Lümanda Vallavalitsuse infosüsteemi kasutamise eeskiri

Lümanda Vallavalitsuse infosüsteemi kasutamise eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärk on määratleda infosüsteemi ja arvutivõrgu kasutajate ning IT-spetsialisti õigused ja kohustused nii, et need tagaksid süsteemi turvalise, töökindla ja mugava toimimise ning vähendaksid halduskulusid.

(1) Vallavalitsuse infovaradeks on vallavalitsuse arvutid ja nendega seonduvad tarkvara ning seadmed, arvutivõrk ja selle komponendid ning ressursid (kaasa arvatud internetiühendus) ning neis sisalduvad andmed, sealhulgas e-kirjad.

(2) Vallavalitsuse infosüsteem ja selle vahendusel kogutud andmed on vallavalitsuse omand, mida tuleb kasutada heaperemehelikult ja tööalaselt, lähtudes eelkõige vallavalitsuse huvidest.

(3) Vallavalitsuse infosüsteemi hooldajaks ja turvalisuse eest vastutajaks on IT-spetsialist.

(4) Infosüsteemi kasutamise ja turvalisusega seonduvate probleemide puhul tuleb pöörduda telefonil: 4522750 või e-posti aadressil: vallavanem@lymanda.ee.

(1) Vallavalitsuse infosüsteemi kasutusõigus antakse iskliku kasutajakonto väljastamisega

1) vallavalitsuse töötajale;

2) vallavalitsuse IT teenuseid osutavatele isikutele, kes vajavad selleks kasutusõigust;

3) erandkorras võib anda kasutusõiguse teistele isikutele, kui esitatakse põhjendatud taotlus organisatsiooni poolt, millega see isik on seotud.

(2) Kasutusõigus on personaalne ja seda pole lubatud ühelt isikult teisele edasi anda. Unikaalne kasutajatunnus identifitseerib kasutajat ja kõiki tema tegevusi, see võetakse aluseks ka rikkumiste jälgimisel.

(3) Kasutajakonto luuakse isikupõhiselt, kasutajate õigused määratakse grupipõhiselt. Grupid moodustatakse ametikohtade järgi. Gruppide õigused määrab IT-spetsialist kasutajate ettepanekul nii, et on tagatud andmete turvalisus ja töötamise funktsionaalsus.

(4) Iga kasutaja peab esmasel kasutusõiguse väljastamisel oma allkirjaga kinnitama, et on tutvunud infosüsteemi kasutamise eeskirjaga ning kohustub järgima selles kehtestatud nõudeid.

(5) Töötaja vabastamisel tagatakse viimase tööpäeva lõpuks kõikide tema valduses olevate varade tagastamine ning pääsuõiguste tühistamine.

(6) Paroolide haldamine

1) parool peab olema vähemalt 8 kirjamärki pikk, sisaldama vähemalt ühte igast märgitüübist: väike täht, suur täht, number. See ei tohi olla liiga äraarvatav;

2) p aroole tuleb hoida konfidentsiaalsena (talletada mällu, mitte paberile või faili);

3) parool on personaalne, parooli ennast ega viiteid selle sisule ei tohi anda teada teistele isikutele, sh lastele, tuttavatele või kolleegidele;

4) kasutaja õigustega kaasnev esmane parool tuleb ära vahetada kohe peale selle esimest kasutamist infosüsteemi sisenemisel;

5) kasutajad on kohustatud oma paroole vahetama perioodiliselt (kord aastas kui ei ole sätestatud teisiti) ning koheselt kui on tekkinud kahtlusi parooli või kasutusõiguste lekkimises teistele isikutele;

6) infosüsteemi haldamisega seotud peakasutaja paroolid deponeerib IT-spetsialist.

(1) Kooskõlastades oma tegevused kasutajaga on IT-spetsialistil õigus administreerida tööjaama, sh muuta tehnilisi parameetreid ja õigusi ning installeerida tarkvara.

(2) Ajutiselt piirata tööjaamade ja võrgu kasutamist.

(1) Tagada arvutivõrgu tõrgeteta toimimine ja teenuste kättesaadavus, süsteemide töökord ning turvalisus oma tööülesannete ulatuses.

(2) Jälgida hoolduses olevate süsteemide töökorras olekut ja turvalisust. Häirete avastamisel vajaduse korral koheselt teavitada vallavanemat ja kasutajaid.

(3) Vähemalt üks kord kuus või vastavate turvaintsidentide korral igas tööjaamas järgmiste toimingute läbiviimine: kesksüsteemi logide revisjon, turvapaikade ülevaatus ja installeerimine, tüüptarkvara turvalistide ülevaatus ning riistvara ja kaabelduste kontroll.

(4) Kord aastas 1.detsembriks vallavalitsusele ülevaate esitamine infoturbe hetkeolukorrast, olulisematest turvaintsidentidest, kontrollringkäigu tulemustest, ISKE rakendatusest ning infoturbe arenguvajadustest (blankett: aastaaruanne).

(5) Vallavalitsuse IT valdkonna protsesside pidev dokumenteerimine

1) riist- ja tarkvara kasutuselevõtmine, regulaarne kontroll ning kasutusjärgne utiliseerimine;

2) iga seadme kohta kaasajastatud dokumentatsiooni pidamine, sealhulgas konfiguratsioonide, hooldus- ja remonditööde kirjeldus ning süsteemilogid;

3) iga kasutaja kohta arvestuse pidamine, sealhulgas vähemalt info kasutajale valla nimel antud juurdepääsuõiguste, tema vastutusse antud infovarade ning infoturbealaste koolituste läbimise kohta (blankett: ISKE kaart);

4) andmete saladuses pidamine, mis on saadud seoses töökohustuste täitmisega ja mille kohta puudub luba andmeid edasi anda, v.a. juhud, mil seadus kohustab info teatavaks tegema.

(1) Kasutada infosüsteemi igal ajal, kui see ei ole vastuolus muude kehtivate reeglitega.

(2) Saada IT-spetsialistilt infot kõigist muudatustest ja sündmustest infosüsteemis, mis oluliselt mõjutavad selle kasutamist või rikuvad kasutaja privaatsust.

(3) Teha ettepanekuid vallavanemale või IT-spetsialistile infosüsteemi töö ja teenuste parema korraldamise kohta.

(4) Saada enne tööle asumist, oluliste IT-alaste muudatuste korral või uute infovarade rakendumisel infosüsteemi kasutamiseks vajalikku täiendkoolitust.

(1) Iga kasutaja vastutab isiklikult talle töötamiseks antud infovara heaperemeheliku, turvalise ning eeskirjakohase kasutamise ning IT-spetsialisti poolt antud juhiste täitmise eest.

(2) Enne ruumist lahkumist (lõunale, WC jne) tuleb end süsteemist välja logida, kasutada parooliga ekraanisäästjat või lukustada kabineti uks. Automaatselt lukustub ekraan 10 minuti jooksul.

(3) Pikemaajalisel tööruumist eemalviibimisel tuleb korrastada töökoht selliselt, et kaitset vajavad andmekandjad ja dokumendid oleksid kindlalt suletud.

(4) Töölt lahkumisel tuleb lülitada tööjaam välja.

(5) Kasutajal on kohustus turvaaukudest, konfidentsiaalsete andmete lekkest või muust turvaintsidendist teadlikuks saamisel koheselt teavitada IT-spetsialisti.

(1) Kasutajatel puudub õigus muuta infosüsteemi konfiguratsioone.

(2) Keelatud on

1) f ailide avamine või käivitamine, mille päritolu ja otstarve ei ole teada või mis võib kujutada ohtu valla infosüsteemile;

2) seadmete ja tarkvara mittesihtotstarbeline kasutamine;

3) arvutivõrgu kasutamisel selline tegevus, mis häirib infosüsteemide kasutust nende haldaja poolt määratud otstarbel või põhjustab häireid arvutivõrgus;

4) infosüsteemi ja operatsioonisüsteemide turvaaukude kasutamine täiendavate juurdepääsuõiguste ja privileegide saamiseks või arvutivõrgu töö häirimiseks;

5) e-posti vahendusel krüpteerimata konfidentsiaalse informatsiooni või muu eriti sensitiivse teabe edastamine;

6) vallavalitsuse infosüsteemis bluetooth seadmete ja modemite kasutamine.

(3) Mistahes isikliku riistvara paigaldamine peab olema kooskõlastatud IT-spetsialistiga.

(1) Kõik vallavalitsuse infosüsteemi liidetavad riist- ja tarkvarad peavad kahtluse korral olema eelnevalt testitud süsteemivälises testkeskkonnas.

(2) Infovaradele peab olema loodud uuenduste terviklikkuse kontroll.

(3) Iga infovara omistatakse ühele kasutajale, vastava märke teeb nii infovara kasutusele võtmisel kui kasutuse lõppemisel IT-spetsialist kasutaja ISKE kaardile.

(4) Iga kasutaja vastutab isiklikult talle antud vara heaperemeheliku säilimise eest.

(5) I nfovarade kasutamisest eemaldamisel tuleb tagada delikaatsete isikuandmete hoolikas kustutamine, küsides vajadusel abi IT-spetsialistilt.

(1) Kõikide arvutite BIOSid on kaitstud haldaja poolt seatud parooliga. BIOSid peavad olema seadistatud nii, et puudub võimalus arvutit buutida vahetatavaid meediume kasutades.

(2) Tööjaamu saab kasutada ainult läbi isikustatud kasutajakonto.

(3) Viirusetõrje toimub tööjaamades pidevalt ja automaatselt.

(4) Igal tööjaamal ja vallavalitsuse lokaalvõrgul peab olema toimiv tulemüür.

(5) IT seadmete täpsed seadistused on kirjeldatud seadmete dokumentatsioonis. Seadmete seadistused peavad vastama käesolevale eeskirjale.

(1) Internet

1) interneti kasutamine on keelatud ebasündsaks käitumiseks, ebasündsate failide vaatamiseks või allalaadimiseks, interneti ühenduse või vallavalitsuse arvutiressursside raiskamist põhjustades või muul moel, mis ei ole vallavalitsuse huvides;

2) salastatud ja konfidentsiaalse informatsiooni edastamine interneti kaudu krüpteerimata kujul on rangelt keelatud;

3) internetti võib kasutada isiklikuks otstarbeks, kui see ei kahjusta asutuse huve.

(2) E-post

1) koos kasutusõigusega omistatakse kasutajale ka e-posti aadress. Vallavalitsuse e-posti aadressid on töökohapõhised vormindusega lymanda.ee;

2) kasutajale antud e-posti kasutusõigus ja e-posti aadress on ette nähtud tööülesannetega seotud kirjavahetuse jaoks;

3) igal vallavalitsusele loodud e-posti aadressil peab olema postkasti lugemise eest vastutav isik. Kui seda ei ole, tuleb postkast suunata vallasekretärile või vallavanema eelneval kooskõlastusel sulgeda;

4) saabuva elektronposti jälgimiseks peavad kasutajad regulaarselt kontrollima nende elektroonilise postkasti sisu vähemalt üks kord tööpäeva jooksul v.a. juhul kui ollakse puhkusel, haige, komandeeringus vms juhul, kui ei ole võimalik elektronposti kontrollida;

5) e-posti saatmisel tuleb erilist tähelepanu pöörata sellele, et kiri ei satuks valele adressaadile;

6) e-posti ühendus peab olema turvaline.

(3) Sülearvutid ja mobiilsed andmekandjad ehk mobiilsed IT-vahendid

1) mobiilsete IT-vahendite kasutamisele kehtivad samad miinimumreeglid nagu statsionaarsetele infovaradele. Reeglid kehtivad nii vallavalitsuses kui ka vallavalitsusest väljaspool. Reeglite täitmise eest vastutab isik, kes mobiilse IT-vahendi vallavalitsusest väljaspoole viib;

2) mobiilsed IT-vahendid on ette nähtud kas töötamiseks väljaspool vallavalitsust või andmete ajutiseks transpordiks;

3) väljaspool vallavalitsuse infosüsteemi kasutatavaid mobiilseid IT-vahendeid on tuleb alati hoida turvalises kohas. Keelatud on jätta neid ilma järelvalveta üldkäidavatesse kohtadesse või sõidukitesse;

4) avalikus kohas või kohtades, kus töödeldavaid andmeid võivad näha kõrvalised isikud, ei tohi töödelda sensitiivseid andmeid;

5) mobiilse IT-vahendi kasutusvõimalust on keelatud edasi anda isikutele, kellel puudub selleks vallavalitsuse poolt antud kasutusõigus koos vastava kasutajakontoga (k.a. kasutaja pereliikmetele);

6) mobiilsel IT-vahendil asuvate oluliste failide tagavarakoopiate olemasolu eest vallavalitsuse failiserveris vastutab mobiilse IT-vahendi kasutaja. Üldjuhul ei tohi ainult mobiilsel IT-kandjal hoida arhiveerimisväärtusega andmeid;

7) kaasaskantava arvuti ühendamisel Internetti või mistahes võrku väljaspool vallavalitsuse sisevõrku tuleb kasutada personaalset tulemüüri, mis on konfigureeritud vallavalituse infosüsteemi hooldaja poolt;

8) mobiilsete IT-vahendite kõvakettad peavad olema krüpteeritud.

(4) Printerid ja skännerid

1) printerid asuvad tööjaamade juures või mitme tööjaama peale ühiselt. Kasutajale lähim printer peab olema seadistatud ka tema tööjaama vaikimisi printeriks;

2) kõik väljatrükitud dokumendid tuleb lähemal ajal printerist ära võtta. Eriti tähelepanelik tuleb olla delikaatseid isikuandmeid või muud konfidentsiaalset infot sisaldavate dokumentidega;

3) kõik kuluvahendid või ebaõnnestunud väljatrükid, mis sisaldavad delikaatseid isikuandmeid, tuleb enne minemaviskamist hävitada;

4) printimisel tuleb jälgida ökonoomsuse põhimõtteid: töödokumente printida võimalusel mitmepoolselt, 2 lehte ühel leheküljel jne.

(5) VOIP telefonid

1) kommunikatsiooni vallavalitsuse IP-võrgus ei krüpteerita. Telefone kasutatakse kui tavatelefone;

2) kõik vallavalitsuse töötelefonid peavad olema suunatud kasutaja mobiiltelefonile või vallasekretärile;

3) vallavalitsuse IP-telefone ei kasutata väljaspool vallavalitsust.

(6) Wifi

1) vallavalitsuse sisevõrku wifi kaudu ei jagata;

2) vallavalitsuse ruuteri kaudu jagatavale internetile juurdepääs peab olema kaitstud parooliga ning tulemüüriga.

(7) Vallavalitsuse kodulehekülg

1) kodulehekeskkonna turvalisuse ja varundamise eest vastutab teenusepakkuja. Vallavalitsus järgib seda põhimõtet teenuse hankimisel;

2) kodulehe peaadministraator on vallavanem, kes jagab vajadusel piiratud ligipääsuõigusi lehe toimetamiseks.

(1) Varundada tuleb vähemalt kõik ametialase töö sujuvaks laabumiseks vajalikud failid, andmebaasid ja e-mailid. Varundamise eest vastutab IT-spetsialist.

(2) Arhiveerida tuleb kõik kasutaja olulised dokumendid, mis väljendavad mingil moel vallavalitsuse seisukohta või on vallavalitsuse töö laabumise suhtes kriitilise tähtsusega (nt kõik kasutaja poolt digiallkirjastatud dokumendid, digitaalne kirjavahetus).

(3) Arhiveerimine toimub kasutajale tema ametist tulenevalt määratud grupi võrgukettale.

(4) Kõigi kasutajate arhiveeritud andmetele on vaatamisõigus vallasekretäril.

(1) Kõik kahtlused, mis on seotud võimaliku turvaintsidendiga, peavad olema koheselt edastatud IT-spetsialistile.

(2) IT süsteemi ülesehituses ja haldamises tuleb teha kõik turvaintsidentide ennetamiseks: liituda turvalistidega, kontrollida regulaarselt viirusetõrje toimimist, hoida töös tulemüürid jne.

(3) Juhul, kui on toimunud reaalne turvaintsident, informeerib IT-spetsialist sellest koheselt vallavanemat ning võtab kasutusele kõik olemasolevad meetmed, mis aitavad tekitatud kahju suurust minimeerida.

(4) IT-spetsialist võtab kasutusele meetmed analoogse intsidendi tulevikus kordumise vältimiseks, need kajastatakse aastaaruandes. Turvaaugu puhul tuleb esimesel võimalusel paigaldada turvapaigad.

(1) Lümanda vallavalitsus suudab toimida ilma mistahes infosüsteemi osa funktsioneerimata kuni 2 tööpäeva. 2.-5. päeval võib tekkida probleeme üksikutes töölõikudes, üle 5 tööpäeva pikkused katkestused võivad tekitada vallavalitsusele olulisi probleeme või kahjusid.

(2) Lümanda vallavalitsuse infovarade ja kasutajate töövõime toimepidevuse tagamisel on suurimad riskid

1) elektri puudumine. Selle riski vastu ei ole otstarbekas kulukuse tõttu meetmeid rakendada, elektri puudumisel suletakse vallavalitsus;

2) olulise teenusepakkuja teenusekatkestus. Riske saab maandada, valides endale läbi hangete võimalikult kompetentsed ning vähemalt ISKE „L“ taseme nõudeid täitvad IT-partnerid;

3) tööjaamaarvuti remonti saatmine ja sellest tingitud kasutaja pikk töökatkestus. Vallavalitsusel peab olema pidevalt töökorras 1 tagavara tööjaam, mida saab vajadusel remondi ajaks rakendada;

4) seadmekapi ja arhiiviruumi tuleohutus. Ohu leevendamiseks täita arhiiviruumis rangelt kõiki tuleohutusnõudeid.

(3) Mistahes seadme või teenuse katkestuse avastamise korral tuleb sellest viivitamatult teavitada IT-spetsialisti, kes tuvastab vea iseloomu ning asub vastavalt sellele viga kõrvaldama.

(4) Kõik olulisemad IT-süsteemi toimimise probleemid dokumenteeritakse ning lisatakse IT aastaaruandesse koos ettepanekutega, kuidas tulevikus sarnast olukorda saaks vältida.

(1) Eeskirja mittetundmine ei vabasta rikkumistega kaasnevast vastutusest.

(2) Eeskirja rikkumise kahtluse korral võib infosüsteemi hooldaja peatada kasutusõiguse kuni asjaolude väljaselgitamiseni.

(3) Eeskirja rikkumist käsitletakse kui vallavalitsuse huvide otsest ja sihilikku kahjustamist.

(4) Eeskirja rikkumisel on vallavalitsuse juhtkonnal õigus rikkujat karistada distsiplinaarkorras.

(1) Tunnistada kehtetuks Lümanda vallavalitsuse 11.04.2013.a. määrus nr 3.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval peale Riigi Teatajas avaldamist.