Justiitsminister — Maa- ja linnakohtu kantselei kodukord — RTL, 92, 1374

Määrus kehtestatakse «Kohtute seaduse» (RT I 2002, 64, 390; 2003, 21, 121) § 42 lõike 1 alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Määruse reguleerimisala Käesoleva määrusega kehtestatakse maa- ja linnakohtu kantselei kodukord, milles nähakse ette kohtu kantselei töökorraldus, kohtuteenistujate ülesanded ja kohtu asjaajamise kord. § 2. Kohtu kantselei (1) Kohtu kantselei on kohtu struktuuriüksus, mis korraldab kohtu asjaajamist. Dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja väljastamine toimub kohtu kantselei kaudu. (2) Vajadusel võib kohtus moodustada üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei. (3) Kohtu kantselei on avatud tööpäevadel kella üheksast kuni kella viieni. Kantselei lahtiolekuaeg on kohtuhoonesse nähtavale kohale välja pandud. 2. peatükk KOHTUTEENISTUJAD § 3. Haldusdirektor (1) Haldusdirektor on kohtuasutuse haldus- ja majandusjuht, kelle ülesanne on kohtuasutuse asjaajamise, vara ja eelarve vahendite kasutamise, raamatupidamise, personalitöö ning kohtu kantselei, kriminaalhooldusosakonna, kinnistusosakonna, registriosakonna ning temale alluvate kohtuteenistujate üle teenistusjärelevalve korraldamine ja kohtu esindamine tsiviiltehingutes seadusega ning justiitsministri poolt määratud ulatuses. (2) Haldusdirektor allub justiitsministrile kinnistus-, registri- ja kriminaalhooldusosakonna ning kohtu kantselei teenistujate töö korraldamisel ja justiitsministrile ning kohtu esimehele õigusteenistusse kuuluvate teenistujate töö korraldamisel. (3) Haldusdirektoril on õigus anda oma pädevuse piires kohtu töö korraldamiseks korraldusi ja käskkirju. (4) Haldusdirektori ülesanded sätestab justiitsminister haldusdirektori ametijuhendis. § 4. Kantselei juhataja (1) Kantselei juhataja on kohtuteenistuja, kelle ülesanne on kohtu kantselei asjaajamise korraldamine. (2) Kantselei juhataja: 1) tagab tõhusa töökorralduse dokumentide vastuvõtmise, nende edasisaatmise ja väljastamise alal; 2) korraldab digitaalallkirjaga saabunud dokumentide registreerimist, nende edasisaatmist ning olemasolu paberkandjal; 3) korraldab ja kontrollib kohtutes loodavate elektrooniliste dokumentide salvestamist kohtu infosüsteemis; 4) korraldab kohtule esitatud teabenõuete täitmist; 5) korraldab dokumentide trükkimist ja paljundamist; 6) korraldab arutatud asjade nimekirjade kantseleis säilitamist; 7) korraldab kohtutoimikute arhiivi andmist; 8) korraldab isikute vastuvõttu kohtus; 9) kontrollib kantselei ametnike ja abiteenistujate teenistuskohustuste täitmist ning teeb haldusdirektorile ettepanekuid kantselei asjaajamise parandamiseks; 10) teeb haldusdirektorile ettepanekuid kantselei töötajate teenistusse võtmiseks ja vabastamiseks ning teenistujate palkade ja lisatasude osas; 11) teeb haldusdirektorile ettepanekuid kantselei töötajate koolitamiseks, edutamiseks, ergutamiseks ja distsiplinaarvastutusele võtmiseks; 12) jälgib kohtu asjaajamiskorra täitmist ja annab sellest aru haldusdirektorile; 13) täidab haldusdirektori ühekordseid korraldusi. (3) Kantselei juhataja täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks haldusdirektor ametijuhendis. (4) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse kantselei juhatajate pädevuse jaotus ametijuhendis. § 5. Kohtusekretär (1) Kohtusekretär on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on abistada kantselei juhatajat kohtu asjaajamise korraldamisel. (2) Kohtusekretär: 1) registreerib kohtusse saabunud dokumendid, välja arvatud isiklikud, ning saadab need edasi vastavalt kuuluvusele; 2) kontrollib dokumendis märgitud lisade olemasolu; 3) edastab kohtusse saabunud dokumendid kohtu esimehele või haldusdirektorile, välja arvatud menetlusega seotud dokumendid, mis edastab asja menetlevale kohtunikule; 4) registreerib ning postitab väljaminevad dokumendid; 5) kontrollib enne dokumentide väljastamist nende vormistamist ja lisade olemasolu ning tagastab täitjale valesti või puudulikult vormistatud dokumendid ja kirjad; 6) vormistab toimikud ja annab need üle asja arutavale kohtunikule; 7) kontrollib kohtuotsuste jõustumist ja kannab otsustele vastava märke; 8) täidab esimese ja teise astme kohtute statistika ja lahendite andmekogu; 9) täidab haldusdirektori ja kantselei juhataja ühekordseid korraldusi. (3) Kohtusekretäri täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks haldusdirektor ametijuhendis. (4) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse üld-, kriminaal- ja tsiviilsekretäride pädevuse jaotus ametijuhendis. § 6. Tõlk (1) Tõlk on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on kohtulahendite ja dokumentide tõlkimine ning tõlkimine kohtuistungil. Mitmel kohtuasutusel võib olla ühine tõlk. (2) Tõlgi täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks haldusdirektor ametijuhendis. § 7. Arhivaar (1) Arhivaar on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on kohtutoimikute ja muude kohtu dokumentide säilitamise, arvestuse, korrastustöö ja kasutamise korraldamine ning arhiveeritud dokumentide või nende koopiate väljastamine. (2) Arhivaari täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks haldusdirektor ametijuhendis. § 8. Kantselei teised teenistujad Haldusdirektor võib vastavalt vajadusele, arvestades «Kohtute seadusest» (RT I 2002, 64, 390; 2003, 21, 121) tulenevaid piiranguid, kohtu kantselei koosseisus ette näha ametikohti ka §-des 4–7 nimetamata teenistujatele, kelle olemasolu on vajalik kohtuasutuse töö paremaks korraldamiseks. § 9. Õigusteenistus (1) Õigusteenistus on kohtu struktuuriüksus, kuhu kuuluvad istungisekretär, konsultant ja konsultant-istungisekretär. (2) Haldusdirektor nimetab kooskõlastatult kohtu esimehega kohtu konsultantide hulgast õigusteenistuse juhi. (3) Õigusteenistuse koosseisu kuuluvate teenistujate ametijuhendid kinnitab haldusdirektor kooskõlastatult kohtu esimehega. 3. peatükk KOHTU ASJAAJAMISKORD 1. jagu Asjaajamise üldalused § 10. Asjaajamise üldpõhimõte Kohtu asjaajamine peab kaasa aitama kohtu töö efektiivsuse tagamisele ja kohtusse pöördujate ladusale teenindamisele. Asjaajamises lähtutakse headest tavadest ja üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. Kohtusse pöördujate teenindamisel lähtutakse inimväärikuse austamise ja kliendikesksuse põhimõttest. § 11. Asjaajamisperiood Maa- ja linnakohtu asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar – 31. detsember). 2. jagu Dokumentide vorminõuded § 12. Dokumendiplangid (1) Maa- ja linnakohtus on kasutusel A4 (210 mm × 297 mm) formaadis järgmised dokumendiplangid: 1) kohtu üldplank – korraldavate dokumentide (käskkiri, korraldus, protokoll, akt jne) ja kohtulahendite vormistamiseks; 2) kohtu kirjaplank – ametikirjade vormistamiseks. (2) Dokumendiplangid kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõigil dokumendiplankidel peab vastama näidisvormingule. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. (3) Dokumendiplankide veeriste laiused on: vasak 30 mm; ülemine 8 mm; parem 12 mm; alumine 9 mm. (4) Üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendiliigi planke. § 13. Dokumentide vormistamisel kasutatavad rekvisiidid (1) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi rekvisiite: 1) riigivapi kujutis; 2) dokumendi väljaandja; 3) kohtu registrinumber; 4) dokumendiliigi nimetus; 5) väljaandmise koht; 6) kuupäev; 7) dokumendiregistri indeks; 8) sissetulnud dokumendi kuupäev ja indeks; 9) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge; 10) adressaat; 11) kinnitusmärge; 12) pealkiri ja pöördumine; 13) tekst; 14) lugupidamisavaldus; 15) allkiri; 16) märkus lisade kohta; 17) dokumendi koostaja; 18) kooskõlastusmärge; 19) pitser; 20) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta («EELNÕU», «ÄRAKIRI», «VÄLJAVÕTE»); 21) ametliku kinnitamise märge; 22) kontaktandmed; 23) pangakonto number. (2) Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid. (3) Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on: 1) dokumendi väljaandja nimi või kohtu nimetus; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkiri. (4) Plankidele trükitakse käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud rekvisiidid järgmiselt: 1) üldplangile trükitakse rekvisiidid 1 ja 2 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad; 2) kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 3, 22 ja 23 ning võidakse tähistada rekvisiitide 6, 7 ja 8 asukohad; 3) dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1 ja 2 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad võidakse tähistada. (5) Väljasaadetavatel dokumentidel, mis on vormistatud plangile, kasutatakse turvaelemendina reljeefpitsatit, mis üldjuhul pannakse kontaktandmete välja kohale vasakul pool ning dokumendi allkirjastamiseks ei kasutata musta värvi kirjutusvahendit. (6) Kohtust ei saadeta välja konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente. § 14. Dokumendiliigi nimetus Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes ja suurtähtedega rekvisiidile «Väljaandmise koht» üle-eelnevale reale. § 15. Väljaandmise koht Väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes vasakusse veerisesse. § 16. Kuupäev Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäev ja kuu märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järel punkti ei kasutata. Kui kasutatakse lühendit «a», siis on aastaarvu järel punkt, lühend «a» on ilma punktita. § 17. Dokumendiregistri indeks Dokumendid nummerdatakse asjaajamisperioodi piires vastavalt dokumendiregistrile. § 18. Sissetulnud dokumendi kuupäev ja indeks Vastuskirjal tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel paremas veerus viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile. § 19. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või sellele on piiratud juurdepääs, siis tehakse vastav märge («KIIRE», «SALAJANE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS») enne rekvisiiti «Adressaat». § 20. Adressaat (1) Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, üheliigiliste asutuste grupile, ameti- või eraisikule. Adressaat märgitakse nimetavas käändes. Aadress märgitakse järgmiselt: isik, asutus; asutuse struktuuriüksus; tänav; maja- ja korterinumber; asula või sidejaoskond; sihtnumber; linn või maakond. Linn või maakond märgitakse suurtähtedega. (2) Vastuskiri adresseeritakse algatuskirja signeerinud isikule, kui algatuskirjas ei ole märgitud teist adressaati. (3) Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse riik suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, kirjutatakse aadress võimaluse korral nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi, mis kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles. (4) Püsikorrespondentidele saadetava kirja aadressiväljal võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. (5) Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadi väljale üks adressaat ilma postiaadressita ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale allkirjast allpool, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «TEADMISEKS», «SAMA» või «ÄRAKIRI». Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. (6) Valitsusasutuste ja püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita. (7) Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada ühele adressaadile saadetava kirjana. (8) Valitsusasutuse poolt üheliigiliste hallatavate asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadivälja võib märkida üldistatud adressaadi. § 21. Kinnitusmärge (1) Õigusaktiga kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberile. Dokumendi ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Ametinimetus, kuupäev käskkirjaga nr (2) Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Ametinimetus, kuupäev käskkirjaga nr Lisa nr (3) Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga, vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge alljärgnevalt: KINNITAN Allkiri nimi ametinimetus kuupäev § 22. Pealkiri ja pöördumine (1) Dokumendil peab olema pealkiri, mis avab selle sisu. Pealkirjata võib olla kuni kümnerealine kiri, õnnitlus- ja tänukiri ning kaastundeavaldus. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes ning pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata. (2) Pöördumises kasutatakse isiku nime, ametinimetust, viisakustiitleid (hr, prl, pr), tiitleid, auastmeid, kusjuures pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluline täpsustus. § 23. Tekst (1) Dokument vormistatakse arvutil šriftiga Arial, mitte väiksema tähesuurusega kui 10, või Courier või Times New Roman, mitte väiksema tähesuurusega kui 12. (2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav, võimalikult lühike ning üldjuhul käsitlema üht teemat. Suuremahulisele dokumendile pannakse alapealkirjad. (3) Teksti võib liigendada, jagades selle peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei kasutata. Väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires selliselt, et number sisaldab kõigi suuremate jaotiste numbreid. (4) Õigusakti ja sellega kinnitatava dokumendi teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga. Punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. (5) Mitmelehelisel dokumendil nummerdatakse lehed, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu. § 24. Lugupidamisavaldus Kiri lõpetatakse lugupidamisavaldusega, mille lõpus ei kasutata kirjavahemärki. Teksti ja lugupidamisavalduse vahele jäetakse kaks või kolm reavahet. § 25. Allkiri (1) Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest. (2) Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm rida. (3) Kui dokumendile kirjutavad alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades parempoolset rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal tasemel allkirjastaja. (4) Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse allkirja dešifreering ning ametinimetus järgmiselt: Nimi ametinimetus ametinimetus, kelle ülesannetes § 26. Märkus lisade kohta (1) Kui dokumendil on lisad, siis märgitakse need ära dokumendi lõpus. (2) Dokumendi tekstis nimetatud lisa puhul märgitakse lisade reale selle lehtede ja eksemplaride arv. (3) Kui dokumendil on tekstis nimetamata lisa, tuleb lisade reale märkida selle nimetus, lehtede ja eksemplaride arv. (4) Kui lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta järgmise näite kohaselt: Lisa: Arhiiviteatis 15.05.1995 1 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 2 lehel 1 eks (5) Üldplangile vormistatud dokumendi puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. (6) Kui lisasid on mitu, siis tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal eraldi. § 27. Dokumendi koostaja Väljasaadetavale ametikirjale märgitakse koostaja nimi ja telefoninumber ühele reale. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber. § 28. Kooskõlastamine (1) Kohtusiseseks dokumendi kooskõlastamise vormiks on kooskõlastusleht, mis paigutatakse dokumendi esimese lehe pöördele. Kooskõlastusmärge koosneb ametinimetusest, allkirjast, selle dešifreeringust ja kuupäevast. (2) Dokument saadetakse kooskõlastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjassepuutuvate dokumentidega ning kõigepealt madalama astme ametnikule. (3) Kui dokumendi kooskõlastaja seda ei kooskõlasta, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine. (4) Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine teise asutusega, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogselt kinnitusmärkele, kasutades sõnu «KOOSKÕLASTAN» või «KOOSKÕLASTATUD». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremasse serva. § 29. Pitser Pitser pannakse rekvisiidi «Allkiri» juurde nii, et see riivaks dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst või vapi kujutis pitseril peab jääma õigetpidi. § 30. Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta vormistatakse dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata. § 31. Ametliku kinnitamise märge (1) Dokumendi ärakiri või väljavõte, millega saab tõendada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kinnitatakse kinnitusmärke ja pitseriga, mis pannakse dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole selliselt, et pitser riivaks sõna «ÄRAKIRI» või «VÄLJAVÕTE» viimaseid tähti. (2) Kohtusisese asjaajamise käigus võib kasutada koopiamasinal tehtud allkirjajäljendiga dokumendiärakirju. 3. jagu Maa- ja linnakohtu pitsatid § 32. Pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine (1) Maa- ja linnakohtus on kasutusel järgmised pitsatid: 1) väikese riigivapiga pitsat; 2) reljeefpitsat; 3) lihtpitsat. (2) Haldusdirektor korraldab riigivapiga pitsati registreerimise, kehtetuks tunnistamise, hoidmise ja hävitamise «Riigivapi seaduses» (RT I 2001, 65, 376; 2002, 34, 206; 63, 387) ettenähtud korras. (3) Riigivapiga pitsati kasutamise eest vastutavad kohtu esimehe käskkirjaga määratud ametiisikud. (4) Vapipitser pannakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud, sealhulgas: 1) kohtuotsusele; 2) kohtumäärusele; 3) eelvangistusasutusele esitatavale dokumendile; 4) kinnipidamisasutusele esitatavale dokumendile; 5) erilist autentsust nõudvale kirjale. (5) Vapipitseriga kinnitatakse järgmised dokumendid: 1) kohtumääruse ja otsuse ärakiri või väljavõte; 2) pangatšekk; 3) tõend töötasu kohta; 4) volikiri; 5) tööraamat, teenistusleht; 6) käskkirja ärakiri; 7) tõend töötamise kohta. (6) Lihtpitsati kasutamise otsustab haldusdirektor. (7) Pitsati tellimus esitatakse haldusdirektorile. § 33. Pitsati registreerimine Pitsat registreeritakse pitsatite ja templite jäljendite registris, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) järjekorra number; 2) pitsati jäljend; 3) kellele üle antud (kuupäev, nimi, allkiri). § 34. Pitsati hävitamine (1) Aegunud või kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsat hävitatakse akti alusel vastava komisjoni poolt. (2) Pitsatite ja templite jäljendite registris tehakse pitsati hävitamisel järgmine märge: 1) pitsati tagastamise kuupäev; 2) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number. 4. jagu Dokumentide registreerimine ja menetlemine § 35. Registreerimisele kuuluvad dokumendid Registreerimisele kuulub: 1) kohtus koostatud ja allkirjastatud õigusakt; 2) kohtus koostatud protokoll (v.a menetlusprotokoll) ja akt; 3) leping; 4) saabunud ja väljasaadetav dokument; 5) suuline teabenõue, mida ei täideta viivitamata. § 36. Õigusakti kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Kohtus välja antud õigusakti kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. § 37. Protokolli ja akti kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Kohtus koostatud protokolli ja akti kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus protokollide korral; 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). § 38. Lepingu kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Kohtu poolt sõlmitud lepingu kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel sünniaeg või registrikood; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). § 39. Saabunud ja väljasaadetava dokumenti kohta registrisse kantavad andmed (1) Saabunud ja väljasaadetava dokumendi kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik; 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 7) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 8) mil viisil saabus või väljastati; 9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 10) sarja tähis; 11) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 12) lahendamise tähtaeg; 13) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. (2) Saabunud dokumendina registreeritakse ka registreerimisele kuuluv suuline teabenõue. § 40. Dokumendi registreerimise tähtaeg (1) Dokument registreeritakse selle allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval päeval. (2) Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks viivitamata. (3) Dokumendi õigeaegse registreerimise eest vastutab ametiisik, kelle kätte see vahetult saabus. § 41. Indeks või number (1) Dokumendid registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. (2) Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. (3) Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. (4) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. (5) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. (6) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number. § 42. Dokumendi vormistamise etapid Dokumendi vormistamise etapid on: 1) eelnõu koostamine; 2) asutusesisene kooskõlastamine; 3) allkirjastamine; 4) vajadusel kinnitamine pitseriga; 5) vajadusel kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga. § 43. Dokumendi eelnõu koostamine Dokumendi eelnõu koostab ametnik, kelle kompetentsi see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks. Dokumendi koostaja on kohustatud hävitama kohe kõik dokumendi vormistamisel rikutud plangid paberipurustajas. § 44. Dokumendi asutusesisene kooskõlastamine Dokumendi asutusesisene kooskõlastamine toimub järgmiselt: 1) esimesena viseerib eelnõu selle koostaja; 2) seejärel kooskõlastab eelnõu selle koostaja vahetu ülemus; 3) vajadusel esitatakse eelnõu kooskõlastamiseks teistele struktuuriüksustele, keda vastav küsimus puudutab. § 45. Allkirjastamine (1) Maa- ja linnakohtu ametikirjale kirjutavad kohtu töötajad alla oma ülesannete piires. (2) Kui kiri saadetakse kohtu nimel, kirjutab sellele alla kohtu esimees või haldusdirektor. (3) Õigusakt allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. (4) Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt. (5) Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis. (6) Ametikiri kirjutatakse alla vähemalt kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri). (7) Ülejäänud dokumendid kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides nii, et üks eksemplar jääks kõigile asjast huvitatud pooltele. § 46. Dokumendi kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga (1) Kui dokumendi jõustumine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse kooskõlastamiseks dokumendi originaal koos kaaskirjaga. (2) Kooskõlastaja vormistab kooskõlastusmärke dokumendi viimase lehe paremale poolele allkirjast allpool. § 47. Saabuva dokumendi ringlus Saabuva dokumendi ringluse etapid on: 1) vastuvõtmine ja läbivaatamine; 2) registreerimine; 3) läbivaatamine juhtkonna poolt ja resolutsiooni kirjutamine; 4) edastamine täitjatele; 5) vastusdokumendi koostamine; 6) dokumendi paigutamine toimikusse. § 48. Dokumendi vastuvõtmine ja läbivaatamine (1) Dokumendi vastuvõtmisel kontrollib vastuvõtja selle vastavust vorminõuetele ja nõutavate lisade olemasolu. Digitaalallkirjastatud dokumendi puhul kontrollitakse ka allkirja kehtivust. (2) Puuduste esinemisel juhib vastuvõtja nendele esitaja tähelepanu ja annab juhtnöörid puuduste kõrvaldamiseks. Vajadusel annab vastuvõtja selle asutuse kontaktandmed, kuhu esitaja peaks pöörduma nõuetekohaseks vormistamiseks abi saamiseks. Puuduste esinemine ei ole aluseks dokumendi vastuvõtmisest keeldumisele. (3) Kui dokumendi täitmine ei kuulu konkreetse maa- ja linnakohtu ega tema struktuuriüksuste kompetentsi, edastatakse dokument koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest dokumendi autorit. § 49. Digitaalallkirjastatud dokumendi vastuvõtmine (1) Digitaalallkirjastatud dokumendi vastuvõtmiseks ja digitaalallkirja kehtivuse kontrollimiseks kasutatakse Eesti Sertifitseerimiskeskuse poolt väljatöötatud tarkvara DigiDoc Client. (2) Digitaalallkirjaga dokument peab olema andmete turvalisuse kaalutlusel *.txt, *.rtf, *.pdf, *.jpg või *.xml laienditega failis. *.xml laiendiga faili puhul kooskõlastab kohus selle vastuvõtmise Justiitsministeeriumiga. (3) Digitaalallkirjastatud elektronposti võetakse vastu lihtteksti vormingus või *.rtf vormingus ning see ei tohi sisaldada muutuvaid osi (kirja sisu muutvaid linke). (4) Tõendamise huvides ja vastavasisulise taotluse esitamisel võib kohus vastu võtta ka teiste laienditega digitaalallkirjastatud dokumente. Sellisel juhul tuleb vajaliku tarkvara installeerimiseks pöörduda Justiitsministeeriumi infotehnoloogia osakonna abisse (IT-abi), kusjuures täiendava tarkvara installeerimise kulud tuleb tasuda menetlusosalistel. (5) Digitaalallkirjastatud dokumendi saamisest teavitab kohus dokumendi saatjat elektroonilise kinnitusega. § 50. Digitaalallkirjastatud dokumendi salvestamine ja säilitamine (1) Digitaalallkirjastatud dokument salvestatakse pärast allkirja kehtivuse kindlaks tegemist kohtu infosüsteemis selleks ettenähtud kohta ning tehakse seejärel dokumendist väljatrükk. Väljatrükile lisatakse digitaalallkirja kinnitusleht, mille lahtrisse «asutuse- või teenusekohane lisainfo» märgitakse digitaalallkirjastatud dokumendist tehtud väljatrüki lehekülgede arv järgmise näite kohaselt: Lisa: Hagiavaldus.doc 2 lehel 1 eks (2) Kohtu kantselei volitatud töötajad saavad salvestada digitaalselt allkirjastatud dokumente ühe kohtu või kohtumaja jaoks ettenähtud kaustadesse. (3) Iga kohtunik ja vastava kohtuniku istungisekretär saab salvestada menetluse käigus esitatud digitaalallkirjastatud dokumente kohtuniku nimelisse kausta. (4) Dokumendi salvestaja kinnitab väljatrüki õigsust oma allkirjaga. (5) Nõuetekohaselt salvestatud dokumentide säilitamise tagab vastavalt üldisele dokumentide arhiveerimise korrale Justiitsministeerium. § 51. Saabunud dokumendi registreerimine (1) Saabunud dokumendid jagatakse: 1) registreerimisele kuuluvateks; 2) registreerimisele mittekuuluvateks. (2) Registreerimisele ei kuulu: 1) kiri märkega «ISIKLIK»; 2) anonüümne dokument; 3) reklaamtrükis; 4) perioodika; 5) adressaadi leidmatajäämise tõttu kohtule tagastatud kohtukutse; 6) teade kohtukutse, süüdistuskokkuvõtte või hagiavalduse kätteandmise kohta. (3) Registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse saabumise järjekorras nende vastuvõtmise päeval. (4) Saabumismärge vormistatakse vastava templiga dokumendi esimese lehe vabale pinnale. (5) Käsipostiga, faksiga, elektronpostiga või muul viisil saabunud dokumendid registreeritakse üldises korras. § 52. Dokumendi läbivaatamine juhtkonna poolt ja resolutsiooni kirjutamine (1) Registreeritud ametikiri antakse läbivaatamiseks ja resolutsiooni kirjutamiseks kohtu esimehele või haldusdirektorile dokumendi saabumise päeval ning telegrammid, telefonogrammid, faksid ja teised kiireloomulised dokumendid viivitamata. (2) Kohtusse saabunud õigusemõistmisega seotud postisaadetised edastatakse kohtunikule, kelle menetluses on vastav kohtuasi, või kohtu esimehele. Kahtluse korral, kas tegemist on õigusemõistmisega seotud postisaadetisega või mitte, suunatakse postisaadetis nii kohtu esimehele kui haldusdirektorile, ning tehakse vastav märge resolutsioonilehele. (3) Saabunud ametikirjale kirjutatakse resolutsioon dokumendi esimese lehe vabale pinnale või eraldi resolutsioonilehele. Resolutsioonilehele märgitakse: 1) täitja nimi või nimed; 2) vajadusel juhis dokumendi täitmise korra ja iseloomu kohta; 3) vajadusel täitmistähtaeg; 4) korralduse andja allkiri ja kuupäev. § 53. Dokumendi edastamine täitjale ja vastusdokumendi koostamine (1) Resolutsiooni saanud dokument edastatakse täitjale. (2) Kui resolutsioonis märgitakse mitu täitjat, edastatakse dokumendi ärakiri kõigile. Esimesena märgitu koordineerib asja lahendamist. Teised täitjad saadavad oma vastuse või arvamuse esimesele märgitud täitjale. (3) Kui asja saab lahendada operatiivselt, näiteks telefoni teel, siis tehakse saabunud kirjale täitmismärge, kus näidatakse kes ja kuidas asja lahendas. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument. § 54. Dokumendi teatavakstegemine (1) Põhitegevuse käskkirjast tehakse struktuuriüksustele vajaduse korral väljavõte. Käskkirjale, millega kinnitatakse tööd korraldavaid dokumente, võetakse ametnikelt allkiri käskkirjaga tutvumise kohta. (2) Käskkirja, mis puudutab teenistuja ametisse nimetamist, töötingimuste muutmist, distsiplinaarkaristust, koondamist ja teenistussuhte lõpetamist, ärakiri antakse käskkirjas nimetatud isikule kätte, võttes eelnevalt originaalile teenistuja allkirja. § 55. Tähtaegne lahendamine (1) Avaldus või kaebus tuleb lahendada seaduses ettenähtud tähtaja jooksul. Tähtaegse vastamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitu. (2) Dokument on tähtaegselt vastatud siis, kui vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud või edastatud faksi, elektronposti või käsiposti teel määratud tähtajal. 5. jagu Kohtuasja registreerimine ning arvestus § 56. Kohtuasjade registreerimine (1) Kohtusse saabunud kriminaal- ja väärteoasi ning hagiavaldus tsiviilasjas võetakse vastu, kontrollitakse ja registreeritakse selle saabumise päeval üldises korras. Kohtuasi suunatakse kohtunikule vastavalt asjade jaotamise korrale. (2) Kriminaal- ja väärteoasi ning hagiavaldus registreeritakse lisaks tähestikulistes sisujuhtides ja esimese ja teise astme kohtute statistika ja lahendite andmekogus ning edastatakse allkirja vastu kohtunikule, kellele see määrati. (3) Asja registreerimiseks kasutatakse järgmisi indekseid: 1 – kriminaalasjad, 2 – tsiviilasjad, 4 – väärteoasjad. § 57. Kohtuasja number (1) Kriminaal-, tsiviil- ja väärteoasja number sisaldab ettenähtud indeksit, lühendit asja saabumise aastast ja järjekorranumbrit. (2) Kohtuasja number kantakse toimiku või materjali kaanele. Sama numbrit kannab ka kirjavahetus selle asja kohta. (3) Tähestikulist sisujuhti peetakse kriminaalasjades süüdistatavate, väärteoasjades isikute ning tsiviilasjades kostjate isikute järgi. Kriminaalhooldusosakonna poolt esitatud ettekannete ja kohtutäituri poolt esitatud karistuse asendamise taotluste kohta peetakse tähestikulist sisujuhti süüdimõistetud isikute järgi. (4) Kalendriaasta möödumisel asja ümber ei nummerdata. (5) Pärast kohtulahendi tühistamist uueks arutamiseks tagastatud kriminaal-, väärteo- või tsiviilasi ning täiendavalt uurimiselt kohtusse saabunud kriminaalasi registreeritakse kohtu kantseleis uuesti saabunud asjana ja sellele antakse uus järjekorranumber. § 58. Toimik (1) Toimiku iga köite väliskaanele märgitakse asja number ja kohtusse saabumise kuupäev. (2) Toimik algab teadete lehega, millele märgitakse kohtus tehtud toimingud (kohtukutsete väljasaatmine, süüdistuskokkuvõtte, hagiavalduse või kohtuotsuse väljastamine jne). Seejärel paigutatakse toimikusse sisukorraleht (-lehed), kuhu märgitakse toimikus paiknevad dokumendid ja nende leheküljenumbrid. (3) Toimiku ühe köite paksus võib olla kuni 250 lehekülge. Toimiku lehed nummerdatakse ning köidetakse. Teadete- ja sisukorralehed nummerdatakse eraldi. Toimiku lehtede jooksvat nummerdamist alustatakse esimesest toimiku dokumendist. Toimiku köited nummerdatakse. Mitmest köitest koosnevatel toimikutel nummerdatakse iga köite lehed eraldi. Toimikute arhiivi üleandmisel ei tohi nende vahel olla lahtiseid lehti. § 59. Kohtuasjade arutamisele määramine Kohtus koostatakse iga nädala viimaseks tööpäevaks järgmisel nädalal arutatavate asjade nimekiri. Tööpäeva alguses pannakse päevanimekiri välja kohtusaali uksele või selleks määratud teise nähtavasse kohta. Nimekiri avalikustatakse kohtu veebilehel. § 60. Kohtumenetlusega seotud dokumendi edastamine (1) Kohtumenetlusega seotud dokument edastatakse vastavalt kohtumenetluse seadustele. (2) Kohtumenetlusega seotud paberkandjal dokumendi peab edastama kinnises ümbrikus, mille pöördele on kinnitatud väljastusteade. (3) Dokument, mis on adresseeritud välismaal asuvale isikule või asutustele, saadetakse adressaadile Justiitsministeeriumi kaudu. (4) Dokumendi võib kätte toimetada elektrooniliselt saaja üldiselt või kohtule teatavaks tehtud elektronposti aadressil, kui dokumendil on digitaalallkiri ja see on kaitstud kolmandate isikute õigustamatu juurdepääsu eest. (5) Dokument loetakse elektrooniliselt kätte toimetatuks, kui saaja tagastab kohtule dokumendi kättesaamise kohta kinnituse. Kinnituses tuleb märkida dokumendi kättesaamise kuupäev ja kinnituse peab allkirjastama saaja või tema esindaja. Elektrooniliselt edastatud kinnitusel peab olema digitaalallkiri. Kinnitus ei pea olema digitaalallkirjastatud, kui kohus on juba dokumente sellel elektronposti aadressil edastanud või kui menetlusosaline on ise avaldanud kohtule oma elektronposti aadressi. (6) Kui digitaalallkirjastatud dokumendi kättesaamist ei kinnitata selle saatmisest alates kolme päeva jooksul, toimetatakse dokument kohale üldises korras. (7) Kui teine menetlusosaline ei saa digitaalallkirjastatud dokumenti vastu võtta, peab dokumendi saatja esitama kohtule sellest ärakirja või väljatrüki teisele menetlusosalisele edastamiseks. (8) Kui digitaalallkirjastatud dokumendi saatja ei esita nõutavat arvu ärakirju või väljatrükke, teeb kohus need ise. § 61. Kohtukutsete kättesaamise kontroll (1) Kohtule tagastatud kutsed ja tagastusteated sorteeritakse nende saabumispäeval ning paigutatakse toimiku vahele, mille asjas kutse oli saadetud. Kutsete suhtes, mida ei olnud võimalik adressaadile kätte anda, võetakse kohe tarvitusele abinõud kutse tähtaegseks edastamiseks. (2) Kohtus kontrollitakse vähemalt kaks päeva enne kohtuistungi toimumist kutse adressaadini jõudmist. 6. jagu Dokumentide loetelu kehtestamine ja toimikute moodustamine § 62. Dokumentide loetelu (1) Dokumentide süstematiseerimise aluseks on dokumentide loetelu, mis koostatakse arhiivieeskirja (RT I 1998, 118–120, 1904; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59; 2002, 32, 193; 2003, 26, 162) alusel. (2) Dokumentide loetelus märgitakse vähemalt: 1) maa- ja linnakohtu nimetus; 2) funktsiooni nimetus ja tähis; 3) sarja nimetus ja tähis; 4) säilitustähtaeg. (3) Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa. (4) Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. (5) Dokumentide loetelu või selle muutmise kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks avalikule arhiivile. (6) Dokumentide loetelu kinnitab kohtu esimees. § 63. Säilitustähtajad (1) Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, kohtu tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. (2) Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alaliselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt: 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat, 10 aastat, 15 aastat, 25 aastat, 50 aastat, 75 aastat. (3) Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. (4) Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. § 64. Toimikute pidamine asjaajamises ja asjaajamisaasta lõpetamine (1) Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. (2) Toimiku seljale märgitakse: 1) sarja nimetus vastavalt dokumentide loetelule; 2) indeks asjaajamises; 3) aastaarv; 4) vajadusel toimiku number. (3) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse kõigepealt esmane kiri, seejärel vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjestuses. (4) Asjaajamisest väljunud arhivaalide kohta koostab kohtu arhivaar arhivaalide loetelu. (5) Arhivaalide loetelu koostatakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu vastavalt arhiivieeskirjale. Arhivaalide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral teeb arhivaar arhivaalide loetelus märke arhivaalide väljumise kohta viitega vastavale aktile. (6) Arhivaalid koondatakse kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist vastavalt arhiivieeskirjale kohtu arhiivi. Üleandmine arhiivi vormistatakse aktiga. § 65. Arhiivipäevik Arhiivipidaja peab arhiivipäevikut, millesse märgitakse kuupäevaliselt arhiivis säilitatavate dokumentide arhiivist väljaandmine ja arhiivipidajale tagastamine. § 66. Arhivaalide korrastamine üleandmiseks avalikku arhiivi (1) Arhivaalide korrastamisel üleandmiseks avalikku arhiivi kirjeldatakse need arhiivinimistus vastavalt arhiivieeskirja lisas toodud vormile. (2) Arhiivi, sarja ja arhivaali tasandil kirjeldused esitatakse Rahvusarhiivi poolt väljatöötatud soovitusloetelus ettenähtud kirjelduselementidega. (3) Arhiivikirjeldamine kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. § 67. Arhivaalide hävitamine Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale. § 68. Avalike arhivaalide üleandmine arhiivi (1) Avalikud arhivaalid antakse avalikku arhiivi 20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja temaga seotud asjaajamise lõppemist. (2) Arhivaalide üleandmiseks esitatakse üleandmise taotlus. (3) Arhivaalide üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga vastavalt arhiivieeskirja lisas toodud vormile. (4) Koos arhivaalidega antakse arhiivile üle nimistud ja muud otsivahendid. 7. jagu Toimikute ja dokumentide väljaandmise kord § 69. Toimikutega tutvumine (1) Toimikuid ja muid dokumente antakse enne kohtuotsuse jõustumist kohtu ruumides tutvumiseks menetlusosalistele kohtu esimehe või kohtuniku loa alusel järgmiste dokumentide esitamisel: 1) menetlusosalistel isikut tõendav dokument; 2) lepingulistel esindajatel ja kaitsjatel isikut tõendav dokument ja volikiri. (2) Kõrgema astme kohtu kohtunikud, prokurörid, uurijad ja Justiitsministeeriumi ametnikud võivad toimikuga tutvuda töötõendi esitamisel. (3) Kõik toimikuga tutvumised registreeritakse selleks ettenähtud registris, kuhu märgitakse toimiku number, tutvuja seisund menetluses, tutvumise aeg ja kestus. Tutvuja annab registrisse allkirja. Toimikuga ei saa tutvuda enne kohtuasja menetlusse võtmist ja ajal, kui kohtunik vajab toimikut kohtuistungi ettevalmistamiseks või kohtuotsuse kirjutamiseks. § 70. Toimikute ja dokumentide väljastamine (1) Toimikuid saadetakse välja kirjaliku nõudmise alusel ja haldusdirektori korraldusel posti teel või käskjalaga. (2) Toimiku väljastamise nõudekirja ja saatekirja hoitakse kuni toimiku kohtusse tagastamiseni kontrollkaustas ning köidetakse seejärel toimikusse. Toimik peab kajastama selle liikumist. Vastavale kaardile märgitakse kellele, millal ja millise nõudmise alusel on toimik saadetud ning millal kohtule tagastatud. (3) Dokumente toimikutest, nende kinnitatud ärakirju ja kirjalikke tõendeid annab välja kohtu kantselei protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele kohtu esimehe või kohtuniku loal kirjaliku avalduse alusel ning nõutavatel juhtudel pärast riigilõivu tasumist. Avaldused lisatakse toimikusse, eraldi kausta paigutatakse riigiasutuste kohtuotsuste nõude- ning saatekirjad. (4) Jooksva ning sellele eelnenud aasta kohtuotsuste ja -määruste ärakirjadele märgitakse jõustumiskuupäev ning need kinnitatakse kohtuniku allkirjaga ja kohtu pitseriga. Kui kõrgema astme kohus kohtulahendit muudab, tehakse sellekohane märkus väljaantavale ärakirjale, mis samuti kinnitatakse. (5) Arhiivist väljastatavatele kohtuotsustele märgitakse jõustumiskuupäev ning vajadusel teise astme kohtu poolsed muudatused ja kinnitatakse arhivaari allkirja ja kohtu pitseriga. (6) Ärakirja kättesaamisel annab saaja toimikusse allkirja, posti teel väljastamise korral tehakse toimikusse sellekohane märkus. Ärakirja kättesaamisel arhiivist annab saaja vastavasse registrisse allkirja. 8. jagu Asjaajamise ja riigivara üleandmine § 71. Asjaajamise ja riigivara üleandmine teenistuja teenistusest lahkumisel (1) Enne teenistuskohalt vabastamist annab teenistuja asjaajamise ja tema kätte usaldatud riigivara üle isikule, kes on määratud selle vastuvõtjaks, hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks või vahetu juhi määratud ajaks. Teenistuja kohustused ja vastutus riigivara üleandmisel on sätestatud «Riigivaraseaduses» (RT I 1995, 22, 327; 1996, 36, 738; 40, 773; 48, 942; 81, 1446; 1997, 45, 724; 1998, 30, 409; 1999, 10, 155; 16, 271; 2000, 39, 239; 49, 306; 51, 319; 2001, 7, 17; 93, 565; 2002, 53, 336; 64, 393; 2003, 13, 69). (2) Kohtu esimehe ja haldusdirektori vahetumise korral võetakse ja antakse asjaajamine ning vara üle Justiitsministeeriumi kohtute osakonna esindaja osavõtul. Üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse kahes eksemplaris, mille üks eksemplar jäetakse kohtusse, teine antakse Justiitsministeeriumi kohtute osakonnale. § 72. Asjaajamise ja riigivara üleandmine teenistussuhte peatumisel Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise ja riigivara üle teda asendavale teenistujale hiljemalt viimasel päeval enne puhkust. Akt vormistatakse juhul, kui: 1) teenistuja vahetu ülemus seda nõuab; 2) dokumentide või ülesannete lahendamise tähtaeg langeb teenistuja äraoleku ajale. § 73. Üleandmis-vastuvõtmisakt (1) Asjaajamise ja riigivara üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub haldusdirektor või kohtu esimees või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. (2) Üleandmis-vastuvõtmisaktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja juuresviibiv ametnik ning akti üleandja vahetu ülemus. Kohtu esimehe või haldusdirektori vahetumisel kinnitab akti Justiitsministeeriumi esindaja. (3) Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. § 74. Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded (1) Üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama vähemalt järgmiseid andmeid: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 3) üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu. (2) Haldusdirektori vahetumisel peab üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lisaks lõikes 1 loetletud andmetele järgmisi andmeid: 1) kohtu kantselei ja õigusteenistuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) kohtu eelarvevahendite seis; 3) kohtu pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad; 4) haldusdirektori poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed kohtu arhiivi kohta. § 75. Ühepoolne ülevõtmine Kui lahkuv teenistuja keeldub asjaajamise ja riigivara üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub see ühepoolselt teenistuja vahetu ülemuse juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge. 4. peatükk LÕPPSÄTTED § 76. Määruste kehtetuks tunnistamine Tunnistatakse kehtetuks: 1) justiitsministri 13. märtsi 2000. a määrus nr 15 «Justiitsministri 1. detsembri 1995. a määruse nr 39 «Maa-, linna- ja halduskohtu, Tallinna Linnakohtu ning ringkonnakohtu reglementide kinnitamine» muutmine» (RTL 2000, 35, 492; 120, 1872; 126, 2017); 2) justiitsministri 23. augusti 2002. a määrus nr 53 «Maa- ja linnakohtu kantselei kodukord» (RTL 2002, 95, 1479). Minister Ken-Marti VAHER Kantsler Priidu PÄRNA