Saaremaa valla kalmistute andmekogu asutamine ja põhimäärus

(1) Määrusega asutatakse Saaremaa valla (edaspidi vald) ametiasutuse Saaremaa Vallavalitsuse (edaspidi ametiasutus) kalmistute andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.

(2) Andmekogu ametlik nimetus on „Saaremaa valla kalmistute andmekogu“.

(3) Andmekogu lühinimi on „SV-KALMU“.

Andmekogu pidamise eesmärk on Saaremaa valla hallatavate kalmistute haldaja ülesannete täitmiseks pidada arvestust kalmistule maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatside kasutajate kohta ning selle info avalikustamine kaardirakenduse kaudu.

(1) Andmekogu vastutav töötleja on ametiasutus.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist;

2) annab volitatud töötlejale juurdepääsu andmekogule ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ning andmete õigsuse üle;

5) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(1) Andmekogu volitatud töötleja on ametiasutuse hallatav asutus Saaremaa Haldus.

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele

1) esitab andmekogusse andmeid;

2) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat isikuandmetega seotud rikkumistest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

Andmekogu finantseeritakse valla eelarvest.

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Andmekogu logisid säilitatakse 6 kuud.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate ja vähemalt üks kord aastas arhiivikoopia tegemise. Arhiivikoopiaid säilitatakse 5 (viis) aastat.

(5) Andmekogu alusdokumentideks on kalmisturaamatud, hauaplatside kasutuslepingud ning taotlused.

(1) Andmeid kaitstakse

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.

(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed mõistliku aja jooksul.

(1) Kalmistu andmed

1) nimi;

2) mälestise registrinumber;

3) mälestise liik;

4) kvartal;

5) sektor.

(2) Hauaplatsi andmed

1) platsi kood;

2) platsi tüüp;

3) piire;

4) kohtade arv;

5) staatus;

6) mälestise liik;

7) mälestise registrinumber;

8) hauaplatsi foto.

(3) Maetud isiku andmed

1) eesnimi;

2) perekonnanimi;

3) isikukood;

4) sünniaeg;

5) surmaaeg;

6) matmisaeg;

7) usutunnistus (täitmine pole kohustuslik);

8) matmisviis;

9) kirstu või urni materjal;

10) staatus;

11) eelmine matmispaik;

12) surmatõendi või surmateatise number;

13) surmatõendi või surmateatise väljaandja;

14) surmatõendi või surmateatise väljaandja riik.

(4) Toimingu andmed

1) tüüp;

2) staatus;

3) kirjeldus;

4) kehtivuse alguse kuupäev;

5) kehtivuse lõpu kuupäev;

6) vormistaja;

7) lisafailid (lepingud).

(5) Hauaplatsi kasutaja või matja andmed

1) asutus;

2) registrikood;

3) eesnimi;

4) perekonnanimi;

5) isikukood;

6) telefoni suunakood;

7) telefon;

8) e-post;

9) välisriigi aadress (välisriigi kodanikud);

10) isikut tõendava dokumendi number ja kontakt (välisriigi kodanikud).

(1) Vastutav ja volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Andmekogusse esitavad andmeid matjad ja hauaplatside kasutajad Saaremaa valla taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi (SPOKU) kaudu. Esitatud taotlustest saadakse järgmised andmed

1) matja isikukood, eesnimi, perekonnanimi, kontaktandmed;

2) juriidilise isiku nimi, registrikood, kontaktandmed;

3) maetu isikukood, eesnimi, perekonnanimi, surmaaeg, surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja.

(3) Kultuurimälestiste registrist saadakse kalmistu või selle territooriumil asuvate mälestiste registreerimise numbrid.

Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

(1) Vastutav töötleja annab andmekogu volitatud töötlejale juurdepääsuõigused.

(2) Juurdepääsuõiguse saamiseks andmekogusse esitatakse vastutavale töötlejale taotlus, milles märgitakse

1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;

2) volitatud töötleja õiguste teostaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, e-posti aadress;

3) loetelu õigustest, mida on vaja andmete töötlemiseks.

(3) Vastutav töötleja teavitab juurdepääsuõiguste andmisest või sellest keeldumisest taotlejat viie tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

(1) Otsejuurdepääs on avalikule kalmistute kaardirakendusele, mille kaudu on võimalik tutvuda järgmiste andmetega

1) kalmistu andmed;

2) maetu eesnimi, perekonnanimi, sünniaeg, surmaaeg ja matmisaeg;

3) hauaplatsi andmed.

(2) Andmete subjekt esitab enda andmetest väljavõtte saamiseks sooviavalduse volitatud töötlejale.

(3) Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Volitatud töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab andmekogu vastutavale töötlejale taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(4) Andmete väljastamine on tasuta.

(5) Volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse alaliselt.

(2) Hauaplatsi omaniku või tema kontaktandmete muutumisel asendatakse andmed ja aegunud andmeid ei säilitata.

(3) Andmete andmekogusse kandmise alusdokumendid säilitatakse vastavalt ametiasutuse hallatavas asutuses kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.

Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Saaremaa Vallavalitsus.

(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.