Rõuge valla personaliarvestuse andmekogu asutamine ja põhimäärus

Määrusega asutatakse Rõuge valla personaliarvestuse andmekogu ning kehtestatakse personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

Andmekogu pidamise eesmärgid on

1) koondada ja süstematiseerida Rõuge Vallavalitsuse ametiasutuses tööl või teenistuses olevate ja hallatavate asutuste juhtide ning teiste Rõuge Vallavalitsusega töölepingulises suhtes olevate isikute andmeid (edaspidi töötajad), pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada Rõuge Vallavalitsusele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;

2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;

3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

(1) Andmekogu ametlik nimetus on Rõuge Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu.

(2) Andmekogu lühinimi on RVV-Persona.

(1) Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.

(2) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.

(3) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise, muutmise ja lõpetamise kohta; rakenduse, andmebaaside ja jõudluse logifailid.

(4) Andmekogus on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.

Andmekogu pidamise kulud kaetakse Rõuge valla eelarves vallakantseleile ette nähtud vahenditest.

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turvaklass on K1T1S1, turbeaste on keskmine (M).

(3) Andmekogu andmetest tehakse turvakoopia vähemalt kord kuus. Varundatud andmeid säilitatakse kuus kuud.

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Rõuge Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist;

2) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;

3) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest;

4) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

5) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle;

6) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.

(4) Vastutava töötleja õigusi teostava isiku määrab vallasekretär.

(1) Volitatud töötleja on isik või asutus, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

(2) Volitatud töötleja

1) sisestab andmed andmekogusse;

2) teeb andmekogust päringuid;

3) vormistab aruanded;

4) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;

5) täidab vastutava töötleja korraldusi;

6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;

7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

8) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel;

9) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.

(2) Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

Andmekogu töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.

Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed

1) asutuse nimetus;

2) asutuse asukoha aadress.

Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed

1) ametikoha nimetus;

2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;

3) ametikoha koosseisulisus;

4) ametikoha tähtajalisus;

5) ametikohal ette nähtud koormus;

6) ametikoha hõivatus.

(1) Töötaja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed

1) ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev;

3) sugu;

4) kodakondsus;

5) aadress, telefon, e-posti aadress;

6) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;

7) katseaja kestus;

8) haridustase;

9) asutuse staaž;

10) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;

11) töötaja koormus ametikohal;

12) töötajale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud töötasu või palk tasuliikide kaupa;

13) tervisekontrolli kuupäev;

14) puhkused;

15) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;

16) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev;

17) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;

18) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;

19) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;

20) tööülesannete täitmiseks vajalikud load;

21) töötaja alaealiste laste nimed ja isikukoodid, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

22) tööaja arvestuse andmed.

(2) Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.

(3) Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

Andmeandja on Rõuge Vallavalitsusega töö- või teenistussuhtes olev isik.

Volitatud töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 11-13 nimetatud andmed.

Andmete alusdokumendid on

1) haldusakt;

2) leping;

3) isikut tõendav dokument;

4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;

5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;

6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;

7) tõend;

8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest.

(1) Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.

(2) Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus) valla veebilehel.

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtajani.

(1) Andmetele juurdepääsu õigus on volitatud töötlejal, kes näeb ja saab muuta andmeid vastavalt talle antud kasutajarollile.

(2) Andmekogu kasutajaroll on järgmine

1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;

2) volitatud töötleja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha vajalikke muutmistoiminguid.

(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Rõuge Vallavalitsuses.

(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab vallasekretär hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

(3) Vallasekretär võib omal algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest

1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;

2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;

4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Rõuge Vallavalitsus.

(2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.

(4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.

(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.