Projektides osalemise kord

Projektides osalemise kord reguleerib Võru linna tegevust projektide algatamisel, nendes osalemisel ja osalemisega saadud vahendite kasutamisel ja projektide dokumentatsiooni säilitamisel.

(1) Ettepaneku projekti algatamiseks võivad teha kõik. Projekti ettepanek peab sisaldama järgnevat

1) projekti lühikirjeldus;

2) toetusprogrammi ja meetme nimi;

3) taotluse tähtaeg;

4) eeldatavat maksumus ja omaosaluse suurus;

5) kestvus kuudes;

6) seos arengukava ja eelarvestrateegiaga.

(2) Projekti algatamise ettepaneku kinnitab linnapea või vastava valdkonna abilinnapea ning määrab projekti ettevalmistamise eest vastutava isiku.

(1) Projektiga järgnevateks eelarveaastateks varalise kohustuse võtmise ning projektis osalemise otsustab Võru Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus) juhul, kui

1) projekti kestvus ei ületa 36 kuud;

2) projekti omaosalus ühe eelarve aasta kohta ei ületa 20 000 eurot.

(2) Projekti ettevalmistamise eest vastutav isik esitab linnavalitsuse istungile eelnõu projektis osalemise kohta. Eelnõu peab sisaldama järgnevat

1) otsus linna osalemise kohta projektis;

2) toetusprogrammi ja meetme nimi;

3) projekti nimi;

4) projekti kogumaksumus ja omaosalus;

5) kestvus kuudes;

6) seos arengukava ja eelarvestrateegiaga;

7) projektijuhi või koordinaatori nimi;

8) projekti raamatupidaja (vajadusel).

(3) Projektis osalemise eelnõu seletuskiri peab sisaldama järgnevat

1) taustinformatsioon;

2) projekti lühikirjeldus ja eesmärk;

3) oodatavad tulemused;

4) esitamise ja elluviimisega seotud tähtajad;

5) projekti meeskond;

6) partnerite loetelu;

7) Võru linnavalitsuse struktuuriüksus, kelle eelarves projekti kulud kajastuvad;

8) toetusprogrammi rakendusüksuse andmed, kellele projektitaotlus esitatakse;

9) linna roll projektis.

(4) Eelnõu kooskõlastatakse lisaks tavapärasele kooskõlastusringile ka rahandusosakonna ja arendusnõuniku poolt.

(5) Käesoleva määruse § 3 lõikes 1 nimetatud juhtudel võib linnavalitsus väljastada garantiikirju projektide kaasfinantseerimiseks reservfondi mahu piires. Garantiikirju võib väljastada ka järgnevatele aastatele, kuid tingimusel, et garantiikirjade kogusumma ei ületa jooksva eelarve aasta reservfondi suurust.

(1) Käesoleva määruse § 3 lõike 2 punktis 7 nimetatud isik korraldab projektitaotluse ja lisadokumentide ettevalmistamise ning projektdokumentatsiooni tähtaegse esitamise finantseerijale.

(2) Projektitaotluse esitamiseks vajaliku dokumentatsiooni allkirjastab linnapea või tema poolt volitatud isik.

(3) Rahandusosakond planeerib projekti finantseerimiseks vajalikud summad projekti eelnõu seletuskirjas viidatud struktuuriüksuse eelarvesse.

(4) Kõik algatatud projektid kajastatakse projektide koondtabelis, mida peab arendusnõunik.

(1) Käesoleva määruse § 3 lõike 2 punktis 7 nimetatud isik

1) esitab positiivse rahastusotsuse korral rahandusosakonnale ja arendusnõunikule koopia projekti taotlusest ja eelarvest ning sihtfinantseerimislepingust selle olemasolul;

2) on aruandekohustuslik linnavalitsuse ees, olles kohustatud kohe teatama kõigist asjaoludest, mis võivad põhjustada projekti mittenõuetekohast täitmist;

3) korraldab projekti tegevuste elluviimise, koostab vajalikud aruanded, finantskokkuvõtted koos projekti raamatupidajaga (vajadusel) ning suhtleb rahastajaga;

4) esitab linnavalitsusele, rahandusosakonnale ja arendusnõunikule informatsiooni vahe- ja lõpparuannete kohta;

5) tagab linnavalitsuse ja avalikkuse teavitamise projekti tegevustest ja rahastajast.

(2) Rahandusosakond tagab toetuse selge eristamise muust tulust ning toetuse kasutamisega seotud kulude selge eristamise muudest kuludest, samuti kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest.

(3) Kui projekti teostajaks või partneriks on eraõiguslik juriidiline isik, kuid vastutus projekti elluviimise eest on projekti reeglite kohaselt linnal, sõlmitakse leping projekti läbiviimisega seotud õiguste, kohustuste ja vastutuse kohta.

(4) Juhul kui projektijuhiks määratakse isik väljastpoolt linna struktuuriüksusi või hallatavate asutuste struktuuri, sõlmitakse projektijuhiga leping projekti ettevalmistamise ja läbiviimisega seotud õiguste, kohustuste ja vastutuse kohta.

(5) Rahastuseta jäänud projektitaotluste kohta esitab käesoleva määruse § 3 lõike 2 punktis 7 nimetatud isik informatsiooni linnavalitsusele, rahandusosakonnale ja arendusnõunikule.

(6) Arendusnõunik sisestab asjakohase informatsiooni projektide koondtabelisse.

(1) Käesoleva määruse § 3 lõike 2 punktis 7 nimetatud isik kogub kolme kuu jooksul projekti lõpparuande heakskiitmisest kõik projektiga seotud originaaldokumendid ning annab komplekteeritud ja süstematiseeritud projekti materjalid üle rahandusosakonnale, kes lisab raamatupidamise algdokumendid.

(2) Juhul, kui projekti materjalides on dokumente, millel on pikem säilivustähtaeg kui toetusmeede ette näeb, lisatakse projekti kausta antud dokumendist koopia, millele kantakse märge originaaldokumendi asukoha kohta.

(3) Käesoleva määruse § 3 lõike 2 punktis 7 nimetatud isik kannab projekti toimikutele dokumentide vajaliku säilitamistähtaja.

(4) Projekti kõiki originaalmaterjale säilitatakse vastavalt linnavalitsuse asjaajamiskorrale või mõnes muus asjakohases õigusaktis sätestatud nõuete kohaselt.

(1) Võru Linnavalitsuse hallatavad asutused esitavad volikogu ainupädevusse kuuluvates projektides osalemise ettepanekud linnavalitsusele. Linnavalitsus korraldab nõuetekohase eelnõu koostamise ja linnavolikogule esitamise.

(2) Tunnistada kehtetuks Võru Linnavolikogu 12. jaanuari 2005 määrus nr 61 "Projektides osalemise kord" (KO 2005, 29,215).

(3) Määrus jõustub 1. jaanuaril 2014.