Sotsiaalminister — Infojuhtimise osakonna põhimäärus — RTL, 34, 516

Määrus kehtestatakse «Vabariigi Valitsuse seaduse» (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953; 88, 1560; 1997, 29, 447; 40, 622; 52, 833; 73, 1200; 81, 1361 ja 1362; 87, 1468; 1998, 28, 356; 36/37, 552; 40, 614; 107, 1762; 111, 1833; 1999, 10, 155; 16, 271 ja 274; 27, 391; 29, 398 ja 401; 58, 608; 95, 843 ja 845; 2000, 49, 302; 51, 319 ja 320; 54, 352; 58, 378; 95, 613; 102, 677; 2001, 7, 16; 53, 305; 59, 358; 94, 578; 100, 646; 102, 677; 2002, 57, 354; 87, 505; 90, 520; 96, 563; 2003, 4, 22) § 47 lõike 2 alusel. § 1. Üldsätted (1) Infojuhtimise osakond (edaspidi osakond) on Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium) struktuuriüksus, mis allub kantslerile. (2) Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigi õigusaktidest, sealhulgas ministeeriumi ja osakonna põhimäärusest, sisekorraeeskirjast ning asjaajamiskorrast. (3) Osakonna tegevus toimub kooskõlastatult ja koostöös ministeeriumi teiste struktuuriüksustega vastavalt ministeeriumi ja osakonna tööplaanile ning ministrilt ja kantslerilt saadud ülesannetele. § 2. Osakonna ülesanded (1) Osakonna põhiülesanneteks on ministeeriumi asjaajamise, sisekommunikatsiooni ja arhiivinduse kaasaegse ja nõuetekohase korralduse ja arengu tagamine ning ministeeriumi ja selle valitsemisala infotehnoloogia alane arendustegevus, infotehnoloogia kasutus ja andmekogude infotehnoloogiline pidamine. (2) Osakond oma põhiülesannete täitmiseks: 1) töötab välja ja täiustab ministeeriumi asjaajamiskorda; 2) tagab ministeeriumis klienditeeninduse; 3) koordineerib ministeeriumisisese teabe liikumist; 4) korraldab ministeeriumi töötajate välislähetusi, vormistab vajalikud dokumendid ja vastava aruandluse; 5) võtab vastu, registreerib ja edastab ministeeriumisse saabunud dokumendid vastavalt asjaajamiskorrale; 6) saadab välja posti; 7) korraldab dokumendiringlust ministeeriumis; 8) peab dokumentide arvestust ja tähtajalise täitmise kontrolli; 9) peab arvestust ministri määruste ning ministri ja kantsleri käskkirjade üle; 10) teeb ministeeriumi vajalikud trüki- ja paljundustööd; 11) kontrollib väljasaadetavate dokumentide vormistamise õigsust; 12) redigeerib väljasaadetavat võõrkeelset kirjavahetust; 13) korraldab vajadusel ministeeriumi ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide tõlgete tellimise; 14) saadab ministri määruste koopiad õiguskantslerile ja riigisekretärile nende avaldamiseks Riigi Teatajas; 15) tagab dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu; 16) korraldab Hasartmängumaksu Nõukogule esitatavate projektitaotlustega seotud asjaajamise ja aruandluse; 17) korraldab dokumentide apostilliga kinnitamise; 18) valmistab ette riigivara võõrandamise ja kõlbmatuks tunnistamise dokumendid; 19) korraldab riigivara registri ning riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste riikliku registriga seotud tööd ministeeriumi valitsemisala piires; 20) töötab välja ja tellib ministeeriumi asjaajamises käibelolevad blanketid, pitsatid ja templid; 21) nõustab ministeeriumi struktuuriüksusi asjaajamise ja arhiivitöö küsimustes; 22) koostab ministeeriumi toimikute loetelu struktuuriüksuste poolt esitatud kirjalike ettepanekute põhjal; 23) koordineerib ministeeriumi valitsemisala asutustele dokumentide näidisloetelude koostamist; 24) korrastab ja säilitab dokumente ministeeriumi arhiivis, annab dokumentide põhjal arhiiviteatisi, -koopiaid ja -väljavõtteid; 25) kogub ja süstematiseerib ministeeriumile vajalikke teavikuid, koostab andmebaase; 26) tellib ministeeriumi perioodikaväljaanded; 27) paigaldab ja seadistab ministeeriumi arvutustehnikat; 28) testib ja paigaldab tarkvara, tarkvara uuendusi ja veaparandusi ministeeriumi arvutitöökohtade jaoks; 29) administreerib ministeeriumi arvutivõrgu servereid; 30) administreerib lokaalvõrku ja selle välisühendust; 31) korraldab ja kontrollib ministeeriumi arvutustehnika ja tarkvara sihipärast kasutamist; 32) kooskõlastab loodavate või ümberkorraldatavate (Sotsiaalministeeriumi enda poolt või tema tellimisel peetavate) andmekogude dokumentatsiooni ning andmete turvalisuse säilitamiseks rakendatavad infoturbe abinõud andmekogude riikliku registri vastutava töötlejaga ja Andmekaitse Inspektsiooniga ning korraldab nimetatud andmekogude kandmist andmekogude riiklikku registrisse; 33) korraldab andmekogu vastutava töötleja ja andmekogude volitatud töötlejate vaheliste lepingute sõlmimist vastavalt kehtivatele õigusaktidele; lisab lepingutele ministeeriumi kui andmekogu vastutava töötleja ja omaniku poolt kinnitatud aastaülesanded ja edastab ministeeriumi korraldused vastavate andmekogude pidajatele; 34) korraldab ülalnimetatud andmekogude (registrite) finantseerimise taotlemist ja jälgimist; 35) teeb ettepanekuid andmekogude pidajate dokumentatsioonile vastava tegevuse ning lepinguliste kohustuste täitmise kindlustamiseks; 36) valmistab ette vastutava töötleja otsused nimetatud andmekogudes olevate isikuandmetega tutvumise või andmekogudest väljavõtete saamise kohta; 37) on vastutava töötleja juures peetavate andmekogude asutamise ja muude andmekogude kohta käivate dokumentide hoidjaks; 38) korraldab ministeeriumi infoturbe poliitika väljatöötamist ning teostab infotehnoloogiliste (sh profülaktiliste, diagnostiliste ja taasteliste) turvameetmete praktilist rakendamist ministeeriumis; 39) algatab infotehnoloogiliste projektide koostamist ning vajadusel osaleb nende koostamises; 40) korraldab tarkvara, infotehnika ning riistvaravahendite tarvikute ja varuosade hankimist ministeeriumile, seejuures vajadusel valmistab ette vastavate hankekonkursside dokumentatsiooni ning osaleb hankekonkursside läbiviimisel; 41) korraldab ministeeriumi infosüsteemi ja andmekogude koostööd riigi kesktasandi infosüsteemidega ning põhi- ja riiklike registritega; 42) koordineerib ministeeriumi valitsemisala asutuste peetavate andmekogude pidamist andmekogude seaduse täitmise tagamiseks ning kooskõlastab andmekogude pidamise kulude eelarve jaotuse; vajadusel koostab andmekogude arendustööde finantseerimise taotlusi, mille vastutavaks töötlejaks ja omanikuks on Sotsiaalministeerium; 43) jälgib ministeeriumi valitsemisala asutuste infotehnoloogia eelarve planeerimise ja infotehnoloogiliste arenduste vastavust valitsemisala infotehnoloogia strateegilisele arenguplaanile ning teostab kontrolli infotehnoloogia eelarvest ja teistest allikatest finantseeritavate infotehnoloogiliste projektide üle; 44) kooskõlastab ministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste infotehnoloogiaalaste kulude riigieelarvest finantseerimise taotlused ning valmistab ette valitsemisala koondtaotlused. § 3. Osakonna õigused Osakonnal on õigus: 1) saada ministeeriumi struktuuriüksustelt ja valitsemisala asutustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, dokumente ja abi; 2) kaasata vastavalt korraldustele või kokkulepetele osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete lahendamisele ministeeriumi struktuuriüksuste ja valitsemisala asutuste teenistujaid; 3) teha ettepanekuid komisjonide ja töörühmade moodustamiseks ning kokku kutsuda nõupidamisi teiste struktuuriüksuste ja asutuste esindajate osavõtul; 4) valmistada ette käskkirju ja teha ettepanekuid oma tegevusvaldkonda puudutavate õigusaktide muutmiseks või kehtestamiseks või lepingute sõlmimiseks; 5) saada osakonna teenistujatele teenistusalase taseme tõstmiseks vajalikku koolitust; 6) saada osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku bürootehnikat, materjale ja kirjandust ning tehnilist ja infotehnoloogilist abi. § 4. Osakonna kohustused Osakond on kohustatud: 1) täitma temale pandud ülesanded tähtaegselt ja kvaliteetselt; 2) tagama talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse vastavalt õigusaktides sätestatule; 3) kasutama tema kasutusse antud vara ja vahendeid sihipäraselt ja heaperemehelikult; 4) edastama ministeeriumi teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente. § 5. Osakonna juhtimine (1) Osakonna tööd juhib osakonna juhataja, kes koordineerib ja korraldab osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete täitmist vastavalt ministeeriumi põhimäärusele, käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile. (2) Osakonna juhataja nimetab ametisse ja vabastab ametist minister. (3) Osakonna juhataja: 1) vastutab osakonnale pandud ülesannete täitmise eest ja annab sellest aru kantslerile või tema poolt määratud isikule; 2) määrab osakonna tööjaotuse; 3) teostab järelevalvet osakonna teenistujate tööülesannete ja tööplaanide täitmise üle; 4) töötab välja osakonna teenistujate ametijuhendid ja viib läbi regulaarseid arenguvestlusi. (4) Osakonna juhataja äraolekul määrab talle asendaja kantsler osakonna juhataja ettepanekul. (5) Osakonna ametnikud nimetab ametisse ja vabastab ametist ning abiteenistujatega sõlmib töölepingud kantsler osakonna juhataja ettepanekul. (6) Osakonna teenistujate ülesanded määratakse kindlaks ametijuhenditega, mille kinnitab kantsler osakonna juhataja ettepanekul. Minister Siiri OVIIR Kantsler Maarja MÄNDMAA