Vabariigi Valitsus — Valitsusasutuste ja nende hallatavate riigiasutuste siseauditi üldeeskiri ja siseaudiitoritele esitatavad täiendavad nõuded — RT I, 2000, 79, 503

AVALDATUD : RT I 2000, 79, 503 Määrus kehtestatakse «Vabariigi Valitsuse seaduse» (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953; 88, 1560; 1997, 29, 447; 40, 622; 52, 833; 73, 1200; 81, 1361 ja 1362; 87, 1468; 1998, 28, 356; 36/37, 552; 40, 614; 107, 1762; 111, 1833; 1999, 10, 155; 16, 271 ja 274; 27, 391; 29, 398 ja 401; 58, 608; 95, 843 ja 845; 2000, 49, 302; 51, 319 ja 320; 54, 352; 58, 378) paragrahvi 922 lõigete 3 ja 5 alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Reguleerimisala (1) Käesoleva määrusega sätestatakse siseauditi korraldamise põhimõtted valitsusasutustes ja nende hallatavates riigiasutustes (edaspidi asutus), siseauditi eest vastutava isiku või vastava struktuuriüksuse töökorraldus ja aruandluse kord. Samuti määratakse kindlaks täidesaatva riigivõimu asutustes siseaudiitori teenistusse võtmisel esitatavad täiendavad nõuded. (2) Asutuse juht ja siseaudiitor juhinduvad sisekontrolli süsteemi ja siseauditi korraldamisel lisaks käesolevale määrusele ka teistest õigusaktidest ja rahvusvaheliselt üldtunnustatud standarditest. (3) Käesoleva määruse mõistes tähendavad rahvusvaheliselt üldtunnustatud standardid Siseaudiitorite Instituudi (Institute of Internal Auditors ¿ IIA) poolt avaldatud siseauditi standardeid ja Kõrgeimate Kontrolliasutuste Rahvusvahelise Organisatsiooni (International Organisation of Supreme Audit Institutions ¿ INTOSAI) poolt avaldatud sisekontrolli süsteemi käsitlevaid standardeid. 2. peatükk SISEKONTROLLI SÜSTEEM JA SISEAUDIT § 2. Sisekontrolli süsteemi eesmärk ja ulatus (1) Asutuse sisekontrolli süsteem peab andma juhtkonnale põhjendatud ja piisava kindlustunde asutuse ette seatud eesmärkide saavutamise suhtes järgmiste tingimuste täitmise kaudu: 1) tegevuse säästlikkus, mõjusus ja tõhusus; 2) aruandluse usaldusväärsus; 3) tegevuse vastavus kehtivatele õigusaktidele ja heale tavale. (2) Sisekontrolli süsteem hõlmab asutuse juhtkonna poolt sisseviidava ja kujundatava protsessina muu hulgas juhtkonna korraldusi, asutuses rakendatavaid töömeetodeid, protseduure, muid juhtimis- ja kontrollimeetmeid ning organisatsiooni kultuuri tervikuna, mis peavad tagama asutuse ette seatud eesmärkide täitmise, rakendades vaid minimaalseid ja asjakohaseid jõupingutusi. § 3. Siseauditi ülesanded Siseauditi ülesanded on: 1) analüüsida riske, mis võivad mõjutada asutuse tegevuse ja selle sisekontrolli süsteemi efektiivsust, selle alusel määratleda oma tegevuse prioriteedid ja koostada tööplaanid; 2) tuvastada asutuse eesmärkide saavutamiseks rakendatud juhtimis- ja kontrollimeetmed, hinnata nende tulemuslikkust, säästlikkust ja efektiivsust ning avaldada arvamust nende meetmete piisavuse, töökindluse ja vajalikkuse kohta; 3) teavitada juhtkonda oma tähelepanekutest ja järeldustest ning, kui vaja, anda soovitusi olukorra parandamiseks, meetmete muutmiseks või uute rakendamiseks; 4) eelloetletud tegevuste tulemusena suurendada asutuse juhtkonna ja Vabariigi Valitsuse kindlustunnet, et rakendatavad juhtimis- ja kontrollimeetmed on suunatud asutuse ette seatud eesmärkide saavutamisele, on küllaldased ega ole üleliigsed. § 4. Asutuse juhi ülesanded sisekontrolli süsteemi ja siseauditi korraldamisel Asutuse juhi ülesanne on nimetada asutuses siseauditi eest vastutav isik ja vajadusel moodustada selle isiku juhtimisel vastav struktuuriüksus, tagada siseaudiitorile tööks vajalikud tingimused, ligipääs tööks vajalikule informatsioonile ja funktsionaalne sõltumatus asutuse ülejäänud tööst ning vajalikul määral ellu rakendada auditi tulemusel tehtavad ettepanekud. § 5. Riigikantselei, maavalitsuse ja ministeeriumi ülesanded sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korraldamisel nende valitsemisalas või haldamisel olevates asutustes Riigikantselei, maavalitsuse ja ministeeriumi siseauditi eest vastutav isik või siseauditi struktuuriüksus analüüsib ja hindab sisekontrolli süsteemi vastavas asutuses ja selle valitsemis- või haldusalas tervikuna ning teeb ettepanekuid sisekontrolli süsteemi parandamiseks, samuti koordineerib siseauditialast tegevust nende valitsemisalas või haldamisel olevates asutustes. § 6. Rahandusministeeriumi ülesanded sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korraldamisel täidesaatva riigivõimu süsteemis (1) Rahandusministeerium koordineerib Vabariigi Valitsuse siseauditi ja sisekontrolli süsteemide korraldamist. Selleks korraldab Rahandusministeerium siseauditi aruandlust ja infovahetust, siseaudiitorite koolitust ja toetab nende tegevust asutustes. (2) Rahandusministeerium annab välja metoodilisi juhendeid rahvusvaheliselt tunnustatud standardite rakendamiseks ja nende alusel siseaudiitorite töö korraldamiseks ning sisekontrolli süsteemide hindamiseks täidesaatva riigivõimu asutustes. (3) Rahandusministeerium viib sisekontrolli süsteemide ja siseauditi korralduse analüüsimiseks asutustes ja täidesaatva riigivõimu süsteemis tervikuna läbi auditeid ning teeb nende tulemusena ettepanekuid süsteemi tõhustamiseks. (4) Rahandusministeeriumi ametnikud tegutsevad asutuste sisekontrolli süsteemide ja siseauditi analüüsimisel täidesaatva riigivõimu süsteemi kui terviku siseaudiitorina ja juhinduvad samadest printsiipidest, mille määrus kehtestab asutuse siseaudiitori suhtes. 3. peatükk SISEAUDITI EEST VASTUTAV ISIK JA STRUKTUURIÜKSUS § 7. Siseauditi eest vastutav isik Asutuse juht nimetab ametisse siseauditi eest vastutava isiku ning vajadusel loob selle isiku juhtimisel vastava struktuuriüksuse. § 8. Siseauditi eest vastutava isiku ja struktuuriüksuse pädevus Siseauditi struktuuriüksuse pädevus määratakse asutuse põhimääruses või siseauditi struktuuriüksuse põhimääruses. Vastutava isiku pädevus määratakse kindlaks tema ametijuhendis. § 9. Siseaudiitori funktsionaalne sõltumatus (1) Siseauditi struktuuriüksuse sõltumatuse tagamiseks ei tohi siseauditi struktuuriüksus ega siseaudiitor osaleda asutuse juhtimises ja kontrollprotseduuride väljatöötamises ning rakendamises. (2) Siseauditi eest vastutav isik on oma ja struktuuriüksuse tegevuse planeerimisel, auditite läbiviimisel ja tulemustest teavitamisel sõltumatu ja säilitab neutraalsuse auditeeritava suhtes. 4. peatükk RISKIDE HINDAMINE, AUDITEERIMISE PLANEERIMINE JA AUDITI LÄBIVIIMINE § 10. Risk (1) Risk on oht, et mingi sündmus, tegevus või tegevusetus võivad põhjustada asutuse vara või maine kaotuse ning ohustada asutusele antud ülesannete tulemuslikku täitmist. (2) Siseauditi eesmärgiks on eelkõige ennetada riski. Selleks hinnatakse siseauditi käigus asutuse eesmärkide täitmiseks ja riskide ohjamiseks rakendatud sisekontrolli meetmeid ja tehakse ettepanekuid nende parandamiseks. § 11. Riskide hindamine Riskide hindamine käesoleva määruse tähenduses on protsess, mille eesmärgiks on kindlaks määrata asutuses vastuvõetava riski tase, tuvastada sellest kõrgemad riskid ja nende prioriteetsuse järgi koostada auditi plaan. § 12. Auditi plaanide koostamine ja kinnitamine (1) Siseauditi töö planeerimiseks koostatakse auditi strateegiline plaan ja aasta tööplaan. (2) Asutuse auditi strateegilise plaani ja aasta tööplaani koostab siseauditi eest vastutav isik ja kinnitab asutuse juht aegsasti enne aasta algust. Ministeeriumi, maavalitsuse või Riigikantselei valitsemisalas või haldamisel oleva asutuse järgmise aasta kinnitatud plaani koopia edastatakse Riigikantselei, vastava ministeeriumi või maavalitsuse siseauditi eest vastutavale isikule hiljemalt 31. oktoobriks. (3) Ministeeriumi ja tema valitsemisala, Riigikantselei ja maavalitsuse ning nende haldusala siseauditi konsolideeritud strateegilise plaani ja aasta tööplaani koostab Riigikantselei, vastava ministeeriumi või maavalitsuse siseauditi eest vastutav isik ja kinnitab vastavalt riigisekretär, minister või maavanem. Järgmise aasta ministeeriumi valitsemisala, maavalitsuse ja Riigikantselei haldusala kinnitatud plaani koopia edastatakse Rahandusministeeriumile hiljemalt 30. novembriks. § 13. Auditi strateegiline plaan (1) Auditi strateegiline plaan koostatakse koos aasta tööplaaniga nelja järgneva aasta kohta ja vaadatakse läbi ning täiendatakse üks kord aastas, järgmise aasta tööplaani koostamisel. (2) Auditi strateegiline plaan peab sisaldama: 1) siseaudiitori ja vastava struktuuriüksuse eesmärkide ja tegevuste kirjeldust nende eesmärkide saavutamiseks; 2) kavasid auditialase tegevuse arendamiseks; 3) kavandatavaid valdkondi ja prioriteete, millele siseaudit peaks vastavas ajavahemikus keskenduma; 4) auditi sagedust kõigi loetletud valdkondade kaupa; 5) siseauditiks vajalike ressursside arvestust; 6) siseaudiitorite täiendkoolituse ja ametialase arengu kava; 7) võimalikku auditi ulatuse laiendamist või kitsendamist, arvestades organisatsiooni struktuurides ja tegevustes kavandatud muudatusi. § 14. Aasta tööplaan (1) Aasta tööplaan peab sisaldama konkreetse auditi objektide ning eesmärkide loetelu järgnevaks aastaks koos neile planeeritava aja ja lõpparuande valmimise tähtajaga kvartalite lõikes. (2) Aasta tööplaan peab arvestama riskide hindamise tulemusi ja nende alusel seatavaid tegevuse prioriteete, siseauditi käsutuses olevaid ressursse ning jätma mõistliku reservi asutuse juhtkonnalt tulevate ühekordsete ülesannete täitmiseks. § 15. Aasta tööplaanis sisalduva auditi kavandamine (1) Auditi kava koostab auditit läbi viima määratud siseaudiitor ja kinnitab siseauditi eest vastutav isik. (2) Auditi kava peab sisaldama järgmist informatsiooni: 1) siseauditi eest vastutava isiku poolt määratud auditi eesmärk; 2) auditeeritava üksuse või valdkonna nimetus; 3) auditi ulatus ja hõlmatav periood; 4) auditi läbiviimise aeg; 5) auditit läbi viima määratud siseaudiitorid (sh näidata ära antud auditi juht) ja ülesannete jaotus; 6) auditi etapid ja nende kestus. § 16. Auditi läbiviimine ja ulatus (1) Auditi läbiviimine hõlmab auditi planeerimist, informatsiooni kogumist, kontrollimist ja tõlgendamist, järelduste tegemist, soovituste andmist, tulemustest teavitamist ja vajadusel järelauditit. (2) Siseauditi objektiks võivad olla kõik asutuse süsteemid, protsessid, toimingud, funktsioonid ja tegevused. (3) Siseaudiitorile tuleb asutuses tagada ligipääs kogu auditi läbiviimiseks vajalikule informatsioonile. 5. peatükk ARUANDLUS JA INFORMATSIOONI LIIKUMINE § 17. Aruande koostamine ja esitamine (1) Iga auditi lõpetamisel koostab seda läbiviinud siseaudiitor auditi lõpparuande, kus tuuakse välja auditi jooksul tehtud, auditi toimikus sisalduvale tõendusmaterjalile toetuvad tähelepanekud, järeldused ja soovitused olukorra muutmiseks. (2) Lõpparuande kinnitab siseauditi eest vastutav isik. (3) Kinnitatud lõpparuande saadab siseauditi eest vastutav isik ministrile, maavanemale või asutuse juhile ja vajadusel täiendavalt teistele ametnikele, kes tema hinnangul on võimelised ja sobivad antud soovitusi kõige efektiivsemalt ellu rakendama. (4) Asutuse siseauditi eest vastutav isik koostab üks kord kvartalis aruande siseauditi tegevuse kohta ning saadab selle vastava ministeeriumi, maavalitsuse või Riigikantselei siseauditi eest vastutavale isikule hiljemalt kvartalile järgneva kuu 15. kuupäevaks. Aruandes peab sisalduma planeeritud ja tegelikult läbiviidud auditite loetelu, auditi tulemusena antud peamiste soovituste loetelu ja märge nende rakendamiseks astutud sammude kohta. (5) Ministeeriumi, maavalitsuse või Riigikantselei siseauditi eest vastutav isik koostab üks kord kvartalis aruande siseauditi tegevuse kohta vastava valitsemis- või haldusala ulatuses ning edastab selle Rahandusministeeriumile hiljemalt kvartalile järgneva kuu 20. kuupäevaks. Aruandes peab sisalduma planeeritud ja tegelikult läbiviidud auditite loetelu valitsemis- või haldusala ulatuses, auditi tulemusena antud peamiste soovituste loetelu ja märge nende rakendamiseks astutud sammude kohta. 6. peatükk AUDITI DOKUMENTATSIOON JA ASJAAJAMISKORD § 18. Auditi dokumentatsioon Igasugune auditi käigus hangitud informatsioon, mis on aluseks järelduste tegemisel ja soovituste andmisel, riskide hindamisel ja tulevaste auditite kavandamisel, peab olema dokumenteeritud. § 19. Auditi toimik Et tagada auditi kõrge kvaliteet ja võimaldada hilisem arusaamine auditi käigust, peavad kõik auditi käigus hangitud dokumendid ja koostatud tööpaberid sisalduma auditi toimikus. Toimik peab tagama dokumentide kerge leitavuse lõpparuandes ja mujal esineda võivate viidete järgi. § 20. Asjaajamiskord Siseauditi struktuuriüksuse asjaajamise korraldamisel, auditi toimikute sisseseadmisel ja säilitamisel tuleb lähtuda asutuses kehtivatest eeskirjadest ja asjaajamist reguleerivatest õigusaktidest. § 21. Nõuded informatsiooni kaitstusele (1) Auditiga seotud dokumentide säilitamiseks elektroonilisel kujul peavad asutuses olema kehtestatud protseduurireeglid. (2) Siseaudiitor vastutab auditi käigus varutud ja koostatud dokumentide kaitstuse ja neis sisalduva või muul viisil talle teatavaks saanud ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse säilitamise eest vastavalt seaduses ja asutuse asjaajamisjuhendites sätestatud korrale. 7. peatükk SISEAUDIITORILE ESITATAVAD NÕUDED § 22. Siseaudiitori teenistusse võtmisel esitatavad nõuded Siseaudiitoriks tohib olla füüsiline isik: 1) kes on teotahteline, laitmatu reputatsiooniga, aus ja kõrgete kõlbeliste omadustega; 2) kellel on vähemalt riiklikult tunnustatud bakalaureuse kraadile vastav haridustase. § 23. Siseaudiitori kutse-eetika (1) Siseaudiitor juhindub oma tegevuses rahvusvaheliselt üldtunnustatud standardites sisalduvatest käitumisreeglitest. (2) Siseaudiitor tagab auditite läbiviimise professionaalselt ja kohase hoolikusega ning üldtunnustatud kutsestandarditega vastavuses. Peaminister Mart LAAR Rahandusminister Siim KALLAS Riigisekretär Aino LEPIK von WIRÉN