Harku vallakantselei põhimäärus

(1) Harku vallakantselei (edaspidi: vallakantselei) on Harku Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) struktuuriüksus, kelle eesmärk on korraldada Harku valla ametiasutuste asjaajamist, koordineerida õigusalast tegevust, personalitööd, avalikke suhteid ja täita riigi poolt kohalikule omavalitsusele pandud ülesandeid.

(2) Vallakantseleil võib olla sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga ametipitsat, mille äärel on tekst “HARKU VALLAVALITSUS VALLAKANTSELEI” ja keskel valla vapi kujutis. Pitsatit kasutatakse õigusaktidega ettenähtud korras osakonnale esitatavate dokumentide ärakirjade ja väljavõtete ametnikult kinnitamiseks ning vallakantselei poolt peetavate automatiseeritud andmekogude väljatrükkide ametlikuks kinnitamiseks, tööraamatutesse ja teenistuslehtedele tehtavate kannete kinnitamiseks.

(3) Vallakantseleil võib olla vallavalitsuse üldplangi alusel moodustatud plank, mis sisaldab nimetusi “HARKU VALLAVALITSUS” ja “VALLAKANTSELEI” ning Harku valla vapi kujutist.

Vallakantselei tegevusvaldkonnad on

1) vallavalitsuse õigusalase tegevuse korraldamine;

2) asjaajamise korraldamine ja arendamine;

3) avalike suhete korraldamine;

4) personalipoliitika väljatöötamise ja elluviimise ning personalitöö korraldamine;

5) riigi poolt kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmine.

Vallavalitsuse õigusalase tegevuse toetamisel täidab vallakantselei järgmisi ülesandeid

1) arvamuse andmine õigusaktide ja muude otsuste ning dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja normitehnika nõuetele ja ettepanekute tegemine eelnõude vastavusse viimiseks seaduste ja nõuetega;

2) vallavalitsuse õigusaktide avaldamise ja avalikustamise korraldamine;

3) arvamuse andmine vallavalitsuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste poolt sõlmitavate lepingute projektide ja koostatavate dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja ettepanekute tegemine nende seadusega vastavusse viimiseks;

4) vallavanema, vallavalitsuse liikmete ja valla ametnike juriidiline nõustamine;

5) õigusaktides sätestatud ülesannete täitmise järelevalve ja läbiviidava teenistusliku järelevalve materjalide ettevalmistamine;

6) vallavalitsuse kohtus esindamise korraldamine ja kohtuasjade arvestuse pidamine.

Vallakantselei täidab asjaajamise korraldamisel ja arendamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse asjaajamiskorra, dokumentide loetelu ja muude asjaajamisalaste dokumentide eelnõude ettevalmistamine;

2) vallavalitsuse asjaajamise ja dokumentide arhiivinduse korraldamine ning ettepanekute tegemine vallavalitsuse teenindamiseks ja vallakantselei ülesannete täitmiseks asjaajamises vajalike infosüsteemide arendamiseks ja teenindamiseks;

3) vallavalitsuse dokumendiregistri pidamine;

4) vallavalitsuse istungite, nõupidamiste materjalide ning vallavalitsuse ja vallavanema õigusaktide tõestatud koopiate ning vallavalitsuse protokollide väljaandmise korraldamine;

5) vallavalitsuse istungite ja nõupidamiste ettevalmistamine ja korraldamine;

6) arhiivitöö korraldamine ning arhiivindust reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamise korraldamine;

7) digitaalsele asjaajamisele ülemineku koordineerimine;

8) valla ametnike juhendamine asjaajamises ja arhiivitöös.

Vallakantselei täidab avalike suhete korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse ja selle liikmete avalike suhete korraldamine;

2) väljaande “Harku Valla Teataja” ja teiste valla trükiste väljaandmise korraldamine;

3) valla veebilehe toimetamine ja arendamine.

Vallakantselei täidab personalipoliitika väljatöötamisel ja elluviimisel ning personalitöö korraldamisel järgmisi ülesandeid

1) vallavalitsuse personalipoliitika (personali planeerimise, värbamise, valiku, adapteerimise, arendamise, koolituse, hindamise, töötasustamise ja töösuhete valdkonnas) väljatöötamises osalemine ning selle elluviimise korraldamine;

2) personalitööga seotud organisatsiooniliste dokumentide (sisekorraeeskiri, arenguvestluste läbiviimise kord, hindamisjuhendi, ametikohtade ametijuhendite ja atesteerimisnõuete) koostamise koordineerimine ning vastavate metoodiliste juhendite väljatöötamine;

3) valla ametiasutuste struktuuri ja personalitööga seotud töökorraldust puudutavate üldkäskkirjade ning personali- ja üldkäskkirjade eelnõude ettevalmistamine;

4) värbamisprotsessi, teavitamise korraldamine, värbamiskuulutuste avaldamine ja kandidaatidega suhtlemine;

5) osalemine läbirääkimistel ametnike teenistustingimuste ja abiteenistujate ning valla hallatavate asutuste juhtide töölepingute sõlmimise, muutmise ja lõpetamise tingimuste üle;

6) vallavalituse konkursi- ja atesteerimiskomisjoni teenindamine;

7) vallavalitsuse ametnike ja abiteenistujate personali- ja puhkusearvestuse pidamine;

8) vallavalitsuse ametisikute majanduslike huvide deklaratsioonide kogumise ja hoidmise korraldamine.

Vallakantselei täidab riigi poolt kohalikule omavalitsusele pandud järgmisi ülesandeid

1) majandustegevuse registri toimingud;

2) vallavalitsuse nimel väärtegude kohtueelse menetluse korraldamine.

(1) Vallakantseleid juhib vallasekretär, kes allub vallavanemale.

(2) Vallakantselei koosseisu ja teenistujate arvu kinnitab Harku Vallavolikogu, kes võib delegeerida vallavalitsusele õiguse teha aasta jooksul muudatusi ametiasutuste struktuuris ja teenistujate koosseisus volikogu poolt kinnitatud teenistujate üldarvu ja palgafondi piirides.

(1) Vallasekretäri teenistusülesanded, õigused ja kohustused on sätestatud seaduses ja ametikoha ametijuhendis.

(2) Ametnike teenistusülesanded sätestatakse ametikoha ametijuhendis.

(3) Ametikoha ametijuhendi kinnitab vallavanem.

(1) Vallakantseleil on õigus

1) saada teistelt osakondadelt, vallavalitsuse hallatavatelt asutustelt ja valla osalusega ühingutelt informatsiooni, dokumente, seadusandlikke akte ja muid dokumente, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks;

2) esindada vallavalitsuse või vallavanema ülesandel vallavalitsust oma tegevusvaldkonnas;

3) esindada vallavalitsuse või vallavanema korraldusel vallavalitsust valla osalusega ühingute nõukogudes ja juhatustes;

4) teha koostööd teiste riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja isikutega;

5) teha ettepanekuid oma ülesannete täitmiseks vajalike vahendite ja ressursside eraldamiseks ning komisjonide ja töörühmade moodustamiseks;

6) kaasata oma töösse vajadusel ja kokkuleppel vallavalitsusega teiste osakondade teenistujaid;

7) nõuda vallavalitsuse teistelt osakondadelt ja hallatavatelt asutustelt osakonnale pandud ülesannete lahendamiseks aruandeid ja seletusi;

8) teha ettepanekuid vallavalitsuse ja vallavolikogu istungite päevakorras olevate küsimuste kohta;

9) teha ettepanekuid valla arengukava, tegevuskava ja eelarve koostamiseks, muutmiseks või täiendamiseks.

Vallakantselei on kohustatud

1) täitma temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;

2) kasutama tema kasutuses olevat vara ja vahendeid efektiivselt ning heaperemehelikult;

3) tagama ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse ja hoidma riigisaladust;

4) edastama teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

5) osakonna tegevusvaldkonda kuuluvates küsimustes kindlustama kodanike vastuvõtu ja nõustamise ning teabenõuetele, selgitustaotlustele, märgukirjadele ja muudele avaldustele vastamise.

Vallakantselei ümberkorraldamine toimub vallavolikogu otsuse alusel.

(1) Määrus avaldatakse valla veebilehel ja vallakantseleis.

(2) Määrus jõustub 1. märtsil 2009.