Harku vallakantselei põhimäärus

(1) Harku vallakantselei (edaspidi vallakantselei) on Harku Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) struktuuriüksus, mille eesmärk on korraldada asutuste asjaajamist, personalitööd, õigus- ja andmekaitsealast tegevust ja täita muid vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud kohaliku omavalitsuse ülesandeid.

(2) Vallakantseleil võib olla vallavalitsuse üldplangi alusel moodustatud plank, mis sisaldab nimetusi “HARKU VALLAVALITSUS” ja “VALLAKANTSELEI” ning Harku valla vapi kujutist.

Vallakantselei tegevusvaldkonnad on

1) vallavalitsuse õigusalase tegevuse korraldamine;

2) asjaajamise korraldamine;

3) personalipoliitika elluviimine ning personalitöö korraldamine;

4) andmekaitsealase tegevuse korraldamine;

5) vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud ülesannete täitmise korraldamine.

Vallakantselei täidab vallavalitsuse õigusalase tegevuse korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) õigusaktide ja muude dokumentide eelnõude koostamine valdkondades, mis ei kuulu teiste osakondade pädevusse;

2) arvamuse andmine õigusaktide ja muude dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja normitehnika nõuetele ning ettepanekute tegemine eelnõude vastavusse viimiseks seaduste ja nõuetega;

3) arvamuse andmine vallavalitsuse poolt sõlmitavate lepingute projektide ja koostatavate dokumentide eelnõude, mis ei ole teiste struktuuriüksuste tegevusvaldkonnas, vastavuse kohta seadustele ja ettepanekute tegemine nende seadusega vastavusse viimiseks;

4) vallavanema, vallavalitsuse liikmete ja vallavalitsuse teenistujate juriidiline nõustamine;

5) õigusaktides sätestatud ülesannete täitmise järelevalve ja ametiasutuses läbiviidava teenistusliku järelevalve materjalide ettevalmistamine;

6) valla kohtus esindamise korraldamine;

7) äriregistrisse esitatavate andmete kontrollimine.

Vallakantselei täidab asjaajamise korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse asjaajamiskorra, dokumentide liigitusskeemi ja muude asjaajamisalaste dokumentide eelnõude ettevalmistamine;

2) vallavalitsuse asjaajamise ja dokumentide arhiveerimise korraldamine ning ettepanekute tegemine vallavalitsuse teenindamiseks ja vallakantselei ülesannete täitmiseks asjaajamises vajalike infosüsteemide arendamiseks ja teenindamiseks;

3) vallavalitsuse dokumendiregistri pidamine;

4) vallavalitsuse istungite ettevalmistamine ja korraldamine;

5) vallavalitsuse poolt vastuvõetud õigusaktide ja istungi protokolli vormistamine, väljasaatmine, süstematiseerimine, säilitamine, avalikustamine ja avaldamine;

6) arhiivitöö korraldamine ning arhiivindust reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamise korraldamine;

7) lepingute (va planeerimisalased) ja volikirjade registreerimine ja kooskõlastamise, allkirjastamise korraldamine ning teistele osapooltele saatmine;

8) valla teenistujate juhendamine asjaajamises ja arhiivitöös;

9) valla teenistujate varustamine kantseleitarvetega.

Vallakantselei täidab personalitöö korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse personalipoliitika elluviimise korraldamine;

2) personalidokumentide (personalialaste aruannete, juhendite, eeskirjade, käskkirjade ja eelnõude) väljatöötamine ja koostamine;

3) personali värbamise ja valiku läbiviimine;

4) koolituste planeerimine ja korraldamine;

5) personaliregistri ning personali- ja puhkusearvestuse pidamine;

6) vallavalitsuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste juhtide nõustamine personalitöö alastes küsimustes;

7) vallavalitsuse töötervishoiu ja tööohutuse alase tegevuse korraldamine.

Vallakantselei täidab andmekaitsealase tegevuse korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse andmekaitsepoliitika väljatöötamine ning selle elluviimise korraldamine;

2) andmekaitsealaste dokumentide (juhendite, eeskirjade, eelnõude) väljatöötamine ja koostamine;

3) andmetöötluse auditeerimine ja andmekaitse asjakohaste turvameetmete vajaduse analüüsimine;

4) vallavalitsuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste nõustamine andmekaitsealastes küsimustes.

(1) Vallakantselei täidab järgmisi vallavalitsusele seadusega pandud või volikogu poolt antud ülesandeid

1) valla teenetemärgi taotluste menetluse korraldamine;

2) kaasava eelarve menetluse korraldamine;

3) vallavalitsuse korruptsioonivastase tegevuse korraldamine ja koordineerimine;

4) kohaliku omavalitsuse pärijaks olemise korral pärimismenetluse läbiviimise korraldamine;

5) Riigikogu, Euroopa Parlamendi, kohaliku omavalitsuse volikogu valimistel, üleriigilistel ja -vallalistel küsitlustel vallasekretäri teenindamine.

(2) Lisaks täidab osakond muid vallavalitsuse või volikogu poolt antud ülesandeid.

(1) Vallakantseleid juhib vallasekretär, kes allub vallavanemale.

(2) Vallakantselei koosseisu ja teenistujate arvu kinnitab Harku Vallavolikogu, kes võib delegeerida vallavalitsusele õiguse teha aasta jooksul muudatusi ametiasutuste struktuuris ja teenistujate koosseisus volikogu poolt kinnitatud teenistujate üldarvu ja palgafondi piirides.

(1) Vallasekretäri ülesanded, õigused ja kohustused on sätestatud seaduses ja ametikoha ametijuhendis.

(2) Teenistujate ülesanded, õigused ja kohustused sätestatakse ametijuhendis.

(3) Ametijuhendi kinnitab vallavanem.

(1) Vallakantseleil on õigus

1) saada teistelt osakondadelt, vallavalitsuse hallatavatelt asutustelt ja valla osalusega ühingutelt informatsiooni, dokumente, seadusandlikke akte ja muid dokumente, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks;

2) esindada vallavalitsust oma tegevusvaldkonnas;

3) teha koostööd teiste riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja isikutega;

4) teha ettepanekuid oma ülesannete täitmiseks vajalike vahendite ja ressursside eraldamiseks ning komisjonide ja töörühmade moodustamiseks;

5) kaasata oma töösse vajadusel teiste osakondade teenistujaid kokkuleppel vastava osakonna juhiga;

6) nõuda vallavalitsuse teistelt osakondadelt ja hallatavatelt asutustelt osakonnale pandud ülesannete lahendamiseks aruandeid, seletusi ja ettepanekuid;

7) nõuda dokumendihalduse ja asjaajamise korda puudutavate õigusaktide täitmist ning teha ettepanekuid nende muutmiseks;

8) teha ettepanekuid vallavalitsuse ja vallavolikogu istungite päevakorras olevate küsimuste kohta;

9) teha ettepanekuid valla arengukava, tegevuskava ja eelarve koostamiseks, muutmiseks või täiendamiseks.

(2) Vallakantselei on kohustatud

1) täitma temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;

2) kasutama tema kasutuses olevat vara ja vahendeid sihtotstarbeliselt ning heaperemehelikult;

3) tagama ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse;

4) edastama teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

5) tagama osakonna tegevusvaldkonda kuuluvates küsimustes kodanike vastuvõtu ja nõustamise ning teabenõuetele, selgitustaotlustele, märgukirjadele ja muudele avaldustele vastamise.

(1) Tunnistada kehtetuks Harku Vallavalitsuse 20. oktoobri 2014 määrus nr 24 „Harku vallakantselei põhimäärus“.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.