Teenistus- ja töölähetuse korraldus

(1) Käesolev määrus sätestab Kuressaare Linnavolikogu liikmete ja Kuressaare Linnavalitsuse teenistujate/töötajate ning linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajate teenistus- ja töölähetusse (edaspidi lähetus) saatmise ja lähetuse aruandluse korra.

(2) Lähetus on ametiasutuse juhi või tööandja korraldusel kindlaksmääratud ajavahemikul toimuv teenistuja või töötaja viibimine teenistus- või tööülesannete täitmisel väljaspool määratud teenistus- või töökoha asukohta ning sõit sinna ja tagasi. Töötaja või teenistuja lähetamine välisriiki loetakse välislähetuseks.

(3) Töötajat võib saata lähetusse mitte kauemaks kui 30 järjestikuseks kalendripäevaks. Poolte kokkuleppel võib lähetus kesta ka kauem. Lähetuse ajaks säilitatakse ameti-või töökoht ning tagatakse palk.

(4) Lähetuse kord laieneb „Täiskasvanute koolituse seaduse” alusel teenistuja/töötaja tööalase koolitusega seotud sõidu-, majutus- ja päevarahade maksmisele.

(5) Lähetusse ei saa saata puhkusel või haiguslehel olevat töötajat, töövõtu- või käsunduslepingu alusel töötavat töötajat. Kui lähetusse mineku tõttu tekib vajadus muuta puhkuste ajakavas kindlaksmääratud teenistuja/töötaja puhkuse aega (sh teenistuja/töötaja puhkuse katkestamine), muudetakse selle teenistuja/töötaja puhkuse ajakava vastavalt poolte kokkuleppele.

(1) Lähetuskorraldus antakse kirjalikult kas eraldi korraldusena või korralduse andja viseeritud resolutsioonina lähetuse aluseks oleval dokumendil vähemalt 2 päeva enne lähetuse algust. Lähetuskorraldus välislähetuse korral ja juhul, kui lähetuse kulude katteks makstakse avanssi, antakse vähemalt 5 päeva enne lähetuse algust.

(2) Kuressaare Linnavolikogu liikmete ja Kuressaare Linnavalitsuse teenistujale/töötajale lähetuskorralduse andja ja lähetusaruande kinnitaja on

1) linnapea ja linnavolikogu liikme lähetusel - volikogu esimees;

2) abilinnapea, arendusosakonna juhataja ja linnasekretäri lähetusel – linnapea;

3) linnavalitsuse struktuuriüksuse teenistuja/ töötaja lähetusel - struktuuriüksuse juht.

(3) Kuressaare Linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajate lähetuskorralduse andja ja lähetusaruande kinnitaja on

1) hallatava asutuse juhi lähetusel - asutuse tegevust kureeriv abilinnapea, tema äraolekul linnapea;

2) hallatava asutuse töötajate lähetusel - asutuse juht, tema äraolekul asutuse juhi asetäitja.

(1) Kuressaare Linnavalitsuse teenistujate/töötajate ja hallatava asutuse juhi siseriiklikku lähetusse suunamine vormistatakse igakuuliselt linnapea ühtse käskkirjaga.

(2) Lähetusse suunamine vormistatakse igakordselt eraldi käskkirjaga

1) linnapea lähetusel;

2) teenistuja/töötaja ja hallatava asutuse juhi lähetusel juhul, kui makstakse lähetuse kulude katteks avanssi;

3) teenistuja/töötaja ja hallatava asutuse juhi välislähetusel.

(3) Lähetuse suunamise käskkiri juhul, kui lähetuse kulude katteks makstakse avanssi, tuleb vormistada vähemalt 5 päeva enne lähetuse algust.

(4) Hallatava asutuse töötaja lähetusse suunamise otsus vormistatakse asutuse juhi või tema asetäitja käskkirjaga.

(5) Lähetuse käskkirjas määratakse lähetusse saadetava teenistuja/töötaja, töö- või teenistuslähetuse sihtkoht, kestus, ülesanne ja päevaraha määrad ning vajadusel päevaraha vähendamise ulatus, avanss ning projektide puhul kulude hüvitamise allikas. Käskkirjale lisatakse koolituse, seminari, konverentsi või muu ürituse kutse, teatis, päevakava, teenistuja/töötaja vastav avaldus või muu lähetuse aluseks olev dokument koos lähetuskorraldusega.

(6) Juhul, kui töötajal on rohkem kui üks tööandja ning töötaja saadavad lähetusse mitu tööandjat samaaegselt, on töötaja kohustatud tööandjat teavitama teise tööandja tehtud lähetusse saatmise otsusest ning talle määratud päevarahast. Kui tööandjal on teave, et teine tööandja maksab päevaraha, puudub sellel tööandjal sama perioodi eest päevaraha maksmise kohustus. Lähetusest saabumise päeval teise lähetusse mineku korral makstakse päevaraha ühekordse määra ulatuses.

(1) Kui ühissõiduki kasutamine ei ole mõistlik ja/või võimalik tulenevalt lähetuse sihtkohast, lähetuse ülesande täitmise iseloomust või ajast, siis erandkorras juhi nõusolekul võib minna lähetusse isikliku sõiduautoga. Vastava loa annab juht lähetuse käskkirjas või lähetuskorralduses ning valib isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aluse, milleks on

1) isikliku sõiduauto kasutamise ühekordne hüvitis;

2) isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine kuludokumentide alusel.

(2) Isikliku sõiduautona käsitatakse teenistuja või töötaja kasutuses olevat sõiduautot, mis ei ole tööandja omanduses ega valduses.

(3) Isikliku sõiduauto hüvitise määramisel lisatakse lähetuse käskkirjale/korraldusele

1) sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia või omaniku koostatud volikiri;

2) hüvitise saaja kinnitus, et muu isik temale või selle sõiduauto eest muule füüsilisele isikule hüvitist ei maksa.

(1) Lähetusest saabumisel vormistab teenistuja või töötaja lähetuse aruande (lisa 1) ja esitab selle hiljemalt viiendal tööpäeval peale lähetusest naasmist kinnitamiseks lähetuskorralduse andjale. Lähetusaruanne sisaldab

1) tegevusaruannet, milles peab kajastuma lähetuse sisu mahus, mis võimaldab hinnata lähetuse eesmärgi täitmist. Kui lähetus rahastatakse projekti summadest ja see on seotud projekti eesmärkide täitmisega, tuleb tegevusaruandes märkida projekti nimetus;

2) kuluaruannet, millele on lisatud kuludokumendid.

(2) Lähetuskorralduse andja kinnitab lähetuse aruande, kui lähetus vastas tegevusaruande põhjal eesmärgile ning kuluaruandes kajastuvad lähetusega seotud dokumenteeritud kulud. Lähetatu esitab kinnitatud aruande kehtiva korra kohaselt raamatupidamisele lähetuskulude väljamaksmiseks.

(1) Teenistujale/töötajale hüvitatakse ainult aruandes loetletud dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ning muud lähetusülesande täitmisega seotud kulud ja makstakse töölähetuses oldud aja eest päevaraha käskkirjas määratud ulatuses.

(2) Kui lähetatule tagatakse lähetuskohas viibimise ajal tasuta toitlustamine, võib lähetuskorraldusega vähendada lähetuse päevaraha määra kuni 70%. Päevaraha määra vähendamine fikseeritakse lähetuskäskkirjas.

(3) Kui teenistujale/töötajale on juhi poolt määratud igas kuus isikliku sõiduauto teenistus- või töösõitudeks kasutamise kulude hüvitis kuni 64 eurot kuus ilma kohustuseta töösõitude üle arvestust pidada, siis hüvitatakse lähetuses kasutamisega seotud täiendavalt tekkinud isikliku sõiduauto kulud ainult kulu tõendavate dokumentide alusel.

(4) Kui teenistujale/töötajale ei ole juhi poolt määratud igas kuus kindlat isikliku sõiduauto teenistus- ja töösõitudeks kasutamise kulude hüvitist, makstakse isikliku sõiduautoga lähetuses käimise eest hüvitist lähetuse käskkirjas määratud suuruses.

(5) Ühe lähetuse kulusid seoses isikliku sõiduauto kasutamisega ei saa hüvitada korraga nii kuludokumentide kui ka isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise maksmisega.

(6) Teenistujal/töötajal on õigus nõuda lähetuskulude katteks avanssi või selle mittesaamisel keelduda lähetusse sõitmisest.

(7) Lähetuskulude hüvitise summa kantakse vastavalt töötaja soovile tema arveldusarvele või makstakse sularahas välja kassast. Lähetuskulude hüvitatavat summat vähendatakse saadud avansi võrra. Kui lähetatu tegelikud lähetuskulud on avansina saadud summast väiksemad, peetakse avansi enammakse teenistuja/töötaja kirjalikul nõusolekul kinni palgast või kannab töötaja üle linnavalitsuse arveldusarvele või maksab kassasse. Lähetuskulude hüvitamise või avansi tasaarvelduse tähtajaks on üks kuu, arvates lähetuse aruande raamatupidamisele esitamise päevale järgnevast tööpäevast. Lähetuskulude väljamakse teostatakse pärast käskkirja esitamist raamatupidamisele.

(8) Juhul, kui teenistujale/töötajale maksab päevaraha kolmas isik, on tööandja kohustatud päevarahana maksma vähemalt käesoleva korra lisas toodud päevaraha määra ja kolmanda isiku poolt makstava summa vahe. Teenistuja/töötaja on kohustatud esitama tööandjale kolmanda isiku kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise kinnitama selle saamist. Kolmandaks isikuks on üldjuhul lähetatavat teenistujat/töötajat vastuvõttev isik.

(9) Kui lähetuse käskkirjas/korralduses määratakse isikliku sõiduautoga lähetuse kulude hüvitamine kuludokumentide alusel, siis hüvitatakse sõiduauto lähetuses kasutamisega seotud täiendavalt tekkinud kulud (kütus, parkimine, teemaks, laevapiletid, täiendav kindlustus), välja arvatud remondi- ja hoolduskulud. Kulud hüvitatakse ainult kulu tõendavate originaaldokumentide alusel. Kütuse ostmist tõendav kuludokument võib erineda lähetuse perioodist kuni kaks päeva. Kütuse kulu hüvitamisel lähtutakse mõistlikust kilomeetrite arvust lähetuse sihtkohta ja tagasi ning mõistlikust kütuse kogusest läbitud vahemaale. Kuludokumentide alusel hüvitatakse isikliku sõiduauto kulusid ainult lähetuse puhul, mitte muude töösõitude puhul.

(10) Majutuskulude piirmäära ei summeerita, arvestatakse iga öö kohta eraldi.

(1) Tunnistada kehtetuks Kuressaare Linnavalitsuse 29. märtsi 2006 määrus nr 5 „Teenistus- ja töölähetuse korraldus” (muudetud linnavalitsuse 26.09.2006 määrusega nr 13, linnavalitsuse 30.04.2007 määrusega nr 8 ja linnavalitsuse 14.12.2010 määrusega nr 8).

(2) Määrus jõustub 1. jaanuaril 2012.