Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi Eeskiri) eesmärgiks on Viru-Nigula valla kui raamatupidamiskohustuslase (edaspidi Vald) raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

(2) Viru-Nigula vald raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Viru-Nigula vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi Ametiasutus) kaudu.

(3) Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS) tulenevatest arvestusmeetoditest ja -põhimõtetest, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS), rahandusministri määrustest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi Üldeeskiri) ja rahvusvahelisest avaliku sektori raamatupidamise standarditest (edaspidi IPSAS).

(4) Valla tsentraliseeritud raamatupidamine hõlmab finantsarvestust Ametiasutuses ja järgmistes Ametiasutuse hallatavates asutustes

1) Vasta Kool;

2) Aseri Kool;

3) Kunda Ühisgümnaasium;

4) Kunda Lasteaed „Kelluke“;

5) Kunda Muusikakool;

6) Aseri Muusikakool;

7) Viru-Nigula valla raamatukogu;

8) Viru-Nigula Kultuurikeskus;

9) Aseri Vabaajakeskus;

10) Kunda Spordikeskus;

11) Viru-Nigula Muuseumid;

12) Viru-Nigula Sotsiaalhoolekande Keskus;

13) Kunda linna Majanduskeskus;

14) Viru-Nigula Avatud Noortekeskus.

(5) Eeskiri reguleerib

1) kontoplaani ning koodide ja lühendite kasutamist;

2) asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist;

3) varade ja kohustuste inventeerimist;

4) raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist;

5) raamatupidamisregistrite pidamist;

6) vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume;

7) arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises;

8) aruannete koostamise korda.

(1) Analüütiline ja sünteetiline arvestus – majandusinformatsiooni liigendamise erinevad detailsuse tasemed. Sünteetiline arvestus on majandusinformatsiooni kirjendamine raamatupidamiskontodele. Analüütiline arvestus on raamatupidamiskontodele kirjendatud majandusinformatsiooni detailiseerimine (nõuded ja kohustused – kelle vastu jms). Analüütilist arvestust peetakse kas majandustarkavara pearaamatust eristatud moodulites (registrites) või teiste tarkvaravahenditega või käsitsi.

(2) Aktsepteerimine – majandustehingu toimumise ja õiguspärasuse kinnitamine allkirjaga ning eelarve tunnuse või nimetuse määramine valla eelarveklassifikaatorite liigenduses. Toiming kuulub kuludokumendi kontrollija või vastutava isiku (eelarve vastutav täitja, projekti vastutav täitja või muu aktseptiõiguslik isik) kompetentsi.

(3) Aruandeperiood – periood, mille jooksul toimunud majandustehingute kirjendid võetakse arvesse aruannete koostamisel. Lühim aruandeperiood on kalendrikuu. Majandusaasta aruandeperiood on kalendriaasta.

(4) Eelarve vastutav täitja – määratud isik või isikud, kellele on antud õigus käsutada vallaeelarve vahendeid kinnitatud eelarve piires ja struktuuris, millist õigust teostab vastutav isik kulude aktsepteerimisega Valla eelarveklassifikaatorite liigenduses.

(5) Eesti finantsaruandluse standard – rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginev raamatupidamistava, mille põhinõuded kehtestatakse RPS-s, mida täiendavad RTJ-d, Üldeeskiri ja Eeskiri.

(6) Majandustehingute kirjendaja on üldjuhul raamatupidaja.

(7) Majandusinformatsiooni liigendamine – valla majandustehingute kirjendamine, kasutades riigi või valla õigusaktidega kehtestatud tunnuseid (koode), millised võimaldavad majandusinformatsiooni põhjal koostada finantsaruandeid valla juhtimisotsuste tegemiseks ning riigi aruandluse jaoks.

(8) Tehingupartnerid – avaliku sektori üksuste majandusarvestuses eristatavad majandustehingute osapooled, kellele on omistatud tunnused – tehingupartneri koodid, eesmärgiga võimaldada koostada avaliku sektori üksuste konsolideeritud finantsaruandeid

(1) Vald kasutab Üldeeskirjas kehtestatud kontoplaani ja koode.

(2) Vajadusel võib Vald kasutada täiendavaid allkontosid.

(3) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid

1) eelarveklassifikaatorid – tunnused valla eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris. Rahakäibe liigendamine tagab informatsiooni eelarve kassalise täitmise kohta, muu majandusinformatsiooni liigendamine tagab informatsiooni eelarve tekkepõhise täitmise kohta;

2) objekti-, projekti-, subjekti jne koodid – lisatunnused, millised võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt.

(1) Valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning Üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad Üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel Üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(1) Viru-Nigula Vallavalitsus kui täitevorgan (edaspidi Vallavalitsus) koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Vallavanem allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande viivitamata pärast seda, kui Vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. Vallavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Viru-Nigula Vallavolikogule (edaspidi Vallavolikogu) kinnitamiseks vastavalt kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduses sätestatule. Vallavolikogu kinnitab aruande oma otsusega.

(2) Saldoandmik koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt Üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(5) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(6) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud raamatupidajate ametijuhendites või töölepingutes.

(1) Viru-Nigula valla raamatupidamisüksuseks on Viru-Nigula vald kui kohaliku omavalitsuse üksus.

(2) Raamatupidamiskohustuslase tegevust, sealhulgas raamatupidamist, korraldab Ametiasutus.

(3) Hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse Ametiasutuses tsentraliseeritult, tagades seejuures iga iseseisva registrinumbriga asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse. Raamatupidamisprogrammis PMen peetakse arvestust 2 valdkonna all (eelarveline ja eelarveväline).

(4) Viru-Nigula valla igapäevast raamatupidamist korraldab Ametiasutuse finantsosakond. Ametiasutuse ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, juhataja või direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(5) Valla tsentraliseeritud raamatupidamist korraldab Ametiasutuse finantsjuht, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(6) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad Ametiasutuse raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites.

(7) Valla raamatupidamisregistreid säilitatakse elektrooniliselt.

(8) Raamatupidamiskanded, komplekteerituna nende aluseks olevate algdokumentidega säilitatakse paberkandjal või elektroonilise menetlemise korral elektrooniliselt.

(1) Vallavara valdamine, kasutamine ja käsutamine toimub Vallavolikogu kehtestatud Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatu alusel.

(2) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab Juhendi mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse Ametiasutuse raamatupidamis-arvestuses soetusmaksumuses, korrigeerides seda allahindlustega.

(4) Kohustused kajastatakse järgides tekkepõhisuse printsiipi ja lähtudes raamatupidamistoimkonna juhenditest (RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9).

(5) Laenud kajastatakse Ametiasutuse raamatupidamisarvestuses.

(6) Omavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse Ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes.

(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt.

(2) Saadud maksutulud kajastatakse Ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

(3) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse tuludes, kes vastava tulu ulatuses kaupu müüs või teenuseid osutas.

(4) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati.

(5) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle asutuse tuludes või kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustus.

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (kogus, hind, summa).

(3) Ametiasutus kasutab Viru-Nigula valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad. Ostuarved soovib raamatupidamine saada eelistatavalt masinloetavate arvetena xml faili kujul läbi operaatori.

(4) Reguleerimiskandeid koostab raamatupidaja vastavalt vajadusele, lähtudes Üldeeskirjast.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning need allkirjastavad kulusid tegema volitatud isik ja raamatupidaja. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juht.

(6) Ametiasutuses määratakse kulusid tegema volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigusteha vastavat volitatud isikut vallavanema käskkirjaga asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(7) Ametiasutuse kuludokumendid peab lisaks kulusid tegema volitatud isikule kinnitama ka finantsjuht.

(8) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt kirjalikult määratud isik.

(9) Majandusvaldkonna juht korraldab majanduskulude (kontogrupp 55) jagamise proportsioonid hoonetele, mida kasutavad mitu Viru-Nigula valla hallatavat asutust ja mille kohta esitatakse ühine arve. Iga hallatava asutuse volitatud isik kinnitab oma kulu osa.

(10) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab volitatud isik, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

6) tehing on kooskõlas Viru-Nigula valla eelarvega;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus;

8) ta annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande vormistamiseks.

(11) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseaduse vastavatele sätetele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(12) Eeskirja kohaselt on dokumentide kontrollimisel aluseks Üldeeskirja § 15 lõike 5 nõuded.

(13) Rahalisi ülekandeid teostab finantsosakonna töötaja. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks raamatupidajale ka finantsjuht.

(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (Üldeeskirja § 15 lõige 9)

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(15) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(16) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(17) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.

(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või alg-dokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad

1) pearaamat;

2) arveldused;

3) pank/kassa;

4) palk;

5) arved;

6) põhivarad;

7) materjalid;

8) eelarve.

(7) Iga kuu salvestatakse programmist järgmised aruanded

1) pearaamatu koond;

2) kassa kassaraamat;

3) arvelduste koond;

4) palgalehed.

(8) Aasta lõpu seisuga salvestatakse järgmised aruanded

1) põhivarade nimekiri;

2) bilansiväliste varade nimekiri;

3) pearaamatu koond;

4) isikukonto kaardid;

5) puhkusereservi arvestused;

6) arvelduste kanded, mida pole igas kuus välja trükitud.

(1) Müügiarved koostatakse operatiivandmete või lepingutes kajastatu põhjal ja tingimustel.

(2) Müügiarvete koostamine:MüügiarveVäljastamise aegAlgandmed ning nende edastajaLasteaedade kohamaksumuse arvedIga kuu kolmandal nädalal 14.-15. kuupäeval, jooksva kuu eest.Lasteaia direktor edastab raamatupidajale vastavad tabelid hiljemalt iga kuu 5.kuupäevaks.Muusikakooli arvedIga kuu kolmandal nädalal 14.-15. kuupäeval, jooksva kuu eest.Muusikakooli direktor edastab nimekirjad iga kuu 5.kuupäevaks.Kohamaksuarved teistele omavalitsusteleIga kuu kolmandal nädalal 14.-15.kuupäeval, jooksva kuu eest.Kohamaksumused kinnitab Vallavalitsus. Õppurite andmed EHIS-st edastab finantsosakonnale haridusspetsialist kuu 11.kuupäeval.Arvlemine vastavalt seadusele või lepingutele.Sotsiaalteenuste arvedVastavalt vajadusele.Andmed esitab sotsiaaltöötaja jooksvalt finantsosakonnale.Üüri- ja kommunaalteenuste arvedIga kuu viimase kuupäeva seisuga, väljastamine hiljemalt järgneva kuu kolmandal nädalal.Andmed esitab Kunda linna Majanduskeskus, Viru-Nigula Kommunaal OÜ, Aseri Kommunaal OÜ, teised juriidilised isikud finantsosakonnale hiljemalt iga kuu 5. kuupäevaks.Viru-Nigula Sotsiaalhoolekande KeskusKunda Hooldekodu arvedIga kuu esimesel nädalal - 7. kuupäevaks jooksva kuu eest.Hooldekodu juhataja esitab andmed finantsosakonnale jooksvalt. Enne arvete väljastamist kontrollib finantsosakonna esitatud arvete koondtabelit ja kinnitab/ei kinnita selle õigsust.Kunda Spordikeskuse ärikliendi arvedIga kuu viimase kuupäeva seisuga, väljastamine järgneva kuu esimesel nädal 3.-5.kuupäeval.Andmed edastab finantsosakonnale spordivaldkonna juht iga kuu 3.kuupäevaks.Lepingutest tulenevad rendiarvedVastavalt lepingutele ja/või iga kuu 30.kuupäevaks.Andmed lepingutest ja/või finantsosakonnale edastatud andmetest.Muud arvedVastavalt vajadusele.Ametiasutuse ametnikud, hallatavate asutuste töötajad edastavad andmed finantsosakonnale vastavalt vajadusele.

(3) Arvete vormistamisel järgitakse sealhulgas raamatupidamise seaduse ja käibemaksu seaduse nõudeid. Erinõue on kajastada arvel arve väljastajale omistatud tehingupartneri koodi.

(4) Arved väljastatakse kliendile üldjuhul kas elektroonilise e-arvena või pdf-vormingus.

(5) Arvete maksetähtaeg on soovitatavalt 14 kalendripäeva.

(6) Arve koostaja vastutab arvete koostamise ja raamatupidamiskirjendite õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õiguse eest vastutab lepingu kinnitaja ja/või operatiivandmete esitaja.

(7) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.

(1) Töötasu või palk (edaspidi töötasu) arvestatakse raamatupidamises teenistujale tööle vormistamisel määratud töötasu, või palgamäärade ja hilisemate palgamuudatuste, vallavanema või hallatava asutuse juhi poolt pädevuse piires määratud lisatasude ning tööaja tabelite põhjal ja muude õigusaktide alusel. Ametiasutus võtab töötasu arvestamisel aluseks palgajuhendi.

(2) Puhkusetasu arvestatakse asutuse juhi käskkirja ja puhkusegraafiku alusel.

(3) Palgalehed kinnitab valdkonnajuht ning lisaks finantsjuht. Palgalehtede menetlemine toimub e-arvete menetluskeskkonnas.

(4) Arveldustena töötajatega töötasu arveldamisel on aktsepteeritavad kinnipidamised ja juurdemaksed, millised tulenevad õigusaktidest, kohtu täitelehtedest või töötaja avaldusest.

(5) Töötasu ja töötasudega seotud maksude kajastamist raamatupidamisarvestuses käsitletakse Eeskirja 9 peatükis.

(1) Algdokumentide käive toimub alljärgneva tabeli aluselDokumendi nimetusRaamatupidamisele dokumendi esitamise tähtaegDokumendi esitamise eest vastutajaVallavalitsuse ja volikogu õigusaktidjärgmisel tööpäeval peale allkirjastamistVastutab kantseleiRahalisteks väljamakseteks kohustavate lepingute (va töölepingud) koopiadjärgmisel tööpäeval peale allkirjastamist ning dokumendiregistris registreerimistLepingu täitmise eest vastutav isikVõla- ja asjaõiguslepingSeitsme päeva jooksul peale lepingu sõlmimistJuristKäskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohtaKolm tööpäeva enne tasu väljamaksmistKäskkirjade koostajaTeatis töölepingu sõlmimise ja lõpetamise kohtaKolm tööpäeva enne tasu väljamaksmistTeatise koostajaTöövõtu või käsunduslepingud tasu maksmiseksKolm tööpäeva enne tasu väljamaksmistasutuste juhid või kontakt isikudTöötasude arvestuse algandmed – tööaja arvestuse tabelidHiljemalt 25. kuupäevaksAsutuste juhid või volitatud isikudAvaldus maksuvaba tulu arvestamise kohtaHiljemalt 20. kuupäevaksAsutuse juhidIsikliku- ja ametisõiduki sõidupäevikAruandekuule järgneva kuu viiendaks tööpäevaksAuto kasutajaLähetuskulude aruanneViie tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumistLähetatuMajanduskulude aruanneHiljemalt aruandekuule järgneva kuu viiendaks kuupäevaksKulu tegijaHankijate arvedSeitsme tööpäeva jooksul peale menetluskeskkonda laekumistVolitatud isikAkt vara arvele võtmiseks, maha kandmiseks, alla- või ümberhindamiseksKolme tööpäeva jooksul pärast akti allkirjastamist või õigusaktidega sätestatud juhtudel kinnitamistValla vara haldamist korraldav spetsialistKassaraamatAruandekuule järgneva kuu esimeseks tööpäevaksKassa eest vastutav isikKassa orderidJooksvalt, vastavalt raha liikumiseleKassa eest vastutav isikMaterjalide kuluaruandedAruandekuule järgneva kuu esimeseks tööpäevaksVarude eest vastutav isikSotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed sotsiaalarvestuse programmistKolm tööpäeva enne toetuse väljamaksmise kohustustsotsiaaltööspetsialist

(2) Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest on üldvastutus hallatava asutuse juhil.

(3) Ametiasutuse haridus-, kultuuri- ja sotsiaalosakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse osakonnas ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks osakonna juhataja ja finantsjuhi poolt. Sotsiaaltoetuste väljamaksedokumendid suunab peale allkirjastamist koostaja finantsosakonna töötajale. Osakonnas kasutatakse toetuste arvestamisel vastavat programmi, milles koostatud koondokumendi alusel kantakse summad saajate pangakontodele. Sularahas väljamaksmisele kuuluvad toetused makstakse välja Ametiasutuse kassast.

(1) Raha hoitakse pangas Ametiasutuse arvelduskontodel.

(2) Pangaoperatsioonide teostamisel on allkirjaõigusega isikuks Ametiasutuses vallavanem, majandusvaldkonna juht või finantsjuht.

(3) Maksekorralduse ülekande kinnitab finantsjuht või finantsosakonna töötaja.

(1) Maksimaalseks kassalimiidiks on ametiasutuses 5000 eurot ning hallatavas asutuses 1000 eurot.

(2) Kassa sissetuleku tehinguid teostavad asutused, kes on märgitud Eeskirja lisas 1. Ametiasutusel on õigusteostada erinevaid kassaoperatsioone.

(3) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente

1) kassa sissetuleku order;

2) kassa väljamineku order;

3) kassaraamat.

(4) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha parandusi.

(5) Ametiasutustes sisestab kassaoperatsioone teostav isik sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMen. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder tehingu sisu ja arvnäitajatega. Kuu lõpus trükitakse programmist välja kassaraamat.

(6) Väljaspool kassat sularaha vastu võtma volitatud isik kannab vastuvõetud summad Eeskirja lisana 2 kinnitatud sularaha kogumislehele, mille esitab kassapidajale koos sissemakstava summaga.

(7) Võimalusel tuleb vältida sularahatehinguid ja arveldada panga kaudu.

(1) Deebet- ja krediitkaartide kasutamise õiguse annab finantsjuht. Sellega kinnitatakse ka krediidi maksimumlimiit. Kaardiga sularaha väljavõttu tuleb üldjuhul vältida.

(2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud.

(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele kuu jooksul tehtud tehingute algdokumendid järgneva kuu 5-ndaks kuupäevaks. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.

(2) Aruandeaasta lõpu seisuga hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit.

(3) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud üle 180 päeva, alla 100% ulatuses.

(4) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla finantsjuht.

(5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.

(6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(7) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(8) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamise järgselt nõude esitamisest, hagist või sissenõude pöördumisest loobumine toimub vastavalt Viru-Nigula vallavara valitsemise korra § 38 lõikes 2 sätestatule.

(9) Suure hulga nõuete korral kasutatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete hindamiseks inventeerimismeetodit, mille korral kõik laekumised kajastatakse esialgu ainult nõuete kontol (mitte kontrakontol). Aruandeperioodi lõpus hinnatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete jääki ning tehakse korrigeerimiskanne olenevalt sellest, kas ebatõenäoliste nõuete summa kokku võrreldes eelmise perioodi lõpu seisuga suurenes või vähenes.

(1) Üldeeskirja § 15 lõike 7 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemaksu tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmalt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata).

(2) Ettemaksud tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemaksu summa on väiksem kui 500 eurot.

(1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse avansina makstud kulude osas kontol “Majanduskulude ettemaksed” ja hüvitatavate tehtud kulude osas kontol „Võlad majanduskulude eest“.

(2) Analüütilist arvestust peetakse kululiikide lõikes.

(3) Majanduskulude avanssi üldjuhul ei anta. Erandkorras tekkinud vajadusel antakse avanssi asutuse töötajatele seletuskirja alusel, mille kinnitab asutuse juht. Avanss makstakse välja Ametiasutuse kassast. Avansisaaja esitab majanduskulu tõendava kuludokumendi finantsosakonnale.

(4) Töötasu avanssi ei anta.

(5) Töötaja poolt Ametiasutuse ja hallatavate asutuste tarbeks tehtud majanduskulud hüvitatakse aruande alusel, mis tuleb esitada finantsosakonnale koos kulutusi tõendavate originaaldokumentidega hiljemalt jooksva kuu lõpuks vastavalt Eeskirjas lisana nr 3 kinnitatud vormil.

(6) Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab Ametiasutuse või vastava hallatavate asutuste juht aruande.

(1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud, teatud tingimustega seotud toetusi. Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna tegevuskulude tegemise või põhivara soetamise perioodil, kui sihtfinantseerimise tingimustega ei kaasne sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk. Kui eksisteerib sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna vastava riski kadumisel.

(2) Toetust kajastatakse bilansis esmakordselt raha ülekandmisel, sihtfinantseerimisega seotud nõuete – kohustuste või tulude - kulude arvele võtmise kuupäeval vastavuses käesoleva paragrahvi lõikega 1. Lepingute alusel võetud sihtfinantseerimise andmise kohustusi ja sihtfinantseerimise saamise nõudeid kajastatakse eelnevalt tingimuslike kohustuste ja nõuetena bilansivälistel kontodel. Sihtfinantseerimise andjad ja vahendajad kajastavad antud ja vahendatud sihtfinantseerimist kuludes (vahendajad ka tuludes) samades perioodides kui toetuse saajad. Põhivara sihtfinantseerimise andmist ja vahendamist kajastatakse kuludes (vahendajad ka tuludes) sellel perioodil, millal toetuse saaja kajastab põhivara soetamise, olenemata sellest, kas toetuse saaja kajastab samal ajal saadud toetuse tuludes.

(3) Kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid selle arvel ei ole veel kulutusi tehtud või põhivara soetatud, kajastatakse saadud vahendid sihtfinantseerimise ettemaksena.

(4) Kui sihtfinantseerimise saamisega seotud kulutused on tehtud või põhivara soetatud ning puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid toetus on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena.

(5) Vastavalt Üldeeskirja § 26 lõikele 3 võib tegevuskulu katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kui 5000 eurot.

(6) Sihtfinantseerimise vahendamist kajastatakse tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes vastavalt Üldeeskirja § 25 lõikele 3.

(7) Mitterahaliseks sihtfinantseerimiseks loetakse sihtfinantseerimist kolme osapoole tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab ja sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.

(8) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta. Teiselt avaliku sektori üksuselt saadud mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse vastavalt Üldeeskirja § 44 lõigetele 3 või 4.

(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt Üldeeskirja §-le 38 kantakse soetamisel lisanduvad maksud ja lõivud maksukulu kontole.

(2) Materjalid võib kanda kohe kulusse, kui ostuarve summa ei ületa 2000 eurot ilma käibemaksuta.

(3) Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetusmaksumusest.

(4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse asutustes kohapeal. Iga kvartali lõpus korrigeeritakse kuludesse kantud toiduainete maksumust inventuuri alusel.

(1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Vallavolikogu või Vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel.

(2) Palka makstakse üks kord kuus (kuu viimasel tööpäeval) ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.

(3) Töötaja või teenistuja esitab raamatupidamisele teatise, kus märgib ära oma IBAN-i ning panga, kuhu igakuiselt töötasu kantakse.

(4) Töötaja või teenistuja esitab raamatupidamisele avalduse (lisa 4), kus avaldab soovi üksikisiku tulumaksu arvestamise kohta. Peale 20. kuupäeva esitatud taotluste puhul rakendatakse tulumaksuvabastust taotlusele esitamisele järgnevast kuust.

(5) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja või teenistuja ei ole kokku leppinud teisiti. Puhkusetasu ei tohi välja maksta hiljem kui puhkusele järgneval palgapäeval.

(6) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab raamatupidamisele personaliarvestusega tegelev ametnik või töötaja hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

(7) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(8) Palgalehed koostatakse asutuste ja/või tegevusalade lõikes. Töötajale esitatakse palgateatis kas trükitult või e-kirjaga töötaja kirjalikul nõudmisel.

(9) Aruandeaasta kohta trükitakse iga töötaja kohta isikukaardid töötasu andmetega.

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse arvele olenemata maksumusest.

(2) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on alla põhivara soetusmaksumuse alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse ning võetakse arvele bilansiväliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes alates 200 eurost. Erandina võetakse arvele bilansiväliselt projektidega eraldatud varad, mille väärtus jääb alla 200 euro, juhul, kui seda lepingus nõutakse.

(3) Raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.

(1) Üldeeskirja § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(2) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive ning laenukasutuse kulutusi, vaid need kantakse tekkimise perioodil kuludesse.

(3) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 5000 eurot (ilma käibemaksuta). Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.

(4) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes.

(5) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(6) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(7) Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.Põhivara liikEeldatav kasulik eluiga aastatesAmortisatsiooni norm protsentidesHooned20-50 a2-5%Rajatised10-40 a2,5-10%Masinad ja seadmed5-10 a10-20%Inventar2-10 a10-50%Arvutustehnika2-3 a33-50%Immateriaalne põhivara2-20 a5-50%

(8) Kasutatud varadele ja oluliselt erisugustele uutele põhivahenditele kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga konkreetne individuaalne amortisatsiooninorm.

(9) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(10) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht.

(11) Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal. Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(12) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis- vastuvõtuakti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik) kooskõlastatult Ametiasutuse finantsosakonnaga.

(13) EL struktuurifondide toetuste arvel soetatud põhivarasid arvestatakse eraldi raamatupidamisprogrammis PMen.

(14) Raamatupidamisele esitatakse põhivara arvele võtmise kuupäeva seisuga Eeskirja lisana 5 kinnitatud vormil akt, millel kajastatakse järgmised andmed: põhivara nimetus, inventari number, info vara kohta (hoone aadress, maa katastritunnus, transpordivahendi registreerimisnumber ja muu info), soetusmaksumus, amortisatsiooninorm aastas, vastutava isiku nimi ja allkiri. Igale olemasolevale ja lisanduvale põhivarale antakse inventarinumber vöötkoodina. Võimalusel kleebitakse vöötkood varale. Hoonete, teede, rajatiste ja muude põhivarade puhul, kui vöötkoodi peale kleepimine ei ole võimalik või otstarbekas, koostatakse nimekirjad, kuhu kleebitakse igale vara kajastavale reale individuaalne vöötkood.

(15) Põhivara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.

(1) Valitseva mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Viru-Nigula vald omab mõjuvõimu määrata investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitikat ning omab äriühingute puhul üle 50% ettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest.

(2) Olulise mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Viru-Nigula vald osaleb investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel. Olulise mõjuvõimu eelduseks on arvestatud 20-50% hääleõigusest.

(3) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad rida-realt ja grupisisesed nõuded, kohustused, tulud ja kulud elimineeritakse ning olulise mõju all olevaid äriühinguid kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. Alla 50% osalusi mittetulundusühingutes ei kajastata bilansis, vaid need on soetamisel kajastatud kuludes.

(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 200 kuni 4999,99 eurot (ilma käibemaksuta).

(2) Väikevara kantakse kulusse soetamise hetkel.

(3) Raamatupidamises peetakse arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes.

(4) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. Igale bilansivälisele varale antakse inventarinumber vöötkoodina.

(5) Vara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.

(1) Siiretena edasiantavaid tulusid, kulusid, varasid, kohustusi võib kasutada vaid käibemaksukohusluse tõttu eraldi arvestatava hallatava asutuse arvlemisel Ametiasutusega.

(2) Hallatava asutuse arvestatud tulude üleandmist valla eelarvesse kajastatakse antud siiretena.

(3) Ametiasutus kajastab hallatavale asutusele finantseerimiseks ülekantud summasi antud siiretena eelarvest ja hallatavalt asutuselt laekunud tulusid saadud siiretena eelarvesse. Samuti kajastatakse siiretena valla asutuste vahelisi muid tehinguid (varade, kohustuste, tulude ja kulude vastastikuseid üleandmisi).

(4) Omavalitsuse koondaruandes siirded elimineeritakse.

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustuste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga). Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(5) Vähemalt üks kord aastas tehakse asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu.

(6) Inventeerimise käigusteostatakse

1) materiaalse põhivara inventuur;

2) varude inventuur;

3) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;

4) kohustuste ja saadud ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste kohustuste kohta saldovõrdluste väljastamine;

5) sularaha inventuur kassades;

6) pangakontode saldode võrdlus;

7) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;

8) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustuste võrdlemine lepingutega.

(7) Vähemalt üks kord kahe aasta jooksul inventeeritakse aastainventuuride käigus bilansivälist väheväärtuslikku vara, mille osas ei ole viimase kahe aasta jooksul erakorralist inventuuri tehtud.

(8) Aastainventuuri tegemist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

(9) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(10) Vallavalitsus määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri tegijad. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri tegemist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(11) Sularahakassa kontrolli tehakse vähemalt kord aastas.

(12) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel tehakse erakorralised inventuurid.

(1) Kassa inventuuri teeb asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid

1) inventuuri tegemise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust.

(4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel tehakse

1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) valuutas fikseeritud nõuete (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpanga valuutakursi alusel;

4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;

6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Üksikisikutele saadetakse saldokinnituskirjad juhul kui nõue on tasumata pikema perioodi eest kui viimane aruandekuu ja nõude summa ületab 150 eurot.

(5) Varude inventuuri teeb asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(6) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid

1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;

2) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks;

3) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;

4) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;

5) allkirjastatud aktide põhjal korrigeerib ametiasutuse finantsosakond vajadusel raamatupidamise andmeid, avastatud puudu- või ülejäägid võetakse arvele.

(7) Materiaalse põhivara ja bilansivälise vara inventuur tehakse sarnaselt varude inventuurile, kuid inventuuri tegemisel kasutatakse vöötkoodilugejat. Inventeeritud varad loetakse vöötkoodilugejast raamatupidamisprogrammi PMen, kust trükitakse välja inventeerimisnimestikud, milles on kajastatud arvel oleva ja inventeeritud vara kogused ja maksumused ning põhivara puhul ka andmed järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta.

(8) Inventuuriga seoses tehakse lisaks järgmised toimingud

1) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimis-maksumust;

2) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

3) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse vara maha kandmise ja allahindluse aktid ning esitatakse need vallavalitsusele. Vallavalitsuse otsuse põhjal koostatakse raamatupidamises materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

(9) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud

1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) valuutas fikseeritud kohustuste (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;

5) maksukohustuste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;

6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine.

(10) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist. Sel juhul saadab üksus, kes leiab, et saldosid on vaja eelnevalt võrrelda, teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jääb ootama teise poole vastust. Teine pool on kohustatud järelepärimisele e-posti teel vastama koos omapoolsete saldode esitamisega. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(11) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega, koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara maha kandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid.

(12) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel.

(13) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha

1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt;

2) süüdlase mitteavastamisel Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.

(1) Raamatupidamise dokumente hoitakse Ametiasutuse finantsosakonnas 2 aastat. Seejärel antakse dokumendid Ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt dokumendile kehtestatud säilitusajale

(2) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse tarnijatelt saabunud ostuarved ja ostjatele esitatud müügiarved.

Viru-Nigula valla asutuste raamatupidamisdokumentides kasutatakse järgmisi lühendeid

1) D – deebet;

2) JV – jääkväärtus;

3) K – kreedit;

4) KM – käibemaks;

5) NR – number;

6) SO - sissetulekuorder;

7) TM – tulumaks;

8) T – teatis;

9) VM – väljamaks;

10) VO – väljaminekuorder;

11) Õ – õiend.

Kehtetuks tunnistatakse

1) Viru-Nigula Vallavalitsuse 21. jaanuari 2013 määrus nr 1 ”Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskirja kehtestamine“;

2) Kunda Linnavalitsuse 22. märtsi 2002 määrus nr 2 ”Kunda Linnavalitsuse Rahandusosakonna põhimääruse kinnitamine”.

Määrus jõustub 1. jaanuaril 2019.