Justiitsminister — Üldosakonna põhimäärus

jõustunud 28.06.2001. Muudetud järgmise määrusega ( kuupäev, number, avaldamine Riigi Teatajas, jõustumise aeg): 9. 07. 2002 nr 40 ( RTL 2002, 83, 1266) 29.07.2002 Määrus kehtestatakse “Vabariigi Valitsuse seaduse” (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953; 88, 1560; 1997, 29, 447; 40, 622; 52, 833; 73, 1200; 81, 1361 ja 1362; 87, 1468; 1998, 28, 356; 36/37, 552; 40, 614; 107, 1762; 111, 1833; 1999, 10, 155; 16, 271 ja 274; 27, 391; 29, 398 ja 401; 58, 608; 95, 843 ja 845; 2000, 49, 302; 51, 319 ja 320; 54, 352; 58, 378; 95, 613; 102, 677; 2001, 7, 16) paragrahvi 47 lõike 2 ja Vabariigi Valitsuse 23.detsembri 1996.a. määrusega nr.319 kinnitatud “Justiitsministeeriumi põhimääruse” (RT I 1997, 1, 7; 32, 514; 73, 1208; 1998, 17, 275; 49, 736; 100, 1625; 1999, 25, 374; 100, 884; 2000, 24, 133; 52, 336; 68, 436; 2001, 8, 39; 49, 281) punkti 54 alusel. I. Üldsätted §1. Üldosakond on Justiitsministeeriumi struktuuriüksus. §2. Üldosakond allub vahetult halduse asekantslerile. §3. Üldosakonnal on oma nimega pitsat ja kirjaplank, mille kasutamise kord kehtestatakse ministeeriumi asjaajamisjuhendiga. §4. Üldosakond teeb oma ülesannete täitmisel koostööd ministeeriumi teiste struktuuriüksustega. §5. Üldosakonna struktuuriüksused on: 1) arendus- ja personalitalitus; 2) avalike suhete talitus; 3) finants- ja varahaldustalitus; 4) infosüsteemide talitus; 5) kantselei; 6) ministeeriumi haldustalitus. II. Üldosakonna ülesanded §6. Üldosakonna põhiülesandeks on ministeeriumi ja tema valitsemisala finants- ning varahalduse korraldamine, ministeeriumi ja tema valitsemisalas olevate asutuste info- ja sidesüsteemide arendamine ja käitlemine, ministeeriumi maine kujundamine ning suhtlemine avalikkusega, samuti ministeeriumi arendustegevus, personali- ja koolitustöö ning ministeeriumi töö ja asjaajamise korraldamine. §7. Üldosakond tema pädevuses olevate ülesannete täitmiseks: 1) määratleb ministeeriumi ja tema valitsemisala finants- ja varahaldusstrateegia ning üldised finantseerimiseesmärgid, koostab eelarve eelnõu, jälgib eelarvevahendite sihipärast kasutamist ning korraldab majandusarvestust (raamatupidamine); 2) korraldab ministeeriumi ja tema valitsemisalas olevate ehitiste, nende reaalosade ja rajatiste (edaspidi kinnisvara) valdamist, kasutamist ja käsutamist; 3) informeerib avalikkust ministeeriumi ning tema valitsemisala tegevusest ja korraldab ministeeriumi ning tema valitsemisalas olevate asutuste suhtlemist, määratleb avalikkusega suhtlemise strateegia, kujundab ministeeriumi maine; 4) koordineerib, viib ellu ja arendab ministeeriumi personali- ning koolitustegevust; 5) koordineerib ministeeriumi arendus- ja organisatsioonilist tööd; 6) korraldab ministeeriumi tööd. III. Osakonna juhtimine §8. Osakonna tööd juhib üldosakonna juhataja, kes koordineerib ja korraldab osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete täitmist vastavalt Justiitsministeeriumi põhimäärusele, käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile. Osakonna juhataja nimetab ametisse ja vabastab ametist minister kantsleri ettepanekul. §9. Talitust juhib talituse juhataja, kes koordineerib ja korraldab talituse tööd vastavalt Justiitsministeeriumi põhimäärusele, käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile. Talituse juhataja nimetab ametisse ja vabastab ametist kantsler üldosakonna juhataja ettepanekul. §10. Talituse juhataja allub osakonna juhatajale. §11. Üldosakonna juhataja: 1) vastutab osakonnale pandud ülesannete täitmise eest ja annab sellest aru halduse asekantslerile või tema poolt määratud isikule; 2) määrab osakonna tööjaotuse; 3) teostab järelevalvet osakonna töötajate ja talituste (juhatajate) tööülesannete ja tööplaanide täitmise üle; 4) töötab välja talituste juhatajate ametijuhendid. §12. Üldosakonna juhataja äraolekul asendab teda ministeeriumi kantsleri poolt määratud isik. §13. Talituse juhataja: 1) vastutab talitusele pandud ülesannete täitmise eest ja annab sellest aru üldosakonna juhatajale; 2) teostab järelevalvet talituse töötajate tööülesannete täitmise üle; 3) töötab välja talituse teenistujate ametijuhendid. §14. Talituse juhataja äraolekul asendab teda kantsleri poolt määratud isik. IV. Üldosakonna ametikohtade loetelu §15. Üldosakonnas on järgmised ametikohad: üldosakonna juhataja arendus- ja personalitalituse juhataja arendusnõunik koolitus- ja personalinõunik personalikonsultant jurist avalike suhete talituse juhataja pressiesindaja referent finants- ja varahaldustalituse juhataja sekretär- asjaajaja jurist kinnisvarareferent riigivarareferent [referent – käesolevast tekstist välja jäetud] finantsanalüütik pearaamatupidaja vanemraamatupidaja infosüsteemide talituse juhataja sekretär - asjaajaja peaspetsialist spetsialist kantselei juhataja sekretär- asjaajaja nooremreferent arhivaar operaator ministeeriumi haldustalituse juhataja referent nooremreferent remonditööline autojuht valveadministraator valvur [RTL 2002, 83, 1266 – jõust. 29.07.2002] V. Arendus- ja personalitalituse ülesanded §16. Arendus- ja personalitalitus: 1) töötab välja ministeeriumi personali- ja palgapoliitika põhisuunad; 2) töötab välja ministeeriumi ametnike koolitusstrateegia, lähtuvalt kinnitatud koolituspõhimõtetest ja koolitustegevuse protseduurireeglitest korraldab struktuuriüksuste juhtidega strateegia eesmärkide saavutamise; 3) korraldab ministeeriumi personaliarvestust, vormistab ametisse nimetamised ja töölepingud jms dokumendid; 4) juhendab ministeeriumi struktuuriüksuste juhte personali hindamisel, osaleb hindamisel, korraldab koostöös struktuuriüksuste juhtidega ministeeriumi töötajate atesteerimist; 5) juhendab ministeeriumi struktuuriüksuste juhte töötajate individuaalsete arengukavade väljatöötamisel; 6) koostab ministeeriumi töötajate koolituskava, korraldab selle alusel ministeeriumi töötajate koolitust; 7) koondab ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste personali ja koolituse andmebaasi personaliprogrammi PERSONA abil; 8) korraldab töötervishoiualast tegevust ministeeriumis; 9) töötab välja ministeeriumi palgajuhendi ja arendab tulemuspalga maksmise süsteemi; 10) tegeleb personaliotsinguga, peab vastavat andmebaasi; 11) juhendab struktuuriüksuste juhte ametijuhendite koostamisel; 12) juhendab metoodiliselt ministeeriumi juhtkonda ja struktuuriüksuste juhte arengukava ja tööplaanide koostamisel; koordineerib ning korraldab ministeeriumi ja valitsemisala arengukava ning osakondade tööplaanide väljatöötamist; 13) töötab välja ja arendab ministeeriumi arengukava täitmise analüüsimise mehhanismi; 14) koordineerib ministeeriumi arendus- ja organisatsioonilist tööd; 15) analüüsib ministeeriumi tööd ja teeb ettepanekuid struktuuri, koosseisu ning töökorralduse kohta; 16) teeb ettepanekuid seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate ministeeriumi ülesannete jaotamiseks osakondade vahel. VI. Avalike suhete talituse ülesanded § 17. Avalike suhete talitus: 1) töötab välja ministeeriumi suhtekorraldusstrateegia, mille efektiivse realiseerimisega aitab luua ministeeriumi ja sihtrühmade vahel keskkonna, mis aitab Justiitsministeeriumil saavutada oma eesmärke ja hõlbustada igapäevatööd; 2) töötab lähtuvalt suhtekorraldusstrateegiast sihtrühmadele välja tegevuskavasid ja suhtekorraldusprojekte; 3) konsulteerib suhtekorralduse küsimustes juhtkonda ja ministeeriumi struktuuriüksusi; 4) planeerib ja realiseerib koostöös personalijuhiga organisatsioonisisest suhtekorraldust, sisemist teabekorraldust ja infovahetust; 5) töötab välja kontseptsiooni Justiitsministeeriumi maine kujundamiseks ja juurutab ministeeriumi mainet parandavat programmi; 6) suunab meediale infot, koostab pressiteateid; 7) töötab välja ja rakendab meediakanalitele suunatava info kogumise skeeme Justiitsministeeriumis ja tema valitsemisalas olevates asutustes; 8) korraldab ja viib läbi pressikonverentse ja teisi meedia­üritusi; 9) korraldab meediamonitooringu ja meedia­suhete analüüsi ning kavandab vastavalt sellele tegevusi; 10) korraldab meediasuhete auditi läbiviimise ja planeerib vastavalt sellele tegevusi avaliku arvamuse mõjuta­miseks Justiitsministeeriumile soodsas suunas; 11) kogub, süstematiseerib, analüüsib, edastab ja vahendab Justiitsministeeriumi puudutavat infot nii tava- kui kriisisituatsioonis; 12) töötab välja, juurutab ja arendab Justiitsministeeriumi ja tema valitsemisala astutuste vahelise siseteabesüsteemi; 13) selgitab välja Justiitsministeeriumi juhtivtöötajate iga-aastase suhtekorraldusalase koolituse vajaduse; 14) töötab välja ministeeriumi kriisikommunikatsiooni strateegia ja rakendab seda kriisiolukordade lahendamisel; 15) koostab ettepanekud ministeeriumi suhtekorraldusalase töö aastaeelarveks ja tagab kinnitatud eelarve täpse täitmise. VII. Finants- ja varahaldustalituse ülesanded §18. Finants- ja varahaldustalitus: 1) töötab välja Justiitsministeeriumi finants- ja varahaldusstrateegia ning korraldab strateegiate integreerimist ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste tegevusse; 2) koostab ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste eelarvete eelnõu; 3) analüüsib ja planeerib ministeeriumi ning ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste kulusid ja jälgib eelarve täitmise käiku; 4) korraldab ministeeriumi raamatupidamist ning kontrollib ja koordineerib ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste raamatupidamise nõuetekohast korraldamist; 5) korraldab vastavalt kehtivale seadusandlusele ministeeriumi ja valitsemisala kulu-, juhtimis- ja maksuarvestust ja koostab sellekohaseid aruandeid; 6) kogub raamatupidamislikku informatsiooni; 7) analüüsib ministeeriumi ja tema valitsemisalas olevate asutuste tegevuse ökonoomsust ja koostab sellekohased aruanded; 8) juhendab ministeeriumi valitsemisalas olevaid asutusi kõikides raamatupidamise valdkonda kuuluvates küsimustes; 9) töötab välja ja juurutab eelarvemudeleid; 10) juhib Justiitsministeeriumi rahavoogusid; 11) esindab Justiitsministeeriumi suhetes pankade ja teiste finantsinstitutsioonidega; 12) esindab Justiitsministeeriumi suhetes riigi- ja omavalitsusasutustega talituse pädevusse kuuluvates küsimustes; 13) osaleb Justiitsministeeriumi strateegiliste plaanide koostamisel ja kõigi küsimuste lahendamisel, mis on otseselt või kaudselt seotud osakonna pädevusse kuuluvate küsimustega; 14) peab arvestust ministeeriumi ja tema valitsemisalas olevate asutuste riigivara kohta; 15) valitseb ministeeriumi valitsemisalas olevat riigivara, analüüsib selle sihipärast kasutamist ning juhib investeeringuid; 16) peab riigivara registrit; kannab riigivara registrisse riigivaraseaduse ja selle alusel antud õigusaktide kohaselt registrisse kandmisele kuuluvaid andmeid; 17) korraldab, koordineerib ja kontrollib ministeeriumi projekteerimis- ja ehitustegevust; 18) korraldab tsentraalhankeid; 19) töötab välja ministeeriumi valduses oleva kinnisvara arengukava ja korraldab nende elluviimist. VIII. Infosüsteemide talituse ülesanded §19. Infosüsteemide talitus: 1) töötab välja ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste info- ja sidesüsteemide arengukava; 2) korraldab ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste info- ja sidesüsteemide hankimist, arendamist, ekspluatatsiooni ja hooldust ning vastavate dokumentide ettevalmistamist riigivararegistris arvestuse pidamiseks; 3) korraldab ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste teenistujate arvutialast väljaõpet spetsiaaltarkvara (infosüsteemide loomise raames väljatöötatava tarkvara) kasutamiseks, teeb ettepanekuid standardtarkvara kasutamise koolituse organiseerimise ja sisu kohta; 4) analüüsib info- ja sidesüsteemide arendamise, kasutamise ning investeeringute efektiivsust ja teeb ettepanekuid selle tõhustamiseks; 5) esitab ettepanekuid ministeeriumi eelarve eelnõu informaatika ja side kulutuste kohta; 6) korraldab Informaatika Nõukogu tööd; 7) peab ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste infotehnoloogiavahendite üle arvestust; 8) korraldab vahetult IS arendusprojektide vahetut juhtimist; 9) teostab järelkontrolli projektide, IS kasutamise, turvalisuse jms kohta kogu ministeeriumi valitsemisalas. IX. Kantselei ülesanded §20. Kantselei: 1) korraldab ministeeriumi asjaajamist ja tagab ministeeriumi häireteta töö; 2) koostab ministeeriumi töö ja asjaajamise korraldamiseks vajalikud juhendid (ministeeriumi asjaajamise juhend, dokumentide arhiivi andmise, arhiivi pidamise ja kasutamise kord); 3) registreerib saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, peab arvestust dokumentide liikumise üle, informeerib täitjaid täitmise tähtaegade saabumisest ja kontrollib dokumentide tähtajalist täitmist; 4) koostab ministeeriumi dokumentide loetelu, korraldab dokumentide säilitamist ja toimikute arhiivi üleandmise ettevalmistamist; peab ministeeriumi arhiivi ja jälgib arhiivi antud dokumentide kasutamise korrast kinnipidamist. X. Ministeeriumi haldustalituse ülesanded §21. Ministeeriumi haldustalitus: 1) tagab ministeeriumi haldushoonete korrasoleku ja nõuetekohase ekspluateerimise; 2) korraldab ja koordineerib ministeeriumi transpordivahendite kasutamist; 3) korraldab ja koordineerib keskuse andme-, telefoni- ja raadioside kasutamist; 4) varustab ministeeriumi ametnikke vajalike töövahenditega; 5) peab ministeeriumi majanduskulude osas kuluarvestust, esitab juhtkonnale sellekohaseid perioodilisi aruandeid; 6) korraldab ministeeriumi töö-, elektri- ja tuleohutusalast ning kodanikukaitsealast tegevust. XI. Rakendussätted §22. [Käesolevast tekstist välja jäetud]