Kihnu valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Määrusega kehtestatakse Kihnu valla dokumendihaldustarkvara Amphora Professional (edaspidi register) pidamise kord.

Registri eesmärk on

1) Kihnu Vallavalitsusele (edaspidi vallavalitsus) ja valla allasutustele saabunud ning nende poolt koostatud ja väljasaadetavate dokumentide haldamine ja kooskõlastamine;

2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;

3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

(1) Registri vastutav töötleja on vallavalitsus ametiasutusena.

(2) Registri volitatud töötlejad on

1) registri pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);

2) registrisse või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;

3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse registrile juurdepääs.

Registrisse andmeandjad on vallavalitsus ja vallavalitsuse hallatavad asutused ning teised riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning füüsilised ja juriidilised isikud, kellel on selleks seadustest tulenevalt kohustus.

Registri pidamist finantseeritakse Kihnu valla eelarvest.

(1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

(1) Andmeid kaitstakse

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S2.

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat, kuid mitte kauem kui dokumendi säilitustähtaja lõpuni.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(1) Registrisse kantakse saabunud ja väljasaadetud dokumendi kohta järgmised andmed

1) saatja või koostaja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;

3) saatja ja saaja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) sarja tähis;

6) pealkiri;

7) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

8) dokumendi lisad;

9) mil viisil dokument saabus või väljastati (DHX, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

10) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;

11) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;

12) teavitatavate nimed;

13) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

14) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

15) isiku(te) nimi(ed), kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(3) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) protokolli kantud istungi käik ja otsused.

(4) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) vormistaja nimi;

4) täitmise kontrollija nimi;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) kehtivuse algus ja lõpp;

10) sarja indeks;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) muutmis- ja lugemisõigused;

13) lepingu liik.

(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Kihnu Vallavalitsuse poolt kehtestatud korras.

(1) Juurdepääs dokumendiregistri avalikule vaatele on tagatud Kihnu valla veebilehelt aadressil www.kihnu.ee seaduses sätestatud korras.

(2) Igal isikul on õigustutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega.

(3) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale või volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on toodud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(4) Andmete väljastamine toimub seaduses sätestatud korras ja on tasuta.

(5) Andmeid väljastav vastutav või volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab vallavalitsus.

(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.