Türi Vallavalitsus — Türi Vallavalitsuse 28. augusti 2018 määruse nr 11 „Türi valla raamatupidamise sise-eeskiri“ muutmine — RT IV, 2020, 3

Määrus on antud kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 4, raamatupidamise seaduse § 11, rahandusministri 11. detsembri 2003 määruses nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ § 1 lõigete 4 ja 5 ning Türi Vallavolikogu 25. jaanuari 2018 otsuse nr 4 „Õigusaktidega kohaliku omavalitsuse, kohaliku omavalitsuse üksuse või organi pädevusse antud ülesannete delegeerimine“ punkti 32 alusel.Türi Vallavalitsuse 28. augusti 2018 määrust nr 11 „Türi valla raamatupidamise sise-eeskiri“ (RT IV, 03.01.2020, 38) muudetakse järgmiselt

1) määruse § 1 lõige 4 muudetakse ja kehtestatakse järgmiselt

„(4) Valla tsentraliseeritud raamatupidamine hõlmab Türi Vallavolikogu, Türi Vallavalitsuse kui täitevorgani, ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste finantsarvestust ning eeskiri on täitmiseks kohustuslik kõikidele Türi valla asutustele.“;

2) määrust täiendatakse peatükiga 11 „Raamatupidamisega seotud infosüsteemid“ järgmiselt

11. peatükk

RAAMATUPIDAMISEGA SEOTUD INFOSÜSTEEMID

§ 31. Raamatupidamisega seotud kasutusel olevad infosüsteemid

(1) Kohalikule omavalitsusele kui raamatupidamiskohustuslasele pandud finantsarvestuse ning ‑aruandluse tagamiseks kasutatakse järgmisi raamatupidamisega seotud infosüsteeme (edaspidi infosüsteem)

1) raamatupidamistarkvara Pmen koos veebikeskkonnaga „Pmen veebivaade“;

2) arvete ja kuluaruannete menetlemiseks ning e-arvete saatmiseks ja saamiseks Türi vallaga lepingulises suhtes oleva arvekeskkonna operaatori veebipõhist arvekeskust (edaspidi e‑Arvekeksus), mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

3) eelarvestamisprotsessi ning eelarve täitmist toetavat infosüsteemi FREDI KOV, mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

4) arvete väljastamiseks, kogumiseks ning maksmiseks ja teenuse osutajatega info vahetamiseks veebipõhist arveldusplatvormi Bill.me, mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

5) personali-, tööaja ja palgaarvestuseks veebipõhist andmebaasi PersonaV3;

6) krediidiasutustega arveldamiseks Türi vallaga lepingulises suhtes oleva krediidiasutuse arvelduskeskkonda.

§ 32. Infosüsteemide kasutamise eesmärk

Eeskirja §-s 31 nimetatud infosüsteeme kasutatakse Türi valla asutuste raamatupidamisega seotud andmete ning varade ja finantsarvestuse ja -aruandlusega seotud andmete kogumiseks, edastamiseks ja säilitamiseks.

§ 33. Andmete omanik

Infosüsteemidesse sisestatud andmete omanik on Türi vald.

§ 34. Infosüsteemide vastutav ja volitatud töötleja

(1) Infosüsteemide vastutav töötleja on ametiasutus.

(2) Infosüsteemide volitatud töötlejad on

1) andmekogu pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);

2) andmekogu või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;

3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse raamatupidamise infosüsteemidele juurdepääs.

§ 35. Infosüsteemidesse andmeandjad

Infosüsteemidesse andmeandjad on ametiasutuse hallatavad asutused ning teised riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning füüsilised ja juriidilised isikud, kellel on seadustest tulenevalt kohustus raamatupidamisega seotud algdokumente või teavet esitada.

§ 36. Infosüsteemide andmekoosseisud

(1) Raamatupidamistarkvara Pmen (edaspidi Pmen) alusel täidab Türi vald RPSi, FAjuhendi ja RTJ nõuetega avaliku sektori raamatupidamisele ning finantsaruandlusele ja eelarve täitmisele kehtestatud nõudeid. Pmen-i kantakse järgmised andmed

1) andmed kassa ja panga kohta ehk raha liikumist kirjeldavad andmed (arvete tasumine, nõuete laekumine);

2) andmed arvelduste kohta (võlad ja ettemaksed);

3) pearaamatu andmed (koond);

4) eelarve andmed;

5) andmed Türi valla asutuste töötajatele, ametnikele ning kohaliku omavalitsuse organi liikmetele arvestatud palga, hüvitiste, tasude ning erisoodustuste ja tasudelt kinnipidamiste kohta;

6) Türi valla põhivara nimekirjad koos kulumi arvestusega;

7) andmed Türi valla varade liikumise kohta koos koguselise arvestusega;

8) andmed esitatud ja saabunud arvete kohta;

9) andmed Türi valla asutuste personali ning kohaliku omavalitsuse tööorganite liikmete kohta (isikute ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoht, arvelduskonto number jne).

(2) E-Arvekeskus on infosüsteem masintöödeldavate elektrooniliste arvete, edastamiseks, kinnitamiseks, vastuvõtmiseks ja säilitamiseks ning sidumiseks Pmen-iga. E-Arvekeskuse kaudu liikuvate arvete (tarnijate ostuarved, ostjatele esitatavad müügiarved) edastamisel ja vastuvõtmisel kantakse infosüsteemi järgmised andmed

1) arve saaja ning saatja nimi või nimetus (füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi, juriidilise isiku või asutuse nimetus);

2) arve saaja või saatja isikukood või registrikood;

3) juriidilise isiku puhul KMKR number;

4) arvelduskonto IBAN kujul;

4) kauba nimetus, kogus, hind, käibemaks.

(3) Fredi KOV on infosüsteem eelarvestamisprotsessi teostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve vastutavatele täitjatele.

Infosüsteem on liidestatud PMEN-iga ning saab eelarve täitmise andmed PMEN-ist.

Süsteemi sisestatakse eelarve vastutajate poolt vastavalt etteantud vormile aasta eelarve ning lisaeelarve jaoks vajalikud andmed tegevusalade ja tulu- või kululiikide viisi. Samuti sisestatakse kõik eelarve alusmaterjalid ning seletuskiri.

(4) Bill.me on infosüsteem ametiasutuse teenusarvete edastamiseks lastevanematele ning selle kaudu maksete teostamiseks (soovi korral) ning arve saajaga info edastamiseks. Infosüsteemi on liidestatud PMEN-iga ning PMEN-is koostatud arved liiguvad Bill.me-sse. Samuti liigub kahe süsteemi vahel arvete tasumise info.

(5) PersonaV3 on infosüsteem, mille kaudu ametiasutus peab ametiasutus Türi valla asutuste personaliarvestust. Infosüsteemi kantakse

1) personali koosseisu kuuluvate isikute ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood;

3) ametinimetus;

4) tööaja koormus;

5) andmed töötaja tööaja täitmise kohta;

6) andmed puhkuse ja selle kasutamise kohta;

7) andmed palgaarvestuse, sh osalise töövõimetuse kohta;

8) tööajaarvestusetabelid;

9) andmed laste kohta (kui soovitakse puhkusepäevi);

10) avaldused tulumaksu vabastuse kohta;

11) jne andmed, mis vajaliku palgaarvestuseks.

(6) Krediidiasutuse arvelduskeskkond on vastava krediidiasutuse (panga) tagatud elektrooniline võimalus teha krediidiasutuses tehinguid, jälgida Türi valla arveldukontodelt raha liikumist ning suhelda krediidiasutusega. Krediidiasutuse arvelduskeskkonna kaudu liiguvad panga ülekanded juriidilistele ja füüsilistele isikutele. Pankade arvelduskeskkonnad on liidestatud PMEN-iga.

§ 37. Infosüsteemide andmetöötlejad

(1) Eeskirja § 36 lõigetes 1, 3 ja 5 nimetatud infosüsteemid on andmebaasid Türi valla asutuste sisemiseks töökorralduseks vajaliku teabe kogumiseks ja säilitamiseks ning nimetatud infosüsteemides tagatakse andmetele juurdepääs ainult Türi valla asutuste töötajatele või isikutele ja asutustele, kellel on seadusest tulenevalt õigus infosüsteemides olevat teavet saada.

(2) Eeskirja § 36 lõigetes 2 ja 4 nimetatud infosüsteemides töötlevad lisaks ametiasutusele andmeid (teavet) vastavate arvete saajad.

(3) Eeskirja § 36 lõikes 6 sätestatud juhul töötlevad andmeid ametiasutus ja vastav krediidiasutus.

§ 38. Infosüsteemide kasutamise korraldamine

(1) Infosüsteemide kasutamine korraldatakse lepingute ja asutuse sisemise töökorraldusega.

(2) Vastava infosüsteemi administraator määratakse lepingu või vallavanema käskkirjaga ning vastavate õigustega isik märgitakse ametiasutuse infosüsteemide registris.

(3) Infosüsteemides tagab teabele juurdepääsu administraator lähtuvalt ametniku või töötaja tööülesannetest. Eeskätt kasutavad raamatupidamise infosüsteeme ametiasutuses finantsjuht, pearaamatupidaja ning raamatupidajad. Kõikidele infosüsteemidele on juurdepääs vallavanemal.

(4) Infosüsteemides Pmen, FREDI KOV ja eArvekeskus on andmete töötlejateks ka hallatavate asutuste juhid ning nende määratud töötajad.

§ 39. Infosüsteemides teabe säilitamine

(1) Infosüsteemides säilitatakse teave vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtaja.

(2) Teave, mille säilitustähtaeg on möödunud, tuleb hävitada. Hävitamise korraldab finantsjuht koostöös vastava infosüsteemi tarkvara omanikuga.

§ 310. Infosüsteemidest teabe edastamine

(1) Infosüsteemides olevat teavet aktiivselt ei avalikustata.

(2) Infosüsteemides olevate juurdepääsupiiranguta teavet on võimalik saada teabenõude korras.

(3) Isikul on õigus saada enda kohta infosüsteemidesse kogutud teavet.

§ 311. Infosüsteemide turvameetmed

Infosüsteemide turvameetmed tagatakse infosüsteemi omanikuga sõlmitud lepingu ning ametiasutuse sisemise töökorraldusega, sh küberturvalisuse nõuetega.";

3) määruse § 15 lõige 8 muudetakse ning kehtestatakse järgmiselt

„(8) Vormikohase sularahas tehtud kulutuste aruande (määruse lisa 4) alusel kantakse hüvitatavad summad kulutaja pangakontole. Kulutajaks võib olla vallavolikogu liige, asutuse teenistuja või töötaja (kulutused võivad olla seotud lähetuste või koolitustega). Finantsjuhi nõusolekul võib kulutusi teha ka teiste majanduskulude katteks (nõusolek fikseeritakse e-posti teel).“.