Keila Linnavalitsus — Keila Linnavalitsuse 17.09.2009 määruse nr 8 „Keila linna asutuste ühtne asjaajamiskord" muutmine — RT IV, 2016, 8

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 2, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ § 53 lõike 4 ning Keila Linnavolikogu 16. detsembri 2008. a otsuse nr 67 “Linnavalitsuse volitamine linna ühtse asjaajamiskorra kehtestamiseks“ alusel. Keila Linnavalitsuse 17.09.2009 määruses nr 8 „Keila linna asutuste ühtne asjaajamiskord“ tehakse järgmised muudatused

1) paragrahvi 6 lõike 2 punkt 2 tunnistatakse kehtetuks;

2) paragrahvi 6 lõike 2 punkt 6 sõnastatakse järgmiselt

„6) koostada ja säilitada dokumente selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks;”;

3)paragrahvi 12 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;

4) paragrahvi 12 lõike 4 punktis 1 lisatakse pärast sõna „tõestatud“ sõnad „ja/või kinnitatud“;

5) paragrahvi 12 lõike 4 punkt 2 sõnastatakse järgmiselt

„2) Keila linna vapi kujutisega Keila Linnavalitsuse pitsat, mis asub linnavalitsuse referendi käes, kes vastutab pitsati hoidmise ja kasutamise eest – kasutatakse linnavalitsuse tegevuse käigus loodud dokumentidele, mis ei eelda punktis 1 nimetatud pitsati kasutamist, pitseri panemisel, samuti linnavalitsuse tegevuse käigus loodud dokumentide kinnitatud koopiatele, ärakirjadele ja väljavõtetele pitseri panemisel.“;

6) paragrahvi 12 lõike 4 punkt 3 tunnistatakse kehtetuks;

7) paragrahvi 14 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt

„(1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 „Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”.“;

8) paragrahvi 14 lõige 7 sõnastatakse järgmiselt

„(7) Digitaalselt allkirjastatud või digitaalse templiga kinnitatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas või digitaalses templis sisalduvad kuupäev ja kellaaeg.“;

9) paragrahvi 22 lõikes 4 asendatakse sõna „viidet“ sõnaga „viita“;

10) paragrahvi 26 lõike 5 esimeses lauses asendatakse sõna „tõestatakse“ sõnaga „kinnitatakse“;

11) paragrahvi 26 lõiked 8 ja 10 tunnistatakse kehtetuks;

12)12) paragrahv 29 sõnastatakse järgmiselt

„(1) Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.

(2) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjaga”.“;

13) paragrahvi 31 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt

„Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.“;

14) paragrahvi 31 lõiked 2 kuni 6 tunnistatakse kehtetuks;

15) paragrahv 32 sõnastatakse järgmiselt

„ § 32. Arhiivi moodustamine

(1) Arhiivi moodustamisel lähtub asutus Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjast“.

(2) Asjaajamisaasta jooksul tekkinud toimikute ja muude üksuste kohta koostatakse olemiakt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu ja lisatakse arhiivikirjeldusse.

(3) Arhiivikirjeldamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“.

(4) Aasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud või muud üksused, mille säilitustähtaeg ei ületa 10 aastat, võib arhiivikirjelduses loetleda summaarselt.“;

16) paragrahv 33 sõnastatakse järgmiselt

㤠33. Arhiivikorrastamine

(1) Pärast asjaajamisaasta lõppemist koostab vastav ametnik/töötaja toimikute üleandmise akti ja komplekteerib toimikud säilitamiseks vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“

(2) Hiljemalt asjaajamisaastale järgneva aasta 1.märtsiks annavad ametnik ja asutuse juht säilitamiseks ettevalmistatud dokumendid üleandmisaktiga linna arhiivi töö eest vastutavale isikule.

(3) Linna arhiivi töö eest vastutav isik valmistab arhivaalid ette püsivaks säilitamiseks vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“.“;

17) paragrahv 36 sõnastatakse järgmiselt

„§ 36. Dokumentide hävitamine

(1) Dokumentide hävitamiseks koostab arhiivi töö eest vastutav isik dokumentide hävitamiseks eraldamise akti kavandi. Asutus taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.

(2) Akti kantakse dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud. Aktile kirjutab alla arhiivi töö eest vastutav isik. Akti kinnitab asutuse juht.

(3) Arhiivi töö eest vastutav isik korraldab akti kantud dokumentide hävitamise ühe kuu jooksul pärast akti koostamist või avalikult arhiivilt dokumentide hävitamiseks eraldamise loa saamist.“;

18) määrust täiendatakse lisaga 1 (üldplangi näidis lisatud).