Kohtla-Järve Linnavolikogu ja Kohtla-Järve Linnavalitsuse liikmete teenistuslähetusse saatmise kord

Määrusega kehtestatakse Kohtla-Järve Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu) ja Kohtla-Järve Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) liikmete teenistuslähetusse saatmise, lähetustulemuste vormistamise ja lähetuskulude hüvitamise kord.

(1) Teenistuslähetus (edaspidi lähetus) on linnavolikogu või linnavalitsuse liikme saatmine kindlaksmääratud ajavahemikuks täitma teenistusülesannet või osalema koolitusel väljaspool alalise teenistuskoha asukohta. Linnavolikogu liige saadetakse lähetusse linnavolikogu esimehe korraldusel ja linnavalitsuse liige linnapea korraldusel.

(2) Lähetust välisriiki loetakse välislähetuseks.

(1) Lähetuse vormistamise alus on vormikohane lähetustaotlus (edaspidi taotlus, lisa 1), kuhu märgitakse lähetatava ees- ja perekonnanimi, ametinimetus, lähetuse aeg, sihtkoht ja asutus või üritus, kuhu lähetatakse. Kutse või muu alusmaterjali olemasolul lisatakse see taotlusele.

(2) Linnavolikogu liikme taotlus kooskõlastatakse linnavolikogu esimehega. Linnavalitsuse liikme taotlus kooskõlastatakse linnapeaga.

(1) Linnavolikogu liikme lähetus vormistatakse linnavolikogu esimehe käskkirjaga ja linnavalitsuse liikme lähetus linnapea käskkirjaga, milles märgitakse lähetatava nimi, ametinimetus, lähetuse aeg, sihtkoht, ülesanne ning lähetuskulude hüvitamise ulatus.

(2) Välislähetuse korral märgitakse käskkirjas ka asutus või üritus, kuhu lähetatu suunatakse, ning välislähetuse päevaraha määr.

(3) Linnavolikogu esimehe või linnapea lähetuse korral märgitakse üldjuhul käskkirjas ka tema asendaja.

(4) Üldjuhul vormistatakse käskkiri vähemalt kolm tööpäeva enne lähetuse algust.

(5) Linnavolikogu esimehe käskkirja valmistab ette ning käskkirja ja alusmaterjalid säilitab Kohtla-Järve Linnavolikogu Kantselei (edaspidi linnavolikogu kantselei). Linnapea käskkirja valmistab ette ning käskkirja ja alusmaterjalid säilitab Kohtla-Järve Linnakantselei (edaspidi linnakantselei).

(6) Lähetus vormistatakse kooskõlas käesoleva paragrahvi lõikes 5 nimetatud ametiasutuse asjaajamist ning raamatupidamisarvestust ja -aruandlust reguleerivates õigusaktides sätestatud nõuetega. Lähetusi võib vormistada elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

(1) Linnavolikogu liige esitab linnavolikogu esimehele ja linnavalitsuse liige linnapeale viie tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetustulemuste aruande (edaspidi aruanne, lisa 2).

(2) Aruandes nimetatakse lähetuse käigus toimunud olulised kohtumised ja arutusel olnud teemad, kontaktisikute andmed, lähetatu osalemine diskussioonides ja tema tehtud ettekannete või sõnavõttude teemad, edasise koostöö võimalused, kokkulepped, kaasatoodud materjalide loetelu ning nendega tutvumise võimalus, ja muu lähetuse käigus saadud vajalik tööalane informatsioon. Aruandes kajastatakse samuti lähetusega seotud kulud. Aruandele lisatakse lähetuses allakirjutatud lepingute, protokollide ning vajaduse korral muude materjalide koopiad.

(3) Linnavolikogu liikme aruande kinnitab linnavolikogu esimees ja linnavalitsuse liikme aruande linnapea.

(4) Lähetatule hüvitatakse lähetusega seotud dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ning lähetusülesande täitmisega seotud muud kulud ning makstakse välislähetuses viibimise aja eest päevaraha Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimustel ja korras.

(5) Aruanne koos sinna juurde kuuluva materjaliga säilitatakse vastavalt kas linnavolikogu kantseleis või linnakantseleis.