Põltsamaa Linnavolikogu — Põltsamaa Linnavalitsuse linnakantselei põhimääruse kinnitamine — KO, 59, 1444

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 ja 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141) § 22 lõike 1 punkti 9 ja Põltsamaa linna põhimääruse (KO 2000, 62, 924; 2002, 42, 936; 2003, 36, 993) § 68 lõike 7 alusel. I. Üldsätted 1.1. Põltsamaa Linnavalitsuse linnakantselei (edaspidi linnakantselei) on Põltsamaa Linnavalitsuse struktuuriüksus, mis korraldab Põltsamaa Linnavalitsuse ja Põltsamaa Linnavolikogu asjaajamist, personalitööd ja Põltsamaa linna elanike arvestust. 1.2. Linnakantselei juhindub oma töös Eesti Vabariigi seadusandlusest, teistest riiklikest normatiivaktidest, Põltsamaa Linnavolikogu ja Põltsamaa Linnavalitsuse õigusaktidest, Põltsamaa linna põhimäärusest ning käesolevast põhimäärusest. 1.3. Linnakantselei kulud kaetakse Põltsamaa linna eelarvest. 1.4. Linnakantselei tööd juhib linnasekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist Põltsamaa linnapea oma käskkirjaga. 1.5. Linnakantselei moodustatakse ja likvideeritakse Põltsamaa Linnavolikogu otsusega. II. Ülesanded 2.1. Linnakantselei ülesanded linnavalitsuse asjaajamise korraldamisel on: 2.1.1. linnavalitsuse dokumentide loetelu väljatöötamine; 2.1.2. saabuva kirjavahetuse vastuvõtmine, registreerimine, jaotamine, paljundamine ja täitjatele edastamine, samuti dokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise korraldamine; 2.1.3. väljasaadetavate dokumentide vormistamine, registreerimine ja väljasaatmine; 2.1.4. lepingute arvestuse pidamine; 2.1.5. järelevalve teostamine dokumentide tähtaegse täitmise üle; 2.1.6. vastuvõetud linnavalitsuse õigusaktide vormistamine ja avalikustamine; 2.1.7. asjaajamise üleandmise korraldamine ametnike teenistusest vabastamisel või teenistussuhte peatumise korral; 2.1.8. asjaajamise korraldamise juhendamine; 2.1.9. kodanike ja linnavalitsuse külaliste vastuvõtu ja teenindamise korraldamine; 2.1.10. linnavalitsuse istungite ja nõupidamiste korraldamine; 2.1.11. asjaajamises vajaminevate teatme- ja lisamaterjalide ning kantseleitarvete muretsemine; 2.1.12. linnakantselei valduses oleva teabe avalikustamine ja teabenõuete täitmine; 2.1.13. linna kodulehekülje toimetamine; 2.1.14. linnavalitsuse ja linnavalitsuse hallatavate asutuste tegevust kajastava informatsiooni kogumine ja levitamine. 2.2. Linnakantselei ülesanded linnavolikogu töö korraldamisel on: 2.2.1. saabuva kirjavahetuse vastuvõtmine, registreerimine ja täitjatele edastamine; 2.2.2. väljasaadetavate dokumentide vormistamine, registreerimine ja väljasaatmine; 2.2.3. linnavolikogu istungite tehniline ettevalmistamine; 2.2.4. linnavolikogu istungite protokolliline teenindamine; 2.2.5. vastuvõetud linnavolikogu õigusaktide vormistamine ja avalikustamine; 2.2.6. linnavolikogu dokumentatsiooni koostamise korraldamine ja õigusaktide õigeaegne avalikustamine. 2.3. Linnakantselei ülesanded personalitöö korraldamisel on: 2.3.1. personalialaste korralduste ja käskkirjade, teenistuslehtede ja töölepingute ettevalmistamine; 2.3.2. linnavalitsuse teenistujate ja linnavalitsuse hallatavate asutuste juhtide puhkuste ajakava koostamine ja puhkuse arvestuse pidamine; 2.3.3. linnavalitsuse teenistujate ja linnavalitsuse hallatavate asutuste juhtide isikukaartide vormistamine ja pidamine, tööraamatute pidamine; 2.3.4. ametijuhendite koostamine ja koostamise juhendamine; 2.3.5. personaliarvestus ja aruandlus; 2.3.6. andmete esitamine haigekassale. 2.4. Linnakantselei ülesanded õigusalase teenindamise korraldamisel on: 2.4.1. linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktide seadustele vastavuse kindlustamine, nende arvestuse pidamine ja õigeaegne avalikustamine; 2.4.2. linnavalitsuse asjaajamiskorra ja teiste linnavalitsuse sisetööks vajalike normdokumentide väljatöötamise korraldamine. 2.5. Linnakantselei ülesanded elanike arvestusel on: 2.5.1. elanike elukoha registreerimine; 2.5.2. elanike arvestuse pidamine; 2.5.3. elanike kohta andmete edastamine, v.a andmed, mille avalikustamine on keelatud seadusega või mõeldud linnavalitsuse siseseks kasutamiseks; 2.5.4. perekonnaseisualane töö ja perekonnaseisuaktide vormistamine seaduses ettenähtud ulatuses ja korras; 2.5.5. valijate nimekirja kantud andmete õigsuse kontrollimine ja vea parandamine ning muudatuste tegemine. 2.6. Linnakantselei ülesanded arhiveerimise korraldamisel on: 2.6.1. linnavalitsuse arhivaalide loetelu väljatöötamine; 2.6.2. arhiivikorrastamise ja arhiivikirjeldamise teostamine; 2.6.3. arhivaalide hävitamise korraldamine; 2.6.4. arhivaalide üleandmise korraldamine; 2.6.5. ohuplaani väljatöötamine. 2.7. Linnapea antud linnakantselei tegevusega haakuvate ülesannete täitmine. III. Õigused ja vastutus 3.1. Linnakantseleil on temale pandud ülesannete täitmiseks õigus: 3.1.1. anda juhiseid linnavalitsuse osakondadele ja ametnikele oma pädevuses olevates küsimustes; 3.1.2. saada linnavalitsuse osakondadelt, teenistujatelt ja linnavalitsuse hallatavatelt asutustelt tööks vajalikku informatsiooni; 3.1.3. teha ettepanekuid linnapeale töös tekkinud küsimuste lahendamiseks ning komisjonide, töögruppide moodustamiseks; 3.1.4. teha linnapeale ettepanekuid linnavalitsuse struktuuri ja koosseisude muutmiseks; 3.1.5. kaasata linnavalitsuse teenistujaid ning spetsialiste väljastpoolt oma töös tekkivate küsimuste lahendamisele. 3.2. Linnakantselei vastutab linnavalitsuse ja linnavolikogu asjaajamise korrektse ning asjaliku organiseerimise ning tegevuse seaduslikkuse eest, samuti temale kasutada antud linna eelarveliste vahendite ja teiste sihtotstarbeliste vahendite seadusliku ja sihipärase kasutamise eest. IV. Rakendussätted 4.1. Määrus jõustub 1. mail 2003. a. Volikogu esimees Raul KIRSEL