Kohila valla dokumendihaldussüsteemi asutamine ja põhimäärus

(1) Määrusega asutatakse Kohila valla elektrooniline dokumendihalduse andmekogu, mida peetakse infosüsteemis Delta (edaspidi register) ja sätestatakse registri pidamise kord.

(2) Registri ametlik nimetus on Kohila valla elektrooniline dokumendihaldussüsteem Delta.

(3) Registri lühinimi on Delta.

Registri eesmärk on

1) Kohila valla ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide haldamine;

2) õigus- ja haldusaktide menetlemine ja istungite ettevalmistamine;

3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

(1) Registri vastutav töötleja on Kohila Vallavalitsus kui ametiasutus.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab registri pidamist;

2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;

3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

(3) Kohila Vallavalitsus määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh hallata registri või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi süsteemi administraatorid).

(1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi töötleja) on Kohila Vallavalitsuse teenistujad, Kohila Vallavalitsuse hallatavate asutuste teenistujad ning registri majutusteenuse osutaja Andmevara AS.

(2) Volitatud töötleja

1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;

2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;

3) teeb registris muudatusi ja parandusi;

4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;

5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;

6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;

7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Majutusteenuse osutaja volitatud töötlejana

1) majutab, hooldab ja haldab registrit;

2) võimaldab andmetele juurdepääsu;

3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;

(4) Kohila vallavalitsuse määratud süsteemi administraator määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d) ehk kasutajad, kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

Registri pidamist finantseeritakse Kohila valla eelarvest.

(1) Registrit peetakse elektroonilise standardlahendusega andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

(1) Andmeid kaitstakse

käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri vastutav ja volitatud töötleja rakendavad tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

(4) Registri turbeaste on keskmine (M) ja registri turvaklass on K2T2S2.

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed viivitamatult.

(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Dokumendi logi on dokumendi lahutamatu osa ja säilib sama kaua kui dokument.

(4) Registri majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed

1) saatja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;

3) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

4) pealkiri;

5) dokumendi lisad;

6) dokumendi saabumise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

7) saatja kuupäev ja viit;

8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

9) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

10) sarja tähis;

11) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed

1) koostaja nimi;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) adressaadi nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

4) registreerimisnumber ja kuupäev;

5) sarja tähis;

6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;

7) pealkiri;

8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) dokumendi lisad;

12) edastamise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

13) teavitatavate nimed;

14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) protokolli registreerimisnumber, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) sisu ja otsused.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi, ametinimetus, ametikoht;

3) koostaja;

4) täitmise kontrollija;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) funktsiooni, sarja ja toimiku indeks;

10) kehtivuse algus ja lõpp;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) muutmis- ja lugemisõigused.

(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(1) Juurdepääs dokumendiregistri avalikule vaatele on tagatud Kohila valla veebilehe kaudu aadressil http://delta.andmevara.ee/kohila_vald/ seaduses sätestatud korras.

(2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3) Andmete väljastamine on tasuta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõikes 2 sätestatud juhul, mil teabenõudjal on kohustus tasuda 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest..

(4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

(1) Töötlejal on registris sisalduvatele andmetele juurdepääs vastutava töötleja õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

(3) Volitatud töötleja õiguste teostajale ehk kasutajale registri juurdepääsuõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Kohila Vallavalitsuse kehtestatud korras.

(1) Registrisse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötlejaga ja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

(2) Majutusteenuse osutaja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiate tegemine ja nende säilitamine toimub vastavalt teenuslepingus kokkulepitud sagedustel ja viisil.

(1) Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised seadusest tulenevat õigust omavad isikud.

(2) Riiklikku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.

(3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.

(4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.

(5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Kohila Vallavalitsus.

(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.

(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

Määrust rakendatakse alates 01.01.2020.