Paide Linnavalitsuse kantselei põhimäärus

(1) Paide Linnavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) on Paide Linnavalitsuse kui ametiasutuse struktuuriüksus, mis täidab Paide Linnavolikogu ja Paide Linnavalitsuse poolt seaduse alusel antud ja käesolevas põhimääruses sätestatud ülesandeid.

(2) Kantselei juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigi seadusandlusest, Paide Linnavolikogu ja Paide Linnavalitsuse õigusaktidest ning käesolevast põhimäärusest.

(3) Kantselei kulud kaetakse Paide linna eelarvest.

(4) Kantseleil on omanimeline sõõrikujuline pitsat.

(5) Kantselei on aruandekohustuslik Paide Linnavalitsuse ees.

(1) Kantselei moodustab ja likvideerib Paide Linnavolikogu.

(2) Kantselei teenistuskohtade koosseisu kinnitab Paide Linnavolikogu.

Kantselei tegevusvaldkond on ametiasutuse asjaajamise korraldamine, ametiasutuse, linnavalitsuse ja linnavolikogu õigusalase teenindamise korraldamine, linna elanike arvestuse pidamine, linnavalitsuse kui omavalitsusorgani töö korraldamine.

(1) Kantselei ülesanded asjaajamise korraldamisel on

1) saabuvate dokumentide vastuvõtmine, registreerimine, jaotamine, paljundamine ja täitjatele edastamine, dokumentide vormistamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise korraldamine;

2) väljasaadetavate dokumentide vormistamine, registreerimine ja väljasaatmine;

3) digitaalse dokumendiregistri pidamine;

4) järelevalve teostamine dokumentide tähtaegse täitmise üle;

5) linnavalitsuse, linnavolikogu ja ametiasutuse dokumentide loetelu koostamine ja vastavalt dokumentide loetelule dokumentide pidamise korraldamine;

6) dokumentide säilimise, kasutamise ja hävitamise tagamine;

7) ametiasutuse arhiivi korrastamise ja arhivaalide säilitamise korraldamine.

(2) Kantselei ülesanded õigusalase teenindamise korraldamisel on

1) linnavalitsuse ja linnavolikogu õigusaktide eelnõude kehtivatele seadustele ja nende alusel antud õigusaktidele vastavuse kindlustamine;

2) õigusaktide arvestuse pidamine ja nende avalikustamise korraldamine;

3) linna nimel sõlmitavate lepingute ja kokkulepete projektide läbivaatamine, vajadusel nende väljatöötamine, lepingute arvestuse pidamine;

4) linnavalitsuse ametnike ja töötajate õigusalane nõustamine;

5) linnavalitsuse asjaajamiskorra ja teiste linnavalitsuse sisetööks vajalike dokumentide väljatöötamise korraldamine.

(3) Kantselei ülesanded Paide Linnavalitsuse kui omavalitsusorgani töö korraldamisel on

1) linnavalitsuse istungite ettevalmistamine;

2) linnavalitsuse istungite protokollimine;

3) linnavalitsuse õigusaktide ärakirjade asjaosalistele väljastamise korraldamine;

4) linnavalitsuse õigusaktide digitaalse registri pidamine ja linna veebilehel avalikustamine.

(4) Kantselei täidab kohalikule omavalitsusele riikliku rahvastikuregistri pidamisega pandud ülesandeid ning linna elanike arvestamisega seotud ülesandeid.

(5) Kantselei täidab linnapea korraldusel teisi kantselei tegevusega seonduvaid ülesandeid.

(6) Kantselei valmistab ette Paide Linnavolikogu ja Paide Linnavalitsuse õigusaktide eelnõud kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes.

Kantselei teenistujatel on õigus oma ülesannete täitmiseks

1) anda juhiseid linnavalitsuse teenistujatele oma pädevuses olevates küsimustes;

2) saada linnavalitsuse ametnikelt ja töötajatelt ja linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajatelt tööks vajalikku informatsiooni;

3) teha ettepanekuid linnapeale töös tekkinud küsimuste lahendamiseks komisjonide, töögruppide moodustamiseks;

4) esitada või kooskõlastada õigusaktide eelnõusid osakonna pädevusse kuuluvates küsimustes.

Kantseleil on kohustus

1) täita temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;

2) kasutada tema kasutuses olevat vara ja vahendeid otstarbekalt ja heaperemehelikult;

3) edastada linnavalitsuse teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

4) teha koostööd linnavalitsuse teiste struktuuriüksustega käesolevast põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks.

Kantselei tööd juhib linnasekretär, kelle nimetab teenistusse ja vabastab teenistusest linnapea.

Linnasekretär

1) korraldab kantselei tööd vastavalt käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile ning tagab kantselei ülesannete täitmise;

2) koostab kantselei ametnike ametijuhendid ja töötajate töölepingud;

3) teeb linnapeale ettepanekud kantselei ülesannete, ametnike ja töötajate koosseisu kohta;

4) teeb linnapeale ettepanekuid teenistujatele palga ja lisatasude maksmise kohta

5) viib kord aastas läbi ametnike ja töötajate arengu-ja hindamisvestluse.

Linnasekretäri asendab jurist-õigusnõunik.

Paide Linnavalitsuse 06. märtsi 2007. a määrus nr 8 „Paide Linnavalitsuse kantselei põhimäärus“ tunnistatakse kehtetuks.