Kohtla-Järve Linnavolikogu ja Kohtla-Järve Linnavalitsuse liikmete teenistuslähetusse saatmise kord

Määrusega kehtestatakse Kohtla-Järve Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu) ja Kohtla-Järve Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) liikmete teenistuslähetusse saatmise, lähetustulemuste vormistamise ja lähetuskulude hüvitamise kord.

(1) Teenistuslähetus (edaspidi lähetus) on linnavolikogu või linnavalitsuse liikme saatmine kindlaksmääratud ajavahemikuks täitma teenistusülesannet või osalema koolitusel väljaspool alalise teenistuskoha asukohta. Linnavolikogu liige (välja arvatud linnavolikogu esimees) saadetakse lähetusse linnavolikogu esimehe korraldusel ning linnavalitsuse liige (välja arvatud linnapea) linnapea korraldusel.

(1¹) Igapäevaste ülesannete täitmist ei loeta lähetuseks käesoleva korra mõistes.

(2) Lähetust välisriiki loetakse välislähetuseks.

(1) Lähetuse vormistamise alus on vormikohane lähetustaotlus (edaspidi taotlus, lisa 1), kuhu märgitakse lähetatava ees- ja perekonnanimi, ametiasutus, lähetuse eesmärk, lähetuse aeg, sihtkoht ja asutus või üritus, kuhu lähetatakse. Kutse või muu alusmaterjali olemasolul lisatakse see taotlusele.

(2) Linnavalitsuse liikme taotlus kooskõlastatakse linnapeaga (välja arvatud linnapea taotlus).

(1) Linnavolikogu liikme lähetus vormistatakse linnavolikogu esimehe käskkirjaga, linnavolikogu esimehe lähetus vormistatakse linnavolikogu aseesimehe käskkirjaga ja linnavalitsuse liikme lähetus vormistatakse linnapea käskkirjaga ning linnapea lähetus vormistatakse linnavalitsuse korraldusega (edaspidi koos nimetatud haldusakt). Haldusaktis märgitakse lähetatava nimi, ameti- või töökoht, lähetuse aeg, sihtkoht, ülesanne ning lähetuskulude hüvitamise ulatus.

(2) Välislähetuse korral märgitakse haldusaktis ka asutus või üritus, kuhu lähetatu suunatakse, ning välislähetuse päevaraha määr.

(3) Linnavolikogu esimehe või linnapea lähetuse korral märgitakse üldjuhul haldusaktis ka tema asendaja.

(4) Üldjuhul vormistatakse haldusakt vähemalt kolm tööpäeva enne lähetuse algust.

(5) Linnavolikogu liikme ja linnavolikogu esimehe lähetuse käskkirja valmistab ette ning säilitab Kohtla-Järve Linnavolikogu Kantselei (edaspidi linnavolikogu kantselei). Linnavalitsuse korralduse ja linnapea käskkirja valmistab ette ning säilitab Kohtla-Järve Linnavalitsuse Linnakantselei (edaspidi linnakantselei) .

(6) Lähetus vormistatakse kooskõlas käesoleva paragrahvi lõikes 5 nimetatud ametiasutuse asjaajamist ning raamatupidamisarvestust ja -aruandlust reguleerivates õigusaktides sätestatud nõuetega. Lähetusi võib vormistada elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

(1) Linnavolikogu liige esitab linnavolikogu esimehele, linnavolikogu esimees esitab linnavolikogu aseesimehele, linnavalitsuse liige linnapeale ja linnapea linnakantseleile viie tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetustulemuste aruande (edaspidi aruanne, lisa 2).

(2) Aruandes nimetatakse lähetuse käigus toimunud olulised kohtumised ja arutusel olnud teemad, kontaktisikute andmed, lähetatu osalemine diskussioonides ja tema tehtud ettekannete või sõnavõttude teemad, edasise koostöö võimalused, kokkulepped, kaasatoodud materjalide loetelu ning nendega tutvumise võimalus, ja muu lähetuse käigus saadud vajalik tööalane informatsioon. Aruandes kajastatakse samuti lähetusega seotud kulud. Aruandele lisatakse lähetuses allakirjutatud lepingute, protokollide ning vajaduse korral muude materjalide koopiad.

(3) Linnavolikogu liikme aruande kinnitab linnavolikogu esimees, linnavolikogu esimehe aruande kinnitab linnavolikogu aseesimees, linnavalitsuse liikme aruande kinnitab linnapea ja linnapea aruande kinnitab linnavalitsus.

(4) Lähetatule hüvitatakse lähetusega seotud dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ning lähetusülesande täitmisega seotud muud kulud ning makstakse välislähetuses viibimise aja eest päevaraha Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimustel ja korras.

(5) Aruanne koos sinna juurde kuuluva materjaliga säilitatakse vastavalt kas linnavolikogu kantseleis või linnakantseleis.