Teenistus- ja töölähetuse korraldus

(1) Käesolev õigusakt sätestab linnavalitsuse ametnike ja töötajate ning linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajate teenistus- ja töölähetusse (edaspidi lähetus) saatmise ja lähetuse aruandluse korra.

(2) Lähetus on ametiasutuse juhi või tööandja korraldusel kindlaksmääratud ajavahemikul toimuv ametniku või töötaja viibimine teenistus- või tööülesannete täitmisel väljaspool määratud teenistus- või töökoha asukohta ning sõit sinna ja tagasi. Ametniku või töötaja lähetamine välisriiki loetakse välislähetuseks.

(3) Ametnikku või töötajat võib saata lähetusse mitte kauemaks kui 30 järjestikuseks kalendripäevaks. Poolte kokkuleppel võib lähetus kesta ka kauem. Lähetuse ajaks säilitatakse ameti- või töökoht ning tagatakse palk või töötasu.

(4) Lähetuse kord laieneb täiskasvanute koolituse seaduse alusel ametniku või töötaja teenistus- või tööalase koolitusega seotud sõidu-, majutus- ja päevarahade maksmisele.

(5) Lähetusse ei saa saata puhkusel või haiguslehel olevat ametnikku või töötajat, töövõtu- või käsunduslepingu alusel teenust osutavat isikut. Kui lähetuse tõttu tekib vajadus muuta puhkuste ajakavas kindlaksmääratud ametniku või töötaja puhkuse aega (sh ametniku või töötaja puhkuse katkestamine), muudetakse selle ametniku või töötaja puhkuse ajakava vastavalt poolte kokkuleppele.

(1) Lähetuskorraldus antakse kirjalikult kas eraldi käskkirjana või korralduse andja kirjaliku kinnitusega lähetuse aluseks oleval dokumendil vähemalt 2 päeva enne lähetuse algust. Lähetuskorraldus välislähetuse korral ja juhul, kui lähetuse kulude katteks makstakse avanssi, antakse vähemalt 5 päeva enne lähetuse algust.

(2) Linnavalitsuse ametnike ja töötajate lähetuskorralduse andja ning lähetusaruande kinnitaja on vahetu juht

1) linnasekretäri lähetusel – linnapea;

2) linnavalitsuse struktuuriüksuse ametniku või töötaja lähetusel – struktuuriüksuse juht.

(3) Hallatavate asutuste töötajate lähetuskorralduse andja ja lähetusaruande kinnitaja on

1) hallatava asutuse juhi lähetusel – asutuse tegevust kureeriv vastava valdkonna valitsuse liige, tema äraolekul linnapea;

2) hallatava asutuse töötajate lähetusel – asutuse juht või tema äraolekul asutuse juhi asetäitja.

(1) Linnavalitsuse ametnike või töötajate ja hallatava asutuse juhi siseriiklikku lähetusse suunamine vormistatakse igakuuliselt linnapea ühtse käskkirjaga.

(2) Lähetusse suunamine vormistatakse igakordselt eraldi käskkirjaga

1) ametniku või töötaja ja hallatava asutuse juhi lähetusel juhul, kui makstakse lähetuse kulude katteks avanssi;

2) ametniku või töötaja ja hallatava asutuse juhi välislähetusel.

(3) Lähetusse suunamise käskkiri tuleb vormistada vähemalt 5 päeva enne lähetuse algust juhul, kui lähetuse kulude katteks makstakse avanssi.

(4) Hallatava asutuse töötaja lähetusse suunamise otsus vormistatakse asutuse juhi või tema asetäitja käskkirjaga.

(5) Lähetuse käskkirjas määratakse lähetusse saadetava ametniku või töötaja teenistus- või töölähetuse sihtkoht, kestus, ülesanne ja päevaraha määrad ning vajadusel päevaraha vähendamise ulatus, avanss ja projektide puhul kulude hüvitamise allikas. Käskkirjale lisatakse koolituse, seminari, konverentsi või muu ürituse kutse, teatis, päevakava, ametniku või töötaja vastav taotlus või muu lähetuse aluseks olev dokument koos lähetuskorraldusega.

(6) Juhul, kui ametnikul või töötajal on rohkem kui üks tööandja ning töötaja saadavad lähetusse mitu tööandjat samaaegselt, on töötaja kohustatud tööandjat teavitama teise tööandja tehtud lähetusse saatmise otsusest ning talle määratud päevarahast. Kui tööandjal on teave, et teine tööandja maksab päevaraha, puudub sellel tööandjal sama perioodi eest päevaraha maksmise kohustus.

Lähetusest saabumise päeval teise lähetusse mineku korral makstakse päevaraha ühekordse määra ulatuses.

(1) Kui ühissõiduki kasutamine ei ole mõistlik ja/või võimalik tulenevalt lähetuse sihtkohast, lähetuse ülesande täitmise iseloomust või ajast, siis erandkorras võib juhi (lähetuse andja) nõusolekul minna lähetusse isikliku sõiduautoga. Vastava loa annab juht lähetuskorralduses või lähetuse käskkirjas ning valib isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aluse

1) isikliku sõiduauto kasutamise ühekordne hüvitis vastavalt lähetuses läbitud kilomeetrite arvule lähtudes „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise korra“ määruses sätestatule. Maksuvabalt võib hüvitada kuni 0,30 eurot ühe kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 335 eurot kalendrikuus;

2) või isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine originaaldokumentide (kütus, parkimine, teedemaks, laevapiletid, täiendav kindlustus jne) alusel.

(2) Isikliku sõiduautona käsitatakse ametniku või töötaja kasutuses olevat sõiduautot, mis ei ole tööandja omanduses ega valduses.

(3) Isikliku sõiduauto hüvitise määramisel lisatakse lähetuse käskkirjale/korraldusele sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia või omaniku koostatud volikiri.

(1) Lähetusest saabumisel koostab teenistuja või töötaja lähetuse aruande (lisa 1) ja esitab selle hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetusest naasmist kinnitamiseks lähetuskorralduse andjale. Lähetusaruanne sisaldab

1) tegevusaruannet, milles peab kajastuma lähetuse sisu mahus, mis võimaldab hinnata lähetuse eesmärgi täitmist. Kui lähetus rahastatakse projekti summadest ja see on seotud projekti eesmärkide täitmisega, tuleb tegevusaruandes märkida projekti nimetus;

2) kuluaruannet, millele on lisatud kuludokumendid.

(2) Lähetuskorralduse andja kinnitab lähetuse aruande, kui lähetus vastas tegevusaruande põhjal eesmärgile ning kuluaruandes kajastuvad lähetusega seotud dokumenteeritud kulud. Lähetatu esitab kinnitatud aruande raamatupidamisele lähetuskulude väljamaksmiseks.

(1) Ametnikule või töötajale hüvitatakse ainult aruandes loetletud dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ja muud lähetusülesande täitmisega seotud kulud. Töötajale võidakse maksta töölähetuses oldud aja eest päevaraha käskkirjas määratud ulatuses.

(2) Kui lähetatule tagatakse lähetuskohas viibimise ajal tasuta toitlustamine, võib lähetuskorraldusega vähendada lähetuse päevaraha määra kuni 70%. Päevaraha määra vähendamine fikseeritakse lähetuskäskkirjas.

(3) Ühe lähetuse kulusid seoses isikliku sõiduauto kasutamisega ei saa hüvitada korraga nii kuludokumentide kui ka isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise maksmisega.

(4) Ametnikul või töötajal on õigus nõuda lähetuskuludeks avanssi lähetuskulude eeldatavas suuruses või selle mittesaamisel keelduda lähetusest.

(5) Lähetuskulude hüvitise summa kantakse vastavalt ametniku või töötaja soovile tema arveldusarvele või makstakse sularahas välja kassast. Lähetuskulude hüvitatavat summat vähendatakse saadud avansi võrra. Kui lähetatu tegelikud lähetuskulud on avansina saadud summast väiksemad, peetakse avansi enammakse ametniku või töötaja kirjalikul nõusolekul kinni palgast või töötasust või kannab lähetatu kasutamata avansisumma üle linnavalitsuse arveldusarvele või maksab kassasse. Lähetuskulude hüvitamise või avansi tasaarvelduse tähtajaks on üks kuu, arvates lähetuse aruande raamatupidamisele esitamise päevale järgnevast tööpäevast. Lähetuskulude väljamakse teostatakse pärast käskkirja esitamist raamatupidamisele.

(6) Juhul, kui ametnikule või töötajale maksab päevaraha kolmas isik, on tööandja kohustatud päevarahana maksma vähemalt käesoleva korra lisas toodud päevaraha määra ja kolmanda isiku poolt makstava summa vahe. Ametnik või töötaja on kohustatud esitama tööandjale kolmanda isiku kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise kinnitama selle saamist. Kolmandaks isikuks on üldjuhul lähetatavat ametnikku või töötajat vastuvõttev isik.

(7) Kui lähetuse käskkirjas/korralduses määratakse isikliku sõiduautoga lähetuse kulude hüvitamine kuludokumentide alusel, siis hüvitatakse sõiduauto lähetuses kasutamisega seotud täiendavalt tekkinud kulud (kütus, parkimine, teedemaks, laevapiletid, täiendav kindlustus), välja arvatud remondi- ja hoolduskulud. Kulud hüvitatakse ainult kulu tõendavate originaaldokumentide alusel. Kütuse ostmist tõendav kuludokument võib erineda lähetuse perioodist kuni viis päeva. Kütuse kulu hüvitamisel lähtutakse mõistlikust kilomeetrite arvust lähetuse sihtkohta ja tagasi ning mõistlikust kütuse kogusest läbitud vahemaale. Kuludokumentide alusel hüvitatakse isikliku sõiduauto kulusid ainult lähetuse puhul, mitte muude töösõitude puhul.

(8) Majutuskulude piirmäära ei summeerita, arvestatakse iga öö kohta eraldi.

(1) Tunnistada kehtetuks Kuressaare Linnavalitsuse 8. novembri 2011 määrus nr 12 „Teenistus-ja töölähetuse korraldus”.

(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.