Pärnu Linnavalitsuse töökord

Käesoleva määrusega sätestatakse Pärnu Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) töö kavandamise alused, täpsem töökord ning komisjonide moodustamise alused, kord ja tegevuse alused.

(1) Linnavalitsus kavandab oma tööd, lähtudes seadustest ja seaduse alusel antud õigusaktidest, Pärnu Linnavolikogu (edaspidi volikogu) määrustest ja otsustest, linnavalitsuse määrustest ja korraldustest ning Pärnu linna ja linnavalitsuse nimel sõlmitud lepingutest.

(2) Linnavalitsuse töö kavandamiseks koostatakse igaks aastaks linnavalitsuse tööplaan.

(1) Tööplaani koostamiseks esitavad linnavalitsuse struktuuriüksuste (linnavalitsuse osakonnad, kantselei, avalike suhete teenistus, finantsjuhtimisteenistus, raamatupidamise teenistus) juhid ja sisekontrolör kooskõlastatult linnavalitsuse liikmete tööjaotuse alusel vastava ala linnavalitsuse liikmega linnasekretärile hiljemalt 1 kuu enne planeeritava aasta algust eeloleval aastal arengukavast ja linnaeelarvest tulenevate struktuuriüksuse tegevuste, volikogule esitatavate informatsioonide ning linnavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavate tähtsamate küsimuste loetelu koos märkega tegevuse või materjalide (eelnõude ja muude dokumentide) üleandmise eeldatava tähtaja kohta.

(2) Linnavalitsuse tööplaani märgitakse

1) struktuuriüksuse tegevus ja tegevuse tähtaeg;

2) linnavalitsuse istungi eeldatava päevakorrapunkti, esitatava eelnõu või volikogule esitatava informatsiooni nimetus ja materjalide kantseleile üleandmise tähtaeg kuu täpsusega;

3) tegevuse või materjalide esitamise eest vastutav linnavalitsuse ametnik.

(3) Linnavalitsuse tööplaan kinnitatakse linnapea käskkirjaga.

(4) Linnavalitsuse tööplaanist punkti väljaarvamise või tegevuse või materjalide esitamise tähtaja muutmise motiveeritud taotluse esitab struktuuriüksuse juht kooskõlastatult vastava ala linnavalitsuse liikmega linnapeale.

(5) Linnapea võib anda linnavalitsuse liikmetele ja struktuuriüksuste juhtidele tööplaaniväliseid ülesandeid materjalide linnavalitsusele esitamiseks.

(1) Linnavalitsuse istungi päevakorda esitatakse

1) linnavalitsuse määruste ja korralduste eelnõud;

2) volikogule otsustamiseks esitatavad linnavalitsuse algatatud volikogu määruste ja otsuste eelnõud;

3) linnavalitsuse seisukoha andmiseks volikogu määruste ja otsuste eelnõud, mis ei ole algatatud linnavalitsuse poolt;

4) muud linnavalitsuse pädevuses olevad otsustamist vajavad asjad, mis ei vaja linnavalitsuse õigusakti kehtestamist;

5) informatsioonid.

(2) Kui linnavalitsuse istungi päevakorda esitatavate küsimuste otsustamine ei nõua linnavalitsuse õigusakti kehtestamist, esitatakse päevakorda linnavalitsuse istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu. Linnavalitsuse istungi protokolli märgitava otsusega dokumenteeritakse linnavalitsuse otsustust või sisemist töökorraldust.

(3) Volikogule otsustamiseks esitatava linnavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõu puhul esitatakse linnavalitsuse istungi päevakorda vastav volikogu otsuse või määruse eelnõu.

(4) Linnavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõu lugemise katkestamisel või järgmisele lugemisele saatmisel otsustab linnavalitsus parandatud või täiendatud teksti volikogule esitamise oma istungil, arvestades käesolevas määruses sätestatud nõudeid.

(5) Linnavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõus volikogu komisjonides tehtud ettepanekud arutab linnavalitsus läbi ja võtab esitatud ettepanekute suhtes seisukoha linnavalitsuse liikmete ja struktuurüksuste juhtide nõupidamisel.

(6) Linnapea võib ilma linnavalitsuse istungit pidamata otsustada linnavalitsuse algatatud volikogu õigusakti eelnõu volikogu menetlusest tagasi võtmise. Pärast linnapea poolt eelnõu volikogu menetlusest tagasi võtmist otsustab linnavalitsus oma istungil protokolli märgitava otsusega eelnõu volikogule mitteesitamise või muudetud kujul esitamise.

(1) Küsimuse võtmiseks istungi päevakorda koostatakse linnavalitsuse määruse või korralduse, volikogu määruse või otsuse või linnavalitsuse istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu vastavalt käesoleva määruse §-s 7 kirjeldatud nõuetele.

(2) Linnavalitsuse istungile esitatavad materjalid valmistavad vastavalt oma pädevusele ette linnavalitsuse struktuuriüksused.

(3) Linnavalitsusele esitatavate materjalide ettevalmistamise ja esitamise eest vastutab eelnõu koostaja, materjalide õiguspärasuse ja normitehnilise korrektsuse eest vastutab linnasekretär.

(1) Linnavalitsuse istungile esitatavad materjalid valmistatakse ette, kooskõlastatakse, suunatakse istungi päevakorda ja istungile elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi vahenditega. Dokumendihaldussüsteemina on linnavalitsuses kasutusel Amphora.

(2) Eelnõude elektroonilise koostamise ja kooskõlastamise ning päevakorra kava koostamise ja päevakorra kooskõlastamise üksikasjalikum tehniline juhend kinnitatakse linnapea käskkirjaga.

(1) Linnavalitsusele otsustamiseks esitatavad materjalid koosnevad

1) eelnõust ning vajadusel eelnõuga kinnitatavatest või eelnõu juurde kuuluvatest lisadest;

2) volikogu õigusaktide ning linnavalitsuse määruste eelnõude, vajadusel linnavalitsuse

korralduste muutmise ja kehtetuks tunnistamise eelnõude seletuskirjast;

3) muudest dokumentidest, mida on vaja konkreetse asja otsustamiseks.

(2) Linnavalitsuse õigusakti eelnõu ja sellele lisatud materjalid peavad olema normitehniliselt ja keeleliselt korrektsed ning vastama õigusaktides ja Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskorras sätestatud nõuetele. Volikogule esitatavad õigusaktid peavad vastama ka Pärnu Linnavolikogu 17. septembri 2009 määrusele nr 36 „Volikogu õigusaktide eelnõude normitehnika nõuded“.

(1) Enne õigusakti eelnõu istungi päevakorda võtmiseks esitamist peab eelnõu olema kooskõlastatud järgmiste ametnike poolt

1) eelnõu ettevalmistanud struktuuriüksuse juht, vajadusel struktuuriüksuse juhi poolt määratud ametnik;

2) eelnõu ettevalmistanud struktuuriüksust teenindav jurist;

3) struktuuriüksuse juht, kellele on eelnõus ette nähtud kohustusi või kelle pädevust esitatav eelnõu puudutab;

4) vajadusel vastava ala spetsialist;

5) õigusnõunik;

6) linnasekretär;

7) linnavalitsuse liige vastavalt linnavalitsuse liikmete tööjaotusele. Linnavalitsuse liikmel on õigus vajadusel määrata täiendavaid kooskõlastusi.

(2) Kooskõlastava ametniku teenistussuhte peatumise ajal on eelnõu kooskõlastamise õigus ja kohustus teda asendaval ametnikul.

(3) Eelnõu kooskõlastatakse elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis. Nõuetekohaselt ettevalmistatud eelnõu peab olema kooskõlastatud vähemalt 2 tööpäeva enne istungit.

(4) Eelnõuga mittenõustumisel või eelnõu suhtes eriarvamusele jäädes peab kooskõlastav ametnik märkima mittenõustumise või eriarvamuse põhjuse.

(5) Kui kooskõlastajate vahel on jäänud eriarvamused, kutsub eelnõu ettevalmistanud struktuuriüksuse juht kokku kooskõlastusnõupidamise. Kui ka see ei lahenda eriarvamusi, esitatakse eelnõu linnavalitsuse istungi päevakorda koos eriarvamuste ja nende põhjenduste äranäitamisega.

(6) Üldjuhul on kooskõlastav ametnik kohustatud eelnõu kooskõlastama ühe tööpäeva jooksul, põhjalikumat tutvumist vajavad eelnõud 3 tööpäeva jooksul.

(7) Pärast eelnõu nõuetekohast kooskõlastamist teeb eelnõu koostaja dokumendihaldussüsteemis muudatuse eelnõu staatuses “Kooskõlastatud”.

(1) Käesoleva määruse §-i 8 kohaselt kooskõlastatud eelnõude põhjal koostab referent linnavalitsuse istungi päevakorra kava ja esitab selle dokumendihaldussüsteemis linnasekretärile kooskõlastamiseks hiljemalt istungile eelneval tööpäeval kella 09.00.

(2) Päevakorra kooskõlastamisel võib linnasekretär lisada päevakorda ka osaliselt kooskõlastamata eelnõu.

(3) Linnasekretär jätab päevakorda lisamata istungile esitatud eelnõud, mille suhtes on esitatud eriarvamus(ed).

(4) Pärast linnasekretäri poolt päevakorra kooskõlastamist teeb referent viivitamatult istungi päevakorra ja arutusele tulevad eelnõud linnavalitsuse ametnikele teatavaks arvutivõrgu kaudu.

(5) Istungi päevakord avalikustatakse Pärnu linna veebilehel hiljemalt istungile eelneval tööpäeval kell 15.00.

Linnavalitsuse määruste eelnõud koos seletuskirjadega avalikustatakse enne nende vastuvõtmiseks esitamist Pärnu linna põhimääruses sätestatud korras.

(1) Linnavalitsuse istung peetakse reeglina üks kord nädalas, esmaspäeviti algusega kell 09.00 linnavalitsuse istungite saalis (Suur-Sepa 16).

(2) Linnapea võib istungi kokku kutsuda muul ajal, istungi ära jätta, toimumise aega ja kohta muuta. Istungi toimumise aja muutmisel tuleb arvestada käesoleva määruse §-s 8 sätestatud kooskõlastamise tähtaega. Istungi toimumise ja materjalide esitamise aeg tehakse linnavalitsuse ametnikele teatavaks arvutivõrgu kaudu. Istungi päevakorra kava koostamisel lähtutakse §-s 9 toodud põhimõtetest.

(1) Linnavalitsuse istungit juhatab linnapea. Linnapea äraolekul asendab teda üks linnavalitsuse liikmetest vastavalt linnavalitsuse liikmete tööjaotusele.

(2) Linnavalitsus on otsustusvõimeline, kui istungist võtab osa üle poole linnavalitsuse koosseisust, sealhulgas linnapea või tema asendaja.

(3) Linnavalitsuse istungid on kinnised, kui linnavalitsus ei otsusta teisiti.

(4) Linnavalitsuse istungist võtavad peale linnavalitsuse liikmete sõnaõigusega osa linnasekretär ja nende poolt kutsutud ametnikud. Istungist võtavad osa osakondade juhatajad, finantsjuht-teenistuse juhataja, pearaamatupidaja-teenistuse juhataja, referent, avalike suhete nõunik-teenistuse juhataja, õigusnõunik, volikogu nõunik ja linnaarst. Sõnaõigusega võivad istungist osa võtta volikogu esimees ja aseesimehed.

(5) Linnavalitsuse liikmetel ja eelnõu ettekandjal on õigus kaasata linnavalitsuse istungile linnapea nõusolekul teisi isikuid.

(1) Istungi juhataja tutvustab istungi alguses linnasekretäri kooskõlastatud linnavalitsuse istungi päevakorda.

(2) Istungi juhataja võib päevakorrapunktide arutamise järjekorras teha muudatusi. Istungi alguses võib linnavalitsuse liikmete või struktuuriüksuste juhtide ettepanekul päevakorrapunkti päevakorrast välja arvata või kiireloomulisel juhul päevakorda lisada.

(3) Pärast päevakorra suhtes ettepanekute ärakuulamist ja läbiarutamist kinnitab linnavalitsus istungi päevakorra.

(4) Päevakorrapunkti arutamine algab linnavalitsuse liikme, struktuuriüksuse juhi või vajadusel vastava ala ametniku ettekandega. Pärast ettekannet annab istungi juhataja soovija märguandel sõna küsimuste esitamiseks. Kui istungist osavõtjatel küsimusi ei ole või küsimused on esitatud, annab istungi juhataja istungist osavõtjatele sõna sõnavõttudeks vastavalt soovijate märguandele. Istungi juhataja võib anda sõna ka teistele linnavalitsuse istungile kutsutud või kaasatud isikutele.

(5) Linnavalitsus teeb oma otsused istungi juhataja ettepanekul.

(6) Istungi juhataja, samuti linnavalitsuse liikme või linnasekretäri motiveeritud taotlusel lükatakse asja otsustamine edasi.

(7) Enne hääletamist kordab istungi juhataja kõiki hääletamisele pandavaid ettepanekuid.

(8) Linnavalitsuse otsused tehakse istungil osalevate linnavalitsuse liikmete häälteenamusega. Hääletamine on avalik. Kui ükski linnavalitsuse liige eriarvamust otsuse kohta ei väljenda ja hääletamist ei nõua, loetakse otsus vastuvõetuks ühehäälselt.

(9) Hääletustulemused loeb kokku ja teeb teatavaks istungi juhataja. Hääletustulemused kantakse linnavalitsuse istungi protokolli.

(1) Linnavalitsuse istungeid protokollib referent või teda asendav ametnik.

(2) Istungi protokoll vormistatakse 7 tööpäeva jooksul istungi toimumisest arvates.

(3) Protokolli kantakse istungi toimumise aeg ja koht, osavõtjate nimed, arutlusel olnud küsimused, nende kohta esitatud ettepanekud ja vastuvõetud otsused, hääletustulemused, kui küsimus otsustati hääletamise teel, ning otsustajate või küsimuste algatajate eriarvamused.

(4) Linnavalitsuse istungi protokollile kirjutab kõigepealt alla protokollija, seejärel istungi juhataja.

(5) Protokollid säilitatakse elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis.

(6) Linnavalitsuse istung võidakse helisalvestada. Helisalvestised on asutusesiseseks kasutamiseks ja neid kasutatakse linnavalitsuse istungi protokolli koostamiseks. Helisalvestisi ei ole lubatud kopeerida.

(1) Linnavalitsuse istungil vastuvõetud õigusaktid vormistab referent hiljemalt 2 tööpäeva jooksul istungi toimumisest arvates.

(2) Kui linnavalitsuse poolt vastuvõetud eelnõus on keelelisi või normitehnilisi puudusi, parandatakse need enne allakirjutamist eelnõu sisu muutmata kantseleis kokkuleppel eelnõu koostajaga. Juhul kui linnavalitsuse õigusakti eelnõus tehakse linnavalitsuse istungil muudatusi, siis saadab referent istungil muudetud eelnõu enne allkirjastamist täiendavale kooskõlastamisele istungil määratud isikutele.

(3) Linnavalitsuse õigusakt esitatakse digitaalselt allkirjastamiseks kõigepealt linnasekretärile ja seejärel linnapeale või vastavalt neid istungil asendanud isikule.

(1) Linnavalitsuse õigusaktid avalikustatakse ja need jõustuvad Pärnu linna põhimääruses sätestatud korras.

(2) Avalikustamisele ei kuulu juurdepääsupiiranguga korraldused avaliku teabe seaduse alusel.

(1) Kantselei väljastab linnavalitsuse määrused ja korraldused hiljemalt 2. päeval pärast allakirjutamist asjaomastele struktuuriüksustele ja teistele isikutele, kelle õigusi või kohustusi need puudutavad, eelnõu koostamisel dokumendihaldussüsteemis märgitud jaotuskava alusel.

(2) Linnavalitsuse korralduse menetlusosalisele teatavakstegemise korraldab kantselei. Linnavalitsuse korralduse teatavakstegemine toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras.

(3) Arvestust linnavalitsuse korralduste teatavakstegemise kohta peetakse kantseleis. Juhul kui linnavalitsuse korralduse teeb teatavaks osakond, edastab osakond viivitamatult andmed korralduse teatavaks tegemise kohta kantseleile.

(4) Linnavalitsuse istungi protokolli märgitav otsus tehakse asjaomastele struktuuriüksustele ja teistele isikutele teatavaks protokolli väljavõttena, mis sisaldab istungi toimumise aega ja kohta ja vastava päevakorrapunkti arutelu ja tehtud otsust.

(5) Kantseleist väljastatavate linnavalitsuse õigusaktide ja linnavalitsuse istungi protokollide ning nende väljavõtete õigsus kinnitatakse linnavalitsuse asjaajamisjuhendi kohaselt.

Linnavalitsuse õigusaktis ilmse ebatäpsuse parandamiseks haldusmenetluse seaduse § 59 alusel tehakse parandus õigusaktis, parandusele kirjutavad alla linnapea ja linnasekretär. Pärast paranduse tegemist vormistatakse õigusakt uuesti korrektse tekstiga ja allkirjastatakse esialgsete allakirjutajate poolt. Referent teeb õigusakti parandamise teatavaks õigusakti ärakirja saanutele.

(1) Linnavalitsus võib oma pädevuses olevate üksikküsimuste läbitöötamiseks moodustada komisjone.

(2) Linnavalitsuse sisemiste üksikküsimuste lahendamiseks moodustatud komisjoni koosseisu kinnitab linnapea või tema poolt volitatud isik. Muudel juhtudel kinnitab komisjoni koosseisu linnavalitsus.

(1) Komisjoni põhimääruse kinnitab linnavalitsus.

(2) Komisjoni põhimääruses märgitakse

1) komisjoni ülesanded;

2) komisjoni töökord;

3) komisjoni teenindav linnavalitsuse struktuuriüksus;

4) vajadusel komisjoni finantseerimise allikad.

(3) Komisjonil ei pea olema põhimäärust, kui komisjoni ülesanded ja komisjoni teenindav struktuuriüksus on sätestatud muus õigusaktis.

(1) Komisjoni töövorm on koosolek.

(2) Komisjoni koosolek protokollitakse. Protokolli kantakse koosoleku toimumise aeg ja koht, osavõtjate nimed, arutlusel olnud küsimused, nende kohta esitatud ettepanekud ja vastuvõetud otsused, hääletustulemused, kui küsimus otsustati hääletamise teel, ning otsustajate või küsimuste algatajate eriarvamused. Komisjoni liikmetel on õigus lisada protokollile oma kirjalik eriarvamus.

(3) Komisjoni materjalid säilitab arhiivile üleandmiseni komisjoni teenindanud struktuuriüksus.

Kui komisjonile pandud ülesanded on täidetud ja eesmärk saavutatud loetakse komisjoni tegevus lõppenuks. Kui vajadust komisjoni tegevuse järele enam ei ole, otsustab komisjoni lõpetamise komisjoni moodustaja.

Pärnu Linnavolikogu 17. juuni 2010 määrus nr 23 „Pärnu Linnavalitsuse töökord“ tunnistatakse kehtetuks

Määrus jõustub 1. oktoobril 2012.