Saaremaa valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Käesolev raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib Saaremaa Vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi vallavalitsus) ja vallavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi hallatav asutus) raamatupidamise korraldamist ja aruandlust.

(2) Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist ja aruandlust korraldatakse tsentraliseeritult vallavalitsuse raamatupidamistalituses (edaspidi raamatupidamine).

(3) Raamatupidamise ja aruandluse korraldamisel juhindutakse Eesti Vabariigi ja Saaremaa valla õigusaktidest ning eeskirjast.

(4) Raamatupidamises kasutatakse raamatupidamistarkvara PMen.

(5) Vara inventeerimisel kasutatakse inventeerimise tarkvara.

(6) Ostudokumentide, lähetusaruannete ja kuluhüvitiste aruannete töötlemisel kasutatakse elektroonilist menetlemiskeskkonda Envoice (edaspidi Envoice keskkond).

(7) Raamatupidamises kasutatakse rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusega nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ (edaspidi „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“) kehtestatud kontoplaani.

(1) Vallavara eest vastutavad isikud määratakse vallavanema käskkirjaga või lepitakse vastutus kokku halduslepingus. Kui vallavara eest varaliselt vastutavat isikut ei ole määratud, siis on selle vallavara eest varaliselt vastutav asutuse juht.

(2) Eletrooniliste maksekorralduste tegemise õigus antakse vallavanema allkirjastatud pangaga sõlmitavas lepingus.

(3) Sularaha hoidmise ja nõuetekohase arvestuse eest vastutab raamatupidaja, kes teostab kassaoperatsioone.

(4) Vallavalitsuse kuludokumentide kinnitamise õigus määratakse vallavanema käskkirjaga.

(5) Hallatava asutuse kuludokumentide kinnitamise eest vastutab asutuse juht. Kuludokumentide kinnitamise õigus on asutuse juhil või asutuse siseselt asutuse juhi poolt selleks määratud isikul.

(6) Eeskirjaga kehtestatud dokumentide esitamise ja dokumentide esitamise tähtaegadest kinnipidamise eest vastutavad hallatavate asutuste juhid, vallavara eest vastutavad isikud ja isikud, kellel on tulenevalt eeskirjast kohustus koostada ja esitada dokumente.

(1) Raamatupidamine koostab ja esitab konsolideeritud majandusaasta aruande lähtudes raamatupidamise seaduses ja Raamatupidamise Toimkonna juhendites toodud nõuetest aastaaruandele ning „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis“ sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis“ kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ette nähtud korras ja tähtaegadel.

(4) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.

(2) Majandusaasta aruandeid koos lisadega säilitatakse 10 aastat.

(3) Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente säilitatakse seitse aastat pärast kehtimise tähtaja möödumist.

(4) Finantstegevuse dokumentide loetelu ja säilitamise tähtajad kinnitatakse vallavanema käskkirjaga vallavalitsuse dokumentide loetelu koosseisus.

(1) Vallavalitsuse kulusid tegema volitatud isikud ja kuluhaldurid määratakse vallavanema käskkirjaga. Volitatud isik vastutab alaeelarve kulude tegemise õigsuse ja eelarve täitmise eest. Kuluhaldur jälgib alaeelarve täitmist. Hallatava asutuse volitatud isik on hallatava asutuse juht. Eeskirjas tähendab kuluhaldur edaspidi nii volitatud isikut kui ka kuluhaldurit.

(2) Kuluhaldur vastutab selle eest, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimate analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

(3) Raamatupidamise töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekannete ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise

1) kontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

2) maksetähtpäev;

3) tekkepõhine periood;

4) saaja andmed;

5) kas selle kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

6) kas kuluhaldur on ostutehingut kontrollinud ja kinnitanud.

(4) Iga algdokument peab olema kinnitatud kuluhalduri ja raamatupidamise töötaja poolt. Kuluhaldur ja raamatupidamise töötaja ei ole üks ja sama isik.

(5) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad kaks raamatupidamise töötajat. Ülekannet sisestav töötaja ja ülekannet aktsepteeriv töötaja ei ole üks ja sama isik.

(6) Tööülesannete jaotus on koostatud selliselt, et

1) ühte tegevust ei tee algusest lõpuni üks ja sama inimene;

2) töötajad oma tööülesannete täitmise käigus üksteist kontrollivad.

(1) Kassaoperatsioone vallavalitsuse raamatupidamises teostab raamatupidaja, kellele on pandud kassapidaja kohustused.

(2) Raha ja väärtpabereid hoitakse rahakapis (edaspidi seif). Juurdepääs rahakapi võtmele on kassapidajal ja rahandusteenistuse juhatajal või teda asendama määratud isikul.

(3) Rahakapis on keelatud hoida raha ja muid väärtusi (asju), mis ei kuulu vallavalitsusele.

(4) Sissemaksed kassasse dokumenteeritakse sissetulekuorderiga ja väljamaksed väljaminekuorderiga. Kassa sissetuleku ja väljamineku orderid nummerdatakse kronoloogilises järjekorras, alustades aasta algusest. Sissetulekuorderi allkirjastab kassapidaja. Väljaminekuorderi allkirjastavad raha saaja, kassapidaja ja rahandusteenistuse juhataja või pearaamatupidaja. Orderites ei ole lubatud teha parandusi.

(5) Väljamaksed kassast teostatakse algdokumentide alusel.

(6) Raha saatmiseks panka kasutatakse inkassatsiooni teenust. Raha viiakse panka üldjuhul üks kord kuus.

(1) Hallatavas asutuses ja teenuskeskuses võtab sularaha vastu töötaja, kelle tööülesanne see on, või kellele on pandud kassapidaja kohustus.

(2) Raha hoitakse lukustatavas kapis või seifis. Juurdepääs rahakapi võtmele on kassaoperatsioone teostaval isikul ja hallatava asutuse või teenuskeskuse juhil.

(3) Rahakapis on keelatud hoida raha ja muid väärtusi (asju), mis ei kuulu Saaremaa vallale ja ei ole selle hallatava asutuse või teenuskeskuse valduses.

(4) Hallatava asutuse kassas hoitava sularaha ülempiir on kaks tuhat (2000) eurot.

(5) Sularaha vastuvõtmise dokumenteerimiseks hallatavates asutustes ja teenuskeskustes väljastatakse raamatupidamisest nummerdatud sularaha-arved, kogumislehed või pääsmed. Arvestust nummerdatud plankide üle peab raamatupidaja vastavas andmikus.

(6) Sularaha vastuvõtmine dokumenteeritakse raamatupidamisest väljastatud nummerdatud sularaha-arvetega, mille originaaleksemplar antakse raha saamisel maksjale. Ühetaoliste maksete kogumiseks võib kasutada nummerdatud sularaha kogumislehte. Kogumisleht on sularaha kogumise aruanne, mis muuhulgas peab sisaldama maksja nime, teenuse või kauba nimetust ja makstavat rahasummat.

(7) Raha sissetuleku arvestamise dokumentides ei ole lubatud teha parandusi. Rikutud dokument kriipsutatakse läbi ühe diagonaaljoonega ja mõlemad eksemplarid tuuakse raamatupidamisse.

(8) Kui hallatavas asutuses kasutatakse sularahatehingute vormistamiseks kassaaparaati, peab hallatava asutuse juht tagama, et kassaaparaat on seadistatud nõuetekohaselt ja annab tõese informatsiooni teostatavatest toimingutest (muuhulgas sularahamüük, kaarditoimingud, sisse- ja väljamaksed, kassajääk).

(9) Kassasse raha sissemaksmist tõendav dokument (edaspidi tšekk) väljastatakse kliendile kassaaparaadist tehingu toimumisel.

(10) Kui tekib vajadus tšeki kustutamiseks (näiteks kliendil puudub raha ostu eest tasumiseks), teostatakse see toiming mõne teise töötaja juuresolekul ning tšeki tagaküljele kirjutatakse kustutamise põhjus. Mõlemad kustutamise juures viibinud töötajad annavad tšekile oma allkirja. Tšekk esitatakse koos muude sularaha vastuvõtmise dokumentidega raamatupidamisele.

(11) Päeva lõpetamisel kohe teostamata jäänud parandused tehakse ainult hallatava asutuse juhi või teda asendama määratud isiku juuresolekul enne päeva lõpetamise toiminguid. Parandustšeki tagaküljele kirjutatakse paranduste tegemise põhjus ja tšekile annavad allkirja kassapidaja ja hallatava asutuse juht või teda asendama määratud isik.

(12) Sularaha väljamaksmine kassaaparaadist toimub päeva lõpetamisel.

(13) Kassatehinguid tõendav päevaaruanne väljastatakse kassaaparaadist pärast väljamakse tegemist. Kassatehinguid tõendavad päevaaruanded, millest nähtub sularaha jääk kassas päeva alguses, sissetulekud, väljaminekud ja sularaha jääk kassas päeva lõpus, esitatakse raamatupidamisse sularaha viimisel panka või vallavalitsuse kassasse.

(14) Kassasse jäetud raha hoiustatakse päeva lõpus seifi.

(15) Hallatava asutuse juht või tema määratud töötaja teatab raamatupidamisele kirjalikult raha jäägi asutuse kassas kuu viimase kuupäeva seisuga.

(16) Kuressaare Kultuurivara müüb etenduste ning ürituste pileteid Piletimaailma või Piletilevi müügisüsteemi vahendusel. Müügisüsteemist trükitud aruanded esitatakse raamatupidamisse hiljemalt iga kuu viimase päeva seisuga järgmise kuu esimesel tööpäeval.

(17) Sularaha vastuvõtmine üritustel dokumenteeritakse nummerdatud pääsmetega, mis väljastatakse raamatupidamisest. Hallataval asutusel on lubatud kasutada tema jaoks kujundatud pääsmeid (s.h käepaelu), kui need on nummerdatud ja asutuses on tagatud arvestus plankide üle.

(18) Müüdud pääsmete ja käepaelte kohta koostatakse aruanne, kuhu märgitakse ürituse nimi ja toimumise aeg, müüdud pääsmete ja käepaelte numbrid, kogus ja summa.

(19) Hallatava asutuse kassasse laekunud sularaha viiakse teenuskeskuse või vallavalitsuse kassasse või makstakse panka vastavalt lubatud sularaha hoidmise ülempiiri täitumisele. Hallatav asutus annab sularaha-arvete koopiad või kogumislehed üle raha sisse maksmisel vallavalitsuse või teenusekeskuse kassasse või toob need dokumendid raamatupidamisse pärast raha viimist panka.

(20) Teenuskeskuse kassasse laekunud sularaha kohta koostab vastutav isik kassa aruande ning viib sularaha vastavalt vajadusele panka või vallavalitsuse kassasse. Vastutav isik esitab kassaaruande koos sularaha vastuvõtmise dokumentidega iga kuu lõpus raamatupidajale, kes sisestab kanded raamatupidamistarkvarasse ning kontrollib lisatud aruanded ja raha vastuvõtmise dokumendid.

(21) Sularahas sotsiaaltoetuste maksmiseks antakse avanssi vastutavale isikule (sotsiaaltoetustega tegelevale teenistujale), kes esitab raha kasutamise kohta aruande kuu viimase kuupäeva seisuga. Aruandele peavad olema lisatud sotsiaaltoetuste väljamaksulehed.

(22) Hallatava asutuse kassasse laekunud sularaha arvelt on keelatud väljamaksete tegemine.

Tehingute dokumenteerimine ja dokumendikäive toimub vastavalt järgmisele tabelile: Tehing Algdokument Koostamise aeg Koostaja/allkirjastaja Märkused Laekumised vallavalitsuse kassasse Tarkvaras vormistatud kassa sissetuleku order, mis koosneb orderist ja kviitungist. Koostatakse ühes eksemplaris. Pärast raha vastuvõtmist maksjalt antakse täidetud kviitung maksjale

Kohe, raha kassasse laekumisel Raamatupidaja kassapidaja kohustes Orderile märgitakse selle koostamise alus ja loetletakse lisatud dokumendid Laekumised hallatava asutuse kassasse või teenus-keskuse kassasse Raamatupidamisest välja antud nummerdatud sularaha-arved või kogumisleht. Raha vastuvõtmisel antakse maksjale sularahaarve originaaleksemplar või võetakse maksja allkiri kogumislehele. Kohe, raha kassasse laekumisel Hallatava asutuse või teenuskeskuse ametnik või töötaja, kelle tööülesanne see on Dokumendile märgitakse selle koostamise alus ja loetletakse lisatud dokumendid Väljamaksed vallavalitsuse kassast Tarkvaras koostatud kassa väljaminekuorder Kohe, enne raha kassast välja maksmist Raamatupidaja kassapidaja kohustes. Enne raha välja-maksmist kinnitab väljaminekuorderi rahandusteenistuse juhataja või pearaamatupidaja Orderile märgitakse väljamakse alus ja loetletakse lisatud dokumendid Pangast või sularaha-automaadist raha toomine vallavalitsuse kassasse Kviitung sularahaautomaadist raha väljavõtmisel Raha saatmine vallavalitsuse kassast panka Raha saateleht Raha saatmise päeval Raamatupidaja kassapidaja kohustes Saatelehe üks eksemplar lisatakse saadetisele, teisele annab allkirja raha vastuvõtja (inkassatsioo-ni töötaja)

Sularahatehingute kohta koostatud väljatrükid on esitatud järgmises tabelis: Väljatrüki nimetus Sisu Hoidmine Tähtaeg/periood Kassaraamat Arvestuskuus valla kassasse laekumiste ja kassast väljamaksete koond Kabinetis Arvestuskuule järgneva kuu 3. kuupäeval/ arvestuskuu

(1) Raha hoitakse pangas arvelduskontodel.

(2) Pangast ülekannete teostamiseks kasutatakse internetipanka.

Raha arvestusega seotud dokumente säilitatakse järgmiselt: Toimiku nimi Säilitatavad dokumendid Toimiku periood Toimiku asukoht Vastutaja Kassa Kassaraamat, tehingute algdokumendid Aasta Kabinetis 2 aastat ja arhiivis 5 aastat Raamatupidaja kassapidaja kohustes

(1) Nõuete esitamise aluseks on koolieelse lasteasutuse seadus, huvikooli seadus, põhikooli- ja gümnaasiumiseadus, Saaremaa Vallavolikogu (edaspidi volikogu) ja Saaremaa Vallavalitsuse õigusaktid, vallavalitsuse ja hallatavate asutuste nimel sõlmitud lepingud ning muud vallavalitsuse või hallatava asutuse poolt esitatud andmed.

1) lapsevanemate poolt kaetav kohatasu ja lapse toidukulu lasteaias;

2) huvikooli õppetasu;

3) lapsevanemate poolt kaetav lapse toidukulu üldhariduskoolis;

4) tasulise ringi õppetasu üldhariduskoolis;

5) tulu ruumide rendist või kommunaalteenustelt;

6) hooldekodu kohatasu, tasu sotsiaalmajavõi päevakeskuse teenuse eest;

7) lastelaagri või muu ürituse osavõtutasu.

(2) Nõue tekib esitatud arve alusel. Arve saadetakse saajale e-arvena või e-postiga, e-posti aadressi puudumisel lihtkirjaga. Arved nummerdatakse kasvavalt aasta algusest koostamise järjekorras.

(3) Arvete vormistamisel järgitakse raamatupidamise seaduse ja käibemaksuseaduse nõudeid.

(4) Arvete koostamise õigsuse eest vastutab arve koostaja, arve aluseks olnud algandmete õigsuse eest vastutab lepingu aktsepteerija ja/või operatiivandmete esitaja.

(5) Lapse toidukulu päevamaksumuse määrab lasteaia hoolekogu koolieelse lasteasutuse seaduse alusel.

(6) Toiduraha arvestamise aluseks lasteaias on lasteaia esitatud kohalkäimise tabelid.

(7) Lasteaia kohatasu arvestamise aluseks on lasteaia direktori esitatud nimekirjad.

(8) Lapsevanema poolt tasutava toiduraha arvestamise aluseks üldhariduskoolis on üldhariduskooli esitatud nimekirjad.

(9) Huvikoolide ja üldhariduskoolide tasuliste ringide õppetasude arvestamise aluseks on huviharidusregistri andmed.

(10) Huvikoolide õppemaksust ning lasteasutuste lapsevanemate poolt kaetavast kohatasust osaline või täielik vabastamine toimub asutuse direktori käskkirjaga vastavalt vallas kehtestatud korrale.

(11) Muude tasude (sealhulgas mitteeluruumide rent) arvestamise aluseks on vallavalitsuse ja hallatavate asutuste nimel sõlmitud lepingud ning muud operatiivandmed.

(12) Huvikoolide õppetasu, lasteaia kohatasu ja lapsevanema poolt kaetava lapse toidukulu kohta koostatakse arved iga lapse kohta eraldi.

(13) Arved muude hallatava asutuse tasude kohta, mis on koostatud operatiivandmete alusel, saadetakse ostjale või tellijale hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast andmete jõudmist raamatupidamisse.

(14) Hallatava asutuse juhtidele ja vallavalitsuse teenistujatele, kelle teenistuskohustuste hulka kuulub nõuete menetlemine, esitatakse informatsioon võlgnevuste kohta iga kuu 25. kuupäevaks.

(15) Esitatud nõuete tasumise tähtaeg on vähemalt 14 kalendripäeva.

(16) Kui nõue ei laeku määratud tähtajaks ja esitatakse juba järgmise perioodi arve, lisatakse arvele meeldetuletus eelneva perioodi võla kohta.

(17) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse kreeditarvega, millele märgitakse krediteeritava arve number ja kuupäev.

Nõuete arvestuse dokumenteerimine ja dokumendikäive toimub vastavalt esitatud tabelile

Tehing Algdokument, mille alusel arve esitatakse Algdokumendi koostaja / allkirjastaja Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Arve koostamise ja esitamise aeg Mitteeluruumide rent, kasutatud kommunaal-teenused Rendilepingud, arvestused kommunaalteenuste kohta arvestuskuule eelneva kuu eest Majandus- ja haldusosakond / hallatav asutus Lepingu koopia kohe pärast lepingu sõlmimist Hiljemalt arvestuskuu 14. kuupäev Haridusteenuse kasutamine teiste omavalitsusüksuste poolt Nimekirjad Haridus- ja noorsootöö osakond 11. kuupäev Hiljemalt arvestuskuu 14. kuupäev Hallatava asutuse tasuliste teenuste hinnakiri Korraldus Saaremaa Vallavalitsus Vahetult pärast hinnakirja kehtestamist Muude teenuste osutamine või kaupade müük Otsused, teatised, lepingud ja muud operatiivandmed Teenuse osutaja/ kauba müüja Andmed raamatupida-misele kohe pärast tehingut või koondina arvestuskuule järgeva kuu 1. tööpäeval Vastavalt nõude tekkimisele Lasteaialaste kohatasu arvestus Lasteaialaste nimekiri Lasteaia direktor August-september, hiljem muudatused jooksvalt Hiljemalt arvestuskuu 10. kuupäev Lasteaia kohatasu soodustuse saajate arvestus Nimekiri Lasteaia direktor 10. september, hiljem jooksvalt vastavalt soodustuse tekkele Lasteaia toidukulu päevamaksumuse arvestus Hoolekogu otsus Lasteaia direktor Vahetult pärast käskkirja andmist Lasteaia toiduraha arvestus Tabel lasteaialaste kohalkäimise kohta Lasteaia juhataja Andmed imporditakse PMeni lasteaedade infosüsteemist ELIIS hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 8. kuupäevaks Esitatakse lapsevanemale hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 10. kuupäeval Huvikoolide tasud Huviharidusregistri andmed Iga kuu 9. kuupäeval Esitatakse lapsevanemale hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 10. kuupäeval Huvikooli õppemaksust vabastatute arvestus Huvikooli juhi käskkiri õppemaksust vabastatute kohta Huvikooli juht Vahetult pärast käskkirja andmist Üldhariduskoolide toiduraha arvestus Nimekirjad õpilaste ja töötajate toidukordade kohta Kooli töötaja, kelle tööülesandeks see on Hiljemalt 2. tööpäeval Esitatakse lapsevanemale hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 10. kuupäeval

Hallatava asutuse tasude arvestusega seotud dokumendid säilitatakse elektrooniliselt (taasesitamist võimaldavas vormis) või väljatrükina järgmiselt

Toimiku nimi Säilitatavad dokumendid Toimiku periood Toimiku asukoht Vastutaja Hallatava asutuse tasude arvestamise dokumendid Nimekirjad, arvelduste koondid Aasta Kabinetis 1 aasta ja arhiivis 6 aastat või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Raamatupidaja Käibemaksu arvestus Arvestuse aluseks olevad väljatrükid raamatupidamisprogrammist Aasta Kabinetis 1 aasta ja arhiivis 6 aastat või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Raamatupidaja

(1) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aasta lõpus. Iga nõude laekumise tõenäosust hinnatakse individuaalselt. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevad kui ka bilansipäeva järgsed kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolud, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(2) Raamatupidaja saadab võlgnikele meeldetuletused. Kui võlgnik ei tasu võlgnevust ega võta ühendust maksegraafiku koostamiseks, saadab raamatupidaja uue meeldetuletuse, milles antakse võlgnikule võlgnevuse tasumise tähtaeg ja antakse teada, et mittetasumisel võidakse anda võlgnevus menetlemiseks inkassoettevõtjale.

(3) Nõue tunnistatakse lootusetuks, kui tulemusi ei ole andnud inkassomenetlus või kui ostjale on välja kuulutatud pankrot või likvideerimine ning esitatud nõuet ei rahuldata või kui ilmnevad asjaolud, mis muudavad nõude laekumise ebatõenäoliseks, või kui ostjat ei leita. Nõude lootusetuks tunnistamine toimub vastavalt Saaremaa valla vallavara valitsemise korrale.

(4) Lähtudes olulisuse printspiibist annab raamatupidamine inkassoettevõtjale menetlemiseks nõuded, mille summa on vähemalt 10 eurot. Juhul, kui inkassomenetlus ei anna tulemusi, esitab raamatupidamine vähemalt 300 euro suuruse nõude vallavalitsuse juristile maksekäsu kiirmenetluse avalduse esitamiseks.

(1) Volikogu liikmete, Saaremaa Vallavalitsuse liikmete, vallavalitsuse teenistujate ja vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajate (edaspidi kõik koos teenistujate) teenistus- või töölähetusse (edaspidi lähetusse) saatmise ja lähetuskuluaruannete esitamise kord on sätestatud volikogu ja vallavalitsuse õigusaktidega.

(2) Teenistuja saadetakse lähetusse vallavanema või muu selleks volitatud isiku või hallatava asutuse juhi käskkirjaga vähemalt kaks tööpäeva enne lähetuse algust.

(3) Lähetusse saadetule makstakse tema soovi korral avanssi ligikaudsete lähetuskulude ulatuses. Käskkiri lähetuskulude avansi maksmise kohta peab olema antud ja esitatud raamatupidamisele hiljemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust.

(4) Lähetatule hüvitatakse majutuskulud, sõidukulud (ühistranspordi kulud) ja muud lähetusega seotud kulud kuludokumentide alusel.

(5) Lähetusse saatja võib lubada teenistujal minna lähetusse isikliku sõiduautoga, kui see on põhjendatud. Sel juhul tuleb lähetuskorralduses märkida kütuse hüvitamise viis (kuludokumendi alusel või sõidupäeviku alusel).

(6) Lähetuse kulude aruanne esitatakse Envoice keskkonnas hiljemalt kolmandal tööpäeval pärast lähetusest naasmist elektrooniliselt. Aruanne sisaldab

1) kuludokumente;

2) käskkirja lähetusse saatmise kohta;

3) vajaduse korral pardakaarte (välislähetuse korral) ja muid lähetusega seoses koostatud dokumente;

4) saadud avansi summat.

(7) Lähetuskulu makstakse välja kinnitatud lähetuse aruande alusel. Lähetuskulu, millest on maha arvatud saadud avanss, kantakse aruandva isiku arveldusarvele. Kasutamata jäänud avanss tuleb tagastada hiljemalt lähetusele järgneval tööpäeval.

(8) Siselähetuse aruannet ei pea esitama, kui lähetuskulusid ei tekkinud.

(1) Majanduskulu makstakse välja volikoguga, vallavalitsusega või hallatava asutusega teenistus- või töösuhtes olevale või nende sõlmitud töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötavale või teenust osutavale füüsilisele isikule.

(2) Majanduskulude hüvitamise aluseks on Envoice keskkonnas elektrooniliselt esitatud majanduskulude aruanne, millele lisatakse kuludokumendid.

(3) Raamatupidamisele esitatav ja väljamaksmisele kuuluv kuludokument ei või olla vanem kui üks kalendrikuu.

(4) Majanduskulude aruandes kirjeldatakse täpselt kulu vajadus (ürituse, mille tarvis kulu tehti, sisu, toimumise aeg, kulu eesmärk). Sõidukulude hüvitamisel näidatakse aruandes sõidu kuupäev, sõidu eesmärk, marsruut ja läbitud kilomeetrid. Sõiduki kütuse kuludokumendi kuupäev ei tohi erineda ürituse toimumise kuupäevast üle viie kalendripäeva.

(5) Isikutele, kes töötavad või osutavad teenust võlaõigusliku lepingu alusel, hüvitatakse ainult need kulud ja sellisel määral, mis on lepingus kokku lepitud.

(6) Majanduskulude avanss antakse välja volikogu esimehe, vallavanema või hallatava asutuse juhi kirjaliku korralduse alusel ning vormistatakse kassa väljaminekuorderiga või kantakse avansisaaja arveldusarvele.

(7) Avansi kasutamisel esitatakse raamatupidamisele majanduskulude aruanne koos kuludokumentidega ülesande täitmisele järgneval tööpäeval ning tagastatakse kasutamata jäänud osa avansist. Kui saadud avanssi kasutatakse pikema perioodi jooksul, tuleb esitada aruanne hiljemalt kuu viimase päeva seisuga.

(8) Ülesande muutmisel või täitmatuks osutumisel tagastatakse avanss raamatupidamisele järgmisel tööpäeval.

(9) Kinkekaardi soetaja esitab allkirjastatud aruande raamatupidamisele hiljemalt viiendal tööpäeval pärast kinkekaardi üleandmist. Aruandesse tuleb märkida kinkekaardi number, kellelt see on soetatud, kinkekaardi väärtus, selgitus, millisel eesmärgil kinkekaart üle antakse, üleandja ja vastuvõtja nimi, üleandmise kuupäev ning kinkekaardi üleandja kinnitus kinkekaardi üleandmise kohta. Raamatupidamine lisab aruande Envoice keskkonda kinkekaardi arve juurde.

(1) Vallavara on Saaremaa valla kui avalik-õigusliku isiku omandis olevad kinnis- ja vallasasjad ning valla rahaliselt hinnatavad õigused ja kohustused.

(2) Vallavara valitsejad on määratud vallavara valitsemise korda käsitlevas volikogu määruses. Vallavara valitsejaks määratud asutust esindab asutuse juht või selleks volitatud isik.

(3) Vallavara eest vastutav isik määratakse vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjaga. Vallavara eest vastutavad isik kinnitab vara vastutavale hoiule või kasutusele võtmist oma allkirjaga vara arvele võtmise aktil. Kui vallavara eest varaliselt vastutavat isikut ei ole määratud, siis on selle vallavara eest varaliselt vastutav asutuse juht.

(4) Vallavara eest vastutavad isikud teavad vara asukohta, informeerivad raamatupidamist vara hävimisest ning osalevad oma vastutaval hoiul oleva vara inventuuris. Vallavara eest vastutav isik vastutab vara olemasolu ning sihipärase ja heaperemeheliku kasutamise ning säilimise eest.

(5) Vara arvestatakse vara gruppide, tegevusalade, hallatavate asutuste ja vallavara eest vastutavate isikute lõikes.

(6) Vara mahakandmise või üleandmise algatab vara eest vastutav isik või inventuurikomisjon ja selle otsustab vallavara valitseja.

(7) Kui varaliselt vastutav isik lahkub teenistusest või töölt, siis teavitab varaliselt vastutava isiku vahetumisest vallavalitsuse personalitöötaja või hallatava asutuse juht väike- ja põhivaradega tegelevat raamatupidajat vähemalt viis tööpäeva ette. Raamatupidaja vormistab vajaduse korral varade üleandmise-vastuvõtmise akti. Personalitöötaja või hallatava asutuse juht vastutab selle eest, et varad saavad õigeaegselt üle antud ning varade üleandja ja vastuvõtja allkirjastavad varade üleandmise-vastuvõtmise akti. Vara üleandmisel-vastuvõtmisel trükitakse raamatupidamistarkvarast vara üleandmise-vastuvõtmise akt.

Tooraine ja materjalid kajastatakse kuluna soetamisel. Tooraine ja materjalide liikumise kohta raamatupidamises koguselist arvestust ei peeta. Tooraine ja materjalide koguselist arvestust korraldab vallavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht.

(1) Müügiks ostetud kaubad kajastatakse kuluna soetamisel. Müügiks ostetud kaupade liikumise kohta raamatupidamises koguselist arvestust ei peeta.

(2) Müügiks ostetud kaupade koguselist arvestust korraldab vallavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht.

(1) Tsentraliseeritud korras edasiandmiseks soetatud varudena käsitletakse Saare Maakonna Keskraamatukogu ostetud raamatuid koos käibemaksuga summas kuni Saare maakonna teiste valdade (Muhu ja Ruhnu) raamatukogudele üleandmiseni.

(2) Varude väljaminek Saare maakonna teiste valdade raamatukogudele kajastatakse akti ja müügiarvete alusel raamatute kogusummas.

(3) Saare Maakonna Keskraamatukogu kasutusse jäävad raamatud kajastatakse kuluna komplekteerimise osakonna õiendi alusel. Eraldi tuuakse välja arvestuslik käibemaks, mis kantakse käibemaksu kuluks.

(4) Aasta lõpuks tsentraliseeritud korras edasiandmiseks soetatud varude kontole jääki ei jää.

(1) Väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus ilma käibemaksuta on väiksem kui „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis“ kehtestatud põhivara kapitaliseerimise alampiir ja mille kasutusiga on üle ühe aasta. Väikevara soetusmaksumus kajastatakse kuluna soetamise hetkel.

(2) Väikevara kohta peetakse bilansivälist arvestust. Väikevara arvestatakse bilansiväliselt vallavalitsuse, hallatavate asutuste ja vallavara eest vastutavate isikute lõikes.

(3) Hallatavate asutuste väikevara bilansivälisele arvele võtmise aluseks on hallatava asutuse kuluhalduri või selleks volitatud isiku või väikevarade arvestusega tegelema määratud isiku vastavasisuline e-postiga saadetud märgukiri raamatupidajale, kelle tööülesannete hulka kuulub varade arvestus.

(4) Vallavalitsuses toimub uute, kalendriaasta jooksul soetatud väikevarade fikseerimine aastainventuuri käigus vastutavate isikute lõikes. Vara arvele võtmise aluseks on soetusdokument, vara üleandmise-vastuvõtmise või inventeerimise akt.

(5) Bilansivälisele varale, mille üle peetakse arvestust raamatupidamise tarkvaras, paigaldatakse koodisilt. Kui koodisilti ei ole võimalik paigaldada esemele (riided jm), kleebitakse koodisilt kohta, kus esemeid hoitakse, või paberile ja kirjutatakse juurde vara nimetus. Paber koodisiltidega on vastutava isiku käes. Ülejäänud väikevara (muuhulgas mänguasjad, toidunõud, voodipesu, raamatud) üle peab arvestust iga hallatav asutus vastavalt asutuses kehtestatud korrale. Varade inventeerimine käigus on inventuurikomisjonil õigus kontrollida asutuses peetavat väikevara arvestust.

(6) Väikevarade arvele võtmise käigus omistatakse igale varaobjektile seitsmekohaline inventarinumber.

(7) Mitte harvem kui üks kord aastas imporditakse muudatused raamatupidamise tarkvarast inventeerimise tarkvarasse ja trükitakse välja uute varade koodisildid, mis paigutatakse varadele.

(8) Koodisildil on kirjas asutuse nimi, joonkood ja koodile vastav inventarinumber.

(9) Väikevara üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastavad vara vastuvõtja ja vara üleandja. Vajaduse korral viiakse läbi vara inventuur ja selleks moodustatakse inventuurikomisjon Sel juhul allkirjastavad akti ka inventuurikomisjoni liikmed.

(10) Väikevara utiliseeritakse või hävitatakse, kui see ei ole enam vajalik, seda ei ole võimalik võõrandada ning selle säilitamine on ebaotstarbekas.

(11) Väikevara mahakandmisel koostatakse akt, mille kohustuslikud rekvisiidid on akti number ja kuupäev, mahakandmisele kuuluva vara inventarinumber ja täpne nimetus, koosseis ja lühiiseloomustus, soetusmaksumus (kui see on teada), kõlbmatuks muutumise põhjused, objektiga seotud rahalised õigused ja kohustused ning muud olulised andmed.

(12) Väikevara mahakandmise ja/või üleandmise-vastuvõtmise akti valmistab ette raamatupidaja, kelle tööülesannete hulka kuulub varade arvestus.

(13) Väikevara mahakandmise akti kinnitab vara valitseja.

Tarkvara väljatrükid varade arvestusest on esitatud järgmises tabelis: Väljatrükk Hoidmine Tähtaeg/periood Lugemislehed Vara nimestik raamatupidamise seisuga, kuhu inventuuri käigus märgitakse tegelikud andmed ning komisjoni ettepanekud Kabinetis, asutuste või varaliselt vastutavate isikute kaupa Inventuuri kuu-

päeva seisuga

Varude arvestusega seotud dokumente säilitatakse järgmiselt: Toimiku nimi Säilitatavad dokumendid Toimiku periood Toimikute asukoht Vatutaja Lugemislehed Varade lugemislehed materiaalselt vastutavate isikute lõikes 1 aasta

6 aastat Kabinetis või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Raamatupidaja

(1) Kinnisvarainvesteeringuna kajastatakse maa või hoone või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses.

(2) Põhivara kajastamise aluseks kinnisvarainvesteeringute grupis on valla ja rendile võtja vahel sõlmitud rendileping.

(3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuse meetodil.

(1) Materiaalne põhivara on materiaalne vara, mida kasutatakse toodete tootmisel, teenuste osutamisel või halduseesmärkidel ja mida kavatsetakse kasutada pikema perioodi jooksul kui üks aasta ja mille soetusmaksumus ilma käibemaksuta on vähemalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis kehtestatud põhivara kapitaliseerimise alampiir.

(2) Materiaalse põhivara koosseisu kuuluvad muuhulgas maa ja hooned ja nendega seotud õigused (hoonestusõigus).

(3) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(1) Immateriaalne põhivara on füüsilise substantsita vara, mida kasutatakse toodete tootmisel, teenuste osutamisel või halduseesmärkidel ja mida kavatsetakse kasutada pikema perioodi jooksul kui üks aasta.

(2) Immateriaalse põhivara koosseisu kuuluvad muuhulgas riistvarast sõltumatu tarkvara, litsentsid, kasutusõigused ja muud sarnased varad.

(1) Põhivara võetakse arvele järgmiste dokumentide alusel

1) ostuarve alusel koostatud arvele võtmise akt, mille kinnitab isik, kes on määratud vara eest vastutajaks. Akti kohustuslikud rekvisiidid on arvele võtmise kuupäev, vara nimetus ja kasulik eluiga;

2) notariaalakt või lihtkirjalik leping;

3) ehituslepingu alusel ehitatud/rekonstrueeritud objekti arvele võtmise akt, mille kohustuslikud rekvisiidid on akti number ja kuupäev, põhivaraobjekti nimetus ja asukoht, ehituse töövõtulepingu number, kuupäev, osapooled, lepingu hind, sisu, põhivaraobjekti hinnanguline eeldatav kasulik eluiga ja arvele võtmise kuupäev ning amortisatsiooninorm. Akti kohustuslikud lisad on kuluhalduri poolt kinnitatud kuludokumentide koopiad. Akti allkirjastavad vara eest vastutav isik, ehitusinsener, osakonna juhataja, põhivara arvestusega tegelev raamatupidaja ja rahandusteenistuse juhataja;

4) eraõigusliku arendaja poolt valla kinnistule ehitatud objekti arvele võtmise akt, mille kohustuslikud rekvisiidid on akti number ja kuupäev, põhivaraobjekti nimetus ja asukoht, ehituse töövõtulepingu number, kuupäev, osapooled, lepingu hind, sisu, põhivaraobjekti hinnanguline eeldatav kasulik eluiga ja arvele võtmise kuupäev ning amortisatsiooninorm.

(2) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara hinnangulist kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvestatud taseme, kapitaliseeritakse põhivarana, kui nende maksumus ületab „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis“ kehtestatud põhivara kapitaliseerimise piirmäära. Kui parendusega kaasneb varaobjekti olulise osa uuendamine, asendatakse väljavahetatud osa esialgne soetusmaksumus rekonstrueerimismaksumusega. Asendatud varaobjekti osa esialgne soetusmaksumus ja akumuleeritud kulum kantakse arvestusest välja.

(3) Materiaalse ja immateriaalse põhivara maksumusse ei kapitaliseerita käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (välja arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud) ning vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu.

(4) Põhivara võetakse arvele kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta).

(5) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset, kajastatakse nende kulude tekkimisel aruandeperioodi kuludena.

(6) Igale põhivara objektile, mille üle arvestuse pidamiseks on võimalik ja otstarbekas paigaldada koodisilt, omistatakse seitsmekohaline inventarinumber, mille esimene number on 0.

(7) Koodisildil on kirjas asutuse nimi, joonkood ja koodile vastav inventarinumber.

(8) Mitte harvem kui üks kord aastas, enne aastainventuuri, imporditakse muudatused raamatupidamise tarkvarast inventariseerimise tarkvarasse ja trükitakse välja uute varade koodisildid ning paigaldatakse perioodi jooksul soetatud varadele.

(9) Maa inventarinumber on sama tema katastritunnusega.

(10) Hoone ja rajatise inventarinumber on sama neile ehitisregistris antud koodiga.

(11) Tee inventarinumber on sama talle riiklikus teeregistris antud numbriga.

(12) Transpordivahendi inventarinumber on sama tema registreerimismärgiga.

(13) Ülejäänud põhivara objektidele omistatakse inventarinumber järjekorra alusel.

(1) Põhivara amortiseeritakse lineaarsel meetodil.

(2) Igale põhivara objektile määratakse asjatundja poolt hinnanguline eeldatav kasulik eluiga, mille järgi arvutatakse amortisatsiooninorm, järgmiselt

Põhivara liik Eeldatav kasulik eluiga aastates Amortisatsiooninorm % aastas Hooned 20-60 1,6-5 Rajatised 10-40 2,5-10 Teed 10-40 2,5-10 Masinad ja seadmed 5-10 10-20 Infotehnoloogilised seadmed ja arvutustehnika 2-3 33-50 Inventar 2-10 10-50 Immateriaalne põhivara 2-20 5-50

(3) Põhivara amortisatsiooniarvestus algab vara arvele võtmise kuul ja lõpeb põhivara akumuleeritud kulumi võrdsustumisel põhivara soetusmaksumusega või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse nii soetusmaksumus kui ka kogunenud kulum bilansis seni, kuni vara on kasutusest eemaldatud.

(1) Põhivara kantakse maha vastavalt vallavara valitsemise korrale.

(2) Vara mahakandmise algatab vallavara eest vastutav isik või inventuurikomisjon.

Põhivara võõrandamine ja koormamine toimub vastavalt vallavara valitsemise korrale.

Põhivara arvestamisega seotud dokumente säilitatakse järgmiselt: Toimiku nimi Säilitatavad dokumendid Toimiku periood Toimiku asukoht Vastutaja Põhivara asukohtatde kaupa Põhivara raamatupidamises arvele ja arvelt maha võtmise aluseks olevad dokumendid või nende koopiad, lepingute koopiad, põhivarade kohta informatsiooni sisaldavad dokumendid või nende koopiad Alatine Kabinetis või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Raamatupidaja

(1) Kuludokumentide kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik tekkinud kohustused kajastatakse kohustuse tekkimise perioodil.

(2) Maksetähtaeg on üldjuhul arvel märgitud tähtaeg.

(3) Lepingute sõlmimisel tarnijatega peab arvestama, et lepingus kokkulepitud maksetähtaeg ei oleks väiksem kui 14 kalendripäeva.

(4) Kuludokumente menetletakse elektrooniliselt Envoice keskkonnas. Paberkandjal kuludokumendid skaneeritakse ja kantakse Envoice keskkonda.

(5) Digitaliseeritud kuludokumendi kontrollib üle, lausendab ja alustab elektroonilist menetlust e-arvekeskuses selleks määratud raamatupidaja.

(6) Elektroonilise kinnitusringi läbinud kuludokumendi andmed imporditakse raamatupidamistarkvarasse.

(7) Elektroonilise menetlusringi läbinud kuludokumendi alusel koostatud lausendi hilisemal muutmisel või täiendamisel raamatupidamistarkvaras on vajalik muudatuse algataja kirjalik selgitus.

(8) Tarnijate arved säilitatakse elektroonselt Envoice keskkonnas.

Tarnijatega arveldamisega seotud toimingute dokumenteerimine ja dokumendikäive toimub vastavalt järgmisele tabelile

Algdokument Allkirjastaja/ kinnitaja Raamatupidamisele esitamise kuupäev Kuludokumendid Raamatupidaja Kooskõlastaja (vajaduse korral) Hallatava asutuse kuluhaldur Vallavalitsuse kuluhaldur Rahandusteenistuse juhataja Ajal, mis võimaldab tehingu kajastamise tekkeperioodil ning arve tähtaegse tasumise Rahalisi kohustusi kaasavad lepingud Isikud, kellel on volitused lepingute sõlmimiseks Ajal, mis võimaldab tehingu kajastamise aruandeperioodil ning lepingujärgsete maksete tähtaegse tasumise

(1) Töötasude, palkade, lisatasude, tulemustasude, toetuste, preemiate, asendustasude jm rahaliste tasude arvutamise (edaspidi palgaarvestus) aluseks on volikogu ja Saaremaa Vallavalitsuse õigusaktid, vallavalitsuse õigusaktid, hallatavate asutuste juhtide käskkirjad, tööaja arvestuse tabelid, tarifikatsioonid ja lepingud.

(2) Palgaarvestuse alusdokumendid esitatakse rahandusteenistusele viivitamata pärast nende allkirjastamist või kooskõlastamist.

(3) Hallatava asutuse tööaja arvestamise tabelid esitab ja nende andmete eest vastutab hallatava asutuse juht või tema poolt määratud isik. Tabel esitatakse raamatupidamisele vähemalt kolm päeva enne palgapäeva.

(4) Vallavalitsuse struktuuriüksuste tööajatabelid koostab personalitöötaja, esitab dokumendihaldusprogrammi Delta kaudu kooskõlastamiseks struktuuriüksuse juhile ja pärast vajalike paranduste sisseviimist esitab tabeli vähemalt kaks tööpäeva enne palgapäeva Delta kaudu palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale.

(5) Palgaarvestusega tegelev raamatupidaja teeb vajalikud kanded raamatupidamisprogrammis PMen, koostab palgalehe ja vastutab, et tasud on aritmeetiliselt õigesti arvutatud vastavalt algdokumentidele ja kehtivatele õigusaktidele.

(6) Palk või töötasu (edaspidi tasu) makstakse välja pärast palgalehtede allkirjastamist hallatava asutuse juhi, vallavanema või volikogu esimehe ja rahandusteenistuse juhataja poolt.

(7) Tasu makstakse teenistujale üks kord kuus töökorralduse reeglites sätestatud või (töö)lepingus kokkulepitud tähtpäeval (edaspidi palgapäev) pangaülekandega või sularahas vallavalitsuse kassast.

(8) Teenistujal on õigus saada avanssi kuni 50% ulatuses kuu töötasust, kuid mitte rohkem kui avansi maksmise hetkeks väljateenitud töötasu. Avansi maksmise aluseks on teenistuja kirjalik avaldus, mille on kinnitanud asutuse juht.

(9) Palgapäevast erineval ajal makstakse toetusi, preemiaid ja muid ühekordseid tasusid vastavalt lepingule või asutuse juhi käskkirjale.

(10) Füüsilise isikuga sõlmitavas võlaõiguslikus lepingus lepitakse kokku tasu maksmises pangaülekandega üldjuhul üks kord kuus asutuse palgapäeval. Kui võlaõiguslik leping näeb ette tasu väljamaksmise pärast töö üleandmise-vastuvõtmise akti allakirjutamist, esitatakse akt raamatupidamisele kohe pärast allkirjastamist.

(11) Tasu ja arvutatud maksude kohta edastatakse tasu saajale tema soovil palgateatis elektrooniliselt või paberkandjal.

(1) Puhkusetasu arvutamise algdokument on hallatava asutuse juhi või vallavanema käskkiri ja/või eelnimetatud isikute kinnitatud puhkuse ajakava.

(2) Puhkuse ajakava esitatakse raamatupidamisele hiljemalt 31. märtsil.

(3) Puhkusetasude arvutamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse kehtestatud keskmise töötasu arvutamise põhimõtetest. Puhkusetasu (v.a õppepuhkus) arvutatakse kas töötaja keskmise töötasu alusel või jätkataks palga maksmist, kui see on töötajale soodsam.

(4) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga, võttes aluseks Vabariigi Valitsuse kehtestatud keskmise töötasu arvutamise põhimõtted ja kalendripäevade arvu kahe komakoha täpsusega.

(5) Puhkusetasu maksmisel töötajale lähtutakse töölepinguseaduses ja avaliku teenistuse seaduses sätestatust.

(1) Haigushüvitise arvutamise algdokument on töövõimetusleht Eesti Haigekassa andmebaasis.

(2) Haigushüvitis arvutatakse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud keskmise töötasu maksmise tingimuste ja korra ning vallavalitsuse õigusaktide alusel.

(3) Teenistus- või töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamisel võetakse aluseks kalendripäevade arv kahe komakoha täpsusega, kasutades üldisi ümardusreegleid.

(4) Teenistus- või töösuhte lõppemisel välja töötamata puhkuse eest töötasust kinnipeetava tasu arvutamisel võetakse aluseks ette puhatud kalendripäevade arv kahe komakoha täpsusega, kasutades üldisi ümardusreegleid.

(5) Välja töötamata, kuid kätte saadud puhkusetasu tagasi arvestamisel võetakse aluseks päevatasu, mille alusel on puhkusetasu välja makstud.

Tööjõukulude algdokumentide esitamine ja edasine dokumendikäive toimub vastavalt järgmisele tabelile

Algdokument Koostaja Allkirjastaja/ kooskõlastaja Raamatupidamisele esitamise kuupäev Vallavalitsuse (sh teenuskeskuste) tööajaarvestuse tabel Personalispetsialist Struktuuriüksuse juht Hiljemalt arvestuskuu eelviimane tööpäev Volikogu istungi osalusleht Istungisekretär Hiljemalt arvestuskuu eelviimane tööpäev Volikogu komisjoni koosolekute osaluslehed Koosoleku protokollija Hiljemalt kvartali eelviimane tööpäev Koondtabel osavallakogu ja kogukonnakogu tööst osavõtu kohta Osavallakogu või kogukonnakogu esimees või tema määratud isik Kord kvartalis Personalialased käskkirjad Personalispetsialist Vallavanem Kohe pärast allkirjastamist Puhkuse ajakava Personalispetsialist Vallavanem Hiljemalt 31. märtsil Võlaõiguslikud lepingud Personalispetsialist Vallavanem Kohe pärast allkirjastamist (töövõtuleping ja käsundusleping) Hallatavate asutuste tööajaarvestuse tabelid Hallatava asutuse juht või hallatava asutuse juhi määratud töötaja Hallatava asutuse juht Hiljemalt 5 tööpäeva enne palgapäeva Hallatavate asutuste lepingud Hallatava asutuse juht või hallatava asutuse juhi määratud töötaja Hallatava asutuse juht Hiljemalt 3 tööpäeva enne väljamakse tegemist Hallatavate asutuste puhkuse ajakavad Hallatava asutuse juht või hallatava asutuse juhi määratud töötaja Hallatava asutuse juht Hiljemalt 31. märtsil Hallatavate asutuste personalikäskkirjad Hallatava asutuse juht või hallatava asutuse juhi määratud töötaja Hallatava asutuse juht Hiljemalt 5 tööpäeva enne palgapäeva

Tööjõukuludega seotud dokumente säilitatakse järgmiselt

Toimiku nimi Säilitatavad dokumendid Toimiku periood Toimiku asukoht Vastutaja Palgaarvestuse dokumendid Käskkirjad, tööajaarvestuse graafikud, puhkusegraafikud, võlaõiguslikud lepingud 7 aastat alates vastava majandusaasta lõpust Kabinetis või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Palgaarvestuse raamatupidaja Palgalehed Palgalehed 7 aastat alates vastava majandusaasta lõpust Kabinetis või elektrooniliselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Palgaarvestuse raamatupidaja

(1) Toetuste määramise aluseks on volikogu õigusaktid, muu hulgas huvihariduses ja huvitegevuses osalemisega seotud transpordikulude hüvitamise kord, õpilaste majutuskulude hüvitamise kord, mittetulundustegevuse toetamise kord, sotsiaaltoetuste määrade kehtestamine.

(2) Haridustoetused (majutus, transport jm) makstakse välja haridus- ja noorsootööosakonna koostatud nimekirja alusel.

(3) Füüsilistele isikutele makstavate sotsiaaltoetuste väljamakselehed koostab sotsiaalhoolekandeteenistus sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistris STAR ja esitab need raamatupidamisele elektrooniliselt. Pangaülekandega makstavad toetused imporditakse raamatupidamisprogrammi ning väljamakselehti säilitatakse elektrooniliselt. Sularahaväljamakse puhul säilitatakse väljamakselehed paberkandjal kassa dokumentide kaustas.

(4) Saaremaa valla eelarvest mittetulundustegevuseks ette nähtud toetuste eraldamine toimub vastavalt volikogu määrusele.

(5) Toetuse maksmise aluseks olevas dokumendis peab olema muu hulgas viide toetuse määramise alusele ja eelarvelisele kattekohale, samuti toetuse saaja nimi ja arveldusarve number.

(6) Toetuse maksmise aluseks olev dokument (nt leping, korraldus, otsus) esitatakse kohe pärast allkirjastamist täitmiseks raamatupidamisele.

(7) Toetus kantakse kuluks väljamaksmisel, välja arvatud juhul, kui toetuse saaja kasutab toetust järgmisel kalendriaastal või on teise avaliku sektori üksusega toetuse kajastamine ettemaksuna kokku lepitud.

(8) Sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamise eesmärgil kassapõhiselt laekumisel tuluna või ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise kahekordne alampiir.

(9) Hajaasustuse programmi raames antud toetused kajastatakse ettemaksuna. Toetus kantakse kuluks toetuse kasutamise aruande kinnitamisel.

(1) Finantsaruannete koostamisel inventeeritakse valla varad ja kohustused ning hinnatakse vajaduse korral nende väärtuse muutust.

(2) Materiaalsete põhivarade ja kinnisvarainvesteeringute, bilansiväliste varade, info- ja kommunikatsiooni varade ning toiduainete ja müügipunktide kauba inventuur viiakse läbi vastavalt lisas olevale vallavalitsuse ja hallatavate asutuste varade inventuuride läbiviimise juhendile.

(3) Lisaks aruandeaasta lõpu inventuurile toimub sularaha kassa kontrollimine ootamatult vähemalt üks korda aastas vallavanema käskkirjaga selleks volitatud isikute poolt.

(4) Sularaha kassa kontrolli ja inventuuri koosseisus toimuvad järgmised toimingud

1) loetakse üle kogu kassas asuv sularaha;

2) kassas oleva sularaha jääki võrreldakse sularaha vastuvõtmise aluseks olevate dokumentidega;

3) võrreldakse sularaha vastuvõtmise planke raamatupidamise andmetega;

4) tulemused kajastatakse aktis, mille allkirjastavad komisjoni liikmed ja materiaalselt vastutav isik;

5) akti säilitatakse koos muude asjakohaste dokumentidega (koopiad sularaha vastuvõtmise alusdokumentidest jm);

6) raamatupidamises kontrollitakse kassas oleva sularahajäägi vastavust raamatupidamise andmetele. Kontrolli tulemused kinnitab pearaamatupidaja oma allkirjaga ja märgib kontrollikuupäeva;

7) süüliselt tekkinud raha puudujäägi hüvitab sularaha toimingutega seotud töötaja seaduses sätestatud korras. Ülejäägid kantakse tuludesse.

(5) Nõuete ja ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi vähemalt järgmised toimingud

1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja põhjendatud juhtudel nõuete lootusetuks

3) välisvaluutas fikseeritud nõuete (v.a ettemaksud) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.

(6) Majandusaasta lõpul võrreldakse nõuete ja ettemaksude saldosid.

(7) Kohustuste inventeerimisel viiakse läbi vähemalt järgmised toimingud

1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (v.a ettemaksud) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) intressi kandvate kohustuste (näiteks laenud, kapitalirendi kohustused) tekkepõhine intressiarvestus seisuga 31. detsember;

5) maksukohustuste võrdlemine e-maksuameti väljavõtetega;

6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine.

(8) Majandusaasta lõpul võrreldakse kohustuste saldosid oluliste kreeditoridega kreeditoridelt saadud saltoteatiste põhjal.

(9) Avaliku sektori üksuste omavaheliste saldode võrdlemine toimub järgmiselt

1) iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse saldosid teiste avaliku sektori üksustega. Maksude saldosid võrreldakse Maksu- ja Tolliameti, Keskkonnaministeeriumi jt maksude edasikandjate saadetud väljavõtete ja teatistega ning nende saldode kohta ei tehta täiendavaid võrdlusi;

2) avaliku sektori üksustega võrreldakse tulude-kulude ja nõuete-kohustuste saldosid saldoandmikus. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse kokku parandamine. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(10) Majandusaasta lõpu seisuga arvestatakse raamatupidamises kasutamata puhkusepäevade inventuuri alusel puhkusetasu eraldis ehk puhkusereserv.

(11) Korralised inventuurid viiakse läbi alljärgnevalt

Inventeeritav vara või kohustus Inventuuri läbiviimise sagedus ja ulatus Sularaha ja raha arvelduskontodel Igapäevane saldo kontroll, aasta lõpus kinnituskirjad pankadelt; inventuur aasta lõpus, sularahakassa ootamatu kontroll vähemalt üks kord aastas Nõuded ja ettemaksud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt deebitoridelt; lootusetute nõuete bilansist mahakandmise nimekirjad Finantsinvesteeringud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad või saldovõrdlused kõikide oluliste investeeringute kohta Varud Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Inventuuri viivad läbi hallatavad asutused, inventuuri tulemised esitatakse raamatupidamisele. Tulemuse järgi korrigeeritakse varude saldod aasta lõpu seisuga. Materiaalne põhivara ja kinnisvarainvesteeringud Olulise osa inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või seisuga kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu. Muud varad Inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või seisuga kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, kasutades sobivaid meetodeid, mis kinnitaksid vara olemasolu ning bilansis kajastatud väärtuse õigsust Kohustused ja saadud ettemaksud Allregistrite võrdlus bilansisaldodega igas kuus; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt kreeditoridelt Kasutamata puhkusepäevad Inventuur üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga

(12) Erakorralised inventuurid viiakse läbi vallavara eest vastutavate isikute vahetumisel asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga, varguse teatavaks saamisel või muudel sarnastel juhtudel kohe asjaolude ilmnemisel.

(1) Vallavalitsuse iga projekti läbiviimiseks kinnitatakse vallavanema käskkirjaga projektijuht. Projektijuht vastutab, et raamatupidamisele edastatakse õigeaegselt aruanded, rahastusotsused jm projekti rahastusega seotud teated. Hallatavas asutuses määrab projektijuhi asutuse juht.

(2) Iga projekti raamatupidamist korraldatakse nii, et oleks võimalik eristada projektiga seotud tulud ja kulud. Igale projektile määratakse kood, millega märgitakse kõik projektiga seotud raamatupidamisetehingud raamatupidamistarkvaras.

(3) Projekti aruande koostab projektijuht. Vajaduse korral teeb raamatupidaja, kelle tööülesandeks see on, väljavõtted raamatupidamisprogrammist (kulude koond, arvelduste väljavõte vm) ning koopiad panga kinnitatud maksekorraldustest.

(4) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna kontogrupis 3500. Saadud toetus kantakse tuluks laekumise hetkel, kui seda kasutatakse aruandeaastal või kui avalikku sektorisse kuuluva toetuse andjaga pole kokku lepitud teisiti. Kui sihtfinantseerimise saamisega seotud kulutused on tehtud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk (toetuse andja on toetuse kasutamise aruande aktsepteerinud või on seisuga 31. detsember esitatud teatis toetuse andjale aruandeperioodil tehtud kulude kohta), kuid toetus on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena.

(5) Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse tuluna kontogrupis 3502. Kui sihtfinantseerimine on laekunud, kuid põhivara ei ole veel soetatud, kajastatakse saadud vahendeid bilansikontodel 203856 ja 203857 lühiajalise kohustusena. Kui põhivara on soetatud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena (bilansikontod 103556 ja 103557).

(6) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui mitterahaline sihtfinantseerimine seisneb selles, et toetuse andja või vahendaja kannab raha otse toetuse saaja hankijale, võetakse sihtfinantseerimine arvele toetuse andja või vahendaja teatise alusel nii, nagu see toimuks siis, kui raha liiguks toetuse saaja kaudu hankijale.

(7) Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse alusel perioodil 2007-2013 rahastatud ja realiseeritud projektide toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente säilitatakse

1) prioriteetse suuna „Hariduse infrastruktuuri arendamine“ meetme „Avatud noortekeskuste, teavitamis- ja nõustamiskeskuste ning huvikoolide infrastruktuuri kaasajastamine“ raames rahastatud projekti „Kuressaare Muusikakooli hoone rekonstrueerimine ja õueala korrastamine“ puhul vähemalt 31. detsembrini 2025;

2) prioriteetse suuna „Pikk ja kvaliteetne tööelu“ meetme „Soolise võrdõiguslikkuse edendamine“ raames rahastatud projekti „Soolise tasakaalu alane uuring Kuressaare Linnavalitsusele“ puhul vähemalt 31. detsembrini 2025;

3) meetme „Tervislike valikute ja eluviiside soodustamine“ projekti nr 1.3.0402.11- 0139 „Tööealised (kures)saarlased tervemaks ja liikuvamaks“ puhul vähemalt 31. detsembrini 2025;

4) projekti nr 2.2.0701.10-0034 „Saaremaa teadus- ja Huvikooli Keskkonnahariduskeskuse väljaehitamine“ puhul vähemalt 31. detsembrini 2025;

5) programmi Kesk Läänemere INTERREG IV A 2007-2013 raames rahastatud projekti CB 24 GoVeSa LINK puhul vähemalt 31. detsembrini 2025.

(8) Projektiga TAT „Sotsiaaltransporditeenuste korraldusmudelite testimine“ (koostööleping nr 2-2.2/876-1) seotud dokumente säilitatakse vähemalt 31. detsembrini 2028.

Vallavalitsuse lepingute menetlemine toimub vastavalt kehtestatud asjaajamiskorrale.

(1) Hallatava asutuse juht sõlmib lepinguid hallatava asutuse põhimääruse, vallavara valitsemise korra ja teiste õigusaktidega talle antud volituste piires.

(2) Hallatava asutuse juht säilitab sõlmitud lepingute originaale asutuses.

(3) Hallatava asutuse juht saadab kohe iga sõlmitud lepingu ühe originaali või koopia raamatupidamisele.

(4) Hallatava asutuse juht teeb järelevalvet sõlmitud lepingute täitmise üle.

(5) Käesoleva paragrahvi sätteid ei kohaldata lepingute, koostöölepete, ühiste kavatsuste protokollide vms kokkulepete sõlmimisel, mis jõustumisel või tulevikus ei too pooltele kaasa siduvaid rahalisi kohustusi.

Inventuurid, mille läbiviimist on alustatud enne eeskirja jõustumist, viiakse lõpuni vastavalt Saaremaa Vallavalitsuse 30. aprilli 2019. a määrusele nr 7 „Saaremaa valla raamatupidamise sise-eeskiri“.

Tunnistada kehtetuks Saaremaa Vallavalitsuse 30. aprilli 2019. a määrus nr 7 „Saaremaa valla raamatupidamise sise-eeskiri“.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.