Tallinna universaaltoetuste andmekogu põhimäärus

Määrusega kehtestatakse Tallinna universaaltoetuste andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise, andmete kasutamise, andmekogu haldamise ja andmekogust andmete väljastamise kord.

Andmekogu pidamise eesmärk on pidada arvestust Tallinna universaaltoetuste maksmise üle.

(1) Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna universaaltoetuste andmekogu.

(2) Andmekogu lühinimi on tlnunto.

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna ja andmeid töödeldakse automaatselt.

(2) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul ning andmete, nende andmekogusse kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Andmekogusse kantud andmeid säilitatakse kolm kalendriaastat

1) lapse sünnitoetuse väljamaksmise kalendriaastale järgneva kalendriaasta 1. jaanuarist arvates;

2) esmakordselt kooli mineva lapse toetuse teise osa väljamaksmise kalendriaastale järgneva kalendriaasta 1. septembrist arvates;

3) puudega lapse toetuse ja pensionilisa viimase väljamaksmise kalendriaastale järgneva kalendriaasta 1. jaanuarist arvates.

Andmekogu arendamise, pidamise ja majutamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantseleile tsentraliseeritud infotehnoloogia kuludeks ette nähtud vahendite arvelt.

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab andmekogu tööd;

2) annab volitatud töötlejale juurdepääsu andmekogule, õiguse andmeid sisestada ja töödelda;

3) kontrollib volitatud töötleja poolt andmete sisestamist ja sisestatud teabe õigsust;

4) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

5) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

6) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Andmekogu vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning administraatori, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.

(1) Andmekogu volitatud töötlejad on Tallinna linnaosade valitsused, Tallinna Perekonnaseisuamet ja Tallinna Linnakantselei, kellele on õigusaktiga antud õigus menetleda universaaltoetuste taotlusi.

(2) Volitatud töötleja

1) sisestab andmekogusse andmed universaaltoetuse saaja ja toetuse määramise kohta;

2) kasutab andmekogu üksnes avalike ülesannete täitmiseks;

3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

4) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

5) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turvaklass on K1T1S2. Andmekogu turbeaste on keskmine (M).

Andmekogusse kantakse andmed järgmiste objektide kohta

1) Tallinna universaaltoetused: sünnitoetus, esmakordselt kooli mineva lapse toetus, puudega lapse toetus ja pensionilisa;

2) Tallinna universaaltoetuste määramine ja maksmine;

3) andmekogu pidamine ja järelevalve.

Andmekogusse kantakse andmed järgmiste isikute kohta

1) sünnitoetuse taotleja, lapse, teise vanema ja väljamakse saaja andmed;

2) esmakordselt kooli mineva lapse toetuse taotleja, lapse, teise vanema ja väljamakse saaja andmed;

3) puudega lapse toetuse taotleja, lapse ja väljamakse saaja andmed;

4) pensionilisa taotleja ja väljamakse saaja andmed.

(1) Andmete registreerimise aluseks on

1) isiku taotlus;

2) rahvastikuregistrist, Eesti Hariduse infosüsteemist ja Eesti pensionikindlustuse registrist saadavad andmed.

(2) Volitatud töötleja säilitab registreerimise aluseks olevaid dokumente ja andmeid oma asjaajamiskorras sätestatud viisil ja tähtaegadel.

Sünnitoetuse kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed

1) lapse isikukood, ees- ja perekonnanimi ning rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress;

2) toetuse taotleja isikukood, ees- ja perekonnanimi ning rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress ja selle registrisse kandmise kuupäev, kontaktaadress, telefoninumber, suhe lapsega (ema, isa või hooldaja);

3) teise vanema isikukood, ees- ja perekonnanimi ning rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress ja selle registrisse kandmise kuupäev;

4) hiljemalt 12. rasedusnädalal rasedusega arvele võtmise tõendi olemasolu, e-taotluse puhul tõendi koopia fail;

5) taotluse esitamise kuupäev, selle registreerimise number ja kuupäev;

6) toetuse väljamakse saaja isikukood, ees- ja perekonnanimi, pank ja arvelduskonto number;

7) taotluse registreerija ees- ja perekonnanimi (e-taotluse korral taotleja ees- ja perekonnanimi) ning asutus (e-taotluse korral riigiportaal);

8) toetuse andmise või andmisest keeldumise otsuse tegemise aeg, otsuse teinud teenistuja ees- ja perekonnanimi ning asutus;

9) toetuse makselehele kandmise aeg.

Esmakordselt kooli mineva lapse toetuse kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed

1) lapse isikukood, ees- ja perekonnanimi ning rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress;

2) kooli registrikood ja nimetus (Eesti hariduse infosüsteemi andmete alusel);

3) toetuse taotleja isikukood, ees- ja perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress ja selle registrisse kandmise kuupäev, kontaktaadress, telefoninumber, suhe lapsega (ema, isa või hooldaja);

4) teise vanema isikukood, ees- ja perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress ja selle registrisse kandmise kuupäev;

5) taotluse esitamise kuupäev, selle registreerimise number ja kuupäev;

6) toetuse väljamakse saaja isikukood, ees- ja perekonnanimi, pank ja arvelduskonto number;

7) taotluse registreerija ees- ja perekonnanimi (e-taotluse korral taotleja ees- ja perekonnanimi) ning asutus (e-taotluse korral riigiportaal);

8) toetuse andmise või andmisest keeldumise otsuse tegemise aeg, otsuse teinud teenistuja ees- ja perekonnanimi ning asutus;

9) toetuse makselehele kandmise aeg.

Puudega lapse toetuse kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed

1) lapse isikukood, ees- ja perekonnanimi ning rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress;

2) puude olemasolu Eesti pensionikindlustuse registri andmete alusel;

3) taotluse esitamise kuupäev, selle registreerimise number ja kuupäev;

4) toetuse väljamakse saaja isikukood, ees- ja perekonnanimi, pank ja arvelduskonto number;

5) taotluse registreerija ees- ja perekonnanimi (e-taotluse korral taotleja ees- ja perekonnanimi) ning asutus (e-taotluse korral riigiportaal);

6) toetuse andmise või andmisest keeldumise otsuse tegemise aeg, otsuse teinud teenistuja ees- ja perekonnanimi ning asutus;

7) toetuse makselehele kandmise aeg.

Pensionilisa kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed

1) taotluse esitaja ja/või toetuse saaja isikukood, ees- ja perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne elukoha aadress ja selle registrisse kandmise kuupäev, pensionäristaatus (Eesti pensionikindlustuse registri andmete alusel) ja telefoninumber;

2) taotluse esitamise kuupäev, selle registreerimise number ja kuupäev;

3) toetuse väljamakse saaja isikukood, ees- ja perekonnanimi, pank ja arvelduskonto number; kui toetus makstakse välja postiasutuse kaudu, siis maksmise viis, postiaadress ja sihtnumber;

4) taotluse registreerija ees- ja perekonnanimi (e-taotluse korral taotleja) ning asutus (e-taotluse korral riigiportaal);

5) toetuse andmise või andmisest keeldumise otsuse tegemise aeg, otsuse teinud teenistuja ees- ja perekonnanimi ning asutus;

6) toetuse makselehele kandmise aeg.

(1) Andmekogu logi sisaldab andmeid registrisse tehtud kannete ja päringute kohta.

(2) Andmekogu logisse kantakse järgmised andmed

1) kande või päringu esitanud asutuse kood;

2) kande või päringu esitanud asutuse nimetus;

3) kande või päringu tegija ees- ja perekonnanimi ja isikukood;

4) kande või päringu tegemise kuupäev;

5) kande või päringu kohta käivad selgitused või märkused.

(1) Volitatud töötleja kannab andmekogusse §-des 12-15 nimetatud andmed.

(2) Volitatud töötleja kannab andmekogusse andmed kolme tööpäeva jooksul nende saamisest arvates.

(3) Volitatud töötleja võib seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid ja saada andmeid teistest riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogudest.

Andmekogu kasutajatel on järgmised rollid

1) taotluste registreerija saab sisestada oma linnaosa toetuste saajate taotlusi ja näeb oma linnaosas registreeritud taotlusi;

2) taotluste menetleja näeb oma linnaosas registreeritud taotlusi ja saab määrata toetuse saamise õigusi;

3) vaatleja näeb kõiki andmekogus olevaid andmeid;

4) administraator näeb kõiki andmekogus olevaid andmeid, saab neid muuta ja kustutada.

(1) Volitatud töötlejal on õigus andmekogust väljastada toetuse taotlejale andmeid toetuse määramise ja maksmise kohta.

(2) Isikule väljastatakse andmekogust tema kohta käivad andmed kirjalikult esitatud järelepärimise alusel, kus peavad olema ära näidatud soovitud andmed.

(3) Juriidilise isiku või asutuse kirjalikule järelepärimisele peab olema alla kirjutanud juriidilise isiku seaduslik esindaja või volitatud isik. Riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogule väljastatakse andmeid neile seadusega pandud ülesannete täitmiseks riigi infosüsteemi andmevahetuskihi X-tee kaudu.

(4) Andmete väljastamine on tasuta.

(1) Juurdepääs andmetele on vastutaval ja volitatud töötlejal vastavalt neile antud õigustele.

(2) Vastutava töötleja administraator loob andmekogu volitatud töötleja õiguste teostajale kasutajakonto (edaspidi konto).

(3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed

1) volitatud töötleja nimetus ja registrikood;

2) volitatud töötleja õiguste teostaja ees- ja perekonnanimi ning isikukood;

3) loetelu ülesannetest, mis tingivad vajaduse andmeid töödelda.

(4) Vastutav töötleja teavitab konto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud avalduse saamisest.

(5) Andmekogu administraator loob kontod ka vastutava töötleja õiguste teostajatele. Selleks esitab vastutava töötleja juht administraatorile käesoleva paragrahvi lõike 3 punktides 2 ja 3 nimetatud andmed vastutava töötleja õiguste teostaja kohta.

(1) Konto sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed

1) volitatud töötleja nimetus ja registrikood;

2) konto kasutaja isiku ees- ja perekonnanimi;

3) andmekogu kasutamise õiguse lõppemise aeg.

(2) Vastutava töötleja õiguste teostaja konto sulgemiseks esitab vastutava töötleja juht administraatorile konto kasutaja ees- ja perekonnanime ning andmekogu kasutamise õiguse lõppemise aja.

(3) Administraator sulgeb konto hiljemalt andmekogu kasutamise õiguse lõppemise kuupäevale järgneval tööpäeval.

(4) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest

1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;

2) konto kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;

4) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

5) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise eest ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.

(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete teise andmekogusse või riiklikku arhiivi üleandmine või andmete hävitamine ja nende üleandmise või hävitamise tähtaeg.

Andmed on andmekogusse kantud 1. jaanuari 2010 seisuga.