Pala valla hankekord

(1) Käesolev määrus reguleerib Pala Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) poolt korraldatavate hangete planeerimist ja hankemenetlusega seotud toimingute teostamist riigihangete, lihthangete, lihtsustatud korras tellitavate teenuste ja alla lihthanke piirmäära jäävate hangete korraldamisel.

(2) Vallavalitsuse hallatavate asutuste tegevusega seotud hanked viib läbi vallavalitsus, kui hankelepingu eeldatav maksumus ületab riigihangete, sh lihthangete piirmäära.

Käesolevas korras on kasutatud järgmisi põhimõisteid

1) hange – ettevalmistav menetlus lepingu sõlmimiseks asjade ostmiseks ning teenuste ja ehitustööde tellimiseks;

2) riigihange – hange, mille käibemaksuta maksumus on võrdne või ületab riigihangete seaduses nimetatud piirmäärasid, sh lihthange;

3) hankemenetlus – toimingud hankelepingu sõlmimise ettevalmistamiseks;

4) hankeleping – kirjalik või suuline kokkulepe asjade ostmiseks või teenuste ja ehitustööde tellimiseks;

5) hanke eest vastutav isik – isik, kes oma tööülesannete raames vastutab hangete läbiviimise eest valdkonnas või on määratud vallavalitsuse või hallatava asutuse juhi poolt;

6) hankelepingu täitmise eest vastutav isik – isik, kes oma tööülesannete raames või erikorraldusega vastutab konkreetse hankelepingu korrektse täitmise eest.

(1) Asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks hankelepingu maksumusega alates 10 000 eurot ning ehitustööde tellimiseks hankelepingu maksumusega alates 30 000 eurot koostatakse igaks aastaks hankeplaan koos üldise ajakavaga.

(2) Vallavalitsuse hallatavate asutuste juhid esitavad ettepanekuid kavandatavate hangete hankeplaani lisamiseks valla eelarve koostamise käigus.

(3) Hankeplaani kinnitab vallavalitsus ühe kuu jooksul pärast valla eelarve vastuvõtmist.

(4) Hankeplaanis näidatakse kavandatavad

1) asjade hankelepingud;

2) teenuste hankelepingud;

3) ehitustööde hankelepingud;

4) kontsessioonid.

(5) Hankeplaanis näidatakse

1) hankelepingu eseme üldine kirjeldus;

2) hankelepingu eeldatav maksumus käibemaksuta ja hankemenetluse liik;

3) hanke eest ning hankelepingu täitmise eest vastutav isik või isikud;

4) hanke korraldamise eeldatav aeg;

5) hankelepingu sõlmimise eeldatav tähtpäev ja täitmise tähtaeg.

(6) Hankeplaani võib muuta valla eelarve muutmisel või hankija poolt esitatud rahastamistaotluse või projekti rahastamistaotluse (mitte)rahuldamisel. Põhjendatud vajadusel võib hankeplaani täpsustada.

(1) Hankeid korraldab vallavalitsus või hallatava asutuse juht üldjuhul hankeplaani alusel.

(2) Hanke nõuetekohase korraldamise eest vastutab hanke eest vastutav isik.

(1) Hangete korral, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on võrdne või ületab riigihanke piirmäära (asjade ja teenuste hankelepingu ning ideekonkursi korral alates 40 000 eurot, ehitustööde hankelepingu korral alates 250 000 eurot), rakendatakse hankemenetluse läbiviimisel käesoleva määruse 3. peatükis sätestatud korda.

(2) Hangete korral, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on alla riigihanke piirmäära (asjade ostmise, teenuste tellimise korral alates 10 000 eurot kuni 40 000 eurot ning ehitustööde tellimise korral alates 30 000 eurot kuni 250 000 eurot), viiakse hankemenetlus läbi lihthankena, järgides riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, riigihangete seaduse § 182 ja käesoleva määruse 4. peatükis sätestatud korda.

(3) Hangete korral, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on alla lihthanke piirmäära (asjade ostmise ja teenuste tellimise puhul alla 10 000 euro ja ehitustöö tellimisel alla 30 000 euro), viiakse hankemenetlus läbi järgides riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ja käesoleva määruse 5. peatükis sätestatud korda.

(1) Vallavalitsus moodustab vallavalitsuse poolt korraldatavate liht- ja riigihangete hankemenetlusega seotud toimingute korraldamiseks hankekomisjoni (edaspidi komisjon).

(2) Vallavalitsus kinnitab komisjoni koosseisu, määrates sealjuures komisjoni esimehe, aseesimehe ja liikmed. Hanke eest vastutav isik võib olla hankekomisjoni liige.

(3) Komisjoni liiget asendab vajadusel tema tööalaselt asendajaks määratud isik.

(4) Konkreetse riigihankega seoses ei või komisjoni tööst osa võtta isik, kellel on huvide konflikt või kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Komisjoni liige peab viivitamatult teatama sellise asjaolu ilmnemisest, ennast selle päevakorrapunkti arutamisest taandama, selleks ajaks koosolekuruumist väljuma ja hoiduma konkreetse riigihankega seoses edasisest tegevusest komisjoni liikmena.

(5) Komisjoni liikme ülesannete täitmise eest tasu ei maksta.

(1) Komisjoni töö vorm on koosolek.

(2) Komisjoni koosoleku kutsub kokku ja juhatab esimees. Komisjoni esimehe äraolekul täidab tema ülesandeid aseesimees.

(3) Komisjon on otsustusvõimeline, kui kohal on üle poole komisjoni liikmetest, sealhulgas esimees või aseesimees.

(4) Komisjon võib teha otsuse koosolekut kokku kutsumata, kui üle poole komisjoni liikmetest, sealhulgas esimees või aseesimees on oma seisukoha esitanud elektrooniliselt ning keegi ei nõua koosoleku kokkukutsumist.

(5) Arvestades konkreetse riigihanke spetsiifikat, on komisjonil õigus kaasata oma töösse asjaosalisi, kes ei ole komisjoni liikmed.

(6) Riigihangete läbiviimisel riigihangete e-keskkonnas võidakse registreerida komisjoni liikmed hanke juurde meeskonnaliikmetena vastutava isiku, volitatud isiku või hindaja rollis vastavalt isiku ülesannetele komisjonis.

(1) Komisjoni otsused võetakse vastu koosolekul osalevate komisjoni liikmete poolthäälte enamusega. Igal komisjoni liikmel on üks hääl.

(2) Komisjoni liige ei või jääda hääletamisel erapooletuks.

(3) Poolt- ja vastuhäälte võrdsuse korral otsustab hääletamise tulemuse koosoleku juhataja seisukoht.

(4) Riigihangete e-menetluse korral võib otsustusprotsess toimuda ilma komisjoni koosolekut kokku kutsumata vastavalt riigihangete e-keskkonna kasutusjuhistele.

(5) Komisjoni otsus on ettepanek otsuse tegemiseks vallavalitsusele.

(1) Komisjoni koosoleku protokolli koostab komisjoni liige või teine protokollijaks määratud isik. Protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja.

(2) Otsustamise korral koosolekut kokku kutsumata koostab komisjoni liige või teine protokollijaks määratud isik elektrooniliselt antud seisukohtade alusel koosoleku protokolli asendava hääletusprotokolli.

(3) Komisjoni liikmel on õigus lisada protokollile oma kirjalik eriarvamus.

(4) Riigihangete e-menetluse korral toimub protokollide vormistamine ja allkirjastamine vastavalt e-keskkonna kasutusjuhistele.

(1) Riigihanke hankemenetluse korraldamise otsustab vallavalitsus oma korraldusega, milles määratakse kindlaks

1) riigihanke nimetus ja iseloomustus;

2) kasutatav hankemenetluse liik;

3) riigihanke eest vastutav isik;

4) hankelepingu täitmise eest vastutav isik;

5) väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral isikud, kellele esitatakse hankedokumendid.

(2) Kui kavandatava hankelepingu sõlmimisega kaasneb väljaminek tulevastel eelarveaastatel, on hanke korraldamine lubatud, kui sellega on arvestatud eelarvestrateegias. Kui väljaminekutega ei ole eelarvestrateegias arvestatud, võib hanke korraldada ainult vallavolikogu loal.

(1) Hanke eest vastutav isik

1) koostöös valdkonna spetsialistidega ning vajadusel hallatava asutuse juhiga valmistab ette hankedokumentide hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse, kvalifitseerimise tingimused, hindamise kriteeriumid;

2) koostöös vallasekretäriga valmistab ette hankelepingu projekti;

3) teeb eelpäringud või uuringud konkreetse hanke eeldatava maksumuse määramiseks ja tehnilise kirjelduse koostamiseks;

4) annab hankemenetlusest osavõtjatele ja huvitatud isikutele hanketeate ja hankedokumentide sisu kohta selgitusi ja täiendavat teavet;

5) informeerib hankekomisjoni esimeest komisjoni kokkukutsumise vajalikkusest;

6) informeerib komisjoni esimehe nõudel teda hankemenetluse käigust;

7) täidab muid käesolevast määrusest tulenevaid hanke eest vastutava isiku ülesandeid.

(2) Hankelepingu täitmise eest vastutav isik jälgib hankelepingu korrektset täitmist.

(3) Hanke eest vastutav isik on e-riigihangete keskkonnas määratud vastutava isiku rollis konkreetse hanke juures.

(1) Hanke eest vastutav isik koostab hankedokumendid lähtudes valdkonna spetsialisti või hallatava asutuse juhi poolt tehtud ettepanekutest ja tagab, et need vastaksid riigihangete seaduses nõutud tingimustele ning sisaldaksid kogu pakkujale vajalikku teavet riigihanke hankemenetluses osalemiseks.

(2) Hankedokumendid peab enne riigihangete registrile riigihanke hanketeate esitamist või hankedokumentide väljastamist väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral kinnitama vallavalitsus.

(3) Hankedokumentides muudatuste tegemise kinnitab vallavalitsus. Riigihanke eest vastutav isik tagab muudatuste esitamise riigihangete registrile või hanke osalistele.

(1) Pakkumused ja hankemenetluses osalemise taotlused avatakse komisjoni koosolekul või riigihangete e-keskkonnas. Komisjoni koosolekul peavad osalema vähemalt kaks komisjoni liiget ja/sealhulgas riigihanke eest vastutav isik või isikud, kes täidavad nende tööülesandeid asendamise ajal.

(2) Pakkumuste avamisel teeb komisjon riigihangete seaduse § 46 lõikes 2 nimetatud toimingud.

(3) Riigihanke eest vastutav isik korraldab pakkujatele pakkumuste avamise protokolli koopia saatmise kolme tööpäeva jooksul pakkumuste avamise päevast arvates vallavalitsuse dokumendihalduse süsteemi kaudu või riigihangete registris.

(1) Pärast pakkumuste või hankemenetluses osalemise taotluste avamist kontrollitakse komisjoni poolt pakkuja või taotleja hankemenetlusest kõrvaldamise, pakkuja või taotleja kvalifikatsiooni ja pakkumuste vastavust hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimustele ning võrreldakse ja hinnatakse pakkumusi. Komisjoni materjalid valmistab ette riigihanke eest vastutav isik.

(2) Põhjendamatult madala maksumusega pakkumuse või pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta nõuab hanke eest vastutav isik pakkujalt kirjalikke selgitusi.

(3) Väljakuulutamisega läbirääkimistega ja väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral peab pakkujaga läbirääkimisi komisjoni liige või komisjoni poolt volitatud isik. Läbirääkimised dokumenteeritakse.

(4) Komisjon teeb vallavalitsusele ettepaneku

1) pakkuja või taotleja hankemenetlusest kõrvaldamiseks;

2) pakkuja või taotleja kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;

3) pakkumuse vastavaks tunnistamiseks;

4) pakkumuse edukaks tunnistamiseks;

5) pakkumuse tagasilükkamiseks;

6) kõikide pakkumuste tagasilükkamiseks;

7) hankemenetluse kehtetuks tunnistamiseks.

(5) Vallavalitsus otsustab

1) pakkuja või taotleja hankemenetlusest kõrvaldamise;

2) pakkuja või taotleja kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise;

3) pakkumuse vastavaks tunnistamise;

4) pakkumuse tagasilükkamise;

5) kõikide pakkumuste tagasilükkamise;

6) hankemenetluse kehtetuks tunnistamise;

7) pakkumuse edukaks tunnistamise ja hankelepingu sõlmimise.

(6) Piiratud hankemenetluse ja väljakuulutamisega läbirääkimistega hankemenetluse korral otsustab komisjon, kellele taotlejatest esitada hankedokumendid.

(1) Lihthanke korraldamise otsustab vallavalitsus vastavalt hankeplaanile.

(2) Kui kavandatava hankelepingu sõlmimisega kaasneb väljaminek tulevastel eelarveaastatel, on hanke korraldamine lubatud, kui sellega on arvestatud eelarvestrateegias. Kui väljaminekutega ei ole eelarvestrateegias arvestatud, võib hanke korraldada ainult vallavolikogu loal.

(1) Hankelepingute sõlmimiseks asjade ostmisel ja teenuste tellimisel maksumusega 10 000 eurost kuni 40 000 euroni (ilma käibemaksuta) ning ehitustööde tellimisel 30 000 kuni 250 000 euroni (ilma käibemaksuta), tuleb korraldada hankemenetlus vastavalt riigihangete seaduse § 18² sätestatule.

(2) Lihthanke korraldamiseks vajalikud dokumendid valmistab ette vallavalitsuse poolt määratav hanke eest vastutav isik ning kinnitab vallavalitsus.

(3) Komisjon

1) peab vajadusel pakkujatega läbirääkimisi või volitab teisi isikuid pidama läbirääkimisi;

2) selgitab välja eduka pakkumuse;

3) esitab vallavalitsusele ettepanekud hankemenetluses otsuste tegemiseks.

(4) Lihthanke hanketeates ja lihthanke dokumendis määratakse pakkumuste esitamiseks mõistlik tähtaeg, mis ei või olla lühem kui neli tööpäeva, lähtudes lepingu esemeks olevatest asjadest, teenustest või ehitustöödest.

(5) Pakkumused esitatakse elektrooniliselt riigihangete keskkonnas e-hanke korraldamisel või kinnises pakendis, millele on kirjutatud lihthanke nimetus, pakkuja nimi ning märge pakendi mitteavamisest enne pakkumuste esitamise tähtaja möödumist.

(6) Pakkumused avatakse vähemalt ühe komisjoni liikme ja hanke eest vastutava isiku juuresolekul või e-riigihangete keskkonnas vastutava või volitatud isiku poolt.

(7) Komisjoni liikmed kontrollivad pakkujate ja pakkumuste vastavust lihthanke hanketeates ja lihthanke dokumendis esitatud tingimustele.

(8) Hanke eest vastutav isik teavitab komisjoni otsusest kõiki pakkujaid kolme tööpäeva jooksul otsuse tegemisest arvates.

(1) Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel maksumusega alla 10 000 euro (ilma käibemaksuta) ning ehitustööde tellimisel maksumusega kuni 30 000 eurot (ilma käibemaksuta) hanke korraldamise otsustab vallavalitsuse vastava valdkonna ametnik või hallatava asutuse juht aasta eelarve kuludes ettenähtud vahendite piires. Nimetatud hangete puhul järgitakse riigihangete seaduse §-s 3 toodud üldpõhimõtteid ja kasutatakse rahalisi vahendeid säästlikult ning otstarbekalt.

(2) Vallavalitsus või hallatava asutuse juht määrab hanke läbiviimiseks vastutava isiku, kui hangete korraldamine ei ole vallavalitsuse vastava valdkonna ametniku või hallatava asutuse töötaja tööülesandeks.

(3) Vastutav isik

1) viib läbi hankemenetluse ja tagab selle dokumentatsiooni säilimise vastavalt vallavalitsuse või hallatava asutuse asjaajamiskorrale;

2) valib asjade ostmisel ja teenuste tellimisel käibemaksuta maksumusega 500 –10 000 eurot ja ehitustööde tellimisel käibemaksuta maksumusega 10 000–30 000 eurot konkurentsi olemasolu korral võrreldavate pakkumuste võimalikud esitajad ja teeb neile e-posti teel ettepaneku pakkumuse esitamiseks;

3) võib korraldada eeldatava maksumuse väljaselgitamiseks turu-uuringu;

4) kontrollib vajadusel enne pakkumuse esitamise ettepaneku edastamist pakkuja maksuvõlgade puudumist Maksu- ja Tolliameti veebilehelt, majanduslikku ja tehnilist kvalifikatsiooni (registreering äriregistris või erialases registris ning nõutavate lubade olemasolu, kui tegevus seda eeldab);

5) teeb peale pakkumiste laekumist kokkuvõtte, valib välja soodsaima pakkumise ja kooskõlastab hanke tulemused vallavanema või hallatava asutuse juhiga. Vastutav isik selgitab võrreldavate pakkumuste mittesaamise korral konkurentsi puudumisega seotud asjaolusid;

6) informeerib pakkumuse esitanud pakkujaid hanke tulemustest.

(4) Eduka pakkumise esitanud pakkujaga sõlmib kirjaliku lepingu või kinnitab arve/tellimiskirja/ostukviitungi vallavanem või hallatava asutuse juht.

(5) Käesolevas paragrahvis sätestatud korda ei ole vaja järgida erakorralistel juhtudel

1) avariitööde teostamiseks teenuse või ehitustööde tellimisel;

2) kui ostetav asi või teenus on otseselt seotud füüsilisest või juriidilisest isikust asja müüja või teenuse osutaja isikuga; kunsti, kultuurilise teenindamise, kirjastamise, kujundamise jt samalaadsete teenuste tellimisel;

3) kui müüja pakub asja või teenust turuhinnast selgelt odavama hinnaga või ostetav teenus või asi on lahutamatult seotud tema kehtiva ostu-müügi või teenuslepinguga;

4) punktides 1-3 nimetatud juhtudel tuleb vallavalitsusel või hallatava asutuse juhil määrata pakkuja, kellelt esmalt võetakse hinnapakkumine.

(1) Hangete puhul, mille käibemaksuta maksumus jääb alla 5000 euro asjade ja teenuste puhul või alla 10 000 euro ehitustööde puhul, lähtub vallavalitsuse vastava valdkonna ametnik või hallatava asutuse juht rahaliste vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise põhimõtetest.

(2) Hanget teostav isik korraldab kuni kolme hinnapakkumise võtmise või hindade võrdlemise avalikes andmebaasides.

(3) Hinnavõrdluseks saadud andmed säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui hanke maksumus ületab 10% lõikes 1 nimetatud piirsummadest.

(1) Riigihanke hankemenetluse tulemusena hankelepingu sõlmimise otsustab vallavalitsus pakkumuse edukaks tunnistamise otsuses.

(2) Hankeleping eduka pakkujaga sõlmitakse neljateist päeva möödudes pakkumuse edukaks tunnistamise kohta teate edastamisest arvates, väljaarvatud lihthanke ja väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral või juhul, kui hankemenetluses esitas pakkumuse ainult üks pakkuja.

(3) Hankelepingule kirjutab alla vallavanem või teda ametialaselt asendav isik, kooskõlastades selle eelnevalt vajadusel hallatava asutuse juhiga.

(4) Hankelepingu täitmise üle tagab kontrolli riigihanke eest vastutav isik, kui hankelepingus ei ole sätestatud teisiti.

(5) Lihthangete korral tuleb hankeleping sõlmida kirjalikku taasesitamist võimaldaval kujul, kui hanke maksumus ilma käibemaksuta asjade ostmisel või teenuste või ehitustöö tellimisel on 10 000 eurot ja üle selle. Hanke maksumuse korral alla 10 000 euro tuleb lähtuda vallavalitsuse või hallatava asutuse vastavast korrast.

(1) Vallavalitsuse poolt korraldatavate riigi- ja lihthangete kohta avaldatakse teave Riigihangete registris.

(2) Igaks eelarveaastaks planeeritavate hangete kohta avaldatakse Pala valla kodulehel hankeplaan koos üldise ajakavaga.

Tunnistada kehtetuks Pala Vallavolikogu 29. jaanuari 2013. a määrus nr 2 „Pala valla hankekord“.

Määrus jõustub 01. jaanuaril 2017. a.