Suure-Jaani Vallavalitsus — Suure-Jaani valla ostude korraldamise eeskiri — RT IV, 2012, 115

EESMÄRK Korra eesmärgiks on ühtsete põhimõtete, vastutuse ja tegevuste sätestamisega: 1) tagada valla rahaliste vahendite ja ressursside ratsionaalne ja säästlik kasutamine valla tegevuseks vajalike asjade, teenuste või ehitustööde ostmisel; 2) tagada valla üksustele nende tegevuseks vajalikud kaubad, teenused ja tööd sobilike, tehniliselt kompetentsete ja jätkusuutlike tarnijate poolt; 3) korraldada ost võimalikult efektiivselt, arvestades valla ärihuvide, kehtiva seadusandluse, kvaliteedi- ja keskkonnanõuetega ja hea tavaga. ULATUS Kord kehtib Suure-Jaani vallavalitsuses, valla hallatavates asutustes ja äriühingutes. VASTUTAJA/TEOSTAJA Vallavanem vastutab ostude korraldamise üldiste põhimõtete kehtestamise eest, määrab Hangete eest vastutava isiku ning tagab vajalikud ressursid töö korraldamiseks. Finantsjuht kehtestab reeglid hankijatega arvlemiseks, osaleb protsessis vastavalt protseduurile ning määrab baasnõuded pakkujate majanduslikule ja finantsseisundile Valla asutuste juhid vastutavad protseduurireeglite järgimise eest oma vastutusalas. Eelarve omanikud/kasutajad esitavad hankeprotsessis nõutud dokumendid, määravad pakkuja tehnilise võimekuse kriteeriumid ja vastutavad protseduurireeglite järgimise eest hankemenetlustes. Hangete eest vastutav isik koostab hangete aasta koondplaani, määrab hangete korraldajad ja hankekomisjonide liikmed; tagab, et vallas järgitakse käeolevas korras ning Riigihangete seaduses kehtestatud nõudeid. Hanke korraldaja korraldab hankemenetluse lähtudes kehtestatud regulatsioonist. MÕISTED Hankija – Suure-Jaani vald või Suure-Jaani valla hallatav asutus, on hankija ka riigihangete seaduse mõttes. Hankeleping – ühe või mitme hankija poolt ühe või mitme tarnijaga sõlmitud vastastikuste varaliste kohustustega leping, mille esemeks on asjad, teenused või ehitustöö. Hankelepingule kohandatakse õigusaktides vastava lepingu liigi kohta sätestatut. RHS – Riigihangete seaduse kehtiv versioon Asjad – vallasvara ja varaliselt hinnatavad õigused asjaõigusseaduse mõistes. Asjade hankelepinguga ostetakse, samuti üüritakse, renditakse või liisitakse asju kas asjade omandamise õigusega või ilma. Hankelepingut, mis hõlmab lisaks ka asjade kohaltoomiste või asjade paigaldustöid, loetakse samuti asjade hankelepinguks. Ehitustööd – tööd, mis on seotud ehitise ehitamise, ehitiste, rajatiste või nende osade remondi, rekonstrueerimise, lammutamisega, samuti ehitustöö tegemine koos projekteerimisega või ehitise ehitamine koos projekteerimisega. Teenused – tööd, mis ei ole hõlmatud mõistes Ehitustööd kirjeldatuga. Eelarve omanik – valla asutuse/äriühingu juht, kelle asutus/äriühing vajab asja, teenust või ehitustööd oma vastutusalas ettevõtte igapäeva töö korraldamisel ja kelle eelarves on vajalikud rahalised vahendid. Kasutaja – eelarve omaniku poolt määratud isik, kes osaleb hankemenetluses (esitab vajaliku tehnilise kirjelduse/spetsifikatsiooni, määrab hanke mahu, hanke eeldatava maksumuse, hindamismudeli, tehnilised nõuded pakkuja/taotleja tehniliseks kvalifitseerimiseks, otsustab pakkumuse tehnilise vastavuse pakkumuse tingimustele). Hanke korraldaja - isik, kelle vald on määranud hankemenetlust korraldama ja kes vastutab hankemenetluse korraldamisel kehtestatud regulatsiooni nõuete järgimise eest. Hankemenetlus – Riigihangete seaduse või ettevõtte regulatsiooni kohaselt korraldatav standardtingimustega hankemenetlus. Hankemenetlus suurendab ostuvõimet ostude koondamise ja konkurentsi tekitamise läbi. Lihthange e hinnapäring – korraldatakse hinnapäring, mille käigus Pakkujad esitavad oma hinnapakkumuse. Eelnevat kirjalikku kvalifitseerimist ei toimu. Pakkujate valik, kellele hinnapäring saata, toimub lihthanke korraldaja ja Kasutaja/Eelarve omaniku kokkuleppel. Valla hange - asjade, teenuste või ehitustööde hankimine vastavalt vallasiseselt kehtestatud hankeprotseduurile. Protseduur sisaldab vajadusel Pakkujate/Taotlejate kirjalikku kvalifitseerimist. Riigihange - asjade, teenuste või ehitustööde hankimine Riigihanke seadusega kehtestatud hankemenetluste korras. Ühishange - Hankijate poolt ühiselt korraldatav hange. Hanke korraldamisel ühiselt kohaldatakse reegleid lähtuvalt hankelepingute summeeritud eeldatavast maksumusest. Hankijal on õigus volitada teist hankijat tegema hankemenetlusega seotud toiminguid ja otsuseid või volitada teist isikut tegema hankemenetlusega seotud toiminguid. Hange ühelt pakkujalt - kui tehnilistel/kunstilistel/ainuõiguste kaitsega seotud põhjustel saab osta/hankelepingut sõlmida ainult ühelt Pakkujalt/Pakkujaga. Pakkuja - juriidiline isik, kes on esitanud hankemenetluses pakkumuse. Pakkumus - on Pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks. Pakkumus peab vastama hanketeates, hankedokumentides või pakkumuse kutses sätestatud tingimustele. Hanketeade - Hankija poolt Riigihangete registrile avaldamiseks esitatav hanketeade/Hankija poolt Hankija veebilehel paiknevas registris avaldatav hanketeade. Hankedokumendid - Hankija poolt enne hankemenetluse alustamist koostatavad dokumendid, millistest lähtudes pakkuja koostab pakkumuse. Edukas pakkumus - kvalifitseerunud Pakkujate ja vastavaks tunnistatud pakkumuste hulgast ning pakkumuse kutse dokumentides esitatud hindamiskriteeriumide suhtes kõige soodsam pakkumus. Hankeleping - hankemenetluse tulemusel Hankija ja Pakkuja vahel sõlmitud kirjalik rahaliste huvidega seotud leping. Müüja/Tarnija/Töövõtja - asjade tarnija/teenuste ja ehitustööde teostaja. Raamleping/Raamkokkulepe - on hankemenetluse tulemusena tekkiv ühe või mitme Pakkujaga sõlmitud leping, millega kehtestatakse lepingu kehtivusaja vältel reguleerivad tingimused eelkõige kas hinna või hinna ja ettenähtud koguste või mahtude osas. Ostmine - Asjade, teenuste või ehitustööde ostmine toimub: 1. Raamlepingute ja raamkokkulepete alusel 2. Konkursiväline ost eeldatava maksumusega kuni 15 000 EEK 3. Hankemenetlusi korraldades - lihthange e. hinnapäring - ettevõtte hankemenetlus - Riigihange Kui puudub raamlepingu partner kauba/teenuse/ehitustöö ostmiseks ning tehnilistel, kunstilistel või ainuõigusega seotud või muudel põhjustel saab kaupa/teenust/ehitustööd osta ainult ühelt tarnijalt, siis: 15 000 – 25 000 EEK – Kasutaja vormistab “Ainutarnija valiku põhjenduse” (Vorm 5.3), mille kinnitab Eelarve omanik 25 000 – 50 000 EEK – Kasutaja vormistab ”Ainutarnija valiku põhjenduse” (Vorm 5.3), mille kinnitab Hangete eest vastutav isik. 1. HANKEMENETLUSTE KORRALDAMINE Konkurents (konkursi korraldamine) on põhiline viis hea asja/teenuse ja ehitustöö ostmiseks õiglase hinnaga. Hind ei ole alati ainuke kriteerium parima pakkumise valimisel, otstarbekas on võtta arvesse ka kulude arvestust pikemas perspektiivis: - ostuhind; - tegevus- ja hoolduskulud; - realiseerimiskulud; - erinevused eluea osas; - keskkonnaalane mõju jne Oluline on ka arvestada mastaabisäästu, st valla ja tema asutuste vajadused toodetele/teenustele ja ehitustöödele tuleb liita.Kindlasti ei tohi jagada tööd kunstlikult mitmete väikeste lepingute vahel, et vältida konkurentsi. Sõltuvalt asja/teenuse või ehitustöö eeldatavast maksumusest: - tuleb kasutada ametlikku, reglementeeritud hankeprotseduuri või - võib palude teatud arvul tarnijatel saata konkurentsivõimelisi pakkumisi. Kui on vaja pidevalt sarnaseid kaupu või teenuseid, võib kasutada ostmiseks raamlepinguid. See tähendab, et tarnija nõustub tarnima tooteid või teenuseid kindla hinnaga/hinnasoodustusega pikema ajaperioodi vältel. Raamlepingute sõlmimisel tuleb järgida käesolevas korras ja Riigihangete seaduses sätestatut. 2. HANGETE PLANEERIMINE Hankemenetluste paremaks korraldamiseks koostab hangete korraldamise eest vastutavaks määratud isik (kooskõlastatult eelarve omanikega) hangete aastaplaani. Plaani koostamisel võetakse arvesse kõik hanked eeldatava hankelepingu maksumusega (riigihanke eeldatava maksumuse määramise reeglid, RHS § 20 – § 24): Asjad teenused – alates 50 000 EEK Ehitustööd – alates 50 000 EEK Eelarve omanikud peavad esitama oma taotlused/ettepanekud (hangete nimetus, liik, eeldatav maksumus, finantseerimise allikas ja lepingu sõlmimise soovitatav aeg) järgmisel eelarveaastal hangete korraldamiseks Hangete eest vastutavale isikule hiljemalt jooksva aasta 20. detsembriks. Hangete aastaplaani (vorm 5.1) koostamisel nähakse ette ka erakorraliste/avariiliste hangete korraldamise võimalik vajadus ja planeeritakse selleks vajalik ressurss. Hangete aastaplaani koostamisel arvestatakse võimalust samade/sarnaste asjade, teenuste ja ehitustööde hangete koondamiseks ja hangete ajatamist. Hangete eest vastutaja määrab hangete korraldaja, hankekomisjonide liikmed ja hankemenetluse korraldamiste tähtajad ning esitab koostatud hankeplaani kinnitamiseks Vallavalitsusele hiljemalt alanud eelarveaasta 20. jaanuariks. Kasutaja ja Hangete korraldaja põhjendatud taotlusel ning Eelarve omaniku poolsel heakskiidul võib Hangete eest vastutaja teha hankeplaani muudatusi (hangete korraldamise tähtajad; hangete korraldajate või hankekomisjoni liikmete asendamine jne). Vajadusel, võttes arvesse hanke olulisust ja hanke korraldamiseks vajalike ressursside olemasolu, kooskõlastab Hangete eest vastutav isik muudatused Vallavalitsusega. Hangete korraldamise eest vastutaja haldab jooksvalt hankeplaani muudatusi. 3. HANKEMENETLUSED Hankemenetlused jaotuvad: 1) Vastavalt liigile: kaupade, teenuste ja ehitustööde ostmine; 2) Vastavalt ostetava kauba, teenuse või ehitustöö eeldatavale maksumusele (ilma käibemaksuta): - lihthange e hinnapäring; - valla hange; - riigihange. 3) Vastavalt hankevajaduse konsolideerimisele (RHS § 13) teise Hankijaga: Ühishange. 4. LIHTHANGE E. HINNAPÄRING Hankelepingu eeldatav maksumus: Asjad/teenused – 15 000 kuni 156 466 EEK Ehitustööd – 15 000 kuni 469 398 EEK Hinnapäringud saadetakse tarnijatele, millised Hanke korraldaja koos Kasutaja ja Eelarve omanikuga on eelnevalt välja valinud. Pakkujate valikul arvestatakse nende suutlikkust, võttes arvesse kogu nende kohta olemasolevat informatsiooni (eelnev kasutus, toodete/teenuste/ehitustööde omadusi ja kvaliteeti iseloomustavad materjalid, ettevõtte tutvustused, lepingupartnerite hinnangud jne). Pakkujate kirjalikku kvalifitseerimist ei toimu. Lihthange e hinnapäring on detailsemalt kirjeldatud “ Hinnapäringute võtmine” (Vorm 5.2). 5. VALLA HANGE JA RIIGIHANGE Hankemenetlustel on 3 etappi: 1. Pakkujate/Taotlejate kvalifitseerimine; 2. Pakkumuste vastavaks tunnistamine; 3. Vastavaks tunnistatud pakkumuste hulgast parima/soodsaima pakkumuse (Eduka pakkumuse) selgitamine ja hankelepingu sõlmimine. 5.1. VALLA HANGE Hankelepingu eeldatav maksumus: Asjad/teenused – 156 466 kuni 625 684 EEK Ehitustööd – 469 398 kuni 3 911 650 EEK Valla hanke hanketeade ja hanke tulemused avalikustatakse valla veebilehel Menetluse korraldamine detailsemalt kirjeldatud juhendis “Valla hange” (Vorm 5.3) 5.2. RIIGIHANGE Hankelepingu eeldatav maksumus: Asjad / teenused alates 625 684 EEK Ehitustööd alates 3 911 650 EEK Riigihanke korraldamine on rohkem reglementeeritud kui valla hange, sest lisaks hankemenetluse korraldamise üldpõhimõtetele sätestab Riigihangete seadus Riigihanke menetluses kindlad kohustuslikud nõuded Pakkujate/Taotlejate kvalifitseerimise, hankemenetlusest kõrvaldamise, taotluste ja pakkumuste esitamise tähtaegade, pakkumuste avamise, peale eduka pakkumuse selgitamist lepingu sõlmimise ja hankemenetluses osalenute teavitamise jm osas. Riigihange kuulutatakse välja ja tulemused avalikustatakse Riigihangete registris. Riigihanke menetluste korraldamine on detailsemalt kirjeldatud juhendis “Riigihange” (Vorm 5.4) 6. HANKEMENETLUSTES OSALEJATE ROLLID 6.1. Eelarve omanik ja/või Kasutaja: Enne hankemenetluse algatamist: Määrab kindlaks vajaduse osta asju, teenuseid või ehitustöid ja tagab vajalike eelarveliste vahendite olemasolu; Esitab ostetavate asjade, teenuste või tööde tehnilise kirjelduse, sh kvaliteedi-, keskkonna- ja töökeskkonnanõuded; Määrab kriteeriumid, mille alusel asju, teenuseid või töid hinnatakse; Määrab kriteeriumite kaalu; Esitab kriteeriumite ja nende kaaluga seotud hindamismudeli; Määrab tehnilise kompetentsuse miinimumnõuded pakkuja/taotleja kvalifitseerimiseks; Esitab kõik teadaolevad seaduslikud piirangud; Kooskõlastab koostatud hankedokumendid. Hankemenetluses Osaleb hankemenetluses komisjoni liikmena: Hindab, lähtudes esitatud tõendusdokumentidest, pakkuja/taotleja vastavust tehnilise kompetentsuse nõuetele; Hindab pakkumuse vastavust pakkumuse kutses esitatud kvaliteedijuhtimise, keskkonnajuhtimise ja töökeskkonna nõuetele; Annab hinnapunktid kvaliteedikriteeriumite alusel; Kinnitab oma volituste piires, lähtudes eelarveliste vahendite olemasolust, eduka pakkuja protokolli ja viseerib või allkirjastab hankelepingu. 6.2. Hangete korraldaja: Tagab hangete korraldamise lähtudes vallas kehtestatud regulatsioonist, Kasutaja poolt esitatud hanketaotlusest ja taotlusega kaasnevatest dokumentidest, hangete aastaplaanist ning Kasutajaga kokkulepitud ajakavast. Kaasab vajadusel valla juhtkonna otsusel ja vastava kokkuleppe olemasolul hankekomisjoni töösse teise ettevõtte esindajaid. Dokumenteerib hankemenetluse, korraldab vormistatud dokumentide allkirjastamise ning dokumentide arhiveerimise. 6.3. Hankekomisjon Lihthangete ja valla hangete korraldamisel peab hankekomisjon olema vähemalt kolmeliikmeline ja koosneb: Kasutaja Eelarve omanik Finantsosakonna töötaja/raamatupidaja Hanke korraldaja Hanke korraldaja või mõne komisjoniliikme põhjendatud puudumisel määrab Hangete eest vastutav isik asendusliikme(d). Hankemenetluses tehtavad otsused vormistatakse protokolliga ja otsused on pädevad, kui protokollid on allkirjastatud konsensuslikul alusel kõikide komisjoni liikmete poolt. Kui Eduka Pakkuja pakkumuse maksumus ei ületa kinnitatud hankeplaanis olevat hanke eeldatud maksumust, loetakse hanke tulemus kinnitatuks Eduka Pakkuja selgitamise otsuse protokolli konsensusliku allkirjastamisega kõigi komisjoniliikmete poolt. Kui Eduka Pakkuja pakkumuse maksumus ületab hankeplaanis olevat hanke eeldatud maksumust või puudub komisjoniliikmete konsensuslik otsus, teeb lõpliku otsuse vallavalitsus. Riigihanke korraldamisel määratakse hankekomisjon ja kinnitatakse hankemenetluse käigus tehtud otsused vallavalitsuse haldusaktiga. Hankeplaanis mitteolevate lihthangete korraldamiseks määrab komisjoni (vähemalt 3 liiget) Eelarve omanik. Komisjoni otsuste kinnitamine toimub vastavalt vallas kehtivale otsustuskorrale ja otsustusmääradele.