Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Viru-Nigula valla kui kohaliku omavalitsusüksuse (edaspidi vald) raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS) tulenevatest arvestusmeetoditest ja –põhimõtetest, avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis (edaspidi üldeeskiri) sätestatud nõuetest, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS), Eesti finantsaruandluse standardis rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginevast avalikkusele suunatud finantsaruandluse nõuete kogumist, mida täiendavad Raamatupidamise toimkonna juhendid (edaspidi RTJ).

(3) Vald korraldab raamatupidamiskohustuslasena oma raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Viru-Nigula vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) kaudu. Tsentraliseeritud raamatupidamist korraldab ametiasutuse finantsjuht.

(4) Ametiasutus teostab tsentraliseeritud raamatupidamist ja finantsaruandlust järgmistes hallatavates asutustes

1) Kunda Ühisgümnaasium;

2) Aseri Kool;

3) Vasta Kool;

4) Viru-Nigula valla lasteaed Kelluke;

5) Viru-Nigula valla muusikakool;

6) Viru-Nigula Avatud Noortekeskus;

7) Viru-Nigula valla raamatukogu;

8) Viru-Nigula Kultuurikeskus;

9) Viru-Nigula Muuseumid;

10) Viru-Nigula Sotsiaalhoolekande Keskus;

11) Aseri Vabaajakeskus;

12) Kunda Spordikeskus;

13) Viru-Nigula valla majanduskeskus.

(5) Finantsosakond teostab raamatupidamist majandustarkvaras PMen ja kasutab infohaldustarkvara Amphora arvete menetlemiseks ja dokumentide säilitamiseks.

(6) Vallavalitsuse konsolideeritud aastaaruandesse koondatakse äriühing OÜ Aseri Kommunaal, kellel on iseseisev tehingupartneri kood ja kelle üle omab Vallavalitsus olulist mõju.

Eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses

1) finantsosakond - ametiasutuse raamatupidamine;

2) töötaja - töötaja (töölepingu seaduse mõistes);

3) töötaja - ametnik (avaliku teenistuse seaduse mõistes);

4) töötasu - tasu tehtud töö eest (TLS lg 1 p 5) ja (ATS § 34 lg 1);

5) palgapäev - töötasu või tasu maksmise päev ( TLS ja § 33 lg 2);

6) tehingupartner - avaliku sektori üksus, kellele on omistatud tehingupartnerikood;

7) valdkond - ametiasutuse struktuuris kinnitatud erinevad tegevusalad;

8) valdkonna juht - ametiasutuses kindla tegevusala eest vastutav töötaja;

9) asutus - ametiasutus ja hallatav asutus.

(1) Vald kasutab üldeeskirjas kehtestatud kontoplaani ja koode, mis on eraldi välja toodud üldeeskirja lisades nr 1; 2; 3; 4; 5.

(2) Kontoplaan koosneb järgmistest koodidest

1) kontode koodid;

2) tehingupartnerite koodid;

3) tegevusalade koodid;

4) allikate koodid;

5) rahavoo koodid.

(3) Kontoplaani iga erinevat kombinatsiooni, mis koosneb konto-, tehingupartneri-, tegevusala, allika- ja rahavoo koodist, nimetatakse kontokombinatsiooniks.

(4) Majandustehingute kirjendamisel võib lisaks kontokombinatsioonile lisada täiendavaid tunnuseid, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt, näiteks objekti-, projekti-, subjekti- ja teisi lisatunnuseid.

(5) Vajadusel võib vald kasutada parema arvestuse tagamiseks täiendavaid allkontosid.

(1) Algdokumentide käive: Dokumendi nimetus Finantsosakonnale dokumendi esitamise tähtaeg Dokumendi esitamise eest vastutaja Vallavalitsuse ja vallavolikogu õigusaktid Järgmisel tööpäeva peale allkirjastamist Valla kantselei Lepingute (va töölepingud) koopiad rahalisteks väljamakseteks Hiljemalt järgmisel tööpäeval peale allkirjastamist ning dokumendiregistris registreerimist Lepingu täitmise eest vastutav isik Võla- ja asjaõigusleping Seitsme päeva jooksul peale lepingu sõlmimist Jurist, lepingu sõlmija Käskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta Hiljemalt kolm tööpäeva enne tasu väljamaksmist Käskkirjade koostaja Käskkiri töölepingu lõpetamise kohta Hiljemalt kolm tööpäeva enne tasu väljamaksmist Käskkirja koostaja Töövõtu- või käsunduslepingud tasu maksmiseks Hiljemalt kolm tööpäeva enne tasu väljamaksmist Asutuste juhid/valla kantselei Töötasude arvestuse algandmed - tööajaarvestuse tabelid Hiljemalt 25. kuupäevaks, erisused juunis ja detsembris Asutuste juhid/valla kantselei Avaldus maksuvaba tulu arvestamise kohta Esimesel võimalusel, kuid hiljemalt 20. kuupäevaks Asutuse juhid või maksuvaba tulu soovija Isikliku- ja ametisõiduki sõidupäevik Aruandekuule järgneva kuu 5. tööpäevaks Auto kasutaja Lähetuskulude aruanne Viie tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist Lähetatu Majanduskulude aruanne Esimesel võimalusel, kuid hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks Kulu tegija Hankijate arved Kulu tegija hoolitseb, et hankija arve laekuks masinloetavalt. Kulutegija informeerib hankijat! Kulu tegija Ühekordsed müügiarved Arve tellija ühekordse arve puhul, esitab tekkinud vajadusele Arve tellija Akt vara arvele võtmiseks, maha kandmiseks, alla- või ümberhindamiseks Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast akti allkirjastamist või õigusaktidega sätestatud juhtudel pärast akti kinnitamist Valdkonna eest vastutav juht Kassa orderid Raha laekumisel/ väljamaksmisel koheselt Finantsosakonna töötaja Sotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed Hiljemalt kolm tööpäeva enne toetuse väljamaksmise kohustust Sotsiaalvaldkonna töötaja

(2) Hallatavate asutuste algdokumentide õigeaegse esitamise eest finantsosakonnale vastutab iga asutuse juht oma asutuse lõikes.

(3) Algdokument peab olema masintöödeldav. Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusaktist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava algdokumendi käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

(4) Ametiasutuse haridus-, kultuuri- ja sotsiaalvaldkonna füüsilistele isikutele eraldatud toetuste algdokumendid vormistab ja allkirjastab valdkonna eest vastutav isik ja finantsjuht.

(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või alg-dokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi identifitseerimistunnus, näiteks number või numbri ja tähe kombinatsioon;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(4) Raamatupidamiskirjend sisestatakse majandustarkvarasse PMen.

(1) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud kirjendite ja saldode kohta, samuti andmekogumid, mis sisaldavad kirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni.

(2) Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandus-tehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras.

(3) Raamatupidamisregistrid on majandustarkvara PMen erinevad kasutusel olevad moodulid

1) pearaamat;

2) pank/kassa;

3) arveldused;

4) arved;

5) palk;

6) varad (materjalid, põhivarad);

7) eelarve.

(1) Müügiarved koostatakse lepingute või operatiivandmete alusel.

(2) Müügiarvete koostamine: Müügiarve Väljastamise aeg Algandmed ning nende edastaja Lasteaedade kohamaksumuse arved Iga kuu 5.-10. kuupäevaks jooksva kuu eest. Lasteaia direktor edastab finantsosakonnale vastavad tabelid hiljemalt iga kuu 3. kuupäevaks. Muusikakooli arved Iga kuu 5.-10. kuupäevaks jooksva kuu eest. Muusikakooli direktor edastab nimekirjad iga kuu 3. kuupäevaks. Kohamaksuarved teistele omavalitsustele Iga kuu 10.kuupäevaks, jooksva kuu eest. Finantsosakonna töötaja võtab iga kuu EHISest õppurite andmed. Arvlemine vastavalt seadusele või lepingutele. Sotsiaalteenuste arved Eelmise kuu eest Andmed esitab sotsiaaltöötaja jooksvalt. Üüri- ja kommunaalteenuste arved Iga kuu 10. kuupäevaks, eelmise kuu eest Andmed esitab Viru-Nigula valla majanduskeskus iga kuu 5. kuupäevaks. Andmed lepingust. Kunda Spordikeskuse ärikliendi arved Iga kuu 3.-5. kuupäevaks, eelmise kuu eest. Andmed edastab spordivaldkonna juht iga kuu 3. kuupäevaks. Lepingutest tulenevad rendiarved Vastavalt lepingutele ja/või iga kuu 30. kuupäevaks. Andmed lepingutest ja/või edastatud andmetest. Koolitoidu arved Iga kuu 10. kuupäevaks, eelmise kuu eest. Andmed toitlustusjuhilt Lasteaiatoidu arved Iga kuu 10. kuupäevaks, eelmise kuu eest. Andmed lasteaia direktorilt Muud arved Vastavalt vajadusele. Andmeesitaja

(3) Arvete vormistamisel järgitakse raamatupidamise seaduse nõudeid. Erinõue on kajastada arvel tehingupartneri koodi ja registrinumbrit.

(4) Arved väljastatakse kliendile, kas masinloetavalt või pdf-vormingus. Avaliku sektori üksustele väljastatakse masinloetavaid arveid.

(5) Arve koostaja vastutab arvete koostamise ja raamatupidamiskirjendite õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õiguse eest vastutab lepingu allkirjastaja ja/või operatiivandmete esitaja.

(6) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.

(1) Ostuarveid ehk hankijate arveid menetletakse infohaldustarkvaras Amphora (edaspidi Amphora) mõistliku aja jooksul. Kulutegija peab informeerima hankijat e-arve saatmise kohustuslikkusest ning vähemalt 14. kalendripäeva maksetähtaja rakendamisest.

(2) Üldeeskirja § 15 lg 7 alusel peavad reeglina maksete ülekandmise tingimused andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(3) Finantsosakonna töötaja peab veenduma hankija nime, registrinumbri ning tehingupartnerikoodi olemasolust majandustarkvaras PMen (Amphora ja PMen ei sünkroniseeri andmeid).

(1) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle hallatava asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Kohustised kajastatakse järgides tekkepõhisuse printsiipi ning arvestatakse selle hallatava asutuse või valdkonna kuludes, kes kulu tegi.

(3) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamisarvestuses.

(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt.

(2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle hallatava asutuse tuludes, kes vastava tulu ulatuses kaupu müüs või teenuseid osutas.

(3) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle hallatava asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati.

(4) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle hallatava asutuse tuludes või kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustis.

(1) Raha hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel.

(2) Pangaülekannete teostamisel on allkirjaõigusega isikuteks vallavanem, majandusvaldkonna juht, finantsjuht ja finantsosakonna töötaja.

(1) Kassapidaja kohustused on ametijuhendiga pandud vanemraamatupidajale. Töötajate vahetumise puhul (puhkused, ajutine asendamine haigestumise ajal, jms) peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud järgmisele töötajale.

(2) Maksimaalseks sularahalimiidiks kuu lõpul on ametiasutuses 5000 eurot ning hallatavates asutustes 2000 eurot.

(3) Sularaha panka viimist korraldab finantsjuht.

(4) Kassa sissetuleku tehinguid teostavad hallatavad asutused on märgitud eeskirja Lisas 1. Ametiasutusel on õigus teostada erinevaid sularahatehinguid.

(5) Hallatavatele asutustele, kellel on õigus teostada sularahatehinguid, väljastatakse nummerdatud arve-kviitung blanketid.

(6) Ametiametiasutuse hallatavatest asutustest kviitungite ja mõningal juhul sularaha kogumislehe alusel omatuluna laekuv sularaha tuuakse koos kviitungi koopiatega hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks valla kassasse. Asutuste korraldatud ürituste piletimüügist saadud sularaha tuleb tasuda ametiasutuse kassasse hiljemalt 3. tööpäeval pärast sündmuse toimumist ning esitada piletimüügi aruanne. Rikutud kviitungid tagastatakse finantsosakonnale.

(7) Ametiasutustes sisestab finantsosakonna töötaja sularahatehingud majandustarkvarasse, trükib välja kassa orderi ning kinnitab selle.

(8) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha parandusi ega ülekirjutusi.

(9) Väljaspool kassat sularaha vastu võtma volitatud isik kannab vastuvõetud summad eeskirja Lisas 2 kinnitatud sularaha saatelehele, mille esitab finantsosakonna töötajale koos sissemakstava summaga.

(10) Võimalusel tuleb vältida sularahatehinguid ja arveldada panga kaudu.

(1) Deebetkaardi kasutamise õiguse annab finantsjuht, tema äraolekul asendaja.

(2) Kaardi valdaja vastutab deebetkaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Deebetkaarti kasutatakse sularaha sissemakseks. Erandjuhul võib deebetkaarti kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks.

(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga tekitatud kahju.

(4) Kaardi valdaja ei tohi anda deebetkaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele tehingu tegemisele järgneval tööpäeval algdokumendid. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

(1) Raamatupidamise algdokumendile esitatud nõudeid reguleerib RPS § 7.

(2) Kõik kuludokumendid allkirjastab kulu teinud isik, tegevusalade eelarvete eest vastutav isik ja finantsjuht. Projektipõhiseid kuludokumente allkirjastab lisaks projekti eest vastutav isik.

(3) Hallatavates asutustes on vastutav isik asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt kirjalikult määratud isik.

(4) Kuludokumendil allkirja või kinnitusega kinnitab tegevusalade eelarvete eest, asutuse eelarve eest vastutav isik, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

6) tehing on kooskõlas Viru-Nigula valla eelarvega;

7) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande vormistamiseks.

(5) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja dokumentide ülekande ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, kululiigi, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseaduse vastavatele sätetele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(6) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama allkirjaõigusliku isiku ja finantsosakonna töötaja isikulahususe.

(7) Rahalisi ülekandeid teostab finantsosakonna töötaja.

(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (üldeeskirja § 15 lõige 9)

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(9) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(1) Varad ja kohustised on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.

(2) Aruandeaasta lõpu seisuga hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Vajadusel saadetakse meeldetuletuskirjad.

(3) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla finantsjuht.

(4) Kui nõue kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Vormistatakse raamatupidamisõiend, millele kirjutab alla finantsjuht.

(5) Aruandeaasta lõpu seisuga kontrollitakse nõuete ja kohustise saldosid. Võrreldakse nõudeid, mille summa on alates 100 eurot ja kohustisi, mille summa on alates 500 eurot.

(1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida.

(2) Ettemaksud tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemaksu summa on väiksem kui 100 eurot.

(1) Majanduskulude avanssi üldjuhul ei anta. Erandkorras tekkinud vajadusel antakse avanssi asutuse töötajatele seletuskirja alusel, mille kinnitab asutuse juht. Avanss makstakse välja ametiasutuse kassast või pangaülekandega. Avansisaaja esitab majanduskulu tõendava kuludokumendi finantsosakonnale pärast tehingu tegemist.

(2) Töötasu avanssi üldjuhul ei anta.

(3) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste tarbeks tehtud majanduskulud hüvitatakse töötajale aruande alusel, mis tuleb esitada finantsosakonnale koos kulutusi tõendavate originaaldokumentidega hiljemalt järgmise kuu 5. kuupäevaks vastavalt eeskirja lisas kinnitatud vormil (Lisa nr 3).

(4) Kuluaruande kinnitab kulutegija, vastava hallatava asutuse juht ja finantsjuht. Kuluaruandeid menetletakse infohaldustarkvaras Amphora.

(1) Sihtfinantseerimist kajastatakse vastavuses üldeeskirja sätetega.

(2) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.

(3) Vastavalt üldeeskirja § 26 lõikele 3 võib tegevuskulu katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kui 5000 eurot. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(1) Töötasu, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Viru-Nigula Vallavolikogu (edaspidi Vallavolikogu) või Viru-Nigula Vallavalitsuse (edaspidi Vallavalitsus) õigusaktides või töötaja töölepingus märgitud summa, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel.

(2) Tööaja kindlaks määramisel ja töötasu täpseks arvestamiseks võetakse aluseks tööajatabel. Asutuse juhid esitavad tööajatabeli finantsosakonnale hiljemalt 25. kuupäevaks digiallkirjastatult.

(3) Töötasu makstakse üks kord kuus (kuu viimasel tööpäeval) ülekandega töötaja pangakontole.

(4) Teenistuja esitab raamatupidamisele teatise, kus märgib ära oma arvelduskonto numbri ning panga, kuhu igakuiselt töötasu kantakse.

(5) Töötaja esitab raamatupidamisele avalduse (Lisa 4), kus avaldab soovi üksikisiku tulumaksuvabastuse arvestamise kohta. Peale 20. kuupäeva esitatud taotluste puhul rakendatakse tulumaksuvabastust taotlusele esitamisele järgnevast kuust.

(6) Puhkusetasu õigeaegse arvestamise ja väljamaksmise aluseks on ametiasutuse ja hallatavate asutuste juhtide käskkiri ja/või puhkusegraafik.

(7) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud teisiti.

(8) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab raamatupidamisele personaliarvestusega tegelev töötaja ja hallatava asutuse juht hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

(9) Palgalehed koostatakse asutuste ja/või tegevusalade lõikes. Töötajale esitatakse palgateatis kas trükitult või e-kirjaga töötaja kirjalikul nõudmisel.

(10) Palgalehed kinnitab valdkonnajuht; asutuse juht ning lisaks finantsjuht. Palgalehtede allkirjastamine ja säilitamine toimub infohaldustarkvaras Amphora.

(11) Töötasu arveldamisel võib teha kinnipidamisi ja juurdemakseid, millised tulenevad õigusaktidest, kohtu täitelehtedest või töötaja avaldusest.

(12) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele.

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse arvele olenemata maksumusest.

(2) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on alla põhivara soetusmaksumuse alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse ning võetakse arvele bilansiväliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes alates 500 eurost. Erandina võetakse arvele bilansiväliselt projektidega eraldatud varad, mille väärtus jääb alla 500 euro, juhul, kui seda lepingus nõutakse.

(1) Üldeeskirja § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(2) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 5000 eurot (ilma käibemaksuta). Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.

(3) Finantsosakonnale esitatakse põhivara arvele võtmise kuupäeva seisuga akt (Lisa 5), millel kajastatakse järgmised andmed: põhivara nimetus, inventari number, info vara kohta (hoone aadress, maa katastritunnus, transpordivahendi registreerimisnumber ja muu info), soetusmaksumus, amortisatsiooninorm aastas, vastutava isiku nimi ja allkiri. Igale olemasolevale ja lisanduvale põhivarale antakse inventarinumber vöötkoodina. Võimalusel kleebitakse vöötkood varale. Hoonete, teede, rajatiste ja muude põhivarade puhul, kui vöötkoodi peale kleepimine ei ole võimalik või otstarbekas, koostatakse nimekirjad, kuhu kleebitakse igale vara kajastavale reale individuaalne vöötkood.

(4) Põhivara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Viru-Nigula vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.

(1) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning arvestus lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(2) Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. Põhivara liik Eeldatav kasulik eluiga aastates Amortisatsiooni norm protsentides Hooned 20-50 a 2-5% Rajatised 10-40 a 2,5-10% Masinad ja seadmed 5-10 a 10-20% Inventar 2-10 a 10-50% Arvutustehnika 2-3 a 33-50% Immateriaalne põhivara 2-20 a 5-50%

(3) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht ja majandusvaldkonna juht.

(1) Raha tegelikku jääki võrreldakse igapäevaselt raamatupidamiskontodel kajastatuga.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse kontode saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustiste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt e-posti teel. Kui võrdlejad jäävad saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

(5) Vähemalt üks kord aastas tehakse asutuse kõigi oluliste varade ja kohustiste inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu.

(6) Inventeerimise käigus teostatakse

1) materiaalse põhivara inventuur;

2) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel;

3) kohustiste ja saadud ettemaksude inventuur;

4) sularaha inventuur kassades;

5) pangakontode saldode võrdlus;

6) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;

7) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustiste võrdlemine.

(7) Üks kord aasta jooksul inventeeritakse aastainventuuride käigus bilansivälist väheväärtuslikku vara.

(8) Aastainventuuri tegemist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust.

(9) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(10) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel tehakse erakorralised inventuurid.

(11) Aastainventuuri teostamiseks moodustatakse kolmeliikmeline inventuurikomisjoni koosseis vallavanema käskkirjaga. Vajadusel võib inventuurikomisjoni koosseisu muuta iga aasta.

(1) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid

1) inventuuri tegemise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

(2) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel tehakse

1) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

2) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

4) üksikisikutele saadetakse saldokinnituskirjad juhul, kui nõue on tasumata pikema perioodi eest kui viimane aruandekuu ja nõude summa ületab 150 eurot.

(3) Materiaalse põhivara ja bilansivälise vara inventuuri tegemisel kasutatakse vöötkoodilugejat. Inventeeritud varad loetakse vöötkoodilugejast majandustarkvarasse PMen, kust trükitakse välja inventeerimisnimestikud, milles on kajastatud arvel oleva ja inventeeritud vara kogused ja maksumused ning põhivara puhul ka andmed järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta.

(4) Inventuuriga seoses tehakse lisaks järgmised toimingud

1) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimis-maksumust;

2) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;

3) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse vara mahakandmise ja allahindluse aktid.

(5) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

3) intressikandvate kohustiste tekkepõhine intressiarvestus;

4) maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

6) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

(1) Finantsosakond koostab ja esitab saldoandmiku Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt vastavalt üldeeskirjas kehtestatud nõuetele.

(2) Alates 01.01.2021 esitab finantsosakond kord kuus saldoandmiku esitamise tähtajal lisaks saldoandmikule makseandmiku, milles esitatakse info aruandekuul tehtud maksete kohta. Makseandmik esitatakse üldeeskirja Lisas 9 toodud vormil.

(3) Makseandmikus ei kajastata

1) makseid füüsilistele isikutele, välja arvatud füüsilisest isikust ettevõtjad;

2) maksude ja muude tasude maksmist Maksu- ja Tolliametile;

3) täiendavate puhkepäevade hüvitiste maksmist Sotsiaalkindlustusameti poolt;

4) enamlaekunud või edasikantavate tulude ega laekumisel kohustistena arvele võetud summade tagasimakseid, välja arvatud võetud laenude tagasimaksed;

5) riigisaladuse all olevaid makseid;

6) makseid, mille summa on väiksem kui 100 eurot.

(4) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(5) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(6) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(7) Finantsosakond koostab majandusaasta aruande ja esitab vallavanemale allkirjastamiseks. Vallavanema poolt allkirjastatud majandusaasta aruanne esitatakse audiitorile audiitoraruande saamiseks. Vallavalitsus kiidab majandusaasta aruande heaks protokollilise otsusega ning esitab heaks kiidetud ja vallavanema poolt allkirjastatud majandusaasta aruande koos vandeaudiitori aruandega Vallavolikogule kinnitamiseks vastavalt KOFS-s sätestatule. Vallavolikogu kinnitab aruande otsusega.

(1) Valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse RPS-s ja Eesti finantsaruandluse standardist ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest.

(2) Kui Eesti finantsaruandluse standardis esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad rida-realt ja grupisisesed nõuded, kohustised, tulud ja kulud elimineeritakse ning olulise mõju all olevaid äriühinguid kajastatakse kapitaliosaluse meetodil.

(1) Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.

(2) Finantsosakonnale esitatud algdokumendid säilitatakse infohaldustarkvara Amphora arvete moodulis.

(3) Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

(4) Raamatupidamise dokumente hoitakse finantsosakonnas 2 aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt dokumendile kehtestatud säilitusajale.

(5) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse

1) tarnijatelt saabunud ostuarved;

2) majanduskulude aruandeid.

(1) Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (edaspidi KOKS) § 481 lõike 1 alusel tagab Volikogu sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise kohalikus omavalitsuses ja sama paragrahvi lõike 2 alusel rakendab ning vastutab sisekontrollisüsteemi tulemuslikkuse eest valla- või linnavalitsus.

(2) Ametiasutuses ei ole loodud vastavat struktuuriüksust ega ole moodustatud siseaudiitori kutsetegevuse alaste ülesannete täitmiseks vastavat ametikohta.

(3) Viru-Nigula valla põhimääruse § 25 lõike 2 alusel kontrollib revisjonikomisjon kohaliku omavalitsuse tegevust vastavalt seadustes ja muudes õigusaktides sätestatule. Kontrolli aluseks on revisjonikomisjoni otsusega kinnitatud tööplaan, v.a juhul, kui kontrolli teostatakse Volikogu ülesandel.

(4) KOKS § 48 lõike 3 punktide 1 ja 2 alusel on revisjonikomisjonil õigus kontrollida ja hinnata valla- või linnavalitsuse, valla- või linnavalitsuse ametiasutuste ja nende ametiasutuste hallatavate asutuste või kohaliku omavalitsuse üksuse valitseva mõju all oleva äriühingu, sihtasutuse ja mittetulundusühingu tegevuse seaduslikkust, otstarbekust ja tulemuslikkust ning valla või linna vara kasutamise sihipärasust ning kontrollida ja hinnata valla- või linnaeelarve täitmist.

(5) Ametiasutuse sisekontrollisüsteemi tagavad järgmised meetmed

1) revisjonikomisjoni kontroll;

2) vallavolikogu ja vallavalitsuse poolt on reglementeeritud põhilised tegevused, toimub pidev regulatsioonide ülevaatamine ja täiendamine;

3) raamatupidamise ja dokumendihalduse tarkvarasüsteeme täiendatakse ja kaasajastatakse pidevalt;

4) juurdepääs infosüsteemidele on ainult selleks volitatud isikutel.

(6) Majandusaasta aruande auditeerib Volikogu poolt kinnitatud audiitor.

Tunnistada kehtetuks Viru-Nigula Vallavalitsuse 09.07.2020 määrus nr 10 “Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri”.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.