Vabariigi Valitsus — Valitsusasutuste ja nende hallatavate riigiasutuste siseauditi üldeeskiri ja siseaudiitoritele esitatavad täiendavad nõuded

Muudetud järgmiste määrustega (kuupäev, number, avaldamine Riigi Teatajas, jõustumise aeg): 25.03.2003 nr 102 ( RT I 2003, 32, 204) jõust. 5.04.2003 Määrus kehtestatakse «Vabariigi Valitsuse seaduse» (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953; 88, 1560; 1997, 29, 447; 40, 622; 52, 833; 73, 1200; 81, 1361 ja 1362; 87, 1468; 1998, 28, 356; 36/37, 552; 40, 614; 107, 1762; 111, 1833; 1999, 10, 155; 16, 271 ja 274; 27, 391; 29, 398 ja 401; 58, 608; 95, 843 ja 845; 2000, 49, 302; 51, 319 ja 320; 54, 352; 58, 378) paragrahvi 922 lõigete 3 ja 5 alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED §1. Reguleerimisala (1) Käesoleva määrusega sätestatakse siseauditi korraldamise põhimõtted valitsusasutustes ja nende hallatavates riigiasutustes (edaspidi asutus), siseauditi eest vastutava isiku või vastava struktuuriüksuse töökorraldus ja aruandluse kord. Samuti määratakse kindlaks täidesaatva riigivõimu asutustes siseaudiitori teenistusse võtmisel esitatavad täiendavad nõuded. (2) Asutuse juht ja siseaudiitor juhinduvad sisekontrolli süsteemi ja siseauditi korraldamisel lisaks käesolevale määrusele ka teistest õigusaktidest ja rahvusvaheliselt üldtunnustatud standarditest. (3) Käesoleva määruse mõistes tähendavad rahvusvaheliselt üldtunnustatud standardid Siseaudiitorite Instituudi ( Institute of Internal Auditors æ IIA) poolt avaldatud siseauditi standardeid ja Kõrgeimate Kontrolliasutuste Rahvusvahelise Organisatsiooni (International Organisation of Supreme Audit Institutions æ INTOSAI) poolt avaldatud sisekontrolli süsteemi käsitlevaid standardeid. 2. peatükk SISEKONTROLLI SÜSTEEM JA SISEAUDIT §2. Sisekontrolli süsteemi eesmärk ja ulatus (1) Asutuse sisekontrolli süsteem peab andma juhtkonnale põhjendatud ja piisava kindlustunde asutuse ette seatud eesmärkide saavutamise suhtes järgmiste tingimuste täitmise kaudu: 1) tegevuse säästlikkus, mõjusus ja tõhusus; 2) aruandluse usaldusväärsus; 3) tegevuse vastavus kehtivatele õigusaktidele ja heale tavale. (2) Sisekontrolli süsteem hõlmab asutuse juhtkonna poolt sisseseatava ja kujundatava protsessina muu hulgas juhtkonna korraldusi, asutuses rakendatavaid töömeetodeid, protseduure, muid juhtimis- ja kontrollimeetmeid ning organisatsiooni kultuuri tervikuna, mis peavad tagama asutuse ette seatud eesmärkide täitmise, rakendades vaid optimaalseid ja asjakohaseid jõupingutusi. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §3. Siseauditi ülesanded Siseauditi ülesanded on: 1) koostöös asutuse kõikide juhtimistasanditega tuvastada ja hinnata riske, mis võivad mõjutada asutuse tegevuse ja selle sisekontrolli süsteemi efektiivsust, riskide hindamise tulemuste alusel määratleda oma tegevuse prioriteedid ja koostada tööplaanid; 2) hinnata asutuse eesmärkide saavutamiseks rakendatud juhtimis- ja kontrollimeetmeid, nende tulemuslikkust, säästlikkust ja efektiivsust ning avaldada arvamust nende meetmete piisavuse, töökindluse ja vajalikkuse kohta; 3) teavitada juhtkonda oma tähelepanekutest ja järeldustest ning, kui vaja, anda soovitusi olukorra parandamiseks, meetmete muutmiseks või uute rakendamiseks; 4) eelloetletud tegevuste tulemusena suurendada asutuse juhtkonna ja Vabariigi Valitsuse kindlustunnet, et rakendatavad juhtimis- ja kontrollimeetmed on suunatud asutuse ette seatud eesmärkide saavutamisele, on küllaldased ega ole üleliigsed. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §4. Asutuse juhi ülesanded sisekontrolli süsteemi ja siseauditi korraldamisel Asutuse juhi ülesanne on nimetada asutuses siseauditi eest vastutav isik ja vajadusel moodustada selle isiku juhtimisel vastav struktuuriüksus, tagada siseaudiitorile tööks vajalikud tingimused, ligipääs tööks vajalikule informatsioonile ja funktsionaalne sõltumatus asutuse ülejäänud tööst ning vajalikul määral ellu rakendada auditi tulemusel tehtavad ettepanekud. §5. Riigikantselei, maavalitsuse ja ministeeriumi ülesanded sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korraldamisel nende valitsemisalas või haldamisel olevates asutustes (1) Riigikantselei, maavalitsuse ja ministeeriumi siseauditi eest vastutav isik või siseauditi struktuuriüksus analüüsib ja hindab sisekontrolli süsteemi vastavas asutuses ja selle valitsemis- või haldusalas tervikuna ning teeb ettepanekuid sisekontrolli süsteemi parandamiseks, samuti koordineerib siseauditialast tegevust nende valitsemisalas või haldamisel olevates asutustes. (2) Asutuse siseauditi korraldamiseks võivad Riigikantselei, ministeeriumid ja maavalitsused kehtestada siseauditi sise-eeskirja, mille koostamisel tuleb lähtuda kehtivatest õigusaktidest ja rahvusvaheliselt üldtunnustatud standarditest, arvestades Rahandusministeeriumi poolt väljatöötatud siseaudiitorite töökorraldust puudutavate juhendmaterjalidega. Siseauditi sise-eeskirja kinnitab asutuse juht. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §6. Rahandusministeeriumi ülesanded sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korraldamisel täidesaatva riigivõimu süsteemis (1) Rahandusministeerium koordineerib Vabariigi Valitsuse siseauditi ja sisekontrolli süsteemide korraldamist. Selleks korraldab Rahandusministeerium siseauditi aruandlust ja infovahetust, siseaudiitorite koolitust ja toetab nende tegevust asutustes. (2) Rahandusministeerium annab välja metoodilisi juhendeid rahvusvaheliselt tunnustatud standardite rakendamiseks ja nende alusel siseaudiitorite töö korraldamiseks ning sisekontrolli süsteemide hindamiseks täidesaatva riigivõimu asutustes. (3) Rahandusministeerium viib sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korralduse analüüsimiseks asutustes ja täidesaatva riigivõimu süsteemis tervikuna läbi auditeid ning teeb nende tulemusena ettepanekuid süsteemi tõhustamiseks. (4) Rahandusministeeriumi ametnikud tegutsevad asutuste sisekontrolli süsteemide ja siseauditi analüüsimisel täidesaatva riigivõimu süsteemi kui terviku siseaudiitorina ja juhinduvad samadest printsiipidest, mille määrus kehtestab asutuse siseaudiitori suhtes. 3. peatükk SISEAUDITI EEST VASTUTAV ISIK JA STRUKTUURIÜKSUS §7. Siseauditi eest vastutav isik (1) Asutuse juht nimetab siseauditi eest vastutava isiku ning teeb vajaduse korral ettepaneku nimetatud isiku juhtimisel tegutseva struktuuriüksuse loomiseks. (2) Asutuste juhtide kokkuleppel võib üks isik samaaegselt olla mitme asutuse siseauditi eest vastutavaks isikuks. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §8. Siseauditi eest vastutava isiku ja struktuuriüksuse pädevus Siseauditi struktuuriüksuse pädevus määratakse asutuse põhimääruses või siseauditi struktuuriüksuse põhimääruses. Vastutava isiku pädevus määratakse kindlaks tema ametijuhendis. §9. Siseaudiitori tegevuse sõltumatus (1) Siseauditi struktuuriüksuse sõltumatuse tagamiseks ei tohi siseauditi struktuuriüksus ega siseaudiitor olla seotud siseauditiväliste auditi tulemust mõjutavate tööülesannetega ega osaleda asutuse juhtimises ja kontrollprotseduuride väljatöötamises ning rakendamises. Lubatud on siseaudiitori konsulteeriv tegevus. (2) Siseauditi eest vastutav isik on oma ja struktuuriüksuse tegevuse planeerimisel sõltumatu. (3) Siseaudiitor on auditite läbiviimisel, tähelepanekute, järelduste ja soovituste tegemisel ning tulemustest teavitamisel sõltumatu ning säilitab neutraalsuse auditeeritava suhtes. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] 4. peatükk RISKIDE HINDAMINE, AUDITEERIMISE PLANEERIMINE JA AUDITI LÄBIVIIMINE §10. Risk (1) Risk on oht, et mingi sündmus, tegevus või tegevusetus võivad põhjustada asutuse vara või maine kaotuse ning ohustada asutusele antud ülesannete tulemuslikku täitmist. (2) Siseauditi eesmärgiks on muu hulgas ennetada riskide realiseerumist, mis saavutatakse riskide hindamise tulemustele tugineva tööplaani täitmisega. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §11. Riskide hindamine Riskide hindamine käesoleva määruse tähenduses on protsess, mille eesmärgiks on kindlaks määrata riskid asutuses ning teha nende prioriteetsuse järgi auditi strateegilises plaanis vajalikud muudatused ja koostada auditi aasta tööplaan. (2) Riskide hindamisele peavad olema kaasatud kõik asutuse juhtimistasandid ja siseauditi eest vastutav isik. (3) Riskide hindamine viiakse läbi vähemalt üks kord aastas enne auditi tööplaanide koostamist. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §12. Auditi plaanide koostamine ja kinnitamine (1) Siseauditi töö planeerimiseks koostatakse auditi strateegiline plaan ja aasta tööplaan. (2) Asutuse auditi strateegilise plaani ja aasta tööplaani koostab siseauditi eest vastutav isik ja kinnitab asutuse juht. Ministeeriumi valitsemisalas ja Riigikantselei või maavalitsuse haldamisel oleva asutuse kinnitatud plaani koopia edastatakse Riigikantselei, vastava ministeeriumi või maavalitsuse siseauditi eest vastutavale isikule hiljemalt 10. jaanuariks. (3) Ministeeriumi ja tema valitsemisala, Riigikantselei ja maavalitsuse ning nende haldusala siseauditi konsolideeritud strateegilise plaani ja aasta tööplaani koostab Riigikantselei, vastava ministeeriumi või maavalitsuse siseauditi eest vastutav isik ja kinnitab vastavalt kas riigisekretär, minister või maavanem. Ministeeriumi valitsemisala, maavalitsuse ja Riigikantselei haldusala kinnitatud konsolideeritud plaani koopia edastatakse Rahandusministeeriumile hiljemalt 10. veebruariks. (4) Rahandusministeerium koostab ministeeriumide, maavalitsuste ja Riigikantselei siseauditi konsolideeritud aasta tööplaanidest täidesaatva riigivõimu asutuste tööplaani ning edastab selle Vabariigi Valitsusele ja Riigikontrollile ning avalikustab Rahandusministeeriumi koduleheküljel hiljemalt 10. märtsiks. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §13. Auditi strateegiline plaan (1) Auditi strateegiline plaan koostatakse nelja järgneva aasta kohta ja vaadatakse läbi ning täiendatakse üks kord aastas, järgmise aasta tööplaani koostamisel. (2) Auditi strateegiline plaan peab sisaldama: 1) siseaudiitori ja vastava struktuuriüksuse eesmärkide ja tegevuste kirjeldust nende eesmärkide saavutamiseks; 2) kavasid auditialase tegevuse arendamiseks; 3) kavandatavaid auditi valdkondi ja prioriteete, millele siseaudit peaks vastavas ajavahemikus keskenduma; 4) auditi sagedust kõigi loetletud valdkondade kaupa; 5) siseauditiks vajalike ressursside arvestust; 6) siseaudiitorite täiendkoolituse ja ametialase arengu kava; 7) võimalikku auditi ulatuse laiendamist või kitsendamist, arvestades organisatsiooni struktuurides ja tegevustes kavandatud muudatusi ning riskide hindamise tulemusi. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §14. Aasta tööplaan (1) Aasta tööplaan koostatakse lähtuvalt auditi strateegilisest plaanist ning sinna peavad olema märgitud: 1) riskide hindamise tulemused; 2) auditi objektid ning eesmärgid; 3) iga auditi kestus; 4) iga auditi lõpparuande valmimise planeeritud tähtaeg kvartalite lõikes; 5) vajalik inimressurss; 6) Riigikantselei, ministeeriumi ja maavalitsuse aasta tööplaani ka muud siseauditi arendamiseks kavandatud tegevused. (2) Aasta tööplaan peab tuginema riskide hindamise tulemustele, arvestama nende alusel seatavaid tegevuse prioriteete ja siseauditi tegemiseks olemasolevaid ressursse ning jätma mõistliku reservi asutuse juhtkonnalt tulevate ühekordsete ülesannete täitmiseks. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §15. Aasta tööplaanis sisalduva auditi kavandamine (1) Auditi kava koostab auditit läbi viima määratud siseaudiitor ja kinnitab siseauditi eest vastutav isik. (2) Auditi kava peab sisaldama järgmist informatsiooni: 1) siseauditi eest vastutava isiku poolt määratud auditi eesmärk; 2) auditeeritava üksuse või valdkonna nimetus; 3) auditi ulatus ja hõlmatav periood; 4) auditi läbiviimise aeg; 5) auditit läbi viima määratud siseaudiitorid (sh näidata ära antud auditi juht) ja ülesannete jaotus; 6) auditi etapid ja nende kestus. §16. Auditi läbiviimine ja ulatus (1) Auditi läbiviimine hõlmab auditi planeerimist, auditi toimingute teostamist, lõpparuande koostamist ja tulemustest teavitamist ning vajaduse korral ka järelauditit. (2) Auditi objektiks võivad olla kõik asutuse ja tema valitsemisalas või haldamisel olevate asutuste struktuuriüksused, süsteemid, protsessid, toimingud, funktsioonid ja tegevused. (3) Siseaudiitorile tuleb asutuses tagada ligipääs kogu auditi läbiviimiseks vajalikule informatsioonile. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] 5. peatükk ARUANDLUS JA INFORMATSIOONI LIIKUMINE §17. Aruande koostamine ja esitamine (1) Iga auditi lõpetamisel koostab seda läbiviinud siseaudiitor auditi lõpparuande, kus tuuakse välja auditi jooksul tehtud, auditi toimikus sisalduvale tõendusmaterjalile toetuvad tähelepanekud, järeldused ja soovitused olukorra muutmiseks. (2) Lõpparuande kinnitab siseauditi eest vastutav isik ning edastab selle asutuse juhile ja vajaduse korral ka teistele ametnikele. (3) Teavitamisel seaduserikkumistest ja võimalikest korruptsiooniohtudest peab siseaudiitor lähtuma kehtivatest õigusaktidest ja rahvusvaheliselt üldtunnustatud standarditest. (4) Asutuse siseauditi eest vastutav isik koostab üks kord poolaastas aruande siseauditi tegevuse kohta ning saadab selle vastava ministeeriumi, maavalitsuse või Riigikantselei siseauditi eest vastutavale isikule hiljemalt 10. jaanuariks ja 10. juuliks. Aruandes peavad olema märgitud planeeritud ja tegelikult läbiviidud ning plaaniväliste auditite objektid, kestus, iga auditi käigus tehtud olulisemad ettepanekud ja antud soovitused ning nende rakendamise kava. Poolaasta aruanne peab kajastama muid siseaudiitorite osalusel läbiviidud tegevusi, infot aruandlusperioodil siseaudiitorite poolt läbitud koolituste kohta ning siseaudiitorite isikkoosseisus toimunud muudatusi. (5) Ministeeriumi, maavalitsuse või Riigikantselei siseauditi eest vastutav isik koostab üks kord poolaastas aruande siseauditi tegevuse kohta vastava valitsemis- või haldusala ulatuses ning edastab selle Rahandusministeeriumile hiljemalt 31. jaanuariks ja 31. juuliks. Aruandes peavad olema märgitud planeeritud ja tegelikult läbiviidud ning plaaniväliste auditite objektid, kestus, iga auditi käigus tehtud olulisemad ettepanekud ja soovitused ning nende rakendamise kava. Poolaasta aruanne peab kajastama muid siseaudiitorite osalusel läbiviidud tegevusi, infot aruandlusperioodil siseaudiitorite poolt läbitud koolituste kohta ning siseaudiitorite isikkoosseisus toimunud muudatusi. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] 6. peatükk AUDITI DOKUMENTATSIOON JA ASJAAJAMISKORD §18. Auditi dokumentatsioon Igasugune auditi käigus hangitud informatsioon, mis on aluseks järelduste tegemisel ja soovituste andmisel, riskide hindamisel ja tulevaste auditite kavandamisel, peab olema dokumenteeritud. §19. Auditi toimik Et tagada auditi kõrge kvaliteet ja võimaldada hilisem arusaamine auditi käigust, peavad kõik auditi käigus hangitud dokumendid ja koostatud tööpaberid sisalduma auditi toimikus. Toimik peab tagama dokumentide kerge leitavuse lõpparuandes ja mujal esineda võivate viidete järgi. §20. Asjaajamiskord Siseauditi struktuuriüksuse asjaajamise korraldamisel, auditi toimikute sisseseadmisel ja säilitamisel tuleb lähtuda asutuses kehtivatest eeskirjadest ja asjaajamist reguleerivatest õigusaktidest. §21. Nõuded informatsiooni kaitstusele Auditiga seotud dokumentide säilitamiseks elektroonilisel kujul peavad asutuses olema kehtestatud protseduurireeglid. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] 7. peatükk SISEAUDIITORILE ESITATAVAD NÕUDED §22. Siseaudiitorile esitatavad nõuded Siseaudiitoriks võib olla füüsiline isik: 1) kes on laitmatu reputatsiooniga, aus ja kõrgete kõlbeliste omadustega ning kellel on siseaudiitori tööks vajalikud võimed ja isikuomadused; 2) kellel on riiklikult tunnustatud kõrgharidus. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003] §23. Siseaudiitori kutse-eetika (1) Siseaudiitor juhindub oma tegevuses rahvusvaheliselt üldtunnustatud standardites sisalduvatest käitumisreeglitest. (2) Siseaudiitor tagab auditite läbiviimise professionaalselt ja kohase hoolikusega, kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja rahvusvaheliselt üldtunnustatud standarditega ning arvestades Rahandusministeeriumi poolt väljatöötatud siseaudiitorite töökorraldust puudutavate juhendmaterjalidega. [RT I 2003, 32, 204 – jõust. 5.04.2003]