Orava Vallavolikogu — Orava valla asjaajamiskorra kinnitamine — KO, 62, 1346

Aluseks võttes kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 24, 133; 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220) § 30 lõike 1 punkti 3, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) § 58 lõike 2, digitaalallkirja seaduse (RT I 2000, 26, 150; 92, 597; 2001, 56, 338) § 43 lõike 3, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsete aluste» (RT I 2001, 20, 112; 99, 625) § 53 lõike 4, Orava Vallavolikogu määrab: 1. Kinnitada Orava valla asjaajamiskord (lisana). 2. Orava Vallavalitsuse kantseleil ja valla hallatavatel asutustel korraldada asjaajamine lähtudes kinnitatud asjaajamiskorrast. 3. Digitaalallkirja kasutamise kord kinnitatakse eraldi määrusega. 4. Määrus avalikustada Riigi Teataja elektroonilises andmekogus. 5. Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avalikustamist. Volikogu esimees Riina SABALISK Kinnitatud Orava Vallavolikogu 27. mai 2002. a määrusega nr 21 ORAVA VALLA ASJAAJAMISKORD I. ÜLDALUSED 1.1. Valla asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded vallas (volikogus, valitsuses ja asutustes). Asjaajamise erisused volikogus ja volikogu komisjonides ning valitsuses on fikseeritud valla põhimääruses. 1.2. Asjaajamine korra mõttes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Korras reguleeritakse: 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist-vastuvõtmist teenistuja teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- ja töösuhte peatumise korral; 7) dokumentide hoidmist ja säilitamist. 1.3. Asjaajamine peab tagama: 1) vallale pandud ülesannete täitmise ja küllaldase dokumenteerimise; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ja asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise vastavalt dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadele. 1.4. Töös salastatud dokumentidega juhindutakse käesolevast korrast, rakendades erisusi tulenevalt riigisaladuse seadusest (RT I 1999, 16, 271; 82, 752; 2001, 7, 17; 93, 565; 100, 643) ja selle alusel antud õigusaktidest. 1.5. Korrale on lisatud ametikirja, korralduse, vallavanema käskkirja, protokolli, akti, volikirja ja garantiikirja näidis, eesmärgiga abistada ametnikke dokumentide vormistamisel. Näidistega ei esitata nõudeid dokumendi sisule. 1.6. Kui õigusakt dokumendi koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. Sel juhul tehakse dokumendiregistris vastav täitmismärge, kus näidatakse kus, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. 1.7. Asjaajamise korraldamise, asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamise, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli ning arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest vastutab asjaajaja. 1.8. Dokumentide registreerimise ja ringluse eest vastutab asjaajaja. 1.9. Töö avalikustamine ja dokumentidele juurdepääsu või juurdepääsupiirangu tagamine on reguleeritud korraga, mis on kinnitatud vallavolikogu määrusega. 1.10. Asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. Töörühmade või komisjonide asjaajamisperioodiks võib olla nende tegevusperiood. 1.11. Valla ametlik elektronposti aadress on aare@orava.polvamaa.ee 1.12. Juhul kui sideandmed muutuvad, tuleb need avalikustada vähemalt kümme tööpäeva enne muutumist. Vastutab vallavanem. 1.13. Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuus kuud pärast aadressi muutmist. II. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED 2.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. 2.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ning võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus (näiteks: vald teatab, tõendab, esitab või teatame teile, kooskõlastame, esitame). 2.3. Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikoha tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti (allkiri) ühe rea võrra allapoole. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega isikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele perekonnanime tähestikulises järjekorras. 2.4. Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. 2.5. Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv (näiteks: Lisa 9 lehel 2 eks). Kui dokumendil on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede arv ja eksemplarid (näiteks: Lisa: Orava valla asjaajamiskord 10 lehel 2 eks). Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt: Lisa: Riigiarhiivi 15.05.2001 arhiiviteatis nr 1.17/1001 2 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 5 lehel 2 eks. 2.6. Õigusaktide (vallavanema korraldus) ja protokollide puhul märgitakse lisa pealkiri dokumendi tekstis. 2.7. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülemisse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Igal lisal peab olema pealkiri. Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. 2.8. Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Orava Vallavalitsuse 15. mai 2001. a korraldusega nr 10 Lisa Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: KINNITATUD Orava Vallavalitsuse 15. mai 2001. a korraldusega nr 10 Lisa 2 2.9. Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise ja varade üleandmis-vastuvõtmisakt, riikliku järelevalve akt jm), vormistatakse üldplangile ja tehakse vajadusel kinnitusmärge järgmiselt: KINNITAN · · · (allkiri) Aare Mällo Vallavanem 15.05.2001 2.10. Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe parempoolsesse nurka. 2.11. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi sisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas käändes. 2.12. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Kasutatakse sinist pitserit. 2.13. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 2.14. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast (dokumendid, mille säilitusaeg on üle kümne aasta, säilitatakse paberkandjal); 3) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 2.15. Kõik dokumendid, mis on loodud või saadud ühe küsimuse ehk asja lahendamisel, peavad olema koos, et tagada asjaajamise terviklikkus. 2.16. Kui dokument vormistatakse nii paberikandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 2.17. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 2.18. Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. 2.19. Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi (15. august 2001). 2.20. Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 2.21. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. 2.22. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial ja väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. 2.23. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest kas ülal või all lehe keskel. 2.2. Dokumendi läbivaatamine 2.2.1. Kui dokumendil on märge «KIIRE», esitatakse dokument läbivaatamiseks viivitamata. Vallavanem saadab dokumendi lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning muud asjaolud. Kui vallavanemal või tema asendajal on jäänud resolutsioonis oluline ametnik märkimata, kelle kaasamine antud dokumendi täitmisel oleks vajalik, siis pöördub vallavanemalt ülesande saanud ametnik vallavanema, tema puudumisel vallasekretäri poole täiendava resolutsiooni saamiseks. Vallasekretär kirjutab esmasele dokumendile juurde lisaresolutsiooni (ametniku nime, keda on vaja kaasata) ja suunab dokumendi asjaajamistalituse kaudu vastavale ametnikule täitmiseks. Dokumendi täitmise eest vastutab ametnik, kellele vallavanem oli dokumendi suunanud. 2.2.2. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi koopiad igale täitjale. 2.2.3. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud isik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik. 2.2.4. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Vallavanem võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. 2.2.5. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise vallavanem. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale või saatjale enne tähtaja saabumist. 2.2.6. Kui asja lahendamine ei kuulu valla pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust, märgukirja või pöördumist kohtule edastamata. 2.2.7. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi edastamine faksi või e-posti teel. 2.2.8. Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Kui dokumendi tähtajaline täitmine ei ole võimalik, esitab täitja vallavanemale kirjaliku taotluse (võib ka e-posti teel) tähtaja pikendamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne tähtaja saabumist. Kui dokument on tähtajaks täitmata ja tähtaja pikendamiseks ei ole taotlust esitatud, informeerib täitja sellest vallavanemat. 2.2.9. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud (sh teatamine asjaomastele isikutele ja asutustele) on sooritatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. 2.2.10. Dokumendiregistrisse tehakse vastav täitmismärge, näidates kuidas, millal ja kes asja lahendas. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. Näide: Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja Paul Rebasega. · · · (allkiri) Rein Kraak Maakorraldaja 30.09.2001 III. DOKUMENTIDE VORMINÕUDED 3.1. Dokumendiplangid ja nende vorminõuded 3.1.1. Dokumendid vormistatakse plankidele. 3.1.2. Vallasiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal. Dokumendi töövariandid (projektid, eelnõud) vormistatakse valgele paberile. 3.1.3. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid on sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. 3.1.4. Vallal on valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste registris registreeritud valla vapi kujutisega ametikirja plank (lisa 1). Vallavolikogu, vallavalitsus ja ametnikud kasutavad valla kirjaplanki. 3.1.5. Komisjonid ja nõukogud kasutavad neid moodustanud volikogu või valitsuse dokumendiplanke, lisades komisjoni või nõukogu nime, juhul kui see ei ole sätestatud teisiti. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid. 3.1.6. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse kahte paberi formaati – A 4 (210x297 mm) ja A 5 (210x148 mm). 3.1.7. Dokumendi veeriste laiused on: vasak 30 mm ülemine 8 mm parem 12 mm alumine 9 mm 3.1.8. Dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks tuleb kasutada trükikirja suurusega 12 kuni 24 punkti, kontaktandmete trükkimiseks 8 kuni 10 punkti. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust. 3.1.9. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. 3.2. Dokumendi rekvisiidid 3.2.1. Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on: 1) dokumendi väljaandja nimi või nimetus (Orava vald); 2) dokumendi kuupäev; 3) tekst; 4) allkiri või allkirjad. 3.2.2. Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi. Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Näiteks: 15.05.2001 (kuupäev, kuu, aasta) 15.05.01 15. august 2001 15. aug 2001 3.2.3. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite: 1) valla vapp; 2) valla registrikood; 3) väljaandmise koht (Orava); 4) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «KIIRE», AK (asutusesiseseks kasutamiseks), AKEA (asutusesiseseks kasutamiseks sisaldab eraelulisi andmeid); 5) adressaat; 6) indeks (tähis); 7) dokumendiliigi nimetus (akt, protokoll, volikiri, õiend jt); 8) kinnitusmärge; 9) pöördumine; 10) märkus lisade kohta; 11) lisaadressaadid (jaotuskava); 12) kooskõlastusmärge; 13) viisa; 14) pitser (ainult paberkandjal dokumentidel); 15) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral; 16) koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed; 17) muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud rekvisiidid. 3.2.4. Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord dokumendil peab olemas püsiv. 3.2.5. Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järgmiselt: 1) kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 3 ja võidakse tähistada rekvisiitidega 5, 6, 7 asukohad; 2) üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6, 8 asukohad; 3) dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 4 ja vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6, 8 asukohad võidakse tähistada. 3.3. Rekvisiitide vormistamise nõuded 3.3.1. Üldplangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes. 3.3.2. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või selle kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge («KIIRE», «VALLASISESEKS KASUTAMISEKS») suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule. 3.3.3. Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond. Näide: Hr Tarmo Tamm Põlva Maavalitsus Põlva Linnavalitsus Personaliosakond Kesk 19 Kesk 20 63308 PÕLVA 63308 PÕLVA 3.3.4. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. 3.3.5. Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäev(ad) ja number (numbrid) eristatakse sõnade «Teie» või «Viide (Viited)» ja «Meie» abil. 3.3.6. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. 3.3.7. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt: 1) Riigikogule, Presidendile ja Vabariigi Valitsusele (või peaministrile) adresseeritud kirjadel märgitakse adressaadid esitatud järjekorras. Üldjuhul ei saadeta samasisulist kirja Vabariigi Valitsusele või peaministrile ja ühele ministeeriumile; 2) saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla (näide 1); 3) kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «Sama», «Teadmiseks» või «Koopia(d)» (näide 2). Näide 1: Adressaadiväljal Lisaadressaatide real Põlva Linnavalitsus Peeter Põder Tartu Linnavalitsus Liina Lind Koopia: Eesti Linnade Liit Võru Linnavalitsus Mart Moos Näide 2: J. Minister Kalju Kadakas Sama: Põlva Linnavalitsus Peeter Põder Tartu Linnavalitsus Liina Lind Võru Linnavalitsus Mart Moos Teadmiseks: R. vallavanem Kalev Laar S. vallavanem Uno Vaher Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla; 4) valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse aadressiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita. Näide: Adressaadiväljal: Lisaadressaatide real: Põlva Linnavalitsus Sama: Võru Linnavalitsus Kesk 20 Räpina Linnavalitsus 63308 PÕLVA 5) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja; 6) valla poolt üheliigiliste asutuste või isikute grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi (näiteks: volikogu liikmed, koolid). Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, vallale jääb originaal; 7) paljude adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja valda jääva ärakirja adressaadiväljale märkus «Vastavalt nimekirjale», väljasaadetavale kirjale märgitakse iga adressaat eraldi. 3.3.8. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1). Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide 2). Näide 1: Näide 2 1. Peatükk (osa) I Osa 1.1 Jagu (alaosa) 1. Punkt 1.2 ………… . . 2. …….. 1.2.1 Punkt 1) Alapunkt 1.2.2 …… 2) ………. 1.2.2.1 Alapunkt 3) ………. 3.3.9. Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 kuni 5 rida. Näide: · · · (allkiri) Aare Mällo Vallavanem 3.3.10. Komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis. Näide: vallasekretär, valla valimiskomisjoni esimees 3.3.11. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. 3.3.12. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Kasutada sinist pitserit. Vapipitsatit hoiab vallasekretär. 3.3.13. Dokumendi töövariandi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas peab olema märge «EELNÕU» (vallavanema korraldusel) või «PROJEKT» (muul dokumendil) koos vastava variandi koostamise kuupäevaga ja koostaja nimega. Kuupäev ja koostaja nimi võivad olla ka dokumendi kooskõlastuslehel. 3.4. Koopiad, ärakirjad ja väljavõtted 3.4.1. Vallasiseselt võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiaid. Dokumendi ärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» («KOOPIA») ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge. Näide: ÄRAKIRI ÕIGE (KOOPIA ÕIGSUSE KINNITAN) · (allkiri) · Luule Moor vallasekretär 05.10.2001 3.4.2. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse valla plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga analoogiliselt punktis 3.4.1 märgitule. Vallasiseselt võib dokumentide väljavõtteid tõestada ainult pitseriga. 3.4.3. Valda saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte vallasiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema (vajadusel volikogu esimehe) poolt. Valla dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial või väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid. 3.5. Dokumendi vormistamine arvutil 3.5.1. Dokumentide vormistamisel arvutiga kasutatakse püstkirja šriftiga Times New Roman suurusega 12 kuni 14. 3.5.2. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. 3.5.3. Dokumentide vormistamisel kasutatakse arvutil üht reavahet (automaatne reavahe). 3.5.4. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel. Sama teksti eri lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega. 3.5.5. Õigusaktidel (korraldustel) ja teistel mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu (näiteks 3(7)). 3.5.6. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. Arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka võib märkida arvutifaili tähise. IV. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE 4.1. Dokumentide registreerimise üldnõuded 4.1.1. Dokumendiregistrit peab asjur. 4.1.2. Dokumentide registreerimine vallas on ühekordne. 4.1.3. Registreerimisele kuuluvad: 1) õigusaktid; 2) protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) raamatupidamisdokumendid; 5) saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded, taotlused jm; 6) kõik e-postiga saabunud või väljasaadetud dokumendid. 4.1.4. Faksiga või e-postiga saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle faksile või e-posti aadressile dokument saabus või välja saadeti. 4.1.5. Käsipostiga valda saabunud või ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse kantseleile üleandmise päeval. 4.1.6. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik. 4.1.7. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. 4.1.8. Dokumendi järjekorranumbrid algavad uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesande või tähtajaga loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 4.1.9. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid registreeritakse esmase dokumendi numbri all. 4.1.10. Registreerimisele ei kuulu: 1) kutsekaardid, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 2) reklaamtrükised; 3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 4) informatiivse sisuga trükised; 5) kirjad märkega «ISIKLIK»; 6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressile. 4.1.11. Märkega AK (asutusesiseseks kasutamiseks) dokumendid peab ametnik kohale viima isiklikult. 4.2. Dokumendiregister 4.2.1. Dokumendiregister peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registri pidamine peab vastama andmekaitse nõuetele. 4.2.2. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest. 4.2.3. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. 4.3. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 4.3.1. Õigusaktide (määrused, otsused, korraldused ja käskkirjad) kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) õigusaktide andja nimetus; 2) õigusakti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed õigusakti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 4.3.2. Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg; juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 6) protokollile allakirjutanud isikud. 4.3.3. Lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused, füüsilise isiku puhul sünniaeg, juriidilise isiku puhul registrikood; 2) lepingu liik; 3) number; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 4.3.4. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja nimi või nimetus; 2) saabumise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, kiri, teabenõue jm); 5) pealkiri või sisu lühike kokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult); 9) dokumendi saatja märgitud indeks või number; 10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine; 11) sarja tähis; 12) struktuuriüksuse nimetus või ametniku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 13) lahendamise tähtaeg; 14) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). 4.4. Dokumendi registreerimine 4.4.1. Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib sekretär-asjaajaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. 4.4.2. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asjaajamistalituses registreerimata. 4.4.3. Kui dokument ei vasta punktis 4.4.1 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest viivitamata dokumendi saatjale või koostajale. Vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumise korral tehakse dokumendi registrisse vastav märge ja teatatakse sellest saatjale. 4.4.4. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi. 4.4.5. Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud punkti 4.3.4 alapunktides 1–9 nimetatud andmed. 4.4.6. Saabunud dokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab valla nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. 4.4.7. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 4.4.8. Õigusakti, protokolli, akti, avalduse või lepingu numbrile lisatakse sarja tähis või liigi tunnus. Tähistena võib kasutada araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. 4.4.9. Dokumendid, mis on esitatud kantseleisse kell 13.00 ning mis on sisult ja vormilt korrektsed, esitatakse vallavanemale allkirjastamiseks ja saadetakse üldjuhul välja samal päeval. 4.4.10. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad (aktid, protokollid) saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga. 4.5. Saabunud dokumentide registreerimine 4.5.1. Esmased andmed dokumendi kohta kantakse dokumendiregistrisse dokumendi saabumise päeval. 4.5.2. Faksi või elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asjaajamiskorra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumise kuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale ametnikule ja tehakse dokumendiregistrisse (lahtrisse kommentaar) täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksi või elektronpostiga saabumise kuupäevast. 4.5.3. Kõik käsipostiga valda saabunud ja valla ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras kantseleile üleandmise päeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik. 4.5.4. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud. 4.6. Väljasaadetavate dokumentide registreerimine 4.6.1. Postiga saadetavad dokumendid tuuakse väljasaatmiseks ümbrikuta või masinkirjas vormistatud lahtise ümbrikuga. Suletud ümbrikus võivad olla juurdepääsupiiranguga dokumendid, kutsed ja pühade- või õnnitluskaardid. Juurdepääsupiirangu märge tehakse ka ümbrikule. 4.6.2. Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav ametnik dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. 4.6.3. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokumendid märkega «KIIRE» saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata. 4.6.4. Dokumendi menetluse lõppedes kantakse registrisse täitmise kuupäev. Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja allakirjutamine 4.7. Dokumendi koostamine 4.7.1. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest ning käesolevast asjaajamiskorrast. Soovitatav on kirjas käsitleda üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad. 4.7.2. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus (Näide: Orava Vallavalitsus teatab, tõendab, esitab või teatame Teile, kooskõlastame, esitame). 4.7.3. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. 4.8. Dokumendi kooskõlastamine 4.8.1. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. 4.8.2. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle (eelnõu, projekti) viseerimine. Dokumendi eelnõu (projekti) viseerivad asjaomased ametiisikud. Viisa koosneb viseerija allkirjast, ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest ning kuupäevast. Viisa paigutatakse dokumendi kooskõlastuslehele või dokumendi projekti esikülje parempoolsele nurgale (nii paberkandjal kui e-posti teel esitatud). 4.8.3. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu (projekti) kõigepealt oma vahetu ülemusega ning seejärel vastavalt vajadusele kõigi asjaosalistega. Dokumentide eelnõud (projektid), mis käsitlevad finantsküsimusi, kooskõlastatakse üldjuhul pearaamatupidajaga. Enne allakirjutamist kooskõlastab dokumendi (olemasolu korral) jurist või vallasekretär. 4.8.4. Vallasisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul viie tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võivad dokumentide kooskõlastajad kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. 4.8.5. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. Kui dokumendi jõustumine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega vallavanema või valla ametnikuga, vormistatakse see kooskõlastusmärke abil. Õigusakti eelnõu kooskõlastatakse kirjaga, kus esitatakse ettepanekud ja märkused eelnõu kohta. 4.8.6. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse kümne tööpäeva jooksul, kui dokumendis ei ole teist tähtaega. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. 4.8.7. Käesolevas korras sätestatud dokumendi kooskõlastamise tähtajad kehtivad niivõrd, kuivõrd seaduse alusel antud õigusaktidest ei tulene teisiti. 4.8.8. Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt. 4.8.9. Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude materjalidega. Dokumendi lisadele kirjutab alla vastav ametnik. 4.8.10. Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule. 4.8.11. Väljasaadetavad kirjad kirjutatakse alla kahes eksemplaris. 4.8.12. Dokumendi õige menetlemise eest vastutab dokumendi koostaja. 4.9. Vallavanema käskkiri (lisa 2) 4.9.1. Vallavanema käskkirja eelnõu esitab koostaja koos kooskõlastuslehe ja õiendiga (õiendi vajalikkuse otsustab viseerija) viseerimiseks järgmises järjekorras: 1) vahetu ülemus; 2) kõik asjaosalised (näiteks: komisjoni koosseis); 3) finantsküsimustes pearaamatupidaja; 4) jurist; 5) vallasekretär. 4.9.2. Kooskõlastamisele esitatud eelnõu juurde lisab koostaja dokumendid, mille alusel on eelnõu koostatud, ja käskkirja (või muu õigusakti) koopiad, mis eelnõu alusel muudetakse või tühistatakse. Regulaarsete käskkirjade puhul lisatakse eelmise kooskõlastatud ja allakirjutatud käskkirja koopia. 4.9.3. Käskkirja tekstis peab olema märgitud aluseks olevate õigusaktide nimetus, vastuvõtmise kuupäev ja number (välja arvatud seadustel), pealkiri ja sätted, millest tuleneb vallavanema õigus käskkirja välja anda ja mis antud küsimust reguleerivad. Vajadusel tagastatakse eelnõule lisatud materjalid koostajale pärast käskkirjale allakirjutamist. 4.9.4. Käskkirjas esitatud andmete õigsuse eest vastutab käskkirja projekti esitaja. 4.9.5. Komisjoni moodustamise käskkiri peab sätestama komisjoni tegevuse õiguslikud alused, töö- ja asjaajamise korra. 4.9.6. Käskkirjale kirjutab alla vallavanem. 4.9.7. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. 4.9.8. Käskkiri jõustub käskkirjas toodud kuupäeval, kui seaduses ei ole sätestatud hilisemat tähtaega. 4.9.9. Käskkirjad tehakse viivitamata teatavaks asjaosalistele, kui seadusega ei ole sätestatud teistsugune teatavakstegemine. Käskkirjad, millel on üldine tähtsus, avalikustatakse käskkirjas sätestatud korras ja tähtajal. 4.9.10. Personalialased käskkirjad tehakse töötajale teatavaks allkirja vastu (omakäeline allkiri koos kuupäeva märkimisega). 4.9.11. Käskkirjad registreeritakse kantseleis eraldi registris, neile antakse järjekorranumber ja kuupäev. 4.9.12. Käskkirja originaale ja nende alusdokumente, kooskõlastuslehti ja õiendeid hoitakse kantseleis. 4.10. Korraldus (lisa 3) 4.10.1. Kirjalik korraldus vormistatakse üldplangile ja tekst koosneb ühes osast – korraldusest. 4.10.2. Tekst vormistatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis. 4.10.3. Kirjalik korraldus registreeritakse kantseleis eraldi registris pärast vallavanema ja vallasekretäri allkirjastamist (elektroonilises) dokumendiregistris. 4.11. Protokoll (lisa 4) 4.11.1. Volikogu istungi protokollile kirjutab alla volikogu esimees või tema asendaja. 4.11.2. Vallavalitsuse istungi protokollile kirjutavad alla vallavanem või tema asendaja ja protokollija. 4.11.3. Volikogu või valitsuse komisjoni koosoleku protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja. 4.11.4. Protokollile allakirjutanud isikud vastutavad protokollis sisalduvate andmete õigsuse eest. 4.11.5. Protokolli kantakse istungi või koosoleku toimumise aeg ja koht, osavõtjate nimed, arutusele tulevad küsimused ja nende kohta vastuvõetud otsused ning otsustajate või küsimuse algatajate eriarvamused. 4.11.6. Volikogu istungite protokollid peavad olema kättesaadavad igaühele. 4.11.7. Vallavalitsuse istungite ning volikogu ja valitsuse komisjonide koosolekute protokollid peavad olema igaühele kättesaadavad valla põhimääruses sätestatud korras. 4.11.8. Üldkättesaadavaks ei tehta protokollides sisalduvaid andmeid, mille väljastamine on seadusega piiratud või mõeldud valla ametiasutuste siseseks kasutuseks. 4.11.9. Protokollid ja teised dokumendid peavad vastama haldusdokumentidele kehtestatud põhinõuetele. 4.12. Akt (lisa 5) 4.12.1. Akt on juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument (nt ekspertiisi-, inventeerimis-, revideerimis-, tööõnnetus-, vastuvõtu- või üleandmisakt). 4.12.2. Akti koostavad töötajad, kes ametikohustuste tõttu vastutavad materiaalsete väärtuste ja dokumentatsiooni eest. 4.12.3. Akt vormistatakse üldplangile. 4.12.4. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. 4.12.5. Akti koostamise juures viibib üks töötaja, kelle töö seondub aktis nimetatuga. 4.12.6. Akt(id) registreeritakse (elektroonilises) dokumendiregistris. 4.13. Volikiri (lisa 6) 4.13.1. Volikiri on vallavanema poolt esindajale kirjalikus vormis antud volitus, millega volitaja annab selleks määratud isikule (volitatav) nõusoleku mingiks tegevuseks. 4.13.2. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult: 4.13.2.1. esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht; 4.13.2.2. volituse sisu; 4.13.2.3. volituse ulatus. 4.13.3. Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. 4.13.4. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib ta ühe aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. 4.13.5. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. 4.13.6. Volituse lõppemise alused: 4.13.6.1. volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud; 4.13.6.2. volituse tähtaeg on möödunud; 4.13.6.3. volitaja tühistab volituse; 4.13.6.4. volitaja loobub volitusest. 4.13.7. Volikirjad registreeritakse (elektroonilises) dokumendiregistris. 4.13.8. Volikiri kinnitatakse pitseriga. 4.14. Garantiikiri (lisa 7) 4.14.1. Garantiikiri vormistatakse ja saadetakse välja elektrooniliselt või paberil vastavalt adressaadi soovile. 4.14.2. Garantiikirjaga kinnitatakse maksete tähtajalist tasumist toote või teenuse kättesaamisel vastavalt kokkulepitud tingimustele. 4.14.3. Garantiikirjale kirjutavad alla vallavanem ja pearaamatupidaja. 4.14.4. Garantiikiri kinnitatakse pitseriga. 4.14.5. Garantiikiri registreeritakse kirjavahetuse registris. 4.15. Volikogu õigusaktidele esitatavad nõuded ja õigusaktide jõustumine 4.15.1. Volikogu õigusaktid avalikustatakse valla või linna põhimääruses sätestatud korras. Kui valla põhimääruses ei ole sätestatud teisiti, loetakse volikogu määrus avalikustatuks pärast tema väljapanekut vallakantseleis. Volikogu määrused jõustuvad kolmandal päeval pärast nende avalikustamist, kui õigusaktis eneses ei ole sätestatud hilisemat jõustumise tähtaega. 4.15.2. Määruses ei saa kehtestada tagasiulatuvalt sätteid, mis toovad kaasa isikute kohustuste ja vastutuse suurenemise. 4.15.3. Volikogu otsused jõustuvad neis sätestatud tähtajal ning need tuleb saata täitjatele ja asjaosalistele. 4.15.4. Volikogu määrustele ja otsustele kirjutab alla volikogu esimees või tema asendaja. 4.15.5. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid peavad olema seaduses ja valla või linna põhimääruses sätestatud korras kättesaadavad kõigile isikutele. 4.15.6. Üldist tähtsust omavad volikogu määrused saadetakse Riigikantseleile avaldamiseks kinnitatud ärakirjana nii paberkandjal kui elektroonilisel kujul Riigikantselei poolt antud tehniliste juhiste kohaselt nädala jooksul pärast aktile allakirjutamist. 4.15.7. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid vormistatakse ja avalikustatakse eesti keeles. 4.16. Dokumentide loetelu koostamine ja toimikute moodustamine 4.16.1. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks valla asjaajamises on dokumentide loetelu. 4.16.2. Valla dokumentide loetelu koostab ja muudab vallasekretär ametnike ja volikogu komisjonide esitatud ettepanekute põhjal. Dokumentide loetelu on tähtajatu. 4.16.3. Juhul kui valla struktuuri või ülesandeid muudetakse aasta keskel, viiakse dokumentide loetelu kooskõlla valla uue struktuuri ja ülesannetega. Teisest asutusest selle ümberkorraldamisel või lõpetamisel ülevõetud toimikud, mille pidamine asjaajamises jätkub, kantakse dokumentide loetelusse. Koos toimikutega tuleb üle anda ümberkorraldatava või lõpetatava asutuste dokumendiregister. 4.16.4. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitusajaga dokumente. 4.16.5. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks dokumentide loetelu järgi ning aastaarv. 4.16.6. Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. 4.16.7. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab peale dokumendi liigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on sisu tunnus. Näide: Kirjavahetus õiguskantsleriga õigustloovate aktide kooskõlla viimiseks põhiseaduse ja seadustega. 4.16.8. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näide: isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm). 4.16.9. Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostajale. 4.16.10. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus järjekorras. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. 4.17. Toimikute (dokumentide) säilitamine, kasutamine ja hävitamine 4.17.1. Teenistujad peavad tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. 4.17.2. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse lukustatud ruumides. 4.17.3. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid antakse valla arhiivi kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni kolm aastat) dokumente võib säilitada ametniku kabinetis. 4.17.4. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid süstematiseeritakse valla arhiivis ja koostatakse nimistu. 4.17.5. Nimistu kooskõlastatakse Valga Maa-arhiiviga hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab vallasekretär. 4.17.6. Vald väljastab valla arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. 4.17.7. Dokumente, mille säilitusaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis. 4.17.8. Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine toimub vastavalt «Arhiivieeskirjale» (RT I 1998, 118–120, 1904; 1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59; 2002, 32, 193). V. DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMINE JA NEILE JUURDEPÄÄSU TAGAMISE KORD 5.1. Dokumentide asutusesisene teatavakstegemise kord 5.1.1. Orava vallas sõltub dokumentide teatavakstegemise viis dokumendi sisust ja koopiasaajate arvust. 5.1.2. Orava Vallavolikogu õigusaktid avalikustatakse üldjuhul Orava valla veebilehel. 5.1.3. Käskkirja koopia saadetakse käskkirjas nimetatud isikule postiga. 5.1.4. Ülejäänud dokumendid kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides nii, et üks eksemplar jääks kõigile asjast huvitatud pooltele. 5.2. Avalikustamine 5.2.1. Orava vald avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel aadressil http://www.polvamaa.ee/630.html 5.2.2. Teabe avalikustamise eest vastutab vallasekretär, kes kogub struktuuriüksustelt kokku avalikustamisele kuuluva teabe (vastavalt avaliku teabe seaduse punktile 28.1) ning edastab selle veebilehe pidajale avalikustamiseks. 5.3. Juurdepääs 5.3.1. Teabele juurdepääsu vahendiks Orava vallas dokumendiregistris Amphora, mis on vabalt kasutatav Orava valla veebilehelt. 5.3.2. Orava valla dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviidale või digitaaldokumendile. 5.3.3. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. 5.4. Teabenõude menetlemine 5.4.1. Teabenõudega ei ole tegemist, kui: 5.4.1.1. sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat dokumenteeritud teavet, vaid lahendust mõnele probleemile; 5.4.1.2. esitatakse ettepanekuid või kaebusi; 5.4.1.3. saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel vastuse koostamist; 5.4.1.4. soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega. 5.4.2. Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab iga Orava valla teenistuja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud. 5.4.3. Teabenõude saanud teenistuja otsustab, kuidas teabenõude esitanu teabeni juhatada, eelistades seejuures võimaluse korral teabenõudja soovitud viisi. 5.4.4. Teabenõudele võib vastata: 5.4.4.1. suuliselt; 5.4.4.2. dokumendiregistri juurde juhatamisega; 5.4.4.3. paberil; 5.4.4.4. (elektron)posti teel; 5.4.4.5. avalikustatud teabe juurde juhatamisega; 5.4.4.6. võimalusega tutvuda teabega kohapeal; 5.4.4.7. pädeva teabevaldajani juhatamisega. 5.4.5. Teabenõude saanud, dokumendiregistrisse sissekandeõigust omavad ametnikud teevad selgeks nõutava teabe asukoha ja juhatavad vajadusel teabetaotleja vastavasse Orava valla struktuurüksusesse. 5.4.6. Teabenõue, selle täitmine ja sellest keeldumine registreeritakse dokumendiregistris selle saamise päeval või hiljemalt järgneval tööpäeval. 5.4.7. Teabenõuet ei registreerita, kui see edastatakse suuliselt ja täidetakse viivituseta. 5.4.8. Teabenõue täidetakse viivitamatult, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. 5.4.9. Vajadusel võib andmeid täpsustada viie tööpäeva jooksul või teatada teabenõude pikendamisest kuni 15 tööpäevani. 5.4.10. Teabenõudja täitjal või vastuvõtjal on õigus: 5.4.10.1. nõuda kirjaliku teabenõude esitamist, kui teabenõudja pole rahul suuliselt antud teabega; 5.4.10.2. nõuda teabenõudja isiku tõendamist, kui teave sisaldab teabenõudja või kolmanda isiku delikaatseid ja eraelulisi andmeid; 5.4.10.3. nõuda eesmärgi teatamist ametiisikult, kes tööülesandeid täites nõuab kolmandate isikute eraelulisi isikuandmeid. 5.4.11. Teabenõude täitmisest keeldutakse, kui: 5.4.11.1. kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole juurdepääsu õigust; 5.4.11.2. Orava vald ei valda teavet ja pole võimalik kindlaks teha, kes valdab, ei selgu, millist teavet nõutakse; 5.4.11.3. teave on teabenõudjale juba antud; 5.4.11.4. teabe andmine on ajamahukas, nõuab liialt suuri kulutusi või takistab ajaliselt põhitööd; 5.4.11.5. teavet ei saa anda ühekordse vastamisega; 5.4.11.6. teabenõudja sideandmed puuduvad; 5.4.11.7. selleks puuduvad tehnilised võimalused ja seda ei võimalda teabekandja tüüp. 5.4.12. Teabenõude täitmisest keeldumisest teatatakse teabenõudjale viie tööpäeva jooksul. 5.5. Juurdepääsupiirangute kehtestamise kord 5.5.1. Orava valla vallavanem võib avaliku teabe seaduse alusel, tuginedes struktuuriüksustelt tulenevatele ettepanekutele, tunnistada teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks. 5.5.2. Juurdepääsupiirang kehtib asutusesiseseks teabeks tunnistatud teabele kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui viis aastat, mida vallavanema vajadusel viie aasta võrra võivad pikendada. 5.5.3. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe, välja arvatud eraelulisi isikuandmeid sisaldava teabe, väljastamise otsustab vallavanem. 5.5.4. Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele ja avaliku teabe seadusele on Orava vallas asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud järgmised delikaatsed ja eraelulisi isikuandmeid sisaldavad dokumendisarjad: 5.5.4.1. personali isiklikud toimikud; 5.5.4.2. majanduslike huvide deklaratsioonid; 5.5.4.3. töövõimetuslehed. 5.5.5. Neile kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat alates nende loomisest või saamisest. 5.5.6. Asutusesiseseks teabeks tunnistatud teave on üheselt ära tuntav talle kantud märkuse või dokumendiregistrisse kantud juurdepääsupiirangu tähtaegade kaudu. VI. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 6.1. Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- ja töösuhte peatumist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. 6.2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga, juhul kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. 6.3. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama: 1) üleandja täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleliolevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) üleandja lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 5) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule. Alapunktides 1–4 nimetatud dokumentide loetelu märgitakse üleandmise-vastuvõtmise akti juhul, kui vastavate toimingute tähtaeg langeb ametniku ajutise äraoleku ajale. 6.4. Vallavanema ameti üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama peale käesoleva korra punktis 5.3 nimetatud andmete valla kohta tervikuna järgmisi andmeid: 1) koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) valla eelarvevahendite seis; 3) pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava ametniku kohta; 4) vallavanema poolt allakirjutatud viimase õigusakti, lepingu ja kirja indeks või number; 5) muud olulised andmed valla asjaajamise kohta (ei ole kohustuslik); 6) üldandmed valla arhiivi kohta. 6.5. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga vastavalt valla põhimäärusele (seal peab olema reguleeritud vallavara kasutamise kord). 6.6. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse kolmes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja kolmas vallale ning sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab vahetu ülemus. Vallasekretäri vahetumise korral koostatava akti kinnitab vallavanem. Vallavanema ja volikogu komisjonide esimeeste vahetumise korral koostatava akti kinnitab volikogu esimees. Volikogu esimehe vahetumise korral koostatava akti kinnitab valimiskomisjoni esimees. Vallavanema ja volikogu esimehe vahetumisel koostatavad aktid avalikustatakse valla koduleheküljel ja Orava Raamatukogus. 6.7. Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. 6.8. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vallasekretäri või vallavanema juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti vastav märge. VII. ASJAAJAMISES KASUTATAVAD MÕISTED Akt on juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument, mille on koostanud mitu isikut, et kinnitada tuvastatud fakte või sündmusi (nt ekspertiisi-, inventeerimis-, revideerimis-, tööõnnetus-, vastuvõtu- või üleandmisakt). Akti kinnitab kõrgemalseisev ametiisik. Aruanne on dokument, mis esitatakse kõrgemalseisvale asutusele või ametiisikule. Aruanne sisaldab töötulemusi, ettenähtud tegevuste ja ülesannete täitmise ülevaadet (nt raamatupidamis-, lähetus-, aasta-, tööaruanne). Lühiaruanne algab sündmuse, tegevuse või fakti lühikokkuvõttega, millele järgneb sündmuse, tegevuse või fakti täpsem kirjeldus. Aruande lõpuosas kirjeldatakse tulemusi, täpsustatakse, mida on tehtud või kavatsetakse ette võtta. Lühiaruanded vormistatakse sageli kirjana või märgukirjana. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamine on dokumendikäibe korraldamine asutuses või asutuste vahel, mis peab tagama asutuse juhtimise täieliku, õigeaegse ja moonutusteta peegeldamise selleks ettenähtud käskkirjades, protokollides, kirjavahetuses jm. Asjaajamine seisneb mitmesugust laadi kirjalike dokumentide eeskirjakohases, täpses ning õigeaegses vormistamises, väljasaatmises, vastuvõtmises, registreerimises ning toimetamises neisse puutuvate küsimuste lahendamiseks pädevaile või ülesannete täitmiseks kohustatud töötajaile. Samuti dokumentide täitmise kontrollimises ning dokumentide süstematiseerimises, säilitamises ja hävitamises. Avaldus on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes asjus asutuse või ametiisiku poole (nt lahkumis-, soovi-, pensioni-, sisseastumisavaldus). Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. Eeskiri on kohustuslik tegutsemisreeglistik kui ka võimuorgani rakendakt, õiguslikult siduv, kohustuslikke juhiseid kehtestav normdokument, see on tegevuse või selle tulemuste kohta käivaid reegleid, juhtnööre või karakterisikuid sätestav dokument. Et põhimäärusel, juhendil ja eeskirjal oleks juriidiline jõud, tuleb need kinnitada käskkirjaga. Ekspertkomisjon on käskkirja alusel moodustatud töökomisjon, kes hindab dokumentide ajaloolist või kultuurilist väärtust ning otsustab nende säilitamise vajalikkuse. Ettekanne on ametlik esitis või teade kõrgemale ametiisikule või organile (nt ettekanne ministrile, valitsusele). Ettekandes kirjeldatakse toimunud (planeeritavat) sündmust või ettevõtmist, selle (võimalikke) tagajärgi ning seda, mida on ette võetud (kavatsetakse teha) olukorra muutmiseks. Esildis on pöördumine, mis sisaldab konkreetseid ettepanekuid mingi küsimuse kohta. Haldusdokument on asutuse, ettevõtte või organisatsiooni haldustegevuse, see on täidesaatva ja korraldava tegevuse vormistamisel kasutatav dokument, mis sisaldab endas mis tahes teabekandjale jäädvustatud infot. Elektronposti sõnumi, elektronandmekogu jne iseärasuseks on vajadus kanda need kasutamiseks ja säilitamiseks üle paberile. Haldusdokumentideks on seadus, seadlus, määrus, käskkiri, korraldus, otsus, põhikiri, põhimäärus, juhend, eeskiri, aruanne, avaldus, ettekanne, esildis, kiri, leping, protokoll, taotlus, teatis, tõend, õiend vms. Juhend on juhiste ja eeskirjade kogu, et reguleerida organisatsioonilisi, tehnoloogilisi, finantsilisi ja teisi külgi asutuse ning ametiisikute tegevuses. Töö- ehk ametijuhend täpsustab tööülesandeist tulenevat käitumist ja tegutsemist. Kiri on sisult erinevate dokumentide üldistatud nimetus. Kiri on posti teel lähetatav ümbrikku pandud või suletud paber kirjutatud tekstiga (nt kaas-, kinnitus-, kaebe-, märgu-, palve-, ring-, saate-, seletus-, tagatis-, tellimis-, vastus-, kutse-, meeldetuletuskiri). Kirja teel edastatakse või küsitakse infot, palutakse kirja saajal midagi ette võtta. Põhisõnum paigutatakse harilikult ametikirja algusesse, millele järgnevad lühidalt sõnumi taust ja üksikasjad. Kirja lõpus väljendatakse selgelt, mida adressaadilt oodatakse. Märgukiri on kirjalik esitis kõrgemale organile või ametiisikule mingi fakti või sündmuse kohta. Märgukirjaga teatab selle saatja ka oma ettepanekutest või nõudmistest. Ringkiri on mitmele isikule või asutusele saadetav samasisuline dokument või ametikiri. Seletuskiri on dokument, mis ühelt poolt selgitab põhidokumendi (aruanne, eelnõu) üksikute teeside sisu. Teiselt poolt selgitatakse seletuskirjaga ka käitumist või toiminguid, millega kirjutaja on eksinud reeglite ja eeskirjade vastu. Seletuskirjas on järgmised andmed: kellele esitatakse, kes esitab, sündmus, kus ja millal toimus, seletus, põhjendus(ed), koostamise kuupäev ja koostaja allkiri. Koopia on originaaliga täpselt ühtiv kirja, dokumendi või kirjutise ärakiri, foto- või valguskoopia. Dokumendikoopiad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Koopia esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna KOOPIA ning viimasele lehele tehakse vastav tõestusmärge. Väljavõte on dokumendis sisalduva info osaline taasesitamine. Väljavõte vormistatakse arhiivi kirjaplangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna VÄLJAVÕTE. Väljavõttes peavad olema märgitud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmisaega ja väljaandmiskohta. Väljavõtte õigsust võib kinnitada ainult pitseriga. Ärakiri on dokumendilt või muult kirjutiselt muudatusteta mahakirjutatud tekst. Ärakiri vormistatakse analoogselt koopiaga, st esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna ÄRAKIRI ning viimasele lehele tehakse vastav tõestusmärge. Kirjavahetus ehk korrespondents on kirjalike dokumentide või elektronposti teel peetav side asutuste, ettevõtete ja organisatsioonide vahel. Korraldus on üksikjuhu kohta antav kirjalik akt, millega midagi või kedagi korraldatakse, kästakse, kohustatakse, õigustatakse või keelatakse (minister, kantsler, peadirektor, direktor, osakonnajuhataja, vallavanem), see on operatiivsete küsimuste lahendamiseks. Korraldus ei sisalda õigusnorme. Korraldus peab olema selgelt formuleeritud, motiveeritud ning adressaadile üheselt mõistetav. Kui suulise korralduse saanu nõuab ka kirjalikku korraldust, siis tuleb see talle anda. Korraldusele esitatavad nõuded on samad mis käskkirjalegi. Käskkiri on asutuse ametlik kirjalik käsk, korraldus või teadaanne alluvaile. Käskkiri võib olla nii üld- kui üksikakt. Käskkirja võib anda vaid ametnik, kellel on selle andmise õigus. Käskkiri peab vastama kehtestatud vorminõudeile, selle tekstis ei tohi olla mehaanilisi käskkirjalisi parandusi, ülevärvitud teksti, lühendeid jms. Leping on harilikult kirjalikult ametliku dokumendina vormistatud kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused (palga-, rendi-, tööleping). Lepingupooled võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid, riigid vms. Leping loetakse sõlmituks siis, kui pooled on jõudnud kokkuleppele kõiges olulises ning kõik pooled on lepingule alla kirjutanud. Määrus on riigivalitsemisakt, et täita ja rakendada seadusi. Põhiseaduse järgi võivad määrusi anda Vabariigi Valitsus ja ministeeriume juhtivad ministrid. Määrus peab alati lähtuma põhiseadusest ning sellega kooskõlas olevaist seadustest, millel on määruse suhtes kõrgem juriidiline jõud. Otsus on õigusakt, millega lahendatakse mingi riigiorgani kompetentsi kuuluvaid küsimusi. Otsusega lahendatakse ka vaidlusi, kaebusi, distsiplinaarküsimusi, haldusõigusrikkumisi (viimast võidakse lahendada ka käskkirja või korraldusega). Protokoll on koosolekut, istungit, nõupidamist või muud sellist toimingut kirjeldav dokument, milles on märgitud toimumise koht, aeg, juhataja, protokollija, osalejad, päevakord, ettekande ja sõnavõttude sisu ning tehtud otsused. Stenogramm on ettekannete, kõnede ja teiste sõnavõttude sõnasõnaline üleskirjutus koosolekul, istungil või nõupidamisel. Põhimäärus on seadusandlik või individuaalakt, milles sätestatakse asutuse või selle allüksuste õiguslik seisund (nt Orava valla põhimäärus). Seadlus on seadusest madalam üldakt. Eesti Vabariigi põhiseaduse järgi võib president anda seaduse jõuga seadlusi edasilükkamatute riiklike vajaduste korral olukorras, kus Riigikogu ei saa kokku tulla. Seadus on kõrgeima riigivõimu seadusandlik akt, millel on teiste riigiorganite õigusaktide suhtes kõrgeim õigusjõud. Seadus on õigusnorme sisaldav üldakt, mis võetakse vastu Riigikogus või rahvahääletusega. Säilitamistähtaeg on dokumentide säilitamise aeg, mis on kehtestatud seaduste või õigusaktidega. Dokumendi võib hävitada alles siis, kui on möödunud ettenähtud aeg, mille jooksul dokument peab olema mõne toimingu tõestamiseks kättesaadav. Taotlus on dokument, mis sisaldab mingit soovi või palvet. Teabenõue on teabenõudja poolt seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks. Teabenõudja on isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude seaduses sätestatud korras. Toimik on ühe füüsilise kogumina säilitatavate dokumentide hulk. Tõend on kirjalik dokument, mis kinnitab millegi tõesust, tõepära või tõele vastavust (arstitõend, töötõend). Täitmistähtaeg on korralduse või mis tahes muu ülesande täitmise viimane päev või vastuskirja üleandmise päev avaldajale, sideasutusele vms. Õiend on dokument, mis sisaldab fakti(de) ja sündmus(t)e kirjeldust ning kinnitust. Õigusakt on riigi või kohaliku omavalitsuse tegevuse juriidiline vorm, valitsusasutuse või ametiisiku tahte väljendus, mille tulemusena kehtestatakse, muudetakse või lõpetatakse õigusi või kohustusi. Õigusaktid liigitatakse üld- (normatiivsed) ja üksikaktideks. Üldaktide ülesanne on anda üldnorme või käitumise üldreegleid, see on norme, mis loovad õigusi ja kohustusi impersonaalselt. Õiguse üldakt on alati legislatiivakt, olenemata sellest, kas selle võtab vastu seadusandlik või täidesaatev riigivõimu või kohaliku omavalitsuse organ. Üldaktid on näiteks seadus, seadlus, määrus ja käskkiri. Õiguse üksikaktid on mõeldud kindlale adressaadile ja puudutavad konkreetset isikut või isikute ringi, see on reguleerivad üksikjuhtumeid. Üksikaktid on näiteks korraldus, käskkiri, otsus.