Tõrva valla taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus

(1) Määrusega asutatakse Tõrva valla taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteem Spoku (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.

(2) Registri lühinimi on Spoku.

Registri pidamise eesmärk on

1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;

2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;

3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele osutatud teenuste üle.

(1) Registri vastutav töötleja on Tõrva Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab registri pidamist;

2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.

(1) Registri volitatud töötlejad on juriidilised isikud nendega sõlmitud lepingu alusel.

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele

1) esitab registrisse andmeid;

2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

Registri pidamist finantseeritakse Tõrva valla eelarvest.

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X‑tee).

(1) Andmeid kaitstakse

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S2.

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

(1) Registrisse kantakse järgmised andmed

1) taotleja andmed;

2) taotlusega seotud isikute (harrastajad, treenerid, juhendajad) andmed;

3) taotluse objekti andmed;

4) taotluse menetlusandmed;

5) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed.

(2) Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.

(3) Registri kaudu avaliku teenuse saamiseks esitatud dokumente ja andmeid töödeldakse vastava avaliku teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogus.

(1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse esitavad andmeid

1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse objekti ja teenuse kasutamise kohta;

2) huvitegevuses osaleja (või tema seaduslik esindaja) iseenda (või oma lapse) osaluse ja eelisala kohta;

3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta.

(1) X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid

1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;

2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta.

3) Eesti hariduse infosüsteemist isikukoodi alusel õpilaste kohta;

4) kutseregistrist isikukoodi alusel kutsetunnistuse kohta;

5) kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta;

6) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta.

(2) Registri kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule.

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(1) Registrile on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt

1) huvitegevuses osalejal on juurdepääs iseenda andmetele;

2) huvitegevuses osaleja seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele;

3) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;

4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele registri andmetele;

5) taotlust menetleval isikul on juurdepääs temale menetlemiseks määratud taotluste andmetele.

(3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Tõrva valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.

(1) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajale antakse juurdepääs taotluse alusel neile määratud kasutajaõiguste ulatuses.

(3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

(1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2) Andmete väljastamine on tasuta.

(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

(1) Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse registris üks aasta alates menetluse lõpetamisest registris. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel.

(2) Registri alusdokumente säilitatakse Tõrva Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Tõrva Vallavalitsus.

(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.