Valga Linnavolikogu — Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri asutamine ja põhimääruse kinnitamine — KO, 60, 1307

Määrus kehtestatakse andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77) § 43 lõike 1 ja § 44, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) § 11, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruse nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» (RT I 2001, 20, 112; 99, 625) alusel. 1. peatükk VALGA LINNA AMETIASUTUSTE JA AMETIASUTUSTE HALLATAVATE ASUTUSTE DOKUMENDIREGISTRI ASUTAMINE § 1. Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri asutamine Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse register «Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister» (edaspidi Register) ning kinnitatakse registri pidamise põhimäärus. § 2. Registri nimi Registri ametlik nimi on Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister. 2. peatükk «VALGA LINNA AMETIASUTUSTE JA AMETIASUTUSTE HALLATAVATE ASUTUSTE DOKUMENDIREGISTRI» PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS 1. jagu Üldsätted § 3. Registri asutamise ja pidamise eesmärk Registri asutamise ja kasutusele võtmise eesmärgiks on korrastatud andmekogu loomine Valga linna ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide registreerimiseks, samuti esitatud teabe töötlemine ja kaitsmine ning avalikkusele juurdepääsu tagamine. § 4. Registri pidamise viis ja registri struktuur (1) Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning registriandmed säilitatakse digitaalselt ja paberkandjal. (2) Register on ühetasandiline. (3) Registri koosseisu kuuluvad: 1) aktuaalsed andmed; 2) Registri arhiiv. (4) Aktuaalsete andmetena käsitletakse kõiki andmeid, mis käesoleva põhimääruse kohaselt kuuluvad registreerimisele ja mida ei ole kantud Registri arhiivi. (5) Iga aasta lõpus kantakse aasta jooksul Registrisse kantud andmed Registri arhiivi. (6) Õigusakti kohta Registrisse kantud andmed kantakse arhiivi juhul, kui Registrisse kantava õigusaktiga tunnistatakse kehtetuks või tühiseks varem Registrisse kantud õigusakt. 2. jagu Andmete Registrisse kandmine § 5. Andmete esitaja Registrisse andmete esitajad (edaspidi andmete esitaja) on linnavolikogu ja linnavalitsuse liikmed ning linnavolikogu kantseleis ja linnavalitsuse struktuuriüksustes töötavad teenistujad ja linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajad. § 6. Andmete Registrisse kandmise korraldamine Andmete kandmist Registrisse ja nende töötlemist korraldab registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja (edaspidi volitatud töötleja), kes määratakse linnavolikogu esimehe, linnavalitsuse struktuuriüksuse juhataja või nõuniku või linnavalitsuse hallatava asutuse juhataja poolt. § 7. Andmete Registrisse kandmine (1) Enne andmete Registrisse kandmist kontrollib volitatud töötleja dokumendi formaalset õiguspärasust (terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendi lisade olemasolu, adressaadi õigsust jms). (2) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse juhindudes avaliku teabe seadusest õigele adressaadile neid Registris registreerimata. (3) Kui dokument ei vasta esitatavatele nõuetele, informeeritakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjat ning koostajat ja dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud, välja arvatud juhul, kui dokument sisaldab olulist teavet. (4) Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse Registris registreerituks, kui tema kohta on Registrisse kantud käesoleva põhimääruse paragrahvi 8 vastavas lõikes nimetatud andmed. (5) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt registreerimise korraldanud linna ametiasutuse või ametiasutuse hallatava asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. Elektronpostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Elektronpostiga saabunud dokumendi registreerimiseks kohustub isik, kelle elektronposti aadressile dokument saabus, selle edastama volitatud töötajale. (6) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. § 8. Registrisse kantavad andmed (1) Registris kuuluvad registreerimisele järgmised dokumendid: 1) õigusaktid; 2) protokollid; 3) lepingud; 4) kohtulahendid; 5) saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, teabenõuded, taotlused, järelepärimised, märgukirjad, hoiatused, kaebused, ettekirjutused, volikirjad jms); 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 7) linna hallatavate asutuste poolt esitatud aruanded, selgitused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest; 8) muud õigusaktide kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. (2) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse Registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) pealkiri; 3) kuupäev; 4) akti liik; 5) number; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud; 8) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. (3) Asutuses koostatud protokollide kohta kantakse Registrisse järgmised andmed: 1) protokolli koostanud asutuse või selle struktuuriüksuse nimetus; 2) kuupäev; 3) number; 4) pealkiri või teema; 5) juurdepääsupiirangud; 6) muud linna asjaajamiskorras sätestatud andmed. (4) Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse Registrisse järgmised andmed: 1) poolte nimed või nimetused; 2) lepingu liik; 3) number; 4) kuupäev; 5) objekt; 6) tähtaeg; 7) juurdepääsupiirangud. (5) Asutust puudutavate kohtulahendite kohta kantakse Registrisse järgmised andmed: 1) kuupäev; 2) pealkiri; 3) pooled; 4) number; 5) saabumise kuupäev; 6) juurdepääsupiirangud. (6) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse Registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus; 2) saabumise kuupäev; 3) saatja aadress ja muud olulised andmed; 4) liik; 5) pealkiri või sisukokkuvõte; 6) lisade arv ja nimetused; 7) kuupäev; 8) saabumise viis; 9) saatja poolt märgitud indeks; 10) juurdepääsupiirangud; 11) sarja tähis; 12) kellele dokument on suunatud; 13) lahendamise tähtaeg; 14) täitmismärge; 15) muud olulised andmed. (7) Registreerimisel antakse igale dokumendile indeks. 3. jagu Registri pidamine ja andmete kasutamine § 9. Registri volitatud töötleja (1) Registri volitatud töötleja: 1) töötleb (kogub, säilitab, korrastab, teeb päringuid ja väljavõtteid) registriandmeid; 2) vastutab Registrisse kantud andmete säilimise ja terviklikkuse eest; 3) tagab Registrisse andmete kandmise, muutmise, arhiveerimise ainult selleks õigust omavate isikute poolt; 4) suunab ja abistab andmete esitajaid. (2) Registri volitatud töötleja peab tagama, et: 1) oleks välditud kõrvaliste isikute ligipääs Registri andmetele; 2) igal andmetöötlussüsteemi kasutajal oleks juurdepääs ainult temale töötlemiseks lubatud andmetele. (3) Registris sisalduvate andmete väljastamise kohta peab volitatud töötleja kanderaamatut, kus fikseeritakse: 1) andmete esitaja nimi; 2) andmete esitamise aeg; 3) andmete Registrisse kandja nimi, kui andmeid ei kanna Registrisse registriandmete esitaja; 4) andmete väljastamise kuupäev; 5) andmete saaja nimi ja kontaktandmed. § 10. Registri andmete õigsus (1) Registrisse kantud andmete õigsuse ja õigeaegse esitamise eest vastutab registriandmete esitaja. (2) Registriandmete esitaja on kohustatud tagama Registrisse kandmiseks üleantavate andmete samasuse andmete Registrisse kandmise alusdokumentidele kantud andmetega. (3) Vea ilmnemisel Registrisse kantud andmetes on vea avastaja kohustatud sellest viivitamatult teavitama volitatud töötlejat, kes on kohustatud kontrollima andmete õigsust ja vajadusel vea parandama vastava teate saamise päeval või sellele järgneval tööpäeval. § 11. Juurdepääs Registrisse kantud andmetele (1) Registri kasutamine on tasuta, v.a juhul, kui seaduses on sätestatud teisiti. (2) Register on avalik ning Registri aktuaalsetele ja Registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, v.a juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks. (3) Juurdepääs Registrile on võimalik Valga linna veebilehe kaudu aadressil www.valga.ee § 12. Registrisse kantud andmetele juurdepääsu sulgemine (1) Juurdepääsu Registrile saab sulgeda linnasekretäri poolt volitatud isik. Ettepaneku Registri või selle osa sulgemiseks teeb volitatud töötleja või muu isik, kui: 1) ilmneb oluline kuritarvitus; 2) ilmneb oht andmete hävimiseks; 3) ilmneb oluline andmekogu pidamist reguleeriva õigusakti rikkumine; 4) Registrisse on sisestatud valed andmed. (2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud ametnik taastab juurdepääsu Registrile pärast sulgemise aluseks olnud asjaolude äralangemist. 4. jagu Järelevalve § 13. Järelevalve (1) Järelevalvet Registri pidamise üle teostavad linnavalitsuse kantselei ja andmekaitse järelevalveasutus. (2) Järelevalve teostajal on õigus tutvuda Registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete Registrist väljastamise ja kasutamise kohta. (3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalve teostaja ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks. 5. jagu Lõppsätted § 14. Registri finantseerimine Registri pidamist finantseeritakse Valga linna eelarvest. § 15. Registri likvideerimine (1) Registri likvideerimise otsustab linnavolikogu. (2) Registri likvideerimine toimub seaduses sätestatud korras. § 16. Määruse jõustumine Määrus jõustub 10. juunil 2002. a. Volikogu esimees Uno HEINLA