Kohtla-Järve linna raamatupidamise sise-eeskiri

(1) Kohtla-Järve linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsaruandluse ühtse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamise tavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest ning riigi raamatupidamise üldeeskirjast.

(3) Linna majandusaastaks on eelarveaasta.

(4) Kohtla-Järve linnale kui kohalikule omavalitsuse üksusele kohaldatakse riigi raamatupidamise üldeeskirjas esitatud põhimõtteid saldoandmike esitamisel riigi raamatupidamise üldeeskirjas esitatud kontoplaani järgi riigi raamatupidamise üldeeskirjas sätestatud tähtaegadeks ja korras.

(1) Sise-eeskirjas on kasutatud mõisteid alljärgnevas tähenduses

1) aruandeperiood – aruandeperioodiks on kalendrikuu, majandusaasta pikkus on 12 kuud;

2) kohustus – minevikus asetleidnud sündmuse tagajärjel raamatupidamiskohuslasel lasuv võlg, mille tasumine eeldab tulevikus vara vähenemist;

3) kulu – aruandeperioodi väljaminekud, millega kaasneb varade vähenemine või kohustuste suurenemine;

4) mittesihtotstarbeline finantseerimine – ilma sihtotstarvet määramata toetuse liik;

5) tulu – aruandeperioodi sissetulekud, millega kaasneb varade suurenemine või kohustuste vähenemine ja mis suurendavad omakapitali;

6) vara – minevikus asetleidnud sündmuste tagajärjel tekkinud asjad ja õigused, mille üle on linnal valitsev mõju ja mis osalevad tulevikus tulu loomisel või teenuste osutamisel;

7) soetusmaksumus – vara eest tasutud summa või muu õiglane väärtus;

8) saldoandmik – riigi raamatupidamise üldeeskirjas toodud kontode järjestatud saldod kontoplaani järgi, kus konsolideerimisgrupi üksuste omavahelised tulude ja kulude liikumised ja saldod on elimineeritud;

9) asutus – ühine nimetus Kohtla-Järve Linnavolikogu, Kohtla-Järve Linnavalitsuse, Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatavate asutuste kohta;

10) tütarettevõtjad – linna valitseva mõju all olevad juriidilised isikud, kelle finants- ja äripoliitika üle on linnal õigus otsustada;

11) sidusettevõtjad – linna olulise mõju all olevad ettevõtted ja sihtasutused;

12) sihtfinantseerimine – antud sihtotstarbelised ja teatud tingimustega seotud toetused, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kulutusteks (riigi raamatupidamise üldeeskiri paragrahv 26, paragrahv 27 ja paragrahv 28).

(2) Lõikes 1 nimetamata mõiste kasutamisel lähtutakse raamatupidamises ja teistes raamatupidamist reguleerivates õigusaktides sisalduvates legaaldefinitsioonidest, nende puudumisel sõna üldlevinud tähendusest.

(1) Kohtla-Järve linn (edaspidi linn) on raamatupidamise seaduse paragrahvi 2 lõike 2 mõistes raamatupidamiskohuslane.

(2) Kohtla-Järve Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus) korraldab raamatupidamist tsentraliseeritult.

(3) Raamatupidamist korraldavad peaspetsialistid raamatupidamise alal vastavalt nende ametijuhendis sätestatule.

(4) Finantsjuhtimises ja raamatupidamis-arvestuses kasutavad asutused raamatupidamistarkvara Pmen.

(1) Raamatupidamisarvestuse korraldamine nii, et oleks tagatud aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine eelarve täitmise finantsseisundi ja majandustegevuse kohta, lähtudes Eesti heast raamatupidamistavast.

(2) Raamatupidamisarvestust peetakse tekkepõhiselt. Majandustehingute kirjendamine toimub vastavalt tehingu toimumisele, sõltumata sellest, kas tehingu eest raha on laekunud või üle kantud.

(3) Vara kajastatakse selle raamatupidamiskohuslase bilansis, kes omab vara üle valitsevat mõju ja kannab vara kasutamisega seotud riskid. Linna finantsteenistuse raamatupidamises on need varad, kohustused ja kapital, mis ei ole linna ühegi hallatava asutuse bilansis.

(4) Kohustused kajastatakse kas linna ametiasutuse või Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatava asutuse (edaspidi hallatav asutus) raamatupidamises, vastavalt sellele, kes on kohustatud seda täitma.

(5) Linna maksu- ja lõivude tulud kajastatakse tulemiaruandes.

(6) Linna varad, tulud, kulud, nõuded ja kohustused kajastatakse raamatupidamisaruandes, kusjuures asutusevahelised sisemised liikumised elimineeritakse.

(7) Kassapõhine raamatupidamisarvestus on vastavalt tehingutega seotud raha laekumisele või väljamaksmisele pangakontodel.

(8) Hallataval asutusel on oma registrinumber ja arveldusarved pangaasutuses. Asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutusele eelarvega kinnitatud rahaliste vahendite sihipärase kasutamise eest. Asutuste raamatupidamist teostavad raamatupidajad asutuse kohapeal ja vastutavad raamatupidamisarvestuse õigsuse eest.

(9) Linna valitseva mõju all olevad sihtasustused ja äriühingud juhinduvad raamatupidamise korraldamisel käesoleva sise-eeskirja põhimõtetest. Korraldavad raamatupidamist ja finantsaruandlust iseseisvalt, kuid on kohustatud jälgima kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seaduses ja riigi raamatupidamise üldeeskirjaga kehtestatud tähtaegu ja nõudeid saldoandmike esitamisel ja majandusaasta aruande koostamisel ja esitamisel konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koosseisu.

(1) Linnavalitsus ja hallatavad asutused dokumenteerivad ja kirjendavad oma toimunud majandustehingud kas koheselt peale tehingu toimumist või mõistliku aja jooksul, kuid selliselt, et oleks tagatud aruandluse õiglane kajastamine ja aruandluse õigeaegne esitamine. Majandustehing on raamatupidamiskohuslase tehtud tehing või raamatupidamiskohuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohuslase vara, kohustus või omakapitali koosseis.

(2) Majandustehingu toimumist tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument peab olema koostatud selliselt, et vastab raamatupidamisseaduses sätestatud nõuetele.

(3) Majandustehingud kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel, näidates debiteeritavad ja krediteeritavad kontod.

(4) Kulude ja kohustuste kirjendamise aluseks olevad dokumendid, mis on allkirjastatud selleks volitatud isikute poolt /kulujuht/ esitatakse raamatupidamisele mõistliku aja jooksul, et tagada nende õigeaegne kajastamine raamatupidamises. Raamatupidamisüksuse töötajad ei tohi omada dokumentide allkirjastamisel volitatud isiku õigusi. Volitatud isikud /kulujuhid/ määrab asutuse juht oma käskkirjaga.

(5) Raamatupidamise algdokumente ja raamatupidamiskirjeid ei ole lubatud parandada ega kustutada. Parandamist nõudvad raamatupidamiskirjed parandatakse paranduskirjetega, kus peab olema märge, millist raamatupidamiskirjet parandatakse. Kui parandus ei põhine algdokumendiga seoses, siis koostatakse parandust selgitav raamatupidamise õiend.

(1) Raamatupidamiskohuslased lähtuvad raamatupidamistehingute kirjendamisel riigi raamatupidamise üldeeskirjas toodud kontoplaanist. Kontoplaanis on esitatud tehingupartnerite, tegevusalade allikate ja rahavoogude koodide loetelu, mis on aluseks majandustehingute kirjendamisel. Kontodele lisatakse tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodid siis, kui kontoplaanis on konto vastavas veerus märge „nõutav“.

(2) Tehingupartneri kood on nõutav linna konsolideerimisgrupi siseste tehingute eristamiseks ja konsolideeritud aruannete ja saldoandmiku koostamiseks.

(3) Tegevusala kood on nõutav tulemiaruannete kontode korral, väljaarvatud maksutulud ja siirded.

(4) Allika koodid on seotud reservide moodustamise ja kulutamisega.

(5) Rahavoo kood on nõutav finantsinvesteeringute ja võlakohustuste kontodel investeerimis- ja finantseerimistegevuse rahavoo aruande koostamiseks.

(6) Raamatupidamiskohuslasel on lubatud kasutada täiendavaid koode, näiteks allkontod, projektide koodid, kulukannetel tegevussuuna koodid, et eristada, milliste vahendite arvel kulusid tehakse.

(1) Vastavalt kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seadusele koostatakse igal aastal linna eelarve ja jälgitakse selle täitmist lähtudes kassapõhisest arvestusest. Kassapõhise arvestuse pidamisel kasutatakse riigi raamatupidamise üldeeskirjas esitatud klassifikaatoreid.

(2) Linna raamatupidamise aastaaruanne sisaldab ka eelarve kassapõhise täitmise aruannet vastavalt kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seadusele.

(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema vastavalt raamatupidamise seadusele järgmised andmed

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingute arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingute osapoole nimed;

6) tehingute osapoolte aadressid;

7) majandustehingut kirjendava raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri, mis tõendab majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi number või koostatud raamatupidamis-lausend.

(2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend.

(3) Linna tulude ja varade kirjendamise aluseks on peamiselt järgmised dokumendid

1) pangakontode väljavõtted;

2) kassa sissetulekuorderid;

3) vara üleandmis-vastuvõtmis aktid;

4) varade või kohustuste ümberhindamise ja inventeerimise aktid;

5) müügiarved ja muud tulude algdokumendid;

6) raamatupidamisõiendid.

(4) Linna kulude ja kohustuste kirjendamise kuludokumentideks on

1) pangakontode väljavõtted;

2) hankijate ja teenuse osutajate arved;

3) palgaarvestuse ja maksude aruanded;

4) avansi- ja kuluaruanded;

5) varade mahakandmise, allahindluse, ümberhindluse ja inventeerimise aktid;

6) raamatupidamisõiend.

(5) Kuludokumendi aktsepteerimisel kontrollib

1) esmane kontrollija (kulujuht), et majandustehingu aluseks olev dokument kajastab majandustehingut õigesti, et dokumendis toodud kogused, hinnad ja summad vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, et tehing on seaduspärane ja on kooskõlas eelarvega. Teostatud töid või vastuvõetud kaupu, teenuseid kajastavatele dokumentidele annavad kulujuhid allkirja, millega kinnitavad kauba või teenuse vastuvõtmist. Sõidukitele tehtavate kulude puhul märgitakse sõiduki registreerimisnumber, hoonetele tehtavate kulude puhul hoone nimi või aadress. Projektidega seotud kulude puhul projekti nimetus või number. Projektidest laekuvate vahendite arvel teostatavate kulude dokumendid viseeritakse projekti juhi (kulujuhi) poolt;

2) linnapea ja hallatavate asutuste juhid viseerivad oma raamatupidamise kuludokumendid peale vastava kulujuhi kinnitust.

(6) Tuludokumendid aktsepteerib algdokumendi koostaja.

(7) Raamatupidamisüksuse töötajad teostavad tulu- ja kuludokumentide raamatupidamislikuks arvestuseks vajalike andmete kontrolli, ülekandedokumentide ettevalmistamise ja raamatupidamise infosüsteemi (programmi) sisestamise ning tagavad järgmiste põhimõtete jälgimise

1) tehing on kooskõlas eelarvega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri koodi, tegevusala, allika ja rahavookoodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tekkepõhise perioodi;

4) saaja andmed;

5) kas antud kauba, teenuse või muu eest ei ole varem juba tasutud;

6) kas tehingu toimumine on volitatud isikute /kulujuhi/ poolt kinnitatud;

7) raamatupidamisüksuse töötaja allkirjastab majandustehingut kirjendamisel algdokumendi;

8) projektide väljamaksetaotlused allkirjastab projekti juht ja raamatupidaja. Projekti juhi taotlusel esitab raamatupidaja projekti juhile pangakonto väljavõtte tema poolt nõutud perioodi kohta.

(1) Linn on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima tehingute toimumise ajal või kui see ei ole võimalik siis vahetult pärast seda.

(2) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse raamatupidamistarkvara Pmen, mis võimaldab seal kirjendatud majandustehingutest väljavõtted teha nii kontode kaupa kui ka kronoloogilises järjekorras. Tegemist on integreeritud raamatupidamistarkvaraga, ja ühes osas sisestatud andmed kanduvad automaatselt ka programmi teistesse osadesse.

(3) Raamatupidamisprogrammis Pmen kasutatavad raamatupidamisregistrid on järgmised

1) kassa- ja panga sissetulekute ja väljaminekute register;

2) arvelduste register (nõuded, kohustused, klientide register);

3) põhivarade register;

4) töötajate ja palgaarvestuse register;

5) pearaamat.

(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati, välja arvatud Euroopa Liidu kaasfinantseeritavate projektide algdokumendid, mida tuleb säilitada vähemalt 2015. aasta detsembrini. Perioodi 2007 kuni 2013. aasta struktuurtoetuste seaduse paragrahvi 5 alusel vähemalt kuni 31. detsembrini 2025. aasta. Projektide raamatupidamise dokumentatsioon peab olema eristatud teistest raamatupidamise dokumentatsioonidest.

(2) Raamatupidamise registreid, lepinguid ja raamatupidamise aruandeid, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, säilitatakse seitse aastat vastava majandusaasta lõpust.

(3) Raamatupidamisregistrid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse ka elektrooniliselt, milliste loetavus peab olema tagatud kogu säilitusperioodi jooksul.

(4) Raamatupidamise aastaaruanne säilitatakse alaliselt.

(1) Raamatupidamise ja eelarve täitmise aruanded koostatakse, kontrollitakse ja esitatakse kooskõlas ametijuhendite, töölepingute ning kehtestatud tööjaotusega.

(2) Tehingupartnerite nimekirjas iseseisvat tehingupartneri koodi omavad linna raamatupidamiskohuslased, tütarettevõtjad ja sihtasutused on kohustatud

1) esitama saldoandmikke riigi raamatupidamise üldeeskirjas ettenähtud korras ja aegadel;

2) esitama majandusaasta aruande;

3) informeerima Rahandusministeeriumi muudatustest tehingupartnerite nimekirjas.

(3) Sidusüksused on kohustatud esitama nõuetekohaselt koostatud ja kinnitatud majandusaasta aruanded linnavalitsusele.

(4) Eelarve kassalise täitmise aruanne koostatakse kõigi raamatupidamisüksuste ja hallatavate asutuste andmete alusel ja esitatakse Rahandusministeeriumile nende poolt kehtestatud mahus ja tähtaegadel.

(5) Statistilised aruanded koostatakse ja esitatakse Statistikaametile ettenähtud mahus ja käibemaksu deklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt vastavalt seaduses ettenähtud tähtaegadel. Hallatavad asutused esitavad aruanded iseseisvalt.

(1) Linn esitab ametiasutuste ja hallatavate asutuste kohta saldoandmikke riigi raamatupidamise üldeeskirjas ettenähtud korras, vormil ja tähtaegadel. Tütarettevõtjad ja linna valitseva mõju all olevad sihtasutused esitavad oma saldoandmikud ise riigi raamatupidamise üldeeskirjas ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(2) Saldoandmikud sisestatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi, mille kasutajaõigused väljastab Rahandusministeerium.

(3) Linna kui majandusüksuse konsolideeritud raamatupidamisaruande koostamiseks moodustatakse saldoandmik, milles linna ja tema valitseva mõju all olevate sihtasutuste ja tütarettevõtete ühesuguste kontokombinatsioonide saldod liidetakse rida-realt meetodil ja nende omavahelisi nõudeid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod, mille tehingupartneri koodi kolm esimest numbrit on samad ja neljas number on 0 kuni 5, elimineeritakse.

(1) Linn koostab majandusaasta aruande riigi raamatupidamise üldeeskirjas ettenähtud korras.

(2) Linna majandusaasta aruande koostab linna tegevjuhtkond ja selle kinnitab linnavolikogu. Linna majandusaasta aruanne koosneb tegevusaruandest, raamatupidamise aastaaruandest ja audiitori hinnangust linna majandusaasta aruandele. Raamatupidamise aastaaruanne koosneb bilansist, tulemiaruandest, rahavoogude aruandest, netovarade aruandest, eelarve kassalise täitmise aruandest, arvestusmeetodite ja hindamisaluste kirjeldusest.

(3) Linna tütarettevõtjad ja linna valitseva mõju all olevad sihtasutused koostavad oma majandusaasta aruande vastavalt raamatupidamise seaduses ja Raamatupidamise Toimkonna juhendites sätestatud korrale ja vormile ja esitavad auditeeritud aastaaruanded linnale kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seaduses ettenähtud tähtajaks, mis on vajalik linna konsolideeritud majandusaasta aruande koostamiseks.

(4) Linnal on õigus küsida hallatavatelt asutustelt ja linna valitseva mõju all olevatelt sihtasutustelt ja tütarettevõtjatelt täiendavat informatsiooni, mis on vajalik majandusaasta aruande koostamiseks.

Linnavalitsuse ja hallatavate asutuste vahelisi tulude ja kulude vastastikusi üleandmisi nimetatakse siireteks. Linna eelarve täitmise aruande ja majandusaasta aruande koostamisel elimineeritakse linna ja hallatavate asutuste omavahelised siirded.

(1) Linna rahalisi vahendeid hoitakse pankades arvelduskontodel ja sularahana asutuste kassas.

(2) Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste teostamiseks on linnal ja tema hallatavatel asutustel avatud arvelduskontod pangas.

(3) Pangaarvelduste teostamiseks kasutatakse pangaprogramme ja ülekandeid teostatakse elektrooniliselt. Raamatupidamisüksuses määratakse töötaja ametijuhendis, kelle on õigus teostada rahalisi ülekandeid.

(4) Sularahaoperatsioonide teostamise õigus antakse raamatupidajale või muule töötajale, kellel on varaline vastutus. Sularahatehingute kohta koostatakse elektrooniliselt kassa sissetuleku ja kassa väljamineku order. Asutuse juht, kus toimub sularaha vastuvõtmine, on kohustatud tagama raha säilimiseks vajalikud tingimused. Kassa sularahalimiit kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga.

(1) Nõudeid kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodil (Raamatupidamise Toimkonna juhend 3) tekkepõhiselt ja sõltuvalt nende sisust jaotatuna lühi – ja pikaajaliseks, lähtudes sellest kas nõude eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansipäevast kuni üks aasta või kauem. Nõudeid kajastatakse selle asutuse bilansis, kelle tegevuse tagajärjel nõue on tekkinud.

(2) Nõuete osas peetakse analüütilist arvestust iga nõude kohta eraldi. Lastevanemate tasu lasteaias võetakse arvestuslikult jooksva kuu eest ette ja kuu lõppedes reguleeritakse vastavalt lapse tegelikule kohalviibimisele. Lastevanemate poolt tasutud summast kaetakse esmalt õppetasu ja seejärel kaetakse toitlustuskulud. Kui laps on lasteaiast lahkunud ja tal on jäänud ettemaks siis tagastatakse see lapsevanemale.

(3) Kord kvartalis hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust iga nõude kohta eraldi ja kantakse ebatõenäoliseks vastavalt riigi raamatupidamise eeskirjas sätestatud korrale. Kui nõue on kantud ebatõenäoliselt laekuvaks ja hiljem selgub, et nõude laekumine on täiesti ebareaalne, tunnistatakse nõue lootusetuks. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. Nõue loetakse lootusetuks, kui linnal puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad saadava nõude tulu. Nõude lootusetuks tunnistamise ettepanek koos põhjendusega kinnitatakse linnavalitsuse korraldusega.

(4) Pikaajalised intressis mitteteenivad nõuded võetakse esialgselt arvele saadaoleva tasu õiglases väärtuses, milleks on nõude nüüdisväärtus, kasutades diskontomäära 6% aastas.

(5) Ettemaksed võetakse arvele soetusmaksumuses. Ettemaksed tulevaste perioodide eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib ettemakset kanda kuluks koheselt, kui ta on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt kokku.

(6) Linna arvelduskontoga seotud deebet- ja krediitkaardi saamiseks esitatakse taotlus. Asutuse taotluse alusel väljastab pank vastava kaardi. Kaardivaldaja vastutab kaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Kaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Isiklike ostude tegemine kaardiga on keelatud. Kaardivaldaja ja tema kasutada lubatud deebet- ja krediitkaardi limiidid kinnitatakse asutuse juhi käskkirjaga.

(7) Kaardivaldaja ei tohi anda PIN-koodi ja maksekaarti kolmanda isiku valdusesse ega jätta kohta, kus ta võib sattuda kolmanda isiku valdusesse. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kulud maksekaardi mittesihipärase kasutamise korral.

(8) Kaardivaldaja esitab raamatupidamisele jooksva kuu jooksul tehtud tehingute kohta majanduskulude aruande koos algdokumentidega hiljemalt järgmise kuu esimeseks tööpäevaks.

(1) Palkade, lisatasude, hüvitiste ja muude rahaliste tasude arvestamise aluseks on asutuse juhi käskkirjad. Võlaõiguslike lepingute alusel töötaja esitab veel aruande teostatud tööde kohta. Töötaja arvestus tabelid on igakuiselt aluseks töötasu arvestamiseks. Töötasu maksmine toimub linna sisekorraeeskirjas kehtestatud korras ja kuupäeval. Hallatavad asutused määravad ise töötasude väljamaksmise kuupäevad.

(2) Palgaarvestus sisaldab töötajale palgaarvestamist, puhkusetasude ja haigustasude arvestamist, ühekordsete väljamaksete arvestamis- ja võlaõiguslike lepingute alusel töötasu arvestamist, samuti töötasust kinnipidamiste teostamist maksuseaduste alusel ja täitedokumentide järgi tehtavaid kinnipidamisi.

(3) Töötasu makstakse kord kuus töötaja isiklikule pangakontole. Puhkusetasu makstakse hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut või sellele järgneval palgamaksmise päeval, kui töötaja on seda soovinud. Koos puhkusetasuga makstakse töötaja soovil ka eelneva perioodi töötasu.

(4) Palga, lisatasude ja hüvitiste maksmise korda sätestab Kohtla-Järve linna ametiasutuse palgajuhend.

(5) Palgamaksmise kuupäevast erineval ajal on lubatud maksta ka toetusi, preemiaid ja muid ühekordseid tasusid vastavalt asutuse juhi käskkirjale.

(1) Majanduskuludeks antakse töötajale vastavalt vajadusele avanssi. Avanss kantakse töötaja pangakontole. Iga aruandev isik on kohustatud esitama hiljemalt kalendrikuu viimaseks kuupäevaks majanduskulude aruande, millele on lisatud tehtud kulutuste kohta originaaldokumendid. Enne järgmise majandusavansi saamist kontrollib raamatupidaja, kas eelnevalt saadud avansi kohta on aruanne esitatud.

(2) Töö- ja teenistuslähetuseks loetakse töötaja sõitu tööülesannete täitmiseks väljapoole alalist töö tegemise kohta. Lähetusele saatmine vormistatakse asutuse juhi käskkirjaga. Kui lähetatu soovib sõiduks lähetuskohta kasutada isiklikku sõiduautot, siis esitab ta sellekohase avalduse asutuse juhile. Asutuse juht märgib sellisel juhul käskkirjas, kuidas toimub tasumine isikliku sõiduauto kasutamise eest.

(3) Töö- ja teenistuslähetuse kulud hüvitatakse Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud vastava korra kohaselt.

(4) Lähetuselt saabumisel esitatakse raamatupidamisele lähetuskulude aruanne ja lisatakse lähetusega seoses olevad kuludokumendid.

(5) Lähetatul on õigus saada lähetuskulude katteks avanssi, mis kantakse tema avalduse alusel töötaja pangakontole.

(6) Välislähetusesse saatmisel märgitakse asutuse juhi käskkirjas ka maksmisele kuuluv päevaraha suurus. Lähetuselt saabudes esitatakse lähetuse kohta aruanne.

(1) Materiaalne põhivara võetakse soetamisel arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ostuhinda ning otseselt soetamisega seotud kulusid (näiteks projekteerimine, transport, paigaldamine, katsetamine).

(2) Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on 2 000 eurot ilma käibemaksuta, välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Väiksema soetusmaksumusega objektide ostuhind kajastatakse perioodikuluna. Käibemaksu ei kapitaliseerita.

(3) Hilisemad kulutused põhivarale kapitaliseeritakse ainult juhul, kui need pikendavad vara kasulikku eluiga ning tõstavad kvaliteeti üle tema esialgse taseme, mitte ainult ei taasta seda (nii nimetatud parendused või rekonstrueerimisväljaminekud). Tavapärased remondi- ja hoolduskulud, mis taastavad või säilitavad vara esialgset taset, kantakse kuludesse nende toimumise hetkel.

(4) Kui teatud põhivara komponendid vajavad regulaarset uuendamist või väljavahetamist, kajastatakse need raamatupidamises eraldi ülejäänud sama põhivara objektist. Selliseid komponente amortiseeritakse nende kasuliku eluea jooksul, mis on tavaliselt lühem, kui objekti eluiga, mille juurde nad kuuluvad. Parendustega seotud kulud lisatakse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele Raamatupidamise Toimkonna juhendi 5 tähenduses ja vara bilansis kajastamise kriteeriumile ning kulutuste maksumus on kapitaliseerimise alammäärana sätestatud summa ilma käibemaksuta. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ja sellest tulenev jääkmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi.

(5) Põhivara komponentideks hoonete puhul on

1) katus;

2) ventilatsiooni- ja tuletõrjesüsteem;

3) liftisüsteem;

4) uksed, aknad;

5) põhikonstruktsioon.

(6) Põhivara valdamine, kasutamine, kasutusse andmine, võõrandamine, koormamine ja muul viisil käsutamine (ka mahakandmine) on reguleeritud linnavara eeskirjaga. Põhivara registreerimise vararegistris korraldab töötaja, kelle töökohustuste hulka kuulub vararegistri pidamine ja muudatuste tegemine nendes registrites.

(7) Põhivara kajastatakse selle raamatupidamisüksuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju ja kannab põhilisi vara kasutamisega seotud riske. Raamatupidamises peetakse põhivara kohta arvestust põhivarakaartidel, kus on kogu informatsioon põhivaraga toimunust (parendustest lisandunud summad ja nende toimumise aeg). Arvestust peetakse põhivara liikide viisi ja varaliselt vastutavate isikute lõikes.

(8) Varad maksumusega 320 eurot kuni 1 999 eurot (ilma käibemaksuta) ning kasutuskestvusega üle ühe aasta, kantakse raamatupidamises soetamisel koheselt kuluks ja nende varade kohta peetakse bilansivälist arvestust. Bilansiväliste varade arvestuse täpsustava korra võib vajadusel kehtestada raamatupidamisüksus asutusesiseselt. Tooraineid ja materjale võib kanda koheselt kuluks, kui arve summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Vara või teenuse soetusdokumendil tehakse märge kulukoha kohta, kus või milleks materjali kasutatakse.

(9) Raamatute kohta peetakse arvestust raamatukogude kartoteekides ja eraldi bilansivälist arvestust raamatupidamises ei peeta.

(1) Materiaalse põhivara objektide soetusmaksumus amortiseeritakse kulusse nende kasuliku eluea jooksul igakuuliselt lineaarsel meetodil alates põhivara kasutuselevõtmise kuust kuni selle täieliku amortiseerumiseni või kasutusest eemaldamise kuule eelneva kuuni. Kui 100%-liselt amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse nii soetusmaksumust kui kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud. Kui vara eemaldatakse lõplikult kasutusest tuleb amortiseerimine lõpetada ning sõltuvalt edaspidisest, kas kantakse maha või hinnatakse tõenäolise realiseerimismaksumuseni (kui kavatsetakse vara müüa). Põhivara liikidel, millel ei ole määratud täpset amortisatsiooni, teeb ettepaneku selle kehtestamiseks vara tundev spetsialist.

(2) Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, tuleb neid komponente arvestada raamatupidamises eraldi varadena, määrates komponentidele erinevad amortisatsiooninormid.

(3) Ei amortiseerita maad, bioloogilisi varasid, püsivaid kunstiväärtusi ning piiramata kasutuseaga muuseumieksponaate ja raamatuid.

(4) Põhivarade amortiseerimisel kasutatakse järgmiseid amortisatsiooninorme

1) hooned – 5%;

2) rajatised ¬– 10%;

3) masinad, seadmed ja inventar – 20%;

4) arvutustehnika – 35%;

5) immateriaalne põhivara (tarkvara, õigused) – 20%.

(1) Kohustuste kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodiga seotud kohustused kajastatakse aruandeperioodi bilansis, sõltumata sellest, millal arve saadi või tasuti või kui kohustuse olemasolust saadi teada alles peale aruandeperioodi lõppu.

(2) Ettemaksetena saadud tulu võetakse arvele kohustusena ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Avaliku sektori üksuste vaheliste tehingute korral lepivad poole kajastamise viisi omavahel kokku.

(3) Laenukohustusena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused, millega kaasneb intressikulu.

(4) Rendilepingute kajastamisel juhindutakse Raamatupidamise Toimkonna juhendist 9, mis käsitleb renditehingute kajastamist nii rendileandja kui ka rendile võtja raamatupidamises. Rendilepingud jagatakse kasutus- ja kapitalirendiks. Rendilepingu kajastamine raamatupidamises toimub kasutus- või kapitalirendina, sõltumata sellest kuidas lepingut nimetatakse. Rendilepingut loetakse kapitalirendiks, kui on täidetud vähemalt üks allpool toodud kriteeriumitest

1) renditava vara omandiõigus läheb rendiperioodi lõppedes üle rentnikule;

2) lepinguperiood katab suurema osa (üle 75%) renditava vara majanduslikust elueast, isegi kui omandiõigus ei lähe üle;

3) rendi jõustumise hetkel on rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtus peaaegu sama suur (üle 90%) kui renditava vara õiglane väärtus. Kui ükski neist kriteeriumitest ei ole täidetud on tegemist kasutusrendiga.

(5) Kasutusrendi puhul linn renditavat vara oma bilansis ei kajasta. Kasutusrendi kulude kohta peetakse tekkepõhist arvestust see tähendab, et kulu kantakse selle perioodi kulusse, mille eest renti maksti. Renditav objekt on rendileandja bilansis edasi.

(6) Kapitalirendi puhul kanduvad kõik olulised renditava vara omandiga seonduvad riskid ja hüved üle rentnikule, mistõttu rendileandja eemaldab vara oma bilansist ja asendab selle kapitalirendi nõudega.

(7) Kapitalirendi puhul võtab rentnik renditava vara oma bilansis arvele rendimaksete nüüdisväärtuses. Samas summas võetakse arvele ka kapitalirendi kohustus. Rendimaksed jaotatakse finantskuluks ja kohutuse jääkväärtuse vähendamiseks.

(1) Maksutulude üle peetakse arvestust tekkepõhiselt ja kajastatakse hetkel, kui on võimalik usaldusväärselt hinnata nõudeõiguse suurust. Maksudeklaratsioonide alusel kogutavate maksude nõuded kajastatakse deklaratsiooni laekumise hetkel, näidates maksutulu selles perioodis, mille kohta deklaratsioon on esitatud. Riiklike maksude laekumisi kajastatakse laekumisel kassapõhiselt ja kuu lõppedes tehakse tekkepõhised korrigeerimiskanded Maksu- ja Tolliametilt saadud sellekohase teatise alusel.

(2) Lõivude –ja trahvitulude arvestus toimub analoogiliselt maksutulude arvestusele. Väikeste lõivusummade korral (kuni 200 eurot) tehingu kohta kajastatakse lõivutulu kassapõhiselt laekumisel. Enne tehingu teostamist kontrollib teostaja, kas lõiv on tasutud.

(3) Teenuste müük ja muud tegevustulud on

1) teenuste eest saadav tulu võetakse tekkepõhiselt arvele koostatud arve alusel nagu arved koolitusteenuste eest teistele kohalikele omavalitsustele;

2) tulu teenuste osutamisest võetakse arvele teenuse osutamise ja raha laekumise perioodis.

(4) Finantstuluna kajastatakse investeeringutelt teenitud intresse, mis kajastatakse tekkepõhiselt perioodis, mille eest intressi arvestatakse.

(1) Toetustena arvestatakse linna poolt saadud või antud rahalisi vahendeid jooksvateks või kapitalikuludeks, mis ei kuulu tagastamisele. Toetused võivad olla nii rahalised kui ka mitterahalised. Linnavalitsuse ja hallatavate asutuste vahelisi antud ja saadud vahendeid ei loeta toetusteks, vaid kajastatakse siiretena.

(2) Toetused jagunevad riigi õigusaktidest tulenevateks sotsiaaltoetusteks, siht- ja mittesihtfinantseerimiseks ja välisabiks.

(3) Toetust kajastatakse raamatupidamises raha laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval. Sõlmitud lepingutega saadaolevaid toetusi, mida pole veel ülekantud ja millega seoses kulusid ei ole tekkinud, bilansis ei kajastata.

(4) Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna nendes perioodides, mil leiavad aset kulutused, mille kompenseerimiseks sihtfinantseerimine oli mõeldud. Sihtfinantseerimine, mis saadakse eelnevatel perioodidel tekkinud kulude eest, kajastatakse tuluna perioodis, millal sihtfinantseerimine aset leidis.

(5) Sihtfinantseerimine on mitterahaline, kui see toimub vara üleandmisena. Saadud vara võetakse raamatupidamises arvele tema õiglases väärtuses.

(6) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel järgitakse tulude ja kulude vastavuse printsiipi, mille kohaselt kajastatakse tulu sihtfinantseerimisest proportsionaalselt sellega seonduvate kuludega.

(7) Tegevuskuludeks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamiseks ka kohesel laekumisel tuluna ja ülekandmisel kuluna. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(8) Projekti teostamiseks saab taotleda sildfinantseerimist, juhul kui on olemas projekti rahastaja positiivne rahastamise otsus kuid vajalikud kulutused tuleb teha enne linna omavahenditest, mille rahastaja hiljem hüvitab.

(1) Tegevuskulusid kajastatakse vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirjas esitatud korrale. Tegevuskulude kannetel kasutatakse tegevussuuna tunnuseid, mis eristavad milliste vahendite arvel kulud tehakse

1) tunnus 11 - kohaliku omavalitsuse omavahendid;

2) tunnus 12 – riigieelarve vahendite arvel;

3) tunnus 13 – majandustegevusest laekuvate vahendite arvel;

4) tunnus 14 – sihtfinantseerimise vahendite arvel.

(2) Tööjõukulusid arvestatakse tekkepõhiselt perioodis, mille eest kulu arvestati.

(3) Tööjõukuludega seotud maksukulud kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest kulu arvestati. Kinnipeetud maksud kajastatakse kohustusena selles perioodis, millises tekkis maksukohustus.

(4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasu kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruande aasta lõpu seisuga. Puhkusetasude eraldise suurenemine kajastatakse aruandeperioodi kuluna (vähenemine kulu vähenemisena). Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse personalitöötaja poolt raamatupidamisele hiljemalt aruandeaastale järgneva jaanuari kuu 10 kuupäevaks.

(5) Tegelikult arvestatud puhkusetasu ja sellega seonduv maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, mille eest see oli arvestatud.

(6) Hüvitis töölepingu lõpetamisel kajastatakse kuluna töö- ja teenistuslepingu lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult hüvitis välja maksti.

(1) Kulusid riigile makstavate maksude ja muude makstavate maksude, lõivude ja trahvidega kajastatakse nende tekkimise perioodil. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksuametile elektrooniliselt.

(2) Põhivara eest, tasutud, tagastamisele mittekuuluv käibemaks kajastatakse kuluna põhivara soetuse perioodis. Põhivara eest tasutud ettemaksule lisatud käibemaks kajastatakse esialgselt ettemakstud tulevaste perioodide kuluna.

(3) Maksmata, kuid Maksu- ja Tolliametile deklareeritud maksud kajastatakse kohustusena ja saldod peavad iga aruandeperioodi lõpul võrduma Maksuameti saldodega.

(1) Asutused on kohustatud inventeerima oma varasid sh ka bilansiväliselt arvestatavaid varasid ja arveldusi vähemalt üks kord aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Inventeerimise põhiülesandeks on tegeliku olemi väljaselgitamine, teha kindlaks üleliigsed ja kasutult seisvad, hävinenud või kadunud varad. Hinnatakse vara kasuliku elueaõigsust, lähtuvalt järelejäänud elueast.

(2) Asutuse juhid määravad oma käskkirjaga inventuuri toimumise aja ja inventeerimisekomisjoni koosseisu. Samas käskkirjas märgitakse inventuuride tulemuste raamatupidamisele esitamise ja koondakti inventeerimise tulemuste kohta esitamise tähtajaga asutuse juhile kinnitamiseks. Inventuuride õige ja õigeaegse läbiviimise eest vastutavad asutuse juhid.

(3) Raamatupidamisüksused valmistavad ette varade inventeerimiseks vajaliku dokumentatsiooni, mis edastatakse inventeerimiskomisjoni esimehele.

(4) Nõuete ja kohustuste inventeerimisel on selleks saldokinnituskiri, pangakonto väljavõte või mõni muu dokument, mis kinnitab nõude või kohustuse õigsust.

(5) Inventeerimise lõppedes esitatakse inventuuriaktid raamatupidamisele võrdlemiseks.

(6) Varade, nõuete ja kohustuste inventeerimise ajaline korraldamine toimub järgmiselt

1) sularaha- ja pangakontod – igapäevane saldode võrdlemine. Pangakontode saldokinnitused majandusaasta lõpu seisuga. Sularaha kassa kontrollimine vähemalt kaks korda aastas;

2) maksunõuded ja kohustused – saldode võrdlus E-Maksu- ja Tolliameti kontokaardiga saldoandmiku perioodi lõpus;

3) nõuded ja ettemaksed – igakuiselt allregistri võrdlus bilansikontoga. Saldovõrdlused tehingupartneritega kvartali saldoandmiku esitamisel e-posti teel. Majandusaasta lõpul saldokinnituskirjad kõigilt olulistelt deebitoridelt;

4) finantsinvesteeringud – pankade kinnituskirjad laenu –ja intressi kohustuse kohta;

5) põhivara ja kinnisvarainvesteeringud – vähemalt üks kord aastas vahemikus 1. novembrist kuni 31.detsembrini;

6) kohustused ja saadud ettemaksed – igakuiselt allregistrite võrdlus bilansikontodega. Saldovõrdlused iga kvartal e-posti teel. Saldo kinnituskirjad kõigilt olulistelt kreeditoridelt majandusaasta lõpu seisuga;

7) tulud ja kulud – saldovõrdlused tehingupartneritega iga kvartal peale saldoandmiku esitamist.

(1) Sularaha inventeerimisel osaleb vähemalt kaks inimest ja sularaha tehingute eest vastutav isik. Inventuuri käigus loetakse kogu kassas olev sularaha ja tulemused kantakse inventuuri akti ja allkirjastatakse ning edastatakse raamatupidamisele, kus toimub akti vastavuse võrdlus raamatupidamisandmetega.

(2) Pangakontodel rahaliste vahendite inventeerimine toimub pangaväljavõtete alusel igapäevaselt ja aasta lõpul panga kinnituskirjaga.

(3) Finantsinvesteeringute inventeerimisel toimub nende periodiseerimine lühiajaliseks ja pikaajaliseks.

(4) Nõuete ja ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid

1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine vajadusel allahindluse kajastamine;

3) nõuete jaotus lühi- ja pikaajaliseks;

4) intressikandvate nõuete puhul intressiarvestus;

5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamisandmetega.

(5) Materiaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja bilansiväliste varade inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid

1) lugemislehtedel kajastatakse varade kogused ja maksumused ning andmed põhivara järelejäänud amortisatsiooni perioodi kohta. Inventeerimiskomisjoni poolt kantakse lugemislehele vara tegelik seis, mis hinnatakse inventeerimise ajal;

2) hinnatakse vara ümberhindluse teostamise vajadust;

3) inventuuri lõppaktis tuuakse välja kasutamiskõlbmatu ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust;

4) veendutakse põhivara amortisatsioonimäärade õigsuses;

5) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidamisüksus vastavad korrigeerimiskanded. Inventuuri lõppakt on dokument, mis koondab asutuse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimise tulemused. Inventuuri lõppakt vormistatakse varagruppide lõikes. Lõppakti allkirjastavad komisjoni esimees ja liikmed. Akti kinnitab asutuse juht.

(6) Kohustuste inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid

1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) intressi kandvate kohustuste nagu laenud tekkepõhine intressiarvestus;

3) maksukohustuse saldode võrdlemine E-maksuameti saldodega;

4) saldokinnituskirjade saatmine ja meile saadetud saldode võrdlemine.

(7) Majandusaasta lõpul võrreldakse saldosid oluliste hankijatega, kelle saldo ületab aruandeaasta lõpul 639 eurot. Saldode erinevuse korral selgitatakse erisuste põhjused.

(8) Toiduaineid inventeeritakse asutusesiseselt üks kord kvartalis.

(9) Raamatupidamisüksused võrdlevad saldosid teiste avaliku sektori üksustega saldoandmike esitamisel. Maksuameti ja Keskkonnaameti saldosid võrreldakse igakuuliselt neilt saadud teatistega ja täiendavaid võrdlusi ei tehta. Saldode võrdlemiseks saadab üksus, kelle on nõudeid teisele osapoolele raamatupidamisprogrammist saldo võrdluse teatise, kus on kajastatud nii tulud, kulud, nõuded ja kohustused. Saldo kinnituskirja saaja on kohustatud sellele vastama.

(1) Dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse töötluse ja säilitamise.

(2) Dokumendikäibe ja raamatupidamisele esitamise tähtajad kehtestab iga asutus asutusesiseselt.

(3) Raamatupidamises kontrollitakse majandustehingu toimumist kinnitava dokumendi vastavust kehtestatud nõuetele ja kehtivatele seadustele ning tehing kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel deebet- ja kreeditkontodel.

(4) Kauba või teenuse tellimisel on soovitav lepingu sõlmimine ja vältida lepingu tingimustes ettemaksete tegemist.

(1) Varad maksumusega alates 320 eurot kuni 1 999 eurot (ilma käibemaksuta) ning kasutuskestvusega üle ühe aasta, kantakse raamatupidamises soetamisel koheselt kuluks. Nende varade kohta peetakse analüütilist arvestust bilansiväliselt varaliikide ja asutuse juhi poolt määratud vara eest vastutavate isikute lõikes koguselises ja summalises väljenduses.

(2) Bilansiväliste varade arvestuse täpsustava korra võib kehtestada vajadusel iga raamatupidamisüksus asutusesiseselt ja määrata 320 eurost väiksema määra. Väikevara maksumusega alla 320 euro seal hulgas pehme inventar, lauanõud ja muud tarbed arvestust peetakse asutusesiseselt asutuse juhi poolt määratud korra kohaselt.

Kohtla-Järve Linnavalitsuse 14. detsembri 2010. a määrus nr 50 „Kohtla-Järve linna raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“ tunnistatakse kehtetuks.