Põllumajandusminister — Põllumajandusministeeriumi valitsemisala riigiasutuste asjaajamiskorra aluste kinnitamine — RTL, 1997, 130, 759

Tulenevalt Vabariigi Valitsuse seaduse (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953; 88, 1560; 1997, 29, 447; 40, 622; 52, 833) paragrahvi 49 lõike 1 punktist 10 ja kooskõlas Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a. määrusega nr. 183 kinnitatud "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega" (RT I 1996, 56, 1039): 1. Kinnitan "Põllumajandusministeeriumi valitsemisala riigiasutuste asjaajamiskorra alused" (lisatud).

2. Põllumajandusministeeriumi teadusasutustel, muuseumidel ja maaparandusbüroodel viia oma asutuse asjaajamiskord kooskõlla "Põllumajandusministeeriumi valitsemisala riigiasutuste asjaajamiskorra alustega".

Minister Andres VARIK

Kantsler Ilmar TUPITS

Kinnitatud

põllumajandusministri

8. augusti 1977. a.

määrusega nr. 10

Põllumajandusministeeriumi valitsemisala riigiasutuste asjaajamiskorra alused

I. ÜLDSÄTTED

1. Käesolevad asjaajamiskorra alused määravad kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded Põllumajandusministeeriumi valitsemisalas olevates teadusasutustes, maaparandusbüroodes ja muuseumides (edaspidi asutus).

2. Asjaajamine aluste mõttes on dokumentide vormistamise, töötlemise, registreerimise, edastamise ja süstematiseerimisega seotud tegevus.

3. Käesolevad asjaajamiskorra alused konkretiseerivad ministeeriumi valitsemisalas olevate riigiasutuste ülesanded oma asutuse asjaajamiskorra kehtestamiseks ning selle aluseks on Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a. määrusega nr. 183 kinnitatud "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused" (RT I 1996, 56, 1039).

4. Käesolevas asjaajamiskorra alustes reguleerimata küsimused lahendatakse asutuse asjaajamiskorras, juhindudes "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustest". Asutuse asjaajamiskorrale lisatakse asutuse juhi käskkirja, protokolli, kirja, asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti ja avalduse näidised asutuse ametnike abistamiseks dokumentide vormistamisel.

5. Asjaajamise korraldamise eest vastutab asutuse põhimääruses määratud struktuuriüksus või ametnik, kellele see on ülesandeks tehtud. Asutuse asjaajamise kord on kohustuslik kõigile töötajatele ning asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik on kohustatud asutuse asjaajamiskorda tutvustama igale uuele töötajale.

II. DOKUMENDIRINGLUS

6. Dokumentide vastuvõtmise, edastamise ja väljasaatmise eest vastutab ametnik (edaspidi sekretär), kelle ülesanded on kindlaks määratud ametijuhendis ja asutuse asjaajamiskorras.

7. Saabunud ja väljasaadetavad (kaasa arvatud arvutipostiga, faksiga või muul viisil saabunud või väljasaadetavad) või edasitoimetatavad dokumendid registreeritakse reeglina tsentraliseeritult.

8. Asutuse eraldiasuvad struktuuriüksused võivad registreerida posti detsentraliseeritult, mis sätestatakse asutuse asjaajamisjuhendiga. Posti detsentraliseeritud registreerimise korral määratakse asutuse ja struktuuriüksuse põhimäärustega kindlaks struktuuriüksuse juhi pädevus dokumentide läbivaatamisel.

9. Dokumentide registrit peetakse arvutis (registreerimiskaartidel, raamatus), dokumendiregistri pidamisel peab olema tagatud registri kontrollseisus hoidmine, s.t. register peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registripidamine peab vastama andmekaitse nõuetele.

III. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

10. Registreeritavad dokumendiliigid määrab asutuse asjaajamise kord. Registreerimisele kuuluvad kõik asutusele saadetud tema tegevust reguleerivad kõrgemalseisvate asutuste dokumendid, samuti teiste asutuste täitev-korraldavad dokumendid.

11. Juhtkonna vastuvõttudel esitatud avaldused, märgukirjad ja pöördumised registreerib sekretär vastuvõtu päeval.

12. Käsipostiga vastuvõetud dokumendid registreeritakse üleandmise päeval.

13. Arvutipostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab ametnik, kelle kasutuses olevale faksile või arvutipostiaadressile dokument saabus, kuni selle sekretärile edastamiseni.

14. Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid nähakse ette asutuse asjaajamiskorras "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud loetelu laiendamise õiguseta.

15. Asutusesiseselt adresseeritud dokumentide registreerimine määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras. Registreerimiskohustus tuleb kehtestada dokumentidele, millele asutuse juht on määranud täitja ja täitmise tähtaja.

16. Sekretär edastab saabunud dokumendid nende sisust ja saatjast tulenevalt asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks juhtkonnale või selle asjaga tegelevale struktuuriüksusele.

17. Asutuse juhile esitatakse läbivaatamiseks kõik kõrgemalseisvate asutuste poolt saadetud asutuse tegevust koordineerivad ja korraldavad ning eelarvevahendite ja riigivara kasutamist käsitlevad dokumendid.

18. Kõik väljasaadetavad dokumendid registreeritakse nende üleandmise päeval sekretärile. Üldises korras registreeritakse ka kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid. Arvutipostiga saadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile.

IV. DOKUMENTIDE LÄBIVAATAMINE JA ASJADE LAHENDAMINE

19. Asutuse juht või tema asetäitja saadab dokumendi struktuuriüksuse juhile või struktuuriüksuse juht ametnikule lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning muud asjaolud. Dokumendi läbivaatamisel määratud täitja(d) (struktuuriüksus või ametnik) märgitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale dokumendiregistrisse.

Resolutsioon kirjutatakse üldjuhul dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale. Eraldi resolutsioonilehe kasutamist lubatakse, kui see on sätestatud suure dokumendimahuga asjaajamise korral asutuse asjaajamiskorras.

20. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik.

21. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, kui seadustest ei tulene teisi tähtaegu.

22. Kõrgemalseisev asutus või ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Tähtaja pikendamiseks võib esitada tähtaja andjale motiveeritud taotluse, kuid taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev asutus või ametnik.

23. Asja lahendamise tähtaega võib seadustes ettenähtud korras ja tingimustel pikendada. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht ja tähtaja pikendamisest teatatakse enne esialgse tähtaja saabumist.

24. Riigiasutuste kirjadele vastamise tähtaegu võib pikendada kahe kuuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseks.

25. Riigikogu liikmete märgukirjad ja avaldused tuleb läbi vaadata ja neile vastata 10 päeva jooksul arvates märgukirja või avalduse saabumisest. Täiendava uurimise vajadusel võib asutuse juht tähtaega pikendada kuni ühe kuuni saabumisest ja sellest saatjale kirjalikult teatades.

26. Asutusele saadetud märgukirjadele ja avaldustele tuleb kirjalikult vastata hiljemalt ühe kuu jooksul arvates nende saabumisest. Täiendava uurimise vajadusel võib asutuse juht tähtaega pikendada kahe kuuni saabumisest ja sellest saatjale kirjalikult teatades.

27. Asutusele adresseeritud märgukirjad ja avaldused saadab resolutsioonis märgitud ametnik viie päeva jooksul kuuluvuse järgi edasi, kui nendes tõstatatud küsimuste lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse ja informeerib sellest kirjalikult avaldajat. Kui küsimus kuulub kohtu pädevusse, informeeritakse sellest kirjalikult avaldajat avaldust kohtule saatmata.

28. Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla ning sekretäri ülesanne on dokumentide täitmistähtaegade õigeaegne meeldetuletamine.

29. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

30. Dokumendiregistrisse kantakse andmed asja lahendamise kohta vastavalt asutuse asjaajamise korrale.

V. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLAKIRJUTAMINE

31. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest.

32. Reeglina määratakse dokumendi koostaja vastavalt juhtkonna resolutsioonis püstitatud ülesannetele. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, siis esimesena märgitud täitja vastutab dokumendi täitmise eest.

33. Kui koostatava dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule vastav märge, näiteks "Kiire", "Konfidentsiaalne" ("Usalduslik"), "Asutusesiseseks kasutamiseks".

34. Kõigil dokumentide eelnõudel peab olema koostaja viisa.

35. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on viseerimine. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu kõigepealt struktuuriüksuse juhiga ning seejärel kõikide asjaomaste struktuuriüksuste ja ametnikega vastavalt asutuse asjaajamise korrale.

36. Kõik õigusaktide eelnõud kooskõlastatakse enne allakirjutamiseks esitamist õigusakti eelnõu juriidilise ja keelelise korrektsuse eest vastutavate ametnikega. Viseeritakse õigusakti esimene eksemplar.

37. Asutustevahelised kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse kümne tööpäeva jooksul dokumendi saabumise kuupäevast, kui dokumendis ei ole antud teist tähtaega. Kui 15 päeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagastatud saatjale või taotletud kooskõlastamistähtaja pikendamist, on dokumendi saatnud asutusel õigus lugeda dokument kooskõlastatuks.

38. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge dokumendi originaalile, paigutades märke dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.

39. Kui dokument on kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega.

40. Dokumentidele kirjutavad alla asutuse juht, tema asetäitja ja struktuuriüksuste juhid vastavalt oma pädevusele, mis on määratletud asutuse põhimääruses ja struktuuriüksuste põhimäärustes. Kõrgemalseisvatele asutustele saadetavatele kirjadele kirjutab alla asutuse juht.

41. Õigusaktidele kirjutab alla asutuse juht, allkiri kirjutatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.

42. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse allakirjutaja allkirja faksiimilega.

43. Ainult must-valgetele plankidele vormistatud dokumentidele ei ole soovitatav alla kirjutada musta värvi tindi või pastapliiatsiga.

44. Dokumendi õige menetlemise eest asutuses vastutab dokumendi koostaja.

VI. HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED

45. Haldusdokumendid vormistatakse plankidele. Asutusel peab olema üldplank ja kirjapank. Asutus võib üldpangi alusel valmistada konkreetse dokumendiliigi planke, andes asutuse asjaajamise korras plankide loetelu ja lisas kõik näidised.

46. Dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama valitsusasutuste asjaajamiskorra näidisvormingutele. Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutamise kord peab olema püsiv.

47. Asutuse embleemi (logot) võib kasutada plankidel, kui embleemi kasutamine on reguleeritud asutuse põhimäärusega.

48. Asutusesiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal.

49. Asutuse asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik vastutab dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli eest nende kasutamise üle.

50. Kirjaplangile vormistatakse kõik asutusest väljasaadetavad kirjad, üldplangile ja üldplangi alusel valmistatud plankidele asutuse käskkiri, protokoll, akt.

51. Asutuse asjaajamiskorras tuuakse igale dokumendiliigile kohustuslike rekvisiitide vormistamise nõuded ja näited vastavalt "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustele".

52. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse vapipitsatit ja asutuse- või struktuuriüksuse pitsatit vastavalt seadusele või seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele, asjaajamiskorrale või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele dokumentidele.

Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Ei ole soovitatav kasutada musta pitserit.

53. Dokumentide vormistamisel arvutil tehakse kirja šrifti, suuruse, reavahe jm. valik sõltuvalt dokumendi liigist ja hilisemast paigutamisest toimikusse. Ühte asjaajamise toimikusse paigutatavad dokumendid on soovitav vormistada ühtses stiilis.

VII. TOIMIKUTE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE

54. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks asutuse asjaajamises on toimikute loetelu.

55. Asutuse toimikute loetelu koostatakse Põllumajandusministeeriumi poolt välja töötatud toimikute näidisloetelu alusel. Loetelu koostab asutuse sekretär (või asutuse juhi poolt nimetatud ametnik) igaks aastaks, arvestades ka struktuuriüksuste poolt esitatud ettepanekuid. Kõik struktuuriüksused esitavad järgmise aasta toimikute loetelu koostamiseks oma ettepanekud asutuse asjaajamiskorras antud tähtajal.

56. Toimikute loetelu kehtestatakse iga aasta 1. jaanuarist asutuse juhi käskkirjaga ja üks kord kolme aasta jooksul enne uue asjaajamisaasta algust kooskõlastatakse toimikute loetelu arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab.

57. Toimikute loetelule kirjutab alla asutuse asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik.

58. Asutuse struktuuri muutumisel aasta kestel viib sekretär (või asutuse juhi poolt nimetatud ametnik) koos vastavate struktuuriüksustega toimikute loetelu kooskõlla asutuse uue struktuuri ja ülesannetega. Struktuuriüksus esitab toimikute loetelu muudatusettepaneku ühe kuu jooksul struktuuri kehtestamisest.

59. Struktuuriüksuse ja selle allüksuse tähis(ed) ning toimiku järjekorranumber moodustavad toimiku indeksi. Struktuuriüksuse ja selle allüksuse tähistamise araabia numbrite või ladina tähtedega määrab asutuse asjaajamiskord. Indeksi komponendid võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või muu märgi abil.

60. Dokumentide säilitustähtajad määratakse seadusega või seaduse alusel. Ajaloolise väärtusega dokumentidele võib arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab, määrata alatise säilitusaja.

61. Toimikute loetelusse kantakse kõik juhtkonnas ja struktuuriüksustes peetavad toimikud, kataloogid, kartoteegid, registreerimisraamatud, arvutis peetavad dokumentide registrid ja andmekogud.

Arvutis peetavate alatise ja pikaajalise säilitusajaga dokumentide registrid säilitatakse väljatrükina, ajutise säilitusajaga dokumentide registrid ainult elektroonilisel kujul. Andmekogud säilitatakse elektroonilisel kujul.

62. Asutuse sisedokumentide koopiatest moodustatud toimikuid struktuuriüksustes ei kanta toimikute loetelusse.

63. Ajutiselt tegutsevate komisjonide, nõukogude ja töörühmade dokumendid kantakse neid teenindava struktuuriüksuse toimikute loetelusse.

64. Toimikud moodustatakse eraldi alatise, pikaajalise (10-100 aastat) ja lühiajalise (kuni kümme aastat kaasa arvatud) säilitusajaga dokumentidest.

65. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks toimikute loetelu järgi ning aastaarv.

66. Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu üldistatud vormis. Pealkirja koostamisel võib kasutada järgmisi tunnuseid või nende kombinatsioone

1) dokumendi liigitunnus;

2) sisutunnus;

3) autoritunnus (dokumendi väljaandja või kirja saatja);

4) korrespondenditunnus;

5) geograafiline tunnus;

6) kronoloogiline tunnus.

67. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud ja väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab kajastama vähemalt dokumendi liiki ja sisu.

68. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada komisjonide, nõukogude ja töörühmade dokumentidega toimikud, mille jätkamise vajaduse tingib asjade lahendamise käik. Sellisel juhul kantakse eelnimetatud eelmise aasta toimikud asjaajamises jätkatavatena järgmise aasta toimikute loetelusse.

69. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises järjestuses.

Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult: igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. Näide

Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja hr. Karuga.

(allkiri)

Toomas Tamm

Üldosakonna juhataja

30.05.1997

VIII. ARHIIVITÖÖ

70. Pärast asjaajamisaasta lõppemist valmistatakse struktuuriüksuses dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks. Selleks

1) tehakse dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis;

2) vormistatakse toimikud;

3) koostatakse toimikute nimekirjad (arhiivi üleandenimistud);

4) antakse toimikud üle asutuse arhiivi.

71. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis seisneb asjaajamisaasta jooksul moodustunud toimiku väärtuse hindamises. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas toimikute loetelu järgi toimikule antud pealkiri avab piisavalt tema sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja või muudetakse säilitustähtaega. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendimustandid ja koopiaeksemplarid.

Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitatakse ainult originaal.

72. Dokumentide väärtuse esmase ekspertiisi teeb struktuuriüksuse ametnik, kelle valduses on toimik, või struktuuriüksuse juhi poolt nimetatud ametnik enne toimikute üleandmist asutuse arhiivi.

73. Kõik struktuuriüksused annavad hiljemalt kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises alatise ja pikaajalise säilitusajaga toimikud üle asutuse arhiivi vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

74. Lühiajalise säilitusajaga toimikud säilitatakse struktuuriüksuses vajaduse möödumiseni ja antakse hävitamiseks üle asutuse arhiivi. Enne arhiivi üleandmist teeb struktuuriüksuse ametnik, kelle valduses on toimik, või struktuuriüksuse juhi poolt nimetatud ametnik dokumentidele veel kord esmase ekspertiisi.

75. Dokumentide hävitamine toimub akti alusel.

Akti märgitakse

1) hävitatavate toimikute aastaarvud;

2) toimikute pealkirjad (üheliigiliste toimikute gruppidena või toimikute kaupa);

3) toimikute arv;

4) vajaduse korral selgitused.

Aktile kirjutavad alla selle struktuuriüksuse juht, mille toimikuid hävitatakse, ja asutuse arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik. Akti kooskõlastab arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab, ja kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik.

76. Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldus nähakse ette asutuse asjaajamiskorras. Vajaduse korral moodustab asutuse juht ekspertiisikomisjoni.

77. Asutuse asjaajamiskorras nähakse ette arhiivitehniliste tööde tegemise kord. Asjaajamiskorras võib ette näha alatisele ja pikaajalisele säilitamisele jäetavate toimikute arhiivitehnilise vormistamise säilikuteks asutuse arhiivis "Valitsusasutuste asjaajamise alustes" toodud nõuete kohaselt.

78. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga säilikud süstematiseeritakse asutuse arhiivis ja kantakse nimistusse.

79. Nimistu alusel märgitakse toimiku kaanele nimistu number ja säiliku number. Toimikute loeteluga kehtestatud skeem on säilikute süstematiseerimise aluseks. Süstematiseerimise skeemi on lubatud muuta kooskõlastatult arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab.

80. Nimistu kooskõlastatakse arhiiviga, kuhu asutus annab üle oma alatisele säilitamisele kuuluvad dokumendid, hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik.

81. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse kappides või riiulitel ruumides, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.

82. Asutuse arhiivis säilitatavate dokumentide kohta peetakse säilikute arvestust. Teenistusülesannete täitmiseks arhiivist asutuse töötajatele laenutatavate toimikute või dokumentide kohta peetakse arhiivis laenutamise raamatut.

83. Teistele asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku loal, vormistades laenutamise aktiga.

Aktis fikseeritakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine asutuse loata. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled.

84. Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Dokumentide väljaandmise kohta vormistatakse akt, originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse oma kohale.

85. Arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik väljastab asutuse arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. Teatisele kirjutavad alla asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik ja arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik ning see tõestatakse asutuse pitseriga.

86. Asutuse juhi käskkirjad on avalikud. Käskkirjade ja teiste dokumentide koopiaid väljastatakse teistele isikutele ja asutustele ainult siis, kui need puudutavad nende õigusi või kohustusi.

87. Asutuse asjaajamiskorras võib kehtestada asutuse dokumentide avalikustamise ja kasutamise piiranguid vastavalt seadusele.

88. Märget "Konfidentsiaalne" ("Usalduslik") kandvaid dokumente ja ainult asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud dokumente võib asutusest välja saata või anda asutuse juhi loal. Väljaandmine toimub asutuse juhi kirjaliku korralduse alusel vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

IX. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

89. Enne ametikohalt vabastamist, teenistuskoha muutumisel, samuti enne puhkusele minekut on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud töötajale.

90. Ametikohalt vabastamisel ja teenistuskoha muutumisel määratakse üleandmise tähtaeg töösuhte lõpetamise või muutmise käskkirjas/töölepingus. Puhkusele minekul korraldab asjaajamise üleandmise struktuuriüksuse juht.

91. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama

1) töötaja pooleliolevate tööde ja üleantavate üksikdokumentide loetelu;

2) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;

3) ametist lahkumisel üleantavate toimikute loetelu vastavalt asutuse asjaajamise toimikute loetelule;

4) andmed töötaja kasutuses oleva üleantava vara kohta.

92. Üleandja lahendamisel olevate tsiviilõiguslike lepingute, pooleliolevate õigusaktide eelnõude ja kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu märgitakse üleandmis-vastuvõtmisakti töötaja vabastamisel või teenistuskoha muutumisel, ja kui töötaja puhkusele mineku või pikemaajalise äraoleku ajale langeb tema lahendamisel olevates tsiviilõiguslikes lepingutes vastavate toimingute, pooleliolevate õigusaktide eelnõude või kooskõlastamisel olevate dokumentide esitamise tähtaeg.

93. Asutuse juhi ametist lahkumise korral koostatav üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama asutuse kohta tervikuna järgmisi andmeid

1) asutuse koosseisunimestik ja teenistuses olevate isikute arv;

2) asutuse juhi valduses olevate üleantavate dokumentide loetelu;

3) asutuse poolt täitmisel olevate ja tähtaegselt täitmata ülesannete loetelu;

4) asutuse nimel sõlmitud täitmisel olevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu;

5) asutuse eelarvevahendite seis;

6) asutuse ja struktuuriüksuste pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed hoidmise eest vastutava ametniku kohta;

7) asutuse juhi poolt allakirjutatud viimase õigusakti ja kirja registreerimisindeks (number);

8) koondandmed asutuse arhiivi kohta;

9) andmed asutuse juhi kasutuses oleva üleantava vara kohta.

94. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse asutuse üldplangile kahes eksemplaris. Akti märgitakse üleandja ja vastuvõtja nimed ning ametinimetused, allakirjutamise juures viibiv(ad) ametnik(ud), allakirjutamise koht ja kuupäev.

95. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktile kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Vastavalt asutuse asjaajamiskorrale kinnitab kõrgemalseisev ametnik asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktid. Asutuse juhi vahetumise korral koostatav akt vormistatakse kolmes eksemplaris ja selle kinnitab põllumajandusminister. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine asutusele ja kolmas asjaajamise üleandjale.

96. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

97. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt asutuse juhi või Põllumajandusministeeriumi esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.