Kolga-Jaani valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärgiks on Kolga-Jaani vallavalitsuse kui kohaliku omavalitsuse üksuse (edaspidi ametiasutuse) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi sise-eeskiri) lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ) ja riigi raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri).

(3) Sise-eeskirjas sätestatakse nõuded ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel, algdokumentide käibel ja säilitamisel, vara liigitamisel põhi- ja käibevaraks, varade ja kohustuste inventeerimisel, arvutitarkvara kasutamisel raamatupidamisarvestuses ning finantsaruannete koostamisel.

(4) Kolga-Jaani Vallavalitsuse (edaspidi ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavate asutuste (edaspidi hallatav asutus) raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani.

(5) Kui ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei kajastata käesolevas sise-eeskirjas, siis lähtutakse raamatupidamise seadusest, RTJ-dest, üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest.

(6) Sise-eeskirjas esitatud põhimõtete muutumisel seoses muutustega seadusandluses või sisemiste raamatupidamise korraldamise vajaduste muutumisel tehakse sise-eeskirjas vastav muudatus.

(7) Sise-eeskirja muutmise ja asendamise eest vastutavaks isikuks on finantsnõunik.

(1) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuse raamatupidamises. Kolga-Jaani Vallavalitsuse hallatavateks asutusteks on Kolga-Jaani Põhikool, Leie Põhikool, Kolga-Jaani Lasteaed Naksitrallid, Leie Lasteaed Sipelgapesa, Kolga-Jaani Hooldekodu, Kolga-Jaani Raamatukogu, Leie Raamatukogu, Meleski Raamatukogu, Oiu Raamatukogu, Kolga-Jaani Spordihoone, Kolga-Jaani Kultuurimaja ja Kolga-Jaani Valla Munitsipaalasutus Sovel.

(2) Ametiasutusel ja ametiasutuse hallatavate asutustel on ühine tehingupartneri kood TP 533101.

(3) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(4) Ametiasutuse raamatupidamisarvestust korraldab finantsnõunik, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(5) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust korraldavad finantsnõunik ja raamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendis.

(6) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste juhid vastutavad majandustehinguid tõestavate algdokumentide ja muude dokumentide õigeaegse esitamise eest raamatupidamisse.

(7) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ja kinnitatud ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste juhtide poolt.

(8) Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik.

(9) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste juht või volitatud isik vastutavad, et

1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele;

2) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) tehing on kooskõlas eelarvega;

6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

8) dokumendile oleksid märgitud valdkonna eest vastutava isiku poolt kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendi sisust;

9) dokument jõuaks õigeaegselt raamatupidamisse.

(10) Finantsnõunik ja raamatupidaja tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi

1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

3) maksetähtpäev;

4) tekkepõhine periood;

5) kas antud kauba, teenuse või mõne hüve eest ei ole juba varem tasutud;

6) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele.

(11) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(12) Rahaliste tehingute esimeseks allkirjaõiguslikuks isikuks on ametiasutuses vallavanem ja teiseks finantsnõunik.

(13) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste (v. a. Kolga-Jaani Valla Munitsipaalasutus Sovel) pangatehingute internetipanga ülekannete kinnitamise õigus on vallavanemal ja finantsnõunikul.

(14) Kolga-Jaani Valla Munitsipaalasutus Sovel pangatehingute ülekannete tegemise õigus on asutuse juhil ja finantsnõunikul. Pangaülekannete väljatrüki kinnitab asutuse juht oma allkirjaga.

(15) Ametiasutus ja hallatavad asutused kassatehinguid ei teosta, kuna Kolga-Jaani Vallavalitsuses ei ole kassat, arvlemine toimub ainult pangakontode kaudu.

(16) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste juhile väljastatakse raamatupidamisarvestust korraldava raamatupidaja poolt vastavalt asutuse juhi soovile raamatupidamisarvestust puudutavad kõik väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab.

(17) Sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse ametiasutuse sotsiaalnõunik- ja lastekaitsetöötaja poolt. Sotsiaaltoetuste väljamaksmise aluseks olevad toetuste dokumendid esitatakse paberkandjal finantsnõunikule, kes kinnitab pangaülekanded.

(18) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse raamatupidamisprogrammiga PMen ja töötasude ning varade arvestuses kasutatakse tabeltöötlusprogrammi Excel. Programmi administraatori õigused on finantsnõunikul. Finantsnõunikul ja raamatupidajal on õigus kasutada kogu raamatupidamisprogrammi PMen andmebaasides olevat infot.

(1) Ametiasutuses on kasutusel riigi raamatupidamise üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan.

(2) Vajadusel võib ametiasutus avada täiendavalt arvelduskontosid.

(1) Ametiasutus esitab Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt saldoandmikke ja majandusaasta aruandeid vastavuses üldeeskirjas arvestuspõhimõtetega, tähtaegadeks ja korras. Rahandusministeeriumi infosüsteemis moodustub ametiasutuse saldoandmik ja aruanded sealhulgas bilanss, tulemiaruanne ja rahavoogude aruanne. Finantsnõunik koostab ja esitab Kolga-Jaani Vallavalitsuse (TP 533101) saldoandmikud, kontrollib saldoandmike infosüsteemi sisestatud valla saldoandmike õigsust ja esitamise tähtaegadest kinnipidamist, kontrollib saldoandmiku kannete ja aruannete õigsust.

(2) Finantsnõunik koostab ametiasutuse majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ- des toodud nõuetest aastaaruandele, üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ning Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi saldoandmikust ja aruandlusest. Kinnitatud majandusaasta aruanne avalikustatakse valla veebilehel.

(3) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud põhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(4) Kolga-Jaani valla eelarve täitmise aruanded koostatakse rahandusministri poolt kinnitatud vormil, eelarveandmikud esitatakse elektrooniliselt Rahandusministeeriumi infosüsteemi määratud tähtajaks. Eelarve täitmise koondaruande koostab finantsnõunik.

(5) Maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. Maksudeklaratsioonid koostab ja esitab finantsnõunik.

(6) Statistikaametile esitatakse aruanded kehtestatud korras ja tähtaegadel. Statistika aruanded koostab ja esitab raamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust.

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis pärast seda.

(2) Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmekogu, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat).

(3) Andmete kirjendamisel raamatupidamisregistritesse on aluseks majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid. Algdokumendil peavad olema järgmised rekvisiidid

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitavad majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

(4) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad, tegevusala, rahavoo ja allika koodid.

(5) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse raamatupidamisarvestust asutuste lõikes erinevate tegevusalade all.

(7) Raamatupidamisprogrammis PMen on järgmised andmebaaside moodulid

1) raha (kassa/pank);

2) võlad (arveldused);

3) bilanss (pearaamat);

4) eelarve;

5) palk;

6) varad (põhivarad).

(8) Moodulit palk ja varad praegu ei kasutata, töötasude ja varade arvestuse pidamisel ja töötlemisel kasutatakse tabeltöötlusprogrammi Excel, millest andmed kantakse edasi pearaamatu moodulisse.

(9) Raamatupidamisregistrites raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab raamatupidaja, kelle tööülesanneteks on raamatupidamisarvestuse pidamine.

(1) Maksutulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt.

(2) Lõivutulu kajastab ametiasutus.

(3) Tulud majandustegevusest, muud tulud ja finantstulud kajastatakse ametiasutuse ja hallatava asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas.

(4) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele.

(5) Kulud kajastatakse tekkepõhiselt tulemiaruandes.

(6) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontodel 601000,601002,601003 ja 601004 olenemata käibemaksu tagasisaamisest.

(7) Sihtfinantseerimisena arvestatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kohustuste või teatud tingimuste tagamiseks. Toetused, mille sihtotstarve on määramata ja eritingimustega sidumata arvestatakse mittesihtotstarbeliste finantseerimistena. Sihtfinantseeritud projektide kohta peetakse eraldi projektipõhist raamatupidamisarvestust.

(8) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama, renoveerima või muul viisil soetama teatud põhivara.

(9) Kui toetuse andja ja saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, siis peavad nad kokku leppima toetuse liigi, kannete tegemisel kasutatavad kontod ja tekkepõhised kuupäevad.

(10) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist.

(11) Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid vastavad kulutused on veel tegemata, kajastatakse saadud vahendid sihtfinantseerimise kohustustega seotud kontol. Laekunud sihtfinantseerimist arvestatakse kohustuste kontol seni, kuni kõik kulutused on tehtud ja toetuse andja poolt ka aktsepteeritud. Sihtfinantseerimine kantakse tulude kontole pärast kulude aktsepteerimisteatise saamist.

(12) Mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine kajastatakse toetuse laekumisel või ülekandmisel.

(13) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi juhenditest.

(1) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis. See hallatav asutus, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (s.t. kontrollib antud vara kasutamist), kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid) kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

(3) Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Sellised varad kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes.

(4) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste omandis oleva vara haldus, müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Kolga-Jaani Vallavolikogu poolt vastuvõetud vallavara valitsemise korrast lähtudes.

(5) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste juht võivad määrata asutusesiseselt vastava valdkonna varade eest materiaalselt vastutava isiku ja sõlmida temaga varalise vastutuse lepingu.

(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest ja üldeeskirjast.

(2) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avaliku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses.

(3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulu ja võimalikud allahindlused).

(4) Kinnisvarainvesteeringu arvelevõtmiseks on vara soetusdokumendid ja/ või volikogu vastavasisuline otsus.

(5) Kinnisvarainvesteeringute arvestust peab finantsnõunik.

(1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast.

(2) Põhivaraks loetakse varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja kapitaliseerimise alampiir oli kuni 31. detsembrini 2010. a soetatud vara korral 1917 eurot (ilma käibemaksuta) ja alates 1. jaanuarist 2011. a soetatud vara korral 2000 eurot (ilma käibemaksuta), väljaarvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.

(3) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutus transpordile, paigaldamisele).

(4) Põhivara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu, vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve), kui seda tehakse oma töötajate poolt, vara soetamiseks võetud laenud kulu ( sh. intressikulu), käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a. tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(5) Maa arvestatakse bilansis maa maksustamishinnaga.

(6) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need pikendavad vara kasulikku tööiga ja tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvestatud taseme.

(7) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset vara kasutamisea lõpuni, samuti parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööd kajastatakse aruandeperioodi kuluna.

(8) Põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(9) Materiaalne põhivara võetakse raamatupidamises arvele arve, ostu- müügilepingu, vastuvõtmis- üleandmisakti või muu dokumendi alusel.

(10) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul.

(11) Juhul, kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.

(12) Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi, lähtudes vara kasulikust elueast.

(13) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: hooned, korterid 1,2-5%, rajatised 2-20%, masinad ja seadmed 1-50%, transpordivahendid 5-30%, inventar 5-20%, arvutustehnika 20-50%, immateriaalne põhivara 20-30%.

(14) Maad, mälestisi ja muid kultuuriväärtusega asju, mille väärtus aja jooksul ei vähene, keelpille ja avalikes raamatukogudes põhivarana arvelevõetud teavikuid ei amortiseerita.

(15) Juhul kui aastainventuuri ajal ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks, asutuse juhi käskkirjaga kehtestatakse uus amortisatsiooninorm.

(16) Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(17) Materiaalse põhivara ümberhindlusel lähtutakse üldeeskirjas sätestatust, ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord ja ainult varale, mis on soetatud enne 1995. aastat ja mille tegelik väärtus erineb oluliselt bilansilisest väärtusest.

(18) Ümberhinnatud vara järelejäänud eluiga tuleb hinnata ja kulumi normi muutus on kohustuslik.

(19) Materiaalse põhivara allahindlust tehakse varale, mille bilansiline jääkväärtus on oluliselt kõrgem vara kasutusväärtusest, vara soetamisaeg ei ole oluline.

(20) Materiaalse põhivara allahindlusel ei tohi eemaldada varasemat soetusmaksumust, vaid täiendava kandega korrigeeritakse kulumit.

(21) Materiaalse põhivara arvestust peab ametiasutuses ja hallatavates asutustes finantsnõunik.

(1) Ametiasutusel ja hallatavatel asutustel varusid strateegiliste varude mõistes ei ole.

(2) Materjalid kantakse soetamise hetkel kuludesse ka materjalide analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt raamatupidamises ja asutustes kohapeal.

(3) Toiduained kantakse soetamise hetkel kuludesse ja toiduainevarude analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal. Toiduainete arvestuse pidamisel kasutatakse internetipõhist programmi ANC.

(4) Materjalide ja toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu- müügilepingud.

(1) Varad, mille kasutamisiga on üle 1 aasta ja mille soetamismaksumus on üle 100 ja alla 2000 euro (ilma käibemaksuta), arvestatakse bilansivälise varana.

(2) Bilansivälise vara arvele võtmise alla 100 euro otsustab hallatava asutuse juht, tehes vastava märke arvele või mõnele muule vara saamist tõendavale dokumendile.

(3) Bilansiväliste varade nimekirjas olevat raamatufondi arvestust peavad raamatukogude juhatajad vastava raamatukogu programmi RIKS abil.

(4) Bilansiväline vara kantakse soetamise hetkel kuludesse ja arvestust jätkatakse bilansiväliselt.

(5) Bilansivälise vara arvestust peetakse nimekirjaliselt, koguseliselt, summaliselt ja vastutavate isikute lõikes. Vastutavaks isikuks ametiasutuses on vallavanem ja hallatavates asutustes asutuse juhid.

(6) Bilansivälise vara hulka kuuluva kindla valdkonna vara arvestuse pidajaks võib vallavanem või hallatava asutuse juht määrata vastava valdkonna eest vastutava isiku.

(1) Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse tekkepõhiselt sõltuvalt nende sisust ja jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna kuni üks aasta või kauem.

(2) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste (v. a. Kolga-Jaani Valla Munitsipaalasutus Sovel) nõuded koostab raamatupidaja valdkondade eest vastutavate isikute edastatud andmete alusel. Kolga-Jaani Valla Munitsipaalasutus Sovel nõuded koostab raamatupidamisarvestust pidav finantsnõunik. Koostatud arve esitatakse saajale üldjuhul e-postiga. Nõuete arvestust ja nõuete tasumist jälgivad finantsnõunik ja raamatupidaja.

(3) Vastutavad isikud esitavad asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale raamatupidajale nõuete arvestuse aruande igale aruande kuule järgneva kuu 5. kuupäevaks.

(4) Laenud kajastatakse ametiasutuse bilansis korrigeeritud soetusmaksumuses jaotatuna eraldi lühi- ja pikaajaliseks osaks.

(5) Ettemaksete tegemist võimaluse korral välditakse.

(6) Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata). Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi omavahel kokku.

(7) Vähemalt iga kvartali lõpuks hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevad kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(8) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud

1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;

2) üle 180 päeva, alla 100% ulatuses.

(9) Nõuete laekumise tunnistamine ebatõenäoliseks vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla finantsnõunik ja vallavanem.

(10) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvata nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.

(11) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimis, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(12) Kui nõuete allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumise on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(13) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu.

(14) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustusena ning kantakse tuluks perioodis, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda kohe tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(15) Nõuete kajastamise õigsuse eest vastutab ametiasutuses ja hallatavates asutustes raamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust.

(16) Kohustuste arvestust hankijate ja tehingupartnerite lõikes peavad finantsnõunik ja raamatupidaja, kes vastutavad ametiasutuse ja hallatava asutuse kohustuse tekkepõhise kajastamise eest raamatupidamisarvestuses.

(17) Raamatupidaja ja finantsnõunik jälgivad, et kohustus saaks tasutud ja saadavad tehingupartneritele saldode võrdlused ja saldode kinnitused.

(1) Analüütilist arvestust teenistujatega, töötajatega ja aruandvate isikutega peetakse teenistujate, töötajate ja aruandvate isikute lõikes.

(2) Palgaarvestuse aluseks on kehtiv seadusandlus, vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, ametiasutuse ja hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel (tööajatabel).

(3) Ametiasutuse ja hallatava asutuse tööajaarvestuse tabelit peab asutuse juht. Asutuste juhid vastutavad tööajatabeli õigeaegse jõudmise eest finantsnõunikule, kes tegeleb ametiasutuse ja hallatava asutuse palgaarvestusega.

(4) Palka makstakse vastavalt töökorralduse reeglites või palgajuhendis määratud kuupäeval pangaülekandega teenistuja või töötaja arvelduskontole vastavalt tema avaldusele.

(5) Palgalehed koostatakse ja arvestust peetakse allüksuste alajaotuse lõikes, et oleks tagatud palgaarvestuse kulude eristatus asutuste, tegevusalade, projektide ja muude alajaotuste lõikes, mille kohta on vajadus pidada eraldi palgaarvestust ja esitada aruandlust.

(6) Teenistuja või töötaja soovil esitatakse temale arvestatud palga kohta palgalipik.

(7) Majanduskulude avanssi ametiasutuses ja hallatavates asutustes ei kasutata.

(8) Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud ametiasutuse või hallatava asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse vallavanema käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab vallavanem.

(9) Lähetus hõlmab nii tööalaseid kui ka koolituslähetusi.

(10) Lähetusega seotud kulud ja päevarahad makstakse lähetatule üldjuhul pangakontole hiljemalt 10 tööpäeva jooksul pärast dokumentide esitamist.

(11) Isikliku sõiduauto töö ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise aluseks on vastavad kehtivad seadused. Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku pangakontole.

(12) Ametiasutuse ametiautode kasutamise jooksva kuu sõidupäevik esitatakse finantsnõunikule järgneva kuu 5. tööpäevaks ametiauto kasutaja poolt.

(1) Vallavanem määrab oma käskkirjaga kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, bilansiväliste varade, varude ja rahaliste vahendite aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjoni. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuuris selgituste andjana.

(2) Vähemalt kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatava asutuse kõigi oluluste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuurid korraldatakse aruandeaasta lõpu seisuga.

(3) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumendiks on saldokinnituskirjad, arvelduskonto väljavõtted, inventeerimise aktid, teatised või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

(4) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks.

(5) Inventeerimise aktile kirjutavad alla nii inventeerimiskomisjoni liikmed, kui ka varade eest vastutav isik.

(6) Igakuiselt kontrollitakse nõuete ja ettemaksude, kohustuste ja saadud ettemaksete allregistrite saldosid ja võrreldakse pearaamatu konto saldodega.

(7) Füüsiline toiduainete inventuur viiakse läbi ladudes vähemalt kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga ja selle alusel toimub kuludesse kantud materjalide korrigeerimine.

(8) Igakuiselt viiakse läbi maksunõuete ja -kohustuste bilansikontode võrdlus Maksu- ja Tolliameti kontokaartidega e-maksuameti infosüsteemis, toimub vahede selgitamine ja likvideerimine.

(9) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid e-posti teel või Rahandusministeeriumi veebilehel oleva saldoandmikuga.

(10) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

(11) Arvelduskontode kontrollimisel

1) võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust;

2) aasta viimase kuupäeva seisuga võrreldakse kõikide finantsasutuste, kus ametiasutusel või hallataval asutusel arvelduskonto on avatud, saldosid.

(12) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi

1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;

6) saldokinnituste ja teatiste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega.

(13) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub ettetäidetud lugemislehtedel, kus on kajastatud kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Inventuuri läbiviimisel tehakse järgmised toimingud

1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;

2) inventuuri lõppaktis tuuakse välja kasutuskõlbmatu ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust;

3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille alusel finantsnõunik koostab kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

(14) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud

1) kohustuste periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;

5) maksukohustuste võrdlemine e-maksuameti väljavõtetega;

6) saldokinnituste ja teatiste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine.

(15) Saldoandmike võrdlus

1) avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid;

2) maksude saldosid võrreldakse e-maksuameti kontokaartidega ja Maksu- ja Tolliameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega;

3) saldode võrdluseks saadab asutus e-postiga teisele tehingupartnerile saldode võrdluse kõikide saldode kohta juhul kui asutuste saldod Rahandusministeeriumi veebilehel oleva saldoandmike infosüsteemis erinevad või teine tehingupartner ei ole saldoandmiku tähtajaks oma saldoandmikku esitanud;

4) kui omavahelistes saldodes on erinevused, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku;

5) kui omavahelistes saldodes on erinevused ja võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile, kes pakub välja lahenduse või koostab ministeeriumipoolsed konsolideerivad kanded.

(16) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Kasutamata puhkusepäevade arvestust peab ametiasutuse või hallatava asutuse juhi poolt määratud personalitöö eest vastutav isik.

(17) Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisele hiljemalt aruandeaasta lõpule järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

(1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamise dokumente hoitakse raamatupidamises 2 aastat. Seejärel antakse dokumendid üle ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt asjaajamiskorrale.

(2) Raamatupidamise dokumentide säilitustähtajad

1) majandusaasta aruannet säilitatakse alaliselt;

2) töötasuarvestuse dokumendid säilitatakse 50 aastat;

3) ülejäänud dokumendid 7 aastat.

(3) Projektide raamatupidamise dokumente säilitatakse vastavalt projekti finantseerinud toetuse andja poolsetele tingimustele.

(4) Programmiperioodi 2004-2006 struktuurfondide projekte puudutavat dokumentatsiooni säilitatakse kuni 31. detsember 2015. a ja programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste projekte puudutavat dokumentatsiooni kuni 31.detsember 2025. a.

Määrus jõustub kolmandal päeval peale Riigi Teatajas avaldamist.