Urvaste Vallavolikogu — Urvaste valla sotsiaalregistri pidamise põhimääruse kinnitamine — KO, 23, 577

Võttes aluseks andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77) § 20 lõike 3 ja § 44 lõike 1 ning sotsiaalhoolekande seaduse (RT I 1995, 21, 323; 2001, 98, 617) § 8 punkti 3, Urvaste Vallavolikogu määrab: 1. Kinnitada «Urvaste valla sotsiaalregistri pidamise põhimäärus» (juurde lisatud). 2. Avaldada käesolev määrus Riigi Teataja elektroonilises andmekogus. 3. Määrus jõustub 1. märtsil 2002. a. Volikogu esimees Enno KONTSE Kinnitatud Urvaste Vallavolikogu 20. veebruari 2002. a määrusega nr. 6 URVASTE VALLA SOTSIAALREGISTRI PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS I. ÜLDSÄTTED 1. Käesolevas Urvaste valla sotsiaalregistri pidamise põhimääruses (edaspidi põhimäärus) on sätestatud Urvaste valla sotsiaalregistri (edaspidi register) pidamise kord. 2. Registrit peetakse sotsiaalhoolekande seaduse; selle alusel antud õigusaktide, andmekogude seaduse, muude seaduste ja käesoleva põhimääruse alusel. 3. Register on andmekogu Urvaste vallas elavate isikute isikuandmete ja sotsiaalteenuste infoga. 4. Registri objektiks on isik, kes taotleb või kellele taotletakse sotsiaalteenust, sotsiaaltoetust või muud abi (edaspidi abitaotleja). 5. Registri pidamise eesmärk on andmete tagamine Sotsiaalministeeriumile, Võru Maavalitsusele ja Urvaste Vallavalitsusele seadustest ning teistest õigusaktidest tulenevate sotsiaalhoolekande juhtimise ja korraldamise ülesannete täitmiseks. 6. Registri ametlik nimi on «Urvaste valla sotsiaalregister». II. VASTUTAV JA VOLITATUD TÖÖTLEJA 7. Riikliku sotsiaalregistri vastutav töötleja on Sotsiaalministeerium, volitatud töötleja on Urvaste Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus). 8. Registri volitatud töötleja täidab registri pidamisel järgmisi ülesandeid: 1) töötleb kohaliku registri andmeid vastavalt sotsiaalhoolekande seadusele ja selle alusel vastuvõetud õigusaktidele, andmekogude seadusele, isikuandmete kaitse seadusele (RT I 1996, 48, 944; 1998, 59, 941; 111, 1833; 2000, 50, 317; 92, 597; 104, 685; 2001, 50, 283), käesolevale põhimäärusele ning vastutava töötleja poolt antud korraldustele; 2) vastutab selle eest, et registri andmed vastaksid andmete esitaja poolt antud andmetele; 3) vastutab registri andmete säilimise eest, samuti andmetele juurdepääsu, nendega tutvumise ja nende väljastamise kohta kehtestatud korrast kinnipidamise eest; 4) kasutades vastutava töötleja poolt ette nähtud registripidamise tarkvara, vastutab infotehnoloogiavahendite sellise toimimise ja kasutajate tegutsemise eest, mis tagavad registri andmekaitse ning registri eesmärgikohase pidamise; 5) töötab välja registri andmekaitse organisatsioonilised meetmed kooskõlas tehniliste meetmetega; esitab vastutavale töötlejale aktuaalsed andmed registri kohta (asukoht, kontaktisik; andmekaitse abinõud; andmetöötlusel kasutatavate seadmete loetelu); 6) peab registri andmete vastuvõtmise, töötlemise ja väljastamise arvestust; 7) vastutab tema poolt väljastatavate andmete õigsuse eest; 8) sotsiaalhoolekande seadusega pandud ülesande täitmiseks koostab registri andmete põhjal statistilise aruandluse sotsiaalministri poolt kehtestatud korras; 9) vastutab tema poolt koostatud statistiliste aruannete õigsuse ning vastutava töötleja poolt kehtestatud andmete esitamise korrast ja tähtaegadest kinnipidamise eest. III. REGISTRI ANDMETE KOOSSEIS 10. Register sisaldab järgmisi andmeid: 1) abitaotleja andmed; 2) andmed abi osutamise kohta; 3) registri pidamist abistavad andmed. 11. Abitaotleja andmed on: 1) perekonnanimi; 2) eesnimi; 3) isikukood või sünniaeg; 4) elukoha aadressiandmed; 5) andmed kodakondsuse kohta; 6) andmed elamisloa vajalikkuse ning kehtivusaja kohta; 7) andmed hariduse kohta; 8) andmed perekonnaseisu kohta; 9) sotsiaalse seisundi kood registris; 10) märge haiguskindlustuse olemasolu kohta; 11) andmed töövõimetuse (invaliidsuse) kohta; 12) märge puude olemasolu kohta; 13) töökoha andmed (õppimise korral õppeasutuse andmed); 14) andmed toimiku kohta, kus säilitatakse andmeid abitaotleja ja abi osutamise kohta ning abitaotluse rahuldamise otsustamiseks ja abi korraldamiseks vajaminevaid tõendeid, õiendeid ja kviitungeid. 12. Andmed abi osutamise kohta on: 1) abitaotluse rahuldamise otsustamiseks ja abi korraldamiseks vajalikud andmed (edaspidi abitaotlust iseloomustavad andmed); 2) andmed abitaotluse rahuldamise kohta (0 – mitterahuldatud; 1 – rahuldatud; rahalise toetuse korral määratud summa suurus; otsuse tegija; otsuse tegemise kuupäev). 13. Abitaotlust iseloomustavad andmed on: 1) andmed, mis on vajaliku toimetulekutoetuse määramiseks; 2) andmed, mis on vajalikud abivahendite ostmise, rentimise või nendega seotud teenuste eest tasumise toetamiseks; 3) andmed, mis on vajalikud kohaliku omavalitsuse eelarvest või muudest mitte-riigieelarvelistest vahenditest täiendava sotsiaaltoetuse eraldamiseks; 4) andmed, mis on vajalikud sotsiaalnõustamise korraldamiseks; 5) andmed, mis on vajalikud koduteenuse osutamiseks; 6) andmed, mis on vajalikud eluasemeteenuste osutamiseks; 7) andmed, mis on vajalikud perekonnas hooldamise korraldamiseks; 8) andmed, mis on vajalikud hoolekandeasutuses hooldamise ja rehabilitatsiooni korraldamiseks; 9) andmed, mis on vajalikud sotsiaalsete erivajadustega inimestele suunatud sotsiaalhoolekandelise toimingu korraldamiseks; 10) andmed, mis on vajalikud laste hoolekande korraldamiseks, 11) andmed, mis on vajalikud puudega isikule suunatud sotsiaalhoolekandelise toimingu korraldamiseks; 12) andmed, mis on vajalikud vanurile suunatud sotsiaalhoolekandelise toimingu korraldamiseks; 13) andmed, mis on vajalikud toimetulekuks muude sotsiaalteenuste osutamiseks; 14) andmed abitaotlejale rahalise toetuse maksmise korraldamiseks. 14. Registri pidamist abistavad andmed on: 1) abitaotluste otsuste tegemiseks vajalikud lisaandmed (piirnormid, tingimused, mis on vajalikud kas rahalise toetuse määramiseks või sotsiaalteenuste ja muu abi korraldamiseks); 2) andmete juurdepääsu piirangute andmed; 3) andmed ebaõigete andmete registrisse sattumise asjaolude ja ebaõigete andmete parandamise kohta; 4) andmetöötlusest ja tarkvarast tulenevad andmed. 15. Registri arhiivi kantakse kord aastas, 31. detsembri seisuga, järgmised registris sisalduvad andmed: 1) abitaotleja andmed; 2) andmed abi osutamise kohta; 3) registri pidamist abistavad andmed. 16. Delikaatsete isikuandmete hulka kuuluvad vastavalt isikuandmete kaitse seaduse § 4 lõikele 3 käesolevas põhimääruses nimetatud andmed tervisliku seisundi kohta: 1) punkti 11 alapunktis 11 nimetatud andmed töövõimetuse (invaliidsuse) kohta; 2) punkti 11 alapunktis 12 nimetatud andmed puude (puuete) olemasolu kohta. IV. ANDMETE ESITAMINE JA ALUSDOKUMENDID 17. Registrisse andmete esitajateks on: 1) abitaotleja; 2) abitaotleja eestkostja või hooldaja; 3) abitaotleja perekonnaliige; 4) hoolekandetöötaja. 18. Registrisse esitatavate andmete alusdokumendid on: 1) pass, sünnitunnistus või muud isikut ja kodakondsust tõendavad dokumendid või abitaotlejat identifitseeriv väljavõte Urvaste Vallavalitsuse elanike registrist; 2) pensionitunnistus; 3) invaliidsustunnistus; 4) lapsinvaliidi tunnistus (arstliku ekspertiisi otsus); 5) haigekassa liikmekaart; 6) tööhõivetalituse poolt välja antud töötu kaart; 7) õpilaspilet või koolitõend; 8) arstitõend ravimite ostu soodustuse taotlemiseks; 9) tõend töökohast taotlusele eelnenud kuul saadud töötasusummade ja neist maha arvatud tulumaksu ja elatisraha kohta; 10) tõend elatisraha saamise kohta või kohtutäituri tõend elatisraha mittesaamisse kohta; 11) arstliku komisjoni tõend individuaaltranspordi kasutamise vajalikkuse kohta; 12) arstliku komisjoni tõend tulenevalt tervislikust seisukorrast telefoni kasutamise vajalikkuse kohta; 13) tõend Tšernobõli avarii likvideerimisel osalemise kohta; 14) eluasemekulude kohta esitatud elamuvaldaja (või eluasemekulude arvestaja) õiend, mis sisaldab andmeid antud aadressil elavate isikute arvu, eluruumide üld- ja normpinna suuruse ning üld- ja normpinna ulatuses arvestatud eluasemekulude kohta; 15) kviitungid kütte ostmise; gaasi, elektri, vee ja kanalisatsiooni, üüri, halduskulude, osamaksu, maamaksu, kindlustusmaksu või muude maksude ja teenuste eest tasumise kohta, mis on aluseks perekonna alalise eluasemega seotud kulude arvestamisel; 16) tõendid ja õiendid, mida Urvaste vallas aktsepteeritakse abitaotleja andmete registrisse kandmisel; sissetulekute ja eluasemega seotud kulude arvestamisel; abitaotluste rahuldamise otsustamisel ja abi korraldamisel ning isikule (perekonnale) suunatud sotsiaalhoolekandeliste toimingute algatamisel ja läbiviimisel; 17) kirjalik otsus abitaotluse rahuldamise või mitterahuldamise kohta. 19. Andmete alusdokumente säilitatakse abitaotleja toimikus, mis avatakse vallavalitsuses abivajaduse esmakordsel ilmnemisel. Abitaotleja kohta avatavasse toimikusse kantakse abitaotleja andmed vastavalt põhimääruse punkti 11 alapunktidele 1 kuni 13. 20. Andmeandja poolt ebaõigete andmete esitamise juhtumi avastamisel tehakse registrisse vastav sissekanne ning toimitakse abi korraldamist või toetuse maksmist reguleerivas õigusaktis ettenähtud viisil. V. ANDMETE REGISTRISSE KANDMISE KORD 21. Isik loetakse registris registreerituks, kui registrisse on kantud abitaotleja andmed ning abitaotlust iseloomustavad andmed. Seejuures hoitakse registris lisaks abitaotleja andmetele aktuaalsete andmetena eelmise ja jooksva aasta jooksul esitatud abitaotlusi iseloomustavaid andmeid ja andmeid vastavate abitaotluste rahuldamise kohta. 22. Andmeandja esitab andmed abivajaduse ilmnemisel. Toimetulekutoetuse saamiseks jooksval kuul tuleb esitada nõutavad dokumendid hiljemalt 20. kuupäevaks vastavalt sotsiaalhoolekande seaduse §-s 22 kehtestatud punktidele. 23. Esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete andja. 24. Ilmselt ebaõigete andmete avastamine enne registrisse kandmist tagatakse registri tarkvara abil. Andmeandjale esitatakse järelepärimine andmete õigsuse kohta, kui andmed on ilmselt ebaõiged või esitatud andmed ja varem registrisse kantud andmed on vastuolus või on isik vaidlustanud tema kohta registrisse kantud andmete õigsuse. 25. Registris registreeritud abitaotleja andmete muutmise ja täiendamise aluseks on uue abitaotluse esitamisel abitaotleja poolt esitatud dokumentide põhjal fikseeritud erinevused registrisse kantud andmetest. 26. Abitaotlejate toimikute säilitamine vallavalitsuses toimub kehtestatud tähtajani. VI. REGISTRI PIDAMINE 27. Registrit peetakse infotehnoloogiavahendite abil, kasutades andmete automatiseeritud töötlust. 28. Registri andmete alusdokumente säilitatakse paberkandjal abitaotlejate toimikutes. 29. Registri pidamisel tuginetakse klassifikaatoritele, mille kasutamine kindlustatakse registri tarkvara abil, kusjuures kasutatakse vastava töötleja poolt ette nähtud klassifikaatoreid. 30. Registri pidamisel tagatakse registri tarkvara abil ebaõigete ja puudulike andmete registrisse kandmise tõkestamine. 31. Registrisse kantud andmete alusel korraldatakse abitaotlejale sotsiaaltoetuste määramist, sotsiaalteenuste ja muu abi osutamist sotsiaalhoolekande seaduse ning selle alusel antud õigusaktides sätestatud korras. 32. Kord kvartalis tagatakse registri tarkvara abil kõigi registri andmete kandmine arhiivi ning kord aastas kustutatakse registri andmete hulgast aktuaalsuse kaotanud andmed, nende abitaotlejate andmed koos andmetega abi osutamise kohta, kes pole eelnenud 12 kuu jooksul sotsiaaltoetust, sotsiaalteenust või muud abi taotlenud. Vastava aasta arhiivi kantud andmete säilitustähtaeg on analoogne abitaotlejate toimikute säilitamise tähtajaga. 33. Volitatud töötleja koostab registri andmete põhjal statistilisi aruandeid, mida edastab sotsiaalministri poolt etteantud tähtaegadel ja korras Võru Maavalitsuse sotsiaal- ja tervishoiuosakonnale. VII. ANDMETELE JUURDEPÄÄS 34. Kõik registri andmed on piiratult kättesaadavad. Juurdepääs registri andmetele on registri volitatud töötleja poolt volitatud töötajatel tööülesannetega määratletud piires. 35. Käesoleva põhimääruse punktis 34 nimetatud töötajad registreerib registri volitatud töötleja, kes määrab nende pädevuse andmete juurdepääsu osas. 36. Registrist väljastatakse andmeid riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusele, kui see on vajalik nendele seaduse või seaduse alusel antud õigusaktidega pandud ülesannete täitmiseks. 37. Teistele andmesaajatele väljastatakse registri andmeid nende kirjaliku taotluse alusel juhul, kui see pole vastuolus seaduste, teiste õigusaktide ja käesoleva põhimääruse sätetega. Volitatud töötleja peab registrist väljastamise kohta arvestust, tehes sellekohase kande vastavas registreerimiskaustas. Iga taotluse kohta teeb volitatud töötleja otsuse, millest teavitatakse taotlejat hiljemalt kümne tööpäeva jooksul taotluse saamisest arvates. Keeldumise korral lisatakse põhjendus. 38. Mittedelikaatseid isikuandmeid on lubatud väljastada isiku nõusolekuta, kui isikuandmete kasutamise eesmärgiks on: 1) isikuga sõlmitud lepingu täitmine või teenuse osutamine isiku taotlusel; 2) isiku elu, tervise või vabaduse kaitse; 3) seaduse või selle alusel kehtestatud õigusakti kohase avalikku huvi silmaspidava ülesande täitmine; 4) üldiste huvide või andmesaaja õigustatud huvide arvestamine, kui isiku huvid ei ole olulisemad. 39. Delikaatseid isikuandmeid on lubatud väljastada isiku nõusolekuta, kui isikuandmete kasutamise eesmärgiks on: 1) seaduse või selle alusel kehtestatud õigusakti kohase avalikku huvi silmaspidava ülesande täitmine; 2) isiku elu, tervise või vabaduse kaitse – käesoleva põhimääruse punktis 16 nimetatud andmete puhul. 40. Statistilistel ja teaduslikel eesmärkidel kasutamiseks võib isikuandmeid väljastada vastutava töötleja loal andmesaajale, kelle selline tegevus on ette nähtud seaduses või seaduse alusel kehtestatud õigusaktis. Sel eesmärgil väljastatavad andmed peavad olema kujul, mis ei võimalda isikut identifitseerida. 41. Andmete väljastamise kohta sõlmitakse vajadusel registri vallavalitsuse ja andmesaaja vahel sellekohane leping, kus sätestatakse väljastatavate andmete loetelu ja väljastamise tehniline kord, välja arvatud käesoleva põhimääruse punktis 33 nimetatud sotsiaalstatistiliste aruannete esitamise korral, kus lepingu sõlmimine ei ole vajalik. 42. Isikul on õigus saada registris töödeldavaist andmeist enda kohta tasuta teavet. Vastavalt kirjalikule järelepärimisele on vallavalitsus kohustatud vastama kirjalikult hiljemalt kümne tööpäeva jooksul järelepärimise saamisest arvates. 43. Vallavalitsus on kohustatud peatama isiku vastaval kirjalikul nõudel tema ja tema perekonna kohta andmete väljastamise käesoleva põhimääruse punktis 37 nimetatud andmesaajatele. 44. Registris ebaõigete andmete avastamisel pärast nende väljastamist on vallavalitsus kohustatud registris need parandama ning teatama ebaõigeid andmeid saanutele õiged andmed kümne tööpäeva jooksul. VIII. JÄRELEVALVE 45. Registri pidamise ja andmete töötlemise üle teostavad järelevalvet: 1) andmekaitse järelevalve selleks volitatud ametnik andmekogude seaduse ja käesoleva põhimääruse täitmise osas; 2) vallavalitsuse selleks volitatud ametnik käesoleva põhimääruse ja vastutava töötleja korralduste täitmise osas. 46. Järelevalvet teostaval ametnikul on õigus: 1) juurde pääseda andmete alusdokumentidele, registrisse kantud andmetele ja registri pidamise vahenditele; 2) juurde pääseda andmekaitsenõudeid sisaldavatele dokumentidele; 3) pääseda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse; 4) saada teavet andmete registrisse kandmise ja registrist väljastamise kohta. 47. Vallavalitsus on kohustatud kõrvaldama registri pidamisel ilmnenud puudused järelvalvet teostanud isikute poolt määratud tähtajaks. IX. REGISTRI LIKVIDEERIMINE 48. Registri likvideerimise otsustab Urvaste Vallavolikogu, nähes ette andmete üleandmise teise registrisse, arhiivi või nende kuulumise hävitamisele.