Tartu valla kalmistute registri asutamine ja põhimäärus

Määrusega asutatakse Tartu valla kalmistute register (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord. Registri lühinimi on KALRE.

Registri pidamise eesmärk on pidada Tartu valla hallatavate kalmistute haldaja ülesannete täitmiseks arvestust kalmistule maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatside kasutajate kohta.

(1) Registri vastutav töötleja on Tartu Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab registri pidamist;

2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.

(1) Registri volitatud töötlejad on kalmistute töötajad jt isikud kellele vastutava töötleja õiguste teostaja on andnud juurdepääsu registrile.

(2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele

1) esitab registrisse andmeid;

2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

Registri pidamist finantseeritakse Tartu valla eelarvest.

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Andmekogu on liidestatud Tartu Vallavalitsuse taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemiga (SPOKU).

(1) Andmeid kaitstakse

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusiku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed mõistliku aja jooksul.

(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse vähemalt 24 kuud.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 30 päeva.

(1) Registrisse kantakse

1) maetud isikute andmed;

2) hauaplatside andmed;

3) hauaplatside kasutajate andmed;

4) matmistunnistuste andmed;

5) kalmistute ja nende osade andmed koos ajalooliste kalmistuosade piiridega.

(2) Register koosneb käesoleva paragrahvi 1. lõikes olevatest andmetest ning kaardirakendusest.

(3) Andmeid kogutakse vaid Tartu valla hallatavate kalmistute kohta. Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.

(1) Vastutav töötleja või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse esitavad andmeid isikud, kes soovivad korraldada matmist ja kalmistul hauaplatsi kasutada.

(1) Tartu Vallavalitsuse taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi (SPOKU) kaudu esitatud taotlustest saadakse järgmised andmed

1) isiku isikukood, eesnimi, perekonnanimi, kontaktandmed, surmatõendi või surmateatise number;

2) juriidilise isiku nimi, registrikood, kontaktandmed;

3) koha-aadressid.

(2) Kultuurimälestiste riiklikust registrist saadakse andmeid kalmistu või selle territooriumil asuvate mälestiste kohta.

Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

(1) Isikutele võimaldatakse registri andmetele juurdepääsu seaduses ja käesolevas põhimääruses sätestatud korras.

(2) Juurdepääs on avalikku kaardirakendusse.

(1) Vastutav töötleja annab juurdepääsuõiguse registri volitatud töötlejale.

(2) Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse vallasekretärile taotlus, milles märgitakse

1) volitatud töötleja nimi ja isikukood;

2) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.

(3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod volitatud töötlejatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

(1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Volitatud töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

(2) Hauaplatsi kasutajale väljastatakse tema enda kohta käivad andmed isikule endale või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse ja isikuandmete kaitse seadusega. Enda kohta käivate andmete saamiseks ei pea hauaplatsi kasutaja avaldama andmete küsimise põhjust ega andmete kasutamise otstarvet.

(3) Andmete väljastamine on tasuta.

(4) Volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

(1) Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse alaliselt.

(2) Registri alusdokumente säilitatakse Tartu Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Tartu Vallavalitsus.

(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

(1) Kalmistute paberkandjatel (kalmisturaamatutes) olevad andmed maetud isikute, hauaplatside ja platside kasutajate kohta sisestab volitatud töötleja andmekogusse 10 aasta jooksul alates käesoleva määruse jõustumisest.

(2) Kasutusest väljalangenud kalmisturaamatud säilitatakse alaliselt vallavalitsuse arhiivis.

(3) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avalikustamist.