Kohila valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Kohila vald raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Kohila Vallavalitsuse kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) kaudu.

(2) Kohila valla tsentraliseeritud raamatupidamine hõlmab finantsarvestust vallavalitsuses ja järgmistes vallavalitsuse hallatavates asutustes

Registrikood Asutuse nimi 75024969 Prillimäe Lasteaed Linnupesa 75027867 Kohila Koolituskeskus 75027873 Kohila Gümnaasium 75028128 Hageri Muuseum 75028134 Sutlema Lasteaed Linnupesa 75029234 Kohila Raamatukogu 75029240 Kohila Lasteaed Männi 75029257 Kohila Avatud Noortekeskus 75030036 Hageri Rahvamaja 75031828 Kohila Spordikompleks 75035170 Hageri Raamatukogu 75035708 Kohila Lasteaed Sipsik 75036122 Kohila Keskkonnahariduse Keskus

Vallavalitsuse alluvusse kuuluvad samuti järgmised erinevate töölõikude paremaks korraldamiseks moodustatud allüksused ja teenistused: Pahkla teabetuba, Hageri kalmistu, Kohila kalmistu, hariduse abiteenistus, heakorrabrigaad, jäätmekäitlus, eakate päevakeskus, koduteenus sotsiaalabi vajavatele isikutele ning perede ja laste sotsiaalne kaitse.

(3) Vallavalitsusel on õigus ja kohustus pidada iseseisvalt oma raamatupidamise arvestust lähtudes käesolevast sise-eeskirjast.

(1) Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärgiks on Vallavalitsuse kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri ).

(3) Sise-eeskirja täiendavad Kohila Vallavolikogu (edaspidi volikogu) määrused ja otsused, vallavalitsuse määrused ja korraldused.

(1) Sise-eeskirja kohaldatakse vallavalitsusele ja vallavalitsuse hallatavatele asutustele.

(2) Sise-eeskiri reguleerib vallavalitsuse ja hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda.

(3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse raamatupidamise seadusest, RTJ-idest ja Rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga.

(4) Sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse pearaamatupidaja ettepanekul kooskõlastatult vallavalitsusega. Muudatused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, Kohila vallavalitsuse hallatavate asutuste tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel.

(1) Vallavalitsuses on kasutusel Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendiga kehtestatud kontoplaan. Kontoplaani kontode loetelu on koostatud majandustehingute ja reguleerimiskannete kirjendamiseks, üldine detailiseerimata struktuur on järgmine: Koodid Nimetus 1 Varad 10 Käibevarad 15 Põhivarad 2 Kohustused ja netovara 20 Lühiajalised kohustused 25 Pikaajalised kohustused 3 Tegevustulud 30 Maksud 32 Kaupade ja teenuste müük 35 Toetused 38 Muud tulud 4 Antud toetused/eraldised 41 Sotsiaaltoetused 45 Muud toetused 5 Tegevuskulud 50 Personalikulud 55 Majandamiskulud 6 Muud kulud 60 Muud kulud 61 Põhivara amortisatsioon ja ümberhindlus 65 Finantstulud ja -kulud Täiendavalt kasutusele võetud allkontod on loetletud määruse lisas 1.

(2) Avaliku sektori finantsarvestuse ja-aruandluse juhendi lisades on lisaks kontoplaanile esitatud tehingupartnerite, allikate ja rahavoo koodid, mis on kasutusel muutmata kujul

(3) Edaspidi kehtestatakse vajadusel täiendavalt kasutusele võetavad allkontod majandusinformatsiooni liigendamiseks pearaamatupidaja ettepanekul.

(1) Vallavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes Raamatupidamise seaduses ja RTJ-ides toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui RTJ-ides esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3) Majandusaasta algab 01. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril.

(1) Kohila Vallavalitsus kui täitevorgan koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Vallavanem allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande viivitamata pärast seda, kui vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. Vallavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Kohila Vallavolikogule (edaspidi vallavolikogu) kinnitamiseks hiljemalt aruandeaasta järgneva aasta 31. maiks. Vallavolikogu kinnitab aruande oma otsusega hiljemalt aruandeaasta järgneva aasta 30. juuniks (kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadus § 29).

(2) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.

(3) Eelarve täitmise aruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(4) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(5) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(1) Vallavalitsuse ja tema hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse raamatupidamisprogrammis PMen tsentraliseeritult, tagades seejuures iga iseseisva registrinumbriga asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse. Eristamaks asutuste tulusid, kulusid ja varasid kasutatakse tegevusala tunnust.

(2) Asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, juhataja või direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(3) Vallavalitsuse ja tema hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab vallavalitsuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(4) Vallavalitsuse ja tema hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad vallavalitsuse raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites.

(5) Arvestusmeetodit muudetakse ainult siis, kui seda nõuab Eesti finantsaruandluse standard või kui see annab õigema ja õiglasema ülevaate ettevõtte finantsseisundist ning majandustulemustest. Arvestusmeetodite muutus kajastatakse tagasiulatuvalt, välja arvatud juhul, kui arvestusmeetodite muutus on tingitud uuest Raamatupidamise Toimkonna juhendist ning selles on sätestatud teistsugused uuele meetodile ülemineku reeglid.

(1) Vara kajastatakse vastutavate isikute ja asutuste lõikes. Vastutav isik omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Nõuded kajastatakse bilansis nõudeõiguse tekkimise momendil. Nõuete sissenõudmisel esindab asutusi vallavalitsus.

(3) Finantsinvesteeringuid aktsiatesse ja muudesse omakapitaliinstrumentidesse (v.a. osalused tütar- ja sidusettevõtjates) kajastatakse nende õiglases väärtuses, juhul kui see on usaldusväärselt hinnatav.

(4) Laenukohustisena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused, nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustised ja muud sarnased võlakohustised, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu.

(5) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse vallavalitsuse raamatupidamise aastaaruandes.

(1) Saadud maksutulud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

(2) Tulud majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupa müüs või teenust osutas. Vajaduse korral kasutatakse tulude kajastamisel artikli, objekti, projekti, toote vms. koodi.

(3) Maksu- ja Tolliametilt tagasisaamisele mittekuuluvat käibemaksukulu kajastatakse kulude tegemisel kulukontol 601000, põhivara soetamisel kulukontol 601002.

(4) Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja Rahandusministeeriumi juhenditest.

(5) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati. Kajastamisel kasutakse tegevusala ja artikli koodi, vajadusel objekti, projekti, toote vms koodi.

(6) Projektide üld-, personali- ja transpordikulude arvestus toimub vastavalt toetuse andja poolt esitatud nõuetele.

(7) Investeeringute kajastamisel kontorühmade 154-157 kontodel kasutatakse tegevusala ja artikli koodi, vajadusel objekti, projekti, toote vms koodi.

(8) Tulude ja kulude arvestust peetakse nii kassa- kui tekkepõhiselt.

(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik/elektrooniline (e-arve) tõend. Raamatupidamises kasutatavad algdokumendid on järgmised

1) arved (ostuarved, müügiarved);

2) saatelehed, aktid;

3) sularaha kviitungid, tšekid;

4) kassa sissetuleku ja väljamineku dokumendid;

5) majanduskulude (ka lähetus- ja sõidukulude) aruanded;

6) palga dokumendid;

7) ostu – müügilepingud;

8) rendilepingud, liisinglepingud;

9) tasaarveldamise kokkulepped;

10) muud lepingud;

11) põhivara ja väikevahendite arvele võtmise, ümberhindamise ja maha kandmise aktid;

12) raamatupidamisõiendid.

(2) Raamatupidamise algdokumendil peavad olema järgmised andmed

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

(3) Vallavalitsus kasutab arvete vastuvõtmiseks, edastamiseks ja säilitamiseks e-arvete operaatorit.

(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kontrolli teostanud raamatupidaja ja eelarvejuhi poolt.

(6) Eelarvejuht on isik, kes koostab tegevusala eelarve ja kinnitab tegevusala kulusid, seega vastutab tegevusala eelarvest kinnipidamise eest.

(7) E- arvekeskuses märgib eelarvejuht kuluartikli (vajadusel täpsustab tehingu sisu) ja lisab kinnituse.

(8) Kuludokumenti raamatupidamisregistrisse sisestav raamatupidaja märgib konto numbri ja ühtlasi ka kontrollib eelarvejuhi poolt märgitud kuluartikli õigsust. E-arvekeskuse kaudu liikuvaid dokumente kontrollib samuti raamatupidamisregistrisse importiv raamatupidaja ning ebaõige puuduva selgituse/kommentaari korral suunab arve tagasi kinnitusringile (eelmisele kinnitajale).

(9) Kui kuludokumendiks on vallavalitsuse korraldus või leping, esitab selle väljamaksmiseks vastav eelarvejuht.

(10) Vallavalitsuse kuludokumente alla 5 000 euro ja hallatavate asutuste kuludokumente maksumusega 2 000 eurost kuni 5 000 euroni kinnitab lisaks eelarvejuhile ka finantsnõunik.

(11) Kuludokumente maksumusega üle 5 000 euro kinnitab lisaks eelarvejuhile vallavanem.

(12) Kõiki ehitusega seotud kuludokumente kinnitab lisaks eelarvejuhile ehitusnõunik.

(13) Eelarvejuht vastutab, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus, investeerimiskulude juhul märkida investeeringu maksumus eraldi dokumendile.

(14) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut.

(15) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(1) Majandustehing on raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohustuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustiste või omakapitali koosseis.

(2) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine.

(3) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid (raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas), mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud raamatupidamiskirjendite ja saldode kohta.

(4) Raamatupidamises ja eelarve täitmise arvestamisel kasutatakse raamatupidamistarkvara PMen, Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendiga kehtestatud kontoplaani ja eelarveklassifikaatorit. Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust asutuste lõikes eri valdkondade all. PMen on integreeritud tarkvaraprogramm, mis ühendab raamatupidamise korraldamiseks vajalikud alamprogrammid (eelarve, kassa/pank, arveldused, töötasuarvestus, põhivarad, materjalid).

(5) Majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel.

(6) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid

1) majandustehingu kuupäev ja kirjendi kuupäev, kui see on erinev tehingu kuupäevast;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number;

6) objekti nimetus (kui tehing on seotud kindla projektiga).

(7) Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(8) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(9) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja kirjendile.

(10) Programmist tehakse igas kuus järgmised väljatrükid

1) kassa kanded

2) palgalehed

(11) Kasutusel on järgmised koondmemoriaalorderid: L01 Kassa L02 Pank L05 Töötasu L06 Tarnijad L07 Ostjad L08 Aruandvad isikud L09 Varad L10 Isikliku sõiduauto kasutamine L12 Õppelaenud L13 Toetused L14 Töötasu jaotus L15 Toetuste jaotus L16 Aasta alguse jäägid L17 Materjalid L18 Kassakulude jäägid L19 Muud kanded L20 Finantseerimisteenused

(12) Raamatupidamisregistritest igakuulisi väljatrükke ei tehta. Andmed säilitatakse elektrooniliselt eeldusel, et raamatupidamiskanded oleks võimalik taas esitada paberkandjal.

(13) Hallatava asutuse juhile väljastatakse vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab.

(14) Vallavalitsuse sotsiaalosakonna poolt määratud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse sotsiaalosakonnas sotsiaalteenuste- ja sotsiaaltoetuste andmeregistris (STAR) ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks vastutava ametniku poolt.

Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Esitajad Tööaja arvestuse tabelid Igakuiselt 5 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Töövõtu ja muud käsunduslepingud töötasu maksmiseks 5 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Käskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 5 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Ostu-, müügi-, laenu- jms lepingud 5 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Sõiduleht ja sõidupäevik Igakuiselt 10. kuupäevaks Auto kasutaja, volitatud isikud Lähetuskulude aruanded 5 päeva jooksul pärast lähetusest saabumist Lähetatud töötajad Majanduskulude aruanded Koostatakse e-arvekeskuses jooksvalt Volitatud isikud, asutuste juhid Ostuarved Saadetakse e-arvekeskusesse Vara mahakandmise aktid 7 päeva jooksul pärast akti kinnitamist Inventeerimiskomisjoni esimees, asutuste juhid Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne väljamaksmist Vastutav ametnik Toiduraha ja laste kohakäimise nimekirjad Igakuiselt 5. kuupäevaks Asutuste juhid Toidu- ja materjalide kuluaruanded Igakuiselt 10. kuupäevaks Asutuste juhid Andmed müügiarvete koostamiseks Jooksvalt Asutuste juhid, volitatud isikud

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas arvelduskontodel ja sularahana kassas. Arvestust peetakse raamatupidamisprogrammis PMen moodulis Kassa/Pank.

(2) Arvelduskontodel olevate rahaliste vahendite arvestust peetakse pankade ja arvelduskontode kaupa. Rahaliste vahendite jääk ja tehingud arvelduskontodel kajastatakse kontogrupis 1001 „Arvelduskontod pankades“.

(3) Pangaarveldused teostatakse elektrooniliselt, kasutades selleks vastavate pankade elektrooniliste tehingute pangaühenduse programme. Elektroonilisi ülekandeid teevad pearaamatupidaja, pearaamatupidaja asetäitja ja raamatupidajad, kellele on ametijuhendis antud vastavad õigused.

(4) Vallavalitsus võib lepinguga volitada pankasid debiteerima oma kontosid sõlmitud laenu- ja muude lepingu tasumisele kuuluvate summade ulatuses.

(1) Sularaha jääk kassas ei tohi olla suurem kui 5 000 eurot päeva lõpus ning 500 eurot kuu lõpus. Kassas eelpooltoodust suurema rahasumma hoidmiseks on nõutav vallavanema ja pearaamatupidaja kirjalik nõusolek.

(2) Vallavalitsuse kassas teostab sularahatehinguid raamatupidaja, kellele on pandud kassapidaja kohustused.

(3) Raha hoitakse seifis.

(4) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente

1) kassa sissetuleku order;

2) kassa väljamineku order;

3) kassaraamat.

Kassa sissetuleku orderi kinnitab pearaamatupidaja ja kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks pearaamatupidajale ka finantsnõunik.

(5) Hallatavatest asutustest kviitungite või nimekirjade alusel oma tuluna laekuv toiduraha, õppemaks jm. tuuakse hiljemalt kuu lõpul vallavalitsuse kassasse.

(6) Vallavalitsuse raamatupidaja sisestab sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMen. Kassaraamat trükitakse välja kassaoperatsiooni teostamise päeva lõpus.

(1) Nõuete ja ettemaksete kajastamisel lähtutakse RTJ 3 nõuetest. Kapitalirendilepingutest tulenevate nõuete arvestamisel lähtutakse RTJ 9 nõuetest.

(2) Nõudeid ja tehtud ettemakseid kajastatakse kontoplaanis sõltuvalt nende sisust, jaotatuna lühi- ja pikaajalisteks, käibevara kontorühmas 102 ja 103 ning põhivara kontorühmades 152 ja 153.

(3) Laenu- ja muud nõuded kajastatakse bilansis korrigeeritud soetusmaksumuses, kusjuures nominaalmaksumus kajastatakse eraldi lühi- ja pikaajalise osana, tehes korrigeerimised sama kontorühma teistel bilansikontodel.

(4) Iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Laekumata nõudeid hinnatakse individuaalselt, s.o iga nõude laekumise tõenäosust käsitletakse eraldi. Nõue loetakse ebatõenäoliseks laekuvaks ja hinnatakse 100% alla (st. kantakse täies ulatuses kuludesse kontogruppi 605), kui on täidetud vähemalt üks järgmistest tingimustest

1) võlgnik on andnud teada oma kavatsusest nõuet mitte tasuda (va juhul kui tegemist on võlgniku poolse pretensiooniga, mille vallavalitsus kavatseb kohe kõrvaldada);

2) võlgniku makseraskuste või pankroti kohta on laekunud (võlgnikult, inkassofirmalt, mõnelt teiselt kliendilt või partnerilt) usaldusväärne informatsioon;

3) nõude maksetähtajast on möödunud 180 päeva.

(5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, mille allkirjastab pearaamatupidaja ja kinnitab vallavanem.

(6) Ebatõenäoliselt laekuv nõudesumma kantakse kuludesse kontogruppi 605. Vaatamata ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kuludesse kirjendamisele, kajastatakse neid nõudeid negatiivse summana kuni laekumiseni või bilansist maha kandmiseni kontol 103009 või 103019. Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähenemist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(7) Nõue on lootusetu kui

1) vallavalitsusel ei ole võimalik oma nõudeõigust kaitsta (st võlgniku pankroti või likvideerimise korral);

2) võlgnikku või tema volitatud esindajat ei ole võimalik olnud pikema aja vältel kätte saada;

3) meetmete rakendamine võla sissenõudmiseks ei ole kas võimalik või majanduslikult põhjendatud.

(8) Nõude lootusetuks tunnistamise otsustab vallavalitsus. Juhul, kui vallavalitsus ei tunnista nõuet lootusetuks, algatab jurist nõude rahuldamiseks kohtumenetluse.

(9) Varem kuludesse kantud lootusetu nõude puhul kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(10) Bilansist maha kantud lootusetute nõuete üle peetakse bilansivälist arvestust 2 aasta jooksul arvates nõude maha kandmise kuupäevast, et jälgida võlgniku varalise seisukorra muutumist. Kui selle perioodi jooksul laekumist ei toimu või võlgnik kustutatakse enne eelpool nimetatud perioodi möödumist vastavast riiklikust registrist, siis arvatakse lootusetu nõue bilansivälisest arvestusest välja.

(11) Kehtivate lepingute ja muude volitatud isikute poolt esitatud algdokumentide alusel koostatakse vallavalitsuse raamatupidamises müügiarved. Nõuded ostjate vastu võetakse arvele arvete alusel kasutades kontosid 103000- 103019 ja paralleelselt müügituluga, mis kajastatakse kontogrupis 322, 323, või 381.

(12) Nõuete osas peetakse analüütilist arvestust iga ostja kohta eraldi raamatupidamisprogrammi andmebaasis.

(13) Kui nõue ei laeku määratud tähtajaks, väljastab raamatupidaja 30 päeva jooksul meeldetuletuse.

(14) Finantsjuht edastab vajadusel müügireskontro väljatrüki volitatud isikutele, kes vastavalt vallavalitsuse poolt kehtestatud korrale ning sõlmitud lepingutele võtavad kasutusele meetmed nõuete laekumise tagamiseks.

(1) Üld eeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksete tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata. Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(2) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir.

(1) Toetusena käsitletakse siht – ja mittesihtotstarbelisi toetusi.

(2) Sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetused kajastatakse sihtfinantseerimisena.

(3) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist.

(4) Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksutaotlus on sihtfinantseerimise andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvad lisatingimused ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

(5) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna kontogrupis 3500.

(6) Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(7) Toetust loetakse põhivara sihtfinantseerimiseks juhul, kui selle kasutamise põhitingimuseks on kindlaksmääratud põhivara ost, ehitamine või muul viisil soetamine. Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse toetuse saamise tekkepõhisel momendil kontoklassis 3502.

(8) Sihtfinantseerimise arvelt soetatud põhivara maksumust ning amortisatsioonikulu eristatakse omavahenditest soetatud põhivara maksumusest ja amortisatsioonikulust.

(9) Kui toetuse andja poolt on tekitatud põhjendatud ootus toetuse saamiseks, kajastatakse sihtfinantseerimise nõuet samal perioodil kui soetatakse saadava toetuse arvelt põhivara (D 103556 ja K 350200) ning sihtfinantseerimise tegevuskulude osa (D 103550 ja K 350000). Sihtfinantseerimise kajastamiseks esitatakse vähemalt iga kvartali lõpu seisuga toetuse andjale andmed põhivara soetamise kohta vastava kvartali jooksul. Kui selgub, et toetuse andmisest loobutakse, võetakse seni arvestatud nõuded ja kohustused tagasi. Aastaaruandes avalikustatakse sihtfinantseerimise nõuded ja kohustused, mille aluseks ei ole sihtfinantseerimise leping, vaid kindel kavatsus projekti jätkuvaks finantseerimiseks, samuti avalikustatakse juhused, kus nimetatud kindlad kavatsused ei realiseerunud.

(10) Projekti kulusid eristatakse kontole vastava tunnuse lisamisega (allüksus, projekt, objekt).

(1) Avanssi majanduskulude teostamiseks antakse vallavanema otsusega. Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse aruandvale isikule sularahas kassast.

(2) Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama raamatupidamisele hiljemalt järgmise kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande.

(3) Raamatupidamises kontrollitakse kuludokumentide vastavust aruandvale isikule jooksval kuul kassast või pangast väljamakstud avansiga.

(4) Lähetusse saadetakse, lähetuskulud hüvitatakse ja päevaraha makstakse (ainult lähetusel välisriiki ) vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirja alusel, milles näidatakse lähetuse sihtkoht, kestus ja ülesanne ning hüvitavate lähetuskulude ja päevaraha määrad. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse vallavanema käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab vallavanem.

(5) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi.

(6) Lähetusega seotud kulud makstakse lähetatule sularahas kassast või kantakse lähetatu pangakontole hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist raamatupidamisse. Lähetuskulude aruanne esitatakse ka juhul, kui päevaraha on avansina kätte saadud ning muid kulusid lähetuses ei olnud.

(7) Asutuse ametiautode ja isiklike sõidukite kasutamine ning arvlemine töötajatega toimub vastavalt sõidukite kasutamise ja hüvitise maksmise korrale.

(8) Asutuse mobiiltelefonidele kehtestatud kuulimiitide ületamisel tasub mobiiltelefoni kasutaja ülekulu vallavalitsuse kassasse või arveldusarvele hiljemalt kuu viimaseks kuupäevaks. Eelneval kuul tasumata jäänud ülekulu peab vallavalitsuse raamatupidamine kasutaja avalduse alusel järgmise kuu töötasust kinni.

(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirja paragrahvile 38 kantakse soetamisel lisandunud maksud ja lõivud maksukulu kontole.

(2) Bilansikirjetes on arvel järgmised varud – toiduained, kütus ja ostetud kaubad müügiks. Toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on menüülehed. Toiduainete laoarvestust peetakse hallatavates asutustes spetsiaalsetes laoarvestusprogrammides. Raamatupidamisandmetega võrdlemiseks koostavad hallatavad asutused iga kuu viimase tööpäeva seisuga toiduainete liikumise kuukoondaruande.

(3) Ülejäänud materjalid kantakse kuluks kinnitatud kuludokumentide alusel, sealjuures peab dokumentidele olema märgitud, mis otstarbeks kulu toimus. Autokütus kantakse kuluks kütuse ostutšekkide alusel, mida võrreldakse kütusefirma poolt esitatud arvega.

(1) Töötasu, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on kehtiv seadusandlus, Kohila Vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema või asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabelid. Projektidega seoses esitatud töölepingud ja käskkirjad peavad sisaldama projekti nimetust. Projekti heaks töötatud aeg peab tööajatabelites olema eraldi välja toodud.

(2) Töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole või sularahas kassast. Turvalisuse huvides ja kokkuleppel töötajatega ja teenistujatega eelistatakse pangaülekannet.

(3) Töötasu ülekandmine toimub hiljemalt arvestamise kuu viimasel tööpäeval vallavalitsuse osas, gümnaasiumi töötajatele hiljemalt järgmise kuu 10. kuupäevaks.

(4) Töötasu maksmise kuupäevast erineval ajal on lubatud maksta avanssi, toetusi ja muid ühekordseid tasusid.

(5) Töötasukulud kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 500, tehingupartneri koodina kajastatakse füüsiliste isikute koodi (800699). Töötasu arvestamisel tehakse kanne: deebet töötasu (kontogrupp 500), kreedit töötasu võlgnevus (konto 202000).

(6) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja või teenistuja ei ole leppinud kokku teisiti (töötaja avalduse alusel). Puhkusetasu ei tohi välja maksta hiljem kui puhkusele järgneval palgapäeval.

(7) Kui töötajale maksti eelneval 6 kalendrikuul muutumatu suurusega töötasu, siis keskmist puhkusetasu ei arvutata ja makstakse muutumatu suurusega töötasu alusel arvestatud puhkusetasu.

(8) Tegelik puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu kantakse tekkepõhiselt arvestuskuudesse.

(9) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga.

(10) Maksud peetakse töötasudest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(11) Palgalehed koostatakse asutuste ja tegevusalade lõikes. Palgalehtede alusel trükitakse igakuuliselt tasuliikide tabel. Töötajatele esitatakse palgalipik e- kirjaga. Projektide läbiviimisel koostatakse palgalehed iga projekti kohta eraldi.

(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest, arvestades käesolevas paragrahvis toodud erinõudeid.

(2) Kinnisvarainvesteeringuks üldeeskirja tähenduses loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõstmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. Hooneid ja ruume, mida kasutatakse avaliku sektori üksuste poolt, kajastatakse kui materiaalset põhivara.

(3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumuses, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused). Kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber üldeeskirja paragrahvis 45 toodud põhimõtetele kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb paragrahv 45 lõike 1 punktides 1 ja 2 esitatud põhjustel oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest.

(4) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid või volikogu vastavasisuline otsus.

(1) Materiaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse ja immateriaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (välja arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(2) Materiaalset põhivara kajastatakse sõltuvalt põhivara liigist kontorühmas 155 ja immateriaalset põhivara kontorühmas 156. Põhivara amortisatsiooni, väärtuste langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust maha kandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613. Põhivara müügist saadud kasumit või kahjumit kajastatakse kontogruppides 3811 ja 3813.

(1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on alates 01.01.2017 soetatud vara korral 5 000 eurot (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.

(2) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja-asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega).Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötaja poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt hinnatav.

(3) Erandina on lubatud võtta olenemata soetusmaksumusest arvele kunstiväärtused (kunst- ja antiikesemed, museaalid, arhivaalid), mille väärtus aja jooksul ei vähene.

(4) Põhivara võib arvele võtta kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutusega terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta).

(5) Teede kajastamisel ei eristata teede erinevaid komponente v.a teede alune maa.

(6) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(7) Ettepaneku kulunormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.

(8) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: Hooned, eluhooned, korterid 3-5 % Rajatised 2,5-10 % Masinad ja seadmed 10-20 % Transpordivahendid 10-20 % Info- ja kommunikatsiooniseadmed 33-50 % Muu inventar, tööriistad ja sisseseade 10-50 % Immateriaalne põhivara 5-50 %

(9) Maad, muuseumieksponaate ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(10) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks.

(11) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse raamatupidamisregistrites nende kehtestamise kuust.

(12) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus.

(13) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja paragrahvist 45.

(14) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik).

(15) Põhivara müügi, tasuta üleandmise, kasutusvaldusse andmise ja maha kandmise otsustab vallavalitsus.

(16) Põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogruppides 3810 kuni 3813. Riigi raamatupidamiskohuslaste üksuste vahelist põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogrupis 3502.

(17) Riigi raamatupidamiskohuslaste üksuste vahelist põhivara müüki, tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui siiret, mille puhul antakse üle vara soetusmaksumus ja kulum. Saaja võtab arvele üle antud põhivara soetusmaksumuse ja kulumi.

(18) Põhivara tasuta võõrandamist kajastab võõrandaja juhul, kui seda ei saa lugeda osaluse või finantsinvesteeringu soetamiseks, mitterahalise sihtfinantseerimisena (v.a riigi raamatupidamiskohustuslase üksuste vahelised siirded), eemaldades vara bilansist ja kajastades selle jääkväärtuse kontol 450200.

(19) Projekti raames soetatud varade arvestus toimub vastavalt toetuse andja poolt esitatud nõuetele.

(1) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50 % tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. Osalusi tütarettevõtjates kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused, konsolideeritud aruandes elimineeritakse. Osalusi kuni 31.12.2003. a omandatud valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse konsolideerimata aruannetes tuletatud soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlustega. Tuletatud soetusmaksumuseks loetakse osalust nende üksuste netovaras seisuga 31.12.2003.a.

(2) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50 %. Osalusi sidusettevõtjates kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused, konsolideeritud aruandes kapitaliosaluse meetodil.

(3) Aruandekohustuslase bilansis kajastatakse neid osalusi mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalusi kajastatakse bilansis kapitaliosaluse meetodil.

(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara (väikevahend), mille soetusmaksumus on 300 kuni 4 999 eurot (ilma käibemaksuta). Alla 300 eurose maksumusega vara säilimise peab tagama vara eest vastutav isik.

(2) Olenemata maksumusest võetakse arvele: muusikariistad, telefonid, muusikakeskused, fotoaparaadid, kaamerad, projektorid, arvutid, printerid, monitorid, skannerid, televiisorid, külmkapid, nõudepesumasinad, õmblusmasinad, elektripliidid, elektrilised tööriistad, jalgrattad. Erandjuhtudel peetakse PMen-is arvestust alla 300 eurose maksumusega varadele, kui see on nõutud välisprojekti tingimustes. Projektijuht märgib kuludokumendile projekti nimetuse ja numbri.

(3) Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel ja nende analüütiline arvestus toimub majandustarkvara PMen moodulis Põhivara (eelarveväline) asutuste ja vastutavate isikute lõikes.

(4) Eelarvejuht peab väikevahendi soetamise algdokumendile e-arvekeskuses märkima arvelevõetava vara selgeltmõistetava nimetuse.

(5) Varad võetakse arvele arve, müügilepingu või üleandmisakti alusel.

(6) Kasutuskõlbmatu või mittevajalik väheväärtuslik vara, mida ei ole võimalik võõrandada ning mille säilitamine on ebaotstarbekas, kantakse maha. Vara mahakandmise algatab vara eest vastutav isik, mahakandmine vormistatakse aktiga (lisa 2). Akt allkirjastatakse hallatava asutuse juhi käskkirjaga moodustatud vara mahakandmise komisjoni poolt. Akti kinnitab vallavanem.

(7) Avalike raamatukogude raamatute üle peetakse koguselist arvestust spetsiaalsetes raamatukogude tarkvaraprogrammides.

(8) Bilansivälist arvestust ei peeta mööbli üle.

(9) 2019. aasta jooksul kantakse bilansivälisest arvestusest välja väheväärtuslik vara maksumusega kuni 300 eurot (ilma käibemaksuta) v.a. lõikes 2 loetletud ja välisprojekti tingimustes soetatud vara. Olenemata maksumusest kantakse mööbel bilansivälisest arvestusest välja.

(10) Vara liikumise ühelt materiaalselt vastutavalt isikult teisele vormistab vara üleandja üleandmise- vastuvõtmise aktiga, mille väljastab raamatupidamine.

(11) Riiklikes registrites arvelolevad hooned, rajatised jne. kajastatakse raamatupidamisarvestuses olenemata maksumusest.

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki sularaha kassas ja raha pangakontodel raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse muude nõuete ja ettemaksete analüütiliste all registrite saldosid ning võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrollija poolt märge kontrollimise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga. Erinevuse korral tehakse paranduskanded.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel või rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. Võrdlused säilitatakse arvutifailidena.

(5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.

(6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad

1) materiaalne põhivara;

2) kinnisvarainvesteeringud;

3) nõuded ja ettemaksed;

4) kohustised ja saadud ettemaksed;

5) sularahakassad;

6) pangakontod;

7) riigi raamatupidamiskohuslaste asutuste omavahelised saldod;

8) bilansivälised varad;

9) finantsinvesteeringud;

10) range arvestuse blanketid;

11) muu vara (toiduained, ostetud kaubad jne).

(7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

(8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(9) Vallavanem määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri läbiviijad. Inventeerimiskomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(10) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord kuus.

(11) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

(1) Kassa inventuuri viib läbi vallavalitsuse töötajatest moodustatud komisjon.

(2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega.

(4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi

1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.

(5) Varade ja varude inventuuri viivad läbi vallavanema käskkirjaga moodustatud komisjonid.

(6) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid

1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;

2) varude liikumine toimub komisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;

3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele üle lugemise käigus;

4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks;

5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id);

6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;

7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;

8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudujäägid kantakse kuluks või võetakse kuni tasumiseni arvele (konto 103690); ülejäägid võetakse arvele (õiglasema hinnangu puudumisel nullväärtuses).

(7) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud

1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;

2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku neto realiseerimismaksumust;

3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade maha kandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidamisüksus kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

(8) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostatakse varude ja põhivarade inventuuri tulemuste koondakt, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara maha kandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid.

(9) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Saldoandmike infosüsteemi päringute alusel, vajadusel täiendavalt e-posti teel omavahelise kirjavahetuse alusel. Kinnituskirja saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(10) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) saldoteatiste võrdlemine raamatupidamise andmetega;

4) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

(11) Materiaalselt vastutava isiku poolt hüvitamisele kuuluva kahju suuruse ja hüvitamise korra kohta teeb inventeerimiskomisjon otsuse raamatupidamise poolt esitatud dokumendi alusel.

(12) Inventuuri käigus suure puudujäägi avastamise korral edastab inventeerimiskomisjon materjalid vallavalitsusele. Vallavalitsus teeb otsuse, milles näidatakse olukorra lahendamise viis. Suureks puudujäägiks loetakse puudujääki üle 640 euro või puudujääki, mis ületab 10% materiaalselt vastutava isiku vastutuse kogumäärast.

(13) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha

1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt;

2) süüdlase mitteavastamisel – vallavalitsuse otsusel.

Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises üks aasta. Seejärel antakse dokumendid vallavalitsuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt asjaajamiskorrale.

(1) Raamatupidamise algdokumentide säilitamise kohustus on sätestatud raamatupidamise seaduse paragrahvis 12.

(2) Kõiki algdokumente, lepinguid, raamatupidamisregistreid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente tuleb säilitada seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.

(3) Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

(4) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, on raamatupidamiskohustuslane kohustatud ka säilitama elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.

(5) Välisprojektide kuludokumente säilitatakse 10 (kümme) aastat või projekti lubavas otsuses või lepingus ettenähtud ajani, alates sellest, millal algdokumente raamatupidamises esmakordselt kajastati.

(6) Raamatupidamise sise-eeskirju tuleb säilitada seitse aastat pärast nende muutmist või asendamist.

(7) Raamatupidamisregistreid säilitatakse finantstarkvaras.

(1) Käesoleva määruse paragrahvi 25 rakendatakse alates 01. jaanuarist 2019.

(2) Tunnistada kehtetuks Kohila Vallavalitsuse 22. veebruari 2017.a. määrus nr 4 “Kohila Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri”.