Lääne-Harju valla haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO põhimäärus

(1) Määrusega asutatakse Lääne-Harju vallas haridusteenuste haldamise infosüsteem ARNO (edaspidi register) ja sätestatakse registri pidamise kord.

(2) Registri lühinimi on ARNO.

Registri pidamise eesmärk on koguda vajalikku teavet Lääne-Harju vallas (edaspidi vald) haridusteenuste (alusharidus, põhiharidus, üldkeskharidus, huviharidus, huvitegevus) korraldamiseks ja menetleda haridusteenuste osutamisega seotud taotlusi ning pidada arvestust

1) koolieelses eas laste kohta;

2) põhiharidust ja üldkeskharidust omandavate õpilaste kohta;

3) huviharidust ja huvitegevust omandavate õpilaste kohta.

(1) Registri vastutav töötleja on Lääne-Harju Vallavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).

(2) Vastutav töötleja

1) korraldab registri pidamist;

2) annab lasteaiale, põhikoolile, gümnaasiumile, huvikoolile, huviasutustele ja teistele volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;

3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

4) kontrollib volitatud töötlejate ja andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;

5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;

6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vallavanem määrab vastutava töötleja õiguste teostaja, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi süsteemi administraator).

(1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi volitatud töötleja) on Lääne-Harju Vallavalitsuse struktuuriüksused, vallavalitsuse hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud, kes täidavad

1) alusharidusseadusest tulenevaid lasteaia või lasteasutuse pidaja ülesandeid;

2) põhikooli- ja gümnaasiumi seadusest tulenevaid kooli või koolipidaja ülesandeid;

3) huvikooli seadusest tulenevaid huvikoolipidaja ülesandeid;

4) noorsootöö seadusest tulenevaid noorsootöö ülesandeid huvitegevuse pakkujana.

(2) Volitatud töötleja

1) esitab registrisse andmeid;

2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;

3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;

4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;

5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;

6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

(3) Juriidilise isiku või asutuse juht või vallavalitsuse hallatava asutuse juht määrab volitatud töötleja õiguste teostaja, kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

Registri pidamist finantseeritakse valla eelarvest.

(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ja andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

(1) Andmeid kaitstakse

1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;

2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;

3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.

(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse maksimaalselt 12 kuud.

(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

(1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse esitavad andmeid

1) lasteaiad, üldhariduskoolid, huvikoolid, huviasutused või nende pidajad (edaspidi haridusteenuse osutajad) laste ja õpilaste kohta;

2) haridusteenuse osutajad enda kohta;

3) haridusteenuse vajajad enda ja laste kohta.

(3) Haridusteenuse osutajad sisestavad oma andmete muudatused hiljemalt kolme tööpäeva jooksul andmete muutumisest.

(4) Andmete esitajad menetlevad registris andmesubjekti kohta laekunud taotlusi ja menetlustoimingute tulemused kajastatakse registris andmete muudatusena. Andmed, mis ei muutu taotluste alusel, kannab andmete esitaja registrisse nendest teadasaamisel (nt hariduslike erivajaduste, tugiteenuste jm kohta).

(1) Registrisse kantakse järgmiste laste ja õpilaste (edaspidi andmesubjektide) andmed

1) laste ja õpilaste andmed, kellele vallal on kohustus pakkuda või kes soovivad kohta valla munitsipaallasteaias või valla munitsipaalkoolis;

2) lasteaias kohta taotlevate laste andmed;

3) laste andmed, kellele taotletakse kohta eralasteaias või -hoius;

4) huvikoolis ja -asutuses kohta taotlevate või seal osalevate laste andmed.

(2) Registri andmesubjekti kohta kantakse registrisse järgmised andmed

1) isikukood;

2) ees- ja perekonnanimi;

3) ema ja isa ees- ja perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;

4) eestkostja või hoolekandeasutuse nimi, juhul kui lapsele on määratud eestkostja või kui ta on hoolekandeasutuse hoolealune;

5) orb või vanemliku hoolitsuseta laps;

6) rahvastikuregistrijärgne elukohamaa (kood), omavalitsus (kood), aadress või sideaadress;

7) emakeel (kood);

8) lasteaia rühma nimi ja liik;

9) hinnang koolivalmiduse kohta (koolivalmiduskaart);

10) koolikohustuse täitmise edasilükkamine;

11) kodakondsus (kood);

12) esimesse klassi või õppeasutusse õppima asumise aasta;

13) elukoha kaugus õppeasutusest (kilomeetrites).

(1) Registrisse kantakse järgmiste haridusteenuse osutajate andmed

1) munitsipaallasteaed;

2) eralasteaed või -hoid;

3) üldhariduskool;

4) huvikool ja -asutus.

(2) Haridusteenuse osutaja kohta kantakse järgmised andmed

1) asutuse täielik nimi eesti keeles;

2) registreerimisnumber või selle puudumisel lasteaia pidaja registrikood;

3) liik ja vajadusel alamliik;

4) pidaja nimi ja registrikood;

5) asutuse kontaktandmed (üldtelefon, ametlik e-posti aadress, kontaktaadress, veebilehe aadress jms);

6) õppekeeled;

7) asutuse lahtioleku aeg;

8) normatiivne kohtade arv;

9) vabade kohtade arv.

(1) Laste ja õpilaste andmed antakse ristkasutuse teel Eesti Hariduse Infosüsteemi (edaspidi EHIS), vajadusel teistesse registritesse (sh ELIIS).

(2) Registrisse kantavad laste isiku- ja elukohaandmed saadakse X-tee kaudu rahvastikuregistrist.

(1) Alus-, põhi-, ja üldkeskharidust ning huviharidust omandavate laste ja õpilaste andmetel, mis edastatakse vastavalt õigusaktidele EHIS-sse, on õiguslik tähendus.

(2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.

(2) Registrile on igaühel juurdepääs, kus igal isikul on võimalik tutvuda järgmiste andmetega

1) lasteaedade, koolide, huvihariduse ja -tegevuse pakkujate kontaktandmed;

2) lasteaedades tegutsevate rühmade andmed (nimetus, liik), kohtade arv rühmas, rühma õppekeel, rühmas kohta kasutavate laste vanuseline koosseis;

3) koolide klasside andmed, õppekohtade ja vabade õppekohtade arv klassis;

4) huvikoolide ja -asutuste vabade õppekohtade arv.

(3) Piiratud juurdepääsuga on andmed kättesaadavad järgmiselt

1) isikul on tavakasutajana juurdepääs enda ja oma lapse andmetele;

2) lasteaial, lapsehoiuteenuse osutajal, koolil, huvikoolil ja huvitegevuse pakkujal on juurdepääs oma asutusega seotud andmetele (nii asutuse oma andmed kui ka asutusega seotud isikute andmed).

(4) Süsteemi administraatoril on juurdepääs registri kõikidele andmetele.

(1) Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, mobiil-ID jms.

(2) Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse vastutavale töötlejale taotlus, milles märgitakse

1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;

2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood;

3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.

(3) Süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava töötleja õiguste teostajatele ja vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

(1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus milliseid andmeid soovitakse ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja selle olemasolul esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule.

(2) Andmete väljastamine on tasuta.

(3) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi kohta.

(1) Andmesubjekti andmed säilitatakse kuni üks aasta haridusteenuste osutamise kohustuse lõppemisest arvates, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.

(2) Haridusteenuse osutaja andmeid säilitatakse kuni asutuse tegevuse lõppemiseni, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.

(3) Muid andmed säilitatakse infosüsteemis senikaua, kuni infosüsteemis töödeldakse haridusteenuse osutaja poolt teenust saanud laste andmeid.

(1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

(2) Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet registrist andmete väljastamise ja andmete kasutamise kohta.

(3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul kaebuse saamisest arvates.

(4) Volitatud töötleja on kohustatud järelevalve käigus ilmnenud puudused kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses määratud tähtajaks.

(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Lääne-Harju Vallavolikogu.

(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseadusega, avaliku teabe seadusega ja nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Registri lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise registrisse, andmekogusse või arhiivi ja määrab üleandmise tähtaja.

(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel. Andmete üleandmisel koostatakse vastav akt.

Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.