid või sõltumatud audiitorid, kellega on sellel eesmärgil sõlmitud leping. 3.2. Sihtasutus: 3.2.1. tagab, et audit viikase läbi vastavuses üldiste auditeerimise standarditega; 3.2.2. tagab, et auditiaruanne on nõuetekohaselt läbi vaadatud ja Pooltele saadetud. 3.3. Projekti auditi kulud kaetakse Projekti vahenditest, kui auditi läbiviijaks on tulunduslik audiitorfirma (Projekti eelarvesse peab olema sisse kirjutatud piisav eraldis auditi läbiviimiseks). 3.4. Audiitorid peavad arutama esialgses auditiaruandes toodud ettekirjutisi asjaosalistega (Sihtasutus, sh vajalik Projekti personal ja riiklik koordineeriv asutus) ja lisama nende kommentaarid lõplikku aruandesse. 3.5. Audiitorid saadavad lõpliku aruande Sihtasutusele. Sihtasutus edastab selle PJK-le ja Pooltele läbivaatamiseks. 3.6. Audiitorkontrolli aruanne koos aastase finantsaruandega seisuga 31. detsember peab jõudma Poolteni PJK kaudu enne järgneva aasta 30. aprilli. 3.7. Auditiaruanne on järelevalve- ja hindamisprotsessi lahutamatu osa. Sihtasutus võtab aruande arvesse Projekti iga-aastasel arengu läbivaatamisel ja hindamistel. 1 Vaata Vabariigi Valitsuse 29.12.2000 määrust nr 458 «Välisabi taotlemise ja kasutamise, kasutamise järelevalve ning välisabi tulemuslikkuse hindamise kord», Internet: http://www.fin.ee/ link.php3/2 2 Planeeritud tegevused võivad toimuda välisabi andvas riigis. Need ressursid moodustavad osa Projekti kogueelarvest, aga neid ei juhita läbi Projektifondi. Sel juhul suunatakse vahendid välisabi andjalt otse lepingulistele osapooltele antud riigis; kõik kohased maksed sooritatakse ilma Sihtasutuse nõudeta. Siiski esitab konkreetne välisabi andja ülevaate sellistest finantsoperatsioonidest Integratsiooni Sihtasutusele Projekti kõikide ressursside kasutamist näitava finantsaruande tarvis. PROJECT SUPPORT AGREEMENT As the External Assistance Providers, Government of Finland, represented by H.E. Mr. Jaakko Blomberg, Government of Norway, represented by H.E. Mr. Per Kristian Pedersen, and Government of United Kingdom, represented by H.E. Mrs Sarah Squire, Government of Sweden, represented by H.E. Mrs Elisabet Borsiin Bonnier, (hereinafter “Partners”) on the one part as the Applicant for External Assistance, the Government of Estonia, represented by the Minister of Foreign Affairs Kristiina Ojuland in the capacity of Minister Eldar Efendijev, (hereinafter “Minister for Ethnic Affairs”) as the Recipient of External Assistance, The Non-Estonians’ Integration Foundation, represented by the Director Mati Luik, (hereinafter “The Foundation”) on the other part Have agreed as follows: 1. Commitment and Duration 1.1. The Partners will provide the Minister for Ethnic Affairs and the Foundation with a maximum amount of 1 097 729 European Currency euro (EUR) to implement the External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004” (hereinafter the Project) in co-operation with the Government of the Republic of Estonia, towards a total Project budget of approximately EUR 2 132 178 (including in-kind technical and administrative support and assistance). 1.2. Pending approval of the total amount of contribution, the overall figure of 2 132 178 EUR is being used for planning purposes, and should be considered an indicative figure only. 1.3. Parties recognise that the Project is of approximately three years in duration, beginning in January 2002 and be completed on December 31, 2004. 2. Brief Description 2.1. The wider objective of the Project is to promote the integration process in Estonian society in the spheres of linguistic-communicative, legal-political and socio-economic integration. All Project activities will contribute to the long-term goals of the State Programme “Integration in Estonian society 2000–2007”: the creation of “an Estonian model of a multicultural society, which is characterised by the principles of cultural pluralism, a strong common core and the preservation and development of Estonian cultural domain”. 2.2. The Project is multi-sectoral in its approach. It addresses the integration in Estonian society comprehensively and in an interdisciplinary manner. Through sector-specific activities the project attempts to achieve a broad social impact upon a diverse group of beneficiaries. Change in one particular sector will facilitate and reinforce change in other sectors, thus creating a synergetic effect on the Estonian society as a whole. 2.3. The project will be implemented on the basis of the Estonian Government Regulation 29.12.2000 no 458 “Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance”, based on the agreed upon programme of utilisation set out in Annex I External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004»”. 3. Responsibilities of the Minister for Ethnic Affairs and the Foundation 3.1. The Minister for Ethnic Affairs shall have the overall responsibility for the implementation of the Project in accordance with set objectives and rules, specified in Annex I and Annex II, being the integral parts of present Project Support Agreement. 3.2. The Minister for Ethnic Affairs authorises the Foundation as the recipient of external assistance to use the Project resources in accordance with set objectives and rules, specified in Annex I and Annex II. 3.3. The Foundation is responsible for planning and management of the Project activities in accordance with set objectives and rules, specified in Annex I and Annex II. 3.4. The Minister for Ethnic Affairs shall monitor the compliance of the use of the Project resources with the Project Support Agreement. 4. Administrative, Financial and Technical Management 4.1. The policies and procedures of the Foundation for implementing the Project have been prepared in accordance with the Foundation’s commitment to ensure that resources are used in a focused, goals-oriented manner. 4.2. The funds provided by the Parties will be used to carry out action as summarised in Annex I, External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004” and according to the procedures as summarised in Annex II, Project Operations. The timeframe for implementation of these activities will be 36 months beginning January 1, 2002. 4.3. The administrative and financial management includes tendering, contracting, accounting, payments and financial reporting, as well as submission of documents to be endorsed as specified in Annex II. 4.4. The technical management and technical implementation include any related policy support and development of strategies; monitoring and evaluation; execution of Project actions; provision of adequate information to the beneficiaries; verification and endorsement of invoices submitted for payment and reporting. 4.5. The Foundation shall start the implementation of the tasks under the present Agreement within 14 (fourteen) days from the effective date of the Agreement and as stipulated in its Annexes. 4.6. Procedures and rules for the implementation of the Project that are not provided in the present Project Support Agreement incl. Annexes shall be approved by the Project Steering Committee. 5. Budget 5.1. The total project budget of EUR 2 132 178 has been planned based on discussions with the representatives of relevant Partners and Minister for Ethnic Affairs. 5.2. The Partners and Minister for Ethnic Affairs have indicated a contribution of EUR 2 132 178 to the project over a three-year period, this being dependent on future approvals by their respective governments. 5.3. Pending approval of the total amount of contribution, the overall figure of EUR 2 132 178 is being used for planning purposes, and should be considered an indicative figure only. 5.4. For resource mobilisation the Project Fund is established and a separate bank account is used according to the procedures specified in Annex II. To accommodate Partners interests, contributions to the Project shall be either via the Project Fund or separate project support agreements between the external assistance provider, Government of Estonia and Foundation. 5.5. In joining this agreement the Government of Finland is understood to have an intention to conclude a separate project support agreement on Project activities under the component Pre-primary and Primary Education as described in Annex I. 5.6. To accommodate the interests and procedures of the Partners, contributions to the Project Fund shall be either unearmarked or earmarked. 5.7. Any expenditure over and above the maximum amount of contribution agreed upon in 1.1, shall be borne by the Minister for Ethnic Affairs. 5.8. At present, the Partners have indicated commitments to the project as follows: Government of Finland EUR 67 275 for 2002 Government of Norway EUR 360 000 for 2002–2004 Government of United Kingdom EUR 162 008 for 2002–2004 Government of Sweden EUR 176 214 for 2002–2003 TOTAL EUR 765 497 for 2002–2004 6. Activities supported and revision 6.1. The activities, which shall be financed under the Project, are identified in the External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004” (Annex I). 6.2. Modifications, affecting the provisions agreed upon which have an implication on the composition of activities to be financed, on the overall budget or the duration of the Project can only be formalised through the amendments to the Project Support Agreement, which must be signed by the all signatories to the Project Support Agreement. 6.3. There should be no automatic award of modification to Project Support Agreement. Prior to possible modifications concerning adding or cancelling Project activities and their funding, the Steering Committee of the State Programme “Integration in Estonian society 2000–2007” shall make relevant modifications to the Action plans for sub-programmes of State Programme “Integration in Estonian society 2000–2007” for the years 2000–2003, approved by the Estonian Government on February 27, 2001. 7. Procurement 7.1. Procurement shall be carried out according to the Annex II ensuring free access, fair competition, and transparency. 7.2. The Foundation shall ensure that the relevant rules and procedures are respected in the operations of the Foundation. On a case-by-case basis, the Steering Committee may approve derogation to the use of procedures set out in Annex II and to the procedures not specified in Annex II. 7.3. The Project Contracts awards to carry out specific activities for the execution of the Project must be carried out by a commission of minimum three persons (including at least one not employed neither by the Foundation or Government) appointed by the Foundation on the basis of pre-defined criteria. 8. Payments 8.1. Advance, periodical and final payments to the Foundation shall be made in accordance with Annex II. 8.2. For resource mobilisation the Project Fund is established. 8.3. Implementation of a Project Fund shall begin with a signed Project Support Agreement as a legal instrument that sets out the terms and conditions for the transfer and utilisation of contributions (funds) entrusted to Foundation. 8.4. In the Project Fund operations double signature system will be used by the Foundation. 9. Monitoring 9.1. Monitoring shall follow the procedures as set up in the Estonian Government Regulation 29.12.00 no 458 “Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance”, Annex II and other instructions issued by the Project Steering Committee. The Minister for Ethnic Affairs will establish and chair the Project Steering Committee. The Project Office at the Foundation will fulfil the tasks of a Secretariat for the preparation and administration of meetings of the Project Steering Committee. 9.2. The Foundation shall provide the Project Steering Committee and the Parties with all relevant information, which they may request. 9.3. The Minister for Ethnic Affairs shall monitor the compliance of the use of the Project resources with the Project Support Agreement. Responsibility of the Foundation is to provide the Partners with early indications of progress or lack thereof toward the achievement of Project objectives. The Partners shall participate in the monitoring of the Project and sub-projects (where appropriate) managed by the Foundation or its sub-contractors. 10. Reporting 10.1. The Foundation shall provide all necessary information and maintain a viable technical and financial reporting system for the Project Fund in accordance with the Annex II. 10.2. Reports shall be submitted to all Parties. During Project execution and implementation, progress and financial reports will be submitted to the Parties on a quarterly basis, with a final report will be presented upon Project completion and Annual Project Reports presented upon completion of fiscal year. Fiscal year is calendar year from January 1 to December 31. 10.3. Reports shall be endorsed by the Project Steering Committee and stated in Steering Committee minutes. The Project Steering Committee reports to all Parties. 11. Visibility 11.1. The Foundation shall be responsible for ensuring that measures are taken to ensure appropriate publicity and information for all activities managed by the Foundation. 12. Location, Facilities 12.1. The Foundation shall provide necessary premises and office facilities for the execution of the tasks on following addresses: Office in Tallinn Language Immersion Centre Non-Estonians’ Integration Foundation Liimi 1, 10621 Tallinn Kihnu 1, 13931 Tallinn 13. Bank Accounts 13.1. For the Project Fund the Foundation shall open a separate bank account. It is forbidden to transfer instalments not related to the Project Fund resources to this bank account. Also, it is forbidden to make any payments not related to the activities of the Project from the Project Fund resources and this account. 13.2. The Partners will transfer instalments to the following bank account (Project Fund): Account no. 221018343732; Name of the Bank: Hansapank; Address: Liivalaia 8, 15040 Tallinn; S.W.I.F.T. HABA EE2X. 13.3. The amount of interest earned on the bank account on the Project Fund resources account from the advances is recorded as miscellaneous income and is channelled back into Project Fund. On the basis of a proposal from the Project Steering Committee the interest is reinvested in the Project. 13.4. The Foundation shall provide all relevant information on the account to the Project Steering Committee. The relevant information encompasses i.a. name and address of the bank, account number, name of account holder, interest rates, and any other information the Project Steering Committee deems appropriate. The Foundation submits the financial report to the Project Steering Committee each time a request for advance is made. 14. Accounting and Audits 14.1. The Foundation shall operate a double entry or analytical accounting system covering all contractual and other financial operations pertaining to the Project. The accounting system shall have adequate records for all payments coded by the Project or to its sub-contracts. 14.2. The annual audit of the Project will be commissioned annually according to Annex II. The Foundation shall contract a certified auditor. Before contracting, the Foundation will seek Project Steering Committee’s prior written approval to the proposed auditor. 14.3. The Partners shall have the right to send their own agents or duly authorised representatives to carry out any technical or financial mission or audit that it considers necessary to follow the implementation of the Project. However, the Partner shall give the Foundation advance notice of such mission. 14.4. Written records of the entire financial management, tendering and contracting shall be stored at least five years after the closure of the Project. 15. Communication and addresses 15.1. Any written communication relating to this Agreement between the contracting parties must state the Project title and must be sent by registered mail, fax, e-mail or by hand delivery to the following addresses: Minister Eldar Efendijev Rahukohtu 3, 15161 Tallinn, tel: (+372) 693 57 09, fax: (+372) 693 59 04, email: rahmin@rk.ee Non-Estonians’ Integration Foundation Liimi 1, 10621 Tallinn, tel: (+372) 659 90 21, fax: (+372) 659 90 22, email: meis@meis.ee Embassy of Finland Kohtu 4, 15180 Tallinn, tel: (+372) 610 32 00, fax: (+372) 610 32 81, email: sanomat.tal@formin.fi Embassy of Norway Harju tn 6, 15054 Tallinn, tel: (+372) 627 10 00, fax: (+372) 627 10 01, email: emb.tallinn@mfa.no Embassy of United Kingdom Wismari 6, 10136 Tallinn, tel: (+372) 667 47 00, fax: (+372) 667 47 55, email: information@britishembassy.ee Embassy of Sweden Pikk 28, 15055 Tallinn, tel: (+372) 640 56 00, fax: (+372) 640 56 95, email: swedemb@estpak.ee 16. Consultation, Settlement of Disputes 16.1. Any question between the Partners and the Foundation relating to the execution or interpretation of this Agreement shall be the subject of consultation between the Partners, the Minister for Ethnic Affairs and the Foundation, leading, where necessary, to an amendment of the Agreement. 16.2. Any disagreements that arise will be resolved, above all, through a spirit of compromise and dialogue. 16.3. All disputes arising out of the performance of this contract and which cannot be amicable settled, shall be finally settled under the Rules of Conciliation and Arbitration of the International Chamber of Commerce (Paris) by one or more arbitrators appointed in accordance with the said Rules. Arbitration shall take place in Stockholm and shall be conducted in English. 17. Taxation and Customs 17.1. Taxes (VAT), customs and import duties shall not be financed out of external Partners contributions to the Project implementation. 18. Annexes 18.1. The following documents are annexed to this Agreement and form an integral part of it: Annex I. External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004”, on 31 pages; Annex II. Project Operations (Outline of Integration Foundation Activities), on 16 pages. 19. Final provisions 19.1. This Agreement may only be amended in writing by common consent of the parties. 19.2. This Agreement shall enter into force on the date of the signature by all parties and shall remain valid during the Project implementation. The Agreement will be open for new parties making additional contributions to the Project. 19.3. The Project implementation period is January 1, 2002 – December 31, 2004. 19.4. This Agreement, on 8 pages, has been signed in 6 originals in the English language. Agreed on behalf of: Signature Date Name/Title Government of Estonia 27.03.2002 Minister of Foreign Affairs Kristiina Ojuland in the capacity of Minister Eldar Efendijev The Non-Estonians’ Integration Foundation 27.03.2002 Mati Luik, Director of the Foundation The undersigned Partners support the Project: (Does not imply a legal commitment) Government of Finland 27.03.2002 H.E. Mr. Jaakko Blomberg Government of Norway 27.03.2002 H.E. Mr. Per Kristian Pedersen Government of United Kingdom 27.03.2002 H.E. Mrs Sarah Squire Government of Sweden 27.03.2002 H.E. Mrs Elisabet Borsiin Bonnier Project Support Agreement Annex I EXTERNAL ASSISTANCE PROJECT “INTEGRATING ESTONIA 2002–2004” Contact persons: Applicant for external assistance: Minister Eldar Efendijev Contact person: Mr Mihkel Liivo, Counsellor to the Minister Contact Address: Office of Minister Eldar Efendijev; Tallinn, Stenbock House, Rahukohtu 3, 15161; Tel: 6935709; Fax: 6935904; Email: mihkel.liivo@rk.ee; URL: http://www.riigikantselei.ee/index.html?id=431 Recipient of external assistance: The Non-Estonians’ Integration Foundation Contact person: Mr Mati Luik, Director of the Foundation Contact Address: Tallinn, Liimi 1, 10621; Tel: 6599021; Fax: 6599022; Email: mati.luik@meis.ee; URL: http://www.meis.ee/ Table of Contents 1. Objectives 2. Background and justification 3. Expected results 4. Target Beneficiaries 5. Project activities: components, outcomes and activities 6. Institutional Framework 7. Execution, Implementation, Guiding and Supervision Arrangements 8. Project Review, Reporting and Evaluation 9. Indicative project budget 20022004 (in EUR) 10. Indicative project budget 20022004 (in EEK) 11. Inputs 12. Accounting and financial reporting procedures 13. Assumptions and Risks 14. Logframe Planning Matrix for the Project 15. Scheme on Project Implementation, Supervision and Evaluation 1. Objectives Wider objective: The wider objective of the External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004” (hereinafter the Project) is to promote the integration process in Estonian society in the spheres of linguistic-communicative, legal-political and socio-economic integration. All Project activities will contribute to the long-term goals of the State Programme “Integration in Estonian society 2000–2007” (hereinafter the State Integration Programme)1: the creation of ‘an Estonian model of a multicultural society, which is characterised by the principles of cultural pluralism, a strong common core and the preservation and development of Estonian cultural domain’. This is significant not only within Estonia’s own context. It is also part of the candidate country’s measures aimed at achieving the priorities of the European Union Accession Partnership, in particular the political criteria for accession to be met by Estonia. Immediate objective: To support a number of integration-related activities 20022004, as set out in the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–20032, adopted by the Estonian Government on February 27, 2001. The Project is multi-sectoral in its approach. It addresses the integration in Estonian society comprehensively and in an interdisciplinary manner. Through sector-specific activities the Project will attempt to achieve a broad social impact upon a diverse group of beneficiaries. Change in one particular sector will facilitate and reinforce change in other sectors, thus creating a synergetic effect on the Estonian society as a whole. The Project wishes to ensure that individuals are engaged in all levels of Estonian society by promoting the Estonian language training in pre- primary and primary education, increasing informal contacts between Estonian and Russian-speaking youth, strengthening co-operation between Estonian and Russian-medium schools, improving linguistic and professional competitiveness of non-Estonians in the labour market and vocational schools, supporting co-operation between Estonian and Russian youth organisations, involving non-Estonians in Estonian media sphere, increasing knowledge and motivation of non-Estonians to apply for citizenship, strengthening capacity of integration-related institutions. Design of the Project The Project will serve as a practical framework for integration related activities that will be funded jointly by external assistance providers, signers of the Project Support Agreement (hereinafter the Partners) and the Estonian State. It would be open to all interested partners. As an ‘umbrella’ project, it will also help to co-ordinate such resources in Estonia. The Project’s overall structure and logic are based on the Nordic Countries (Denmark, Finland, Norway, Sweden)/United Kingdom/United Nations Development Programme project ‘Support to the State Integration Programme’3, executed in 1998–2001. Project activities and budget are derived from the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003, by concentrating on several high-priority areas. The Project is complementing and supporting planned activities of relevant ministries (i.e., Ministries of Education, Culture, Agriculture, Internal Affairs and Social Affairs) and the Non-Estonians’ Integration Foundation (hereinafter the Foundation) in the framework of the State Integration Programme. Similarly to the Nordic Countries/United Kingdom/United Nations Development Programme project 1998–2001, the Project will serve in its many components as the pilot project introducing new pilot activities of the State Integration Programme4. It is assumed that after completion of the Project, the Estonian State will continue funding of these activities from the state budget resources, as it has been the case with many activities of current external assistance projects.5 Therefore, within the timeframe of the State Integration Programme (2000–2007) the Partners’ input to the State Integration Programme should gradually decrease while the Estonian State’s input should increase. 2. Background and justification Situation in society As the outcome of large-scale immigration during the Soviet occupation, a sizeable community using Russian as its first language has formed in Estonia. In 2000 the Estonians represented 67,9% of the Estonian population, and the share of non-Estonian minorities was 32,1%. Due to the poor Estonian language skills, many Russian-speakers lack a sufficient outlet to the rest of society. Not speaking Estonian is the major impediment to non-Estonian integration in employment, culture, political participation etc. Isolation of the Russian-speaking community can threaten both social stability and national security of Estonia. Justification Recently the national and ethnic minorities have become more accepting of the need to integrate and Estonians are becoming more tolerant of integration. Nevertheless, the integration is a long-lasting process, which requires long-term and systematic financial support from the Estonian State and – especially in the initial phases also from the external assistance providers. Social integration is a priority development area in the context of Estonias accession to the European Union. Pre-Accession Framework 2000 states that “Estonia should continue present efforts to integrate non-citizens and reinforce the teaching of the Estonian language to non-citizens, by extending the capacity of language programmes, in particular as regards participation of children and young people. These efforts are of particular importance in those areas such as Ida-Virumaa, that are mostly populated by non-Estonian speakers and need to go through a process of industrial restructuring with considerable social and economic effects.” According to the 2001 Regular Report on Estonia’s Progress presented by the European Commission on November 13: … Estonia has continued to make progress with the implementation of concrete measures for the integration of non-citizens. Estonia should maintain the momentum of the integration process. This includes ensuring the efficiency of the naturalisation process, providing access to language training, and raising awareness of the issue across the entire spectrum of Estonian society. Estonia continues to address both the short and medium-term priorities set out in the 1999 Accession Partnership. Specifically, Estonia is implementing concrete measures for the integration of non-citizens including the provision of language training for non-Estonian speakers. Looking forward, meeting these priority objectives requires sustained efforts over time and continued investment of financial resources in order to build upon the positive work that has already been achieved. …It is necessary for the Estonian government to continue to devote adequate resources and give proper attention to the implementation of all elements of the integration programme.6 Steps taken Since 1997 planned elaboration and implementation of the State Integration Policy has been carried out. Recent legal developments: • The amendment to the Basic Schools and Upper Secondary Schools Act, passed by the Riigikogu on 04.04.2000. The Act prescribes that the language of instruction in state or local government owned upper secondary schools is Estonian at least in 60% of the subjects. Also, the Act prescribes that for those students at Estonian-language schools whose mother tongue is not Estonian, conditions shall be created for the study of their mother tongue, which take into consideration regional characteristics and the school curriculum, with the aim of preserving their ethnic identity. • Regulation No. 219 “Conditions and procedure for the combination of the citizenship applicant’s Estonian language exam and the Estonian language achievement exam”, implemented by the Government of the Republic on 30.06.2000. According to regulation, the Estonian language exam for citizenship applicants, the Estonian language proficiency exam and the Estonian language final exam are combined. • The amendment to the Language Act, passed by the Riigikogu on 14.06.2000. This Act regulates the use of Estonian in private sector on defined conditions – if it is in the public interest, which means public safety, public order, general government, public health, health protection, consumer protection and safety at workplace. • The amendment to the Citizenship Act, passed by the Riigikogu on 14.06.2000. Pursuant to this Act, the language and the Constitution knowledge requirements shall not be applied to persons with serious or profound disabilities and to those citizenship applicants whose disability by its nature (hearing and/or visual impairment) hinders the performance of the above-mentioned exams as a condition for acquiring citizenship by naturalisation. • The amendment to the Aliens Act, passed by the Riigikogu on 11.04.2000. This Act releases the spouses of Estonian citizens from the immigration quota on special conditions – in the event that they have a mutual child under the age of 18 or if the woman is pregnant (and the pregnancy has lasted for longer than 12 weeks). • The amendment to the Law on National and Local Elections, passed by the Riigikogu on 21.11.2001. This Act abolishes language requirements for candidates in national and local elections, thus bringing the law in line with international norms and standards, in particular with Art. 25 of the United Nations Covenant on Political and Civil Rights. Practical steps since 1997: • On 16 July 1997 the Estonian Government formed an expert committee with Minister Andra Veidemann acting as the chairperson for the examination of the issue of integration of ethnic minorities into Estonian society and for making integration-related proposals to the Estonian Government. • On 10 February 1998 the Estonian Government approved the document presented by the expert committee, titled ‘The bases of the Estonian State integration policy for the integration of the non-Estonians into Estonian society’. • On 31 March 1998 the Estonian Government founded the Non-Estonians’ Integration Foundation. The purpose of the Foundation is to initiate and support integration-related projects. • In addition to existing financial resources of several ministries, the Estonian Government started to fund integration-related projects from the state budget through the Foundation since 1998 (6 million Estonian kroons in 1998, 5,7 million Estonian kroons in 1999, 5,7 million Estonian kroons in 2000 and 8 million kroons in 2001). • On 27 August 1998 representatives of the Estonian Government and of Finland, Sweden, Denmark, Norway and the United Nations Development Programme signed an agreement for the launch of the project Support for the state programme for the integration of non-Estonians into Estonian society. The total budget of the project is 1.68 million US dollars and its duration is 2.5 years (is ending in 2001). • In September 1998 representatives of the Estonian Government, the European Union and the United Nations Development Programme signed an agreement for the launch of the European Union Phare Estonian Language Training Programme. The total budget of the project was 1.4 million Euros and its duration was 2 years (ended in 2000). • In 1999 a project was initiated in co-operation with CIDA and the Toronto District School Board for the launching of the project Language immersion in Estonian schools. The total cost of the project is 3.624 million Canadian dollars over 4 years, of which the contribution of CIDA and the Toronto School Board is 1.86 million Canadian dollars, and the Estonian State’s contribution is 1.764 million Canadian dollars. Finland also supports the project, providing 47 600 Canadian dollars, and the Council of Europe also provides support. • On 14 March 2000 the Estonian Government approved the State Programme ‘Integration in Estonian society 2000–2007’. The State Integration Programme is a framework plan for governmental agencies and other institutions for the years 2000–2007. The Estonian Government assigned the task to start the implementation of the State Integration Programme to the Ministries of Education, Culture, Internal Affairs and Social Affairs and to the Foundation. • On 12 April 2000, the United Kingdom joined the Nordic Countries/UNDP project ‘Support for the State Programme for the integration of non-Estonians into Estonian society’, considerably strengthening the scope of the project. • In August 2000, the European Commission decided to support the integration process in Estonia through the new EU Phare Social Integration and Language Training Programme. The Phare programme will last three years 2001–2003 and comprise the support of 3.14 mln EUR (plus the Estonian State’s input 1.4 mln EUR to the Phare programme). This fact reflects the achievements of the EU Phare Estonian Language Training Programme 1998–2000. It also addresses the need for further assistance in the area of integration. • From April 2000 to December 2000 responsible ministries (the Ministries of Education, Culture, Internal Affairs and Social Affairs) and the Foundation elaborated the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003. Thereafter, the action plans were sent to all relevant institutions for discussion and corrections. The Estonian Government approved the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003 on February 27, and assigned the Steering Committee of the State Integration Programme with the task to modify the action plans in the future according to proposals submitted by implementing and funding partners and target groups. External assistance projects’ achievements to date External assistance projects, together with other Government-sponsored initiatives, have facilitated positive changes. Considerable efforts have been directed towards pilot activities and system’s development, and this has resulted in a firm foundation for continuation of successful activities as well as the courage to broaden activities into new areas. According to Final Evaluation the Nordic Countries/United Kingdom/UNDP project 1998–2001 presented by an international evaluation team: …[The project] “successfully accomplished its goals of contributing to the stability of Estonian society and to the development of the State Programme. Through a wide range of multi-sectoral activities, the project accomplished several tasks. It strengthened the capacity of key institutions responsible for the integration process; it supported activities aimed at preparing Russian-medium schools for the transition to Estonian-medium; it developed models and implemented activities that support inter-cultural awareness, youth-at-risk, and capacity building in Ida-Virumaa; and it supported successful mass campaigns on raising public awareness of integration. … Estonia now has in place a range of effective organisations, institutions, and motivated participants that can continue the integration process if supported. The knowledge gained during the project will reduce the cost of running similar activities in the future in Estonia. Moreover, this knowledge can surely be applied to other parts of Europe confronting similar social challenges”.7 While tangible results have already been achieved, they must be sustained. Established programmes such as language camps for children can be expanded to reach a much larger proportion of the Estonia’s population (based on growing demand for these activities in present programmes). As motivation to learn Estonian gradually increases and attitudes towards integration improve, additional support to new or continued activities should be provided in order to accommodate those rising expectations. The Estonian Government’s commitment to the integration process has been clearly confirmed through the various decisions and measures undertaken over the past year. This commitment notwithstanding, the Government is facing serious challenges in all sectors, as Estonia is currently still rebounding from recent economic shocks. Allocations in the State Budget (for the years 2000 and 2001) clearly indicate the Government’s continuous and increasing intentions in the area of integration-related investments in language training and education. Key principles Based on the previous experience of integration-related projects and programmes in Estonia, the following important principles should be reinforced during the implementation of the Project: • Target group-centred & practical-utilitarian approach – client benefit should be a key factor directing the planning and implementation of activities, by pointing out what is the concrete benefit for a concrete person or group • Exchange of information between project staff, Partners and beneficiary groups – to ensure that all activities are carried out by taking into account relevant feedback from the target beneficiaries and Partners who are also well informed of the progress made in the Project • Harmonisation of activities – to ensure that all activities are well co-ordinated within the Project as well as in relation to other integration-related projects in Estonia • Results-based planning, management and evaluation of activities – all activities should be prepared, implemented and evaluated on the basis of well-defined aims, outcomes, outputs and output indicators for all 3 years. 3. Expected results • improved language teaching in pre-primary and primary education institutions • improved Estonian language knowledge among non-Estonian youth • increased informal contacts between Estonians and non-Estonians • improved quality of schools curriculum in Estonian-medium and Russian-medium schools • improved contacts between Estonian-medium and Russian-medium schools • improved Estonian language knowledge and professional skills among non-Estonians • improved professional contacts between Estonians and non-Estonians • increased number of non-Estonian youth leaders and number of non-Estonian students involved in youth activities • improved contacts between Estonian and non-Estonian youth • increased interest and habit among non-Estonian students in using Estonian media • increased interest among ethnic minorities in radio stations’ programmes • improved knowledge among ethnic minorities on significant issues in integration • increased number of citizenship applicants • increased awareness of citizenship issues • increased competence among staff of integration-related institutions in the fields of project management, client service, public relations. 4. Target Beneficiaries On strategic level, Estonian society at large is the target beneficiary of the Project. On the implementation level of the Project components, the following groups will be direct beneficiaries: 1. Pre-primary and primary Education • pupils of pre-primary and primary education institutions, their parents • teachers of pre-primary and primary education institutions • language educators, university instructors 2. Family exchange and language camps • Russian and Estonian-speaking pupils, their parents • language camp teachers 3. Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools • Russian-medium schools’ teaching staff • training network committees, network teams • other teacher trainers 4. Labour Force Exchange and Vocational Education • Russian-medium schools’ teaching staff, esp. in Ida-Viru County • officials of state agencies, local governments, esp. in Ida-Viru County • police officials, etc., esp. in Ida-Viru County • teachers and pupils of Russian-medium vocational schools 5. Youth activities • organised 15 to 25-year-old non-Estonian and Estonian people • student self-government bodies • youth workers 6. Media education • Russian-medium schools’ teaching staff • pupils of Russian-medium schools 7. Radio stations’ programmes in minority languages • Listenership among ethnic minorities 8. Citizenship awareness • Non-Estonians without Estonian citizenship, esp. young non-Estonians, students 9. Capacity-building of integration-related institutions • employees of the Foundation • employees of relevant ministries, state agencies • employees of local governments, esp. in Ida-Viru County • employees of NGOs • the general public 5. Project activities: components, outcomes and activities 1. Pre-primary and primary Education SIP Mission I.1.:8 To devise a system for the teaching of Estonian as a second language, using diverse and contemporary teaching material and language learning patterns that take into consideration the interaction between languages; to promote the motivated and productive acquisition of the Estonian language by non-native speaking children and youth SIP Mission Area I.1.a.: Development of language didactics, elaboration of language teaching methodologies and teaching materials, training of teacher trainers Component Outcome: The Estonian language learning in primary education institutions is effective; language teaching methodology takes into consideration the age of the language learners; it also takes into account the interactions between and influence of various languages SIP Activities I.1.a.3. – I.1.a.7.: • Three-year training of teacher trainers for ca 60 teachers, incl.: – introducing materials and carrying out courses on interaction between languages, language adaptation, teacher trainers’ skills, training practice • Elaboration of language didactics programme for pre-school children’s establishments • Development and implementation of language teaching methodologies that take into consideration the interaction between languages, incl.: – organising 3–5 language immersion pre-primary classes as pilot projects to prepare children for entry into language immersion classes at elementary school • Acquisition of resources promoting the formation of a language learning environment and the development of teaching materials • Development, advising and training of pre-school children’s establishments as regional children’s language centres9 2. Family exchange and language camps SIP Mission I.1.: To devise a system for the teaching of Estonian as a second language, using diverse and contemporary teaching material and language learning patterns that take into consideration the interaction between languages; to promote the motivated and productive acquisition of the Estonian language by non-native speaking children and youth SIP Mission Area I.1.c.: Extracurricular language learning patterns Component Outcome: Family exchange and language camps are effective tools for the adjustment of Russian-speaking children in the Estonian-language environment. Of special importance are the language camps for children from unemployed families and other socially disadvantaged groups. This also contributes to wider social integration and stability of the Estonian society, and would take into consideration the restructuring of industries at Ida-Virumaa County in the North-East of Estonia SIP Activity I.1.c.19.: • Development and implementation of Estonian language camp and family learning model, training in that area, incl.: – support to family exchange and language camps projects (ca 2000 children will participate during 6000 days of family exchange and 30 language camps in total) – training for project managers and school teachers on the principles and procedures of the projects implementation and financing – counselling of parents – distribution of information to the public – support to (highly) subsidised participation at the language camps and family exchange projects for children from a risk group 3. Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools SIP Mission 1.3.: To create in schools conditions guaranteeing that study groups work in the Estonian language and that secondary school graduates possess Estonian-language proficiency in everyday and work-related communication at the level necessary for learners to integrate in Estonian society SIP Mission Area 1.3.b.: Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools Component Outcome: Co-operation networks between Estonian and Russian-medium schools on the school curriculum development are expanded and strengthened SIP Activities I.3.b.6. – I.3.b.11.: • Development and implementation of open curriculum programme • School development training, drafting and archiving of training minutes, analysis and generalisation of final written assignments • Development of new training models and content, training material • Development of support centres10 in schools’ co-operation network, development and training of network for 100 teams (3 persons per team) from Estonian and Russian-medium schools • Analysis of network schools’ development and curriculum work, elaboration of assessment criteria, advising • Gathering of materials introducing schools’ development work, recommendations to be disclosed and/or published 4. Labour force exchange and vocational education SIP Mission III.3.: To expand the Estonian language learning opportunities for non-Estonian adults in order to ensure knowledge of the Estonian language at the level necessary for everyday and work-related communication SIP Mission I.3.: To create in vocational schools conditions guaranteeing that study groups work in the Estonian language and that vocational school graduates possess Estonian-language proficiency in everyday and work-related communication at the level necessary for learners to integrate in Estonian society Component Outcome: Improvement of competitiveness and mobility among non-Estonians in the labour market through improved Estonian language skills SIP Activity III.3.4.: • Elaboration, implementation and further development of labour exchange programme, incl.: – support to labour force exchange projects for 400 non-Estonians in total (incl. teachers, police officers, medical personnel, etc.) – compiling and publishing of specialist Estonian language study materials/phrasebooks (for instance: Estonian for the Police, Estonian for the medical workers etc), to be used both by the participants of the labour force exchange projects and their Russian-speaking colleagues – continuation of joint efforts with other institutions to ensure that the labour exchange programme is focused on specific professions where mobility and/or professional networking is useful SIP Activity I.3.c.14.: • Development and implementation of intensive Estonian language teaching in vocational institutions SIP Activity I.3.c.20.: • Development of methodological materials supporting the acquisition of the Estonian language, including the development of glossaries of professional terminology for vocational institutions 5. Youth activities SIP Mission IV.2.: To support the continuity of the development of youth organisations and student self-governments in order to ensure non-Estonian-speaking young people greater opportunities for joint activities and develop their social competence Component Outcome: The potential leaders of tomorrow are attracted for integration activities so that the basis of co-operation between Estonian and minority youth is started early. Socially aware and active youth leaders among the non-Estonian youth will be educated, contributing to overall increase of the youth in daily activities at the grass-root level. SIP Activities IV.2.1. – IV.2.5.: • Regular training of leaders of youth organisations and student self-governments (project management training for about 100 youth leaders, aged 15–18, from Russian-medium schools and minority NGO-s) • Formation/strengthening of new regional student governments’ sub-leagues/ youth associations in order to activate young leaders in schools • Introduction of topic of youth associations and student self-governments in training programmes for school administrations and teachers, preparation of corresponding materials • Encouragement and support for youth co-operation through programmes and project support schemes in order to increase contacts and relations between youngsters, incl. the establishment of youth and counselling centres11 which should provide information and assistance in questions related to youth unemployment, drug addiction, AIDS • Diversification of information material supporting individual initiative • Research into youth associations’ development plans 6. Media education SIP Mission IV.4.: To increase the number of professionals in the areas of the media and information among young non-Estonians; to raise a new generation of non-Estonians with the habit to use media produced in Estonia and the ability to orient in the information society Component Outcome: A significant number of young non-Estonians possess the habit to use media produced in Estonia and increased skills for orientating in the information society. Participating students develop an interest and habit in using the (new) media also after the end of the programme, some of the participants go on to study in (new) media specialities in Estonian universities. Integration process stimulated and public awareness raised through integration-related discussions in mass media. SIP Activity IV.4.4.: • Development and implementation of media education programme for Russian-language comprehensive and secondary schools, incl.: – the elaboration of media education programme and relevant supplementary teacher training system for Russian-medium schools in co-operation with the Tiger Leap Foundation and the Estonian Media Educators’ Association – the training for 100 teachers of Russian-medium schools in the new media programme – launching pilot projects for Estonian and Russian-medium schools 7. Radio stations’ programmes in minority languages SIP Mission IV.3.: To develop issues of integration more diversely in the Estonian and Russian-language media; create and expand the common element of the Estonian and Russian-language media systems; increase the interactivity of the Russian-language media system, improve the availability and quality of Russian-language institutional-utilitarian information in the media, with the aim of promoting the social involvement of the Russian-speaking population Component Outcome: The role of the radio stations’ programmes in minority languages as an integrating channel for ethnic minorities has increased; listenership of radio stations’ relevant programmes in minority languages has increased SIP Activity IV.3.3.: • Support for radio programmes on social matters and on integration, broadcast on radio stations’ programmes in minority languages, incl. 200 programme hours per year on actual, interesting and practically useful topics 8. Citizenship awareness SIP Mission IV.6.: To support the legal-political integration of non-Estonians Component Outcome: The legal-political integration of the non-Estonian youth and adults has intensified, incl. more active performance of citizenship exams, increase in the number of Estonian citizens through naturalisation, clearer awareness of what it means to be a citizen of Estonia, development of socially more active attitude among Russian-speaking youth SIP Activities I.5.a.2.; IV.6.1. – IV.6.3.; IV.6.5. – IV.6.6.: • Diversification of civics education and Estonian subject matter teaching materials • Implementation of targeted social advertising campaigns motivating/ encouraging performance of citizenship exam; procurement of programmes and articles; organisation of media relations • Development and implementation of notification programme through the electronic media and press, leaflets, brochures, posters, training for school teachers, etc. concerning the practical information required for the successful completion of the citizenship exam and application for citizenship • Organisation of joint events, debates and other activities on issues related to political-legal integration, targeting young people • Preparation of additional materials for those preparing for exam verifying knowledge of Constitution and Law on Citizenship • Support for CMB WWW page (www.kodanik.ee) 9. Capacity-building of integration-related institutions SIP Mission V.3.: To improve the capacity-building of integration-related institutions, incl. the improvement of the availability and quality of institutional-utilitarian information in the Russian language at institutions Component Outcome – the Project is effectively and efficiently implemented in the framework of the State Integration Programme; increased visibility for beneficiary groups and donors, working capacity and co-ordination between implementing agents in the State Integration Programme, especially in the new Project SIP Activities V.1.2.; V.2.1.; V.3.3.; V.3.5.: • Organisation of integration-related research and other materials, incl.: – producing Annual Yearbooks of the Project and the Foundation, to introduce the progress of the State Integration Programme in general and the Project in particular to the wider public and donors – integration monitoring, which provides valuable feedback about the integration issues for all stakeholders, the Foundation and the Project staff • Improvement of technical base, incl.: – maintenance and updating the page of the Project on the Foundation’s web-site www.meis.ee (in Estonian, Russian and English), which contains updated information on the activities of the Project (ongoing and upcoming project calls and competitions, information on available funding, relevant links, etc.) – updating and maintenance of the Project’s technical basis (IT systems, Internet connection, integration data processing system), which guarantees the smooth and effective implementation the Project in the framework of the State Integration Programme • Training sessions for the staff of the Foundation, ministries, state institutions and NGOs (on results-based planning, project management, in the area of the Russian-speaking client and media relations, etc.), directly involved in the State Integration Programme planning and implementation 6. Institutional Framework The Project will rely on a wide range of social partners active in supporting the integration process. National level actors include the Minister for Ethnic Affairs, Ministry of Education, Ministry of Culture, Ministry of Internal Affairs, Ministry of Agriculture, the Foundation, Citizenship and Migration Board, while other involved partners will include the Ida-Viru County Government, non-governmental organisations, private companies and other key players in the integration process. The Project will work closely with the EU Phare Social Integration and Language Training Programme for Ethnic Minorities in Estonia, CIDA / Toronto District School Board / Finland / Council of Europe project Language immersion in Russian-medium schools of Estonia and with the Tiger Leap Foundation, whose expertise and relevant resources will be relied on. The beneficiary institution will be the Foundation. 7. Execution, Implementation, Guiding and Supervision Arrangements Aim: – to ensure the Project success and fulfilment of the Project’s goal to support the execution and implementation of the State Integration Programme – to ensure proper execution and implementation of the Project and successful outputs and maintain update on integration process Execution Execution of the Project is based on the Estonian Government Regulation 29.12.00 no 458 “Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance”12. As the applicant for external assistance, the Minister for Ethnic Affairs has the following responsibilities on behalf of the Estonian Government: • ensures the performance of the Estonian State’s obligations under the conditions of the external assistance agreement (hereinafter the Project Support Agreement); • authorises the Foundation as the recipient of external assistance to use the Project resources; • monitors the use of Project resources; • monitors the compliance of the use of Project resources with the Project Support Agreement; • as the Chairperson of the Steering Committee, takes measures within the Steering Committee to solve disagreements relating to the execution or interpretation the Project Support Agreement. As the recipient of external assistance, the Foundation has the following responsibilities: • uses the Project resources in accordance with the Project Support Agreement; • ensures the planning and overall management, reporting, accounting, monitoring and evaluation of the Project activities;13 • establishes the Project Steering Committee which will monitor the compliance of the execution and implementation of the Project with the Project Support Agreement. The Project Steering Committee will comprise: – the Minister for Ethnic Affairs (i.e., the applicant for external assistance) – representatives of Partners – representative of the Foundation (i.e., the recipient of external assistance) – representative of the Eurointegration Bureau (i.e., the co-ordinator of external assistance related to European integration) – representatives of ethnic minority organisations, NGOs (i.e., target beneficiaries) – representatives of academic institutions and relevant state institutions, incl. Riigikogu (Parliament), Ministries of Education, Agriculture, Internal Affairs (i.e., social and economic partners) – representative of the Ministry of Finance (i.e., the co-ordinator of application for and use of external assistance); • establishes Project Office: selects and nominates a Project Co-ordinator and recruits administrative personnel in consultation with the Project Steering Committee and after the Project Steering Committee’s approval. Project Office organises and prepares the meetings of the Project Steering Committee (incl. preparation of drafts of decisions and recommendations on significant allocations from the Project budget to proposed activities of components) and acts as the Secretariat to the Project Steering Committee Guiding and Supervision As the guiding and supervising institution of the Project, the Project Steering Committee has the following responsibilities: • provides overall strategic guidance to the Project; • approves the Project time implementation chart submitted by the Foundation; • monitors the compliance of the execution and implementation of the Project with the Project Support Agreement; • monitors the Project progress, with members reporting back to their representative institutions; • makes decisions on significant allocations from the Project budget to proposed activities of components; • makes recommendations which involve significant changes in the objectives, outcomes, inputs, outputs, activities, etc. of the Project. Implementation Various governmental and non-governmental social partners will carry out the Project activities. NGOs, private enterprises, academic institutions and other partners will be contracted on a competitive basis14 to implement a number of the Project activities. 8. Project Review, Reporting and Evaluation Aim: – to ensure that the Estonian Government, Project Support Agreement Partners are kept informed of the Project’s progress – to ensure that the public is informed on Partners’ input to the State Integration Programme through the Project – to guarantee the sufficient input from the Project target groups and other stakeholders to the Project Steering Committee – to monitor the public opinion on the success of the Project and on the State Integration Programme Review, reporting and evaluation of the Project is based on the Estonian Government Regulation 29.12.00 no 458 “Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance”15. As the recipient of external assistance, the Foundation has the following responsibilities: • submits the quarterly and annual reports, reports on the use of Project resources (incl. on the actual execution and implementation of the Project activities, financial administration, activities delivered and quality of the assistance provided, guidelines and recommendations with regard to project activities) to the Project Steering Committee for approval and thereafter submits them to the Ministry of Finance, Partners and other designated institutions; • in consultation with the Project Steering Committee, draws up an annual audit plan and commissions an audit of the Project on an annual basis; • makes executive summaries on the progress made in the Project components available to the public on the Internet; submits information on the Project inputs and outputs to the press on a regular basis. As the applicant for external assistance, the Minister for Ethnic Affairs has the following responsibilities: • examines the quarterly and annual reports on the use of Project resources submitted by the Foundation and ensures their correctness; • assesses the compliance of the Project results with the objectives, outcomes and outputs set (hereinafter efficiency and effectiveness); • commissions an evaluation on the efficiency and effectiveness of the Project execution from a third partner not connected with the implementation thereof on an annual basis; • composes and submits annual reports on the efficiency and effectiveness of the Project execution to the Ministry of Finance by February 15 using the assessment results form annexed to the Estonian Government Regulation 29.12.00 no 458. As the co-ordinator of application for and use of external assistance, the Ministry of Finance has the following responsibilities: • analyses and generalises the quarterly and annual reports on the use of Project resources and annual reports on the efficiency and effectiveness of the Project execution; • forwards the quarterly and annual reports to Partners; • submits a consolidated report on the efficiency and effectiveness of the use of external assistance at a session of Estonian Government by March 31 each year. 9. Indicative project budget 2002–2004 (in EUR) Components 1–10 Code in the SIP Action Plans Budget Total state & foreign aid input Multi 2 Sum Total 2002 2003 2004 1. Pre-primary and primary education I.1.a.3– I.1.a.7 MoE+IF MoE+IF MoE+IF State 320 211 30 040 30 040 30 040 90 120 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 63 914 102 263 63 914 230 091 2. Family exchange and language camps I.1.c.19 IF+MoA IF+MoA IF+MoA State 709 446 95 871 95 871 95 871 287 613 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 140 611 140 611 140 611 421 833 3. Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools I.3.b.6– I.3.b.11 MoE MoE MoE State 102 902 25 246 16 937 12 783 54 966 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 15 979 19 174 12 783 47 936 4. Labour force exchange and vocational education III.3.4; I.3.c.14, I.3.c.16, I.3.c.17, I.3.c.20 MoE+IF MoE+IF MoE+IF State 271 955 65 512 68 388 67 749 201 649 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 25 566 28 761 15 979 70 306 5. Youth activities IV.2.1– IV.2.5 MoE MoE MoE State 119 200 14 381 15 339 14 381 44 101 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 25 246 28 761 21 092 75 099 6. Media education IV.4.4 IF+MoE IF+MoE IF+MoE State 95 873 12 783 12 783 12 783 38 349 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 15 979 25 566 15 979 57 524 7. Radio stations’ programmes in minority languages IV.3.3 IF IF IF State 38 348 4 154 4 474 4 154 12 782 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 8 309 8 948 8 309 25 566 8. Citizenship awareness I.5.a.2; IV.6.1 – IV.6.6 IF+CMB IF+CMB IF+CMB State 129 105 12 143 12 143 12 143 36 429 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 30 679 31 318 30 679 92 676 9. Capacity-building of integration related activities V.1.2; V.2.1; V.3.3, V.3.5 IF+MoE+ CMB IF+MoE+ CMB IF+MoE+ CMB State 115 047 12 783 12 783 12 783 38 349 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 25 566 25 566 25 566 76 698 10. Project management, reporting, evaluation V.1.4 IF IF IF State 230 091 76 697 76 697 76 697 230 091 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 0 0 0 0 Total Source 2002 2003 2004 Total state & foreign aid input Multi 2 Sum Total state 349 610 345 455 339 384 1 034 449 2 132 178 foreign aid 351 849 410 968 334 912 1 097 729 10. Indicative project budget 2002–2004 (in EEK) Components 1–10 Code in the SIP Action Plans Budget Total state & foreign aid input Multi 2 Sum Total 2002 2003 2004 1. Pre-primary and primary education I.1.a.3�� I.1.a.7 MoE+IF MoE+IF MoE+IF State 5 010 000 470 000 470 000 470 000 1 410 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 1 000 000 1 600 000 1 000 000 3 600 000 2. Family exchange and language camps I.1.c.19 IF+MoA IF+MoA IF+MoA State 11 100 000 1 500 000 1 500 000 1 500 000 4 500 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 2 200 000 2 200 000 2 200 000 6 600 000 3. Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools I.3.b.6– I.3.b.11 MoE MoE MoE State 1 610 000 395 000 265 000 200 000 860 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 250 000 300 000 200 000 750 000 4. Labour force exchange and vocational education III.3.4; I.3.c.14, I.3.c.16, I.3.c.17, I.3.c.20 MoE+IF MoE+IF MoE+IF State 4 255 000 1 025 000 1 070 000 1 060 000 3 155 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 400 000 450 000 250 000 1 100 000 5. Youth activities IV.2.1– IV.2.5 MoE MoE MoE State 1 865 000 225 000 240 000 225 000 690 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 395 000 450 000 330 000 1 175 000 6. Media education IV.4.4 IF+MoE IF+MoE IF+MoE State 1 500 000 200 000 200 000 200 000 600 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 250 000 400 000 250 000 900 000 7. Radio stations’ programmes in minority languages IV.3.3 IF IF IF State 600 000 65 000 70 000 65 000 200 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 130 000 140 000 130 000 400 000 8. Citizenship awareness I.5.a.2; IV.6.1– IV.6.6 IF+CMB IF+CMB IF+CMB State 2 020 000 190 000 190 000 190 000 570 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 480 000 490 000 480 000 1 450 000 9. Capacity-building of integration related activities V.1.2; V.2.1; V.3.3, V.3.5 IF+MoE+ CMB IF+MoE+ CMB IF+MoE+ CMB State 1 800 000 200 000 200 000 200 000 600 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 400 000 400 000 400 000 1 200 000 10. Project management, reporting, evaluation V.1.4 IF IF IF State 3 600 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 3 600 000 Foreign aid Foreign aid Foreign aid Foreign aid 0 0 0 0 Total Source 2002 2003 2004 Total state & foreign aid input Multi 2 Sum Total state 5 470 000 5 405 000 5 310 000 16 185 000 33 360 000 foreign aid 5 505 000 6 430 000 5 240 000 17 175 000 Abbreviations In the tables, the following abbreviations are used to designate bodies providing financing and project performers: MoE – Ministry of Education MoA – Ministry of Agriculture CMB – Citizenship and Migration Board IF – Foundation (state budget funds) Foreign aid – Partners16 of the Project 11. Inputs The State Integration Programme budget’s context The Project budget is a part of the larger State Integration Programme budget according to the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003. The estimated total cost of Action Plans for 4 years (2000–2003) is ca 225 mln EEK, from which 115 mln EEK should be allocated by the Estonian State and ca 110 mln EEK could be allocated by external assistance providers.17 Sub-Programme Budget (in ‘000 EEK) source 2000 2001 2002 2003 I. Education state budget 14 276,2 13 126,6 22 891,8 23 432,8 foreign aid 12 681,5 10 555,5 18 174,1 7 900,2 TOTAL 26 957,7 23 682,1 41 065,9 31 333 II. The education and culture of ethnic minorities state budget 2 873,7 2 830 3 665 3 515 foreign aid 521 1 348 750 750 TOTAL 3 394,7 4 178 4 415 4 265 III. The teaching of Estonian to adults state budget 1 130,8 1 288 1 125 1 325 foreign aid 12 617 5 081,38 11 532,5 4 066,78 TOTAL 13 747,8 6 369,38 12 657,5 5 391,78 IV. Social competence state budget 1 236,1 1 332,6 2 020 2 035 foreign aid 2 172,3 5 871,6 4 531 3 330 TOTAL 3 408,4 7 204,2 6 551 5 365 V. Part: The management and evaluation of the state programme and the capacity-building of institutions state budget 3 279,2 4 394,2 4 620 4 610 foreign aid 2 454,8 1 973,5 1 970 1 850 TOTAL 5 734 6 367,7 6 590 6 460 SUM TOTAL I–V: state budget 22 796,0 22 971,4 34 321,8 34 917,8 foreign aid 30 446,6 24 830,0 36 957,6 17 897,0 TOTAL 53 242,6 47 801,4 71 279,4 52 814,8 Special considerations related to Partners inputs The proposed input figures are to be considered indicative only, depending on future approval by respective governments each year. The Project will have one comprehensive budget to cover all intended activities. However, with regard to particular components, the Partners have the right to clearly identify and allocate their resources to the respective components, which reflect their own funding priorities. Also, participation by Partners in the Project does not by any means preclude their additional integration-related direct assistance to other projects and programmes in Estonia. Considering that the extent of Partners’ contributions will be not confirmed for all 3 years (2002–2004), actual size of project outputs will depend on the size of contributions allocated by respective governments each year. Based on the size of contributions each year, the Project Steering Committee makes relevant changes in the objectives, outcomes, inputs, outputs, activities, etc. of the Project. Input to project management, reporting and evaluation • The Foundation will provide support capacity through its staff. • The Foundation will provide the necessary technical facilities and office space needed to fulfil the assignment, namely working premises, communications, equipment, paying office rent and public utilities (heating, water, telephone). • The state budget resources of the Foundation and the Ministry of Education will cover all expenditures of Component 10 “Project management, reporting and evaluation”, including procurement of technical basis. • Also, distinction between consumable and permanent goods will be made for all components of the Project. In the case of goods consumed18 during the implementation of the Project, relevant expenses can be covered from external assistance resources in addition to the relevant Estonian State budget resources. In the case of goods bought but not totally consumed during the implementation of the Project, relevant expenses will be covered from the Estonian State relevant budget resources only. 12. Accounting and financial reporting procedures The Foundation shall operate a double entry or analytical accounting system covering all contractual and other financial operations pertaining to the Project. There is either advance payment or direct payment scheme available for Partners in respect of funds management through the Foundation. Advance payment:19 1) the Foundation will operate a separate bank account in order to receive and disburse the Project funds; 2) a Partner allocates funds to the Foundation’s separate bank account through advances of funds; 3) advances to Foundation’s separate bank account will be made by a Partner at the request (request for payment) of the Foundation in accordance with the work plan with a corresponding budget (schedule of advances); 4) advances should normally be sufficient to cover anticipated cash requirements for a maximum of 6 month or more, depending on the needs of the Project; 5) advances of funds to the Foundation will be made only upon receipt of a completed and signed financial report agreed on between the Foundation and the Partners. The financial report contains both a justification of previous expenditures and a request for a new advance; 6) the Foundation will transfer funds to its contractors. All transferred funds are considered as expenditures, which are consequently recorded against the appropriate budget sub-lines. Direct payment: 1) after request of the Foundation, Partner will, after verification of the supporting documentation, make payments directly to individuals or firms providing the Project-financed services or goods;20 2) the request will indicate payee, amounts and currencies required, justification for the request and payment instructions reflecting payee’s bank, its address and the account number; 3) documentation of payment by the Partner’s office (inter-office vouchers, copies of cheques, and other documents) will be made available to the Foundation. Based on its own financial regulations and preferences, each Partner has the right to choose either advance payment or direct payment scheme. The use of a particular scheme will be agreed on between the Foundation and Partner and respectively documented. 13. Assumptions and Risks • continued activities by the Ministry of Education, Ministry of Internal Affairs, other relevant governmental bodies and Foundation in the field of integration of non-Estonian population • continued annual allocations from the state budget • stable legislative environment for language and citizenship issues It is important to strengthen the ability, on the part of responsible government institutions and other partners (county governments, local governments, institutions and organisations of the third sector, etc.), to act in both the preparation and implementation of components and in the organisation of mutual co-operation. There is a risk that the Project’s comprehensive approach and strategy which includes some pilot activities will inherently reduce in-depth impact in particular sub-sector areas. Therefore it is important to ensure necessary financial inputs from both state budget and external assistance resources in order to ensure deep impact and absolute success of the Project. 14. Logframe Planning Matrix for Project title: Integrating Estonia 2002–2004 Programme name and number: Date of drafting: January 2, 2002 Contracting period expires: Disbursement period expires: Project Number ES Total Indicative Budget: 2 132 178 EUR External assistance indicative contribution: 1 097 729 EUR Wider Objective Indicators of Achievement* How Indicators Will Be Measured Assumptions and Risks • To promote the integration process in Estonian society in the spheres of linguistic-communicative, legal-political and socio-economic integration • Knowledge of Estonia and Estonian language among non-Estonians is sufficient for everyday and professional use as well as for acquiring further education and Estonian citizenship • Increase of new citizens among non-Estonians • Increase of awareness of citizen’s rights and obligations • Increase of awareness of importance of toleration and co-operation between ethnic groups • Increase of opportunities and competitiveness among non-Estonians in the labour market • Increase of non-Estonians’ participation in the development of civil society • Improvement of the situation of groups of the population with serious social special needs • language and Estonian citizenship examinations’ passing rates • results of public opinion polls in respect of citizenship application, Estonian language learning, toleration, loyalty towards the state • unemployment rate of non-Estonians by regions and age • % of non-Estonians participating in NGOs and other organisations of civil society • continued support to integration by Estonian and non-Estonian communities • stable political and socio-economical situation in Estonia Component Outcomes Indicators of Achievement* How, When and By Whom Indicators Will Be Measured Assumptions and Risks • Component 1 Pre-primary and primary Education: The Estonian language learning in primary education institutions is effective; language teaching methodology takes into consideration the age of the language learners; it also takes into account the interactions between and influence of various languages • improved language teaching in pre-primary and primary education institutions • annual reports of the Ministry of Education (MoE) and project Reports • continued activities by the Ministry of Education, Ministry of Internal Affairs, other relevant governmental bodies and the Foundation in the field of integration of non-Estonian population • continued annual allocations from the state budget • stable legislative environment for language and citizenship issues • Component 2 Family exchange and language camps: Family exchange and language camps are effective tools for the adjustment of Russian-speaking children in the Estonian-language environment • improved Estonian language knowledge among non-Estonian youth • increased informal contacts between Estonians and non-Estonians • annual reports of the Foundation (IF) and project Reports • Component 3 Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools: Co-operation networks between Estonian and Russian-medium schools on the school curriculum development are expanded and strengthened • improved quality of schools curriculum in Estonian-medium and Russian-medium schools • improved contacts between Estonian-medium and Russian-medium schools • annual reports of the MoE and project Reports • Component 4 Labour force exchange and vocational education: Improvement of competitiveness and mobility among non-Estonians in the labour market through improved Estonian language skills • improved Estonian language knowledge and professional skills among non-Estonians • improved professional contacts between Estonians and non-Estonians • annual reports of the IF and project Reports • Component 5 Youth activities: The potential leaders of tomorrow are attracted for integration activities so that the basis of co-operation between Estonian and minority youth is started early • increased number of non-Estonian youth leaders and number of non-Estonian students involved in youth activities • improved contacts between Estonian and non-Estonian youth • annual reports of the IF and project Reports • Component 6 Media education: A significant number of young non-Estonians possess the habit to use media produced in Estonia and increased skills for orientating in the information society • increased interest and habit among non-Estonian students in using media produced in Estonia • annual reports of the IF and project Reports • Component 7 Radio stations’ programmes in minority languages: The role of the radio stations’ programmes in minority languages as an integrating channel for ethnic minorities has increased • increased interest among ethnic minorities in radio stations’ programmes • improved knowledge among ethnic minorities on significant issues in integration • public opinion polls carried out by research institutions and/or opinion poll firms • annual reports of the IF and project Reports • Component 8 Citizenship awareness: The legal-political integration of the non-Estonian youth and adults has intensified • increased number of citizenship applicants • increased awareness on citizenship issues • annual reports of Estonian Citizenship and Migration Board • public opinion polls carried out by research institutions and/or opinion poll firms • annual reports of the IF and project Reports • Component 9 Capacity-building of integration-related institutions: the Project is effectively and efficiently implemented in the framework of the State Integration Programme • increased competence among staff of integration-related institutions in the fields of project management, client service, public relations • annual reports of the IF and project Reports Outputs Indicators of Achievement* How, When and By Whom Indicators Will Be Measured Assumptions and Risks • Activity 1 Language didactics developed, language teaching methodologies and teaching materials elaborated, teacher trainers trained • 5 language didactics support centres established, 60 participants in training sessions, 5 publications on the methodology for teaching Estonian and teaching in Estonian that have been written, 6 teaching materials on the formation of the language learning environment that have been written • new teaching materials for Russian-medium schools approved by the MoE • Interim Reports on components• progress • MoE and other relevant governmental bodies will provide substantial support for the project activities • competent implementation team will be contracted for components • support guaranteed by the Project’s Steering Committee • brief updating needs-assessment prior each development activity (SMD, curriculum development, exchange programmes etc) • according to existing legislation bilingual information can be provided • Activity 2 Joint activities for non-Estonian and Estonian youth supported • 2000 children completed camp and family learning during 6000 days of family exchange and 30 language camps, 300 teachers completed language camp and family learning model training • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress • Activity 3 Curriculum development co-operation between Estonian-medium and Russian-medium schools implemented • 1500 participants in school development training, 3% proportion of teachers of Estonian-language schools among number of trained persons, 20 documented training courses, 5 existing support centres, 45 schools advised, 300 participants in schools’ co-operation network training • training programmes approved by the MoE • Interim Reports on components’ progress • Activity 4 Labour exchange programme implemented and further developed; intense Estonian language training in vocational schools carried out • 400 participants in exchange programme, 20 schools, institutions and companies involved in exchange programmes, 20 projects implemented, 300 participants in intense Estonian language training in vocational schools • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress • Activity 5 The continuity of the development of youth organisations and student self-governments supported • 100 leaders of youth associations and student self-governments participated in training, 16% proportion of young people organised in youth associations and student self-governments, 400 persons participated in youth organisation training • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress • Activity 6 Media education programme for Russian-language comprehensive and secondary schools developed and implemented • 6 media education programme teaching materials prepared, 300 students completed media education programme, 100 teachers completed media education programme training, 9 schools implemented media education programme • annual evaluation reports by IF • curriculum approved by the MoE • Interim Reports on components’ progress • Activity 7 Radio stations’ Russian-language programmes on social matters and on integration carried out • 600 programme hours produced • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress • Activity 8 A series of activities for legal-political integration of non-Estonians supported • 6 targeted advertising campaigns carried out, 50% proportion of people providing positive or neutral feedback concerning the campaign, 10 information materials produced, 10 joint events and debates organised • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress • monitoring and surveys in project activities • Activity 9 Capacity-building of integration-related institutions improved • 350 participants in training sessions • annual evaluation reports by IF • Interim Reports on components’ progress * Must be quantified and measurable. Indicative inputs • Total state budget contribution to the project will be 1 034 449 EUR • Total external assistance contribution to the project will be 1 097 729 EUR • Management of the project • Concrete project activities described in the project documents • Well-functioning integration-related institutions with well-defined roles • Project Steering Committee with high decision-making capacity • Technical assistance 15. Scheme on Project Implementation, Supervision and Evaluation

1 Approved by the Estonian Government on March 14, 2000, Internet: http://www.riik.ee/saks/ ikomisjon/programme.htm; State Integration Programme Executive Summary: http://www.riik.ee/ saks/ikomisjon/word/summary.doc 2 See Action Plans for Sub-Programmes of the State Programme for the years 2000–2003, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 3 No EST/98/002, Internet: http://www.meis.ee/eng/nordic/index.html 4 In particular, to launch specific new activities described in the Action Plans for Sub-Programmes of the State Programme for the years 2000–2003. For further information, see Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 5 For example, in the I. Sub-Programme “Education”, activity 1.2.b.9 “Continuing education in Estonian as a second language for teachers of other subjects” was elaborated and launched jointly by the Ministry of Education and the Nordic Countries/UK/UNDP project 1998–2001. From 2001, the Ministry of Education will continue this activity with its own resources only. For further information, see Action Plans for Sub-Programmes of the State Programme for the years 2000–2003, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 6 See Progress Report 2001 on Estonia by the European Commission on November 13, 2001. Pp. 23–24. Internet: http://www.europa.eu.int/comm/enlargement/report2001/ee_en.pdf 7 See Report of the Final Evaluation of the Nordic/UK/UNDP Project “Support to the State Integration Programme”, Internet: http://www.meis.ee/trykised/nordicfinalreport.rtf 8 Components will follow the structure of the Action Plans for Sub-Programmes of the State Programme for the years 2000–2003. Therefore, each component begins with the definition of the relevant Mission of the Action Plans (hereinafter SIP Mission) together with the following code. For further information, see Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 9; 10; 11 It can be founded in conjunction with other components and relevant institutions as a multifunctional centre in order to save administrative costs and improve co-ordination between integration-related activities. 12 See Estonian Government Regulation no 458 29.Dec.2000. Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance, Internet: http://www.fin.ee/link.php3/2 13 For more detailed information on these procedures, see Annex II Project Operations (Outline of Integration Foundation Activities). 14 For contracting procedures, see attached Annex II Project Operations (Outline of Integration Foundation Activities). 15 See Note 12. 16 It does not include other external assistance providers in the framework of other integration-related projects such as the EU Phare Social Integration and Estonian Language Training Programme 2000–2003. All these resources are described in the Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003 adopted by the Estonian Government on 27.02.01. For further information, see Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 17 NOTE: Budget of the Project components will follow the structure of the Action Plans for Sub-Programmes of the State Programme for the years 2000–2003 adopted by the Estonian Government on 27.02.01. Therefore, each component is designated with the relevant Mission Code of the Action Plans (or Code in the SIP Action Plans). However, due to modifications in the Project after adoption of the Action Plans on 27.02.01, there are some differences between the current project document and the Action Plans concerning the Project (or Multi 2) sums. Therefore, the Steering Committee of the State Integration Programme will update the Action Plans accordingly in the near future. For further information, see Action Plans for Sub-Programmes of the State Integration Programme for the years 2000–2003, Internet: http://www.riik.ee/saks/ikomisjon/word/kavade.zip 18 I.e., items which are intended to be bought, used and then replaced. 19 For further information concerning advance payment scheme, see attached Annex II Project Operations (Outline of Integration Foundation Activities). 20 A part of intended activities may take place in a country providing external assistance. Those funds comprise a part of the Project total budget but are not included in the funds management through the Project Fund. In that case, funds will be transferred directly from Partner’s office to its contractors in the country; all relevant payments will be made without request from the Foundation. However, particular Partner will submit an overview of these financial operations to the Foundation for financial reporting on the use of all Project resources. Project Support Agreement Annex II PROJECT OPERATIONS Outline of Integration Foundation Activities Chapter I INTRODUCTION The policies and procedures of the Non-Estonian’s Integration Foundation (hereinafter the Foundation) for implementing the External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004” (hereinafter the Project) have been prepared in accordance with the Foundation’s commitment to ensure that resources are used in a focused, goals-oriented manner. Execution of the Project is based on the Estonian Government Regulation 29.12.00 no 458 “Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance”1. Learning from past and current activities Description of the principles and procedures are based on the experience of work funded from the State Budget of Estonia and two international programmes: European Union PHARE Estonian Language Training Programme and the Nordic Countries / United Kingdom / United Nations Development Programme Project Support to the State Integration Programme. Improved implementation is achieved in various ways, most notably through audits and routine evaluations of programmes. Identifying objectives The Foundation collaborates with the Estonian national authorities and other key partners to determine how to best contribute to the integration process according to the State Programme “Integration in Estonian Society 2000–2001” (hereinafter the State Integration Programme). Thus, the aim is to determine the most coherent and goals-oriented approach to addressing the national needs and priorities, taking into account the activities of other development partners. The State Integration Programme, as a strategic framework for the country-level activities, establishes the Foundation’s general functions in integration-related activities. The Foundation’s activities are established more specifically in the co-operation frameworks of particular programmes and projects which still fall under the general goals of the State Integration Programme. The State Integration Programme Steering Committee (hereinafter the SPSC), in collaboration with the Foundation, prepares the co-operation framework. A SPSC is formed to direct and provide feedback on the implementation of the State Integration Programme and make corrections to as required. Carrying out activities in order to achieve agreed objectives The SPSC establishes the goals that the Government expects to achieve with national and international support. It also identifies strategic areas of support, indicates the strategies through which the goals will be achieved, and decides how they will be assessed, in terms of both processes and indicators. An annual State Integration Programme execution plan is approved, resources are assigned, and individual programmes and projects are formulated. The Foundation’s inputs to the Project shall include but not be limited to: a) Continuing commitment to the development and implementation of the State Integration Programme; b) Continued co-operation of Foundation’s staff in disseminating information about the content of the State Integration Programme implementation as well as about support to the State Integration Programme; c) Continued co-operation of staff in providing information to the Project Steering Committee for purposes of planning and monitoring. Chapter II PROJECT OPERATIONS By the Statute, the purpose of Foundation is to initiate, support and implement programmes and projects that promote integration. A. Project cycle Introduction The present chapter sets out the principles and procedures followed in conducting the Project as summarised in Annex 1. The way it is conducted is referred to as the management arrangements. The Foundation uses its own internal rules and procedures when allocating international resources, provided that these rules and procedures are compatible with international partner’s principles and present Project Support Agreement Annex II. When rules are found not to be compatible, the Foundation and the Project Support Agreement Partners (hereafter the Partners) and Project Support Agreement Parties (hereafter Parties) agree upon acceptable procedures. Resource mobilisation (Project Fund operations) 1. General 1.1. The Foundation uses its own internal rules and procedures when allocating external assistance resources, provided that these rules and procedures are compatible with Partner’s principles. When rules are found not to be compatible, acceptable procedures are agreed upon by the Foundation and the Partners. 1.2. To accommodate Partners interests, contributions to the Project shall be either via the Project Fund or separate project support agreements between the contributor, Government of Estonia and Foundation. 1.3. For resource mobilisation the Project Fund is established and a separate bank account is used. 2. Modalities for the operations of the Project Fund 2.1. The resources of the Project Fund shall consist of: a) contributions made by the Partners; b) any interest due on the resources of the Project Fund; c) any other resources acceptable to the Partners. 2.2. To accommodate Partners interests and procedures, contributions to the Project Fund shall be either unearmarked or earmarked. 2.3. There shall be a “core activities”, financed by unearmarked contributions (defined also as cost-sharing) to the Project Fund. 2.4. Earmarked contributions to the Project Fund shall be allocated to specific objectives and activities agreed with the Partner. Reporting on earmarked contributions will take place as an integral part of the Project reporting. If the Partner has clearly identified support to the Project’s particular activities and possible implementing agents, then the Foundation will take into account these interests in the preparation of particular project activities. All members of the Project Steering Committee must agree on the allocation of funds to these implementing agents. 2.4. The Project Fund will also provide an umbrella for different types of contributions from interested donors. 2.5. Implementation of a Project Fund shall begin with a signed Project Support Agreement as a legal instrument that sets out the terms and conditions for the transfer and utilisation of funds entrusted to Foundation. 3. Limits of Authority 3.1. Legal documents shall be signed (and where necessary have the Foundations seal applied) only in accordance with authority conferred by the Governing Board of the Foundation. 3.2. Contractual commitments in the Foundations name shall be entered into only in accordance with authority conferred by the Governing Board. 4. Banking Arrangements 4.1. The Foundation’s banking arrangements shall be decided by the Director in accordance with Statute of the Foundation and authority given by the Governing Board but shall always be subject to approval by the Project Steering Committee. 4.2. The Director shall make all arrangements to open and operate banking accounts for all funds that the Foundation is administrating. Project activation After the Project Support Agreement is signed, the Foundation starts the following activities required for Project activation: 1. Project Co-ordinator selection A Project Co-ordinator (hereinafter the PC) is selected and nominated, based on standard job descriptions, in consultation with PSC and after the PSC’s approval in accordance with Foundations rules and procedures. The PC is responsible for the co-ordination of a portfolio of activities (projects, contracts etc.) in accordance with the Project. The PC is the first link between project management and the Project Steering Committee. All Project Office staff reports, first of all, to the PC on progress and planned activities. 2. Organisation of the Project Office The Foundation is responsible for ensuring that job descriptions are prepared for all project-supported personnel, according to set principles and laws covering the personnel. Job descriptions are an essential part of the recruitment process. Job descriptions are updated regularly and are clearly identifying the outputs the person is expected to produce. This also serves as a basis for measuring performance. The PC organises a staff for the Project Office. Administrative personnel are recruited by the Foundation according to the provisions of the Project Support Agreement and in accordance with Foundations rules and procedures. If needed, office equipment and supplies are procured and communications equipment established. Recruitment and procurement for the Project office that involve the use of Project Fund are outlined in the Project. The Foundation will provide support capacity to the Project through its staff. The Foundation will also provide the necessary technical facilities and office space needed to fulfil the assignment, namely working premises, communications, equipment, paying office rent and public utilities (heating, water, telephone). 3. Work Plan Update The PC revises or updates the work plan of the Project taking into account schedule changes that have occurred since the Project Support Agreement was signed and provide additional details where required. Substantive changes in the Project must occur according to the Project revision procedures as described in the next section. The PC is responsible for the establishment and maintenance of all administrative records of the Project. The Project Office staff will carry out all substantial work related to the execution of the Project components, including the preparation of decisions on allocation of funds to selected implementing agents. Particularly, the Project Office staff will organise working groups for elaboration of conceptions for Project activities and preparation of proposals to the Project Steering Committee (hereinafter the PSC) on substantial issues, carry out tenders on Project activities, select the most suitable candidates for the implementation of these activities, etc. Revisions to the Project Support Agreement 1. Policies 1.1. A Project Support Agreement may be revised by agreement among the signatories to the agreement. The purpose of revising it is to make substantive or financial adjustments and improvements to the agreement. Financial adjustments are called “budget revisions”. 1.2. Whenever progress towards the achievement of goals is not satisfactory, the PSC must take steps to resolve the problems and, if necessary, to modify the design of the Project Support Agreement. 1.3. The Foundation ensures that a budget revision is made at least once a year, to keep the budget up to date. 2. Substantive revisions 2.1. Substantive revisions are made in response to changes in the development context or to correct flaws in the design that emerge during implementation. 2.2. Substantive revisions may be made at any time during the Project implementation. They may be prompted by reports, monitoring, evaluation, or review activities. Where a Project is not proceeding as planned, the Foundation must discuss with the Parties how to improve the situation and raise the issue at the PSC. When there is a change in the substantive design, the inputs and the budget will also normally need to be changed. 2.3. Substantive revisions are made through a revision document describing changes in the relevant sections of Project Support Agreement. The revision document is signed by all the signatories to the original Project Support Agreement. 2.4. Where there are extensive changes to the Project Support Agreement and serious difficulties in achieving goals are encountered, a redesign may not bring a permanent solution. In such cases, the Parties must consider suspension of activities, and, where appropriate, a new Project Support Agreement must be formulated. 2.5. The parties may decide to extend the duration covered by a Project Support Agreement to take account of delays in implementing certain activities and therefore in producing the goals. Such extensions do not entail a substantial change in the overall budget. If one or more of the parties proposes a substantial change in the budget, it is a sign of a serious defect in the design. The other options set out in this sub-section must then be pursued. 3. Budget revisions 3.1. In the interest of sound financial management, budget is kept up to date, whether or not any changes need to be made in the objectives, expected goals, outputs, activities, indicators, inputs, or in the budget total. 3.2. Mandatory revision. An annual revision is prepared and approved each year by the date agreed upon, to reflect the final expenditures for the preceding year and to enable the preparation of a realistic plan for the provision of inputs for the current year. 3.3. A revision may also be prepared every October-November, to update the estimate of expenditure for the current year. To this effect, the Foundation provides a report on expenditures every six months to signatories to the Project Support Agreement. 4. Procedures 4.1. Revisions may be prepared as a follow-up to recommendations or decisions made at PSC review meetings, to changes in the work plan, or to monitoring reports. The Foundation initiates the revision when it appears that an adjustment between budget lines would be more likely to produce the Project goals or where the budget is insufficient to cover the agreed inputs. Substantive revisions must be agreed on between the Parties. Any Partner may, however, initiate a revision. 4.2. All signatories to the Project Support Agreement must sign the revision when it involves a change in the objectives or outputs. 4.3. A revision of the Project Support Agreement contains the following: (a) justification; (b) revised output/activity/input and budget tables. Suspension and cancellation 1. The Project may be cancelled if circumstances arise that jeopardise the realisation of the stated goals and where a redesign may not bring a permanent solution. 2. The PSC makes to the Parties the proposal to suspend or cancel the Project. Parties take a final decision to suspend or cancel a Project in consultation with the Minister responsible for ethnic affairs. 3. The procedures for cancellation and suspension of a Project are as follows: (a) Suspension. During this period, the Parties consult and try to resolve the problems by corrective measures. If the problems are resolved, the Project activities may be resumed. The PSC informs the Parties of the date for resuming the activities. (In an emergency situation, it is often clear that measures cannot be taken. If so, PSC proceeds directly with cancellation). (b) Cancellation. A Project is cancelled only after a period of suspension. If the problems have not been resolved in a reasonable period of time, the Project must be cancelled. Unspent funds from a cancelled Project may be reprogrammed, taking into account the outstanding obligations of the cancelled Project. The Foundation proceeds with the steps required for financial completion. Project completion 1. Operational completion The Project is operationally complete when the last Partner-financed inputs have been provided and the related activities have been completed. The Foundation promptly notifies the PSC when this has been done. 2. Financial completion 2.1. The Project is financially completed when: 2.1.1. It is operationally completed or has been cancelled; 2.1.2. The Foundation has reported all financial transactions to PSC. 2.2. The PSC has signed a final budget revision. 2.3. Project should be financially completed not more than three months after being operationally completed or after the date of cancellation. During these three months, the Foundation identifies and settles all financial obligations and prepares the final revision of the budget. B. Management arrangements This section explains the methods used for managing activities supported by external assistance. Management for goals The Foundation is designated to manage the Project. Its main responsibility is to fulfil the Project’s goals in the most efficient manner. The Foundation uses internal mechanisms and sets up new mechanisms (i.e. evaluations, database, etc.) to track progress towards goals. Execution The Foundation as an executing agent and recipient of external assistance, is primarily responsible for the planning and overall management of the Project activities (for reporting, accounting, monitoring and evaluation of the Project, for supervision of the implementing entities, and for the management and audit of the use of Project recourses). The arrangements for managing the Project include mechanisms to ensure co-ordination, such as a PSC or other consultative mechanisms. Project Steering Committee (PSC) 1. As the recipient of external assistance, the Foundation has the responsibility to establish the Project Steering Committee (PSC). The PSC is a body to oversee the management and implementation of the Programme. The PSC shall have powers to endorse, recommend, and decide on the development of the activities of the Project as specified within the limits of this Agreement. The Steering Committee’s main responsibility is to provide guidance so that the Programme will progress in a timely and planned manner, and to make decisions regarding modifications in the Programme activities. 2. The PSC will be comprised of: a) the Minister for Ethnic Affairs (i.e., the applicant for external assistance); b) representatives of Partners; c) representative of the Foundation (i.e., the recipient of external assistance); d) representative of the Eurointegration Bureau (i.e., the co-ordinator of external assistance related to European integration); e) representatives of ethnic minority organisations, academic institutions, etc (i.e., target beneficiaries; social and economic partners, incl. Ministries of Education, Agriculture, Internal Affairs); f) representative of the Ministry of Finance (i.e., the co-ordinator of application for and use of external assistance). The PSC will be chaired by the Minister for Ethnic Affairs. The Project Office will also act as the Secretariat to the PSC. 3. The Project Steering Committee’s functions will include: a) providing overall strategic guidance to the Project; b) monitoring the compliance of the execution and implementation of the Project with the Project Support Agreement; c) monitoring Project progress, with members reporting back to their representative institutions; d) making decisions on significant allocations from the Project Fund to proposed activities of components and decisions on budget reallocations between budget heading; e) making recommendations which involve significant changes in the objectives, activities, inputs, etc. of the Project, including approval of amendments to the Project. The SCP bylaws are established. Management of inputs When the management arrangements have been determined, the Foundation arranges for the procurement of the inputs and puts them to use. This section explains the principles and procedures to be observed in procuring and using inputs, with a view to producing the expected goals. 1. Definitions Inputs are the personnel, goods and services defined according to the following budget categories: (a) Personnel; (b) Contracts; (c) Training; (d) Equipment; (e) Miscellaneous. 2. Key principles Inputs are obtained on the basis of the Project work plan and the corresponding budget. Foundation provides inputs that are both necessary and sufficient to produce the planned outputs. Where the progress towards goals is not advancing as expected, the strategy of the Project reviewed, including the work plan, budget and inputs to provide. When it is needed, the revision of the Project is initiated. The following key principles are observed: (a) Competitiveness. The Foundation uses competitive-bidding practices in procuring inputs. This means that the Foundation makes a wide search for the most qualified candidates or suppliers. It recruits the best-suited individual or accepts the best offer for the task identified in a job description. Key considerations in all cases are programme goals and cost-effectiveness. The procurement and acquisition of services and goods is done according to set principles. (b) Transparency. The selection process is transparent and open, giving full and equal information to all candidates or suppliers, with clear selection criteria and with several persons participating in the decision-making process. For example, a committee may be set up for the purpose. Proper records are kept. The Foundation follows its own procurement procedures provided they conform to international competitive bidding (tendering) practices. Foundation-execution The Foundation may act as an executing agent, i.e. as its own implementing agent for part of the Project activities when: (a) The activities require unique technical sector expertise or specific management capacity and access to governmental networks; (b) The Partners prefer Foundation-execution for other reasons. Contracts 1. Contracting Principles The Foundation contracts other entities (executing agents) to undertake specific tasks through a process of competitive bidding (tendering). The Foundation seeks to collaborate with national as well as international entities (governmental and non-governmental social partners, institutions, NGOs, schools, language centres, media enterprises etc.) that have adequate staff, experience in working with external organisations or assistance, and, importantly, have the necessary expertise to carry out activities and achieve goals on behalf of Foundation. The Project Steering Committee decides on the best arrangements for undertaking projects in such cases. For each project, Foundation signs a contract with the designated entity, and this serves as the basic legal agreement. 2. Contract A contract is a standard Project Contract between two entities to carry out specific activities, or to provide specific goods or services, such as the procurement and delivery of project inputs and their conversion into outputs. Contracting is used for the execution of the Project where the Parties agree that it would be the most cost-effective way of achieving the desired goals. This may, for example, occur when a coherent approach is needed to carry out a specific set of activities, or when a component or large part of a Project needs to be undertaken by a single entity. Project Contracts can involve a large number of activities and items to be obtained requiring effective process management. The Foundation is responsible for the oversight and monitoring of contractors’ work. For this, the Project Contract describes progress benchmarks and indicators for measuring the outputs of the contract. The contracted entity is accountable to the Foundation for the quality, timeliness and effectiveness of the services it provides and the activities it carries out, as well as for the use of funds provided to it. The Foundation assesses the capacity of the entity to carry out the project. The Project Contract specifies any exceptional support measures required to ensure that the entity can meet requirements for managing projects. The designated entity generally carries out the project activities directly but, if necessary, it may also contract other entities, to undertake specific activities. This is done through a competitive process in accordance with the description of management arrangements in the Project Contract. 3. Rules for the Award of Contracts In placing contracts the following procedures shall apply: Supplies, Works, Services: For contracts with a value up to 10.000 EEK direct agreement. If the value of the contract is between 10.000 EEK and 100.000 EEK, at least 3 will be invited to submit an offer with at least 15 working days to do so. For contracts exceeding 100.000 EEK, the national procurement regulations are followed. Direct Agreement – Special Cases: For services, supplies and works, for contracts not exceeding 100.000 EEK, in the event that there is only one potential contractor/supplier (as in the case of activities coming within the remit of a public utility), the contract shall be concluded by direct agreement. Training 1. Policies. Financed from the Project Fund, training activities are designed to further the objectives and expected goals of a Project and to strengthen national capacities. The key policies on organising training are: (a) Participants in training are Project beneficiaries; (b) Consultants are not eligible for training within a Project since they are recruited to perform specific tasks for which they must already be qualified. However, all personnel may participate in local group training activities. 2. Principles. The general principles that apply in organising any type of training are: (a) Planning. All training contributes directly to the Project objectives, being necessary to produce the outputs and achieve goals, and take place in accordance with the Project Support Agreement and the work plan; (b) Reporting. Foundation regularly assesses and evaluates the impact of training; (c) Selection. The Foundation establishes procedures to ensure that the qualified candidates are selected for training. The selection of candidates and of the training venue are based on the job description, actual performance on the job, and the experience, aptitudes and academic background of the candidate. C. Monitoring, reporting and evaluation This section describes the arrangements for monitoring, reporting and evaluating progress towards achievement of goals. The Foundation records actions taken to monitor the implementation of the Project strategy. A review of the strategy will be part of the annual Project reviews and evaluations. Accountability is both substantive and financial. Substantive refers to the responsibility for the achievement of Project objectives. Financial refers to the responsibility for the utilisation of the funds and resources provided. Policy on monitoring coverage 1. Monitoring and evaluation help to ensure accountability in the use of resources entrusted to the Foundation, to provide a clear basis for decision-making, and to offer practical lessons from experience to guide future development interventions. 2. Monitoring and evaluation are integrated into the Project Support Agreement to enhance the implementation and achievement of goals from current Project as well as the design of future projects. Monitoring and evaluation during the Project cycle 1. Definitions a) Monitoring – is a continuous process that aims primarily to provide the Parties with early indications of progress or lack thereof toward the achievement of Project objectives. b) Reporting – is the systematic and timely provision of essential information used as a basis for operational decision-making at appropriate management levels. It is an integral part of the monitoring function. c) Evaluation – is an exercise that attempts to assess systematically and objectively the relevance, performance, and success of ongoing and completed projects and activities. d) Goals – is a broad term used to refer to the effects of a Project. The terms “outputs”, “outcomes” and “impact” describe more precisely the different types of goals. 2. Monitoring Policy on monitoring coverage The policy is as follows: (a) Monitoring is the responsibility of the Foundation; (b) Partners can also undertake monitoring actions to ensure that Project is implemented effectively and efficiently, and is achieving the desired goals. Field visits i. Definition and purpose. A field visit is a direct observation of a Project at its site. Its purpose is to enable the person making the field visit to obtain a first-hand account of the progress of a Project towards achieving the expected goals outlined in the work plan. ii. Policy. The representative of a Partner is supposed to visit the Project activities at least once a year. Joint field visits by Partners’ representatives are encouraged in order to promote a participatory approach to the discussion of similar issues with target groups. Annual Project Report 1. Definition and purposes. The Annual Project Report aims to: (a) Provide a rating and textual assessment of the progress of a Project toward achieving expected goals; (b) Present Partners insights into issues affecting the implementation of a Project and their proposals for addressing those issues; (c) Serve as an input to any evaluation of the Project. 2. Contents and structure. The Annual Project Report form is determined. 3. Procedures for preparing the Annual Project Report. The Foundation is responsible for preparing the Annual Project Report. 4. Actions on the Annual Project Report. The Foundation submits the annual Project report to the PSC no later than 60 days after the end of calendar year. Upon approval of the Annual Project Report the PSC circulates it to the Parties. Report must be reviewed and circulated no later than 60 days after the submission by the Foundation. Evaluation 1. Principles Evaluation is an important tool for learning and ensuring accountability. It is not practical, however, to evaluate all of the activities, projects, etc. considering the necessary costs and time. Thus, for an evaluation to be cost-effective, it is undertaken on a selective basis. Some evaluations are mandatory; others are not. Mandatory Evaluation. The policy regarding mandatory evaluation is as follows: (a) Purpose. An evaluation is mandatory in certain cases to ensure: i. An adequate number of projects are in place from which lessons can be drawn to support organisational capacity; and ii. Significant financial coverage, i.e., the magnitude of financial resources represented by projects evaluated to support the accountability of the Foundation; (b) Justifications for not conducting a mandatory evaluation. The Foundation, in consultation with the Partners, may decide not to undertake an evaluation that would otherwise be mandatory. Justifiable reasons for such a decision are: i. The Project has been cancelled; ii. The Project has been evaluated by a Partner and the substantive concerns have been adequately assessed by that evaluation. Non-mandatory evaluation. Although it is not necessary to evaluate all activities and projects of the Project, the evaluation of innovative and strategic activities and projects is encouraged in order to broaden the knowledge base for improving the quality of future development interventions. 2. Planning and managing an evaluation The principles of planning and managing an evaluation (advance preparation, terms of reference, main features of the evaluation report, procedures of implementation of evaluation recommendations, etc) are decided. In particular, these principles must ensure that all evaluations are: (a) Carried out at the appropriate time; (b) Follow a methodology (including team composition) that ensures that the critical issues will be objectively examined; Financial management and reporting The present section explains how to manage Project resources under the execution of the Foundation and under the execution of another organisation. There is either advance payment or direct payment scheme available for Partners in respect of funds management through the Integration Foundation. Based on its own financial regulations and preferences, each Partner can choose either advance payment or direct payment scheme. The use of a particular scheme will be agreed on between the Foundation and the Partner and respectively documented. 1. Financial accountability Sound financial management is an integral part of the process of achieving goals through Project support. This includes adequate reporting to identify problems and making the necessary adjustments. The Foundation is accountable for: (a) Managing the Project resources allocated to achieve the expected goals and planning financial disbursements, in accordance with the Annex 1, External Assistance Project “Integrating Estonia 2002–2004”; (b) Maintaining an up-to-date accounting system that contains records and controls to ensure the accuracy and reliability of financial information and reporting; (c) Recording the receipt and disbursement of Project Fund and verifying that disbursements do not exceed the available funds or the amount allocated to each approved budgetary category. The Foundation sets up for a Project an internal control system that allows it to monitor effectively the financial activity of the Project and to support and monitor the progress towards achieving goals. 2. Management of Project Fund 2.1. The management of Project Fund is based on an updated work plan with a corresponding budget. It means planning and close consultation between the Partners involved. Foundation uses Project Fund in accordance with progress towards achieving goals. 2.2. Partners provide resources to the Project Fund through advances of funds. The Foundation is then responsible for spending the funds as agreed in order to achieve the goals. 2.3. The Foundation justifies expenditures made from the advance of funds in order to receive a further advance of funds. 2.4. The Foundation continuously monitors the progress made and the disbursement of funds and take steps to prevent any problems. 3. Advances of funds 3.1. Partners make advances of funds to the Project Fund only upon receipt of a completed and signed financial report agreed on between the Foundation and the Partners. The financial report contains both a justification of previous expenditures and a request for a new advance. Advances are also given on the basis of continued progress towards goals. The Foundation sets up a system enabling it to verify such progress in conjunction with releasing advances of funds. 3.2. The Request for Advance of funds is based on the work plan and its corresponding budget (Schedule of Advances). It is documented in the financial report and specifies the cash required under two headings, as follows: (a) Outstanding obligations: the costs of inputs under contract for which payment has not yet been made. Only obligations that will be paid in the next period are included; (b) Planned expenditures: the costs of new inputs that will be procured and paid for during the next period. 3.3. Advances of funds are normally made in a mutually agreed-upon currency. 3.4. Advances are made for a six-month period or more, depending on the needs of the Project. Other frequency can be agreed on between the Foundation and the Partners. 3.5. The key steps in requesting and making an advance of funds are: (a) The Foundation puts the request for the advance to the Partners in the financial report format. To ensure efficient use of resources, the request reflects a realistic forecast of expenditures for the next period, in line with the Project work plan; (b) The Partners verify that resources are available and use the work plan to verify that the amount requested does not exceed the expenditures that may reasonably be expected during the next period. Partners also verify the use of funds for the previous period and whether progress is being made towards goals; (c) The Partners will transfer the advance of funds into the Project Fund (bank account) and records the advance; (d) The Foundation prepares the financial report, showing the total expenditures on the transactions that took place during the period. The Foundation makes the request for advance for the next period, repeating step (a). 3.6. The Foundation operates a separate bank account in order to receive and disburse Project Fund. 3.7. At the end of a Project, the Foundation returns any unused advances to the Partners upon the mutual agreement between them. 3.8. Any interest earned on the Project Fund resources account from the advances is recorded as miscellaneous income and is channelled back into Project Fund. 4. Direct Payment 4.1. After request of the Foundation, Partner will, after verification of the supporting documentation, make payments directly to individuals or legal entities by providing the Project-financed services or goods.2 4.2. The request will indicate payee, amounts and currencies required, justification for the request and payment instructions reflecting payee’s bank, its address and the account number. 4.3. Documentation of payment by the external assistance provider’s office (inter-office vouchers, copies of cheques, and other documents) will be made available to the Foundation. 5. Financial reporting 5.1. The financial report is prepared by the Foundation in order to: 5.1.1. record the expenditures in the current period against the advance of funds received; 5.1.2. compute any losses and/or gains resulting from exchange rate fluctuations; 5.1.3. request an advance of funds for the next period in line with the Project work plan and corresponding budget. 5.2. The Foundation submits the financial report to the Project Steering Committee quarterly and each time a request for advance is made. 5.3. The review of the financial report is linked to the substantive reporting on progress towards goals and to monitoring. 5.4. The key steps in processing a financial report are: 5.4.1. The Foundation sends a signed financial report to the PSC no later than 20 days after the end of quarter or the period covered by the last advance; 5.4.2. Report must be reviewed and circulated to the Parties no later than 20 days after the submission by the Foundation; 5.4.3. For the final period of the Project, the Foundation certifies “FINAL” on the financial report. 5.5. The financial report contains one table in local currency (EEK) and a second table with the equivalent in USD or EURO. This is done so that the Foundation and Partners can reconcile their respective figures for their budgets, disbursements and balances. 5.6. Any funds transferred by the Foundation to its contractors are considered as expenditures, which are consequently recorded against the appropriate budget sub-lines. The Foundation remains responsible for monitoring the spending and activities of its contractors. 5.7. The calculation of gain and loss on foreign exchange is part of the financial report. 5.8. If there are errors in the financial report, the Foundation makes corrections in consultation with the PSC. 5.9. The PSC must follow-up with what does this mean the Foundation if the financial report has not been received 20 days after the end of the period or if the Foundation reports no expenditures against the advance. In such cases, the PSC must promptly examine any problems with reporting, disbursement, or accounting, and propose measures to overcome them. Audit Audit is an integral part of sound financial and administrative management, and of the Foundation’s accountability framework. Audits are used together with monitoring and other forms of reporting to improve the quality of the activities and of management. Foundation is responsible for maintaining sufficiently detailed and accurate financial and other records of the work performed under the Project Support Agreement. 1. Objective and scope 1.1. In auditing Project, the objective is to assure Partners that their resources are being managed in accordance with: 1.1.1. The Foundation’s financial regulations, rules, policies and procedures that apply to the Project; 1.1.2. the Project and its work plans, including activities, management arrangements, expected goals, monitoring, evaluation, and reporting provisions; and 1.1.3. the key considerations of management, administration and finance. 1.2. The audit of a Project covers, but may not necessarily be limited in scope to, the following: 1.2.1. The rate of delivery; 1.2.2. Financial accounting, monitoring and reporting; 1.2.3. Systems for recording and reporting on resources; 1.2.4. Equipment use and management; 1.2.5. Management structure, including the adequacy of internal control and record-keeping mechanisms. 1.3. The audit of a Project must confirm and certify that: 1.3.1. disbursements are made in accordance with the activities, work plan and budget of the Project; 1.3.2. disbursements are supported by adequate documentation; 1.3.3. financial reports are fairly and accurately presented and represent correctly the financial position; 1.3.4. appropriate management structure, internal controls, and record-keeping systems are maintained; 1.3.5. monitoring and evaluation of activities and the progress towards expected goals are undertaken as planned and according to the key considerations for management; 1.3.6. procurement, use, and disposal of equipment are in accordance with the key considerations for management, the procedures governing the programme; and 1.3.7. satisfactory measures have been taken by the Foundation to comply with the recommendations of prior audits. 2. Audit and management arrangements 2.1. A Project is audited periodically. The Foundation in consultation with the PSC, draws up an annual audit plan by November of each year. The audit is carried out by the auditors of the Foundation or by a qualified audit firm, which will produce an audit report and certify the financial statement The Foundation shall contract a certified auditor. Before contracting, the Foundation will seek Project Steering Committee’s prior written approval to the proposed auditor. 2.2. The Project is subject to audit by the auditors of Partners, and Partners shall have right of access to the relevant records of the Foundation. Foundation makes available to the competent bodies of the Partners, upon request, all relevant financial information, including statements of accounts concerning the Project, where they are executed by the Foundation or by subcontracting entities. However, the Partner shall give the Foundation advance notice of such mission. 3. The audit process 3.1. The audit is conducted by the auditors of the Foundation or by independent auditors contracted specifically for this purpose. 3.2. The Foundation: 3.2.1. ensures that the audit is performed in accordance with generally accepted auditing standards; 3.2.2. ensures that the audit report is duly reviewed and will reach Parties. 3.3. The Project is responsible for meeting the costs of a Project audit if a commercial auditor carries out the audit (adequate financial provision for the audit must be included in the Project budget). 3.4. The auditors must discuss the findings in the draft audit report with the Parties concerned (the Foundation, including appropriate Project staff, and the Government co-ordinating authority), and include their comments in the final report. 3.5. The auditors send the final audit report to the Foundation. The Foundation distributes it to the PSC and Parties for review. 3.6. The audit report as certified by the auditors, together with the annual financial report on the status of funds as of 31 December, must reach Parties via the PSC by 30 April of the following year. 3.7. The audit report is an integral part of the monitoring and evaluation process. The Foundation takes the report into account in the Project annual progress review and in evaluations. 1 See Estonian Government Regulation no 458 29.Dec.2000. Procedure for application for and use of external assistance, for monitoring the use of external assistance and for assessment of the effectiveness of external assistance, Internet: http://www.fin.ee/link.php3/2 2 Intended activities may take place in a country providing external assistance. Those funds comprise a part of the Project total budget but are not included in the funds management through the Project Fund. In that case, funds will be transferred directly from external assistance provider’s office to its contractors in the country; all relevant payments will be made without request from the Foundation. However, particular external assistance provider will submit an overview of these financial operations to the Integration Foundation for financial reporting on the use of all Project resources. ÕIEND Lugeda RT II 2003, 25, 121 avaldatud «Välisabiprojekti «Integreeruv Eesti 2002–2004» toetuse lepingu» sõlmimise ja jõustumise õigeks kuupäevaks 27. märts 2002. a. [17.03.2005, RT II 2005, 9] Õiend Metaandmetes parandatud akti andja: Vabariigi Valitsus.