Harku vallakantselei põhimäärus

(1) Harku vallakantselei (edaspidi vallakantselei) on Harku Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) struktuuriüksus, mille eesmärk on korraldada asutuste asjaajamist, õigusalast tegevust, personalitööd, infotehnoloogia alast tegevust ja täita muid vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud kohaliku omavalitsuse ülesandeid.

(2) Vallakantseleil võib olla vallavalitsuse üldplangi alusel moodustatud plank, mis sisaldab nimetusi “HARKU VALLAVALITSUS” ja “VALLAKANTSELEI” ning Harku valla vapi kujutist.

(3) Vallakantseleil võib olla sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille äärel on tekst “HARKU VALLAVALITSUS VALLAKANTSELEI” ja keskel valla vapi kujutis. Pitsatit kasutatakse osakonnale esitatavate dokumentide ärakirjade ja väljavõtete ametnikult kinnitamiseks ning vallakantselei poolt peetavate automatiseeritud andmekogude väljatrükkide ametlikuks kinnitamiseks, samuti tööraamatutesse ja teenistuslehtedele tehtavate kannete kinnitamiseks.

Vallakantselei tegevusvaldkonnad on

1) vallavalitsuse õigusalase tegevuse korraldamine;

2) asjaajamise korraldamine ja arendamine;

3) personalipoliitika väljatöötamine ja elluviimine ning personalitöö korraldamine;

4) infotehnoloogia alase tegevuse korraldamine;

5) vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud ülesannete täitmine.

Vallakantselei täidab vallavalitsuse õigusalase tegevuse korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) õigusaktide ja muude dokumentide eelnõude koostamine, kui selles käsitletavad küsimused ei ole teise struktuuriüksuse tegevusvaldkonnas või on õiguslikult keerulised;

2) arvamuse andmine õigusaktide ja muude dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja normitehnika nõuetele ning ettepanekute tegemine eelnõude vastavusse viimiseks seaduste ja nõuetega;

3) vallavalitsuse õigusaktide avaldamise ja avalikustamise korraldamine;

4) arvamuse andmine vallavalitsuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste poolt sõlmitavate lepingute projektide ja koostatavate dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja ettepanekute tegemine nende seadusega vastavusse viimiseks;

5) vallavanema, vallavalitsuse liikmete ja vallavalitsuse teenistujate juriidiline nõustamine;

6) õigusaktides sätestatud ülesannete täitmise järelevalve ja läbiviidava teenistusliku järelevalve materjalide ettevalmistamine;

7) valla ja tema organite kohtus esindamise korraldamine ja kohtuasjade arvestuse pidamine.

Vallakantselei täidab asjaajamise korraldamisel ja arendamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse asjaajamiskorra, dokumentide loetelu ja muude asjaajamisalaste dokumentide eelnõude ettevalmistamine;

2) vallavalitsuse asjaajamise ja dokumentide arhiveerimise korraldamine ning ettepanekute tegemine vallavalitsuse teenindamiseks ja vallakantselei ülesannete täitmiseks asjaajamises vajalike infosüsteemide arendamiseks ja teenindamiseks;

3) vallavalitsuse dokumendiregistri pidamine;

4) vallavalitsuse istungite, nõupidamiste materjalide ning vallavalitsuse ja vallavanema õigusaktide tõestatud koopiate ning vallavalitsuse protokollide väljaandmise korraldamine;

5) vallavalitsuse istungite ja nõupidamiste ettevalmistamine ja korraldamine;

6) arhiivitöö korraldamine ning arhiivindust reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamise korraldamine;

7) digitaalsele asjaajamisele ülemineku koordineerimine;

8) valla teenistujate juhendamine asjaajamises ja arhiivitöös;

9) valla teenistujate varustamine kantseleitarvetega.

Vallakantselei täidab personalipoliitika väljatöötamisel ja elluviimisel ning personalitöö korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse personalipoliitika väljatöötamine ning selle elluviimise korraldamine;

2) personalidokumentide (personalialaste kordade, juhendite, eeskirjade, käskkirjade ja eelnõude) väljatöötamine ja koostamine;

3) personali värbamise ja valiku läbiviimine;

4) koolituste planeerimine ja korraldamine;

5) personali- ja puhkusearvestuse pidamine;

6) vallavalitsuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste nõustamine personalitöö alastes küsimustes.

Vallakantselei täidab infotehnoloogia alase tegevuse korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) valla asutuste ja hallatavate asutuste infotehnoloogia-alase arengu planeerimine;

2) vallavalitsuse infosüsteemide loomine, arendamine ja administreerimine;

3) vallavalitsuse hallatavate asutuste ühtse infotehnoloogilise struktuuri loomise ja arendamise korraldamine;

4) vallavalitsusele ja hallatavatele asutuste IT-tugiteenuse osutamine;

5) IT-vahendite ja tarvikute soetamise planeerimine ja korraldamine;

6) arvestuse pidamine olemasoleva riist-ja tarkvara üle; osalemine infosüsteemide, rakendustarkvara ja IT-teenuste riigihangete korraldamisel ja läbiviimisel;

7) vallavalitsuse tehnilise infoturbe korraldamine.

Vallakantselei täidab järgmisi vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud ülesandeid

1) vallavalitsuse nimel väärtegude kohtueelse menetluse korraldamine;

2) valla teenetemärgi taotluste menetluse korraldamine.

(1) Vallakantseleid juhib vallasekretär, kes allub vallavanemale.

(2) Vallakantselei koosseisu ja teenistujate arvu kinnitab Harku Vallavolikogu, kes võib delegeerida vallavalitsusele õiguse teha aasta jooksul muudatusi ametiasutuste struktuuris ja teenistujate koosseisus volikogu poolt kinnitatud teenistujate üldarvu ja palgafondi piirides.

(1) Vallasekretäri teenistusülesanded, õigused ja kohustused on sätestatud seaduses ja ametikoha ametijuhendis.

(2) Ametnike teenistusülesanded sätestatakse ametikoha ametijuhendis, töötajate teenistusülesanded töölepingus ja töökoha ametijuhendis.

(3) Ametijuhendi kinnitab vallavanem.

Vallakantseleil on õigus

1) saada teistelt osakondadelt, vallavalitsuse hallatavatelt asutustelt ja valla osalusega ühingutelt informatsiooni, dokumente, seadusandlikke akte ja muid dokumente, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks;

2) esindada vallavalitsuse või vallavanema ülesandel vallavalitsust oma tegevusvaldkonnas;

3) esindada vallavalitsuse või vallavanema korraldusel vallavalitsust valla osalusega ühingute nõukogudes ja juhatustes;

4) teha koostööd teiste riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja isikutega;

5) teha ettepanekuid oma ülesannete täitmiseks vajalike vahendite ja ressursside eraldamiseks ning komisjonide ja töörühmade moodustamiseks;

6) kaasata oma töösse vajadusel ja kokkuleppel vallavalitsusega teiste osakondade teenistujaid;

7) nõuda vallavalitsuse teistelt osakondadelt ja hallatavatelt asutustelt osakonnale pandud ülesannete lahendamiseks aruandeid, seletusi ja ettepanekuid;

8) teha ettepanekuid vallavalitsuse ja vallavolikogu istungite päevakorras olevate küsimuste kohta;

9) teha ettepanekuid valla arengukava, tegevuskava ja eelarve koostamiseks, muutmiseks või täiendamiseks.

Vallakantselei on kohustatud

1) täitma temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;

2) kasutama tema kasutuses olevat vara ja vahendeid efektiivselt ning heaperemehelikult;

3) tagama ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse ja hoidma riigisaladust;

4) edastama teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

5) tagama osakonna tegevusvaldkonda kuuluvates küsimustes kodanike vastuvõtu ja nõustamise ning teabenõuetele, selgitustaotlustele, märgukirjadele ja muudele avaldustele vastamise.

Vallakantselei ümberkorraldamine toimub vallavolikogu otsuse alusel.

(1) Määruse jõustumisel tunnistatakse kehtetuks

1) Harku Vallavalitsuse 17. veebruari 2009 määrus nr 7 „Harku vallakantselei põhimäärus“;

2) Harku Vallavalitsuse 26. aprilli 2011 määrus nr 9 „Ametikohtade loetelu väärteomenetluses osalemiseks“.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.